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El
alto costo
de un bajo desempeo
2014
Febrero de 2014
Febrero de 2014
Mark A. Langley
Presidente y director ejecutivo
Project Management Institute
Dollars Lost
US$109 millones
Cantidad perdida por cada
US$ 1000 millones gastados
en proyectos
Figura 1: Las organizaciones pierden en
promedio 109 millones por cada 1000 millones
de dlares gastados en proyectos.
Febrero de 2014
LA GRAN BRECHA
La investigacin de PMI en 2014 Pulso de la profesin demuestra que
las organizaciones se enfrentan a una gran brecha entre su situacin en s
y una situacin que conduzca al xito, y esto se debe principalmente a la
falta de enfoque en las personas, los procesos y los resultados. Por esto,
sus proyectos, incluidos aquellos que se enfocan en las prioridades ms
altas de una organizacin (las iniciativas estratgicas), se ven perjudicados
y las organizaciones estn perdiendo en promedio 109 millones por cada
mil millones de dlares gastados en proyectos (figura 1).
Esta prdida financiera perjudica el balance final de una organizacin.
Como lo comunic la Unidad de Inteligencia de The Economist el ao
pasado en Por qu fracasan las buenas estrategias: lecciones para el
personal directivo patrocinado por PMI3, los altos cargos reconocen la
importancia de la implementacin estratgica, pero una mayora de los
ejecutivos reconocen que sus empresas presentan deficiencias y que existe
un divorcio entre la formulacin de estrategias y su implementacin. A
la postre, solo una minora de los encuestados indicaron que su modelo
empresarial est muy bien alineado a la estrategia, y un promedio de solo
56% de las iniciativas estratgicas han tenido xito en los ltimos tres
aos. No es de sorprender que las empresas que estn mal alineadas a la
estrategia comunicaran tambin resultados financieros ms dbiles que
sus pares.
Nuestra investigacin Pulso de 2014 obtuvo resultados semejantes: solo
42% de las organizaciones informan tener una alta alineacin de los
proyectos a la estrategia organizativa. Por otra parte, solo 32% de las
organizaciones comunican que sus proyectos estn mucho mejor alineados
en comparacin con la situacin hace un ao.
Estos resultados son preocupantes, ya que muchas de las principales
organizaciones de asesora y liderazgo intelectual, incluidas IBM, PwC
y McKinsey, han pregonado durante aos que los proyectos (y tambin
los programas, carteras e iniciativas estratgicas) deben alinearse a la
estrategia de la organizacin para lograr el xito. Es notable que las
organizaciones que informan una alta alineacin de sus proyectos a la
estrategia organizativa logren que en promedio 65% de sus iniciativas
estratgicas cumplan los objetivos y propsitos comerciales iniciales, en
comparacin con solo 35% en el caso de una baja alineacin.
Febrero de 2014
En definitiva, la falta de
actividad organizativa
disminuye considerablemente
el xito de los proyectos y las
iniciativas estratgicas.
Febrero de 2014
LA NECESIDAD DE UNA
ALINEACIN ESTRATGICA
Las organizaciones deben enfocarse en mejorar su agilidad y su alineacin
estratgica. Resulta claro que es imprescindible tomar medidas ahora
mismo, debido a:
Los pronsticos de un crecimiento econmico moderado
Los cambios en el esquema de los consumidores
5,2 %
5,0 %
3,8 %
2,5 %
3,6 %
2,9 %
2,9 %
2012
2013
3,8 %
3,9 %
3,9 %
2016
2017
4,0 %
0,8 %
2007
2008
2009
2010
2011
2014
2015
2018
Febrero de 2014
Este moderado crecimiento del PIB mundial es evidente en las organizaciones que
han vuelto a lanzar proyectos que haban postergado. Concretamente, la encuesta
sobre visin panormica de la economa de PMI hall que el porcentaje de
organizaciones que estn lanzando proyectos previamente cancelados o atrasados
debido a las condiciones econmicas aument considerablemente, pasando del
14% en el cuarto trimestre de 2012 al 23% en el cuarto trimestre de 2013.
