RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

QU:
Qu se hace?
Por qu?
Es necesario?
Puede simplificarse?

QUIEN:
Cul es la unidad
encargada?
Qu personal
interviene?
Cul es su formacin?
Cmo se motiva?

Gua de simplificacin y
racionalizacin de los
Procedimientos
Administrativos
COMO:
Cmo se hace?
Es necesario hacerlo as?
Se podra realizar de
forma ms simple?

CUANDO:
Cundo se tramita?
Es preceptivo?
Se puede hacer ms
breve?

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NDICE
1.INTRODUCCIN
1.1.Aproximacinalconceptodesimplificacinyracionalizacin.
1.2.ObjetivodelaGua.
1.3.Metodologa.

2.ELIMINACIONDEPROCEDIMIENTOS

3.IDENTIFICACIONYCLASIFICACIONDELOSPROCEDIMIENTOS

4.DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO
4.1.Normatividad
4.2.Tramitacin
4.3.Documentacin
4.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Lostiempos
4.5.Organizacinyrecursoshumanos
4.6.Tecnologasdelainformacinylascomunicaciones
4.7.Costes

5.ANLISISyDIGNOSTICO:DETERMINACINDELASMEDIDASDEMEJORA
5.1.Normatividad
5.2.Tramitacin
5.3.Documentacin
5.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Lostiempos
5.5.Organizacinyrecursoshumanos
5.6.Tecnologasdelainformacinylascomunicaciones
5.7.Costes

6.REDISEODELPROCEDIMIENTO:IMPLANTACINDELASMEDIDASDEMEJORA
6.1.Implantacindelasmedidasdemejora:
6.2.Elaboracindelmanualdetramitacin
6.3.Guadelprocedimiento:elsistemadeinformacinadministrativoexterno.
6.4.Establecimientodeindicadores

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1.INTRODUCCIN
En el momento actual no se debe perder ningn esfuerzo. Todo el actuar
administrativo debe tender a la eficacia, a la eficiencia, a la calidad y a la seguridad
jurdicadelosciudadanos.Losprocedimientosadministrativostienenqueserpocos,
clarosysimples.NohaymejorformaderevindicarlasencillezenlaAdministracin.
Esteprocesodesimplificacinyracionalizacinadministrativatantoensusprocesos
como en sus estructuras no debe menoscabar en ningn caso los derechos, la
seguridadjurdicanihacerpeligrarningunagaranta.
1.1.Aproximacinalconceptodesimplificacinyracionalizacin.
No est clara la delimitacin de ambos conceptos y son en muchas ocasiones
confundidosyrefundidosunoenelotro.
Sea cual sea el significado correcto y oportuno, ser objeto de la presente Gua el
establecimiento de una serie de pautas de simplificacin y racionalizacin en el
mbitodelosprocedimientosadministrativos,queseacongruenteconlassiguientes
definiciones:
Simplificar: Reducir o, en su caso, eliminar documentos, trmites y
procedimientos administrativos con el fin de evitar desplazamientos, economizar
tiempoyahorrarcostes.
Racionalizar: Ordenar el procedimiento administrativo conforme a un criterio
razonabledeltiempo,delcosteydelanorma,esdecir,quesealomsgilposible,lo
mseconmicoylomsajustadoalderecho.

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1.2.Objetodelagua.

Esta Gua est concebida como un instrumento para aplicar en todos los
procedimientos administrativos que puedan verse sometidos a racionalizacin o
simplificacin,seacualseasunaturaleza.
Enellaseofrecenunaseriedesencillaspautasomtodosdeautoevaluacin.Bajola
ideadeunchecklist olistadodecontrol,seproporcionansimplespreguntas;yen
basealascontestacionesafirmativasonegativas,oalareflexinquesehagadecada
unadeellas,sepuedeprocederadeterminarlasmedidasdemejoraaplicablesylas
posibilidadesdelograrunamayorsencillezenlosprocedimientos.
LoquepretendeestaGuaesincitarlainiciativadelserviciogestorparaque,atravs
decuestionesorientadorasevite,entreotras,funcionesimproductivas,duplicidades,
costos en el manejo de la informacin, descoordinacin en el proceso, fallos en la
comunicacin,etc.,esdecir,aumentesucalidadyeficienciayreduzcacostes.
1.3.Metodologa.
LaGuapartededosoperacionesanterioresalaracionalizacinysimplificacin:una
previacatalogacineinventariodeprocedimientosyunapriorizacondeaquellosque
sequierenracionalizarysimplificar.
Lo primera tarea es examinar la necesaria existencia del procedimiento. Una vez
examinadayjustificadaesaexistenciasedebeestablecereliterdesuracionalizacin
quecomprenderlossiguientesaspectos:

Descripcindelprocedimiento
Anlisisydiagnstico:determinacindelasmedidasdemejoraaplicables

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Rediseodelprocedimiento:

2.ELIMINACINDEPROCEDIMIENTOS

Una vez identificados todos los procedimientos gestionados, y antes de iniciar el

procesoderacionalizacin,esnecesarioevaluarlapertinenciadelosmismos.

Debemossopesarsirealmentelaactividaddesarrolladaporlaadministracinencada
casoresponderealmentealasnecesidadesdemandadasporlaciudadana,yencaso
contrario,valorarlaopcindenollevarlaacabo.

Mediantelacorrespondientelistadecontrolsepuedecuestionarlaexistenciamisma
de una autorizacin o su sustitucin mediante cualquier otro tipo de frmula
preventivaoinclusodecontrolaposteriori.

HerramientanP1.Eliminacindeprocedimientos
Preguntan

Descripcin
1 Elrgimendeautorizacinderivadeunanormativacomunitariao
bsicaestatal?
2 Cualeslarazndeintersgeneralquemotivalanecesaria
autorizacin?
3 Sehapensadoeninstrumentoscoreguladoreseincluso
autoreguladoresquesustituyanlaautorizacin?
4 Sepuedehabilitartemporalmenteelejerciciodeunaactividad
medianteunaautorizacinprovisional?
5 Sepuedeconvertirunaautorizacinprovisionalendefinitivapor
elmerotranscursodeltiempo?
Sepuedeautorizarinstantneamenteelejerciciodeactividades
6 debajoriesgo?
7 Sepuedesustituirlaautorizacinporunacomunicacin?
8 Sehaplanteadosuprimirlaautorizacinyprofundizaren
campaasdeinformacinyformacin?

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Ademsdelplanodelasautorizaciones,esnecesariotambinabordarunestudiode
simplificacinenlaslneasdesubvencionesatendiendofundamentalmenteacriterios
desimplificacindelasconvocatoriasexistentes.

Unatareapropiadelserviciogestoreslasimplificacindelnmerodeconvocatorias.
Elciudadanodeberatenerunnicoreferentedeayudaquecontemple,parasuperfil,
el conjunto de posibilidades de financiacin en funcin de sus actividades. De esta
forma el conocimiento del interesado es mayor y se hace ms asequible su
comprensin.

HerramientanP2.Eliminacindeprocedimientos
Preguntan

Descripcin
1 Laconvocatoriadesubvencionescompiteconlneasdeotras
Consejeras?
2 Existendistintostiposdefinanciacinenlalneaaestudiar
respectodeotrasconfinalidadesybeneficiariosidnticos,deesta
odeotraAdministracin?
3 Sehanrealizadolasconvocatoriasporperfilesdebeneficiarioso
atendiendoacriteriosdeorganizacinopresupuestariosdelos
CentrosDirectivos?
4 Existecrditopresupuestariosobranteenconvocatorias
anteriores,detalforma,queesunasubvencinpocosolicitada?
5 Sehaestimadosiexistejustificacinrazonableparamantenerla
subvencinsiloscostesadministrativosdelotorgamientodela
mismaseencuentranmuycercanosoinclusosuperioresala
cuantaconcedida?
6 Sehaplanteadolaposibilidaddeconvocarayudasplurianuales
cuandoseaposible?
7 Existeunmecanismodeavisooalertaalosciudadanosy/o
empresasalahoradepresentarsussolicitudesdesubvenciones
(proactividad)?

3.IDENTIFICACINYCLASIFICACINDEPROCEDIMIENTOS

Elpuntodepartidadetodoprocesoderacionalizacinexigeconocerdeantemanolos
procedimientosgestionadosencadacentrodirectivo.Parallevaracaboestatareaes

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necesario establecer un sistema de catalogacin en el cual se reflejen los datos

generalesdecadaprocedimiento,loquepermitirunaidentificacinclarayconcisa
delosprincipalesaspectosocaractersticasesencialesdelmismo(AnexoI).

Unavezdelimitadosoidentificadoslosprocedimientosadministrativostramitadosen
cada centro directivo es necesario proceder a su clasificacin. La clasificacin por
familiasesnecesariacuandoelprocesoderacionalizacinsevaaabordarenbloqueo
portiposdeprocedimientos.Laidentificacindetrmitescomunesalahoradellevar
a cabo la racionalizacin conjunta de los procedimientos de una misma familia, nos
permitirestandarizarlaactuacinadministrativadeunconjuntodeprocedimientos,
sinperderdevistalaspeculiaridadesquepudieransurgirenlatramitacindecadauno
deellos.Estaestandarizacinfacilitaralosgestoreseldesarrollodesusfuncionesal
establecermecanismosdeactuacincomunesadiferentesprocedimientos.

ParaestaclasificacinsepartedelosdatosincluidosenelInventarioAutomatizadode
Procedimientos, que permiten agrupar los mismos de acuerdo con las siguientes
familias:

Autorizaciones/Subvencionesyayudas/Registros/Prestaciones/Premios/Infraccionesysanciones/
Gestin de personal / Gestin tributaria / Gestin financiera y presupuestaria / Contratacin
administrativa/Responsabilidadpatrimonial/Expropiacin/Controlinterno/Reclamaciones,recursos
yrevisindeactos

4.DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO

Alahoradeabordarladescripcindeunprocedimientosedebeconcebirstacomola
necesidad de determinar paso por paso cmo funciona en la actualidad cada
actuacin administrativa, incidiendo sobre las variables que a continuacin se

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exponen,para posteriormente proceder asu anlisis y consecuente deteccindelas

accionescorrectivasoportunas.

