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CARACTERIZACION DE PROCESOS

Proceso:
Gestin del
Recurso Fsico

Cdigo: DE-F-001

Cdigo Proceso: GR

Versin: 001

Lder (es) del Proceso:


Secretaria Administrativa, Jefe Oficina de Bienes, Jefe
Direccin de Informatica, Jefe de Seccin de Servicios y
Apoyo

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Objetivo: Garantizar la disponibilidad del recurso logstico y tecnolgico requerido para la


gestin de todos los procesos de la Administracin Municipal.

Requisitos ISO 9001,


NTCGP 1000:
6.3

Alcance: Este proceso comprende desde la actualizacin del inventario y caracterizacin de los
Elementos del MECI:
sistemas de informacin hasta el aseguramiento, mantenimiento y legalizacin de los bienes
1.3, 2.1, 2.2.3, 3.1,
muebles e inmuebles.
3.3.2
Proveedores

Entes de Control,
regulacin y
legislacin

Insumos

Normatividad

Actividades

1. Identificar requisitos legales y

P reglamentarios

Salidas

Clientes

Solicitud de
actualizacin y
modificacin de
la
Gestin Documental
documentacin
o normograma

Proveedores

Insumos

Planeacin
Administrativa y
Financiera

Directrices del
Banco de
Proyectos e
Informacin
presupuestal

Direccionamiento
Estratgico

Plan de
Desarrollo
Municipal

Actividades

2. Elaborar el plan de accin y/o


proyectos para la vigencia

Salidas

Propuesta de
plan de accin
anual y/o
proyectos

Clientes

Planeacin
Administrativa y
Financiera

Plan de Trabajo
del SGI

Mejoramiento de la
Gestin, Comunidad y
Partes Interesadas

Mapa de
Procesos
Sistema SRF

Proveedores

Informacin

Manuales
Tcnicos

3. Realizar el Inventario de la
Infraestructura
4. Caracterizar los sistemas de
Informacin

Inventario

Gestin del Recurso


Fsico

Caracterizacin
de los sistemas
Gestin del Recurso
de Informacin
Fsico

Proveedores

Dependencias

Insumos

Actividades

Informacin de la
Infraestructura

5. Diagnosticar el estado y
necesidades de infraestructura

Diagnstico

Gestin del Recurso


Fsico

6. Elaborar planes de
Mantenimiento

Planes de
Mantenimiento

Gestin del Recurso


Fsico

7. Asegurar la disponibilidad de
recursos

Planeacin
Anteproyecto
Administrativa y
de Presupuesto
Financiera

Gestin del Recurso


Inventario
Fsico

Planeacin
Administrativa y
Financiera

Presupuesto de
ingresos y
egresos

Salidas

Clientes

Proveedores

Insumos

Procesos del SGI

Solicitud de
Soporte o apoyo
Tecnolgico,
Infraestructura,
Bienes

Compras y
Contratacin

Relacin de
Compras de
Bienes

Gestin del Recurso


Inventario
Fsico
Planeacin
Administrativa y
Financiera

Presupuesto
aprobado para la
vigencia

Actividades

8. Atender Solicitudes

Clientes

Solicitud de
capacitacin
Gestin y Desarrollo
Contratacin del
Humano
Recursos
Humano
Soporte o Apoyo
Tecnolgico,
Procesos del SGI
Infraestructura,
Bienes

9. Administrar y asegurar los


Bienes

Plan de Compras

Banco de
Proyectos

Salidas

10. Ejecutar el plan de accin y/o


proyectos para la vigencia

Solicitud de
legalizacin de
Compras y/o
Contratacin

Compras y
Contratacin

Bienes
Asegurados

Dependencias y
partes interesadas

Solicitud de
legalizacin de
Compras y/o
Contratacin

Compras y
Contratacin

Solicitud de
CDP, RDP, CxP, Administracin de
o ajustes
Rentas Municipales
presupuestales

