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IDENTIFICACION FACTORES DE CALIDAD EDUCATIVA EN LA I.

E LICEO LA
PRADERA SEDE EL ALIVIO, MUNICIPIO DE MONTERIA, PROPUESTA DE GESTION
Y MEJORAMIENTO

FRANCISCO OYOLA ARRIETA

FUNDACIN UNIVERSITARIA DEL REA ANDINA


ESPECIALIZACIN EN PEDAGOGA Y DOCENCIA
MDULO GESTION ACADEMICA
FEBRERO DE 2015

METODOLOGIA
El estudio constituye una investigacin que se ubica en los diseos de campo no experimental
de carcter descriptivo y referido a las estrategias de aprendizaje utilizados por estudiantes y
docentes de la Institucin Educativa La Pradera sede El Alivio
Los estudios descriptivos, segn Hernndez (2003), tienen un propsito especificar las
propiedades, las caractersticas y los perfiles de las personas, grupos, comunidades, miden,
evalan o recolectan datos sobre diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o
componentes del fenmeno a investigar directamente de la realidad donde se observan los
hechos tal como estn en su ambiente natural.
El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre cmo una persona, grupo o cosa
se conduce o funciona en el presente. La investigacin descriptiva trabaja sobre realidades de
hecho, y su caracterstica fundamental es la de presentacin correcta. Aplicada: porque est
referida a problemas especficos cuando se quiere dar una solucin prctica aplicando teoras o
conocimientos cientficos (Gil Malea)
Enfoque
La investigacin responde al enfoque cualitativo. Tratndose de escenarios educativos este
enfoque es el adecuado en la medida en que en esta investigacin tratamos de describir e
interpretar una determinada realidad. Ello supone el empleo de estrategias de Investigacin que
lleven a la comprensin y a la reconstruccin cultural.
Para Coronel M (2002), la etnografa educativa ha servido para descubrir los contextos
educativos, para generar teora y tambin como mecanismo de evaluaciones de programas y
expedientes desarrolladas en los centros educativos, proporcionando abundantes datos
descriptivos sobre dichos contextos, actividades y opiniones de los diversos participantes.
Expedientes
El empleo de diseos cualitativos en escenarios educativos constituye una Implicacin
directa en la medida en que tratamos de describir e interpretar una determinada realidad, al
menos como primer paso, en el conjunto de la investigacin. Ello supone el empleo de
estrategias de Investigacin que lleven a la comprensin y a la reconstruccin cultural.

Ahora bien, si decidimos elegir un enfoque de investigacin bsicamente cualitativo como


metodologa ms
El enfoque cualitativo parte de un acontecimiento real acerca del cual se pretende construir
un concepto, para lo cual se toman como punto de partida las observaciones que se han hecho y
que se hacen buscando reunir y ordenar las observaciones para construir una interpretacin del
fenmeno.
La fenomenologa es otro mtodo otro mtodo utilizado en enfoque cualitativo, con l se
busca conocer los significados que los individuos dan a su experiencia y lo importante es
aprender el proceso de interpretacin por el que la gente define su mundo y acta en
consecuencia. La investigacin fenomenolgica, destaca el nfasis sobre lo individual y sobre la
experiencia subjetiva. El fenomenlogo intenta ver las cosas desde el punto de vista de otras
personas, describiendo, comprendiendo e interpretando.

INSTRUMENTOS
La tcnica de recoleccin de datos utilizada en esta investigacin, fue mediante un
instrumento tipo cuestionario elaborado por el investigador; el cual fue aplicado a los docente y
directivos para identificar competencias claves de los docentes y directivos, sus fortalezas y
aspectos a mejorar, utilizndose el cuestionario como un instrumento que agrupa una serie de
preguntas por escrito, relativas a un evento, situacin o temtica especfica, sobre las cuales el
investigador desea informacin.
Las preguntas abiertas que se les aplicaron a la poblacin de 30 docentes de la Institucin
Educativa La Pradera Sede el Alivio, fueron las siguientes:
1)

Participa Ud. de manera activa en la gestin de la escuela? Si no participa en el

proceso cual es el motivo?


2)

sabe Ud. Planificar la progresin del aprendizaje?

3)

Usa Ud. las nuevas tecnologas en el proceso de enseanza?

4)

Trabajar en equipo y participar en la gestin de la escuela?

5)

Conocer a la problemtica del entorno de su escuela?

RESULTADOS
Las respuestas a las preguntas fueron bastante nutridas, una vez realizado el
procedimiento para codificar y cerrar las respuestas de los 40 estudiantes, arrojaron los siguientes
resultados:
Tabla 1a. En la pregunta nmero 1parte a. Participa Ud. de manera activa en la gestin
de la escuela?
Cdigos
1
2
3

Categoras (patrones con mayor frecuencias de


mencin
Si
No
Algunas veces

Porcentaje
48%
29%
23%

Tabla 1b. En la pregunta nmero 1 parte b. Participa Ud. de manera activa en la gestin de
la escuela? Si no participa en el proceso cual es el motivo?
Cdigos
1
2
3

Categoras (patrones con mayor frecuencias de


mencin
No lo considero necesario
No me agrada hacerlo
No es mi responsabilidad

Porcentaje
42%
29%
29%

Aunque los resultados en el anlisis estadstico determinaron que el 48% de los docentes
participan de manera activa en la gestin de la Institucin Educativa, es de resaltar que el 29%
definitivamente no participa y un 23% eventualmente participan.