4.1.Normatividad

Debemosprocederenprimertrminoalarecopilacindelanormativaaplicableysu
clasificacin de acuerdo con los siguientes factores: su contenido (normas
sustanciales,procedimentalesycompetenciales),sucarcter(generalesyespeciales)
osurango(legaloreglamentario).

La racionalizacin de los procedimientos comienza por la racionalizacin de su

normativa.As,sedebedehacerunabrevedescripcindelasituacinnormativaque
afectaaeseprocedimiento.

Clasificacindelasnormassegnsucontenido:
a)Normativasustancial.
b)Normativaprocedimental.
c)Normativacompetencial.

Clasificacindelasnormassegnsurango:
a)Normativaderangolegal.
b)Normativaderangoreglamentario.
c)Otras.

Clasificacinsegnsugradodeespecializacin:
a)Normativaespecial.

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b)Normativageneral.

Paralaclasificacindelainformacinpodemosservirnosdeunatabla(AnexoII)que
nospermitirrecopilartodalanormativadecaraasuposterioranlisisydiagnstico

4.2.Tramitacin

La metodologa de estudio se basa en una divisin de la tramitacin en las distintas

fases,trmitesyactividadesenquesedescomponeelprocedimientoadministrativo.

Entendiendoporfases,trmitesyactividadeslosiguiente:

FASES: el procedimiento administrativo consta el menos de tres fases:

Iniciacin, instruccin y resolucin. Ej: fase de instruccin en un expediente
disciplinario

TRMITES:conjuntodeactividadesenordensecuencialqueformanpartede
cadaunadelasfasesenlasqueseencuentradivididoelestudio.Ej:lafasede
instruccin en un expediente disciplinario comprende trmites como la
celebracindelaprueba,losinformes,lapropuestaderesolucin,etc.

ACTIVIDADES:Paraelcumplimientodelostrmitesesnecesariorealizaruna
seriedeactividades.Podemosdefiniractividadcomoelconjuntodeacciones
y/otareasdesarrolladasparalarealizacindeuntrmitequedefinenlaforma
de realizarlo. Ej: la propuesta de resolucin en un expediente disciplinario
implicaactividadescomosuredaccin,sunotificacinosuarchivo.

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La desagregacin de cada trmite a nivel de actividad permitir su asignacin

especfica e indiscutible a personas concretas, evitando solapamientos o dilucin de
responsabilidades.

4.3.Documentacin.

Cuanto menor sea la documentacin contenida en el expediente, ms clara, con

mayorgradodenormalizacinymayorserlasimplicidaddelprocedimiento.

Hay que proceder en un primer momento a la identificacin y recopilacin de todos

ellos, con indicacin de la actividad a la que dan soporte, para proceder
posteriormenteasuanlisis.

4.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Lostiempos.

Una buena recopilacin de los datos correspondientes a las distintas actividades a

travsdelascualestranscurreelprocedimiento,nospermitirdeterminareltiempo
invertidoencadaunadeellasydiferenciarentre:

Tiempo efectivo: periodo mnimo imprescindible para llevar a cabo el trabajo

requerido,eseldedicadoespecficamentealarealizacindelasgestionespropiasdel
trmite.

Tiempo real: es el tiempo total realmente empleado en el trmite. Es el tiempo

especfico + otros tiempos tales como esperas, tiempo consumido, bien sea por los
interesados o bien por unidades externas a la encargada de la tramitacin del
procedimiento,tiempodetransportededocumentos,etc.

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4.5.Organizacinyrecursoshumanos.

En un primer trmino describiremos el rgano responsable de la tramitacin, con

indicacindeloscomponentesdelmismoyelgradodeimplicacindecadaunoenel
desarrollodelprocedimiento.

En segundo lugar, al realizar la descripcin de cada una de las actividades deber

reflejarse quin o quines las llevan a cabo. Permitir determinar, en un anlisis
posterior,laadecuacindecadapuestoalasactividadesdesarrolladas,lanecesidad
delincremento/disminucindeefectivosenlaunidad,laposibilidaddeasignacinde
otrasfuncionesadicionalesalosimplicadosenelprocedimientoencuestin,etc.

Finalmentedebernquedarreflejadasenelestudiotodaslasunidadesqueparticipan
en el mismo, con indicacin de si se trata de unidades internas o externas a la
administracin, ya que el tratamiento respecto a determinados aspectos como
puedenserlossistemasdecomunicacinconstas,diferirsisetratadeunasuotras.

El Anexo III incluye, a modo de ejemplo, una tabla para la recopilacin de todos los
datosrelativosaladescripcintextualdelatramitacin,incluyendo:documentacin,
tiempos,organizacinyrecursoshumanosimplicadosenelprocedimiento.

4.6.TecnologasdelaInformacinylascomunicaciones.

Ser necesario determinar el posicionamiento de la Unidad responsable del

procedimiento en lo que a nuevas tecnologas se refiere, recopilando la siguiente
informacinparasuposterioranlisis:

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1.Paracadaunodeloscomponentesdelaunidaddeberdeterminarsesidisponeen
supuestodelossiguientesmedios(si/no)yelgradodeutilizacindelosmismos(alto,
medioobajo):

DISPONIBILIDAD(S/N)

UTILIZACIN(A/M/B)

ORDENADOR

SOFTWAREBSICO

CORREOELECTRNICO

INTERNET

NOMBREYCARGO

APLICACINESPECFICAPARA
GESTINPROCEDIMIENTO

2.DeberdescribirseelgradodeadaptacindelprocedimientoalaAdministracin
electrnica, en funcin de los siguientes niveles, para en un posterior anlisis
determinarlasposibilidadesdeteletramitacindelmismo:

NIVEL1:INFORMACIN(queexistacualquiertipodeinformacinpublicadapor
mediostelemticosdelprocedimientos,porejemplolafichacatalogrficadelIAPA)

NIVEL2:FORMULARIOESTTICO(queelprocedimientocuenteconunformulario
publicadoqueeldestinatariopuedaimprimirypresentarensoportepapel)

NIVEL3:FORMULARIOTELETRAMITABLE(sielprocedimientocuentaconun
formularioquepermitelapresentacindelasolicitudpormedioselectrnicos)

NIVEL4:TRAMITACINTELEMTICACOMPLETA

4.7.Costes.

Laeficienciasuponelamaximizacindelosresultadosalcanzadosconrelacinalos
recursos invertidos en su consecucin. Como ya se coment anteriormente,

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racionalizarsuponeorganizareltrabajodemaneraqueaumentenlosrendimientoso
sereduzcanloscostesconelmnimoesfuerzo.

Sepuedeestablecercomopremisaparaesteanlisisdeterminarculessonloscostes
quelosprocedimientosgeneranencadaunadesusfases,tantoalaAdministracin
ensuconjuntocomoalciudadanoyalasempresasqueserelacionanconella.

Lacuantificacindeestavaloracinseharconformelasreglasdelmodeloabreviado
delcosteestndarquesedescribeenlaGuarelativaalareduccinyeliminacinde
cargasadministrativas.

5.ANLISISYDIAGNSTICO:DETERMINACINDELASMEDIDASDEMEJORA

Una vez recopilada la informacin acerca de los distintos parmetros a estudiar,

procederemosalanlisisydiagnsticodelamisma.

5.1.Normatividad

Este campo de mejora est incluido en la gua relativa a la mejora en la calidad

normativa.Encualquiercaso,sedebehacerundiagnsticosobrelanormaqueregula
elprocedimientoyprincipalmentesuaccesibilidad.

5.2.Tramitacin:simplificacindetrmitesyactividades,eliminacinderequisitos
formalesymateriales,teletramitacin.
En la tramitacin del procedimientos son varios los aspectos que correctamente
examinadospuedendarorigenamayornmerodemejoras.

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Enprimerlugarsedebedeterminarqutrmitespuedenserllevadosacabodeuna
manera ms eficaz, facilitando al mximo la simplificacin del procedimiento, y
examinandodeterminadosrequisitosquepuedenllegarasersuprimidosoeliminados
si de su anlisis se deriva su falta de valor aadido al procedimiento o dificulten las
tareasllevadasacaboporelciudadano.

Ensegundolugar,sedebeintentaralcanzarelmximogradodeteletramitacin,con
el fin de facilitar al ciudadano las relaciones con la administracin de forma
telemtica. El acceso y cumplimentacin de los impresos desde un portal web
facilitaraalinteresadoestatarea,reduciendolosposibleserroresensupresentacin,
ya que se podra controlar, mediante validaciones, que se realiza de forma correcta.
Todo ello permitira descargar de trabajo al personal encargado de la recepcin y
almacenamientodedocumentacin.
5.2.1.Simplificacindetrmitesyactividades

El eliminar y/o reducir los trmites procedimentales y actividades contribuir a la

simplificacindelprocedimientoadministrativoy,porconsiguiente,alareduccinde
tiempos,desplazamientosycostes.

Especialintersmerecenlasrelacionesdecolaboracinycooperacinentrerganos
y/ounidadesadministrativasolastareasdecontroleconmicoydelegalidaddelos
rganos que las tienen atribuidas y algunas malentendidas frmulas de supervisin
jerrquica. Todas estas intervenciones pueden imponer trmites o actividades que
podranserobjetodereducciny/oeliminacin.