Proveedores

Comunicaciones

Gestin Jurdica

Insumos

Actividades

Clientes

Material
Informativo
Apoyo a Eventos
y a procesos
comunicacionales

Informes del
plan de Accin
Anual

Conceptos
Jurdicos

Necesidades de
Comunicacin,
apoyo a eventos Comunicaciones
y asesora de
publicacin

Documentacin

Informes

Gestin del Recurso


Fsico
Planes de
Mejoramiento

Mejoramiento de la
Gestin

Salidas

Revisin del
proceso
Quejas,
Reclamos,
Sugerencias

11. Realizar el seguimiento y


medicin a la Gestin

Solicitud de
Apoyo Jurdico
Indicadores
Acciones C-P-M
Actas de Grupo
Primario
Solicitud de
Modificaciones
de la
documentacin
del Sistema
Informes
Seguimientos a
los proyectos

Entes de Control
Planeacin
Administrativa y
Financiera

Procesos del SGI


Mejoramiento de la
Gestin

Gestin Documental

Entes de Control o
Partes Interesadas
Planeacin
Administrativa y
Financiera

Proveedores

Insumos

Actividades

Salidas

Clientes

Mejoramiento de la
12. Atender las Quejas, Reclamos
Q,R, S atendidas Gestin, Comunidad
y Sugerencias
y Partes Interesadas

Controles Preventivos:
13. Actualizacin de la
Normatividad vigente
Gestin del Recurso Recoleccin de la
14. Actualizacin del Inventario
V
Fsico
Informacin
15. Seguimiento a los planes de
Mantenimiento
16. Administracin de plizas de
seguros

Controles Correctivos:
17. Ajustar los planes de
Mantenimiento
18. Realizar acciones de
Mantenimiento Correctivo

Mejoramiento de la
Acta de
Gestin
Reunin de
Grupos Primario Evaluacin
y expectativas
Independiente
de auditoras
Partes Interesadas

Proveedores

Insumos

Actividades

Salidas

Clientes

Anlisis de Datos:
23. Analizar los informes de
gestin
24. Analizar los resultados de los
indicadores de gestin
25. Analizar los riesgos sobre el
proceso

V
26. Analizar los informes de
auditoras
27. Analizar los planes de
mejoramiento
28. Analizar los resultados de las
QRS

Mejoramiento de la
Gestin

Acta de Reunin
de Grupos
Primario

29. Tomar acciones para el

A mejoramiento

Planes de
Mejoramiento

Procesos del SGI

Recursos

Documentos Internos

Documentos Externos

Fsicos: Oficinas dotadas, Hardware y


Software comercial, Software antivirus,
herramientas y equipos para el
mantenimiento.

P: Mantenimiento preventivo y
correctivo de ascensores-aires-planta
telefnica y elctrica
P: Administracin de bienes muebles
Humanos: Secretarios Administrativo, e inmuebles
P: Adquisicin y mantenimiento de
Jefe Oficina Direccin de Informtica,
hardware
Jefe Oficina de Bienes, personal de
P: Adquisicin y mantenimiento de
apoyo.
Software
P: Aseguramiento de Bienes
Ambiente de Trabajo: Temperatura
Ambiente, Iluminacin adecuada, Fuera P: Salidas a Produccin
infraestructura
de ruido, si aplica.
Indicadores
(Cuadro de Mando Tctico)

Riesgos
(Matriz Institucional)

Porcentaje de procesos automatizados

Deterioro

Oportunidad del servicio de informtica

Fallas de hardware

Mantenimiento Preventivo y/o


Correctivo de Equipos de Computo
Fallas de software
Oportunidad del Servicio de Bienes

Ver listado Maestro de Documentos


Externos
Ver Normograma

Servicios
(No aplica para este Proceso)

Recursos
Porcentaje de Actualizacin del
Inventario
Oportunidad del Servicio en Servicios y
Apoyo
Cumplimiento de Mantenimientos
Preventivo y/o Correctivo de Bienes
Cobertura del programa de seguros

Documentos Internos

Documentos Externos