PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA

ORGANIZACION

INDICE
INTRODUCCION.................................................................................................... i
OBJETIVOS.......................................................................................................... 1
1.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA.................................................................2
1.1 NOMBRE COMERCIAL DE LA EMPRESA....................................................2
1.2 LOGO DE LA EMPRESA............................................................................ 2
1.3 BREVE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD O GIRO DE LA EMPRESA............2
1.4 CLASIFICAR LA EMPRESA SEGN SU TAMAO.........................................2

2.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA........................................................................3

3.

MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOS.................................4

4.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.......................................................................5
4.1 CARGO: GERENTE REGIONAL..................................................................5
4.2 CARGO: GERENTE DE ZONA....................................................................6
4.3 CARGO: JEFE DE FINANZAS.....................................................................7
4.4 CARGO: JEFE DE MERCADEO..................................................................8
4.5 CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS..................................................9
4.6 CARGO: JEFE DE AUDITORIA Y RIESGOS................................................10
4.7 CARGO: JEFE DE IT................................................................................ 11

INTRODUCCION

Con el presente trabajo, se da a conocer como est

Organizada
una
empresa,
funciones,
tareas
y
competencias que son imprescindibles incorporarlas en
las descripciones y perfiles de los puestos.
Este
manual es un recurso importante para el desarrollo de
carrera de los colaboradores.
As mismo, es de gran importancia para los
responsables de las reas porque permite visualizar el
panorama de las tareas y requisitos mnimos de los
puestos,
que
ayudara
al
seguimiento,
retroalimentacin de desempeo, ascensos u otros,
para el colaborador.

Al tener todo descrito de una manera clara, sirve para

que el colaborador de la empresa tenga todo claro con
respecto a su posicin, y a las posiciones que quiz
desee aplicar en un futuro. Esto abre la visin de
todos y es trabajar ordenadamente para obtener un
buen funcionamiento y resultados.

OBJETIVOS

a. Facilitar el conocimiento de las labores, responsabilidades y dems

caractersticas de los cargos, por parte de las personas que los ocupen,
y a sus supervisores.
b. Servir de apoyo a un mejor ejercicio de las funciones de direccin,
supervisin y disciplina del personal.
c. Contribuir al desarrollo de un eficiente sistema de evaluacin, retencin,
promocin de colaboradores.
d. Contribuir al desarrollo del sistema de registro, control, estadstica e
informacin de gestin de recursos humanos.

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1

NOMBRE COMERCIAL DE LA EMPRESA

xx

1.2

LOGO DE LA EMPRESA

1.3

BREVE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD O GIRO DE LA EMPRESA

Giro de la Empresa:
La empresa se dedica a:

1.4

CLASIFICAR LA EMPRESA SEGN SU TAMAO

La empresa de acuerdo a su estructura, es una empresa con fines de
lucro, formal y descentralizada, y segn su tamao es Mediana, porque
cuenta con 110 empleados.

2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
2.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

2.2 CADENA DE MANDO

Este tiene estructurado lnea-staff
a. GERENTE REGIONAL
Es la Mxima autoridad de la Empresa, el rinde cuenta al DIRECTOR.
b. GERENTES ZONALES
Son los segundos mandos en ausencia del Gerente Regional, ellos
supervisan y desarrollan el crecimiento del pas; reportan directamente al
Gerente Regional.
c. JEFES DE DEPARTAMENTO
Son los terceros en la lnea de mando, y ellos deben reportarle al Gerente
Regional. Cada uno tiene a su cargo, 3 o 5 personas, que se encargan de
sus propias funciones para sacar adelante su departamento y los
resultados.
d. COORDINADORES, AUXILIARES, AUDITORES, ASISTENTES
Son los ltimos en la lnea, y ellos le reportan a cada Jefe de
Departamento que le corresponde.

3. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOS

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
3

3.1 DEFINICION Y TERMINOS

a. CARGO:
Es un conjunto de labores, deberes y responsabilidades asignados a
una unidad de trabajo especfica e impersonal dentro de la empresa,
atribuidos por una autoridad, y que requiere el empleo de una
persona durante una jornada de trabajo completa o parcial.
b. CLASE DE CARGO:
Es el conjunto de cargos sustancialmente similares por su
complejidad y dificultad de desempeo, deberes y responsabilidades,
cuyo ejercicio exige idnticos requisitos de idoneidad, y a los cuales
corresponde un mismo salario.
c. ESPECIFICACION DE CLASE DE CARGO
Es la descripcin por escrito, de manera clara y concisa, de las
Tareas Tpicas, deberes y responsabilidades asignados a una clase
de cargo, as como la consignacin de los requisitos y condiciones
que se exigen para su adecuado desempeo.

3.2 DISTRIBUCION DEL MANUAL

Recibirn una copia del Manual completo:
-

El Gerente Regional
Gerentes de Zona a cargo de la Operacin Nacional
El Encargado del Departamento de Recursos Humanos

Cada empleado recibir una copia de la especificacin de clase en la cual

queda comprendido su cargo.
3.3 PUESTA EN VIGENCIA
El Manual entra en vigencia a partir de la aprobacin del mismo por parte
del Gerente Regional, Jefe de Recursos Humanos quien tiene la
responsabilidad de ejecutar el mismo.

3.4 EDICIN, PUBLICACIN Y ACTUALIZACIN

El Manual de Descripcin de Puestos debe ser revisado peridicamente

cada vez que ocurran cambios en la organizacin, en estrecha coordinacin
con el Jefe de Recursos Humanos y el Ministerio de Trabajo.

4. DESCRIPCION DE FUNCIONES
4.1

CARGO: GERENTE REGIONAL

DESCRIPCIN DEL CARGO:

Planificar, organizar, coordinar y dirigir los procesos diarios que se realizan,
proponiendo normas para el adecuado funcionamiento del departamento y
funciones a su cargo.
FUNCIONES ESPECFICAS:

Apoyar en las actividades de supervisin

Distribuir las funciones del personal operativo.
Supervisar el personal a su cargo.
Dirigir y evaluar las actividades del procedimiento.

SISTEMAS DE GESTIN

Conocer y cumplir las actividades de verificacin.

Cumplir con las normas y procedimientos estipulados en los manuales.
Cumplir y asegurarse que el personal a cargo cumpla las acciones
correctivas del proces.
Realizar monitorios y/o verificacin
Registrar informacin veraz y completa
Ejercer sus funciones y tareas bajo las normas y reglamento internos.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES)

Capacidad de decisin frente a actividades y situaciones de planeacin
operativa y sistemas de gestin al cual est vinculado.
PERFIL DEL CARGO

Edad requerida: 33 Aos en adelante.

Sexo: indiferente
Educacin: Lic. Administracin de Empresa, Marketing o Afines.
Maestra en negocios.
Experiencia: 5 aos

4.2

CARGO: GERENTES ZONALES

Se considera importante en las reas de negocio, proceso de desarrollo,
comercializacin de oro y colocacin de prstamos, por tanto, es
fundamental para la Compaa.
Tiene una misin clave: ser el mensajero del mercado en la
organizacin.
Identifica una oportunidad en el mercado, la evala para asegurar que
ser rentable y la articula al resto de la organizacin con el objetivo de
desarrollar y proporcionar un producto de xito.
Es responsable del ciclo de vida de promociones, desde la definicin
hasta el seguimiento, y con visin a futuro.
Estas razones le convierten en un elemento imprescindible para una
Compaa profundamente orientada al cliente y al mercado.
Es un rol complejo que requiere una alta cualificacin en competencias
estratgicas, tcnicas y comerciales.

SISTEMAS DE GESTION

Guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos, y la informacin de

la organizacin de manera prctica y coordinada y que asegure la
satisfaccin del cliente y bajos costos.

Actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de

elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura
organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los procesos y
servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar
aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES)

Brindar soporte y asesora al Gerente Regional en todas las funciones
relacionadas con el mercadeo, lo cual implica involucrarse en temas
relacionados con ventas, coordinacin y difusin de las estrategias de las
agencias a su cargo, ejercer liderazgo con el equipo de ventas y participar
en las decisiones claves de la Unidad de Negocios.