La economa mundial est a punto de crecer. Estas seales de optimismo indican que este es el momento en que las organizaciones deben reagruparse,
evaluarse y ubicarse para aprovechar plenamente el crecimiento econmico.
Febrero de 2014
Personas
No solo deben las organizaciones enfocarse en el desarrollo de sus
talentos y en las prcticas para lograrlo, deben tambin enfocarse en la
gestin del personal a travs de rpidos cambios organizativos que surgen
de nuevas iniciativas estratgicas. Ms an, las organizaciones deben
asegurarse de contar con patrocinadores ejecutivos que ayuden a impulsar
los cambios organizativos.
Febrero de 2014
31 %
9%
% de organizaciones
de bajo desempeo
con alta agilidad
organizativa
Figura 3
57 %
28 %
% de organizaciones
de bajo desempeo
con alta alineacin
de los proyectos a la
estrategia organizativa
Figura 4
76 %
38 %
% de iniciativas
estratgicas en
organizaciones de
bajo desempeo
que cumplen los
objetivos y propsitos
comerciales originales
Figura 5
Febrero de 2014
Gestin de talentos
Nuestra investigacin demuestra que las organizaciones deben enfocarse en
el desarrollo y capacitacin de sus talentos con el fin de lograr un desempeo
superior en los proyectos, iniciativas estratgicas satisfactorias y convertirse en
organismos de alto desempeo. Las organizaciones se enfrentan en la actualidad
a dificultades nicas: muy pocas de entre ellas se estn enfocando en la
transmisin del conocimiento y esto podra verse obstaculizado por el hecho de
que casi dos tercios de las organizaciones indican utilizar gerentes de proyecto
subcontratados o por contrato. Por otra parte, 26% de las organizaciones tiene
previsto aumentar el porcentaje de gerentes de proyecto subcontratados o por
contrato en 2014, en comparacin con solo 20% en 2013.
No obstante, existe una correlacin directa entre una efectiva gestin de
talentos y un mejor desempeo en los proyectos. El informe detallado de PMI
Pulso de la profesin: ventajas competitivas de una gestin eficaz de talentos14
demostr que las organizaciones que alinean la gestin de talentos a la
estrategia logran terminar ms proyectos satisfactoriamente y desperdiciar
menos dinero invertido en ellos. Nuestras investigaciones hallaron que
en comparacin con las organizaciones de bajo desempeo, en las de alto
desempeo es ms de dos veces ms probable que la gestin de talentos est
alineada a la estrategia organizativa una ventaja competitiva significativa.
En la figura 6 se aprecian las prcticas de gestin de talentos identificadas
en la investigacin Pulso, que tienen establecidas las organizaciones con
un desempeo considerablemente ms alto.
Gestin de talentos
77 %
Capacitacin continua
de gerentes de proyecto
68 %
36 %
66 %
35 %
66 %
33%
62 %
26 %
51 %
32 %
29 %
5%
24 %
32 %
31 %
33 %
30 %
% de organismos
de alto desempeo
% de organismos
de bajo desempeo
Febrero de 2014
60 %
62 %
63 %
63 %
63 %
48 %
50 %
49 %
49 %
50 %
Capacitacin
Proceso formal Proceso formal
Proceso
continua de para desarrollar las para hacer
formal para
gerentes
madurar
la transferencia
competencias
de proyecto
de los gerentes
las prcticas de conocimientos
de proyecto
de gestin de
proyectos
Trayectoria
profesional
definida
45 %
Proceso
efectivo para
la transferencia
de conocimientos
Figura 7: La gestin eficaz de talentos conduce a un mayor nmero de iniciativas estratgicas exitosas.
11
Febrero de 2014
Gestin de cambios
Los patrocinadores
activamente comprometidos
son los principales
conductores del xito de un
proyecto.
60 %
63 %
63 %
63 %
2012
2013
2014
40 %
% de los proyectos con patrocinadores activos
Figura 8: En los ltimos tres aos, las organizaciones indican que menos de dos de
cada tres proyectos han contado con patrocinadores activamente comprometidos.
