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UNIVERSIDAD PRIVADA

TELESUP

ADMINISTRACION DE
EMPRESAS Y NEGOCIOS
INTERNACIONALES

LA COMUNICACIN EN LA
ORGANIZASION

Presentado por:
Miguel Angel Pimentel Vargas

Profesor:
Meja Coello Luis Alberto

Juliaca Puno Per


2014

DEDICATORIA

Al creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de
caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazn puede emanar, dedico
primeramente mi trabajo a Dios.

Gracias a esas personas importantes en mi vida, que siempre estuvieron listas para brindarme
toda su ayuda, ahora me toca regresar un poquito de todo lo inmenso que me han otorgado a
mi familia.

INDICE
1.

Introduccin

2.

Describir el proceso de comunicacin

3.

Funcin de la comunicacin en la organizacin

4.

La comunicacin formal e informal en la organizacin

5.

Tcnicas para mejorar la eficacia de la comunicacin

6.

Conclusin

7.

Fuentes documentales

Introduccin
La organizacin, en tanto que grupo humano, est dotada de una formacin social
compleja.
Se trata de un sistema de roles en el que existe coordinacin comunicativa
y redes de comunicacin entre los distintos grupos funcionales. Desde un enfoque
interrasional es posible analizar la relacin entre los conceptos organizacin y
comunicacin, y afirmar que existe un profundo nexo entre ellos. Pues es
impensable una organizacin sin comunicacin.
Las organizaciones se han dado cuenta del valor de la comunicacin como
recurso estratgico para desarrollarse y sobrevivir en un mundo altamente
competitivo. En donde las estructuras cerradas, aisladas impiden la toma de
decisiones,

la

confrontacin,

el dilogo franco,

la

valoracin

de

las acciones individuales y colectivas, y de las relaciones armnicas.


Muchos de los problemas actuales en la organizacin son producidos por la falta
de comunicacin efectiva, tanto interior como exterior. La comunicacin en las
organizaciones es imperante y necesaria, ya que de sta depende el xito de
cualquier organizacin. Tanto para la imagen que sta quiere dar al exterior como
al interior. Todo con el fin de tener presente las tareas y obligaciones, las reglas de
la organizacin y finalmente las relaciones pblicas.
El cambio de barreras en la comunicacin organizacional responde a la presencia
de paradigmas, que en definitiva detienen la evolucin de una organizacin. Ya
que al convertirse en mbito esttico los niveles de crecimiento se estancan. Todo
cambio y modificacin de esquemas, conlleva un serio y decidido anlisis, que
debe superar las buenas intenciones para establecer un conjunto de

buenas relaciones humanas, lo que implica compromisos clara y concretamente


comunicados.
Por esto, toda organizacin debe establecer dentro de su estructura un sistema
de comunicaciones que dinamice los procesos que a nivel interno y la proyecten
en su rea de influencia.

Describir el proceso de comunicacin


La comunicacin organizacional es el flujo de datos que sirve a los procesos de
comunicacin e intercomunicacin en la organizacin.
Se identifican tres sistemas de comunicacin: operacionales, reglamentarios y
de mantenimiento/desarrollo.
La comunicacin organizacional brinda informacin entre los miembros de una
empresa, ya que al transmitir un mensaje promueve la comunicacin entre stos.
Existen tres factores claves en la comunicacin organizacional:

Se da en un sistema complejo y abierto influenciado e influyente en el ambiente


que conlleva mensajes.

Implica personas.
Un mensaje se da dentro de cualquier sistema en el cual exista informacin. La
manera en que el receptor recibe el mensaje es variable, ya que se ve influenciado
por el contexto.
En la comunicacin organizacional es importante el flujo de mensajes.
En las organizaciones el mensaje que pasa de uno a otro individuo va formando
una conexin a la que se le denomina red de comunicaciones. sta se divide en
comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales. Tal divisin depende
de cual nivel de jerarqua inicia el mensaje y cual lo recibe.

Descendente: Tiene la funcin de coordinar, informar, motivar y controlar.

Ascendente: Dentro de sus funciones estn las de comprobar la recepcin del


mensaje, evaluar, informar y sugerir.