Ahora, de los que no participan el 42% no considera til participar activamente en el


proceso de gestin, un 29% manifiesta que no le agrada hacerlo la misma cifra manifiesta que no
lo considera su responsabilidad.
Tabla 2. En la pregunta nmero 2 Planifica Ud. la progresin del aprendizaje de sus
alumnos?
Cdigos
1
2
3

Categoras (patrones con mayor frecuencias de mencin


Si
No
No conoce el tema

Porcentaje
42%
39%
19%

Los docentes en la pregunta dos respondieron en 42% que realizan la planificacin de la


progresin del aprendizaje en sus alumnos, hay un 39 % que conoce esa responsabilidad, pero no
lo ejecuta y un 19% no lo realiza por desconocer el tema.
Recordemos que las actividades de enseanza que realizan los profesores deben
inevitablemente unidas a los procesos de aprendizaje que, siguiendo sus indicaciones, realizan
los estudiantes. El objetivo de docentes y discentes siempre consiste en el logro de determinados
objetivos educativos y la clave del xito est en que los estudiantes puedan y quieran realizar las
operaciones cognitivas convenientes para ello, interactuando adecuadamente con los recursos
educativos a su alcance.
No hay de pasar por alto que el objetivo principal del docente es que los estudiantes progresen
positivamente en el desarrollo integral de su persona y, en funcin de sus capacidades y dems
circunstancias individuales, logren los aprendizajes previstos en la programacin del curso
(establecida de acuerdo con las directrices del Proyecto Curricular de Centro, PPC).

Tabla No. 3- En la pregunta nmero 3 Usa Ud. las nuevas tecnologas en el proceso de
enseanza?

Cdigos
1
2
3

Categoras (patrones con mayor frecuencias de mencin


Frecuentemente
Alguna vez
Nunca

Porcentaje
49%
21%
30%

A esta pregunta los docentes respondieron que el 49 % usa tecnologas en el proceso de


enseanza, un 21% afirma usarlo eventualmente y un 30 % definitivamente no las usa,
dependiendo del modelo tradicional de enseanza.
Actualmente se considera que el papel del profesorado en el acto didctico es bsicamente
proveer de recursos y entornos diversificados de aprendizaje a los estudiantes, motivarles para
que se esfuercen (dar sentido a los objetivos de aprendizaje, destacar su utilidad...), orientarles
(en el proceso de aprendizaje, en el desarrollo de habilidades expresivas...) y asesorarles de
manera personalizada (en la planificacin de tareas, trabajo en equipo...); no obstante, a lo
largo del tiempo ha habido diversas concepciones sobre cmo se debe realizar la enseanza, y
consecuentemente sobre los roles de los profesores y sobre las principales funciones de los
recursos educativos, agentes mediadores relevantes en los aprendizajes de los estudiantes. La
educacin ha evolucionado desde la "pedagoga de la reproduccin" a la "pedagoga de la
imaginacin" ms basada en la indagacin, la bsqueda y la pregunta que con la respuesta
(Beltrn Llera, 2003), de estar centrada en la enseanza y el profesor a centrarse en el
aprendizaje y el alumno, de atender sobre todo a los productos a considerar la importancia de
los procesos. A muy grandes rasgos las principales visiones sobre la enseanza, que han ido
evolucionando de manera paralela a la evolucin de las concepciones sobre el aprendizaje
ofreciendo prescripciones sobre las condiciones ptimas para ensear.
Tabla No.4 pregunta No. 4 le agrada Ud. el trabajo en equipo; Participa Ud. en la gestin de
la escuela

Cdigos
1
2
3

Categoras (patrones con mayor frecuencias de mencin


Si
Ocasionalmente
No

Porcentaje
48%
29%
23%

A la pregunta No. 4 los docentes el 48% responden que si les agrada el trabajo en grupo y
participar en la gestin de la escuela: un 29% afirma que lo hacen ocasionalmente y un 23%
definitivamente no lo hacen.
Hoy en da, se pide realmente a los profesores que participen en la gestin de la escuela? Por
otro lado, tienen ganas de hacerlo? Podra parecer lgico tener respuestas claras a estas
preguntas antes de considerar como indispensables las siguientes competencias:
Elaborar, negociar un proyecto institucional.
Administrar los recursos de la escuela.
Coordinar, fomentar una escuela con todos sus componentes (servicios extraescolares,
barrio, asociaciones de padres, profesores de lengua y cultura de origen).
Organizar y hacer evolucionar, en la misma escuela, la participacin de los alumnos.
Por todas partes, las cesuras de los sistemas educativos se rompen, por miles de razones, pero
sobre todo porque su modo de gestin, a pesar de algunos progresos, contina siendo arcaico,
burocrtico, basado en la desconfianza ms que en la confianza, la libertad clandestina ms que
la autonoma asumida, la ficcin del respeto escrupuloso de los textos ms que la delegacin del
poder-a partir de objetivos generales, la apariencia de control ms que la transparencia de las
opciones y la obligacin de dar cuenta de ello. Profesionalizacin, responsabilidad, participacin,
autonoma de gestin, proyectos institucionales, cooperacin: estos temas, ms all de efectos de
moda, definen alternativas deseables al funcionamiento de la gestin institucional.

Tabla No.5 En la pregunta nmero 5 Conoce la problemtica del entorno de su escuela?


Cdigos
1
2
3

Categoras (patrones con mayor frecuencias de


mencin
Las tres primeras unidades
La empresa y sus clasificaciones
Ecuacin patrimonial

Porcentaje
36%
32%
32%

A la pregunta No. 5 los docentes respondieron: 46% conoce la problemtica del entorno de la
escuela, 29% dice conocerlo un poco un 25 % afirma no conocerlo.
Ms all de estas generalidades, la definicin del quehacer del educador es, en s misma, otra
tarea que debe partir de un dilogo abierto y permanente entre los mismos maestros y entre ellos
y su entorno social. La escuela de hoy tiene que abrirse ms a sus contextos, que inevitablemente
entran a ella, y ello exige replantearse el oficio del maestro tanto en el saln de clases como en la
comunidad.
La escuela es un espacio donde se construye conocimiento todo el tiempo y se aprende
siempre. Aprender es armarse para la vida, pero tambin abrir espacios para la imaginacin;
prepararse para vivir y trabajar e imaginar futuros posibles. Formar, como se sabe, es actualizar
en cierto modo las potencialidades del ser humano.
El maestro debe preguntarse entonces sobre el sentido de lo que hace y debe discutirlo; debe
seleccionar y jerarquizar lo que es importante del legado simblico que recoge y que entrega, y
aclarar, a s mismo y a los estudiantes, el porqu de su relevancia. La tarea del maestro es distinta
en los diferentes contextos sociales y geogrficos de un pas tan diverso y con tantas
contradicciones como el nuestro. No es lo mismo trabajar en el centro que hacerlo en la periferia
de las ciudades; no es lo mismo trabajar en contextos sociales relativamente estables que en
lugares en donde se viven las tensiones propias de la violencia; no es lo mismo trabajar con
alumnos que cuentan con todos los recursos que hacerlo en condiciones de enorme pobreza.
Ms all de revisar diferentes concepciones del clima escolar, e intentando comprender las
instancias y condiciones que influyen en su conformacin, vamos a analizar a continuacin
algunos de los aspectos organizativos que pueden estar influyendo en la problemtica
encontrada:

