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Manuel de la Gestion Financire

Manuel
de Gestion
Financire
pour les
Partenaires

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Matieres
1. INTRODUCTION A LA GESTION FINANCIERE

4.3 RAPPORT AUX DONATEURS ET AUX BAILLEURS DE FONDS

47

4.4 RAPPORT AU GOUVERNEMENT

48

4.5 RAPPORT AUX BENEFICIAIRES

49

4.6 QUALITES DE LINFORMATION SUR UNE BONNE COMPTABILITE

49

CONTROLES INTERNES

52

1.1 ELEMENTS DE LA GESTION FINANCIERE

1.2 PRINCIPES DE LA GESTION FINANCIERE

1.3 LES OUTILS DE GESTION FINANCIERE

10

1.4 RESPONSABILITE DANS LA GESTION FINANCIERE

11

5.1 PRINCIPE DE CONTROLE DE LA TRESORERIE

52

5.2 PRINCIPE DU CONTROLE BANCAIRE

53

5.3 CONTROLE DU BUDGET ET DES COMPTES

54

5.4 CONTROLES DES ACHATS ET DES AUTORISATIONS

55

5.5 CONTROLE DE LA GESTION

55

5.6 CONTROLES PHYSIQUES

56

FRAUDE ET IRREGULARITES

58

6.1 DES MESURES POUR REDUIRE LA FRAUDE

59

6.2 COMMENT SURVIVRE ET REAGIR

61

2. PLANIFICATION ET BUDGETISATION

14

2.1 LE PROCESSUS DE BUDGETISATION

15

2.2 BONNE PRATIQUE DANS LA BUDGETISATION

16

2.3 BONNE PRATIQUES DANS LA BUDGETISATION

18

2.4 GROUPES CIBLES DU BUDGET

19

2.5 CHANTILLON DE FEUILLES DE CALCUL SUR LE BUDGET

20

2.6 PREVISION DE FLUX DE TRESORERIE

24

2.7 COMMENT PREPARER UNE PREVISION DU FLUX DE TRESORERIE

24

DOCUMENTS COMPTABLES

29

AUDIT EXTERNE

64

3.1 IMPORTANCE DES DOCUMENTS

29

7.1 IMPORTANCE DES AUDITS

64

3.2 METHODES COMPTABLES

30

7.2 AUDIT INTERNE

64

3.3 DOCUMENTS ESSENTIELS

32

7.3 AUDIT EXTERNE

65

7.4 AUDITS INITIES PAR LES DONATEURS

66

7.5 LE RAPPORT DE LAUDIT

66

RAPPORT FINANCIER

40

4.1 TAT DU BUDGET ET DEMANDE DAVANCE

41

4.2 RELEVE COMPTABLES ANNUELS

46

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Avant-propos

8 ANNEXES

71

ANNEXE 1 CHANTILLON DE FORMAT DU LIVRE DE CAISSE

71

ANNEXE 2 - CHANTILLON DU FORMAT DU CALENDRIER DES AVANCES 72

Une bonne gestion financire est un atout essentiel dans le bon dveloppement organisationnel

ANNEXE 3 CHANTILLON DU BUDGET ET DEMANDE DAVANCE

et fait partie intgrante de la gestion de projet/programme. La gestion financire est un

ANNEXE 4 - CHANTILLON DU FORMAT DU RELEVE DE RECETTES

ET DE PAIEMENTS

ANNEXE 5 CHANTILLON DU FORMAT DE LETAT

DE RECONCILIATION BANCAIRE

ANNEXE 6 CHANTILLON DU FORMAT DE LATTESTATION

DU COMPTE CAISSE

76

ANNEXE 7 LISTE DE CONTROLE A LA FIN DU MOIS

77

ANNEXE 8 PIECES JUSTIFICATIVES DE LA LISTE DE CONTROLE

78

ANNEXE 9 GUIDE DE GESTION FINANCIERE

83

73

instrument indispensable permettant une organisation plus efficace conduisant ainsi


74

lamlioration du programme des activits. Des systmes solides de gestion financire

75

reste incertain : il pourra tre difficile de prvoir lpuisement des ressources financires et,

permettent lorganisation dtre plus apte contrler ses propres affaires. Sans cela, lavenir
surtout, il pourra tre difficile de financer des projets/programmes.
Le 1er chapitre de ce manuel offre un aperu des lments, des principes, des outils et de la
responsabilit de la gestion financire. Le 2me chapitre traite des principes de base de la
planification et de la budgtisation, la premire des quatre tches spcifiques de la gestion
financire. Il prsente les meilleures pratiques de la planification budgtaire, du suivi des
budgets et de la prvision des flux de trsorerie. Le 3me chapitre examine les principaux
registres tenus. Le chapitre dcrit limportance des registres, des mthodes comptables et des
documents comptables essentiels devant tre tenus. Le 4me chapitre traite des diffrents
types de rapports financiers exigs par les parties prenantes. Le 5me chapitre tudie les
contrles financiers et les meilleures pratiques pour sen servir. Le 6me chapitre traite de
la fraude et des irrgularits, les risques associs ainsi que la manire de les rduire. Le
7me chapitre dcrit les procdures internes et externes daudit, leur importance ainsi que les
types dopinion daudit. Enfin, le manuel contient une liste de formats dchantillons dans la
section des annexes.

Objectif du manuel
Ce manuel dcrit les meilleures pratiques dans les tches spcifiques de gestion financire
notamment, la planification et la budgtisation ainsi que les contrles financiers. Il tudie
ce que les quipes de direction peuvent faire pour guider lorientation long terme de leur
organisation (une activit parfois dsigne sous le terme de gouvernance ) et il dcrit

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dautres aspects de la gestion financire pouvant tre incorpors dans la structure dune
organisation. Nous esprons que ce manuel sera utilis par les prsidents et membres
des comits de direction, les dirigeants, les directeurs, les gestionnaires, le personnel

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1. Introduction la gestion financire


1.1 Elments de la gestion financire

des programmes, les administrateurs et le personnel charg des finances.

La gestion financire est une partie importante de la gestion de projets/programmes et

Remerciement

finances.

ne doit pas tre considre comme une activit part rserve au personnel charg des

Dans llaboration de ce manuel, nous nous sommes appuys sur le Manuel de gestion

La gestion financire implique la planification, lorganisation, le contrle et le

financire pour les organisations non gouvernementales (MANGO) ainsi que sur la

suivi des ressources financires dune organisation pour atteindre des objectifs.

contribution du Personnel du Bureau Rgional pour lAfrique de Forum Syd.

Il nexiste pas de systme de modle financier appropri toutes les organisations.


Cependant, certains lments de base doivent tre mis en place pour permettre de bonnes
pratiques en matire de gestion financire.
Planinification et
budgtisation

Comptabilit
et tenue des
registres

Solide
gestion
financiers

Rapport
financier

Contrles
financiers

1.1.1 Planification et budgtisation


Lis aux plans stratgiques et oprationnels de lorganisation, le budget est la pierre
angulaire de tout systme de gestion financire et joue un rle essentiel dans le suivi de
lutilisation des fonds.
1.1.2 Livres comptables
Chaque organisation doit tenir un registre exact des transactions financires qui ont lieu
montrant ainsi lutilisation des fonds. Les documents comptables fournissent galement
des informations prcieuses sur la manire dont lorganisation est gre et si celle-ci ralise
ses objectifs.

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1.1.3 Rapports financiers

ont un devoir oprationnel, moral et lgal dexpliquer leurs dcisions et leurs actions

Si lorganisation a fix un budget, quelle a tenu et rapproch ses comptes de faon claire et

ainsi que de soumettre des rapports financiers pour vrification.

en temps opportun, il est alors trs facile dlaborer des rapports financiers qui permettent
aux gestionnaires de vrifier les avances de lorganisation.

1.2.3 La transparence
Lorganisation doit faire preuve douverture sur ses activits en mettant la disposition

1.1.4 Contrles internes

des parties prenantes concernes les informations sur ses activits et projets. Cela inclut

Un systme de contrles, de freins et contrepoids communment dsign sous le terme de

llaboration en temps opportun de rapports financiers complets rendus accessibles aux

contrles internes est mis en place pour protger les actifs de lorganisation et pour grer

parties prenantes, y compris les bnficiaires. Si une organisation nest pas transparente,

le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de

elle donne alors limpression quelle a quelque chose cacher.

reprer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un mcanisme efficace
de contrle interne protge galement le personnel concern par les activits financires.

1.2.4 La viabilit
Afin dtre financirement viables, les dpenses dune organisation doivent tre

1.2 Principes de la gestion financire

quilibres par rapport aux rentres des fonds, aussi bien aux niveaux oprationnels que

Il est utile didentifier une srie de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme

stratgiques. La viabilit est une mesure de la continuit et de la scurit financire de

dans llaboration de systmes appropris de gestion financire. Ces principes offrent un

lorganisation. Les administrateurs et les gestionnaires devraient laborer une stratgie

guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres suprieurs pour les aider sassurer

financire pour dmontrer comment ils comptent remplir les obligations financires et

de ce que leur organisation utilise les fonds de manire efficace et que le personnel travaille

raliser le plan stratgique de lorganisation.

de manire approprie.

1.2.5 Lintgrit

1.2.1 La cohrence

Au sein de lorganisation, les personnes doivent agir avec honntet et biensance.

Les politiques et les mcanismes financiers dune organisation doivent tre cohrents au fil

Les gestionnaires et les membres de la direction serviront de guides, notamment, en

du temps. Cela favorise lefficacit des oprations et la transparence, particulirement dans

respectant la politique et les procdures et en faisant part de tout intrt personnel qui

la prparation de rapports financiers. Cela ne signifie pas que les mcanismes ne peuvent

puisse entrer en conflit avec leurs activits officielles. Lintgrit des documents et des

pas tre affins pour rpondre aux besoins dune organisation qui volue. Des mthodes

rapports financiers dpend de lexactitude et de lexhaustivit des documents financiers.

incohrentes dans la gestion financire pourraient tre un signe de ce que la situation


financire est manipule.

1.2.6 La gestion
Une organisation doit prendre bon soin des ressources financires qui lui sont confies

1.2.2 Lobligation de rendre compte

et veiller ce quelles soient utilises pour lobjectif prvu cest ce quon appelle la

Lorganisation doit expliquer toutes les parties prenantes, y compris les bnficiaires, la

gestion financire. Linstance dirigeante (par ex. le Conseil dadministration) en a la

manire dont les ressources ont t utilises et le rsultat atteint. Toutes les parties prenantes

responsabilit absolue. En pratique, les gestionnaires accomplissent une bonne gestion

ont le droit de savoir comment leurs fonds et leur autorit ont t utiliss. Les organisations

financire travers une planification stratgique minutieuse, une valuation des risques
financiers ainsi que par la mise en place de mcanismes et contrles adquats.

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1.3.3 Le contrle

1.2.7 Les normes comptables


Les normes comptables sont un terme utilis pour dsigner le cadre normatif des lignes
directrices pour la comptabilit financire. Il sagit des conventions et des rgles suivies
par les comptables dans lenregistrement et le rsum des transactions ainsi que dans la
prparation des tats financiers. Le systme de tenu des registres et des documents financiers
doit tre conforme aux principes et aux normes de comptabilit internationalement
reconnus.

1.3 Les outils de gestion financire


Il existe de nombreux outils, qui ne sont pas ncessairement financiers, pouvant tre utiliss
par les gestionnaires contribuant lutilisation de bonnes pratiques dans le domaine de la
gestion et du contrle financier. Nous pouvons identifier ces outils dans chacune des quatre
fonctions de la gestion financire.

Un systme de contrles, de freins et contrepoids est primordial pour veiller sur la bonne
application des procdures et des ressources au cours de la mise en uvre du projet/
programme.
Les outils : budgets, pouvoir dlgu, procdures dapprovisionnement, rconciliation,
audit interne et externe, registre des actifs immobiliss, politique en matire de vhicule,
dassurance, etc.
1.3.4 La surveillance
Il sagit de fournir rgulirement et en temps opportun des informations aux gestionnaires
et parties prenantes dans lobjectif de contrle. La surveillance signifie la comparaison
de la performance relle avec les plans pour valuer lefficacit de ceux-ci, identifier les
faiblesses un stade prcoce et prendre, le cas chant, des mesures correctives.
Les outils : rapports dvaluation, rapports de contrle du budget, rapports de flux de

1.3.1 La planification
La planification est fondamentale au processus de gestion et suppose de prvoir la
prparation de lavenir. Lors de llaboration dun plan, les gestionnaires devront envisager
plusieurs alternatives possibles et faire un certain nombre de choix ou prendre certaines
dcisions. La planification doit toujours prcder la mise en uvre.
Les outils : plan stratgique, plan de dveloppement, plan dactivit, budgets, plans de
travail, prvision de flux de trsorerie, tude de faisabilit, etc.

trsorerie, tats financiers, rapports de projet, rapports des donateurs, rapports daudit,
rapports dvaluation, etc.

1.4 Responsabilit dans la gestion financire


Il est important de comprendre la structure et le statut juridique des organisations pour
dterminer le niveau de responsabilit de chacun en matire de gestion financire.
1.4.1 Linstance dirigeante

1.3.2 Lorganisation
Les ressources de lorganisation le personnel et les volontaires, les vhicules, les biens,
largent doivent tre coordonnes pour garantir la mise en uvre du plan gnral. Il est
ncessaire de clarifier quelles activits et responsabilits doivent tre engages, quand et
par qui.
Les outils : constitution, organigrammes, diagramme de flux, description des fonctions,
codes comptable, manuels financiers, budgets, etc.

10

Linstance dirigeante est responsable de manire gnrale et sur le plan juridique de


ladministration et du contrle de lorganisation. Cela signifie que si il y a quelque
dysfonctionnement que ce soit, la loi considre les membres de linstance dirigeante
comme tant responsables.
Linstance dirigeante peut avoir plusieurs appellations diffrentes selon lorganisation
Conseil, Conseil dadministration, Conseil de gestion, Conseil excutif ou de direction

11

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et plusieurs fonctions telles que :

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1.4.3 Le Directeur gnral (DG)

La responsabilit de dcision en matire de politique et de stratgie ;

La conservation (ou la prservation) des finances et des actifs de lorganisation ;

La nomination et lappui au directeur ; et

La reprsentation des intrts des parties prenantes.

tant donn que le conseil de direction est constitu de bnvoles qui ne se runissent que
quelques fois au cours de lanne, il dlgue son pouvoir en matire de gestion quotidienne
au DG nomm par le conseil pour mettre en uvre sa politique. Le DG dcide alors
son tour de la manire de dlguer ses pouvoirs et de partager les tches entre lquipe
du personnel. Bien quil soit normal pour le conseil de direction de dlguer le pouvoir
aux membres du personnel, il ne peut dlguer toute sa responsabilit, la responsabilit

1.4.2 Les membres du conseil


Les membres du conseil sont des bnvoles (cest dire quils ne reoivent pas de
salaire) et rpondent plusieurs noms, administrateurs, membres du comit, directeurs
ou membres du conseil. Si les membres du conseil devaient bnficier financirement de
leur appartenance celui-ci, il pourrait y avoir un conflit dintrt.

postes particuliers du conseil tels que le prsident, le trsorier

et le secrtaire. Ils supervisent la mise en uvre des dcisions du conseil et

signent gnralement les engagements juridiques.

Le prsident est en gnral le point de contact principal du directeur-gnral

(DG) et il joue normalement un rle essentiel en matire de relations publiques.

Le trsorier supervise les finances de lorganisation. Dans une petite

organisation, le trsorier peut assumer un rle plus actif tel que soccuper de la

tenue des livres. En revanche, lorsquil y a un personnel rmunr, le trsorier

joue plutt un rle de supervision.

Mme lorsque les membres du conseil ne supervisent pas eux-mmes le processus


comptable et la prparation des rapports, ceux-ci doivent toujours sassurer de ce que
tout soit en ordre.