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HerramientanTr1.Trmites
Preguntasn Des cripcin
1 S ehaplanteados uprimirlas notasinteriores cuandos e
tras ladaelexpedientedentrodelamis maC ons ejera?
2
S ehaplanteados uprimirelregis trodes alidade
documentos adminis trativos quevandeunaaotraC onsejera
cuandostas tienenlamismaoficinaderegis tro?
3 S ehaplanteadoqueelregis trodes alidalorealiceelmis mo
centroemis ordeldocumento?
4 S ehaplanteados iesneces arioqueeltitulardelrgano
adminis trativofirmems deunoriginal?
5 Tienealgunarazndes erlafirmadelvis tobuenoy/o
conformeporpartedels uperiorjerrquico?
6 Tienealgunarazndes erlascopias yduplicados enviados
aotros rganos y/ounidades adminis trativas,tans oloparasu
conocimientoycons tancia?
7
Agilizanelprocedimientolas notificacionesrealizadas como
actomaterialseparadodelpropioactoadminis trativoens ?
8 S ehaplanteadolapos ibilidaddes us tituirlas daciones de
cuentaytomas derazns iexistieran?
9
Tienensentidolas comunicaciones previasdelarealizacin
deunprocedimientoadminis trativo? E ncas oafirmativo Ha
cons ideradoquenodeberanparalizarelprocedimiento?
1 0 E s neces arioelinformedeunrganocolegiadooserams
sencillonotificaras us componentes individualmentey,porlo
tanto,plantears elaexis tenciadeste?
1 1 S icoexis tenvarios rganos colegiados enunproces o,ha
cons ideradolaposibilidaddeunificarlos? exis tela
pos ibilidaddecoordinars us agendas ?
12
E ngeneralsehaplanteadolaposibilidaddes uprimirun
trmiteadminis trativocuandos tenoaportavaloraadido?

5.2.2.Simplificacinoeliminacinderequisitosformalesymateriales

Enocasiones,elprocedimientoadministrativoresultacomplejoycomplicadodebido
a la pluralidad de requisitos formales y materiales que, pese a no ser estrictamente
obligacionesespecficasdeaportarunauotradocumentacin,contribuyenadificultar
latareadelciudadanoylabuenamarchadelprocedimiento.

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SIMPLIFICACIN

Eliminacinderequisitosformales:

Los requisitos formales se consideran imposiciones de normalizacin y de estilo, o

motivacionessuperfluasquenoaportanvaloraadidoalgunoalprocedimientoyque,
anprescindiendodeellas,puederesolverlaAdministracinsindificultad.

HerramientanS5.S implificacinderequisitosformales
Preguntan Des cripcin
1 S epuedepres cindirdelaobligacindepres entarmotivacin
os olicitudes debidamenterazonables enlapeticindel
interes ado?
2 S erequierealinteresadolapres entacindeduplicados
ejemplares ?
3 S eles exigelapres entacindefotocopias compulsadas ?
4 S eexigealinteres ado,s incaus ajus tificada,lapresentacin
dedocumentos oarchivos enundeterminadoformato?
5 S erequierelapres entacindedocumentos visados,
certificadosoconvis tobuenodeterceros ?
S epuedenexigirdocumentosdis tintosenproporcinala
6 actividad,s egmentandolamis ma?
S ediferenciaclaramenteelcumplimientodeunrequis itode
7 laobligacindepres entardocumentacin?

Eliminacinderequisitosmateriales:

Losrequisitosmaterialessonlimitacionesyrestriccionesqueseimponenenarasdela
consecucin de un objetivo determinado, como es la delimitacin de los concretos
beneficiariosolaexclusindirectadedeterminadoscolectivos.

Estos requisitos materiales han sido limitados y detallados en el mbito empresarial

por la Directiva 2006/123/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de
diciembrede2006,referentealosserviciosenelmercadointerior.

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SIMPLIFICACIN

HerramientanS 6. S implificacin de requis itos materiales

P reguntan Des cripcin
1 Las autorizaciones y/oins cripcinenlos regis tros s e
renuevanautomticamente?
2 E xis teunnmerolimitado deautorizaciones ? E ncas o
afirmativoporqu? Haincrementado elvalordela
mercancao actividad,cuanto,porquyen alguiens e
repercute?
3
E xis tealgunaraznjus tificableparalimitars etemporalmente
laautorizaciny/oins cripcinenel regis tro?
4 S eadmitenautorizaciones y/oins cripciones en R egis tros de
otras C C AAoAyuntamientos ? Laautorizacinqueexpide
s elimtaaunaactividadoaunterritorio concreto? E ncas o
afirmativo,porqu?
5 Incurreenalgunodelos requis itos prohibidos porla
Directiva 1 23 /2006tales como los bas ados enlanacionalidad,
los que prohbanes tares tablecidos envarios E s tados
miembros ,quelimiten lalibertaddeeleccin detipode
es tablecimiento,dereciprocidadconelE s tadomiembroenel
queelpres tadortengaeles tablecimiento,deaplicacinde
pruebas econmicas ,deintervencindirectaoindirectade
competidores enlaconces indelaautorizacin,dela
exigencia deavalfinancieroo s eguroque s e debacontratar
conoperadores nacionales yexigenciadeins cripcinpreviao
ejercicioprevioduranteuntiempoenterritorionacional?

E xis tealgunaraznjus tificablepararequeriroimponer

lmites cuantitativos oterritoriales ,adoptarunaformajurdica
particular,pos eercapitaldeunas ociedad, res ervar la
actividadapres tadores concretos ,dis poneroprohibirla
dis pos icindems es tablecimientos ,exigirunnmero
mnimodeempleados , es tablecertarifas mnimas omximas
obligatorias y obligarapres tarotros ervicioconjuntamentes in
atendera s ervicios deinters econmicogeneral?

E xis tealgunaraznjus tificableparaexigirquees t

es tablecidoenel territorionacional,queobtengauna
autorizaciny/oins cripcinqueexis ta enelterritorionacional,
ques edotedeciertainfraes tructura,quelimiten lapres tacin
portrabajadores porcuentapropia,ques elimiten las
pos ibilidades de conces indeayudas econmicas , que
obligue apos eerundocumentodeidentidadoqueafecten al
us odeequipos y materialqueformenparteintegrantede la
7 pres tacindes ervicios ?

C oncarctergenerales dis criminatorioel requis ito? A

s ens ucontrario beneficia motivadamentea algncolectivo?

Los requis itos s ebas an enordenpublico, s eguridad pblica,

s aludpblica oproteccindel medioambiente? E ncas o
negativo,s ehaplanteados ueliminacin? E ncas o
9 afirmativos onproporcionados ?
E xis tealgunares triccin decomunicaciones comerciales de
las profes ionales reguladas ms alldelaindependencia,
dignidadeintegridaddelaprofes in,el s ecretoprofes ional,o
unarazndeineters general? E s proporcionallares triccin
1 0 alfinprotegido?
S eimponeelejercer unaactividadenexclus iva os elimita
1 1 ejercervarias demaneraconjuntaoenas ociacin?

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SIMPLIFICACIN

5.3.Documentacin:formularios,simplificacindocumentalyestandarizacin.

Alahoradeabordarelanlisisdeladocumentacinqueobraenelprocedimientoy
de cara a la deteccin de medidas de mejora, es necesario establecer una distincin
entreladocumentacinaportadaporelciudadanoyladocumentacinelaboradapor
laadministracineneltranscursodelatramitacin.

Porunlado,sedebeabordarelanlisisbajolanecesidaddedotaralprocedimientode
una posible simplificacin documental. Las medidas que se proponen en este
apartado estn encaminadas a la eliminacin de determinados documentos o su
sustitucinpordeclaracionesresponsables.Delmismomodosedetallanmedidasde
intraoperabilidad o interoperabilidad que puedan facilitar las relaciones entre la
Administracinyelciudadano.

Por otra parte, debern estudiarse los distintos documentos que la Administracin
elabora para llevar a cabo las actividades a travs de las cuales transcurre el
procedimiento,decaraadeterminarsiseutilizandiferentestiposdedocumentopara
actividades o trmites similares y si los mismos estn adecuados a la normativa
vigente.

5.3.1.Losformularios

Podemos definir el formulario como un instrumento a travs del cual se recoge

informacin para simplificar y posteriormentefacilitarla iniciacin y el desarrollode
losprocedimientosadministrativos.

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SIMPLIFICACIN

La normalizacin documental supone la homogeneizacin del diseo y

funcionalidades que deben cumplir todos los formularios asociados a los
procedimientos administrativos, sin embargo, tampoco podemos pasar por alto el
derecho de los ciudadanos a iniciar los procedimientos mediante solicitudes
personalizadas, ajenas a todo tipo de formulario, siendo tarea de la Administracin
facilitaralosciudadanoselejerciciodesusderechos,nolimitarlos.

HerramientanF1modelosdesolicitud
general
Preguntan

Des cripcin
1 E xis tenformularios /modelos desolicitudparalainiciacinde
todoslosprocedimientos ? E ncuantosprocedimientos no? por
qu?
2 Independientementedelaexistenciademodelos normalizados
des olicitud, puedeelciudadanoiniciarelprocedimiento
medianteunas olicitudpers onalizada?
3 E s tndis ponibles los modelos enformatopapel,electrnicoo
ambos ? E lformatodeldocumentos ecieaunestandar
definidoyprees tablecidoporlaunidadpropietariadel
procedimiento?
4 S ehaprevistoelus odees tandares abiertos ,oaquellos otros
queseandeus ogeneralizadoporlos ciudadanos ,alahorade
elaborarlos formularios enformatoelectrnico?
5 C umplenlosformularioscontodos los requis itos legales
exigiblesalos mis mos ?
6 E xis tennormas /criterios /medidasdeNormalizacinDocumental
alahoradeelaborarlos formularios ?
7 S ehantenidoencuentacriteriosdeacces ibilidadyusabilidad
enlaelaboracindelos formularios ?

Antes de confeccionar un formulario es necesario tener en cuenta, adems del

propsitoparaelquesirve,unaseriedepautaslegalesytcnicas.

AspectosLegales
La legislacin prev una serie de limitaciones, por lo que habrn de incluirse en los
formularios las referencias oportunas que hagan efectivos los derechos y garantas

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RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

establecidosenlaLeyOrgnica15/1999,de13denoviembre,deproteccindedatos
de carcter personal y dems normativa de desarrollo y en la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de accesoelectrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos queestablece
igualmente un elenco de derechos que debern ser tenidos en cuenta a la hora de
elaborarlosmodelosdesolicitud.

Con la finalidad de dar sencillez y simplificar los formularios, es necesario que los
formulariosseadaptenalaOrdenADM/942/2009,de2demayo,sobrenormalizacin
deformulariosasociadosaprocedimientosadministrativos.