Saber planificar: Prepararse para ensear (Establecer objetivos y disear situaciones de


aprendizaje), (Planificar la progresin del aprendizaje).
Saber actuar: Actividades de aula (Usar las nuevas tecnologas)
Saber interactuar: Contextualizar el aprendizaje (Trabajar en equipo y participar en la
gestin de la escuela), (Conocer a la comunidad y al entorno escolar, implicarlos e
informarlos)
En la actualidad, en tiempos de reformas y contrarreformas, el concepto de clima cobra
especial importancia, al admitirse la necesidad de generar climas abiertos y de colaboracin si
queremos que las organizaciones educativas se conviertan en centros de mejora escolar y
aprendizajes duraderos. El trabajo en equipo y la coordinacin de funciones y procesos se
constituyen en elementos esenciales del desarrollo institucional, por lo que las caractersticas del
clima del centro van a influir de manera decisiva en la mejora del mismo.
Se puede resumir las falencias observadas en los docentes con respecto a las competencias
citadas donde existen desarrollos, falencias y vacos. Los hallazgos l mismos no expresan un
juicio de total desarrollo o de absoluta inexistencia, sino de campos o aspectos que requieren ser
fortalecidos o mejorados

Falta de compromiso con la actividad de gestin educativa


Falta de compromiso con la profesin docente
Resistencia al cambio, al negarse al uso de tecnologas en el proceso de enseanza
Poco sentido de pertenencia a la Institucin educativa
Falta de motivacin para vincularse al trabajo grupal y a la planeacin de la gestin de
la enseanza y de la gestin institucional.

Para mejorar la situacin se requiere iniciar un programa de sensibilizacin y capacitacin a


los docentes que permitan incentivar la participacin grupal, la autoestima, el sentido de
pertenencia y compromiso ante la profesin docente, la institucin educativa y al entorno en que
se desarrolla la actividad docente. Dado que la Acreditacin en los modelos modernos basados
en el mejoramiento continuo de la calidad, se otorga para toda la organizacin y no para procesos
individuales, la preparacin con estndares para el mejoramiento integral y armnico tanto de los
procesos misionales o asistenciales como los de Direccionamiento estratgico y los de apoyo.

Este enfoque de procesos de Gestin Educativa se disea bajo el ciclo del Mejoramiento
Continuo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Ajustar). Cada uno de los procesos est descrito en
trminos de sus relaciones con los dems procesos de la entidad y fuentes externas de
informacin primaria, as como las entradas y salidas que se requieren y se producen, y los
controles preventivos y correctivos que estos procesos demandan, y la descripcin de cada uno
de estos procesos es:
Objetivo: Este proceso tiene como objetivo asegurar que se establezca, documente,
implemente, mantenga y mejore continuamente la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema
de Gestin Integral, de forma tal que garantice el cumplimiento de la misin y objetivos
institucionales, as como las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la institucin
educativa. La accin del plan persigue mejorar los procesos en las reas donde se identificaron
falencias de gestin:
rea de gestin directiva y administrativa que contemple la inclusin del entorno
rea de gestin pedaggica y acadmica y de recursos.

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- EL ALIVIO


PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES ESTANDARES
DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
OBJETIVO: Planificar, orientar y verificar el cumplimiento
del Direccionamiento estratgico, Horizonte Institucional, el
Proyecto Educativo Institucional (PEI) y su Sistema de
Gestin de Calidad que asegure la satisfaccin de la
Comunidad Educativa y los objetivos de calidad propuestos

Cdigo: V1-PR01
Pgina de
Versin: 01

GESTION DIRECTIVA Y ADMINISTRATIVA


ALCANCE: Inicia con la planeacin del direccionamiento
estratgico (horizonte institucional), ajuste del PEI y su SGC
a partir de requisitos vigentes, su socializacin y el
suministro de los recursos para los procesos, hasta, el
seguimiento, la evaluacin, cumplimiento, pertinencia y
mejora de estos.
Incluye la evaluacin de la satisfaccin del cliente y la

Revisin por la Direccin. Aplica la verificacin de la


eficacia de los mismos para los recursos financieros y de
compras.
RESPONSABLES:
PARTICIPANTES: Rector, Coordinador(a), Comisin de
Lder del Proceso de Gestin Directiva (Rector)
Docentes, Consejo Directivo, Secretaria, contador y tesorero.
Unidad financiera de la SEM
FACTORES CLAVES DE XITO: Liderazgo, Trabajo en equipo, Cultura institucional, enfoque estratgico y conocimiento
del sector educativo, recursos financieros, comunicacin asertiva con la comunidad educativa, conocimiento de los procesos
institucionales, enfoque Estratgico en la revisin de objetivos y planes de accin
ACTIVIDADES PRINCIPALES
P:
Diagnstico,
direccionamiento
estratgico
(horizonte
institucional), el SGC, responsabilidad, autoridad e interaccin entre
procesos (mapa de procesos), plan estratgico, cronograma general
de actividades institucionales, fechas para evaluaciones de
satisfaccin de cliente, revisin por la direccin y las entradas para
esta.
H: Difundir el Plan estratgico y el SGC, Realizar el Plan de
mejoramiento, actividades institucionales, evaluacin de satisfaccin
de clientes y Revisin por la Direccin.
Suministro de recursos. Ejecutar Presupuesto, planes en general,
compras y suministro.
V: Resultados del diagnstico, Ejecucin y niveles alcanzados desde
las diferentes objetivos y herramientas para el cumplimento del plan
estratgico, SGC, satisfaccin del cliente y Revisin por la
Direccin.
Seguimiento al presupuesto
Suministro de recursos, cumplimiento en compras y a la debida
seleccin, contratacin y desempeo de proveedores.
Garantas de los productos
A: Ajustar el PEI (plan estratgico, S.G.C, los recursos para los
procesos), las directrices para los diferentes procesos.
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.