Les membres du conseil ont la responsabilit ultime des tats financiers

de lorganisation et ne manquer cette tche moins de dmissionner de

linstance dirigeante.

12

soient respectes.
La figure ci-dessous montre comment le pouvoir concernant les tches quotidiennes
de gestion financire est dlgu aux instances subalternes travers les rseaux de la
structure de gestion. Le processus de responsabilit remonte paralllement travers la
structure lorsque les personnes rendent compte des rsultats.
Pouvoir dlgu
Obligation de rendre compte
Conseil dadministration

Directeur gnral

Gestion

Personnel de soutien

13

Responsabilit

Les fonctionnaires honoraires sont ceux qui sont lus ou nomms des

doit mettre en place des mcanismes de surveillance pour sassurer que ses instructions

Pouir dlgu

ultime lui incombant. En outre, un pouvoir sans responsabilit est malsain le conseil

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2. Planification et budgtisation

2.1 Le Processus de budgtisation


Ce processus devrait tre un exercice bien coordonn et consultatif. Le processus de

La planification et la budgtisation impliquent toutes les procdures ncessaires pour sassurer

prparation du budget implique un certain nombre de questions :

que les activits dune organisation sont effectues efficacement et, particulirement, que les

Quels sont les objectifs de lorganisation?

informations financires indispensables sont fournies de faon efficace et dans les dlais.

Objectifs

La planification est la procdure permettant de dterminer comment une organisation peut

Activits

se donner le moyens datteindre ses buts et objectifs stratgiques. La budgtisation est la

Ressources

Quelles activits sont affectues pour atteindre ces objectifs?


Quelles seront les ressources ncessaires pour effectuer ces
activits?
Quel est le cot prvu des ressources?

procdure de planification des recettes et des dpenses pour un dlai ou un projet dtermin.

Cot

Cest un lment crucial de la procdure de planification.

Financement

Quelles seront les sources de financement?


Est-ce que le rsultant prvu est raliste?

Rsultats

Les budgets sont utiliss pour :


Planifier et mettre en place nos objectifs

Lorsque le budget a t adopt et que les activits ont t ralises, le processus est achev

Faire les prvisions de recettes et de dpenses

en comparant le plan (budget) avec le rsultat final ( rel ) pour vrifier si des leons ont

Maximiser le financement par les donateurs

t tires ou si des modifications devraient tre apportes la fois suivante.

Coordonner les activits

Communiquer les plans

Dsigner des cibles claires

Quantifier les ressources et les personnes ncessaires pour les raliser

Suivre, revoir et valuer les performances relles

Rendre compte aux partenaires, bnficiaires et bailleurs de fonds.

Rsum des tapes cls dans la prparation du budget


1.

Identifier le projet ou les objectifs de lorganisation

Faire participer une grande partie du personnel et des parties prenantes dans cette phase.

2.

Fixer des limites

Identifier toutes limites aux ressources et aux fonds initialement disponibles.

3.

Recueillir des donnes

Par exemple :

Le budget de lanne prcdente ainsi que les informations les plus rcentes sur les

revenus et les dpenses rels


Les prvisions des cots dexploitation, des recettes et des subventions

Les facteurs externes qui influencent les recettes et les dpenses (tels que les taux de

change, linflation prvue)

14

4.

Fixer la somme percevoir (recettes)

Soyez aussi raliste que possible. Montrez les prvisions de subventions et de frais les

plus basses. Incluez uniquement les recettes issues de subventions confirmes.

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2.2.4 La prvision des cots


5.

Fixer la somme dpenser (dpenses)

Sparer les postes selon les types. Ceci peut exiger de se conformer la norme des listes

de postes budgtaires de votre propre organisation et/ou de votre bailleur de fonds.

6.

Prparer le budget

tablissez la liste des lments par poste, veillez ce que les recettes soient au moins

quivalentes aux dpenses. Fournissez une note de calculs pour les justifier.

7.

Obtenir lapprobation

Obtenir lapprobation des administrateurs de votre propre organisation et de tous les

donateurs concerns.

Il est trs important de pouvoir justifier les calculs lors de lvaluation des cots. Mme
si vous faites la budgtisation selon la mthode additive, ne soyez pas tent de prendre
simplement le budget de lanne prcdente et dy ajouter un pourcentage pour linflation.
Mme si le budget de lexercice prcdent peut savrer tre un point de dpart utile, il
peut aussi tre fallacieux et prsenter des inexactitudes historiques. Une des meilleures
approches est de faire une liste de toutes les entres ncessaires et de prciser le nombre
ainsi que le cot unitaire de chaque poste. partir de cette feuille de travail dtaille, il
est simple dlaborer un budget simplifi pour chaque poste et trs facile de le mettre
jour si les units ou les cots varient.

2.2.5 Les imprvus

2.2 Bonne pratique dans la budgtisation

Des dispositions peuvent tre prises pour rpondre aux imprvus dans le budget, cela

2.2.1 La clart

pouvant tre sous la forme dun pourcentage du total des cots budgtiss. Les donateurs

tant donn que diffrentes personnes auront besoin dutiliser le budget des fins diverses,
celles-ci doivent pouvoir le comprendre (et ladapter, le cas chant) sans explication
supplmentaire ce qui est dj mentionn. La clart et la prcision sont fondamentales, il
est donc important de noter les hypothses de budgtisation et la faon dont les calculs ont

ont des approches et des lignes directrices diffrentes sur la manire de calculer/prendre
des dispositions contre les imprvus.
2.2.6 Les cots oublis

t faits.

Il y a une tendance sous-estimer les cots rels de gestion dun projet par peur de ne pas

2.2.2 Le calendrier

ci-dessous :

obtenir le financement dudit projet. Certains des cots le plus souvent ngligs figurent

Plusieurs tapes tant ncessaire llaboration dun budget avant sa soumission au conseil

Les frais relatifs au personnel (par ex. les frais de recrutement, de formation, les

avantages et les paiements officiels)

Les frais de lancement (par ex. la publicit, les frais juridiques)

lexercice selon la taille de lorganisation et lapproche adopte.

Les frais gnraux ou de base (par ex. les assurances, lutilisation des services

publics)

2.2.3 Les postes budgtaires

Les frais dentretien des vhicules

Lentretien et la rparation des quipements (par ex. les photocopieuses et les

dadministration pour approbation, il est de bonne augure de prparer un calendrier pour la


budgtisation et dentamer le processus assez tt, savoir jusqu six mois avant le dbut de

Lors de la prparation dun budget pour la premire fois ou lors de la rvision de celui-ci,
il est important de tenir compte des codes comptables. Ceci est ncessaire du fait que les
postes budgtaires apparaissent aussi bien dans les livres comptables que dans les rapports
de gestion. Si les postes budgtaires et les livres comptables ne sont pas compatibles, il sera
alors trs difficile dlaborer des rapports de suivi lors de la mise en uvre du projet.

16

ordinateurs)

Les frais dadministration (par ex. les runions du conseil de direction, lAGA,

Assemble Gnrale Annuelle)

Les honoraires daudit

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2.2.7 Ce quil ne faut pas oublier


La participation du personnel sur le terrain, les reprsentants de la communaut et

de toutes les parties prenantes dans llaboration du budget.

Les frais administratifs par rapport au cot total du projet/programme. Les

frais administratifs peuvent notamment reprsenter un pourcentage du cot total du

projet/programme ou peuvent tre bass sur les frais rels qui doivent tre dpenss

pour les activits du projet/programme.

Laugmentation du budget et des prix ainsi que les dispositions pour les dpenses

imprvues ou extraordinaires.

Le budget doit tre prpar sous forme de projet, le projet de budget doit

tre soumis lorganisme de prise de dcision, o la possibilit de plusieurs budgets

particuliers est discute et une dcision est prise. Le budget final doit tre prpar

sur la base de lapprobation.

Dans le cas o les donateurs/partenaires de financement ne sont pas en mesure de

satisfaire tous les besoins, le budget doit tre revu et certaines activits non

prioritaires ventuellement abandonnes.

Il faut toujours commencer par les objectifs de lorganisation/des activits et faire

participer dautres personnes. Demandez la personne responsable de chaque

activit de prparer un budget.

Demandez au personnel charg des finances de fournir des conseils techniques, sans

quil ne dcide des priorits ( moins quil ne sagisse de son propre budget).

Soyez aussi raliste que possible. Annotez le budget pour indiquer comment les

calculs ont t faits. Indiquez si la recette est confirme ou pas encore confirme .

Prvoyez des dlais suffisants et obtenez laccord du comit de gestion et/ou des

donateurs avant le dbut de la priode/anne.

Prsentez le budget convenu (et toute modification) aux membres du groupe ou au

personnel. Informez-les de ce quils doivent faire pour respecter les limites du budget.

18

Si un financement externe est ncessaire, soumettez le budget (ou une partie de

celui-ci) aux donateurs.

Fournissez des rapports prcis de suivi du budget pour ceux qui ont la responsabilit

de la gestion quotidienne et un rapport succinct pour le comit de gestion.

Contrlez rgulirement le budget par rapport aux recettes et aux dpenses relles.

Prenez toutes les mesures ncessaires. Le comit de gestion, le directeur et les

gestionnaires doivent rgulirement tudier ces rapports.

Ajoutez des notes aux rapports de suivi du budget pour expliquer les principales

diffrences entre le budget et les recettes et dpenses relles.

Informez les financiers de toute modification du budget (par exemple, si les

dpenses pour un poste sont suprieures au budget ou sont infrieures pour un

autre poste).

2.4 Groupes cibles du budget


Les budgets sont utiliss par diffrentes personnes diffrentes fins

2.3 Bonne pratiques dans la budgtisation


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Le conseil dadministration a besoin du budget global de lorganisation car il doit


lapprouver officiellement et suivre son excution.
Les directeurs ont besoin de budgets pour contrler la bonne marche de lensemble

de lorganisation et de la situation de financement.

Les directeurs de projets ont besoin de budgets pour assurer la mise en uvre des

activits de leur projet.

Les collecteurs de fonds ont besoin de budgets pour accompagner la prsentation

de demandes de financement.

Le personnel charg des finances a besoin de budgets pour sassurer quil y a

suffisamment de fonds en banque pour couvrir les dpenses prvues.

Les donateurs et bailleurs de fonds ont besoin de budgets pour vrifier la faon

dont une organisation planifie de dpenser ses subventions.

Les partenaires de la communaut ont besoin de budgets pour vrifier la manire

dont une organisation compte dpenser et collecter des fonds pour les projets

de leur communaut. Les informations peuvent tre diffuses et partages avec les

partenaires de la communaut, notamment par le biais de panneaux daffichage.

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2.5 chantillon de feuilles de calcul sur le budget


A

Rf.

Ligne de rfrence utile si vous discutez le budget et si vous


avez besoin dattirer lattention sur une ligne particulire dans la
feuille de calcul du budget. Un budget bas sur lactivit est en
gnral divis en sections, chacune ayant un sous-total des cots.
Chaque bloc aura un numro unique, comme dans lexemple
ci-dessus, dans lequel tous les cots relatifs latelier sont
inscrits dans la section 1.

Description

Une petite description de chaque ligne dans le budget. Essayez


dinclure les diffrentes entres sur une ligne distincte plutt que de
fusionner les cots similaires.

Type d'unit

Il s'agit de la base des cots et des calculs. Le type dunit variera


selon le poste budgtaire. Par exemple, la ligne 1.4 du tableau
ci-dessus, le budget pour le djeuner est chiffr sur une base par
dlgu. Voir ci-dessous pour dautres exemples de type dunit
utiliser pour les diffrents postes budgtaires.

No d'units

Ceci dsigne le nombre dunits ncessaire pour le projet. Par


exemple, dans le budget ci-dessus la ligne 1.4, nous avons besoin
de repas pour 22 dlgus (20 stagiaires plus 2 facilitateurs).

Quantit

Ceci est utile lorsque plusieurs postes sont ncessaires. Par exem
ple, la ligne 1.4 dans le tableau ci-dessus, nous avons besoin de
djeuners pour 22 dlgus pour une dure de 4 jours, s'agissant
d'un cours de 4 jours. la ligne 1.3, nous avons besoin de fournir
lhbergement pour 2 facilitateurs. Alors qu la ligne 1.1 il est
seulement ncessaire de louer une salle.

Cot par unit

Il sagit du cot de chaque unit tel quindiqu dans la colonne C.


la ligne 1.4 nous voyons que le cot est de 5$ pour le djeuner et les
rafrachissements pour chaque dlgu.

Cot total

Ceci est calcul en multipliant le No dunits X quantit X cot par


unit. Le cot du djeuner et des rafraichissements pour les 22
dlgus pour chacun des 4 jours est donc de 5$ par dlgu, soit
440$ [22 X 4 X 5].

Notes

Une colonne de notes ou de commentaires est utile pour expliquer


l'objet du poste et la manire dont le calcul des quantits a t
effectu.

Code
comptable

Les codes utiliss dans les livres comptables de lorganisation (par


ex. tel que mentionn dans le plan comptable).

Code des
donateurs et
bailleurs de
fonds

Il peut tre utile dajouter une autre colonne qui reprend les dtails
du code du donateur ou les rfrence des postes budgtaires, ceci
simplifiant le transfert des sommes du budget celui du donateur et
des bailleurs de fonds et selon les formats de rapports.

Illustration 1
Le tableau ci-aprs montre une disposition standard dune feuille de calcul du budget des
dpenses. Lextrait dcrit les entres ncessaires pour un atelier de 4 jours pour 20 participants
avec 2 animateurs.

Rf.

Description

Type
d'unit

No
d'unit

Quantit

G
[D x E x F]

Cot
par
unit
$

Cot total
$

Notes

Code du
compte

Cot de l'atelier

1,1

Location de salle
pour l'atelier

Jours

25

100

1,2

Frais des
animateurs

Jours

100

800

1,3

Hbergement
des animateurs

Nuits

50

500

1,4

Djeuners et
rafrachissements

Dlgu

22

440

1,5

Manuels de
cours

Dlgu

22

110

1,6

Chemises pour
documents

Stagiaire

20

60

Sous total

2 010

Dautres colonnes ordinaires (non indiques dans lexemple ci-haut) incluent Notes et
Codes des comptes tel que dcrit en dtail ci-dessous.

20

21

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

Types dunit

Illustration 2

Le choix du type dunit exige une rflexion minutieuse ntant pas toujours vident et

Le tableau ci-dessous reprsente un budget des recettes et des dpenses.

dpendant du cot normal des postes ou de leur prix. Voici une liste de vrification pour vous
aider choisir le type dunit
Postes ordinaires du budget :

Exemples de types d'unit :

Frais de personnel
Salaires, bnfices sociaux & impts

Mois

Recrutement du personnel

Annonce publicitaire

Formation du personnel

Jours, personne

Indemnits (p. ex per diem)

Jours, personne, voyage

Dpenses des bnvoles

Session, personne, voyage

Frais de transport
Carburant & lubrifiants

Kilomtre, mois

Assurance des vhicules

Mois ou paiement forfaitaire selon le devis

Entretien des vhicules

Kilomtre, mois

Tarifs ariens

Voyage

Tarifs de bus/taxis

Kilomtre, mois

Cots de distribution

Kilomtre, voyage, mois

Administration du programme
Location de bureaux, lectricit et eau

Mois

Assurance des bureaux

Mois ou paiement forfaitaire selon le devis

Tlphone & fax

Mois

Fournitures de bureau

Mois (ou prciser selon le poste, par ex.


papier par rame, stylo par pice)

East Africa Forum (EAF)


Budget de l'anne 2010
Poste budgtaire
Recette
Donateur et bailleur de fonds 1
Donateur et bailleur de fonds 2
Donateur et bailleur de fonds 3

Notes Montant en US$


(a)
200 000
600 000
2 000 000

Paiements/dpenses

(b)

Achat de fournitures

2 800 000
325 000

Salaires
Loyer
Vhicule
quipement
Utilisation des services publics
Assurance

500 000
400 000
100 000
1 200 000
75 000
150 000

Voyage

50 000
2 800 000

i)

Poste budgtaire

Abonnement au courrier lectronique

Mois ou paiement forfaitaire selon le devis

Le poste budgtaire est un classement gnral des recettes prvues et des paiements effectuer

Rparations & renouvellements

Mois

Frais bancaires

Mois

au cours de lexercice financier. Normalement les recettes prvues devraient tre gales aux

Honoraires d'audit

Paiement forfaitaire selon le devis

sorties de fonds anticipes sous forme de paiements.