HerramientanF2modelosdesolicitudAspectoslegales
Preguntan

Descripcin
1 Sehanelaboradolosmodelosdesolicitudteniendoencuentalos
derechosdelosciudadanosprevistosenelart.35delaLey30/92yen
elart.6delaLey11/2007?
2 Seincluyenenlosmodelosdesolicitudtodoslosdatosrelativosal
contenidodelassolicitudes,segnlodispuestoenelart.70delaLey
30/92?
3 Sehanprevistoloscamposnecesariosparalaidentificaciny
notificacindeinteresadosyrepresentantes?Sehaprevistola
posibilidadestablecerconlosinteresadoscomunicacionesy
notificacioneselectrnicas,yquestospuedansealardichomedio
comopreferente?
4 Sehanestablecidoloscamposoportunosparasalvaguardarlos
derechosygarantasdelosciudadanosenordenalaproteccinde
datosdecarcterpersonal,segnloprevistoenlaLeyOrgnica15/99,
deproteccindedatosdecarcterpersonalydemsleyesespecficas
queregulaneltratamientodelainfirmacin?
5
Sehaprevistolaexistenciadelosmodelosdesolicitudentodoslos
formatosnecesariosparaqueelciudadanopuedaaccederalos
mismosatravsdediversossoportes,canalesoentornos?Essimilar
laimagndelosmodelosdesolicitudentodoslosformatos?
6 Seprevnloscamposnecesariosparaqueelciudadanoautoriceala
Administracinarecabaraquellosdatosydocumentosqueobrenen
poderdelasAdministracionesPblicas,salvoqueunanormacon
rangodeLeyautoricedichaconsulta?

20

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

NormalizacinDocumental

La normalizacin documental supone la homogeneizacin del diseo de los

formularios asociados a los procedimientos administrativos, entendida desde una
dobleperspectiva:contenidoyforma.

Porunlado,sehadepreverlaexistenciadeunaseriedecamposmnimos,comunesa
todoslosformularios,quegaranticenlarecogidadelosdatosnecesariosparaqueel
documento cumpla con los requerimientos legales. Por otro lado, al erigirse el
formularioenelnexodeuninentrelaAdministracinyelciudadano,unadisposicin
homogneadelossmbolosylogotiposoficialesentodoslosdocumentoscontribuir
alafianzamientoeidentificacindelaimagencorporativadelaorganizacinentrela
ciudadana.

Elaborar los modelos de solicitud de acuerdo con criterios homogneos ayudar al

ciudadanoafamiliarizarseprogresivamenteconlametodologaadministrativa,loque
lefacilitareliniciodeaquellasactuacionesquesepropongaemprender.

21

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

HerramientanF3modelosdesolicitudNormalizacin
Preguntan

Des cripcin
1 E xis tencriteriosdeNormalizacindocumentalalahorade
elaborarlos formularios ? s onobligatorios?
2 S eprevlainclus inenelformulariodeelementos deidentidad
corporativa,deacuerdoconlas normas reguladorasdelos
smbolosylogotipos corporativos delaOrganizacin?
3 Quedaperfectamentedefinidoelprocedimientoadminis trativo
quesepretendeiniciarconelmodelodes olicitud? E xis te
codificacinparaelmodelodes olicitud?
4 S ehaprevistolaexis tenciadetodos los campos neces arios
paralaidentificacinynotificacindeinteres ados y
repres entantes ?
5 S ehanincorporadolos campos neces arios pararecogertodala
informacinrelativaalas olicitud,deacuerdoconloprevis toen
elartculo7 0,delaLey3 0/92?
6 S ehanincluidolas referencias oportunasparaas egurarel
tratamientoconfidencialdelosdatos decarcterpers onal,as
comoeladecuadousoypos ibleces indelos mis mos ? S e
hacereferenciaalC entroDirectivoqueefectaeltratamientode
los datosyalapos ibilidaddeciudadanodeejercers us derechos
antel?
7 E s tnrecogidosenlas formularios todos los campos
neces arios paradarcoberturalegalalas actuaciones de
interoperabilidad,intraoperabilidad,s upres inys ustitucin
documental?
S eproporcionaalciudadanolapos ibilidaddeponers een
contactoconlaAdminis tracinatravsdedivers oscanalesde
comunicacin(telfonodecontacto,webdelorganis mo..),para
laaclaracindelos pas osas eguirparacumplimentarel
formulario,oparaes tableceruns is temaderetroalimentacin
quemejorelarecogidadedatos porpartedelaadministracin?

8
9 S erecogelapos ibilidaddeincorporaralos modelos de
solicitudins truccionesparalacumplimentacindelos mis mos ? ,
s onobligatorios?
1 0 S ehaes tablecidolaobligatoriedaddes eguiralguntipodegua
deestiloqueincluyalas pautas deacces ibilidadyus abilidada
tenerencuentaenlaelaboracindelos formularios?
11
E s neces arioadjuntardocumentos anexos ? E ncas oafirmativo,
s ees tablecenelnombredelos documentos aanexar?

22

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

Aspectostcnicos:accesibilidad,usabilidadydiseo

Podemosdefinirlausabilidadcomolamedidaporlaqueunproductopuedeserusado
por usuarios especficos para conseguir sus objetivos con eficacia, eficiencia y
satisfaccinenuncontextodeusoconcreto.

Laaccesibilidad,encambio,eselartedegarantizarque,tanampliayextensamente
como sea posible, los medios estn disponibles para las personas, tengan o no
discapacidadesdeuntipouotro.

Un buen diseo visual del formulario es aqul que ayuda al usuario a entender con
facilidadlainformacinaintroducir.

El formulario ha de cumplir con los objetivos que le son propios, esto es, facilitar el
flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a
determinadastransacciones.

As,loprimeroatenerencuentaalahoradeldiseodelmodeloserelcumplimiento
de dichos objetivos, algunos de los cuales ya han quedado cubiertos a travs de la
normalizacindocumentalydelaobservanciadelosrequerimientoslegales.

23

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

HerramientanF4modelosdesolicitudaccesibilidad,
usabilidadydiseocontenido
Preguntan

Descripcin
1 Culessonlosobjetivosdeldocumento?Sonconcretosyestnbien
definidos?
2 Indicaelttuloclaramentelanaturalezayfuncindelformulario,yel
procedimientoalcualestvinculado?Existeunacodificacinpara
procedimientoyformulario?Esnecesariounsubttulo?
3 Serequierennicamentelosdatosnecesariosparalatramitacindel
procedimiento?ObienSonnecesariostodosloselementosrecogidos
enelformulario?
4 EstnloselementosdeIdentidadCorporativa,smbolosylogotipos,
correctamenteubicadosdeacuerdoconsusnormasreguladoras?
5 Seproporcionanmecanismosparaponerseencontactoconel
organismoemisor?(email,telfono,direccinpostal,fax..)
6 Lareferenciaadisposicionesadministrativassehaceexpresandosu
nmero,denominacinyfechayconindicacindelDiarioOficialen
queaparecenpublicadas?
7 SehanincorporadolasreferenciasoportunasalaLey15/99de
proteccindedatosdecarcterpersonal,enelcasodequelosdatos
aportadosporlosciudadanosseincorporenaunabasededatos?
8 Sehaprevistodentrodelcontenidoalgnapartadorelativoala
retroalimentacindelainformacin,entreciudadanoy
administracin?

Enlamayorpartedelasocasionessedapocaimportanciaalacomposicinesttica
de los formularios, y es necesario tener presente que los diseos estticamente
satisfactorios contribuyen a orientar al ciudadano en la direccin de lectura y de
entradadedatos,facilitandoaslasencillezdeltrmite.

Unaadecuadaorganizacindeldocumento,conloscamposyetiquetasordenadosy
alineados,unlenguajecercanoycomprensible,undocumentolimpioconespaciosen
blancosuficientesparadescansarlavista,colaboraraqueelciudadanosientamayor
comodidadalahoradellevaracabosusactuacionesadministrativas.

24

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

HerramientanF5modelosdesolicitudaccesibilidad,
usabilidadydiseo Lenguajeyredaccin
Des cripcin
1 E lformulariohablaelmismolenguajeques usus uarios ? E s
claro,concis o,amigable,familiarycercano?
2 S ehautilizadounlenguajenos exis taevitandoexpresiones
dis criminatorias queatentencontraelprincipiodeigualdad?
3 E s consis tenteelusodelos trminos? S eusanlas mis mas
palabrasparalosmismosconceptos ?
4 S ehanevitadolas abreviaturas ? E ncasodeus arlas,s ehan
seguidolos es tndares delus uario?
5 S ehanes tablecidotextos cortos paralasetiquetas decampos,
eliminandopalabras inneces arias ?
6 S ehatenidoencuentaunordendecolocacinalahorade
es tablecerloscamposenelformularios ? E s tns ituados en
primertrminolosdatos obligatorios yaquellosques eanms
relevantes ?
7 S ehans ealadoclaramenteaquelloscamposquees
obligatoriorellenar? E xistencampos quenodebens er
rellenados porelinteres ado,es tncorrectamenteindicados?
E s neces arias uexistencia?
8 E xis tenrelaciones lgicas deproximidad,agrupacine
inclus inentreunos yotros elementos?
9 Lacantidaddees criturarequeridapararegis trarlos datos ,es t
reducidaalmnimo? S ehaevitadolas obrecargainformativa?
S ehaevitadolaredundancia?

1 0 S onfcilmentecomprens ibles losdatos fijos ? S ehaprevis to

suficientees pacioparacumplimentarlos datosvariables ?
1 1 S ehanincorporadoins trucciones paracumplimentaerel
formulario? S onbreves ycomprens ibles ? E stnenunlugar
1 2 Laestructuradeorganizacinynavegacindeldocumento E s
lams adecuada?
13 El formulario tiene un pie definido? Aparece el nmero de
pgina?