PROVEEDOR

SEGUIMIENTO:
Veracidad de los resultados del diagnstico institucional,
enfoque y cumplimiento del direccionamiento, plan estratgico
(horizonte institucional), el SGC, indicadores de gestin,
Objetivos, directrices para el plan de mejoramiento.
Compromiso de la alta direccin con el S.G.C, definicin y
entendimiento de la responsabilidad, autoridad e interaccin
entre procesos,
Cumplimiento del cronograma general de actividades
institucionales, resultados de las evaluaciones de satisfaccin
de cliente, de Revisin por la Direccin y Planes de accin.
Entrega de los Informes de la gestin de los procesos al
finalizar cada perodo escolar.
Al cumplimiento de Presupuesto y Plan de compras.
Al cumplimiento de requisitos por parte de las compras y al
desempeo de proveedores

ENTRADAS

SALIDAS

1. SEM, MEN

1. Plan de Desarrollo Municipal


Plan decenal de educacin
Diagnostico participativo
comunal y plan de
desarrollo comuna 6
Recurso humano
Traslados presupuestales

2. SEM

2. Proceso Directivo

2. Plan operativo y de
mejoramiento, Resultados de la
revisin por la direccin y de
satisfaccin padres
1. Plan de Desarrollo Municipal
Plan decenal de educacin.
Diagnostico participativo
comunal y plan de
desarrollo comuna 6
Recurso humano
Traslados presupuestales

1. Presupuesto, Plan de compras,


PAC
Programa anual
mensualizado de caja;
Informe contable
trimestral, Ejecuciones
presupuestales mensuales,
Adiciones presupuestales,
Libros y soportes
contables.
2. Rendicin de cuentas anual

1. Presupuesto, Plan de compras,


PAC
Programa
anual
mensualizado de caja;
Informe
contable
trimestral,
Ejecuciones
presupuestales
mensuales,
Adiciones
presupuestales,
Libros y soportes contables.
. 1. PEI, Manual de convivencia,
Modelo pedaggico,
Direccionamiento estratgico y

2. SEM

3. SEM, MEN

3. Ministerio de Educacin,
Secretaras de educacin, entes
normativos y seccional de salud

1. Directivas y normas tcnicas


curriculares, Leyes, Decretos,
Resoluciones.

CLIENTE

3. Fondos y Contralora

Comunidad Educativa

entre otros

Planes y polticas Ministeriales


a nivel Nacional, Departamental
y Municipal.
Licencia de
funcionamiento y sanidad

4. Todos los procesos

2. Informes de indicadores y de
gestin de los procesos.
Entradas para la revisin por la
direccin
3. Necesidades y Expectativas,
evaluacin de proveedores.

5. Padres de familia, estudiantes


y partes interesadas
REQUISITOS:

Ley 115/94, Decreto 1860/94, Decreto 1278 de 2002, DECRETO


1290 DE 1981.
De la Norma ISO: 4.1 5.1/ 5.3/ 5.4/ 5.5/ 5.6/ 6.1/ 8.2.3./ 8.3/ 8.4/
8.5.1/7.1/7.4.1/7.4.2/7.4.3
Internos de la Institucin: PEI, Manual de Convivencia, Manual
de
Calidad.

del
SGC
comunicado
y
entendido por la comunidad
educativa.
2. Directrices y enfoque
institucional para los procesos
3. Recursos para la procesos
4. Resultados de la Revisin por
la direccin,
5. PEI ajustado

5. Secretara de Educacin
Municipal

RECURSOS:
Humano: Personas idneas y competentes
Infraestructura: Oficina, computador, impresora, software,
Internet, telfono, video beam, archivadores, carpetas,
muebles y enseres y carteleras informativas, bibliografa.

Acuerdo directivo presupuesto vigencia anual


Institucin: Acuerdo Directivo Disposiciones Generales del
Presupuesto.

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- EL ALIVIO


PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES
ESTANDARES DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
DOCUMENTOS:
V1- PR01 Gestin Directiva
V1- MC01 Manual de Calidad
V1-GU01 Manual operativo.
V1-GU02 Diagnstico
V1-DOC01 Mapa de Procesos
V1-DOC02 Estructura Organizacional
V1-DOC03 Mapa de riesgos

Cdigo:
V1-PR01
Pgina de
Versin:

01
GESTION DIRECTIVA Y ADMINISTRATIVA
REGISTROS:
V1-FR01 Evaluacin institucional, satisfaccin cliente
V1-FR02 Cronograma de actividades
V1-FR03 Plan de mejoramiento (plan operativo)
V1-FR04 Listado de necesidades
V1-FR05 Control de insumos y recursos
V1-FR06 Seleccin y control de proveedores
V1-FR07 Actas
V1-FR08 Formato permisos
V1-FR09 Informe y Acta de Revisin por la Direccin. .
V1-FR10 Cuadro y reporte de indicadores
Invitacin Publica
Ciclo contable (registros de compras segn requisitos
legales
vigentes)
Comprobante de pago para varios
Presupuesto
Plan de Compras
Soportes Contables (Acuerdos)
Actas de consejo directivo
Oficios
Evaluacin Anual del Desempeo Laboral, Protocolo Para la
Evaluacin de Docentes (Decreto 1278)

Registros del software contable:


Orden de compras
Cuenta de cobro
Orden de servicios
Recibido a satisfaccin
Cotizacin
Adicin presupuestal
Disminucin presupuestal
Recibo de caja
Certificado de compromiso presupuestal
Traslado presupuestal
Factura de proveedores
Planta de Cargos
Plan mensualizado de caja
Plan de Compras
Base de datos de proveedores y evaluacin inicial
Formato de Evaluacin de desempeo por competencias
(SEM para personal del 1278)
Acuerdos
V

NOMBRE DEL

INDICE

FRECUENCIA

META

INDICADOR
X

Cumplimiento
de
Objetivos

PEI
contextualizado

Participacin de
la comunidad en
la
contextualizaci
n del PEI
Desempeo de
proveedores