Location de salle

Jours, mois

Frais de publicit

Annonce publicitaire, paiement forfaitaire


selon le devis

Cest une bonne pratique dexpliquer de faon dtaille chaque poste budgtaire (les recettes

Publications/livres de rfrence

Mois ou paiement forfaitaire selon le devis

(a) Pendant lexercice financier 2010, East Africa Forum prvoyait de tirer ses revenus

Matriel de formation

Stagiaire, ou spcifier par poste

des donateurs 1, 2 et 3. Il est important dinclure dautres formes de revenus sous ce

titre.

Cots du projet

Honoraires professionnels
(par ex. facilitateur, consultant)

Jours

quipement (par ex. vhicule, ordinateur,


bureau, etc.)

Pice, selon le prix de base ou somme


forfaitaire selon le devis

Hbergement

Nuit

Restauration

Personne, repas

22

ii) Notes
et les paiements). Par exemple ;

(b) East Africa Forum a huit catgories de dpenses tel que figure dans le budget. Les

versements anticips sont dun montant de 2.800.000 de dollars US.

23

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

iii) Montant

Pour tablir une prvision de trsorerie, vous devez :

Il est important de toujours indiquer la devise de budgtisation. Si les rglements du (des)

Utiliser le budget de lorganisation

donateur(s) exigent une devise diffrente de celle de la prsentation du rapport, il est important

Dcider quand chaque poste budgtaire sera reu ou pay. Certains peuvent tre reus

dindiquer clairement le taux de change utilis dans le budget.

en un seul montant (par exemple une subvention), dautres peuvent tre pays parts

iv) Format du rapport

gales chaque mois (par exemple les salaires)

Une bonne pratique consiste toujours veillez ce que les rapports refltent autant que

crire chaque poste et noter quand vous prvoyez que chaque poste sera reu ou pay,

possible les postes/la classification budgtaire.

sans tenir compte de la date laquelle il est d

Inclure, comme point de dpart, le solde prvu de la banque et de la trsorerie au dbut

de la priode

Calculer le montant de chaque mois en prenant :

i) Le solde douverture pour le mois

ii) Plus largent suppos rentrer au cours du mois

Alors que le budget des recettes et des dpenses indique si lorganisation couvre ses frais

iii) Moins largent prsum sortir au cours du mois

pendant toute lanne, la prvision de flux de trsorerie indique si elle a assez dargent en

iv) Cela correspond au solde laiss la fin du mois (et le solde douverture du mois

banque pour honorer tous ses besoins de paiements au fur et mesure quils apparaissent.

suivant)

La prvision de flux de trsorerie essaie destimer les flux de trsorerie lintrieur et

Amliorer votre trsorerie en considrant sil y a de largent entrant qui peut tre

lextrieur de lorganisation au cours de toute lanne par la ventilation du budget en des

reu plus tt ou sil y a de largent sortant qui peut tre pay plus tard

priodes de temps plus courtes, normalement un mois. Ceci contribue alors identifier les

Mettre jour la prvision au fur et mesure que de nouvelles informations sont disponibles

2.6 Prvision de flux de trsorerie


La prvision de flux de trsorerie (ou le budget de caisse) est base sur les budgets des
recettes et des dpenses et sur le capital de lorganisation. Il est utilis par les gestionnaires
pour suivre la disponibilit de largent.

possibles pnuries de trsorerie et permet de prendre des mesures pour les viter, telles que :

demander des subventions des donateurs et des bailleurs de fonds plus tt ;

Illustration 3

retarder le paiement de certaines factures ;

En utilisant lillustration 2 dans la section budget, supposez que EAF doit prparer une prvision

retarder certaines activits ; ou

de trsorerie de 6 mois sur la base des notes suivantes :

ngocier une facilit temporaire de la caisse

a) Les accords de financement entre East Africa Forum et le donateur 1 prvoient le

2.7 Comment prparer une prvision du flux de trsorerie

financement complet en 2 versements gaux en janvier et juillet 2010.

b) De manire similaire, les accords de financement entre East Africa Forum et le donateur

Les prvisions de flux de trsorerie montrent :

2 prvoient le financement complet en 2 versements gaux en janvier et en juillet 2010.

Quand largent sera reu et pay

c) Un dlai est prvu pour la ralisation des conditions de laccord avec le donateur 3. Le

Sil y a en banque/caisse un solde positif ou ngatif au cours de chaque mois de la

financement budgtis est prsum tre reu en deux versements gaux lun au mois de

priode

mai et lautre en octobre 2010.

Sil est ncessaire de planifier pour couvrir un dficit ou pour investir un surplus

24

25

Manuel de la Gestion Financire

(a)

300 000

100 000

300 000
1 000 000

100 000

300 000

TOTAL

1 000 000

50 000

120 000

JUIN

50 000

20 000

90 000

MAI

50 000

20 000

15 000

1 000 000

50 000

20 000

15 000

27

1 400 000

50 000

20 000

15 000

690 000 1 190 500

30 000

90 000

690 000
184 500

874 500

(35,500)
1 000 000
90 000
874 500

26

5 000

Les prvisions de trsorerie pour la priode de janvier juin 2010 seraient comme suit :

5 000

600 000

k) Les estimations des frais de voyage par mois sont de 12.500 dollars par trimestre

50 500
600 000
-

2011 slve 200.000 dollars US et doit tre paye en dcembre 2010.

12 500
102 500

90 000

Lassurance est paye une fois par an en dcembre. La prvision pour lassurance de

90 000

j)

67 000

Lquipement doit tre achet en 2 lots gaux en juin et en octobre 2010.

157 000

i)

247 000

solde tant donc de 124.500 dollars en octobre 2010.

120 500
(35,500)

90 000
67 000

valeur de 50.500 dollars US en janvier 2010, de 150.000 dollars US en juillet 2010, le

90 000
157 000

50 500

h) Selon le plan dapprovisionnement, lEAF envisage dacheter des fournitures dune

12 500
153 000

mois pour lusage de services publics.

400 000
153 000
247 000

East Africa Forum


Prvision de trsorerie pour les 6 mois de janvier juin 2010
Notes
JAN
FV
MAR
AVR

Donateur et bailleur de fonds 1

(b)
C

g) EAF prvoit de dpenser mensuellement 5.000 dollars US au cours des 6 prochains

PRIODE
Rentres d'argent

Donateur et bailleur de fonds 2


Donateur et bailleur de fonds 3

financement externe pour acheter de nouveaux vhicules.

400 000

50 000

estim de fonctionnement est de 15.000 dollars US par mois. La direction cherche un


(d)

Total des fonds rentrant [B]


Sortie de fonds
Salaires

EAF utilise aujourdhui deux vhicules qui ont t acquis il y a 5 ans. Le cot

20 000

f)

20 000

pour un cot estim 280.000 dollars US.

(e)

Loyer

expire en juin 2010 et EAF compte acheter un immeuble de bureaux en juillet 2010

15 000

15 000

e) EAF paie actuellement 20.000 dollars US par mois de loyer. Le bail actuel de 2 ans

15 000

de restructuration.

(f)

Frais d'exploitation des vhicules

a t planifi de dpenser 20.000 dollars US au mois de juillet 2010 pour la procdure

5 000

5 000

rduire les charges salariales actuelles 30.000 dollars US par mois. Cependant, il

5 000

5 000

rsolution visant restructurer les niveaux actuels du personnel. Cela est sens

(g)

Utilisation des services publics

delanne sur les salaires. Le Conseil dadministration de lEAF a adopt une

(h)
(i)
(j)
(k)

Achat de fournitures
quipement
Assurance
Voyage
Total des fonds sortant [C]
Rsum
Solde douverture [A]
Plus total des fonds rentrant [B]
Moins total des fonds sortant [C]
Solde de clture prvu [A+B-C]

d) EAF prvoit de dpenser 50.000 dollars US par mois au cours des 6 premiers mois

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd

Manuel de la Gestion Financire

3 Documents comptables
Des documents financiers justes sont la base de la gestion financire saine de toute

Approbation du budget (GC 3)

organisation.

Le projet de budget convenu fait partie de laccord entre Forum Syd et lONG sudoise
et doit galement faire partie de laccord entre lONG sudoise et ses partenaires locaux.
Les conditions gnrales de Forum Syd exigent que si dimportantes divergences
apparaissent vis--vis des activits planifies, lorganisation doit alors consulter Forum
Syd. Toute modification de plus de 10% dans un poste budgtaire et autres changements
importants dans la direction du projet, de la dure ou du financement, doit tre
pralablement discute et approuve par crit par Forum Syd.
Un volet dautofinancement doit tre pay par lorganisation sudoise et doit reprsenter
au moins 10% du total du budget du projet. Il doit tre compos de fonds montaires
collects en Sude. Les biens matriels propres ou recueillis par lorganisation, ou la
valeur de son propre travail ne peuvent pas tre considrs comme faisant partie du
volet de son propre autofinancement. Il en va de mme pour les subventions provenant de
ltranger et les fonds provenant dautres subventions publiques.

3.1 Importance des documents


3.1.1 Information
Toutes les organisations doivent tenir des registres de leurs transactions financires afin de
disposer dinformations sur leur situation financire, comprenant :
Un rsum des recettes et des dpenses et de la manire dont ils sont affects dans

diverses catgories.

Le rsultat de toutes les oprations lexcdent ou le dficit, les recettes ou les


dpenses nettes.

Lactif et le passif ou ce que lorganisation possde, ou ce quelle doit des tiers.


3.1.2 Crdibilit
Les organisations finances par les donateurs et les bailleurs de fonds doivent tre
perues comme tant strictes dans leur gestion de fonds avoir des documents financiers
exacts favorise lintgrit, la responsabilisation, la transparence et vite la suspicion de
malhonntet.
3.1.3 Obligation juridique
Il existe souvent une obligation lgale de tenir et de publier les comptes, et les organismes
des donateurs et les bailleurs de fonds exigent presque toujours des comptes vrifis comme
condition doctroi daide.
3.1.4 Planification de lavenir
Bien que les informations sur la comptabilit financire soient historiques (c.--d. ayant eu
lieu), elles aident les gestionnaires planifier lavenir et mieux comprendre les oprations
de lorganisation. Des informations remontant deux ou trois ans permettent de distinguer
des tendances.

28

29

Manuel de la Gestion Financire

3.2 Mthodes comptables


Tenir une comptabilit signifie simplement llaboration de mthodes adquates pour
stocker les informations financires afin que lorganisation puisse montrer la manire
dont argent a t dpens et la provenance des fonds. Les documents comptables
peuvent tre conservs sous une forme manuelle c.--d. des livres comptables
ou sous une forme informatise dans un ou plusieurs programmes informatiques
comptables disponibles.

Comptabilit de caisse

des tiers (passif) ou devant tre paye lorganisation (actif).

Le systme ne peut pas enregistrer de transactions non financires telles quun don

en nature ou une dprciation.

En rsum, les registres produisent un Compte de recettes et de paiements pour une priode
donne. Cela indique simplement le mouvement de trsorerie lintrieur et lextrieur

3.2.2 Comptabilit par rgularisations


dimension de lenregistrement des transactions financires en reconnaissant quil y a

Les deux mthodes se distinguent de diffrentes faons, la diffrence principale tant


la manire dont elles abordent le calendrier des deux types de transactions financires :
Les oprations de trsorerie qui nont pas de dlai puisque la ngociation et
lchange dargent ont lieu simultanment.

Les oprations de crdit qui impliquent un laps de temps entre la passation du


contrat et le paiement dargent pour des biens ou des services.

En ralit, cela gnre des informations financires diffrentes et exige que lon
comprenne la base de la comptabilit pour mieux saisir les rapports financiers.
3.2.1 Comptabilit de caisse
Cest la manire la plus simple de tenir des documents comptables qui nexige pas
davoir des connaissances approfondies en la matire. Les principaux aspects sont :
Les transactions de paiement sont enregistres dans un Livre de banque (ou de

caisse) au fur et mesure quelles sont effectues et les transactions entrent au fur

et mesure quelles sont reues.

Le systme ne tient compte daucun dlai et daucune facture qui pourrait tre

Ceci dsigne la tenue des comptes double entre qui fait rfrence la double

Comptabilit par rgularisations

Le systme ne tient pas automatiquement un registre de toute somme dargent due

de lorganisation ainsi que les soldes de trsorerie un moment donn.

Il y a deux principales mthodes de tenue des comptes :

Manuel de la Gestion Financire

toujours deux parties concernes : le donateur et le receveur.


Les deux dimensions sont dsignes comme le dbit et le crdit. Ce systme est plus
avanc et exige des comptences en comptabilit pour tre tenu.
Les dpenses sont transcrites dans un Grand livre quand elles sont engages,

plutt que dtre consignes lorsque la facture est rellement paye ainsi que lorsque

les revenus sont gagns plutt que lorsquils sont reus.

En reconnaissant les obligations financires au moment o elles sont effectues au


lieu du moment o elles sont payes ou reues, cela vite le problme du dlai et

reflte mieux la situation financire.

Ce systme peut traiter toutes les varits de transactions et dajustements.


Le systme produit automatiquement des informations jour sur les actifs et le passif.
Ces documents fournissent un compte de recettes et de dpenses qui rsume toutes les
recettes et les dpenses engages au cours dune priode donne ainsi quun bilan qui
montre entre autres, les sommes dues lorganisation et celles que celle-ci doit aux tiers,
au dernier jour de la priode.

impaye.

30

31

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

3.3 Documents essentiels

3.3.3 Avance de fonds/Registre des avances

Voici ci-dessous des exemples de documents essentiels

Il sagit dun enregistrement qui montre les sommes avances, rembourses, comptabilises
ou encore en souffrance. Lavance de fonds au bureau est un montant fixe de trsorerie

Livre de caisse/de banque

disponible dans un bureau destin tre utilis pour les dpenses accessoires et diverses, tel

Rcpisss (recettes, paiements et journal)

que lachat de produits utiliss au bureau tel du lait, du caf, du th, de la visserie, des prises,

Avance de fonds / Registre des avances

le paiement des salaires des travailleurs temporaires, certains articles de papeterie, etc.

Relevs/Rapprochements bancaires
La trsorerie est accorde partir de lavance de fonds au bureau en utilisant dabord un
3.3.1 Livre de caisse

formulaire de demande approuv. Les diverses dpenses effectues en utilisant lavance de

Cest le livre danalyse utilis pour garder la trace des transactions montaires qui ont lieu

fonds au bureau sont saisies et indiques sur une pice justificative des dpenses de la petite

dans une organisation. Dans ce livre, les rentres de fonds (ou les dpts) et les sorties de

caisse . Ces dpenses sont saisies dans le livre de caisse lors de la reconstitution de lavance

fonds (ou les dcaissements) sont consigns.

de fonds au bureau.