PERFIL DEL CARGO

Educacin: Profesional, Graduado de Administracin de Empresa o

Marketing. Maestria en Negocios de Preferencia.
6

Experiencia: 3 a 5 aos de experiencia en posiciones similares

Idiomas: Ingls y Espaol (Bilinge).
Manejo de paquete office (Power Point, Excel, Word).
Competencias:
Tcnicas de comunicacin efectiva, planeacin estratgica,
conocimiento y anlisis del mercado y entorno, anlisis financiero,
presentaciones, creatividad, solucin de problemas, toma de
decisiones oportunas, enfoque a resultados, Coaching y liderazgo.
Edad requerida: 33 aos en adelante.
Sexo: indiferente.

FUNCIONES ESPECFICAS

Preparar planes

Establecer metas y objetivos

Hacer Pronsticos

Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas

Reclutamiento, seleccin y capacitacin de equipos.

Compensacin y motivacin.

Habilidad para cerrar la venta

Tener los presupuestos de ventas

Calcular la demanda

Capacitacin de los vendedores

Motivacin

Habilidad para retro-alimentar a la empresa de lo que sucede en el

mercado.

Determina y controla las condiciones para la contratacin de

servicios.

Supervisa la ejecucin de los de los estudios y avala los resultados

obtenidos.

Define y evala mtodos y procedimientos para la recoleccin de

informacin estadstica, as como estudios cualitativos, cuantitativos
y de segmentacin.

Establece y supervisa la ejecucin de los lineamientos para el

desarrollo de las investigaciones internas de mercado.

Evala el impacto de las actividades realizadas en su rea.

4.3

CARGO: JEFE DE FINANZAS

SISTEMAS DE GESTION

Guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos, y la informacin de

la organizacin de manera prctica y coordinada y que asegure la
satisfaccin del cliente y bajos costos para la calidad.

Actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de

elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura
organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o
servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar
aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES)

Todas las tareas ejecutadas por este cargo se hallan sujetas a polticas y
reglamentos de la empresa.
Realizar tareas normales de su rea y de la empresa en general, de
acuerdo a reglamentos y disposiciones vigentes.
En ausencia temporal del titular, lo reemplazar los auxiliares del
departamento si fuera definitiva se solicitara seleccin interna y/o
externa.

PERFIL DEL CARGO

4.4

Experiencia: mnimo tres aos en puestos similares.

Grado de responsabilidad directa en: informacin confidencial, valores
equipos/productos/instalaciones.
Complejidad y direccin: Gerenciar el departamento.
Relaciones funcionales: tiene contactos interdepartamentales, y
frecuentes contactos externos.
Condiciones fsicas y/o riesgos de trabajo y/o estrs: bajas posibilidades
de riesgo.
Edad requerida: 25 aos en adelante.
Sexo: indiferente.
CARGO: JEFE DE MERCADEO

En este departamento se lleva a cabo la estrategia de marketing,

cumpliendo con las metas establecidas, su responsabilidad es establecer y
supervisar los objetivos de mercadotecnia del producto de la empresa, la
posicin en el mercado y utilidades. Coordinar todas las actividades as
como colabora para su realizacin, as como de llvate los bocetos ala
parte digital.

SISTEMAS DE GESTION
Actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de
elementos
(Recursos,
Procedimientos,
Documentos,
Estructura
organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o
servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar
aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

CRITERIO E INICIATIVA (TOMA DE DECISIONES)

Todas las tareas ejecutadas por este cargo se hallan sujetas a polticas y
reglamentos de la empresa.
Realizar tareas normales de su rea y de la empresa en general, de
acuerdo a reglamentos y disposiciones vigentes.

PERFIL DEL CARGO

4.5

Experiencia: mnimo tres aos en puestos similares.

Grado de responsabilidad directa en: informacin confidencial, valores
equipos/productos/instalaciones.
Complejidad y direccin: Gerenciar el departamento.
Relaciones funcionales: tiene contactos interdepartamentales, y
frecuentes contactos externos.
Condiciones fsicas y/o riesgos de trabajo y/o estrs: bajas posibilidades
de riesgo.
Edad requerida: 25 aos en adelante.
Sexo: indiferente.
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

SELECCIN Y RECLUTAMIENTO DE PERSONAL.