N. objetivos del
proceso
cumplidos / Total
de objetivos del
proceso
Total
de
componentes
actualizados
/
total de
componentes PEI
x 100
Total
de
estamentos
participantes
sobre el total de
la comunidad.
Proveedores
evaluados
satisfactoriament
e / proveedores
evaluados

PERIOD

REGISTR

O TOMA
DE DATOS
A1- Informe
y Reporte de
Indicadores

Semestral

90%

Anual

Semestral

90%

Anual

A1- Informe
y Reporte de
Indicadores

Semestral

90%

Anual

A1- Informe
y Reporte de
Indicadores

Semestral

80%

Anual

V1-FR06
Seleccin y
Control de
proveedores

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- SEDE EL ALIVIO


PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES ESTANDARES
DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
PROVEEDOR
1. Proceso de direccionamiento estratgico
2. Secretara de Educacin
3. Empresas proveedoras de recursos fsicos y servicios.
4. Ministerio de Educacin Nacional.
5. Secretara de Salud, ONGS: UNIRES, UAI y otras partes
interesadas
6. Secretara de Bienestar social
7. Municipio de Medelln 8. Comunidad educativa en
general. 9. Estudiantes
10. Todos los procesos

SALIDAS
1. Informacin contable para revisin mensual y trimestral,
administracin e informe del presupuesto ejecutado.
2. Presupuesto aprobado.
3. Infraestructura y ambiente de trabajo adecuado, bienes y
servicios conformes, oportunos y econmicos, pprogramas de
mantenimiento preventivo y correctivo, condiciones de
almacenamiento y preservacin de los recursos, personal
humano competente y vinculado acorde al perfil, formacin
eficaz y desarrollo de competencias, clima Institucional
adecuado.
4. Evaluacin del manejo de los recursos
REQUISITOS: (Norma, Ley, Organizacin) (obligatorio)
Disposiciones legales.
Ley:115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109,
110, 11, 116, 117, 118, 119, 198, Decreto 4791 de 2008 que
reglamenta los art 11,12,13,14 de la ley 715 de 2001 y deroga
el decreto 992 de 2002, Ley 80 de contratacin con el Estado,

Cdigo: V1-PR01
Pgina 2 de 10
Versin: 01

ENTRADAS
1. PEI y Plan de mejoramiento
2. Recurso humano (directivos, y docentes), recursos fsicos,
personal de servicios administrativos, recursos de
financiacin de costos acadmicos, normatividad y requisitos
para el manejo de los recursos
3. Productos y servicios requeridos por la Institucin.
4. Lineamientos, normatividad, recursos del COMPES.
5. Servicios de apoyo
6. Servicios complementarios (restaurante escolar, vaso de
leche)
7. Recursos del presupuesto participativo
8. Necesidades de infraestructura, ambiente de trabajo,
recursos, bienes, servicios y mantenimiento.
9. Necesidades y expectativas.
10. Necesidades y Requisitos para compras, necesidad de
formacin y mejora de competencias, necesidad de
mantenimiento y de ambiente de trabajo adecuado
CLIENTE
1. Unidad financiera de secretara de educacin, Contralora.
2. Consejo Directivo, Comunidad educativa, Unidad
financiera de secretara de educacin, Contralora.
3. Todos los procesos de la Institucin.
4. Secretaria de educacin.

RECURSOS: (Humano e Infraestructura) (obligatorio)


Humano: Personal competente y comprometido
Proveedores confiables.
Infraestructura: computador, software (office), oficinas
dotadas, impresora, papelera, telfono, espacio de

Ley 1150, Ley 715 de 2001, art 11,12,13,14, (disposiciones


funcionamiento FSE) 151,288,356,357 (normas orgnicas en
materia de recursos), Resolucin Rectoral y acuerdo del
consejo directivo para el manejo de fondos

almacenamiento de insumos, internet.


Econmicos: Presupuesto asignado.

Norma ISO: 4.1/ 5.6.2/ 6.1/ 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 6.3/ 6.4/ 7.4/
7.4.1/ 7.4.2/ 7.4.3/ 7.5.5/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4 /8.5.1
NTC 4595 Planeamiento y diseo de instalaciones y
ambientes escolares.
NTC 4596 Sealizacin para instalaciones y ambientes
escolares
Institucin: Polticas institucionales, administracin del
presupuesto

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- SEDE EL ALIVIO


PLAN DE MEJORAMIENTO
ESTANDARES DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso

PARA

LOGRAR

MAYORES

Aprob: Rector

PROVEEDOR

ENTRADAS

DOCUMENTOS:
A1-PR01:Procedimiento
del
proceso
de
administracin de recursos
A1GU01 Perfiles de cargo
A1_IN01 Induccin al personal nuevo
A1_IN02 Compra de bienes y servicios
A1_IN03 Presupuesto
Gua N31 Evaluacin anual de desempeo laboral
Gua 20 Administracin de Bienes Inmuebles
Gua N 10. Evaluacin de periodo de prueba
Decreto 3782 de 2007: Evaluacin del perodo de
prueba
Decreto 2277 Estatuto docente. (Autoevaluacin y
coevaluacin)
Decreto 1278. Estatuto de profesionalizacin
docente.
Decreto 4791 Reglamento de manejo del fondo de
servicios educativos
Circular 101 de Julio de 2010
SECOF Programa de sistema contable

REGISTROS: (formatos u otras evidencias) (obligatorio)


A1_ FR01 Plan de formacin
A1_ FR02 Asistencia a formacin u otras acciones
A1_ FR03 Encuesta de Clima Institucional
A1_ FR04 Hojas de Vida del recurso humano
A1_ FR05 Identificacin de necesidades
A1_ FR06 Evaluacin de desempeo docente.
A1_ FR07 Plan de mantenimiento
A1_ FR08 Seguimiento y desempeo de proveedores
A1_FR09 Solicitud de licencia no remunerada
A1_ FR10 Inventario y Hoja de vida de equipos
A1_ FR11 Solicitud de permiso
A1_FR12 Reporte de daos o riesgos
A1_FR13 Diagnostico de Ambiente de trabajo

Cdigo:

V1-

PR01
Pgina 3 de 10
Versin: 01

Orden de compras
Cuenta de cobro
Orden de servicios
Recibido a satisfaccin
Cotizacin
Adicin presupuestal
Disminucin presupuestal
Recibo de caja
Certificado de compromiso presupuestal
Traslado presupuestal
Factura de proveedores
Planta de Cargos
Plan mensualizado de caja
Plan de Compras
Base de datos de proveedores y evaluacin inicial
Formato de Evaluacin de desempeo por competencias (SEM para personal del
1278)
Acuerdos

NOMBRE
DEL
INDICADO
R

Ejecucin
presupuestal

Competencia
Del personal

Clima
institucional

Calidad del
producto
o
servicio
comprado

INDICE
#
rubros
ejecutados / total
rubros
presupuestados x
100
# empleados que
cumplen el perfil/
total
de
empleados X 100
Sumatoria
de
resultado
de
clima/ total de
empleados X100

FRCUENCIA

META

PERIOD
O

REGISTR
O TOMA
DE DATOS

Trimestral.

90%

Trimestral

Estados
financieros.

Anual

90%

Anual

A1_FR23
Evaluacin de
desempeo

Anual

80%

Anual

A1_FR03
Encuesta de
Clima
Institucional

# compras que Trimestral


90%
Trimestral
Registro de
cumplen
las
seguimiento
especificacione
a
s/ total compras
proveedores
realizadas
X
100
INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- SEDE EL ALIVIO Cdigo: V1-PR01
PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES Pgina 3 de 10
ESTANDARES DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
Versin: 01

RECURSOS HUMANOS
P-H-VA

ACTIVIDADE
S

RESPONSABLE
S

1P

INICIO
Definir plan
operativo del
proceso

Directivos

2P

Definir o
actualizar
perfiles de cargo

Directivos

3P
4H

Identificar
necesidad de
personal
Solicitar
personal

Directivos
Rector

5H

Recibir y
posesionar
personal

Rector

6P

Diligenciar hoja
de vida
institucional

Secretaria

7H

Realizar
Induccin y
acompaamient
o al personal

Directivos

8H

Identificar
necesidades de

Lder del proceso

DESCRIPCIN (Registro, la frecuencia o mes, cmo, referenciar, documentos de


apoyo).
Se define el plan operativo del proceso V1-FR02 Plan operativo donde se establecen
los parmetros segn los cuales y de acuerdo a la normatividad vigente y el PEI se
realizarn las acciones de conocimiento de perfiles, responsabilidades y Evaluacin del
recurso humano de la institucin, seguimiento a recursos fsicos y de ambiente de
trabajo y seguimiento de proveedores.
La institucin define los perfiles del recurso humano (educacin, formacin,
experiencia, habilidades, autoridades y responsabilidades) de acuerdo a sus
necesidades y a la estructura organizacional. Ver documento A1-GU01 Perfil de cargos
y diccionario de competencias de acuerdo con lo establecido en los Ley 115, 715,
decretos 1278, 2277, guas 10 y 31
Teniendo en cuenta el nmero de estudiantes, reas y asignacin acadmica, la
secretaria asigna el personal para la institucin, de ah se establecen otras necesidades
de la institucin
Se enva a Secretaria de educacin el oficio remisorio de acuerdo con las necesidades y
anexando el perfil de cargo definido por la Institucin
Teniendo en cuenta el perfil, las necesidades y solicitudes enviadas, se recibe el
personal y se firma la Carta de aceptacin del MEN lo cual evidencia el inicio de
labores en la institucin.
Si no cumple el perfil se debe hacer un oficio a recursos humanos para que
reconsideren el acto administrativo.
Teniendo en cuenta la informacin suministrada por el personal se diligencia el A1FR04 Hoja de vida del recurso humano de la institucin.
Anualmente se actualiza la Hoja de vida de todo el personal.
Cada vez que ingresa personal nuevo los directivos con el apoyo de personal idneo,
realizan la induccin a los empleados nuevos teniendo en cuenta los temas definidos en
las condiciones generales 2.5 de este documento.
La Induccin se deja registro en el V1-FR07 Acta.
Nota: tener en cuenta el video institucional y el documentos unidos por la calidad.
Al iniciar el ao lectivo se establece el plan de formacin en el formato A1FR01 Plan
de formacin u otras acciones, teniendo en cuenta las siguientes entradas: encuesta a

formacin y
definir el plan

9H

Ejecutar el Plan
de Formacin.

Lder del proceso

10VA

Hacer
seguimiento al
Plan de
formacin

Lder del proceso

11V

Evaluar las
Competencias
del personal

Directivos
Jefes directos

12H

Aplicar
Encuesta de
Clima
Institucional

Directivos

13VA

Desvinculacin
y traslados de
personal

SEM

14VA

Presentar
seguimiento a la
administracin
del personal

Lder del proceso

todo el personal de la institucin para recoger necesidades de capacitacin, resultados