Horizontal: La objeto primordial es la de intercambio, coordinacin y apoyo entre


el personal de la misma posicin jerrquica.

Los procesos de comunicacin estn compuestos por diversos aspectos, entre


stos:

Emisor: Persona que emite el mensaje.

Receptor: Persona que recibe el mensaje

Mensaje: Contenido de la informacin que se enva.

Cdigo: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.

Contexto: Situacin en la que se produce la comunicacin.

Canal de Transmisin: Va por la que se transmite el mensaje

Mensaje codificado: Texto que se quiere hacer llegar al receptor.

Retroalimentacin: Confirmacin de que el mensaje fue recibido correctamente.

Ruidos, distorsiones e interferencias: Interrupciones en el proceso de


comunicacin.

Internos: Factores psicolgicos, estados de nimo, etc.

Externos: Dificultades en el canal de transmisin, problemas tcnicos, de


idioma, de cultura.

En el proceso de comunicacin, el emisor decide el mensaje a emitir, el canal y


la codificacin que va a usar. El emisor, por otra parte, es quien se ocupa de que
la retroalimentacin, que es un mensaje en s, llegue lo ms clara posible. Ya que
esta es la va necesaria para conocer si el mensaje se recibi con claridad. De lo
contrario, la retroalimentacin llegar en el momento en que el receptor incumpla o
no realice la tarea indicada en el mensaje, por el hecho de una mala comunicacin
o interpretacin errnea del mensaje.
La mayora de los componentes del proceso de comunicacin tienen la capacidad
de crear distorsiones. Por tanto, inciden sobre la meta de la comunicacin. Las

distorsiones dependen fundamentalmente del estado psicolgico del emisor y del


receptor; del canal usado y del tipo de codificacin.

1.1 DEFINICIN DE LA COMUNICACIN


La comunicacin es el proceso mediante el cual se transmiten y se reciben datos,
ideas,

opiniones

y actitudes para

lograr

una

comprensin

plena

una accin eficiente. sta es el acto por medio del cual un individuo establece un
contacto que le permite transmitir una informacin a otro individuo. Por tanto, es
una actividad inherente a los individuos, que implica la interaccin y la puesta en
comn de mensajes significativos, por medio de diversos canales y medios para
influir, de alguna manera, en el comportamiento de los dems. La comunicacin
es, entonces, un proceso humano de interaccin de lenguajes que se encuentra
ms all del traspaso de informacin, es ms un hecho sociocultural que un
proceso mecnico.
La comunicacin es eficaz cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido
que pretende el emisor. La comunicacin es dinmica, continua y sistemtica. La
comunicacin es la oportunidad de encuentro con otro. Por lo que plantea una
amplia gama de posibilidades de interaccin en el mbito social, que es all donde
tiene su razn de ser. Ya que a travs de sta las personas logran el
entendimiento, la coordinacin y la cooperacin que posibilitan el crecimiento
y desarrollo de las organizaciones.
La comunicacin organizacional es el efecto de comunicar la informacin formal e
informal que se genera para la adecuada relacin y desempeo laboral de los
integrantes

de

una organizacin,

tanto

grupal

como

interpersonal.

La

comunicacin es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento eficiente


de las organizaciones; es una herramienta clave en la organizacin, por lo que
juega un papel primordial en la cohesin de las empresas. Es posible gracias al
intercambio de informacin entre los distintos niveles de la organizacin, entre
stos se establecen patrones de comportamiento comunicacional, ello supone que
cada uno realiza un rol comunicativo especfico.

As pues, la comunicacin organizacional es un sistema de interrelaciones y


entendimiento laborales, por medio del cual que establece la estructura a
los objetivos de logro, que estn dirigidos al beneficio individual, colectivo y
organizacional. De all, que la comunicacin organizacional sea el conjunto total de
mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre
sta y su medio. Se entiende tambin como el conjunto de tcnicas y actividades
encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se da entre los
miembros de una organizacin y entre organizaciones.
La comunicacin produce en una multiplicidad de sentidos dado que cada receptor
se transforma, a su vez, en productor de nuevos y variados mensajes. As las
relaciones que se dan entre los miembros de una organizacin se establecen
gracias a la comunicacin; en estos procesos de intercambio se establecen
compromisos, se asignan y delegan funciones,.
La

comunicacin

organizacional

se

determina

con

relacin

la

creacin, mantenimiento y renovacin de:

Cultura (valores): Principios, conceptos y creencias, explcitos o implcitos,


compartidos por todos los que forman parte de una organizacin.