Un livre de caisse est utilis pour enregistrer, classer et rsumer les transactions en espces

Les avances de fonds pour le voyage ou avance sont une somme demande par une personne

dune organisation dune faon qui permette chaque personne intresse par cette

et mise disposition de celle-ci pour tre utilise lors dun voyage de terrain autoris et

information de prendre une dcision avise. Si le livre de caisse est bien tenu, lorsque

planifi. La trsorerie pour le voyage planifi est remise en utilisant le formulaire davance

quelquun le consulte, il doit tre en mesure de dire quelle somme lorganisation avait (le

de fonds de voyage ou demande davance de fonds . Ceci est une avance de fonds ou avance

cas chant) au dbut dune priode donne, quelle somme est rentre (dpts) et quelle

unique et la demande doit tre faite chaque fois quun voyage sur le terrain est planifi.

montant a t pay (ou vers) ainsi que le solde ou la diffrence disponible un moment

Lavance de fonds ou avance doit tre comptabilise en utilisant la pice justificative des

donn. Un chantillon du livre de caisse est joint en annexe 1 .

dpenses de voyage qui doit tre remplie, signe, soumise et approuve aussitt quune
personne revient dun voyage sur le terrain, tout solde de trsorerie, le cas chant, devant

3.3.2 Pices comptables

tre remis. Se rfrer lannexe 2 pour un chantillon de formulaire davance devant tre

Une pice comptable est une preuve documentaire pour appuyer les transactions. Il y a trois

prpar sur une base priodique comme instrument permettant de suivre les avances non

types de pices comptables.

rembourses.

Pice justificative de paiement elles sont utilises pour enregistrer les paiements et

3.3.4 Relevs Bancaires

Un relev bancaire est un compte rendu dtaill conserv par la banque des transactions

les dpenses

Pice justificative de rception elles sont utilises pour enregistrer la rception en

financires, la disposition du client sur demande. Outre les dpts et les retraits du client, le

relev bancaire contient un enregistrement dlments tels que :

espces ou par chque

Pice justificative de journal elles sont utilises pour enregistrer les transactions

autres que celles concernant les espces.

Les frais facturs par la banque pour le maintient du compte


Les intrts sur les prts et les dcouverts

32

33

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

Les ordres de virements effectus par la banque pour le compte du client en application

Illustration 4 - Le livre de caisse

Le 1er janvier 2010, East Africa Forum disposait de 200 dollars US en espces et de 200.000

les instructions crites dudit client

Les recouvrements directs faites par la banque pour le compte du client

dollars US la banque. Au cours du mois, les transactions suivantes ont eu lieu.

Les chques impays quelle quen soit la raison.


a) Rception de trsorerie provenant dun donateur et un bailleur de fonds entre
3.3.5 tat de rapprochement bancaire

dans la banque 100.000 dollars US au 5 janvier 2010

Le rapprochement bancaire est un enregistrement rconciliant les diffrences entre le relev

Dr

bancaire et le livre de caisse. Veuillez vous rfrer lchantillon de rapprochement bancaire

Banque

$100,000

joint lannexe 5. Le rapprochement bancaire sert aux fins suivantes ;

Recette

Vrifier lexactitude du livre de caisse et du relev bancaire avant la prparation de

b) Retrait de la banque vers la petite caisse 2.000 dollars US au 10 janvier 2010

ltat financier et des rapports.

Cr
$100,000

Dr

Cr

Cest un outil de vrification interne des transactions bancaires qui permet au dtenteur

Petite caisse $2,000

du compte de contrler et de rgler les contradictions qui surgissent entre le livre de

Banque

caisse du titulaire du compte et le relev bancaire.

$2,000

Sassurer que des retards injustifis ne surviennent pas entre les dcaissements de

c) Paiement de dpenses partir de la banque Salaires pays 20.000 dollars US au

15 janvier 2010, Chque 001

chque, les dpts et leurs rglements par la banque.

Sassurer de lencaissement exact indiquer dans le rapport financier.

Dr

Vrifier quil ny a pas derreur commise dans lenregistrement des transactions

Dpense

$20,000

Banque

bancaires, soit par le dtenteur du compte, soit par la banque.

Cr
$20,000

Mettre jour le livre de caisse du titulaire du compte en ce qui concerne les paiements

effectus et les lments reus par la banque, qui apparaissent seulement sur le relev

d) Paiement des avances partir de la petite caisse 500 dollars US chacun James,

bancaire mais pas dans les livres du titulaire du compte.

Mike et Mary le 20 jan. 2010


Avance James

Dr
$500

Petite caisse
Avance Mike

$500

$500

Petite caisse

34

$500

$500

Petite caisse
Avance Marie

Cr

$500

35

Date

20 janvier 10

Chque

No

Pice

No

Description

CR (S)

PETITE CAISSE

SOLDE DR (E)

SOLDE

Les transactions apparaitront dans le livre de caisse de faon suivante:

BANQUE

CR (S)

East Africa Forum


Livre de caisse du mois de janvier 2010
DR (E)
RECETTE
100 000

DPENSES

Salaires

Voyage

Avance

Solde douverture

500

50 000

1 550

(500)

100 000

(500)

$500

500

Avance

450

700

$100

750

Petite caisse

248 000

248 000 50

$600

(500)

Dpense

600

650

Dr

52 000

37

200

PV001

1 700
500

Cr

200 000

1er janvier 10

1 200

2 200

Reu des fonds du donateur et des bailleurs de fonds

500
700

Avance

200

Reconstitution de la petite caisse

500

298 000 2 000

RV001

248 000
500

Petite caisse $50

300 000

PV002
Salaires du mois de janvier 2010
248 000

2 000

5 janvier 10

Avance voyage James


248 000

$450

100 000

10 janvier 10
PV003
Avance voyage Mike

Dpense

500

PV004
Avance voyage Mary

$500
Dr

Cr

50 000

PV005
Liquidation des dpenses PV004-James

2 200

PV006
Liquidation des dpenses PV005-Mike

Avance

248 000

20 janvier 10
JV 001

e) Retrait/Liquidation de lavance voyage de 500 dollars US au 25 janvier 2010

50 000

20 janvier 10
RV002
100

0001

25 janvier 10

1 600

15 janvier 10

25 janvier 10
2 050

248 000

$500

100 000

Liquidation des dpenses PV006-Mary

Dpense

TOTAL

PV009

$500

Dr

Cr

36

25 janvier 10

ii) Mike - Dpense 450 dollars US, remboursement la petite caisse 50 dollars US

i) James Dpense 500 dollars US en intgralit


Manuel de la Gestion Financire


Manuel de la Gestion Financire

iii) Mary - Dpense US$ 600 dollars US, remboursement partir de la petite caisse
de dpense excdentaire

Manuel de la Gestion Financire

Notes

Manuel de la Gestion Financire

Dpenses
Tout frais pay partir de la trsorerie bancaire ou de la petite caisse doit tre affect au poste

Date

de dpense particulier. Dans la reprsentation ci-dessus, les frais pays (voyage et salaires)

Il doit sagir de la date laquelle le paiement est effectu. Il est important de maintenir un

sont affects dans les colonnes particulires. la fin du mois (la priode de rfrence), le

mme format de date.

rsum total des dpenses effectues est rsum sur la ligne indique Total . Dans cette

Numro de chque

illustration, le total des dpenses au titre de salaires est de 50.000 dollars US alors que les

Il doit sagir de la rfrence au numro du chque utilis pour faire le paiement. Les chques

dpenses relatives aux voyages pour le mois sont de 1.550 dollars US.

annuls doivent tre rpertoris et mentionns comme tant annuls.

Avances

Numro de la pice

Cette colonne est un rsum des avances accordes et des retraits/liquidations distincts.

Il sagit de la rfrence au numro de la pice justificative utilise pour soutenir le paiement.

Dans le cas o il y a une quelconque avance en suspend, un rsum de telles avances doit

Une bonne pratique est que les pices doivent tre pr-numrotes en srie. Toute annulation

tre prpar.

de pice doit tre clairement dsigne comme tant annule et conserve dans le fichier des
Rfrence particulire aux conditions gnrales de Forum Syd

pices justificatives.
Description
Ceci est la description des paiements. La description doit tre concise et suffisamment explicite.

Demande et versement de fonds (CG 6)

Banque

Les CG de Forum Syd exigent que les subventions approuves soient payes en avance par

La banque doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montrant les fonds entrant,

Forum Syd conformment aux notes de dbit dorigine condition que le rapport prescrit

la colonne de crdit montrant les fonds verss et la colonne du solde courant qui montre la

sur toute subvention/paiement partiel antrieur ait t reu. Chaque note de dbit de fonds

situation de la banque tout moment. La colonne de la banque doit tre le reflet exact de ce

doit tre accompagne dune prvision financire de lutilisation des fonds pendant la

qui a lieu dans la banque.

priode couverte par la note soumise.

Petite caisse
La colonne de la petite caisse doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montre les

Comptabilit financire (GC 9)

fonds entrant, la colonne de crdit montre les fonds verss et la colonne du solde courant

Pour les subventions transfres aux organisations cooprantes locales, les ONG sudoises

qui montre le solde de la petite caisse tout moment. Le solde de la petite caisse doit tout

doivent sassurer de ce que lorganisme bnficiaire dans le pays du projet tient des livres

moment avoir un solde similaire celui disponible dans la petite caisse relle (dans la caisse).

exacts et complets et que lorganisme va utiliser et faire rapport de la subvention sudoise

Recette

conformment au budget et aux plans dactivits convenus.

Chaque rception de trsorerie dune source externe affiche dans la banque (dbit/entrant)
doit tre indique comme une recette. La contribution non montaire (contributions en nature)

Les organismes bnficiaires dans les pays du projet doivent se conformer aux rglements

ne doit pas tre affiche dans le livre de caisse.

nationaux gnralement accepts en matire de comptabilit et dimposition. Il est possible


de dduire les frais dclars de la tenue des livres. Il doit y avoir des pices justificatives
compltes pour vrifier les cots dans un projet.

38

39

Manuel de la Gestion Financire

4 Rapport financier
Les rapports financiers sont ncessaires principalement ceux qui sont responsables de la
gestion de lorganisation ainsi quaux organismes actuels et potentiels des donateurs et des
bailleurs de fonds ; cependant, les personnes responsables de la gestion financire dune
organisation doivent aussi rendre compte de leur gestion un grand nombre de parties
concernes.
Le tableau ci-dessous est un rsum des principaux destinataires des rapports et la raison
pour laquelle ils ont besoin de cette information.

Manuel de la Gestion Financire

4.1 tat du budget et demande davance


Sur une base priodique (mensuelle ou trimestrielle) selon les exigences de la production de
rapports, un rapport qui rassemble le budget, les dpenses dans le livre de caisse, le relev
de flux de trsorerie et le rapprochement de solde de trsorerie porte de main peut tre
ncessaire. Ce rapport est divis en sections principales suivantes :
I. Section budget

a) Code de Compte il sagit dune liste des postes budgtaires conformment aux plan

comptable de lorganisation. Certaines organisations peuvent ne pas avoir une codes


comptable complte ; dans ce cas la classification des cots existants peut tre applique.

Partie concerne
Le personnel du projet

Les gestionnaires

Pourquoi en ont-ils besoin ?


Pour savoir quel montant et quelles ressources sont
disponibles pour leur projet et la somme ayant jusqu'ici t
dpense.
Pour veiller la faon dont les fonds du projet sont utiliss, en
particulier par rapport au plan initial. Pour les aider planifier
lavenir.

dessus.

Pour sassurer quil y a suffisamment de fonds la banque pour


acheter les produits dont lorganisation a besoin pour raliser ses
projets/programmes.

Le conseil d'administration

Pour veiller la faon dont les ressources sont utilises pour


raliser les objectifs de lorganisation.

Les donateurs et les


bailleurs de fonds

Pour sassurer que leurs subventions sont utilises comme


convenu et que les objectifs du projet sont en cours de ralisation.
Pour rflchir la question d'un soutien futur une organisation.

Pour sassurer que lorganisation paie tout impt d et quelle nabuse


pas du statut dorganisation but non lucratif .

Les bnficiaires du projet

Pour savoir ce que cote de fournir les services dont ils bnficient et
pour dcider de si cela est un apport de qualit pour leur communaut.

Le grand publique

Pour savoir ce que lorganisation reoit et dpense au cours de lanne


et ce quoi largent est destin.

c) Budget approuv il sagit du budget consolid approuv pour lanne

II. Section dpenses

Le personnel charg
des finances

Le gouvernement

b) Elments de poste budgtaire il sagit de la description du code de compte de (a) ci-

d) Dpenses cumulatives prcdentes il sagit de la somme de toutes les dpenses de la

priode prcdente lexclusion de celles de la priode vise par le rapport.


e) Dpenses courantes il sagit de dpenses de la priode vise par le rapport telles

quelles apparaissent dans le livre de caisse de la priode considre.


f) Total dpens jusqu ce jour ceci est la somme totale des dpenses cumulatives

prcdentes, plus les dpenses actuelles c.--d. colonne (d) plus colonne (e)

g) Solde budgtaire il sagit de la diffrence entre le budget approuv et le total des

dpenses jusqu cette date c.--d. colonne (c) et (f).


III. Section projection de trsorerie
Il sagit du flux de trsorerie prpar pour couvrir les dpenses prvues pour les priodes
ultrieures. Cela peut tre mensuel, trimestriel ou nimporte quelle autre priode convenue.
Une bonne pratique est de limiter la priode de prvision de flux de trsorerie de 3 6 mois
tant donn quil peut tre difficile de prvoir correctement les besoins de flux de trsorerie
au-del de 6 mois.

40

41

(a)
CODE DE
COMPTE A/C

IV. Section rconciliation du solde du fonds

(b)
DESCRIPTION DES
POSTES BUDGTAIRES

Avance 1
Avance 2
Total reu jusqu ce jour

(e)
DEPENSES TOTALES
JUSQUA CE JOUR

(f)

tat du Budget et Demande d'Avance


(d)
MOIS
COURANT

II

(c)
CUMULATIF MOIS
ACTUEL ET
PRECEDENTS

BUDGET
APPROUV

IV
RCONCILIATION DU SOLDE DU FONDS

(i)
= (f)
(j) = (i)- (f)
= (h)

(g)
SOLDE
BUDGTAIRE

III

MAR

AVR

PRVISIONS (h)

FV

US $

TOTAL

43
42

Total dpens jusqu ce jour


Solde du fonds
Prvisions des besoins de trsorerie

supplmentaire attendus.

(l) = (h) (j)

prvision des besoins de trsorerie, de la trsorerie en caisse et des demandes de trsorerie

Demande de trsorerie

Il sagit dun rsum de la rconciliation de tous les reus du total de paiements, de la

Manuel de la Gestion Financire


Manuel de la Gestion Financire

COD
E DE
COM
PTE
A/C

(a)

44
45

IV

50 550

1 550

50 000

MOIS
COURAN
T

(e)

II

51 550

1 550

Demande de trsorerie pour les 3 prochains mois

50 000

(f)
DEPENS
ES
TOTALE
S
JUSQUA
CE JOUR

R CONCILIATION DU SOLDE DU FONDS

Prvisions des besoins de trsorerie

Solde du fon ds

Total dpens jusqu ce jour

Total reu jusqu ce jour

Fonds reus

2 800 000

50 000

Voyage
Total

150 000

Assurance

75 000

100 000

Vhicule

400 000

Loyer

CUMULATIF
MOIS
ACTUEL ET
PRC DENTS

(d)

1 200 000

500 000

Salaires

quipement
Utilisation des
services publics

325 000

BUDGET
APPROUV

(c)

DESCRIPTION
DES POSTES
BUDGTAIRES
Achat de
fournitures

(b)

75 000

(l) = (h) (j)

= (h)

(j) = (i) - (f)

= (f)

(i)

5 000

20 000

50 000

Fv.
2010

du livre de caisse

Notes

2 748 450

48 450

150 000

75 000

1 200 000

100 000

400 000

450 000

325 000

SOLDE
BUDGTA
IRE

(g)

US $

87 500

12 500

5 000

20 000

50 000

Avril
2010

189 050

237 500

48 450

51 550

100 000

100 000

75 000

5 000

20 000

50 000

Mar.
2010

PRVISIONS (h)

III

tat du budget et demande davance de trsorerie de East Africa Forum pour le mois de janvier 2010

Cette illustration renforce les informations dans les illustrations 1 4 des sections prcdentes.

Illustration 5- tat du budget & demande de trsorerie

237 500

12 500

15 000

60 000

150 000

TOTAL

Manuel de la Gestion Financire


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Toutes les informations relatives au compte des recettes et des paiements proviennent des

Notes

Les postes budgtaires et les montants sont affichs comme ils apparaissent dans le

budget annuel 2.800.000 dollars US.

