LICEO PRIVADO MIXTO CHAMPEL

Catedrtico: Marycarmen Ralac

Curso: Contabilidad

Documentos comerciales

Alumna: Mirna Grabiela Itzep Hernndez

Grado: 3ro. Bsico

San Felipe, Retalhuleu 8 de mayo de 2015

INTRODUCCION

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre
las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a
demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por
la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en
una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los
actos de comercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.

PROFORMA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderas a
determinado proveedor. En la proforma se escribe los productos con sus
respectivas caractersticas y el precio sugerido por el comprador y que convenga
al vendedor.

Requisitos de la Proforma.- Rene los siguientes requisitos:

1. Membrete (Razn social o nombre de la empresa)

2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha de emisin
4. Nombre o razn social de la empresa proveedora
5. Direccin del proveedor
6. Cantidad, Artculos, Precio, etc.
7. Firma y sello de la empresa solicitante
MODELO DE UNA PRO FORMA

GUA DE REMISIN

Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las

mercaderas solicitadas por el cliente segn su nota de pedido y ste se
encuentra impreso y membretado, segn la necesidad de la empresa. Sirve
para que el comerciante tenga testimonio de los artculos que ha entregado
en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la

empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con tres copias, una
queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente
junto con las mercaderas y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del
cliente en el que certifica haber recibido conforme.

Requisitos de una Gua de Remisin.- Los requisitos son los siguientes:

1. Membrete o razn social de la casa vendedora

2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razn social de comprador
5. Direccin del cliente
6. Detalle de los artculos
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artculos.

Importancia.- Con la gua de remisin se materializa el derecho del

vendedor y la obligacin del comprador, justifica la salida de las
mercaderas del depsito, entonces constituye un elemento importante.

MODELO DE GUA DE REMISIN

FACTURA
Es el documento principal de la compra-venta y este comprobante sirve para
acreditar la venta de mercaderas u otros efectos, porque con ella queda concluida
la operacin. En dicho documento el vendedor hace constar en forma detallada las
mercancas vendidas, indicando condiciones, importe, otros gastos, descuentos y
otros

Clases.- Pueden ser:

a. F. de Plaza.- Es el documento que se extiende cuando las ventas se

realizan en la localidad donde radica el vendedor.
b. F. de Expedicin.- Es la factura que se extiende cuando la venta se realiza
a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor,
ocasionando gastos de embalaje, transporte, otros.

Requisitos de la Factura:

1. Membrete o razn social del vendedor

2. Registro nico de Contribuyente

3. Nmero de la libreta tributaria del vendedor, lugar y fecha de expedicin,
domicilio fiscal del vendedor.
4. Nombre o razn social del comprador (cliente).
5. Direccin o localidad del comprador (cliente).
6. Condiciones en que se efecta la venta (contado, crdito, etc.).
7. Detalle

de

los

artculos

vendidos
indicando
cantidad, calidad, cl
ase, marca y cdig
o, etc.
8. Indicacin
gastos
descuentos
origina.

de
y
si se

9. Precio por unidad y

el importe total
(Numrica).
10. El valor total escrito
en letras.
11. La abreviatura "S.E.
O." (Salvo error
Omisin).
12. Sello
de
cancelacin o canje
(depende de las
condiciones
de
venta).
13. I.G.V. indicando el
porcentaje, segn
el artculo vendido y
el monto que graba
la operacin.
14. Nmero
Tributaria (N. L. T.)
15. Nmero de Registro de Venta
16. Nmero de Registro de Industrial

Libreta

17. Datos de la imprenta, nombre, razn social, RUC.

LETRA DE CAMBIO

Concepto.- Es un documento de crdito que sirve para respaldar

las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una
orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo
debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.

Personas que intervienen en la letra de cambio.- Intervienen tres

personas:

1.- Girador (o librador), es la persona que extiende el documento y debe firmar en

calidad de librador.
2.- Orden (o tenedor), Es la persona a cuya orden se pega la letra.
3.- Cargo (o librador), es la persona a cuyo cargo se gira el documento,
comprometindose a pagar mediante la aceptacin.