Estructura: Cmo est operativamente organizada la empresa; adems


determina las relaciones laborales entre las distintas reas que conforman la
estructura organizativa.

Estrategia: Pasos que deben darse para alcanzar los objetivos de la empresa.

Recursos (habilidades): reas, capacidades, conocimientos, fortalezas.

Procedimientos: Rutinas, formas en que se ejecutan las actividades, niveles de


accin e interrelaciones.

Personal (potencial humano): Factor que se define en funcin de perfiles,


habilidades, actitudes, aptitudes, conocimientos, acorde al nmero necesario
que requiere un rea o actividad determinada.

Estilo de direccin: Actitudes que adoptan los integrantes de los niveles


directivos de la Empresa.
Ante esta perspectiva, la comunicacin dentro de una empresa est
determinada por lo que cada miembro debe conocer segn el nivel que ocupe.

Funcin de la comunicacin en la organizacin


Dentro de una organizacin la comunicacin abarca tres funciones, a fin de
mantener

la

estabilidad

el equilibrio de

la

empresa.

Tales

funciones

son: Produccin, innovacin y mantenimiento.

En la funcin de produccin: La comunicacin abarca todas las actividades y la


informacin

que

se

relacionan

directamente

con

los

modos

de capacitacin personal; orientacin pertinente a la realizacin del trabajo;


apertura de espacios para la formulacin y concertacin de objetivos; la
solucin

de conflictos y

la

sugerencia

de

ideas

para

mejorar

la calidad del servicio y del producto.

En la funcin innovadora: En sta se dan dos tipos de innovaciones. Primero, la


de la organizacin. Segundo, en la organizacin. La innovacin de la
organizacin cambia la empresa pero no afecta al personal que labora en ella.
La innovacin en la organizacin se requieren cambios en el comportamiento
de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto; pues exige
una actitud positiva y prospectiva en todos y cada uno de los estamentos de la
empresa: directivos, administrativos y empleados. La funcin innovadora de la
comunicacin incluye actividades de comunicacin tales como los sistemas de
sugerencias

nivel

general: el

trabajo de investigacin y

desarrollo; la

investigacin y el anlisis de mercados; las sesiones de manifestacin de


inquietudes y los comits de desarrollo de ideas.

La

funcin

de

mantenimiento:

Est

relacionada

con

los

espacios

de socializacin que permiten un contacto con el ambiente fsico y humano, a


travs de la informacin oportuna, amplia y puntual; lo cual genera
mejores relaciones interpersonales e identificacin con la organizacin. La
comunicacin de mantenimiento busca compensar y motivar al personal para
que se comprometa con los objetivos y las metas de la organizacin. Reconoce
al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creacin
individual.

La

comunicacin

organizacional

internas

promueve

la

participacin,

la integracin y la convivencia en el marco de la cultura organizacional. Donde


cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades
individuales y grupales. De all que el factor esencial de la cultura de una
organizacin es la comunicacin en todas sus direcciones y en todos los
niveles.
La comunicacin organizacional engloba prcticas internas y externas de los
flujos comunicativos. En los cuales se pone nfasis en la necesidad de alcanzar
un equilibrio entre los canales formales e informales de comunicacin que se
utilizan. Los flujos de comunicacin se encuentran compuestos por el conjunto
de estos canales de comunicacin, y representan en s la estructura de la
organizacin desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicacin. Lo
cual ayuda a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones, es decir,
transmitir efectivamente un mensaje.
La buena comunicacin es de suma importancia para la eficacia de la
organizacin, pues hace referencia a la transmisin y comprensin eficaz de
significados. El flujo de mensajes sigue un camino que se denomina red de
comunicacin. Por otra parte, se entiende por proceso seriado la ruta que
sigue la comunicacin dentro de la organizacin, es decir, el proceso persona a
persona.
En una organizacin existen y coexisten de modo paralelo redes formales e
informales.
En cualquier organizacin, la comunicacin tiene cuatro funciones principales:

Controlar: La comunicacin controla la conducta de los miembros de varias


maneras. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineamientos
formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicacin
desempea una funcin de control cuando se pide a los empleados que primero
comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a
la descripcin de sus puestos o que cumplan con las polticas de la empresa.