Le cumulatif des priodes actuelles et prcdentes est de zro car il sagit de la

premire priode du rapport.

Le mois actuel est le rsum du total de chaque catgorie de dpense telle que

mentionn dans le livre de caisse, dans ce cas 51.550 dollars US.

Le total dpens jusqu ce jour est la somme du cumulatif des priodes prcdentes

plus le mois actuel c.--d. 0 + 51.550 = 51.550 dollars US

Le solde budgtaire, le budget approuv moins les dpenses effectues jusqu ce

jour c.--d. (2.800.000 51.550) = 2.748.450 dollars US

Les prvisions pour les 3 prochains mois (fv. Mars et avril 2010) = 237.500 dollars

US. Ceci est conforme avec les prvisions de flux de trsorerie.

4.2 Relev comptables annuels


La plupart des organisations, mme les plus petites, produisent un relev la fin de leur
exercice financier, pour tablir un rapport de ce quelles ont ralis avec les fonds qui leurs

livres de lorganisation elle-mme. Ils prsentent:


Le montant en liquidits et la banque au dbut de lanne

Plus largent reu (recettes)

Moins largent pay (paiements)

Le montant en liquidits et la banque la fin de lanne.

Il ne montre pas sil y a un excdent ou un dficit mais seulement largent qui reste. Le
compte de recettes et de paiements est normalement produit par les petits groupes avec une
activit unique et un personnel rduit. Son rel avantage est quil peut tre prpar par une
personne qui na pas eu de formation en technique comptable.
4.2.2 Compte de recettes et de dpenses
Le compte de recettes et de dpenses est un relev comptable annuel prsentant ce qui sest
pass pendant la dernire anne. Il montre les montants en liquidits et en banque mais aussi
dautres postes. Par exemple, un montant d pour paiement au cours de lanne (notamment

ont t allous. Ces rapports sont prsents de deux manires principales :

les frais de tlphone exceptionnels la fin de lanne) sera inclus, mme sil na pas encore

4.2.1 Le compte de recettes et de paiements

et peut tre compar avec le budget et les relevs comptables de lanne prcdente.

Le compte des recettes et des paiements (parfois appel compte de trsorerie ) prsente
un rsum de lensemble de largent en espces et de la trsorerie provenant de la banque
qui rentre (recettes) et qui sort (paiements) pendant lanne prcdente. Cest la forme
la plus simple de relev comptable. Les articles achets pour une utilisation plus long
terme, par exemple les vhicules ou les ordinateurs, sont mentionns ct des articles
quotidiens comme le loyer et les salaires. (Voir lexemple du compte des recettes et des
paiements dans lannexe 7).

t pay. Cela signifie que le compte montre les recettes et les dpenses de 12 mois complets

4.3 Rapport aux donateurs et aux bailleurs de fonds


Il convient de rappeler que les agences donatrices sont elles mmes responsables vis--vis
des actionnaires, (administrateurs, gouvernement, contributeurs, etc.) et elles comptent sur
ces derniers pour avoir les informations dont elles ont besoin. La responsabilit financire
ncessite que vous dmontriez aux donateurs que leurs fonds sont utiliss pour lobjectif
auquel ils sont attribus. Le point de rfrence est que la demande et les lignes directrices
du fonds original sont dhabitude fournies au moment de la confirmation de la subvention
et que le contrat ou laccord soit sign par les deux parties. Il est important de se conformer
aux conditions et dhonorer les dates butoir pour le rapport afin de gagner la crdibilit et
encourager la confiance, et de sassurer que votre subvention vous parvienne temps.

46

47

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

Il est toujours important de vrifier ce dont vous avez convenu de raliser en tant que partie

accs linformation concernant ses programmes, ressources et activits. Une transparence

de laccord du financement de chacun de vos donateurs et bailleurs de fonds. Les conditions

et une responsabilit des bnficiaires accrues comportent plusieurs atouts dont :

imposes par les donateurs et les bailleurs de fonds varient normment mais peuvent inclure :

Le renforcement de la confiance et du respect entre le personnel et les bnficiaires de

Des rapports dtat davancement la frquence, le format et le style des rapports. Ils

lorganisation ;

sont gnralement trimestriels afin de concider avec la dlivrance des versements de la

Lamlioration de la qualit des dcisions du projet/programme, les bnficiaires

subvention.

fournissant un compte-rendu sur la manire dont les fonds sont dpenss.

Ampleur et affectation des fonds le but de lutilisation ou de la non utilisation des

Lencouragement des bnficiaires prendre leur propres dcisions ; et,

fonds ; si les fonds peuvent tre reports dun exercice financier un autre.

La rduction des risques dinefficacit et de fraude.

Frais administratifs gnraux les postes spcifiques qui sont accords ou exclus, ou

un pourcentage limit bas sur la subvention totale.

Lintroduction de ce niveau de transparence financire peut naturellement rencontrer certains

Les postes cl du budget des classifications spcifiques des chapitres/comptes du

obstacles, tel qualourdir davantage la charge du personnel dj trs occup. Cependant,

budget

si cela est effectu dune manire rflchie, les avantages dpassent gnralement de loin

Politique de virement comme par exemple la permission (ou par un autre biais), pour

les cots. Certaines ides de la bonne pratique sur la manire de faire rapport, de manire

le transfert de surplus dans le budget dun chapitre un autre et dans ces limites.

pratique, aux donateurs et aux bailleurs de fonds incluent :

Mthodes de compte cumulatives ou compte de la caisse.

Comptes et intrts bancaires des comptes bancaires spars sont exigs par certains

La facilitation de la comprhension de linformation en utilisant des prsentations

donateurs et les bailleurs de fonds, faute de quoi ils ne permettent pas de garder les

graphiques.

intrts gagns sur les sommes investies.

Lutilisation de tableaux daffichage lextrieur des bureaux pour le budget. Affichez

Politique des actifs immobiles la manire de traiter des actifs immobiles acquis avec

les montants des fonds disponibles pour chaque domaine et une mise jour mensuelle

une subvention.

des dpenses.

Audit externe certains donateurs et bailleurs de fonds exigent un audit externe distinct.

qui correspondent la demande dorigine de la subvention.

4.6 Qualits de linformation sur une bonne comptabilit

4.4 Rapport au gouvernement

4.6.1 La pertinence

Le gouvernement demandera une information complte relative aux taxes et la cration

Les informations fournies doivent satisfaire les besoins des utilisateurs en termes

dactivits de dveloppement renforant les efforts du gouvernement.

dinformation. Dans le cas de la comptabilit dune entreprise, il est vident quun large
ventail dinformations sera ncessaire pour satisfaire un large ventail dutilisateurs.

4.5 Rapport aux bnficiaires


La majorit des organisations reconnaissent la ncessit dune comptabilit oriente vers le

4.6.2 Une vision exhaustive

bas. Pour participer entirement au travail dune organisation, les bnficiaires ncessitent un

La comptabilit dune organisation doit prsenter une image exhaustive de ses activits.

48

49

Manuel de la Gestion Financire

4.6.3 La comprhension
Linformation peut tre difficile comprendre si elle est parcimonieuse (insuffisante en
quantit et en grandeur) ou incomplte ; cependant, trop de dtails sont galement un
inconvnient pouvant entraver la comprhension.

Manuel de la Gestion Financire

est responsable. Les rsultats doivent tre compars avec le budget consenti et doivent
prsenter, lorsque cela est applicable, le rsultat cumul (si le projet est gr pendant plus
dune anne). Lintrt gnr doit tre spcifi.
Les frais du personnel : lorsque les frais de rmunration/salaires sont inclus dans un

4.6.4 La fiabilit
Linformation sera plus fiable si elle est vrifie de manire indpendante. La bonne pratique
veut que les auditeurs qui vrifient les comptes soient indpendants de lorganisation et
possdent une qualification confirme.

projet, le rapport financier doit montrer les principes utiliss pour la rpartition des frais de
rmunration/salaire. Des routines fiables doivent exister permettant le contrle et laudit
de toutes les heures de travail imputes un projet/programme. Les frais de rmunration/
salaire doivent tre nots rgulirement durant la mise en uvre dun projet afin den
favoriser le bon contrle.

4.6.5 Lobjectivit
Linformation doit tre aussi objective que possible. En particulier, dans le cas o des
intrts conflictuels existent et quune prsentation impartiale est ncessaire.
4.6.6 La rapidit des dlais
Lutilit de linformation dcrot si elle nest diffuse que longtemps aprs la priode
laquelle est fait rfrence. La longueur de ce dlai dpend des circonstances : la direction
peut ncessiter des informations frquentes sur les mouvements de trsorerie afin de grer
lorganisation de manire efficace. Cependant, les donateurs sont gnralement satisfaits
de voir que les comptes sont produits priodiquement conformment laccord sign.
4.6.7 La comparabilit
Linformation doit tre produite de manire cohrente pour permettre que des comparaisons
valides soient faites avec des informations provenant dautres sources (par exemple, les
comptes dorganisations similaires).
Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd
Rapports aux rsultats (GC 9)
Les ONG sudoises doivent prsenter annuellement un rapport financier informant
sur lutilisation totale de la subvention accorde. La direction de lorganisation en

50

51

Manuel de la Gestion Financire

5 Contrles internes
Les contrles financiers (ou internes) sont essentiels pour tout groupe ou toute organisation.
Ils aident lorganisation empcher les erreurs et la possibilit de vol. Plus important
encore, les contrles financiers aident prserver les rputations. Lquipe de direction et
de gestionnaires est appele sassurer que de bons contrles financiers sont mis en place.
En quoi consistent les contrles financiers ?
Les contrles financiers sont des systmes financiers et systmes de gestion visant
protger la proprit dune organisation et rduire le risque derreur et de vol.

5.1 Principe de contrle de la trsorerie


Largent en espces reprsente la plus importante des liquidits des actifs, par consquent il
est le plus sujet au dtournement. Pour cette raison, la mise en place de contrles internes
gnraux sur la rception de largent, sa maintenance et son remboursement est cruciale.
Les risques lis largent en espces sont le vol et la perte ou le remboursement de largent
sans document ou sans autorisation appropris, les frais de quittance/remboursements
inexacts, (codes ou comptes de la source inexacts), les remboursement non conformes aux
rglements des donateurs.

Notez tous les postes reus ou pays dans un carnet de caisse immdiatement aprs
que la transaction ait eu lieu.

Dlivrez des reus numrots pr-imprims, libells au nom de lorganisation, pour


Une personne autre que le trsorier doit autoriser les grands paiements ou les paiements

inhabituels. Fixez un plafond pour lequel le trsorier doit obtenir lapprobation dun

directeur.

La personne responsable de la trsorerie (le trsorier ) ne doit pas tre charge


dautres livres de comptes.

Le trsorier doit vrifier rgulirement la somme dargent restante et informer un cadre


suprieur si cette somme est suffisante pour les oprations quotidiennes.

Accordez la responsabilit une personne pour vrifier largent en espces


tout moment. Lorsquune nouvelle personne est charge de cette responsabilit les deux

personnes doivent convenir et signer le solde de largent.

5.2 Principe du contrle bancaire


Enregistrez les comptes bancaires au nom dun groupe ou dune organisation, jamais au

nom dun individu.

Informez la banque que toutes les demandes de retraits (chques, par exemple) doivent

tre signes par deux personnes. Parfois, il est plus pratique de demander deux

signataires parmi les trois personnes dsignes .

Ne jamais signer de chques blancs, ou sattendre ce que dautres ne le fassent.


A chaque fois que le relev bancaire est reu (ou que le carnet de banque est mis

Gardez le minimum dargent en espces ncessaire pour un fonctionnement efficace.


Manuel de la Gestion Financire

tout argent comptant reu, et conservez-en une copie.

Exigez un reu et conservez-le, pour tout montant pay en espce.


Gardez largent dans un lieu sr de prfrence dans une caisse qui se ferme cl et

qui est garde dans un coffre-fort. Si cela nest pas le cas, utilisez une armoire ou un

tiroir qui se ferme cl.

Un cadre suprieur doit compter rgulirement largent liquide et vrifier quil


concorde avec le livre de caisse. Ce cadre et le trsorier doivent signer le livre

de caisse pour confirmer que les comptes ont t effectus.

52

jour), vrifiez que les tats bancaires de lorganisation dans le livre de caisse/banque

sont conformes ce dernier.

Utilisez autant que possible les paiements par chque afin dviter davoir de grandes

sommes dargent en espces.

Transfrez les grandes sommes par des transferts bancaires dun compte un autre.
Dposez largent en espces la banque aussi souvent que possible, afin dviter de

garder de grandes sommes dans les locaux. Dans les zones rurales, ceci ne peut pas

tre effectu trs souvent. Il convient alors davoir recours aux personnes qui se

rendent en ville o se trouve la banque pour y dposer les fonds. Les chques peuvent,

parfois, tre demands afin dviter laccumulation de grandes sommes dargent. Si

largent en espces est utilis, il doit tre gard en toute scurit.

La personne charge de la prparation des chques ne doit pas les signer.

53

Manuel de la Gestion Financire

Conservez les carnets de chques dans un coffre-fort, un placard ou un tiroir ferms cl.

Maintenir le minimum de comptes bancaires possible, mme si certains donateurs

insistent sur le fait que leurs fonds soient gards sur un compte bancaire spar.

5.3 Contrle du budget et des comptes


Prparez le budget conformment aux objectifs de lorganisation avant le dbut de

lanne, et veillez ce que le comit de direction lapprouve.

laborez le budget et les rapports actuels immdiatement aprs la fin de la priode.


Ajoutez des notes pour expliquer les grandes diffrences dans le budget et le relev

actuel.

Comparez les rsums rguliers des recettes et des dpenses avec le budget. Assurez-

vous que le comit de direction et les directeurs contrlent les rsums.

Prparez des prvisions de trsorerie en vue dviter la pnurie dargent en espces.


Enregistrez tout, maintenez des livres de comptes prcis et mis jour.
Assurez-vous de fournir une pice justificative (une facture, par exemple) pour chaque

transaction, et archivez minutieusement le document.

Mettez en place un systme dalerte lorsquune somme dargent vous est due.
Enregistrez sparment les fonds limits des donateurs dans le systme des comptes.
Fournissez des rapports financiers chaque fois quils sont demands et ajoutez-les aux

plans de travail.

Manuel de la Gestion Financire

5.4 Contrles des achats et des autorisations


Soyez sr quun budget existe pour les articles et services commands.
Autorisez uniquement les personnes dsignes faire des commandes.
Demandez au moins trois devis pour les articles et les services valus au del dun

certain montant.

Vrifiez la qualit des articles et services reus avant deffectuer tout paiement.
Comparez les factures aux originaux des bons de commandes, et payez uniquement

sur la base de factures originales.

Maintenez des registres clairs pour les fonds dus et pays de tierces personnes.
Effectuez des contrles rguliers du stock des articles existants, et vrifiez leur

conformit avec les registres du stock.

Un cadre suprieur doit autoriser toute dpense avant quelle ne soit effectue.
Les chques doivent tre autoriss par une personne diffrente de celle qui les signe.

5.5 Contrle de la gestion


Attribuez des responsabilits au personnel.
Rdigez des descriptions des tches pour le personnel et les bnvoles.
Recrutez du personnel et des bnvoles dment qualifis. Vrifiez leurs rfrences et

qualifications.

Identifiez le personnel nagissant pas de manire approprie et prenez des mesures.


Assurez-vous que tout le personnel est au courant des politiques et des procdures.

crivez-les et parlez-en rgulirement, par exemple pendant les runions du personnel.

Renforcez la comptence du personnel et des bnvoles, par exemple par le biais de


linduction et de la formation pour le nouveau personnel.

Organisez un audit externe annuel.


Excutez les recommandations de lauditeur.
Rdigez des procs verbaux pour toutes les runions.
Communiquez ouvertement avec le personnel, les bnvoles, et les autres parties

54

prenantes.