Datos que debe contener :

1. Lugar, da, mes, y ao en que se gir la letra.
2. Fecha de vencimiento o de pago.
3. Numeracin correlativa del documento.
4. Importe de la letra en cifras
5. Tipos de vencimiento (a la vista, a das vista, a das plazo).
6. Nombre o razn social de la orden, persona a cuyo favor se gira la
letra.
7. El importe escrito en letras
8. El concepto de la obligacin es decir si se trata de valor recibido,
valor en cobranza, o valor en cuenta corriente.
9. Nombre o razn social del cargo o deudor.
10. Direccin completa del cargo.

11. Nombre y apellido del girador, razn social y sello si se trata de

persona jurdica.
12. Firma del aceptante debajo de la palabra aceptada, lugar y fecha.
MODELO DE LETRA DE CAMBIO

EL PAGAR
Es el documento que contiene una promesa escrita por la cul una persona se
obliga al pago de una suma de dinero en un plazo determinado.
1. Personas que intervienen:
2. ORDEN.- Es la persona que cobra el importe y se llama tambin
beneficiario o Acreedor.
3. GIRADOR.- Es la persona que extiende el documento y se
compromete a pagar, llamado tambin deudor.
Requisitos del pagar:
1. Fecha y lugar en que se extiende
2. Importe del documento en cifras y letras.

3. La palabra PAGAR.
4. Concepto de la deuda.
5. Lugar y fecha en que ha de verificarse el pago.
6. Nombre o razn social de la persona a quien debe pagarse.
Diferencia entre el pagar y la letra de cambio:
7. Firma del que promete pagar.
1. En el pagar no consta aceptacin, el deudor se obliga por s mismo al
Acreedor.
2. En el pagar figuran dos personas, en la letra tres.
3. El pagar es firmado por el deudor, la letra es firmada por el que gira el
documento.
4. El pagar no tiene carcter ejecutivo. Por falta de pago para
indicar accin ejecutiva es necesario el reconocimiento de firma y del
documento.
MODELO DE PAGAR

CHEQUE
Es un mandato de pago mediante el cual una persona puede ratificar por s misma
o por medio de otra, los fondos que tenga depositados a su disposicin en
un Banco.
Personas que intervienen:
1. El librador o girador del cheque que es el cuentacorrentista.
2. El banco a cuyo cargo se gira el cheque.
Requisitos de un cheque:
3. El beneficiario o persona a cuya orden debe de pagarse el cheque.
1. El nmero que le corresponde de la serie de emisin.
2. La orden de pagar una cantidad de dinero.
3. El nombre del Banco a cuyo cargo se gira el cheque.
4. Lugar y fecha de giro en letras.
5. Firma del girador.

Los cheques pueden girarse en tres formas:

1. A la orden.- Es cuando es girado a nombre de la persona a favor de quien

se gira el cheque anteponiendo la palabra "Orden de"
2. Al nominativo.- Es el girado a favor de persona determinada, este cheque
no es endosable.
3. Al portador.- En este caso figura la palabra "Al portador" y puede ser
cobrado por la persona que lo presente.

PAGAR BANCARIO

Concepto.- Es el documento de Crdito que suscribe el cliente a favor del

Banco cuando ste le concede un prstamo. El pagar es por lo general
con garanta y su importe se paga con amortizaciones y los intereses se
cobran al momento de hacer el prstamo.

Requisitos:
Cantidad solicitada

1.

Plazo de vencimiento

2.

Intereses acordados

intervienen:
3. La garanta
4. El suscrito o sea el que solicita el crdito.
5. El Banco o sea la Institucin que da el dinero.