Motivar: La comunicacin alienta la motivacin porque aclara a los empleados


qu deben hacer, cmo lo estn haciendo y qu pueden hacer para mejorar un

rendimiento deficiente. La definicin de metas concretas, la retroalimentacin


sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta
deseada estimulan la motivacin.

Expresar emociones: En el caso de un gran nmero de empleados, el grupo de


trabajo es su fuente primaria de interaccin social. La comunicacin que ocurre
en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros
manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfaccin. Por consiguiente, la
comunicacin se convierte en una puerta de expresin emocional de
sentimientos y de realizacin de las necesidades sociales.

Informar: Se refiere al papel que desempea la comunicacin cuando facilita


decisiones. Pues mediante la transmisin se proporciona la informacin
necesaria para la toma de decisiones.
Para que la organizacin funcione es preciso tener cierto control de los
miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para
expresar

emociones

tomar

decisiones.

Cualquier

intercambio

de

comunicacin en una organizacin cumple con una o varias de estas funciones.


La comunicacin interna engloba el conjunto de actos de comunicacin que se
producen en el interior de una organizacin. Esta comunicacin concierne a
todos sus componentes, desde la direccin general hasta los empleados de
ms bajo nivel. sta persigue informar acerca de lo que la organizacin hace, e
intenta lograr un clima positivo de integracin al incrementar la motivacin y, en
consecuencia, la productividad.
2.1 CANALES DE COMUNICACIN
Los principales canales de comunicacin en una organizacin son: los
supervisores, los compaeros de trabajo y la actividad personal basada en hacer
preguntas y observar. Los miembros de la organizacin suelen acudir a los
supervisores, como fuentes de informacin, en los siguientes casos:

Para informacin tcnica

Para la obtencin de metas instrumentales

Se dan dos canales de comunicacin para transmitir la informacin


adecuadamente, stos son: la comunicacin vertical y horizontal.

La comunicacin vertical: Puede ser descendente o ascendente. En la


comunicacin descendente la informacin permite la regulacin y control de la
conducta de los subordinados, tal como: Instrucciones sobre la tarea.
Comprensin de la tarea y su relacin con otras tareas: justificacin del trabajo.
Informacin sobre procedimientos y prcticas. Informacin al empleado, sobre
su rendimiento y ejecucin. Informacin ideolgica para inculcar un sentido
de misin. Los canales de comunicacin ms utilizados en la comunicacin
descendente

son: cartas,

reuniones, telfono, manuales,

memorandos,

circulares, mails, y guas.


Los canales de la comunicacin organizacional son:

Comunicacin descendente: Transmite polticas, procedimientos, reglas y


manuales.

Comunicacin

ascendente:

Contiene

quejas,

sugerencias,

reportes

de

desempeo, investigacin de actitudes.

Comunicacin

lateral

horizontal:

En

sta

se

manejan

memoranda

interdepartamental, conferencias de lnea y asesora, interaccin de empleados


con sus supervisores, relacin sindicato-empresa.
Los mensajes que se intercambian entre los miembros de una organizacin y
otra organizacin pueden ser:

Comunicacin escrita: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como


informacin de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las
personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores del
mensaje, lo que permite una mejor comprensin en la informacin. Esta puede
darse a travs de:

Carta: Es el medio ms usado dentro de una organizacin para las personas


ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de inters personal o grupal.

Memorando: Tiene el objetivo de recordar mensajes o informacin con


referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de
la organizacin.

Carteleras: Son un factor clave en una organizacin. En sta se maneja la


informacin sobre actividades de motivacin o mensajes de inters general para
los empleados y directivos. Para que stas funcionen se debe tener en cuenta
su ubicacin, es decir, sitios estratgicos por donde hay mayor flujo de
personal.