55

Manuel de la Gestion Financire

Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd

5.6 Contrles physiques


Assurez vous que lensemble des locaux sont ferms et en scurit.
Permettez uniquement au personnel et aux bnvoles autoriss de faire usage des

locaux et des quipements.

Gardez un registre jour des biens de lorganisation, et vrifiez-le rgulirement.


Enregistrez tous les biens au nom de lorganisation.
tablissez des registres pour le stock des achats, les articles dlivrs, et le solde restant.
Vrifiez rgulirement le stock et comparez-le aux registres.
Arrangez les couvertures dassurance, dans la mesure du possible, pour les articles de

valeur, y compris largent liquide.

laborez des politiques claires en matire dutilisation des quipements, par exemple,

les vhicules et les photocopieuses.

Gardez les renseignements confidentiels enferms.


Utilisez un coffre-fort pour largent en espces, les carnets de chques et autres

Manuel de la Gestion Financire

documents de valeur.

Gestion des fonds (GC 7)


Lorganisation bnficiaire du projet dans le pays doit garder tous les fonds y compris
la part dauto financement dans un compte bancaire sign conjointement par au moins
deux personnes autorises par lorganisation.
Rapports relatif aux rsultats, comptes et rapports financiers (GC 9)
Les rapports et les comptes doivent tre tablis et soumis conformment aux instructions
en cours, aux formes de rapport et accords gouvernant les subventions approuves.
Lorganisation bnficiaire du projet dans le pays doit maintenir des registres et un
rapport appropris et complets sur la subvention conformment au budget et aux plans
dactivit agrs.
Les rapports, les comptes et autres documents y affrents doivent tre accessibles aux
auditeurs dsigns par Asdi, Forum Syd et aux auditeurs dsigns par ce dernier
pendant une priode de 10 ans compter de la date du dernier paiement.

56

57

Manuel de la Gestion Financire

6 Fraude et irrgularits
Des situations surviendront o les systmes internes de contrle narrivent pas empcher les
pertes encourues travers le vol, lvasion ou autres irrgularits. La fraude est dfinie comme
tant une action dlibre, inapproprie qui fait subir lorganisation une perte financire.
Ceci inclut le vol de biens ou de proprits ; la falsification des dclarations de dpenses et
la falsification (ou la destruction) de registres en vue de dissimuler une action inapproprie.
La fraude ninclut pas les erreurs comptables, les actions inadquates excuses commises
travers une pratique tablie et des cas o aucune perte na eu lieu. Dautres irrgularits
comprennent des activits non autorises en vue de gains privs, par exemple lemprunt de

Manuel de la Gestion Financire

Les relevs bancaires et les rconciliations font dfaut ;


Les factures, les reus, les relevs bancaires et autres documents font souvent dfaut ;
Les rapports financiers et de stocks contiennent plusieurs erreurs.

6.1 Des mesures pour rduire la fraude


6.1.1 Sparation des tches
La sparation des tches concerne chaque domaine du contrle financier. Elle vise la
prvention des erreurs et du vol en sassurant quen aucun moment, la responsabilit de la
totalit de nimporte quelle transaction nest attribue une seule personne, par exemple
lmission dun ordre, lautorisation dun paiement et la signature dun chque. Chaque

la caisse, lusage de vhicules, ou labus de lutilisation du tlphone et autres quipements.

personne devrait accomplir une tche diffrente.

Limpact de la fraude a invitablement un effet nfaste sur lorganisation.

Les petites organisations qui ne possdent pas toujours suffisamment de personnel pour
sparer les tches, doivent recourir occasionnellement quelquun dautre, par exemple

Quest-ce que la fraude ?

compter largent liquide lors de la visite dun membre ou dun individu ne faisant

Cest lusage de lescroquerie afin dobtenir des biens ou des services de lorganisation des

deffectuer des contrles improviss. Le fait dtre une petite organisation nest pas une

fins personnelles.
Le dommage caus par la fraude peut tre valu en termes de la somme vole, cependant,
le plus grand dommage est latteinte la rputation de lorganisation. Il existe aussi un cot
cach du temps dpens par le personnel et de la morale pour la cration de nouveaux systmes

pas partie de lorganisation, ou bien demander une entreprise de comptabilit locale


raison valable pour avoir de faibles contrles financiers. Cest une raison pour penser
attentivement introduire des moyens efficaces. Il peut savrer ncessaire de recourir
aux conseils dun comptable qualifi.
6.1.2 Des contrles financiers appropris

et pour restaurer la rputation de lorganisation.

Le responsable et le personnel de direction doivent clarifier publiquement que le vol

Dtecter les dysfonctionnements

Expliquez au personnel que les contrles sont importants pour la protection de

Bien quil soit impossible de dtecter toutes les fraudes, de minutieux contrles financiers

Le personnel de direction doit lui mme suivre strictement les rgles.

pourront vous avertir quand les choses prennent une mauvaise tournure. Il existe un certain
nombre de signes ou dindices dans les comptes prendre en considration :
Les livres des comptes sont faux, corrigs et/ou dsuets ;

58

de quelque sorte quil soit est totalement inadmissible.


lorganisation et du personnel, mme sils sont parfois difficiles suivre.

Lquipe dirigeante doit mettre en uvre des contrles et tre prpare pour une

ventuelle fraude.

Des informations exactes et actualises doivent tre disponibles sous une forme

facile utiliser.

59

Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

Les responsables et les gestionnaires doivent signer les comptes mensuellement et

Cette politique de fraude devrait tre connue de lensemble du personnel. Elle devrait tre

procder des contrles improviss des systmes financiers.

actualise aprs quun vol ou une fraude sont suspects ou prouvs.

Les responsables et les gestionnaires doivent examiner toute plainte reue.


Au moment de recruter du personnel et des volontaires, il est ncessaire de vrifier

6.2 Comment survivre et ragir

les

Il est ncessaire que lorganisation tire des consquences de tout incident de vol ou de fraude. Il

frences et de vrifier les attestations de qualifications.

Assurez une formation en gestion financire.

faut sassurer que toutes ces consquences soient compltement rapportes par crit, et que tout

Ayez recours un audit externe rgulier.

changement ncessaire apport aux contrles financiers soit effectu travers lorganisation.
La situation peut savrer tre stressante, mais il reste important que ceux qui y sont impliqus

6.1.3 Encouragez le personnel informer quelquun en cas de soupon

bnficient du soutien de leurs collgues et amis. Les membres du personnel qui ne sont pas

Instaurer une culture qui encourage le personnel partager les proccupations. Nanmoins,

directement impliqus peuvent ressentir quils sont galement suspects, alors, il est de votre

ceci doit tre fait de manire responsable et en sappuyant sur une preuve spcifique.

devoir de les aider avoir confiance en eux-mmes.raison pour laquelle il est important de

Introduire un schma de signal dalarme de dnonciation confidentielle, tout en expliquant

leur redonner confiance. Ceci peut parfois tre ralis de manire positive en impliquant le

la procdure de cette dernire et le genre de problmes qui pourraient tre reports.

personnel dans les discussions sur les risques probables et la manire de procder pour viter
quune situation similaire ne se reproduise.

Quest-ce que le signal dalarme ?


Les organisations hsitent parfois rvler leurs donateurs un incident de fraude. Cependant,
Mettre disposition du personnel et des volontaires une procdure permettant de

il est gnralement mieux quil en soit inform par vous mme plutt que quelquun dautre.

dnoncer de manire confidentielle toute proccupation en ce qui concerne la conduite


dun collgue, par exemple si la manire de ce dernier de traiter des fonds est suspecte.

Rfrence spcifique aux conditions gnrales de Forum Syd

Dordinaire, ceci devrait tre report leur responsable, mais un membre du personnel

Usage inappropri des fonds (GC 13)

de direction ou un membre du comit dadministration peuvent galement tre une

Les organisations bnficiaires et leur personnel, ainsi que les consultants des projets/

alternative. Lorganisation a alors pour tche denquter sur le problme et de prendre

programmes financs par Asdi ne sont en aucun cas autoriss recevoir ou permettre des

toute action ncessaire.

promesses, des demandes ou des soumissions, des promesses ou offres de pots de vin ou
toutes autres rmunrations, rcompenses, compensations inappropries; gains ou avantages

6.1.4 Disposer dune politique clairement dfinie pour lutter contre la fraude

inadquats de sorte que ces derniers puissent reprsenter un comportement illgal ou

Instaurez des contrles de routine.

inappropri

Spcifiez la manire dont les gens peuvent faire part de leurs proccupations.
Spcifiez le moment opportun den informer la police.

La politique anti-corruption de Forum Syd

Identifiez la personne responsable de toute investigation.


Dfinissez la mthode dont une investigation doit tre sensiblement mene.

Quest-ce que la corruption ?

Identifiez les documents qui doivent tre protgs comme preuve.

La corruption est une forme dabus de pouvoir. Forum Syd, la signification du terme

Dterminez la manire de noter tous les incidents dans un registre de fraude.

corruption, est lacquisition de gains indus ou inappropris par une personne ou entit -

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Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

une organisation, institution, compagnie ou individu - par lutilisation de la position. Ceci

Forum Syd doit sassurer que :

inclut des phnomnes tels que les pots de vin, lextorsion, le favoritisme/npotisme, la fraude
et le dtournement. La dfinition de la corruption applique par Forum Syd inclut aussi le
dtournement de fonds. Plusieurs types de corruption, tels que les pot-de-vin, impliquant aussi
bien le bnficiaire que le donateur, Forum Syd dnonce les deux parties de la transaction,
et les efforts contre la corruption devant viser la rduction des incitations aussi bien pour
lacceptation que pour loffre de pots-de-vin.
La corruption viole les valeurs fondamentales de lorganisation, telles que la justice, la dignit,
lintgrit, la transparence et la responsabilit. La corruption signifie labus de confiance ou

Les organisations bnficiant de laide sudoise et ses partenaires locaux sont


entirement informs de sa politique anti-corruption.

Des procdures et des systmes sont clairement dfinis pour traiter des incidents

suspects de corruption.

Toutes les procdures, les lignes directrices et les formulaires documents qui

contribuent la prvention de la corruption dans ses oprations, sont connus et mis

en pratique au sein de lorganisation.

dune position et conduit la violation des droits de lhomme. Le combat de la corruption


dans la socit est essentiel si nous devons russir dans nos efforts daide envers la rduction
durable de la pauvret. Cest pour cette raison que Forum Syd a dvelopp une politique
contre la corruption. Celle-ci est base sur les politiques et rglementations de lAsdi contre
la corruption.
Position de Forum Syd vis--vis de la corruption
Ne jamais
accepter
Toujours agir
Toujours
informer

Le principe fondamental de Forum Syd est de rejeter la corruption sous toutes ses formes, et
de toujours agir et informer les autres sur les pratiques suspectes de corruption.
Les partenaires locaux sont appels se conformer aux rglements anti -corruption de Forum
Syd dans llaboration du travail pour lequel ils reoivent des fonds/une aide. Ceci implique
par exemple :
Dinformer Forum Syd de chaque incident de corruption suspect durant

laccomplissement de leur propre travail de coopration.

Dagir en cas de corruption suspecte.

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Manuel de la Gestion Financire

Un audit interne va inclure une srie de contrles faisant partie de lexamen indpendant, dont

7 Audit externe
Un audit est un examen indpendant des comptes rendus/procs verbaux, procdures et
activits dune organisation, dont la conclusion est un rapport sur les rsultats.

:
Des systmes et procdures de comptabilit financire ;
Des systmes et procdures de gestion comptable ;
Des mcanismes internes de contrle.

Il existe deux types daudits :

Lauditeur interne examine ladquation du design des systmes des procdures et vrifie quils

Laudit interne

sont mis en uvre de manire approprie. Un rapport est prsent au conseil dadministration

Laudit externe

et la direction qui rpondent par la prise de mesures correctives, peut-tre, parmi un

Comme son appellation lindique, un audit externe est essentiellement pour le compte
de ceux qui sont externes lorganisation, tels que les parties prenantes et les donateurs
et bailleurs de fonds. Laudit interne est ralis pour le compte des personnes qui sont
lintrieur de lorganisation, comme par exemple, les administrateurs et la direction.
Laudit doit tre une exprience positive et une opportunit de recevoir un compte rendu sur
les points forts et les faiblesses des systmes de lorganisation.

7.1 Importance des audits


Les audits sont importants pour les organisations vu quils dmontrent un engagement en
faveur de la transparence et de la responsabilit et quils garantissent la crdibilit. Cest
aussi une exigence lgale dans la plupart des pays de procder, une fois par an, lexamen
des tats financiers par lintermdiaire dun auditeur indpendant.

ensemble de recommandations, un changement de procdure, ou une ventuelle formation


ou une restructuration. Les lments suivants sont des facteurs qui influencent lapproche de
lauditeur interne :
conomie ne pas payer plus que le ncessaire pour les ressources ncessaires.
Rendement acqurir le meilleur bnfice avec le minimum de ressources.
Efficacit dcrire notre russite en termes de ralisation des objectifs ou daction

approprie .

7.3 Audit externe


Un audit externe est un examen indpendant des tats financiers prpars par lorganisation.
Dhabitude, il est effectu pour des raisons statutaires (parce que la loi lexige). Des auditeurs
externes peuvent galement tre engags pour effectuer dautres tches spcifiques (par exemple
une investigation de fraude). Lobjectif de laudit externe est de vrifier que les comptes annuels

7.2 Audit interne


Un examen de laudit interne est ralis par la direction de lorganisation. Il met laccent sur
la conformit aux systmes et aux procdures telles qutablis par le conseil de direction.
Le rapport de laudit interne mettra en relief les rsultats et avancera des recommandations
daction, si cest ncessaire. Il peut tre effectu par une personne faisant partie de
lorganisation ou un individu en dehors de cette dernire, engag pour mener un audit
interne par le biais dun arrangement de dlocalisation.

rendent une image fiable et juste des finances de lorganisation et que lutilisation des fonds est
conforme aux buts et aux objectifs tels que prciss dans la constitution.
Lobjectif dun audit externe NEST PAS :
Dagir en tant quinvestigation de fraude
De prparer les comptes
De fournir une attestation disant qu il ny a aucun problme

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Manuel de la Gestion Financire

Quest-ce que lopinion de laudit ?

De prouver que les systmes de contrle interne sont efficaces


De prouver que les comptes sont entirement exacts

Lauditeur exprime une opinion la fin de laudit dclarant si les comptes donnent une
7.3.1 La dsignation dauditeurs externes

vision relle et quitable de lactivit de lorganisation. Une opinion positive (ou non

Un audit externe peut tre men soit en tant que partie de lexamen annuel des comptes

qualifie ) est prsente par la plupart des audits. Une opinion ngative (ou qualifie )

ou en tant quexamen spcial, par une agence donatrice. Il est men par une entreprise

est moins commune et constitue une source dinquitude pour lorganisation. Elle suggre

de comptables ayant des qualifications professionnelles reconnues. Les auditeurs sont

que quelque chose nest pas correct.

dsigns par le conseil dadministration (ou par lassemble gnrale annuelle) ou par un
donateur pour un audit spcial. Ils sont indpendants de lorganisation qui les emploie.

Si les auditeurs sont en dsaccord avec les rsultats financiers tels que prsents par

Lindpendance signifie que lauditeur ne doit pas tre impliqu dans le maintien des livres

lorganisation, ils peuvent laborer un rapport avanant que, selon eux, les comptes ne sont

de comptes et na personnellement aucun lien avec lorganisation audite.

pas corrects. Le tableau ci-dessous rsume les diffrents types dopinion.

7.4 Audits initis par les donateurs

Opinion de l'auditeur

Occasionnellement, les organisations des donateurs peuvent demander un audit externe


indpendant des livres et des activits et dsignent, cet effet, une personne qualifie pour
effectuer lexamen. Lobjectif fondamental de tels examens est de vrifier que les fonds sont
utiliss conformment lobjectif et en accord avec le budget de laccord de financement
dorigine.
Les auditeurs ou valuateurs souhaiteront certainement sentretenir avec le personnel et les
membres du comit et peuvent mme demander dobserver lorganisation dans la poursuite
de ses activits. Une coopration totale doit tre accorde durant de telles visites et un effort
dploy douverture et dhonntet en ce qui concerne les points forts et les points faibles
de lorganisation.