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Febrero de 2014
Gestin de cambios
81 %
Porcentaje de proyectos
con patrocinadores activos
Gestin de cambios
efectiva
45 %
42 %
10 %
32 %
36 %
66 %
69 %
Promedio
del estudio
56%
41 %
41 %
Porcentaje de
proyectos con
patrocinadores
activos
Gestin de
cambios efectiva
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Febrero de 2014
Procesos
Durante los ltimos aos, la investigacin Pulso ha confirmado que las
organizaciones pueden claramente beneficiarse si hacen madurar sus
procesos de gestin de proyectos, programas y carteras. Los datos de la
investigacin Pulso demuestran que la madurez de los procesos conduce
al xito. A pesar de esto, los ltimos hallazgos de Pulso revelan que
muchas organizaciones no estn tomando suficientes medidas para hacer
madurar sus procesos, algo que se evidencia por las tendencias en el valor
percibido de la gestin de proyectos, el crecimiento de las oficinas de
gestin de proyectos (PMO), la utilizacin de prcticas estandarizadas de
gestin de proyectos en todas las organizaciones, y los niveles de madurez
de la gestin de proyectos, programas y carteras.
De manera semejante a 2013,16 casi la mitad (46%) de las
organizaciones comunican no entender plenamente el valor de
la gestin de proyectos. Estas organizaciones se enfrentan a un
verdadero riesgo contra su xito: un nmero considerablemente
mayor de iniciativas estratgicas logran resultados satisfactorios
cuando las organizaciones entienden plenamente el valor de la
gestin de proyectos (63%, en comparacin con 47%).
El porcentaje de organizaciones que comunican tener una PMO
se mantiene uniforme en 69%. Por otra parte, es insuficiente el
crecimiento de las PMO para toda la empresa: solo la mitad (47%)
de las organizaciones comunican tener una EPMO. Este indicador fue
del 46% en 2011. Como lo demuestra el informe detallado Pulso de
la profesin de PMI: el impacto de las PMO en la implementacin de
estrategias,17 las PMO de alto desempeo impulsan el valor al crear
una cultura organizativa centrada en la gestin de proyectos que
evala continuamente el desempeo de la PMO y evoluciona y mejora
mediante la gestin de los conocimientos y la gestin de cambios.
Como se mencion anteriormente, la aplicacin de prcticas
estandarizadas de gestin de proyectos en toda la organizacin
se ha mantenido uniforme; en la actualidad solo un cuarto de las
organizaciones indican aplicarlas.
En 2013 la investigacin Pulso de PMI revel que las practicas de
gestin de proyectos, programas y carteras en muchas organizaciones
no haba an madurado, y esta situacin se mantiene vigente en la
actualidad. Menos de una de cada cinco organizaciones indica contar
con una gestin madura de proyectos, programas o carteras.
No tomar las medidas necesarias para hacer madurar sus procesos
da como resultado menores ndices de xito. Lo anterior resulta claro
cuando se comparan las organizaciones de alto desempeo con las
de bajo desempeo. Adems de la alta madurez de la gestin de
proyectos, programas y carteras, las organizaciones de alto desempeo
14
Febrero de 2014
La organizacin entiende el
valor de la gestin de proyectos
40 %
74 %
64 %
45 %
15 %
35 %
8%
32%
5%
31%
6%
37 %
10 %
30 %
27 %
27 %
25 %
15
Febrero de 2014
63 %
Promedio
del estudio
56%
47 %
58 %
70 %
72 %
72 %
44 %
45 %
46 %
Madurez de la
gestin de
programas
Madurez de la
gestin
de carteras
66 %
50 %
41 %
Figura 12: La madurez de los procesos conduce a un mayor nmero de iniciativas estratgicas exitosas.
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Febrero de 2014
Resultados
Las organizaciones exitosas se enfocan continuamente en los resultados de
las ventajas que se prev lograr con sus proyectos y programas. La realizacin
de beneficios es la prctica de asegurarse de que el resultado de un proyecto
produce los beneficios que se pretende lograr con el caso empresarial. Esto se
logra mediante el establecimiento, medicin y comunicacin de los beneficios
esperados de las iniciativas de una organizacin.