de evaluacin de desempeo, resultados de encuesta de clima institucional, plan de
mejoramiento y resultados de auditoras. A nivel externo se alinea el plan de formacin
que dicta la Escuela del maestro (SEM), otras entidades y partes interesadas que ofrece
formaciones para el mejoramiento de las competencias del personal.
La institucin gestiona recursos (tiempo, dinero, informacin) para que el personal
aproveche estos recursos.
En caso de ser requerida la formacin especfica se solicita mediante oficio dirigido a
las entidades correspondientes.
Se realizan las diferentes actividades de formacin incluyendo aquellas que mejoren la
calidad de vida y actividades de bienestar.
Cuando se hacen formaciones u otras acciones se deja registro en el formato A1-FR02
Asistencia a formacin u otras acciones
Terminado cada periodo acadmico se hace seguimiento al cumplimiento de las
actividades programadas en el Plan de formacin y a la eficacia de las formaciones
realizadas con relacin al objetivo. El mtodo y los resultados de la eficacia se
registran A1-FR02 Asistencia a formacin u otras acciones y se actualiza el A1FR01
Plan de formacin u otras acciones.
De acuerdo con los resultados del seguimiento se gestionan las acciones correctivas,
preventivas o de mejora necesarias.
Anualmente se evalan las competencias del personal en los formatos sugeridos por el
MEN para docentes vinculados bajo el decreto 1278 y en el formato A1FR06
Evaluacin de desempeo docentes (para los docentes vinculados por el decreto 2277),
teniendo en cuenta la GUIA 31. Ver condiciones generales donde se establecen las
restricciones aplicables a esta actividad.
Los resultados de las evaluaciones a los diferentes estamentos se retroalimentan al
personal y luego son enviados a la SEM (solo para los del 1278). Adicionalmente, son
analizados por la Institucin para determinar las necesidades de formacin y las
acciones de mejora pertinentes, para lo cual se deja registro de los compromisos en el
plan de desarrollo personal y profesional.
Anualmente, se aplica la encuesta de clima institucional segn formato A1FR03
Encuesta de Clima Institucional. Los resultados de la evaluacin son analizados por la
Institucin para determinar las necesidades de bienestar y las acciones pertinentes para
la mejora de la convivencia institucional.
Estos resultados se retroalimentan al personal de la Institucin y se incluyen en el
A1_FR01 Plan de formacin u otras acciones
Cuando el personal solicite traslado voluntariamente o cuando sea requerido por el
SEM, el personal debe hacer estrega de los recursos asignados y recibir un Paz y salvo
del rector.
Cada periodo acadmico el lder del proceso en el informe de gestin en el V1-FR03
Informe de gestin y reporte de indicadores con el avance y actividades desarrolladas
para la administracin del personal y el cumplimiento del V1-FR02. Plan operativo.
Cuando se requiera se establecen ACPM segn el proceso V2. Informacin y
Mejoramiento de la Calidad.

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO


P-H-VA

ACTIVIDADE
S

RESPONSABLE
S

1P

Identificar
necesidades de
inversin

Rector

2H

Elaborar
presupuesto

Rector

3H

Identificar
necesidad de
personal

Consejo directivo

DESCRIPCIN (Registro, la frecuencia o mes, cmo, referenciar, documentos de


apoyo).
Se convoca a la comunidad educativa, organizada por reas de gestin y procesos para
registrar en el formato A1-FR05 Identificacin de necesidades a travs de las
comisiones.
Anualmente se hace el Inventario de los recursos con que cuenta la institucin en el
formato enviado por Bienes Muebles del Municipio de Montera.
Se estructura el Plan de accin del PEI (del software de contabilidad del fondo de
servicios educativos) de acuerdo con dichas necesidades.
Se elabora el presupuesto institucional de acuerdo con las necesidades bsicas de la
institucin y los recursos con que cuente, lo cual se hace en el formato del plan de
inversin anual sugerido por La Secretara de Educacin.
De acuerdo con la normatividad vigente emanada desde el MEN y Secretaria de
educacin se procede a aprobar el presupuesto anual de gastos de la institucin
educativa por parte del consejo directivo, de acuerdo con las necesidades

4H

Solicitar
personal

Rector

5H

Recibir y
posesionar
personal

Rector

6P

Diligenciar hoja
de vida
institucional

7P

8H

Establecer
parmetros de
licitacin
Recibir
cotizaciones o
pliegos de
condiciones

Secretaria

Consejo Directivo

Rector

9H

Seleccionar
proveedores.

Rector

10H

Solicitar compra
al proveedor

Lder del proceso

11H

Recibir bienes y
servicios

Rector
coordinadores

12H

Programar y
Ejecutar el plan
de
mantenimiento

Rector

13VA

14VA

15V

16V

17V

Elaborar
diagnstico de
Ambiente de
trabajo
Hacer
seguimiento y
reevaluar a
proveedores
Verificar estado
de inventario de
recursos
Elaborar
informes para
organismos de
control
Realizar
evaluacin del
proceso

Lder del proceso

Consejo directivo

Rector
coordinadores

Rector

Lder del proceso

institucionales.
Previo estudio y aprobacin del consejo directivo el rector enva a tesorera el
presupuesto aprobado para luego remitirlo a la unidad financiera de la Secretara de
Educacin Municipal con copia a la contralora Municipal en medio fsico y magntico
Se elabora mensualmente el informe de presupuesto para presentar al consejo directivo
segn el Plan mensualizado de caja (formato establecido por la SEM)
Se elaborar el Plan de Compras de forma coherente con el Plan de accin del PEI y con
el Plan mensualizado de Caja, segn formato establecido por la SEM.
La adicin presupuestal por compras que no der en el plan se deben aprobar por el
Consejo Directivo quedando registrada en el formato de adicin presupuestal
Certificacin de adicin presupuestal, de lo cual queda evidencia en Actas.
. El Consejo Directivo mediante acuerdo establece los parmetros de contratacin por
licitacin segn las normas establecidas en la ley 80.
El rector solicita las cotizaciones a los proveedores para la realizacin de los trabajos
pertinentes de acuerdo con los criterios establecidos en las condiciones generales.

De acuerdo con los requerimientos de calidad el Rector, con la veedura del Consejo
Directivo, se procede a determinar los proveedores que cumplen con los parmetros
requeridos en las condiciones generales del presente procedimiento, para suministrar
los insumos o servicios necesarios para la institucin segn el A1-FR08 seguimiento y
desempeo de proveedores
Despus de analizar la(s) cotizaciones y previo consentimiento del Consejo Directivo
se procede a escoger el proveedor que rene los requisitos.
Se solicita formalmente la compra segn la Orden de compra o la Prestacin de
servicios, segn sea el caso.
Se identifica la calidad de los bienes y servicios que se reciben. Cuando se presenten
inconformidades en la recepcin del bien o servicio se comunican al proveedor y se
registran en la hoja de novedades del Base de datos y evaluacin inicial de
proveedores.
Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario.
De acuerdo con las necesidades institucionales se procede a definir el plan de
mantenimiento segn el A1-FR07 Plan de mantenimiento.xls
De acuerdo con el plan de inversiones se procede a ejecutar el plan de mantenimiento
institucional dejando registro en el formato A1FR07 Plan de mantenimiento.
Una comisin encargada har liderada por el der de proceso permanente Verificacin a
las obras de mantenimiento ejecutadas en la infraestructura
Cada 6 meses se realiza el diagnstico del ambiente de trabajo de la institucin en cada
una de las sedes, dejando evidencia en el formato A1_FR13 Diagnostico de Ambiente
de trabajo y se toman acciones de mejoramiento con base en los resultados.
. Anualmente el Consejo Directivo evala los proveedores que ha tenido la Institucin
Educativa segn el A1-FR08 Seguimiento y desempeo de proveedores.xls