Revista: Es la forma de comunicacin tradicional con mayor aceptacin dentro


de la empresa. En sta se propicia la participacin activa en todas las
actividades, con el objeto de contribuir a fomentar la investigacin de
acontecimientos afines a la realidad de la organizacin.

Peridico: Envuelve un rea de conocimientos especializados; en muchos


casos ste es utilizado para ganar tiempo en el mbito de la informacin.

Boletn: Es un medio donde se maneja informacin especializada para el


pblico interno y externo de la organizacin.

Comunicacin masiva: Es la comunicacin permanente que genera mensajes


y noticias de manera especfica, coherente, directa y sincera para el pblico
interno y externo de la organizacin. Esta se da por medio de:

Entrevista: Es uno de los medios ms utilizados dentro de la organizacin para


la seleccin del personal. En otros casos, la entrevista es empleada como un
instrumento preliminar para estructurar la comunicacin interna.

Reuniones: Se puede definir como una comunicacin directa donde intervienen


ms de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes
de la organizacin, en ella se retroalimentan, se transfiere informacin de
inters general y lo ms importante se toman decisiones que tiene por objeto
llegar a un acuerdo comn para beneficio de la organizacin.

Circuito cerrado de televisin y radio: Tiene el fin de lograr una buena influencia
y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentacin. All los directivos,
administrativos y empleados pueden tener una visin ms precisa sobre
actitudes y sentimientos generados en la interaccin y percibir con mayor
facilidad cual va a ser el comportamiento del otro.

2.2 BARRERAS DE LA COMUNICACIN

Los problemas de comunicacin suelen ser sntomas de conflictos ms profundos.


Algunas de las barreras de la comunicacin son:

Falta de planeacin: La buena comunicacin no es obra del azar. No obstante,


establecer las razones de una instruccin, seleccionar el canal ms rpido y
elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente
la comprensin y reducir la resistencia al cambio.

Supuestos confusos: A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto


los supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje. Los supuestos
no aclarados por ambas partes pueden resultar en confusin y prdida de la
buena voluntad.

Distorsin semntica: La cual puede ser deliberada o accidental. Las palabras


pueden provocar reacciones distintas. Por ejemplo, para algunas personas el
trmino "gobierno" puede significar interferencia o gasto deficitario, para otras
puede significar ayuda, trato igual y justicia.

Mensajes deficientemente expresados: Aun siendo claras las ideas del emisor
su mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia,
mala organizacin, oraciones torpemente estructuradas, asuntos que se dan
por obvios, jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones.
Esta falta de claridad se puede evitar si se pone ms cuidado en la codificacin
del mensaje.

Prdida por transmisin y deficiente retencin: Un mensaje que debe ser


transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se
vuelve cada vez ms impreciso. La deficiente retencin de informacin es
tambin otro problema serio. As, la necesidad de repetir el mensaje y de
emplear varios canales resulta obvia.

Escucha deficiente y evaluacin prematura: Escuchar exige total atencin y


autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluacin prematura
de lo que dice la otra persona. Es comn la tendencia a juzgar, a aprobar o
reprobar lo que se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco
de referencia del hablante.

Comunicacin interpersonal: La comunicacin eficaz es ms que sencillamente


transmitir a los empleados. Requiere de contactos frente a frente en
condiciones de apertura y confianza. Para mejor la comunicacin no son
necesarios costosos y sofisticados medios de comunicacin, sino la disposicin
de los superiores a participar en la comunicacin frente a frente.

Desconfianza, amenaza y temor: La desconfianza, la amenaza y el temor minan


la comunicacin. En un ambiente en el que estn presentes estos factores, todo
mensaje ser visto con escepticismo. Por ejemplo, la desconfianza puede ser
producto de las incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores
experiencias en las que el subordinado fue castigado por haberle transmitido
honestamente a su jefe informacin desfavorable pero verdica.

Periodo insuficiente para la adaptacin al cambio: Algunas comunicaciones


apuntan a la necesidad de capacitacin adicional, ajustes profesionales, etc.
Los cambios afectan a las personas de distintas maneras, de modo que puede
tomar cierto tiempo reflexionar en el pleno significado de un mensaje. En
consecuencia, y para una eficiencia mxima, es importante no forzar el cambio
antes de que los individuos puedan adaptarse a sus implicaciones.