La alta realizacin y madurez de beneficios est ntimamente ligada al
xito de los proyectos y a las iniciativas estratgicas. A pesar de esto,
nuestra ltima investigacin de Pulso revel que menos de una de cada
cinco (17%) de las organizaciones informan contar con una alta realizacin
y madurez de los beneficios. Las organizaciones de alto desempeo
son casi ocho veces ms propensas a contar con procesos maduros de
realizacin de beneficios (Figura 13).
39 %
5%
34 %
Promedio
del estudio
56%
% de iniciativas estratgicas
exitosas cuando no estn
establecidas
44 %
Realizacin madura de beneficios
17
Febrero de 2014
CONCLUSIN
Durante los ltimos aos las organizaciones se han enfrentado a vientos
contrarios y esto ha dejado una brecha entre su situacin real y sus
perspectivas del xito. Una alta agilidad y alineacin de los proyectos y
programas a la estrategia organizativa se han convertido en algo esencial para
desenvolverse en un mercado cada vez ms competitivo. Las expectativas
y exigencias de los clientes y el moderado crecimiento econmico mundial
pronosticado para 2014 estn configurando las estrategias.
En este informe de 2014 Pulso de la profesin se revela que es indispensable
para las organizaciones tomar medidas ahora con el fin convertirse en
entidades de alto desempeo y optimizar sus prcticas de gestin de
proyectos para mitigar los millones perdidos en proyectos fracasados.
Nuestra investigacin destaca tres reas de enfoque que, tras su
desarrollo y aplicacin, conducen a un mayor xito de los proyectos e
iniciativas estratgicas: las personas, los procesos y los resultados. Las
organizaciones que desarrollan estas competencias pierden 12 veces
menos dinero y atenan el alto costo de un bajo desempeo.
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Febrero de 2014
REFERENCIAS
1 Economist Intelligence Unit. Why Good Strategies Fail: Lessons for the C-Suite.
Julio de 2013.
2 PMI. Pulso de la profesin, informe detallado: El impacto de la PMO en la
implementacin de estrategias. Noviembre de 2013.
3 Economist Intelligence Unit. Why Good Strategies Fail: Lessons for the C-Suite.
Julio de 2013.
4 PMI. Pulso de la profesin, informe detallado: agilidad organizativa. 2012.
5 Economist Intelligence Unit. World Economy: EIUs Latest Assumptions. 16 de
diciembre de 2013.
6 McKinsey Global Survey. Economic Conditions Snapshot. Diciembre de 2013.
7 Economist Intelligence Unit. World Economy: EIUs Latest Assumptions. 16 de
diciembre de 2013.
8 IBM. The Customer-Activated Enterprise: Insights from the Global C-suite
Study. Octubre de 2013.
9 Ibid.
10 PwC. 10 Minutes on Building the Customer-Centered Organization, 16th
Annual Global CEO Survey. Enero de 2013.
11 Se consideran organizaciones de alto desempeo aquellas que logran 80%
o ms de sus proyectos terminados a tiempo, dentro del presupuesto y
cumpliendo con los objetivos originales.
12 Se consideran organizaciones de bajo desempeo aquellas que logran 60%
o menos de sus proyectos terminados a tiempo, dentro del presupuesto y
cumpliendo con los objetivos originales.
13 En nuestra investigacin Pulso, 12% de las organizaciones se consideran de
alto desempeo, en comparacin con 29% de bajo desempeo.
14 PMI. Pulso de la profesin, informe detallado: ventajas competitivas de una
gestin eficaz de talentos Marzo de 2013.
15 PMI. Gestin del cambio en las organizaciones: Gua prctica. 2013.
16 PMI. Pulso de la profesin: el alto costo de un bajo desempeo. 2013.
17 PMI. Pulso de la profesin, informe detallado: el impacto de la PMO en la
implementacin de estrategias. Noviembre de 2013.
19
PMI.org|pulse@pmi.org|
#PMIpulse