Preguntan

5.3.2SimplificacinDocumental

MedidasdeInteroperabilidad:
Es fundamental a la hora de simplificar, contar previamente con un listado de
documentosquesepuedantramitarelectrnicamenteyquepuedensertransmitidos
en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre administraciones
pblicas,rganosyentidadesdederechopblico.
25

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

De esta forma, se puede comenzar a simplificar la obligacin de presentar

determinada documentacin, siendo la Administracin la que l0 puede recabar a
travsdeloscaucesantedichos.
HerramientanS2.Interoperabilidad
Preguntan Des cripcin
1 S olicitadocumentacinobranteenotraAdminis tracin? S e
puederecabardeoficio?
2 S ehaplanteadolapos ibilidaddepres cindirdelaobligacin
depres entardichadocumentacin?
3 S ehacontempladolapos ibilidaddes us tituirlaobligacinde
s upres entacin,incorporandoeldocumentooins cripcinde
oficio?
4 S olicita,enconcreto,algndocumentooins cripcinque
cons teenunR egis troAdminis trativo,F icheroAutomatizadoo
Bas edeDatos ?
5 Hacontempladolapos ibilidaddes us cribirunC onveniode
C olaboracinconelorganis moencargadoparapoderoperar
enunentornocerradodecomunicacinocualquierotro?
6 S ehaprevis toelcons entimientoexpres odelinteres ado
parapoderrecabardeoficioladocumentacin?
7 E xis teaplicacininformticaparaatacarlabas ededatos
directamentedes deelrganoges tordelprocedimiento?
8 S ilaexpedicindeldocumentoes ts ujetaatas a. S eha
previs toquiens oportarlamis mas is einteropera?
E lrganis moencargadodelR egis trooF icherotiene
8 capacidadparacertificaroinformardeformamas iva?
9 S ehaarbitradounprocedimientodecons ultay/oens ucas o
depeticindedatos ?
1 0 S ehaarbitradounprocedimientoconplazos parala
res pues tay/oinformacin?
1 1 S ehaprevis tolatrazabilidaddelos datos ?

Medidasdeimpulsodelasdeclaracionesresponsables

Se puede definir declaracin responsable como aqulla que suscribe la persona

interesada o quien la represente, manifestando que cumple con los requisitos
establecidos en la normativa reguladora del correspondiente procedimiento
administrativo, que se compromete a mantener su cumplimiento durante el tiempo

26

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

que cada procedimiento disponga o que dispone de la documentacin cuya

presentacinesobligatoria.

Adquiereimportanciaporlaposibilidaddesustituirdeterminadadocumentacincuya
presentacinpuedediferirseoinclusosustituirseensuintegridad.

HerramientanS4.Declaraciones res pons ables

Preguntan Des cripcin
1 E s pos ibles us tituirlaobligacindepres entarunamemoria
porlapres entacindeunadeclaracinres pons able?
2 E s pos ibles us tituirlaobligacindepres entaruna
certificacindetitularidadbancariaporunadeclaracin
res pons able?
3 E s pos ibles us tituirlaobligacindepres entarcontratos
interprivados ,polizas des eguros ,exoneraciones fis cales ,
cumplimientos derequis itos ,E s tatutos S ociales ,C uentas
Anuales ,poderes derepres entacin,s entencias ,convenios ,
declaracindepropiedades ,actas decons titucinde
as ociaciones ,documentacinqueacreditelacons titucin,
domicilios ocialyaus enciadenimodelucrodelos
s olicitantes cons titucindelacomunidaddebienes ,
identificacindes ocios ycomuneros ,pordeclaraciones
res pons ables ?
4 E s pos ibles us tituirladocumentacineinformacin
requeridaalas E ntidades Locales porcertificadodel
habilitadoes tatal?
5 S edebepres entarladocumentacinantes delapropues ta
ocabelapos ibilidaddequeladeclaracinres pons ables irva
paratodoelprocedimiento?
6 S eacompaaalas olicitudy/oalformulariounmodelode
declaracinres pons able?
7 Tieneladeclaracinres pons abletodos los campos
neces arios paraelges tor? Tienes ololos neces arios ?

5.3.3Estandarizacin

A lo largo de la tramitacin del procedimiento la administracin debe elaborar una

seriededocumentosquedensoportealasdistintasactividadesquellevaacabo.En

27

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

unas ocasiones se tratar de documentos que se elaboran en un momento puntual,

pero en otras, son documentos que la administracin elabora de manera repetitiva
unayotravez,yqueaunquenoseanexactamenteigualessincluyencaractersticas
muysimilares.

Sedeberelaborarundocumentotipoqueincluyatodosaquelloscamposcomunes,
quegaranticenlarecogidadelosdatosnecesariosparaqueeldocumentocumplacon
losrequerimientosparallevaracabolaactividaddequesetrate.

La elaboracin de documentos normalizados y su incorporacin en una gua de

tramitacinayudaralserviciogestoradesarrollarsustareasconmayorrapidez,ya
queaquellosquedebanllevarlasacabononecesitanelaborareldocumentounayotra
vez.

HerramientanE1Es tandarizac inDoc umental

Preguntan

Des cripcin
1 E xis tenactividadescondocumentacinas ociada,ques e
realizandemanerarepetitiva? E sposiblees tandarizarla
documentacin?
2 S ehanidentificadodocumentos alolargodelprocedimiento
quepresentancaracters ticas iguales omuys imilares ? E s
pos iblenormalizarlos ?
3 S ehanincluidoenlos modelos normalizados todos loscampos
neces arios paracumplirconlos requisitos legales dedicha
documentacin?

5.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Tiempos

Una vez determinado el tiempo invertido en cada actividad, se hace necesario

establecersieseltiempoexigidoyrecomendableosiporelcontrariosobrepasalos
lmitestemporalesqueatiendanalprincipiodeceleridad.

28

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

Hemospartidodeunadistincinentretiemporealytiempoefectivo,porlotantoesel
momento de determinar si ambos son semejantes o el tiempo real alarga
injustificadamentelamarchadelprocedimiento.

Esta fase debe identificar donde se gastan estos tiempos tales como esperas,
transporte de documentos, inactividad administrativa o del ciudadano, etc., para
posteriormenteestablecerlasmedidasnecesariasquepermitanreduciralmnimolos
mismos.

HerramientanT1Tiempos
Preguntan
1
2
3
4

5
6
7

Des cripcin
E xis teunadiferenciaelevadaentreeltiempoefectivoyel
tiemporealqueempleamos encadaactividad?
E s tnidentificadas aquellas actividadesdondeladiferenciaes
ms elevada? sehanidentificadolascaus as ?
Hemos incluidolos tiempos deesperaqueestablecelaLeyala
horadecalculareltiempoefectivo?
E ltransportededocumentoses unelementodeterminantede
laprdidadetiempo? podranarticulars emecanismosde
intercambiodedatos atravs demedios electrnicos ,que
redujeranes tetiempo?
S ehavaloradolapos ibilidaddehabilitarelregis trodes alida
des deelcentroges torparareducirlostiempos?
E xis telapos ibilidadderealizars imultaneamente,algunadelas
actividades quesellevanacabo?
E xis tenactividadesnorecogidasenlanormativareguladora
quepodranevitars e?

5.5.OrganizacinyRecursoshumanos

5.5.1Organizacin

Una vez determinada la unidad o unidades responsables del procedimiento, es

necesarioestablecersiestnperfectamentedelimitadaslasfuncionesdecadaunade
29

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ellasenelsupuestodecoincidirvarias.Elanlisisdeberprofundizarenlaimplicacin
decadaunidadencadaunadelasfasespropiasdelprocedimiento.

Del mismo modo pueden ser analizados los puestos que participan en el
procedimiento, de tal manera que un anlisis pueda llevar a considerar no ser los
idneos y ser planteada la posibilidad de modificar puestos en el organigrama o
realizarcambiosencuantoalavaloracinycontenidodelosmismos.

De existir a su vez unidades externas tambin implicadas en la tramitacin del

procedimiento, se debe determinar si los canales o mecanismos de informacin,
comunicacinocoordinacinsonsuficientesyadecuadosparaunabuenainteraccin.

HerramientanT1Organizacin
Preguntan

Des cripcin
E s tncorrectamentedelimitadalaunidadresponsabledela
1 tramitacindelprocedimiento?
E xis teunaovarias unidadesparaeldes empeodela
2 actividad?
3 E s tndelimitadas las funciones cuandoexis tenvarias?
4 E s tdelimitadalares pons abilidaddecadaunidadinterviniente?
S ehanes tablecidomecanis mos decontrolde
5 res pons abilidades?
E xis tenpartes deltrmiteoprocedimientodes arrollados por
6 dis tintas unidadesintervinientes ? S epodranintegrar?
E s neces arioqueactens uces ivamenteos epodrallevara
caboeltrmites
imultneamente?
7

8 E xis teunacomunicacinycoordinacinadecuadasentreellas?
E xis ten unidades externas implicadas en la tramitacin del
9 procedimiento?
E s elevada la intervencin de unidades ajenas a la res pons able
1 0 delprocedimiento?
Intervienenrganos colegiados enelprocedimiento? S i
coexis tenvarios rganos colegiados , s ehacons ideradola
1 1 pos ibilidaddeunificarlos ?

30

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

5.5.2Recursoshumanos

Laprimeraobservacinatenerencuentaparainiciareldiagnsticoesdeterminarsiel
nmerodepersonasimplicadasenlatramitacindelprocedimientoeseladecuado.
Para ello esnecesarioanalizar las relaciones depuestos de trabajocon la ocupacin
realdelasmismas.

A continuacin se debe atender a las caractersticas ms relevantes que marcan el

perfil del empleado, buscando que su preparacin y conocimientos se corresponda
con los aspectos requeridos para el buen desempeo de cada actividad o tarea
encomendadaenelmbitodesuscompetencias.

El siguiente aspecto objeto de anlisis sera determinar el grado de conocimiento

sobreladelimitacinydistribucindelastareaspropiasdecadapersonainterviniente
enlatramitacindelprocedimiento.Elresultadodeesteestudiodebeorientarsilas
mismas estn equitativamente repartidas e identificar las cargas medias de trabajo,
ascomolosndicesderendimientolaboral.

En ntima conexin se encuentra la necesidad de dotar al personal de estmulos o

incentivos que creen la posibilidad de establecer un clima o ambiente de trabajo
satisfactorio.