Reclutamiento: Es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer
candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro
de la organizacin.
La tarea de seleccin es: la de escoger entre los candidatos que se han
reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades de ajustarse al cargo
vacante. Reclutar solo A PLAYER.

FUNCIONES:
9

Su funcin es estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de

alguna persona. Medir el desempeo del individuo en el cargo y de su
potencial de desarrollo.

Predice requisitos futuros de personal y capacidades que respalden el

plan estratgico.
Desarrolla programas para ser un lugar atractivo en el que trabajar.
Pone anuncios, dirige entrevistas y chequea referencias
Escoge entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga
mayores posibilidades de ajustarse al cargo vacante.

CAPACITACIN Y DESARROLLO
Es el rea que se encarga de capacitar en un corto plazo a los ocupantes
de los puestos de la empresa, as como tambin se encarga de
suministrar a sus empleados los programas que enriquecen su
desempeo laboral; obteniendo de esta manera mayor productividad de la
empresa.

Funcin:
Su funcin es que por medio a estos programas se lleve la calidad de los
procesos de productividad de la empresa, aumentar el conocimiento y la
pericia de un empleado para el desarrollo de determinado cargo o trabajo.

Capacita al personal
Verifica que este tenga las herramientas necesarias para trabajar
Suministra a sus empleados los programas que enriquecen su
desempeo laboral.
Catlogo de cursos, instituciones, precios y temarios.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Su funcin es mejorar la eficacia de la empresa a largo plazo mediante
intervenciones constructivas en los procesos y en la estructura de las
organizaciones.

4.6

CARGO: JEFE DE AUDITORIA

FUNCION:
10

Bajo supervisin peridica, dirige, coordina y supervisa las labores de

vigilancia de la institucin.

FUNCIONES:

4.7

Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

Velar por el cumplimiento de los diferentes turnos establecidos.
Supervisar la custodia y seguridad de las puertas, ventanas y
dems vas de acceso a la institucin.
Recibir informe sobre el movimiento de personas que visitan la
institucin.
Confeccionar horarios de trabajo para los diferentes turnos de los
vigilantes.
Reportar al superior inmediato cualquier anomala observada en el
rea bajo supervisin.
Presentar informe de las labores realizadas.
Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los
compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.
Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo
asignado por su superior inmediato.

CARGO: JEFE DE SISTEMAS

NATURALEZA DEL TRABAJO:

Bajo supervisin peridica realiza labores relacionadas con la elaboracin,
desarrollo, codificacin y prueba de programas para el procesamiento
electrnico de datos.

TAREAS:

Elaborar, desarrollar y codificar los programas necesarios para los

sistemas de informacin en las reas requeridas.
Documentar, preparar e instalar operacionalmente los programas,
segn requerimientos.
Realizar ensayos o pruebas a los programas para verificar la
funcionalidad de los mismos.

11

Implementar a los programas informticos los cambios que sean

requeridos en funcin de: modificaciones en los procesos, en las
polticas administrativas y a cambios solicitados por los usuarios.
Disear formatos de entrada y salida de programas.
Revisar y mantener actualizados los programas utilizados.
Participar en la elaboracin de especificaciones tcnicas y en los
procesos de evaluacin de propuestas de los sistemas de
informacin que vaya a adquirir la institucin.
Elaborar y disear programas, sistemas y registros para el
procesamiento de datos.
Elaborar manual de usuario para mejor uso de las aplicaciones, as
mismo llevar registro y control de los mismos.
Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los
compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del
cargo.

REQUISITOS MNIMOS EXIGIDOS:

Licenciatura en Informtica, Computacin y Procesamiento de Datos,
Ingeniera de Sistemas ttulo de tcnico en programacin de institucin de
formacin tecnolgica reconocida, ms dos (2) aos de experiencia en
labores similares.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS:

Amplios conocimientos de Programacin de Computadoras.

Amplios conocimientos de ingls tcnico.
Conocimientos de anlisis y diseo de sistemas.
Conocimientos sobre normalizacin de base de datos.

12