Non qualifie
Qualifie : sujet

Qualifie : dsaccord
Qualifie dgagement de
responsabilit

Commentaire
Les comptes donnent une vision relle et juste Rapport de laudit
propre .
Les comptes sont fondamentalement corrects, hormis des questions
spcifiques identifies, telle une politique comptable incorrecte, ou des
dpenses spcifiques non justifies.
il y a tellement derreurs que les comptes ne fournissent pas une vision
relle et juste.
Les auditeurs ne sont pas en mesure de donner une opinion vu que les
livres sont trs insuffisants ou incomplets.

Si les auditeurs proposent des ajustements ou des changements au projet des tats financiers,
ces derniers doivent aussi tre approuvs par le conseil dadministration. Le rapport de laudit
est adress aux membres et ces derniers acceptent normalement le rapport de manire officielle
lors de lassemble gnrale annuelle.

7.5 Le rapport de laudit


Un audit est conclu par un rapport adress aux membres qui donne une opinion de laudit
sur la ralit et lquit de la situation telle que reflte par les tats financiers (de la
situation des affaires de lorganisation et des oprations pour la priode considre).

Les auditeurs rdigent souvent une lettre de recommandations. Cette dernire est spare du
rapport de laudit et elle est adresse la direction. Le rapport met en vidence les points faibles
identifis dans les systmes de contrle interne et prsente des recommandations en vue de
leur amlioration. Les directeurs ont lopportunit de ragir aux conclusions mises en vidence
dans la lettre de recommandations adresse la direction en prsentant laction quils vont
entreprendre.

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Manuel de la Gestion Financire

7.5.1 Recommandations
la fin de laudit, lauditeur soulve les questions qui nont pas encore t rsolues, et
prsentera des recommandations en vue dun changement. Ceci sera prsent dans un projet
de lettre adresse au comit de direction ou au responsable. Lorganisation clarifie et rpond
dans la mesure du possible aux questions souleves. Certains points seront alors supprims
des dernires versions de la lettre. La version finale de la lettre peut inclure des commentaires
de la direction sur les points soulevs. Ceci inclura les recommandations et identifiera les
questions qui ncessitent une attention immdiate ou, plus spcialement avant le prochain
audit annuel.

Manuel de la Gestion Financire

Rfrence spcifique aux conditions gnrales de Forum Syd


Audit (GC 10)
La responsabilit des ONG sudoises est de sassurer que lutilisation des fonds est
annuellement vrifie par un auditeur externe indpendant et qualifi. Laudit des fonds
hauteur de 50 millions de SEK exige un auditeur agr. Les fonds infrieurs ce
montant exigent un auditeur autoris. Laudit doit tre men selon les normes daudit
internationalement acceptes.
Dans le cas o des ONG sudoises transfrent des fonds des organisations bnficiaires

7.5.2 Lettre de recommandation


Un exemple de lettre de la direction et de rponses correspondantes est prsent ci-dessous :
1er

commentaire
Un nombre d'avances pour le personnel restent non rembourses et ne sont pas totalement
enregistres au 31 dcembre. Un systme plus exhaustif de contrle financier est ncessaire pour
garantir le suivi de ce dernier point.
Commentaire de la direction sur le 1er paragraphe
Ces avances ont t entirement prises en compte par la suite. Un nouveau registre des avances a
t introduit afin d'assurer qu'aucune nouvelle avance ne soit mise jusqu' ce que des comptes
soient fournis pour toute avance non rgle.
2me commentaire
Les bons et les documents y affrents n'ont pas t estampills pour prouver que ces derniers ont t
pays. Tous ces documents doivent tre estampills et dats, afin d'viter la rutilisation ventuelle
d'un document.
Commentaire de la direction sur le 2me paragraphe
Le bureau ne disposait pas d'un tampon avec la mention pay . Nanmoins un tampon a depuis
t achet et un systme introduit pour s'assurer que tous les documents soient estampills.

locales, lorganisation locale doit tre responsable de laudit annuel des fonds.Une chane
continue de rapports daudit doit toujours exister et doit comprendre lorganisation finale
bnficiaire du fonds. Les directives des audits en cours, quand elles sont applicables, doivent
tre prsentes lorganisation le plus rapidement possible selon la chane mise en relief
ci-dessous :

LAsdi
Forum Syd
ONG sudoise
ONG locale

3me commentaire
Les subventions reues des donateurs internationaux n'ont pas toujours t dpenses tel que
spcifi par le donateur. Les livres de comptes de l'organisation ne montrent pas clairement la part qui
a t attribue un objectif particulier sparment identifi.

Chaque organisation doit utiliser le format des termes de rfrences pour laudit, qui figure

Commentaire de la direction sur le 3me paragraphe


Nous acceptons les observations des auditeurs avanant que les livres comptables n'identifient pas
sparment tous les revenus reus pour un objectif spcifique. Une nouvelle procdure comptable a
t introduite pour rectifier cette situation. Cependant, nous n'acceptons pas quils dclarent que les
subventions reues nont pas t dpenses pour l'objectif avanc. Nous avons compris que cette
subvention ntait pas limite, en consquent elle a t utilise pour les frais gnraux de
fonctionnement du Centre.

Les auditeurs doivent exprimer, dans leurs rapports, une opinion conformment lISA 805,

68

dans lannexe 1 relatif aux conditions gnrales de Forum Syd.

indiquant si le rapport financier soumis correspond la comptabilit de lorganisation et


aux directives de Forum Syd pour le rapport financier.

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Manuel de la Gestion Financire

Manuel de la Gestion Financire

Le rapport de laudit doit contenir les rsultants de laudit effectu par lauditeur durant le
processus de laudit. Le rapport de lauditeur doit contenir aussi des informations indiquant
si lorganisation avait pris des mesures raisonnables eu regard aux recommandations cites
plus haut.
Le rapport de laudit doit tre soumis en mme temps que le rapport financier du projet.Une
rponse de la direction au rapport de laudit, comprenant le point de vue de lorganisation
et les actions planifies, doit tre jointe au rapport financier.

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Annexe 8 Pices justificatives de la liste de contrle


Cette liste de contrle nest pas une liste exhaustive sur tous les aspects de la gestion financire,
elle met laccent uniquement sur les domaines cl slectionns. Les informations standards
mises en relief ici peuvent ne pas toujours tre totalement pertinentes selon la situation. Il
est important de noter quil sagit dune ligne directrice gnrale qui doit tre utilise pour
complter toute procdure de gestion financire existante.

Les frais doivent tre imputs uniquement aux projets sils sont soutenus de

manire adquate et suffisante, conformment aux rglementations des donateurs, aux

procdures organisationnelles et au budget approuv. De tels frais doivent

tre raisonnables, admissibles, prcis et lgitimes.

Chaque dpense doit tre appuye par une demande approuve pour contracter la dite

dpense ; la rquisition/demande doit indiquer clairement lobjectif ou le but dune telle

dpense.

Des documents et des calculs doivent figurer pour montrer comment de telles dpenses

ont t contractes. tablir un tableau des affectations qui fera partie des documents de

support.

Chaque dpense doit tre appuye par une demande approuve par la personne
dsigne cet effet:

Les documents suivant sont des supports pour la liste des cots classs:

Bon de paiement dment autoris et approuv (doit contenir une description dtaille,
claire et concise)

dtails personnels tels que les salaires (y compris toute augmentation de salaire), lettres

de recrutement, de dsignation, ainsi que tous les bnfices accords aux employs

respectifs

Aucun salaire ne doit tre pay en espces


Frais professionnels
Les frais professionnels doivent tre appuys par un contrat dment sign
Contrat approuv indiquant clairement les termes et conditions de paiement
Termes de rfrence et preuves pour la procdure/critres de slection
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Facture originale (lettre officielle avec entte, montrant le montant payable, le cot

unitaire, ladresse physique et postale, le numro de tlphone, cot total, taxes, etc.)

Dpenses de bureau
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Reus valides
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)
Calculs pour montrer les montants allous chaque projet en cas de ressources communes
Reus et factures originaux
Copie du chque de paiement

Dans le cas o le projet/programme paie un loyer, un tel paiement doit apparatre dans

lagrment du projet et/ou dans le budget approuv

Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)

Fiche de paie signe et approuve


Fiche de paie signe par les employs respectifs
Transferts bancaires signs et approuvs pour les montants nets au cas o les salaires

Frais de bureau

Salaires et bnfices

En outre, le projet/programme doit maintenir un dossier du personnel contenant des

Copie du chque de paiement

Notes

Manuel de la Gestion Financire

sont virs sur les comptes bancaires des employs

Tous les paiements pour les dductions statutaires

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Facture originale
Demande approuve pour contracter des dpenses
Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de ressources communes

(joindre tableau des affectations approuves)

Copie du chque de paiement

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Manuel de la Gestion Financire

Rparations et entretien du bureau


Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
tat des travaux/devis pour le travail effectuer
Copie du chque de paiement
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)
Calculs montrant le montant allou chaque projet au cas o la dpense est commune
(joindre tableau des affectations approuves)

Assurances pour les biens du bureau


Une copie du formulaire de la proposition de lassurance fait partie du soutien
Devis de la compagnie dassurance
Expertise de lattestation lorsque cela est applicable
Bon de paiement approuv (tout paiement doit tre effectu par chque)
Copie du chque de paiement
Facture originale
Demande approuve pour contracter les dpenses.
Calculs montrant le montant allou chaque projet dans le cas de dpenses communes

(joindre tableau des affectations approuves)

retours financiers mensuels

Tout mouvement de vhicule du projet/programme doit tre not sur le journal de bord
Tout mouvement doit tre approuv par une personne autorise
Lachat de carburant pour le vhicule doit tre effectu sur la base dune demande

approuve et figurant dans le journal de bord du vhicule et la consommation de

carburant par kilomtre doit figurer dans le journal de bord.

Tous les reus de carburant doivent figurer sur le journal de bord du vhicule comme

partie de document de support.

Lachat de carburant pour tout vhicule personnel avec les fonds du programme est

strictement interdit.

Une personne officiellement autorise doit approuver lutilisation de vhicules


personnels pour le programme de travail. Un membre du personnel ne doit pas

approuver lutilisation de son propre vhicule pour le programme de travail.

Tout remboursement pour utilisation de vhicule personnel doit tre dument approuv

par une personne officiellement autorise et un tel remboursement doit tre effectu sur

la base des taux approuvs.

Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise, tout

Dplacement
Toutes les avances accordes pour les dplacements doivent tre demandes par crit.

Une liste/calendrier des avances de dplacement impayes doivent tre inclus aux

Dpenses des vhicules

Facture originale

Manuel de la Gestion Financire

Lobjectif du dplacement doit clairement figurer dans le formulaire de demande

Toutes les demandes davances pour les dplacements doivent tre dment approuves
Toutes les avances doivent tre comptabilises durant une priode spcifique (disons 24

heures) aprs le retour, et ces comptes doivent tre effectus sur la base de factures de

dpenses de dplacement

Toutes les allocations et primes doivent tre payes conformment aux taux approuvs
Toute demande davance pour dplacement doit tre approuve
Les factures de dpenses de dplacement doivent tre approuves
Reus pour toutes les dpenses effectues

paiement doit tre effectu le plus possible par chque)

Copie du chque de paiement (pour les cas de paiement de carburant par chque)
Factures montrant le montant payable, ou
Reus de carburant valides en cas de paiement en espces
Demande et/ou LPO approuvs pour contracter des dpenses mme en espces

du carburant (doit tre approuve par quelquun dautre que le chauffeur ou la personne

procurant le carburant.

Copie du journal de bord du carburant dument renseigne et approuve.


Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de dpenses communes.

Fourniture de matriel

La procuration pour lensemble des matriels et fournitures de bureau doit tre initie

80

81

Manuel de la Gestion Financire

travers une demande de lutilisateur et doit tre dument approuve par la personne

responsable

Manuel de la Gestion Financire

Annexe 9 Guide de gestion financire

Les achats en dessus ou en dessous du montant dcrit doivent tre sujets loffre la plus

Notes sur lutilisation du guide de gestion financire

Ce guide vous aide valuer les systmes financiers de votre organisation et identifier

comptitive

Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)

ses points forts et ses faiblesses. Une norme minimale est donne pour chaque question.

Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)

Lexamen est une faon didentifier les amliorations qui peuvent tre faites pour renforcer

Reus et factures originaux

votre capacit financire et de gestion, et non pas une manire de juger de lorganisation.

Copie du chque de paiement


Preuve dtaille et suffisante de loffre comptitive et des critres de slection lorsquils

Si vous comptabilisez plusieurs 1 et 2, vous avez probablement besoin de procder une

sont applicables

action urgente ainsi que de faire appel une assistance externe.

Contrat des fournisseurs lorsque cela est applicable

Si vos rponses sont majoritairement des 4 et 5, vous disposez de bons systmes

Note des articles reus/Note de dlivrance telle quapplicable

Formation

La personne la mieux mme de raliser lexamen est quelquun qui connait bien

Frais des salles de confrences, honoraires et cots des facilitateurs, matriels de

lorganisation. Elle peut faire des commentaires sur la plupart des questions, ou sait du moins

o trouver linformation. Certaines questions devront tre prise en charge par un membre

formation, etc. doivent tre budgtises et imputes ce code de compte

financiers, mme si certaines questions ncessitent toutefois une attention particulire.

Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)

de la direction qui connait le fonctionnement du comit de gestion. Il est important que les

Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)

rponses soient aussi honntes que possible, dcrivant la situation relle et non vos attentes

Reus et factures originaux

sur ce qui devrait arriver. Cela est facilit si quelquun au sein de lorganisation procde

Liste des participants signe et approuve

lexamen, plutt quune personne extrieure. Toutes les questions ne sont pas appropries

Copie du chque de paiement

toutes les organisations. Vous pouvez ajouter vos propres questions la fin. Les petites
organisations volontaires communautaires, par exemple, ne ncessitent pas ventuellement de
procder lexamen de lensemble de leurs systmes. Au fur et mesure que vous procdez,
rdigez des commentaires dans la colonne intitule Action ncessaire . Lorsque vous avez
termin lexamen, notez les points daction sous forme de liste avec une date limite laquelle
vous souhaitez les raliser et envoyer une copie toutes les parties concernes.

82

83

A.

84

Est ce que le budget est bas sur


les objectifs actuels ?

Le budget est bas sur les objectifs actuels

Le personnel/les volontaires concerns sont


consults, et /ou contribuent aux discussions
1 2 3 4 5 sur le budget. Des organisations plus petites
peuvent inclure lensemble de leur
personnel/volontaires.

1 2 3 4 5

Le budget est prpar suite des discussions


avec le personnel/autres actionnaire. Le
1 2 3 4 5
comit de direction lapprouve et vrifie que
les recettes couvrent les dpenses.

Norme minimale

Une prvision est rgulirement prpare et


1 2 3 4 5 chaque fois que les fonds sont puiss. La
meilleure pratique est de prparer une
prvision qui est mise jour mensuellement.

Norme minimale

Si le budget montre un dficit probable, les


1 2 3 4 5 dpenses prvues sont rduites jusqu' ce que
davantage de recettes soient collectes.

85

1 2 3 4 5

Des runions, individuelles ou en groupe, sont


1 2 3 4 5 tenues immdiatement aprs que les
informations sont fournies.

Est-ce que des runions sont


12 tenues entre les financiers et les
directeurs pour discuter des

Le budget et les tats actuels sont fournis un


mois aprs la fin de la priode. Le comit de
direction/les directeurs/gestionnaires peuvent
agir rapidement.

Est-ce que le budget et les


11 rapports actuels sont fournis
immdiatement aprs la fin de la
priode ?