Personas
que

RECIBO DE ARRENDAMIENTO
Es un contrato en que una parte (arrendador) permite el uso de un objeto mueble
o inmueble y otra (arrendatario) que paga un precio (canon). El contrato
de arrendamiento se hace a travs de un contrato escrito o verbalmente.
Requisitos de los recibos de arrendamiento
1. Nombre impreso, razn social, domicilio fiscal y Registro nico de
Contribuyentes de quien los expida. Si se tiene ms de un local o
establecimiento, se deber sealar el domicilio del local o establecimiento en
el que se expidan los comprobantes.
2. Contener impreso el nmero de folio
3. Lugar y fecha de expedicin.
4. Registro nico de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expidan.
5. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen.
6. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero o
en letra, as como el monto de los impuestos que en los trminos de las
disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.
7. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado.
Este contrato es prorrogable en las mismas condiciones y por el trmino inicial si
el arrendatario ha cumplido con las obligaciones a su cargo y acepta los reajustes
del canon autorizados legalmente.
Para fijar el canon de arrendamiento se debe tener en cuenta que ste
ser mximo el uno por ciento (1%) del valor comercial del inmueble. Un contrato
de arrendamiento de vivienda urbana puede terminar por mutuo acuerdo de las
partes en cualquier tiempo.

RECIBO

POR HONORARIO

Son
comprobantes de pago
que deben entregar las personas que ejercen una profesin, oficio, ciencia,
o arte en forma independiente al momento de cobrar sus honorarios por
los servicios prestados. Las personas que ejerzan un oficio y estn inscritas en el
RUS, no entregarn este comprobante; les corresponder emitir y entregar boleta
de
venta.
Los recibos por honorarios constan de un original que se entrega al que contrat el
servicio y dos copias, una de ellas es para la SUNAT y la otra la debe archivar la
persona que ha emitido el recibo por honorarios. Los recibos por honorarios tienen
una vigencia de 24 meses contados a partir de la fecha en que fueron autorizados
por la SUNAT.
1. El nmero de RUC actualizado (11 dgitos).
2. El concepto, por el cual se ha de realizar el pago y el periodo en que se ha
realizado dicha labor.
3. El monto bruto del pago a percibir.

4. La fecha de emisin del recibo.

5. El monto expresado en letras corresponde al neto recibido.
6. El visto bueno de la autoridad.
7. Para el caso de personas que proporcionan servicios mediante Contratos de
Locacin, indicarn el nmero de registro OCAL de su contrato de Locacin de
Servicios.
8. El personal nombrado o contratado, en planillas, sealar su respectivo cdigo
de servidor.
9. Los servicios no permanentes o los que correspondan a tareas adicionales,
debern
precisarse
claramente en el
concepto.
2. Requisitos:

NOTA DE PEDIDO
Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a travs de l
los clientes soliciten las mercaderas deseadas. Se extiende por duplicado o
triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega
al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en
que se solicita las mercaderas en calidad de compra.
Rayado.- El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de
cada empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado
tradicional tiene las siguientes partes:

1. Membrete (Nombre o
razn social de la
empresa
seguida
de direccin y telfono)
2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha en que se
hace el pedido
4. Nombre o razn social
del cliente
5. Direccin del cliente
6. Condiciones del pedido
7. Cantidad (indicando si es
docenas,
piezas,
millares, etc.)
8. Clase, calidad o tipo de
artculo o mercanca
9. Precio unitario
mercanca

de

la

10. Firma del solicitante o

empresa que hace el
pedido

CONCLUSIONES

Al elaborar este trabajo aprend que los documentos comerciales son muy
importantes para el xito de una empresa y que contiene muchas partes que son
la consignacin, cheque, pagare, futura, recibo de caja, hoja de vida, la letra de
cambio y como era cada una de ellas.

RECOMENDACIN

Establecer y reglamentar las normas para la administracin de la correspondencia

de la empresa.

Orientar y servir de instrumento al personal de la institucin para unificar criterios

sobre el proceso de la correspondencia.

Administrar y controlar las tcnicas que existen sobre la elaboracin de la

correspondencia interna como externa.

Definir y clasificar la correspondencia segn su destino o procedencia.

Establecer normas para el recibo y despacho de la correspondencia.

Conocer las normas y procedimientos que se deben tener en cuenta en la

elaboracin, presentacin y trmite de la correspondencia producida por la
empresa