31

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

Herramientan2Rec urs os humanos

Des cripcin
1 E s tnidentificadas cuntas pers onasentotalintervienenenel
procedimiento? yencadafase,trmiteoactividad?
2 E lnmerodefuncionarios queatiendeeltrmite,actividado
procedimientoeselptimo?
3 C oincidelaes tructurarealconlas R elacionesdePuestos de
Trabajo?
S
4 inocoincidelaes tructurarealconlasR PT, exis te
infraocupacinos obreocupacin? eses tas ituacinlams
adecuada?
5 S econoceencadaetapaquines lapersonares ponsablede
lamis ma? E xis tenmecanis mos decontrolenlarealizacindel
trmiteoactividad?
6 Los canales deinformacin,comunicacinycoordinacinentre
las pers onas implicadas encadafas e s onadecuadosy
suficientes ?
7 S econocelacargamediadetrabajoporpersona? S e
es tablecenndices derendimientooproductividadlaboral?

8 E s tndelimitadas las tareas decadafuncionario? E s tn

dis tribuidas equitativamente?
9 R enenlas personas queintervienenelperfilparadesempear
las funcionespropias delcargo?
1 0 S eevalaelgradodepreparacin,conocimientos,s aberhacer
delas pers onas intervinientes encadaprocedimiento?
E xis teunaformacincontinuadadelos profesionales ?
1 1 E xis teunambienteoclimainternos atis factorioenla
organizacin? E nqumedidainterfiereeneldes empeodel
trabajodelpers onal?
1 2 S efomentanprcticas quefomentenoestimulenlas buenas
relaciones entretodalaorganizacin? S erealizans ondeos de
opininsobreelgradodes atisfaccindelas pers onas dela
organizacin?

Preguntan

5.6.Tecnologasdelainformacinylascomunicaciones

El objeto del anlisis de los recursos tcnicos pretende facilitar informacin sobre el
niveldeutilizacindelastecnologasdelainformacinycomunicacinportodoslos
intervinientes en la tramitacin del procedimiento. El diagnstico por tanto debe
tener en cuenta los aspectos relacionados con la ofimtica (equipos informticos,

32

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

impresoras,fax),lasvasdecomunicacin(internet,correoelectrnico,software),
canales de informacin interna (web corporativa, bases de datos), informacin
externa (medios telemticos, sistemas de correspondencia), sin olvidar las
posibilidadesdeinteraccinadministrativaconlosciudadanos.

HerramientaTIC Rec urs os Tc nic os yTec nolgic os

Des cripcin
1 S edis ponedeuns oftwarebs icoconprocesadordetexto,hoja
declculo,etc?
2 S edis poneyhaceus odeinternet? E lpers onaldelaunidad
dis ponedecorreoelectrnicoensupues todetrabajo? Los
empleados conocensufuncionamientoyeldelos navegadores
web?
3 S edis ponedeaplicaciones es pecficas deapoyoalages tin
delos procedimientos?
4 Lasaplicacioneses pecficaspermitencompartirlainformacin
entrevarias pers onasyequipos ? S eutilizaelcorreoelectrnico
ylawebcorporativacomomediodecomunicacineinformacin
interna?
5 Lasaplicacionesdedicadas alages tindeprocedimientos
es tnintegradas enunnicosis tema?
6 Lasaplicacioneses pecficaspermitenenviarocons ultardatos
deges tindeformaremotaentrelos diferentesorganismos
participantes ?
7 S edis ponedeuns is temacons olucionesdeges tin
documentalyaplicacionesdeflujos detrabajoquefacilitela
interaccindelosdis tintosagentes?
8 S edis ponedeunespaciopropioenelportalwebdondes e
ofrecetodalainformacinrelativaalosprocedimientos yde
inters paralos ciudadanos ?
9 S epermitelainteraccinconlos interes ados atravs de
internetymediostelemticos ?
1 0 Es teletramitable la iniciacin del procedimiento? y alguna fase
ms?
1 1 E xis tepos ibilidaddeimplantarlateletramitacinintegradel
procedimiento?
1 2 S edis ponedemedios logs ticos oequipos deoficinaen
general:fotocopiadoras ,variedaddepapel,s obres ,bolsas
pls ticas,tintadeimpres in,etc.?

Preguntan

33

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

5.7.Costes

El objetivo del anlisis debe estar orientado a la optimizacin de los recursos

humanos,econmicos,materialesytecnolgicosparamejorarlagestininternayla
prestacin del servicio al ciudadano, siempre siguiendo los principios de economa,
eficiencia,eficacia,igualdadyoportunidad.

Enesteapartadovamosaanalizarloscostesinternosquerequierenlatramitacindel
procedimientoy,enconcreto,tenderaejecutarmedidasquereduzcanesoscostes.

HerramientaC os tes Internos

Preguntan

Des cripcin
1 Se puede cuantificar el coste de cada actividad? Y de cada
fase o etapa del procedimiento?
2 Impone la normativa a la propia administracin el cumplimiento
de determinados requisitos que generen ms costes que
beneficios en el desarrollo de la actividad administrativa?Son
realmente necesarios o podran eliminarse?
3 E xis telapos ibilidaddeeliminardeterminadasactividades dela
tramitacinadminis trativa,conelcons ecuenteahorroparala
Adminis tracin?
4 S epuedenllevaracabodeterminadasactividades

adminis trativas encentrosdes ervicioscompartidos,conel

consecuenteahorrodetiempoyres ursos paralaadminis tracin?
E xis telapos ibilidaddeteletramitacindelprocedimiento? S e
hatenidoencuentaelahorrodetiempoyrecurs os quees to
supondra?
S ehavaloradoelahorroques uponeeltenerladocumentacin
es tandarizada/normalizadayaccesibleatodos los implicados en
latramitacin?
E xis telapos ibilidaddeimplantacindecanales electrnicos de
comunicacin,quemejorenelintercambiodeinformacinentre
todoslosactuantes enelprocedimiento? S ehavaloradoel
ahorroentiempoydes plazamiento?
S ehacuantificadoelahorrodetiempoyes fuerzoque
supondraelcontarconinformacininternas uficienteacercade
latramitacindelprocedimiento?

34

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

6. REDISEO DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTACIN DE LAS MEDIDAS DE

MEJORA

6.1.Implantacindelasmedidasdemejora

Una vez realizado el anlisis y diagnstico del procedimiento, y detectadas las

medidas de mejora, deberemos describirlas (Anexo IV) e incorporarlas al
procedimientoparaculminarlatareaderacionalizacin.

La casustica hace verdaderamente difcil determinar exhaustivamente todas las

posiblesmedidasdemejoraaplicablesperosirvandeejemplolassiguientes:

Simplificacin de la normativa aplicable a travs de diferentes mecanismos como la codificacin,

consolidacin, refundicin, derogaciones expresas, mejora del lenguaje normativo, mejora de la
comunicacindelanuevalegislacin.
Eliminacin de aquella documentacin que no sea estrictamente necesaria para llevar a cabo el
procedimiento. Sustitucin de la obligacin de presentacin de documentacin a travs de declaraciones
responsables. Supresin de la obligacin de presentar aquella documentacin que obre en poder de la
administracin, y pueda recabarse por medios electrnicos, a travs de tcnicas de interoperabilidad o
intraoperabilidad.
Normalizacindemodelosdesolicitud,presentadosdeformaclara,parafacilitarsulecturaycomprensin.
Estandarizacin de documentos que cumplan con los requisitos formales y sustantivos exigidos por la
normativa.
Supresindeactividadesquesedupliquenorealiceninnecesariamente,quenoaportenvaloraadido,que
noestnprevistasenlanormativareguladoradelprocedimiento.
Realizacinsimultneadeactividades,enloscasosenlosqueseaposible.
Potenciar actividades de control del cumplimiento de tiempos. Establecer canales telemticos de
comunicacin,quedisminuyanlostiemposdeintercambiodeinformacin.
Implantacin de aplicaciones especficas de apoyo a la gestin de los procedimientos, integradas en un
nicosistemademaneraquepermitanelintercambiodedatosdeformaremota.
Implantacinprogresivadelaadministracinelectrnica.Comenzandoporlapresentacintelemticade
solicitudesypreviendolospasosnecesariosparalateletramitacinntegradelprocedimiento.
Adaptacindelaorganizacinydelospuestosdetrabajoenelorganigrama,onuevavaloracindelos
mismosencuantoasucontenidooparticipacinenelprocedimiento.
Formacindelpersonalyadaptacindesustareasalasactividadesarealizar.
Mejoradeloscanalesdeinformacinalciudadanoacercadelostrmitesquehadeponerenmarcha.
Establecimientosdeindicadoresderesultadosquemidanlaefectividaddelasmedidasimplantadas.

35

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

6.2.Elaboracindelmanualdetramitacin:

Unavezrediseadoelprocedimiento,deberdocumentarseatravsdeunmanualde
tramitacin,enelcualquedenperfectamentedeterminadaslasactuacionesallevara
cabo,detalformaquesirvadeguaalserviciogestor.

Igualmente,hayquetenerpresentelamovilidaddelpersonalenlaadministracin.Si
disponemos de manuales de tramitacin de los distintos procedimientos que el
servicio gestor lleva a cabo, la formacin del nuevo personal resultar una tarea
muchomssencilla,locualcontribuiralaeficaciadelactuaradministrativo.

Elcontenidodelmanualserelsiguiente:

1.Denominacin
2.Fichadescriptiva
3.Objeto
4.Organizacin
5.Normativaaplicable.
6.Descripcintextualdelatramitacin.
7.Descripcingrficadelprocedimientooflujograma.
8.Relacindesoportesinformticos:
9.Relacindesoportesdocumentales:

6.3.Guadelprocedimiento:elsistemadeinformacinadministrativoexterno.

La orientacin al interesado es fundamental a la hora de que ste cumpla con los

requisitoslegalmenteestablecidos.Laprimerayprincipaltareaestransmitirqueslo
quesedebehacerencadamomentoprocedimental.

36

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

Con una buena informacin el ciudadano sabe dnde dirigirse y cumplir con los
trmites y obligaciones de forma certera, dotando al actuar administrativo de una
mayoragilidadyeficienciayaquenosepierdeelprocedimientoenuncaminodeiday
vueltadesubsanacionessinretornoconcreto.