Est-ce que le comit de direction et


Le comit de direction examine rgulirement
le
leader
examinent
rgulirement
8
1 2 3 4 5 le budget et ltat actuel. Les membres posent
le rsum du budget et ltat
des questions sur les carts importants entre le
actuel ?
budget et les chiffres actuels.
Les directeurs examinent le budget et ltat
Est-ce que les directeurs
mensuel/trimestriel actuel afin de sassurer
9
1 2 3 4 5
confrontent rgulirement leur
que les dpenses se font dans les limites du
dpenses/revenus au budget ?
budget.
10 Est ce que des explications pour
des carts majeurs entre le budget
La personne grant le budget rdige des notes
10 et ltat actuel sont notes en ce
1 2 3 4 5 sur le budget et ltat actuel pour expliquer les
qui concerne le budget et ltat
grandes diffrences.
actuel ?

Est ce que les prvisions du flux


7 de trsorerie ont t prpares, en
particulier les fonds ne sont pas
suffisants ?

t programm ?

Question

Est-ce que le budget vite de


6 contracter plus de dpenses que
de recettes, moins que cela nai

Est-ce que les budgets sont


finaliss avant le dbut de
Le processus est initi en avance afin quil soit
4
1 2 3 4 5
lexercice financier/priode du
prt avant le commencement de
projet ?
lanne/priode du projet.
Est ce que des notes ont t jointes
5 au budget justifiant des articles et
1 2 3 4 5 La personne charge du projet ajoute des notes
montrant les calculs ?

Est ce que l'ensemble du


3 personnel/des volontaires
concerns discutent les dtails du
budget ?

Est ce quun budget annuel a t


1 prpar et approuv par le comit
d e direction ?

Question
PLANIFICATION ET
PRVISIONS BUDGTAIRES

Comparez votre rponse avec la norme minimale et notez l Action ncessaire.

1 = Jamais, ou je ne sais pas 2 = Rarement 3 = Occasionnellement 4 = Parfois 5 = Toujours

Pour chaque question, encerclez le chiffre qui correspond le mieux la situation actuelle :

Action ncessaire

Action ncessaire

Manuel de la Gestion Financire


Manuel de la Gestion Financire

Norme minimale

86
87

Des registres de comptes supplmentaires


1 2 3 4 5 montrent les sommes dues et quand elles sont
payes, mme si elles figurent dans un simple
carnet.
La liste des codes peut tre obtenue partir
dun ensemble de comptes informatis ou par
1 2 3 4 5
un donateur. Il y a ventuellement lieu de le
spcifier.
Est-ce que la caisse est garde en
toute scurit ?

1 2 3 4 5

Les reus sont pr- numrots et sont intituls


11 Est-ce quun reu pr-numrot a
1 2 3 4 5 au nom de lorganisation. Loriginal est remis
t dlivr pour les espces reues
la personne payant en espces une copie
?
tant garde.
12 Est-ce que quelquun dautre
Seul le trsorier paie en utilisant les documents
1 2 3 4 5 autoriss.
12 que le trsorier autorise les
paiements ?

Action ncessaire

Norme minimale
Action ncessaire
Les registres des comptes montrent clairement
si les fonds sont limits. Si le fonds est
complexe et/ou, quand il y a plusieurs
1 2 3 4 5
donateurs, un systme supplmentaire assure
que les fonds limits sont contrls de manire
prcise.

Les fonds sont dposs la banque le plus


1 2 3 4 5 souvent possible, cela dpend de la proximit
de la banque.
Il existe un registre des avances/prts en
espces dans lequel sont nots tous les
avances/prts et notes lorsqu'ils sont effectus,
1 2 3 4 5 comptabiliss et rembourss. Il rvle de
manire claire les montants non pays, devant
tre suivis. Les remboursements sont dduits
des salaires.

Il y a un coffre -fort ou un placard ferm cl.


N'y est garde que la somme en espces
ncessaire.
Est ce que le solde de la caisse est
Un personne intervient lorsque le solde de la
10
1 2 3 4 5
contrl ?
caisse devient trop bas.

Est-ce quil existe un registre qui


permet dassurer que toutes les
7 sommes dues ont t reues dans
leur totalit et en temps opportun
?
Est- ce quune liste des codes du
budget est utilise pour prparer
8
le budget et accuser correctement
les dpenses?

Est-ce que les livres de comptes


6 montrent les fonds des donateurs
accords pour une raison
particulire ?

Question

Est ce quun registre est maintenu


5 pour noter les fonds allous au
personnel en tant quavance en
espces ou en tant que prt ?

Est ce que les fonds reus sont


4 dposs la banque le plus vite
possible ?

MAINTIEN DU LIVRE DE
COMPTES

Est-ce que le livre des transactions (le livre de


caisse/banque)
Le livre de caisse/banque est mis jour
quotidiennement, ou chaque fois que des
1 est rgulirement mis jour ?
1 2 3 4 5
sommes sont reues ou payes. Une balance
actualise peut toujours tre calcule.
Les documents sont gards et classs. Si aucun
Est ce que chaque entre du livre
document externe nexiste, un bon de
2 de caisse/banque est appuye, par 1 2 3 4 5 paiement est rdig, montrant les dtails,
lequel est approuv par la personne ayant les
exemple, par une facture ou un
plus hautes responsabilits.
reu ?
Des dossiers spars sont gards pour les
Est-ce que les documents
sommes reues et celles payes. Les documents
3
1 2 3 4 5
sont galement nots dans le livre de
financiers sont classs de manire
caisse/banque.
ordonne ?

contenus du budget et le rapport


actuel ?

Question

Manuel de la Gestion Financire


Manuel de la Gestion Financire

Il y a un livre de caisse/banque pou r chaque


1 2 3 4 5 compte bancaire.

88

1 2 3 4 5 Les carnets de chques sont gards dans un


coffre-fort ou dans un placard ferms cl.

possible.

Norme minimale

89

Il existe une procdure pour sassurer


1 2 3 4 5 qu'aucune personne ne puisse tre paye aprs
son dpart. La personne qui vrifie cela est
diffrente de celle responsable de les payer.

RAPPORT FINANCIER

Est -ce que les dductions lgales


sont calcules et payes
27
rapidement aux autorits
concernes?
Est-ce que des documents
comptables supplmentaires sont
gards en cas de besoin, tels le
28
registre de comptes, le journal, les
registres de ventes et dachats ?

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Les organisations plus grandes ncessitent des


registres supplmentaires appropris leur
taille/activits.

Les dductions requises par la loisont


effectues et payes quand les salaires sont
pays.

Est-ce que le personnel signe pour


Le personnel signe toujours un reu quand il
27 les salaires reus en espces?
1 2 3 4 5 reoit un salaire en espces.

Est-ce que le paiement du


25 personnel est arrt
immdiatement aprs son dpart ?

Est-ce que la mention annule


23 figure sur les chques annuls et
1 2 3 4 5 Les chques sont annulslorsque cela est
sont-ils gards pour laudit ?
ncessaire. Ils sont gards et classs.
Est-ce quil y a une liste exhaustive
24
1 2 3 4 5
du personnel rmunr ?
Une liste du personnel est mise jour.

Est-ce que les carnets de chques


22 sont gards en scurit ?

Question

1 2 3 4 5 Les chques sont utiliss en priorit des


paiements en espces chaque fois que cela

21 Est-ce que des chques sont


utiliss le plus souvent possible ?

Une rconciliation bancaire est rgulirement


effectue, pour comparer ltat bancaire au
livre de caisse/banque.

1 2 3 4 5 Le leader ou le directeur approuve la


rconciliation bancaire.

1 2 3 4 5

Est-ce quune rconciliation


bancaire est prpare chaque fois
19
quun tat est reu ou le registre
mis jour ?
Est- ce que le
20 directeur/gestionnaire approuve
la rconciliation bancaire ?

Action ncessaire

Norme minimale
Action ncessaire
Une personne de la direction compare le solde
des espces avec le livre de caisse/banque, au
1 2 3 4 5
moins une fois par semaine (ce jour changeant
chaque semaine).
Tous les comptes bancaires sont au nom de
1 2 3 4 5 lorganisation/projet.

Deux personnes, au moins, doivent signer le


Est-ce quil y a au moins deux
chque. Si ces personnes sont parfois
1 2 3 4 5
16
signataires pour chaque compte
indisponibles, plus de personnes seront
bancaire ?
ncessaires.
Est-ce que les instructions
concernant les chques et des
Deux personnes signent chaque instruction
17
1 2 3 4 5
paiements sont signes par deux
concernant les chques/paiements.Ceci
personnes ?
permet de prvenir les erreurs et le vol.
Les chques blancs ne doivent jamais tre
Est-ce que les chques sont signs
1 2 3 4 5 signs.
18 aprs lentre des dtails ?

13

Est- ce quune personne de la


direction compte rgulirement la
caisse?
Est-ce que les comptes bancaires
14 sont enregistrs au nom de
lorganisation ?
Est-ce quil y a un livre de
15 caisse/banque existe spar pour
chaque compte bancaire ?

Question

Manuel de la Gestion Financire


Manuel de la Gestion Financire

90
D

Norme minimale

Aucune personne ne peut effectuer elle seule


1 2 3 4 5 lintgralit dune transaction financire. Ceci
permet de prvenir les erreurs et le vol.

Il y a une liste des donateurs. Les tats de


1 2 3 4 5 comptes annuels sont envoys aux donateurs
et autres partie prenantes.
Les rapports financiers sont utiliss pour la
planification de projets/programmes futurs
1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 Les rapports des donateurs sont prpars et


envoys en temps voulu.

Des systmes de comptabilit fournissent des


1 2 3 4 5 rapports au donateur selon le format requis.

1 2 3 4 5 Le comit de direction examine et approuve les


tats annuels.

Des synthses annuelles des revenus et


dpenses sont labores. Des organisations
1 2 3 4 5 plus grandes possdent gale
ment des tats
plus dtaills. Tous montrent quel fonds sont
limits un usage particulier.

Norme minimale

Est-ce que les dpenses sont


Toute dpense est approuve avant dtre
2 autorises par un membre de la
1 2 3 4 5 rgle. Quelquun demande o se trouve-tdirection (ou le directeur) ?
elle dans le budget ?
Est-ce quil y a un plafond pour les
Il y a des limites et le personnel, en particulier
3 dpenses permises par le
1 2 3 4 5 le personnel charg des finances, en est
personnel ?
inform.
Est-ce que des personnes
diffrentes autorisent les
Une seule et mme personne ne peut pas
4
1 2 3 4 5
paiements et signent les chques
autoriser un paiement et signer un chque
pour ces paiements ?
pour la mme transaction.
Y a-t-il une liste des signataires
5 autoriss, y compris leur niveau
1 2 3 4 5 Une liste de signataires est disponible.
dautorisation ?
Est-ce que les paiements sont
6 effectus sur la base dune facture 1 2 3 4 5 Il existe un systme pour viter les doubles
originale ?
paiements.
Est ce que la facture a t vrifie
par rapport au bon d'achat
7
1 2 3 4 5
d'origine afin dviter un double
Les bons dachat sont joints aux factures, ou un
systme similaire est mis en place.
paiement ?
Est-ce que plusieurs devis sont
demands lorsquil sagit de
Trois devis sont requis pour les biens ou
8
1 2 3 4 5
lachat de grandes quantits de
services (si possible, uniquement pour articles
produits ou de services ?
dpassant un certain montant).
Est ce que quelquun vrifie que
les produis et services sont reus
La facture est signe pour montrer que les
9
1 2 3 4 5
et sont de bonne qualit avant que
biens/services ont t reus et sont de qualit
les paiements ne soit effectus ?
acceptable.

Question

1 Est-ce que les tches financires


sont spares ?

Est-ce queles donateurs reoivent


5 une copie des tats des comptes
annuels ?
Est-ce que les informations et les
rapports financiers sont utiliss
6
pour la planification de projets
futurs ?
CONTRLES FINANCIERS

Est-ce que le comit de direction


2 examine et approuve les tats
comptables annuels?
Est-ce que le systme de
comptabilit peut fournir des
3
rapports au donateur selon le
format requis ?
Est-ce que les rapports des
4 donateurs sont toujours prpars
en temps voulu ?

Est- ce que les tats comptables


annuels sont prpars et est-ce
1
quils indiquent les fonds limits
et illimits ?

Question

Action ncessaire

Action ncessaire

Manuel de la Gestion Financire


Manuel de la Gestion Financire

91

92
E

1 2 3 4

Tout registre financier est gard dans un


5 coffre-fort ou enferm cl dans un placard.

93

1 2 3 4

1 2 3 4

6 Est ce que lauditeur fournit un


audit de gestion (de systmes)?

La compagnie de lauditeur, ou le responsable


5 au sein dune compagnie est chang tous les
quatre ou cinq ans.
1 2 3 4

Est-ce que le comit de direction


prend en considration les
5
recommandations de lauditeur et
agit en consquence ?

Un audit financier annuel est men par une


5 personne indpendante/une compagnie
daudit.
1 2 3 4

Lauditeur examine les systmes financiers, de


5 gestion et lutilisation des informations de
gestion.

Les recommandations sont mises en uvre et


5 suivies.

Laudit eur fait des recommandations (


la
5 lettre de la direction ) qui sont adresses
au
comit de gestion la fin de laudit.

La dsignation des auditeurs figure


5 annuellement sur lagenda du comit de
gestion.
1 2 3 4

1 2 3 4

mdicaments.

Norme minimale

5 Il existe un systme lmentaire pour le


contrle du stock, notamment pour les

Les comptes du stock sont mens par une


1 2 3 4 5 personne indpendante au moins tous les trois
mois.

1 2 3 4

Est-ce que lauditeur labore une


lettre de recommandations ?

Est-ce que le comit de gestion


1 slectionne les auditeurs
annuellement ?
Est-ce quun audit
2 financier/examen a lieu
annuellement?
Est-ce que la compagnie de laudit
(ou les auditeurs individuels au
3 sein de la mme compagnie)
changent tous les quatre ou cinq
ans ?

VALUATION DE LAUDIT
EXTERNE

Est-ce que le stock est compt


19 rgulirement et concorde avec le
registre du stock ?

Question

18 Y a-t-il un registre du stock et


documents y affrents ?

15 Est ce que les entres des locaux et 1 2 3 4 5 Les locaux doivent tre ferms et gards (si
des entrepts sont scurises ?
ncessaire).
Est-ce que chaque vhicule
Les chauffeurs doivent remplir le journal de
16 possde un journal de bord pour
1 2 3 4 5 bord du vhicule chaque fois quun
noter le kilomtrage du vhicule ?
dplacement est effectu.
Est- ce que le personnel paie pour
Le personnel connat la politique de
17 lutilisation personnelle du
1 2 3 4 5 lorganisation et le processus de paiement
tlphone et des photocopieuses?
utilis.

Est ce que les registres financiers


14 sont numrots, intituls et gards
en scurit ?

Action ncessaire

Norme minimale
Action ncessaire
Un registre des biens immobiles est tenu de
manire dtaille sur les biens.Ceci inclut la
1 2 3 4 5 date de lachat, la valeur et o ils ont t
achets et gards.Ceci est annuellement
compar aux articles actuels.
Les biens sont suffisamment assurs. Dautres
risques (par exemple les charges publiques,
1 2 3 4 5 lincendie et le vol et les espces en transit)
doivent galement tre couverts, si cela est
possible dans le pays o vous travaillez.

Est ce que les articles peuvent tre


Il y a/aura des fonds pour remplacer les
12 facilement remplacs quand ils
1 2 3 4 5 articles essentiels.
sont uss?
Est ce que tous les biens sont
Les articles de valeurs sont enferms ou gards
13 gards en scurit?
1 2 3 4 5 dans une salle ferme cl.

Estce que lassurance couvre


suffisamment la valeur actuelle
11 des biens et autres risques?

Est-ce quun registre des biens


10 (biens immobiles) est actualis et
rgulirement revu ?

Question

Manuel de la Gestion Financire


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Notes

Notes

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Notes

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