Sobrecarga de informacin: Puede pensarse que un ms abundante e irrestricto


flujo de informacin ayudar a resolver sus problemas de comunicacin. Pero
un flujo irrestricto puede dar como resultado un exceso de informacin. Cada
individuo responde a la sobrecarga de informacin de distinta manera.
Primeramente puede desestimar cierta informacin. En segundo trmino, si un
individuo se ve abrumado por demasiada informacin, puede cometer errores al
procesarla. Finalmente, las personas reaccionan a la sobrecarga de informacin
sencillamente rehuyendo la tarea de comunicacin.
Con respecto a estas barreras, se pueden considerar en la comunicacin
ascendente cuatro principios para predecir estas distorsiones:

El poder del superior: Las personas situadas en el nivel inferior de la jerarqua


no transmiten informacin ascendente que les puede perjudicar.

Influencia del superior: Los subordinados pasan informacin ms favorable a los


superiores que tienen ms influencia.

Confianza del subordinado en su superior: Se transmite ms informacin


distorsionada cuando no se confa en el superior. En situaciones donde hay
confianza, la transmisin de la informacin es ms exacta.

Aspiraciones de ascenso del subordinado: No se transmite informacin que se


supone pueda perjudicar el desarrollo de la carrera profesional del subordinado.
Problemas por falta de confianza en la comunicacin:

La empresa no cree que la comunicacin interna sea una herramienta


de gestin estratgica, la ve ms como un smbolo de modernidad o una accin
de marketing dirigida al pblico interno.

La comunicacin interna se considera un costo, y no valor.

Los lderes ven a la comunicacin como un fin en s mismo.

Se confunde la comunicacin con las herramientas de comunicacin.

Se cree que la comunicacin interna es propiedad y responsabilidad de un


departamento en particular y no de toda la empresa.

La comunicacin formal e informal en la organizacin


La comunicacin organizacional se divide en formal e informal.
COMUNICACIN FORMAL:
Es la comunicacin que la organizacin ha regulado. sta define las reglas de
comunicacin estables en la organizacin. La comunicacin formal define el modo
en que cada miembro de la organizacin ha de comportarse; confirma el tipo de
relacin que han de mantener los miembros de la organizacin entre s.
La comunicacin formal cumple dos funciones en la organizacin. Primera,
permitir la toma de decisiones. Segunda, motivar al personal de la empresa. Para
garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivacin en los
miembros, la organizacin conforma estructuras que facilitan la transmisin de la
informacin. Para que la informacin sea adecuadamente transmitida es necesario
que exista un flujo de comunicacin que lo permita. Este flujo de comunicacin
debe cumplir los siguientes objetivos de informacin:

Transmitir la informacin til para la toma de decisiones.

Transmitir la informacin con exactitud.

Transmitir la informacin con rapidez.

Transmitir la informacin sin errores.


El flujo de comunicacin adecuado es aquel que ofrece:

Una estructura de comunicacin que no la obstruya.

Fuentes de comunicacin capaces de recoger y transmitir la comunicacin que


se necesita en cada momento

El camino que sigue la comunicacin es el adecuado.


Las principales estructuras de flujo de comunicacin son.

Estructuras centralizadas: El flujo de comunicacin est centralizado cuando


todo el poder de decisin se concentra en un nico punto. La centralizacin es
el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando la informacin no
produce una sobrecarga, lo cual limitara la eficacia de la coordinacin.

Estructuras descentralizadas: El flujo de comunicacin est descentralizada


cuando la informacin se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo
de comunicacin permite una mayor reaccin ante el ambiente y es un estmulo
de motivacin.