Por todo ello, se debern elaborar una gua informativa, que ayude al ciudadano a
cumplir con las actuaciones que se proponga emprender de la forma ms sencilla
posible. Est gua deber ser puestas a su disposicin a travs de todos los canales
posibles,garantizandodestaformalaaccesibilidadalamisma.

En su elaboracin debemos tener presente, que las necesidades de informacin del

ciudadano, no son del todo coincidentes con las del rgano gestor, por lo que los
camposaincluirnosernidnticos.Asimismo,deberemosesforzarnosenpresentarla
informacindemaneraqueseacomprensibleparaelciudadano,yaqueelmismono
tiene porque conocer como se desarrollan las actividades administrativas. Como
camposmnimossesealanlossiguientes:

1.

Denominacin

2.

Objeto

3.

Beneficiarios/Destinatarios:requisitosacumplir

4.

Documentacinrequerida

5.

Normativaaplicable

6.

Lugardepresentacindesolicitudes

7.

Plazodepresentacindesolicitudes

8.

Posibilidadesdepresentacindelasolicitud:presencial,telemtica,telefnica

9.

Centrodirectivoresponsabledeiniciacineinstruccin

10. rganocompetentepararesolver
11. Plazonormativopararesolver
12. Tiposdeimpugnacinyrganoquelaresuelve

37

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

6.4Indicadores

Comoconsecuenciadelaexistenciadeobjetivosclaramentedefinidos(P.ej.reduccin
de tiempos, costes y desplazamientos en los procedimientos administrativos), debe
poder definirse una cantidad mnima de indicadores que puedan dar cuenta de si
aqullossehanalcanzadoyenqumedida.

Los indicadores deben cumplir con lo que en el mundo anglosajn se conoce con el
acrnimoSMART(Specific,Measurable,Ambitious,RealisticandTimely),esdecir,han
deser:

Especficos: un indicador es especfico cuando puede ligarse un fenmeno

exterioraunafrecuencia,nmero,porcentaje,etc.

Medible: un indicador es medible cuando existe un mtodo o procedimiento

parasuseguimientoyregistro.

Ambicioso: un indicador es ambicioso cuando busca medir realidades

complejasconunapotentecargaexplicativa

Realista: un indicador es realista cuando de los indicadores se vincula a las

posibilidades efectivas de recabarlo (los datos recopilados deberan aportar
msvalorqueloquecuestaaveriguarlos).

Acotado en el tiempo: implica que el indicador debe poder referirse a un

momentooperodoespecficoquesirvaparalacomparacinintertemporal.

Podrn establecerse distintos tipos de indicadores en funcin de la variable

procedimentalquenospropongamosanalizar(AnexoVI).

38

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO I
FICHA DESCRIPTIVA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
CAMPOS FICHA
VENTANILLA DE SERVICIOS

DENOMINACIN
CDIGO IDENTIFICADOR DEL
PROCEDIMIENTO

MBITO DE ACTUACIN 1 EN EL
QUE SE ENCUADRA EL
PROCEDIMIENTO/
TRMITE

MBITO DE ACTUACIN 2 EN EL
QUE SE ENCUADRA EL
PROCEDIMIENTO/
TRMITE
FAMILIA DEL PROCEDIMIENTO
MATERIA
HECHO VITAL O CIRCUNSTANCIA
PERSONAL

DESTINATARIOS

ORGANISMO RESPONSABLE

RGANO GESTOR SSCC-SSTT

CONTENIDO
Procedimiento afectado por la Ventanilla de Servicios

Identificacin del trmite, procedimiento

N asignado por el Inventario Automatizado
Procedimientos Administrativos. Posteriormente
asignara por la nueva aplicacin.

de
se

Identificacin del trmite/procedimiento dentro de los

siguientes mbitos:
- mbito estratgico y de direccin
- mbito operativo
- mbito de atencin al ciudadano y terceros
- mbito de soporte
Identificacin del trmite/procedimiento dentro de los
siguientes mbitos:
Interno
Externo
Interadministrativo
Tipologa de tramitacin
mbito o sector de la actividad administrativa al que se
refiere
Acontecimiento de la vida o hecho circunstancial al que se
refiere el procedimiento
Aquellos a los que se dirige el procedimiento. En ayudas,
becas y premios sern los beneficiarios.
En el caso de autorizaciones, acreditaciones, carns e
inscripciones, sern aquellos interesados que, para
realizar la actividad de que se trate, deban solicitar esos
servicios de la Administracin
Denominacin de la Consejera, Organismo Pblico, Ente
Pblico de Derecho Privado responsable
Centro Directivo responsable
Centro directivo, servicio o unidad que instruye el
expediente, que ser el responsable de dar la informacin
que se requiera por parte del interesado, con direccin de
correo electrnico y/o nmero de telfono

ORGANO GESTOR
RGANO QUE RESUELVE
SSCC - SSTT

Se especificar el rgano competente para resolver

ORGANO QUE RESUELVE

39

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

CAMPOS FICHA
FORMA DE INICIACIN
CANALES DE PRESENTACIN
QUEN LO PUEDE SOLICITAR?
QU REQUISITOS DEBE
CUMPLIR?

CONTENIDO
De oficio o a solicitud del interesado
Canales o medios de tramitacin:
presencial/electrnico
Identificacin de las personas, instituciones o colectivos
que pueden solicitar el inicio del procedimiento
Trmites o exigencias previos
tramitacin del procedimiento

necesarios

para

la

REQUISITOS POSTERIORES

Trmites posteriores requeridos tras la realizacin del

trmite

DOCUMENTACIN A APORTAR

Descripcin de los documentos que debe aportar el

interesado

NORMATIVA

se incorporar la referencia y el archivo de las bases

reguladoras, orden o resolucin, o cualquier otra norma
que afecte al procedimiento.

FICHEROS NORMATIVA

FECHA DE PUBLICACIN EN EL
BOLETIN
INICIO PLAZO DE SOLICITUD

Deberan concretarse las fechas en las que empieza y

termina la solicitud

FIN PLAZO DE SOLICITUD

Plazo de presentacin de solicitudes
PLAZO DE PRESENTACIN

PLAZO DE RESOLUCIN

EFECTOS DEL SILENCIO

ADMINISTRATIVO
TIENE TASAS S/N

Plazo
mximo
correspondiente

que

establezca

la

normativa

Efectos estimatorios o desestimatorios, una vez

transcurrido el plazo sin que se haya resuelto y notificado
la resolucin por la Administracin, as como su normativa
reguladora
Descripcin de la tasa
Medio de pago.

DESCRIPCION TASAS
RECLAMACIONES Y RECURSOS
NIVEL DE TRAMITACIN

Medios de impugnacin de que dispone el interesado para

revisar los actos administrativos.
Indicar el nivel de interaccin electrnica con los
interesados 1-2,-3ob-3op-4ob-4op-5ob-5op

40

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

CAMPOS FICHA
CONSULTA DEL TRAMITE-ON LINE
AFECTADO POR EL DECRETO DE
SIMPLIFICACIN

CONTENIDO
Existencia de un servicio web y/o URL para consultar los
trmites presentados
Se Incluir un listado de los certificados que estn
operativos en cada momento.

DOCUMENTOS AFECTADOS POR

EL DECRETO DE SIMPLIFICACIN
CUANTA DE LA SUBVENCIN,
AYUDA O PREMIO
CORREO ELECTRONICO DE
CONTACTO
OBSERVACIONES

NOTIFICACIONES

41

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO II

DESCRIPCION DE LA SITUACION NORMATIVA

NORMASDERANGOLEGAL

NORMASDERANGO

OTRAS

REGLAMENTARIO
Normas
especiales

Normas
generales

Normas

Normas

especiales

generales

NORMAS
SUSTANCIALES
NORMAS
PROCEDIMENTALES

NORMAS
COMPETENCIALES

42

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

43

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN
ANEXO III

CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO

(Ej. Fase de Iniciacin)

FASE1:INICIACION
TRMITE1.1:SOLICITUDDELINTERESADO
ORGANO RESPONSABLE DE
ACTIVIDAD

1.1.1PRESENTACIONDE
SOLICITUDES
1.1.2. RECEPCIN DE
SOLICITUDES
1.1.3. REVISION DE LA
DOCUMENTACIN

DESCRIPCIN
ACTIVIDAD

DE

LA

DOCUMENTO

INTERESADO

LATRAMITACIN

OTRASUNIDADES

TCNICO

ADMIVO

AUX

INTERNA

EXTERN
A

TIEMPOS

REAL

EFECTIVO

RACIONALIZACINY
SIMPLIFICACIN
ANEXO IV

FICHA DESCRIPTIVA DE LA MEDIDA DE MEJORA

Procedimiento Administrativo:
Ttulo de la Mejora:
Contenido:

Unidad afectada por la mejora:

Beneficios:

Unidad que debe hacer efectiva

la mejora:

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO V

TERMINOLOGA Y LOS SMBOLOS PARA EL DISEO DE PROCEDIMIENTOS A

TRAVS DE FLUJOGRAMAS.

46

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO VI

INDICADORES

CLASIFICACIN
DELTIPODEPROC.

Inscripcionesen
registro

INDICADORESDE
GESTIN

INDICADORES
ORGANIZATIVOS

Ndeinscripciones
tramitadas

Ndeaplicaciones
Ndepuestosquetoman
especficasparalagestin
parteenelprocedimiento
delprocedimiento

Susceptibilidadde
automatizacin
(alta/media/baja)

Ratiodeconcesin=N
inscripcinconcedidas/
tramitadas

Ndeunidadesinternas
queintervienenenel
procedimiento

Ndeordenadorescon
accesoaaplicaciones
especficas

Gradodesimplificacin
delprocedimiento
(alto/medio/bajo)

Tiempomediode
tramitacin

Ndeunidadesexternas
queintervienenenel
procedimiento

Ndeordenadorescon
accesoaInternet

Gradoderacionalizacin
delprocedimiento
(alto/medio/bajo)

Ndepuestosadicionales
requeridos

Informacindel
procedimientoquese
puedeconsultaratravs
deInternet
(alta/media/baja)

Posibilidadde
teletramitacin
(alta/media/baja)

Ndetrmiteso
actividadesquese
puedenrealizaratravs
delared

Carctercentralo
territorialdelaresolucin
(central/territorial)

Volumende
documentacina
presentarporel
interesado
(alto/medio/bajo

INDICADORES
TECNOLGICOS

INDICADORES
PROCEDIMENTALES

47

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN
ANEXO II
RESUMEN DEL PROCESO
RACIONALIZACIN DE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO:
Tcnica cuyo objetivo es la revisin, simplificacin, supresin o modificacin de todos aquellos parmetros que configuran el procedimiento administrativo para imprimir celeridad, eficiencia, eficacia,
transparenciayobservanciadelprincipiodebuenafe,alaactividadadministrativa.