COMUNICACIN INFORMAL
Se conforma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre
que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista
ningn canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados, es decir, son
las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicacin
formal. Este tipo de comunicacin aparece donde la comunicacin formal es
insuficiente para las necesidades emocionales y de informacin de los miembros
de la organizacin. Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a
las relaciones estipuladas en las normas.
La comunicacin informal se produce de manera espontnea y no obedece a
patrones de comportamiento establecidos por la organizacin, es reconocida como

una

forma

bsica

de conocimiento del

otro,

de

incorporar

informacin

de carcter situacional (quin es, qu hace)


El principal medio de comunicacin empleado en la comunicacin informal es el
cara a cara, la relacin interpersonal directa. Sin embargo, algunas organizaciones
son conscientes de la importancia de este tipo de comunicacin para conectar con
el empleado, y emplean un medio de comunicacin que les permite llegar a todos
ellos utilizando con un carcter informal; por ejemplo: los boletines o revistas de la
empresa.
Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen
servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones
sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales,
informacin sobre actividades informales de los empleados etc. Se utilizan con
contenido moral para ayuda a que los empleados sientan que forman parte del
todo.
La principal distorsin de la comunicacin informal es la causada por los rumores,
que se forman con cierta facilidad; pues al ser una comunicacin no controlada
busca complementar la falta de comunicacin de la comunicacin formal. Es la
comunicacin en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin
conocer con precisin el origen de ste, y sin seguir canales establecidos
formalmente por la empresa. El cual corre de persona a persona, y aunque nadie
se responsabiliza de su veracidad se toma como una verdad.
El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de
tensin, expectativa y desasosiego entre el personal. Por ejemplo, cuando se
hacen cambios en el personal y surge el rumor de que podra haber despidos
masivos, esto hace que todos se sientan preocupados por su futuro.
La forma de evitar los efectos negativos de la comunicacin informal es
aumentando la calidad de la comunicacin formal. Al hacer que sta ltima llegue
cuando sea necesaria y en el momento oportuno. Otra forma de hacer frente a la
comunicacin informal es evitar que la comunicacin formal sea tan autoritaria, al
punto de no dejar cabida para la participacin y las propuestas del personal.

Sin embargo, en ocasiones la comunicacin informal puede resultar beneficiosa


para la empresa. Cuando por medio de sta se logra complementar la
comunicacin formal, lo cual permite que el mensaje enviado fluya ms rpido por
la empresa; de este modo, se logra una forma de comunicacin ms eficaz.

Tcnicas para mejorar la eficacia de la comunicacin


Existen varios mtodos para mejorar y hacer ms eficiente la comunicacin
organizacional, entre stos tenemos:

Muestreo de actividad: Es una tcnica de campo en la que se registra y analiza


el

proceso

de

comunicacin

en

distintos

momentos,

para

hacer

generalizaciones a partir de estas muestras. Es un mtodo que requiere mucha


cooperacin de los miembros de la empresa. Adems, es un mtodo intrusivo,
es decir, para obtener los datos es necesario interrumpir el trabajo, lo que obliga
a utilizar estrategias lo ms discretas posible de recogida de muestras.

Socio grama: Es la representacin grfica de quin se comunica con quin


dentro del grupo. Durante un determinado perodo de tiempo un analista
registra los patrones de comunicacin interpersonal dentro del grupo.

Anlisis ECCO: Canales de Comunicacin Episdicos en la Organizacin"


(ECCO). Es un mtodo que se basa en un cuestionario. Su objetivo
fundamental es descubrir cundo una persona recibe por primera vez una parte
de la informacin. Los empleados responden un mismo cuestionario al mismo
tiempo, y los resultados muestran el patrn de difusin de la informacin para la
organizacin. Este tipo de anlisis permite representar la secuencia de
comunicaciones sobre un evento determinado. Muestra la difusin de una
porcin de informacin desde su origen hasta llegar a todas las personas de la
organizacin. Este mtodo invierte poco tiempo para recoger los datos, obtiene
resultados rpidos y son ms fiables que los obtenidos mediante auto-informes.
Otros aspectos a considerar para mejorar la eficacia en la comunicacin
organizacional, entre stos tenemos:

Escuchar todo lo que la otra persona comunique.

No emitir juicios sobre el mensaje a partir de prejuicios o estado emocional.

Escuchar todos los puntos de vista de quien intervengan en una conversacin.

Planificar la forma como se va a comunicar algo.

No expresar una opinin si no se est seguro de lo que se est diciendo.

Verificar el efecto que la comunicacin puede producir en el receptor.