ETAPAS

DESCRIPCIN

ANLISIS (PREGUNTAS)Y
DIAGNSTICO(RESPUESTAS)

MEDIDAS DE MEJORA-INDICADORES
(SOLUCIONES)

Valoracindelanormativa:siestdispersa,sisigueunorden
lgico, si ha sido varias veces modificada, si es confusa, si las
personasrelacionadasconellalaconocenefectivamente,etc.

NORMATIVA

Recopilarlasnormasaplicablesyclasificarlasde
acuerdo con:su contenido(normassustanciales,
procedimentales y competenciales), su carcter
(generales y especiales) o su rango (legal o
reglamentario).

Establecer mecanismos de aplicacin del principio de

accesibilidad de las normas, de calidad normativa, de
tcnicanormativa.
Simplificacin a travs de codificacin, consolidacin,
refundicin, derogaciones expresas y de revisin peridica
de la vigencia, actualidad, necesidad y oportunidad de la
misma como forma de asegurar que la evolucin del
sistemajurdiconoquedepordetrsdelarealidadpoltica,
econmicaysocial.

TRAMITACIN

Determinarlasfasesquelanormaestablecepara
cada procedimiento administrativo y las
actividades o actuaciones reales que realizan
todaslaspersonasqueintervienenenlavidadel
mismo,inclusoaquellasocultasoinvisibles.

Valoracin de la idoneidad de cada una de las fases o

actividades del procedimiento y diagnstico de la posible
simplificacin o eliminacin de trmites y actividades as
comoderequisitosformalesymateriales.

Supresin de aquellas actividades que se dupliquen o

realicen innecesariamente, que no aporten valor aadido,
que ralenticen o no estn previstas en la normativa
reguladoradelprocedimiento.
Realizacin simultnea en vez de sucesiva de actividades.
Simplificacin o eliminacin de requisitos formales y
materiales como duplicados, motivaciones, documentos
visados,certificaciones,fotocopiascompulsadas,etc.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

DOCUMENTACIN

PLAZOS Y
DURACIN

ORGANIZACIN Y
RECURSOS
HUMANOS

Identificaryrecopilartodoslosdocumentosque
debe presentar el interesado y aquellos que
elabora la administracin, con indicacin de la
actividadalaquedansoporte

Valoracindelformularioomodelodesolicitud:deberecabar
informacin sobre unos campos mnimos que recojan los
datos necesarios para la iniciacin del procedimiento,
asegurando
la
normalizacin
documental
o
la
homogeneizacin del diseo de todos los formularios
asociados a los procedimientos administrativos, sin olvidar el
derecho de los ciudadanos a iniciar los procedimientos
mediantesolicitudespersonalizadas.
Debe cuestionarse todos los documentos a aportar y su
necesaria presencia y/o sustitucin por declaraciones
responsables.

Eliminacin de aquella documentacin que no sea

estrictamentenecesariaparallevaracaboelprocedimiento
o sustitucin de la misma a travs de declaraciones
responsables.
Supresin de la obligacin de presentar aquella
documentacin que obre en poder de la administracin, y
pueda recabarse por medios electrnicos, a travs de
tcnicas de interoperabilidad o intraoperabilidad.
Normalizacin de modelos de solicitud, presentados de
forma clara, para facilitar su lectura y comprensin.
Estandarizacin de documentos que cumplan con los
requisitosformalesysustantivosexigidosporlanormativa.

Sealar el tiempo invertido en cada una de las

actividades y diferenciar entre tiempo efectivo o
periodo mnimo imprescindible dedicado
especficamente a la realizacin de las gestiones
propias del trmite, y tiempo real o tiempo total
realmenteempleadoeneltrmite.

Valoracindelostiemposinvertidosencadaactividad:siesel
tiempo exigido y recomendable o si sobrepasa los lmites
temporales que atiendan al principio de celeridad alargando
injustificadamente la duracin del procedimiento.
Identificacin de las fases donde se gastan estos tiempos:
esperas,transportededocumentos,inactividadadministrativa
odelciudadano,enlafasedeterminacindelprocedimiento,
etc.

Determinar el rgano responsable de la

tramitacin, con indicacin de los componentes
delmismoyelgradodeimplicacindecadauno
en el desarrollo del procedimiento, as como
todas las unidades internas o externas a la
administracin sealando en cada una de las
actividadesquinoquineslasllevanacaboysi
el ciudadano interacciona con la administracin
enlasdistintasfasesdelprocedimiento.

Valoracin de las funciones de cada unidad interviniente: si

estnperfectamentedelimitadaslascompetenciasestablecidas
por la norma y la responsabilidad que lleven aparejada, si los
puestosqueparticipanenelprocedimientosonlosidneos,si
la comunicacin o coordinacin son suficientes y adecuadas
para una buena interaccin administrativa, si el nmero de
personasimplicadasenlatramitacindelprocedimientoesel
necesario, si el perfil del empleado es el idneo para la
realizacindesustareas,etc.

Establecer canales telemticos de comunicacin que

disminuyan los tiempos de intercambio de informacin.
Controlarelcumplimientodetiempos.
Agilizar la terminacin del procedimiento concibiendo el
silencio administrativo exclusivamente como garanta del
ciudadano y no como privilegio de la administracin.
Establecer mecanismos de impulso y fomento de la
terminacin convencional del procedimiento en el
momento de la propuesta o de la resolucin a tenor del
artculo88delaLey30/92.
Adaptacin de los puestos de trabajo en el organigrama.
Nuevavaloracindelosmismosencuantoasucontenido,
nmerooparticipacinenelprocedimiento.
Identificarlascargasmediasdetrabajo,ascomolosndices
derendimientolaboral.
Determinarsiloscanalesomecanismosdeinformacincon
unidadesexternastambinimplicadasenlatramitacindel
procedimiento.
Formacin del personal y adaptacin de sus tareas a las
actividades a realizar. Dotar al personal de estmulos o
incentivosquecreenlaposibilidaddeestablecerunclimao
ambientedetrabajosatisfactorio.

49

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

TICS

COSTES

Sealar las aplicaciones tecnolgicas con que

cuenta cada unidad interviniente: ordenador,
software bsico, correo electrnico, internet,
aplicacin especfica para la gestin del
procedimiento, as como el grado de utilizacin
delosmismos(alto,medioobajo).

Comprobar si el personal cuenta con recursos en cantidad

suficiente, si stos son idneos para la realizacin correcta u
ptimadecadaactividadotrmiteadesempear,valorandola
calidad, capacidad y rapidez de los equipos utilizados, y si
responden a las necesidades del procedimiento y a las
demandasdelciudadano.

Implantacin progresiva de la administracin electrnica

garantizando que los ciudadanos puedan relacionarse con
la administracin por medios electrnicos para obtener
informaciones, realizar consultas y alegaciones o formular
su solicitud. Implantacin de aplicaciones especficas de
apoyoalagestindelosprocedimientos,integradasenun
nico sistema de manera que permitan el intercambio de
datos de forma o intercambiar datos con otras
administraciones.
Disponer de herramientas o programas informticos
especficosoidneosparaeldesempeo,siseconoceporel
personal su manejo, si su uso es complejo, si presentan
demorasenlaproduccindeinformesoenlaconsecucin
de los resultados, si es necesaria su actualizacin, si
requierensusustitucin,etc.

Establecer cules son los costes reales que los

procedimientosgeneranencadaunadesusfases
a la Administracin, al ciudadano y a las
empresas.

Identificar las actividades de los procedimientos que no

generanvaloraadido.

Reducirelcostedelasetapasquesuponennivelesaltosde
gastoascomoidentificaraquellasotrasqueseencuentren
ensituacionesmscrticasparadotarlasdemsrecursos.
Especialatencindelascargasalciudadano.

MANUAL DE TRAMITACIN:
Documentoqueintegratodalainformacindisponiblesobrelatramitacindelprocedimiento,unavezaplicadasalmismolasmedidasdemejoradetectadasqueserviralserviciogestordeguaparallevara
cabosusactividadesenelfuturo,orientaralpersonalsobrelasnuevasmanerasdeactuarquehayanresultadodelprocesoderacionalizacinascomoenlaformacindelnuevopersonal.
1.Denominacin,

2.Fichadescriptiva

3.Objeto

4.Organizacin

5.Normativaaplicable

6.Despcripcintextualdelatramitacin

7.Descripcin grfica del procedimiento:

flujograma

50

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

GUA DEL PROCEDIMIENTO:

Documentoque recogebrevementela informacin decarcterexterno paraqueel ciudadano comprendaques lo quequierelaAdministracin,quobjetivos persigueyelporqu decumpliruno uotro
trmite,sepadndedirigirseycumplaconlosrequisitoslegalmenteestablecidos
1.Denominacin

2.Objeto

3.Beneficiarios/Destinatarios:
requisitos a cumplir

4.Documentacin
requerida

5.Normativa
aplicable

6.Lugar
presentacin
solicitudes

de 7.Plazo
de 8.Presentacin
de presentacin
de la solicitud:
de solicitudes
presencial,
telemtica,
telefnica,

9.Centro
directivo
responsable
de
iniciacin e
instruccin

10.rgano
competente
para
resolver

11.Plazo
normativo
para
resolver

12.Tipos de
impugnacin
y rgano que
laresuelve.

51