Tratar de ser lo ms objetivo posible cuando se exprese una opinin.

No exagerar los sentimientos para tratar de convencer a otra persona.

Considerar siempre los sentimientos ajenos.

No descalificar una opinin sin antes or todos los argumentos.


Para que la comunicacin en una empresa fluya adecuadamente, se debe ser:

MENSAJE COMPRENSIBLE:

Emitir el mensaje utilizando un lenguaje simple.

Evitar el uso de palabras que den lugar a ambigedades.

Construir sintcticamente las oraciones siguiendo una estructura simple: Sujetoverbo-predicado.

Hacer uso de los canales ms adecuados, segn de la naturaleza del mensaje.

Exponer cada idea en forma positiva.

Utilizar el mayor nmero posible de canales.

Reiterar las partes fundamentales del mensaje.

Proponer ejemplos que clarifiquen el mensaje.

Establecer una relacin de empata con el receptor.

Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje.

Eliminar en lo posible, la existencia de intermediarios entre el emisor y el


receptor.

MENSAJE DIRECTO:

Reducir el mnimo de tiempo que va desde la emisin hasta la recepcin.

Expresar lo que se espera del interlocutor.

MENSAJE PRECISO:

Distinguir perfectamente bien entre la idea principal y las ideas secundarias.

Explicar los objetivos que se persiguen.

MENSAJE CONCISO:

Evitar la excesiva longitud del mensaje.

La comunicacin organizacional, reflejo de las relaciones humanas en la


Organizacin.

Conclusin
La funcin gerencial de una organizacin, entendida como un espacio de
convivencia donde se toman decisiones de estrategia, se asignan recursos, se
afrontan crisis y se gestionan recursos humanos, debe contemplar como prioritaria
la comunicacin organizacional. Pues al fallar el proceso de comunicacin en una
organizacin el sistema de sta como empresa fracasa, ya que la distorsin entre
emisor-receptor se vuelve insalvable.
Los acuerdos, los consensos en este marco de relacin deben tenerse en cuenta
los aspectos de comunicacin, ya que a travs de sta se llega a un proceso
confiable de produccin. Entre los que destacan la confiabilidad y satisfaccin de
los integrantes de una organizacin. Un sistema estructural de comunicacin

viable debe establecer planes para prestar servicios o desarrollar productos que
satisfagan las demandas de los grupos.
La organizacin debe comprender que la prctica de una buena comunicacin
saca a la organizacin del plano de las intenciones y la pone en la dimensin de
las realizaciones. Para ello, debe dotarse de la capacidad de articular y conducir el
trabajo

en

equipo

de

coordinar

los

esfuerzos

para

desarrollar

un proyecto compartido. As el concepto de efectividad de los logros debe


contemplar, desde el punto de vista de los planes o proyectos de la organizacin,
el alcance y la calidad de la comunicacin organizacional.
En la misma organizacin coexisten e interactan reas y procesos que,
generalmente, son diferentes, los cuales deben estar orientados a la consecucin
de un mismo objetivo final. En la misma organizacin, por consiguiente, conviven
mundos diferentes: un mundo que piensa en base a resultados econmicos,
productividad y eficiencia de procesos; otro, de relaciones sociales y personales,
donde aparecen afinidades y diferencias; y un tercero de mensajes y
comunicaciones para que todo se desarrolle de manera ordenada y satisfactoria.
El conocimiento mutuo, la empata, las relaciones de confianza, la cooperacin
presente

en

la

comunicacin

favorecen

los

procesos

de

agilizan

la construccin de la cultura organizacional.

Fuentes documentales
Bartoli, Annie, Comunicacin y Organizacin, Barcelona, Ediciones Paidos, 1992.
Bateson, Gregory et. Al., La nueva comunicacin, Barcelona, Editorial Kairs,
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Editorial Trillas, 1997.
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Editorial Trillas. 1995.
Muriel Mara Luisa y Rota Gilda, Comunicacin Institucional, Enfoque Social de
Relaciones Humanas, Quito, Editorial Andina, 1983.

Restrepo J., Mariluz. Nuevos modos de comunicacin entre los individuos de la


organizacin. Santiago de Cali, 1996.