Al terminar el ao escolar e iniciar el ao siguiente se verifica el inventario de recursos


con que cuenta la institucin comprobando el estado en que estn los recursos.
La Institucin debe tener un inventario general actualizado, organizado y sistematizado
de todos los recursos, de los bienes muebles e inmuebles, anualmente.
El rector, el tesorero con el acompaamiento del lder de proceso elaboran segn los
requerimientos de los organismos de control los informes que sean requeridos

A travs de auditoras internas y externas se retroalimenta el proceso haciendo los


ajustes pertinentes

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- EL ALIVIO

Cdigo: V1-PR01

PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES ESTANDARES


DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
1. CARACTERIZACION DEL PROCESO
OBJETIVO: Asegurar la adecuada provisin, administracin
y suministro de los recursos humanos, fsicos, financieros y
de ambiente de trabajo a los integrantes de la institucin
educativa, que permitan el cumplimiento de su labor misional
conforme a los objetivos establecidos..

RESPONSABLES:
Lder de proceso: Director y Coordinador
FACTORES CLAVES DE XITO:

PROVEEDOR
ACTIVIDADES PRINCIPALES
P_ Planear el proceso de Recursos
Talento Humano
P_ Definir o actualizar perfiles de cargo
P_ Identificar necesidades de Formacin y Definir Plan
Formativo.
H_ Solicitar personal
H_ Posesionar el personal
H_ Realizar Induccin, acompaamiento al personal y
Formacin.
VA_ Hacer seguimiento al Plan de Formacin y su eficacia
VA_ Evaluar las Competencias del personal
VA_ Evaluar Clima Institucional
Recursos fsicos y de ambiente de trabajo
P_ Identificar necesidades de inversin
P_ Elaborar presupuesto
V_ Aprobar presupuesto
H_ Enviar presupuesto a Tesorera
P_ Elabora flujo de caja
P_ Elaborar plan de compras
P_ Definir plan de mantenimiento
H_ Seleccionar proveedores
H_ Solicitar cotizaciones
H_ Realizar compra al proveedor
V_ Recibir y verificar bienes y servicios
V_ Hacer seguimiento y reevaluar a proveedores
Ejecutar el plan de mantenimiento
Verificar estado de inventario de recursos
Elaborar informes para organismos de control
Realizar evaluacin del proceso
VA_ Hacer seguimiento y mejora al proceso

Pgina de
Versin: 01

GESTION DIRECTIVA ADMINISTRACION DE


RECURSOS
ALCANCE: Aplica para las diferentes secciones que
integran la institucin, incluyendo:
Talento Humano: Posesin, Induccin, Formacin,
Acompaamiento y Evaluacin por Competencias del
personal Directivo de la Institucin, docente,
Administrativo, de Apoyo, clima institucional.
Compras y control de proveedores
Infraestructura: suministro, control e inventarios
Mantenimiento, ambiente de trabajo.
Administracin del fondo de servicios educativos
(presupuesto institucional)
PARTICIPANTES: Rector, Coordinador(a), Comisin de
Docentes, Consejo Directivo, Secretaria, contador y tesorero.
Unidad financiera de la SEM
SEGUIMIENTO: Se hace seguimiento a:
Perfiles de los(as) estudiante(s), egresados, docentes,
padres de familia.
Infraestructura adecuada
Manejo transparente del fondo de servicios educativos
Utilizacin adecuada de los recursos
ENTRADAS
SEGUIMIENTO
A la competencia del personal
A la satisfaccin del personal con el clima institucional
Al cumplimiento y eficacia del plan de formacin
Suministro de las diferentes necesidades de recursos frente
al presupuesto asignado.
Al cumplimiento del presupuesto
Al cumplimiento del plan de compras
Al cumplimiento del plan de mantenimiento
Al desempeo de proveedores
Al estado de los recursos fsicos y de infraestructura
Al inventario
A la utilizacin de los recursos
Al cumplimiento de requisitos de la SEM y la Contralora
Municipal.

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- SEDE EL ALIVIO


PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES ESTANDARES
DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
PROVEEDOR
1. Proceso de direccionamiento estratgico
2. Secretara de Educacin
3. Empresas proveedoras de recursos fsicos y servicios.
4. Ministerio de Educacin Nacional.
5. Secretara de Salud, ONGS: UNIRES, UAI y otras partes
interesadas
6. Secretara de Bienestar social
7. Municipio de Medelln 8. Comunidad educativa en
general. 9. Estudiantes
10. Todos los procesos

SALIDAS
1. Informacin contable para revisin mensual y trimestral,
administracin e informe del presupuesto ejecutado.
2. Presupuesto aprobado.
3. Infraestructura y ambiente de trabajo adecuado, bienes y
servicios conformes, oportunos y econmicos, pprogramas de
mantenimiento preventivo y correctivo, condiciones de
almacenamiento y preservacin de los recursos, personal
humano competente y vinculado acorde al perfil, formacin
eficaz y desarrollo de competencias, clima Institucional
adecuado.
4. Evaluacin del manejo de los recursos
REQUISITOS: (Norma, Ley, Organizacin) (obligatorio)
Disposiciones legales.
Ley:115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109,
110, 11, 116, 117, 118, 119, 198, Decreto 4791 de 2008 que
reglamenta los art 11,12,13,14 de la ley 715 de 2001 y deroga
el decreto 992 de 2002, Ley 80 de contratacin con el Estado,
Ley 1150, Ley 715 de 2001, art 11,12,13,14, (disposiciones
funcionamiento FSE) 151,288,356,357 (normas orgnicas en
materia de recursos), Resolucin Rectoral y acuerdo del
consejo directivo para el manejo de fondos
Norma ISO: 4.1/ 5.6.2/ 6.1/ 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 6.3/ 6.4/ 7.4/
7.4.1/ 7.4.2/ 7.4.3/ 7.5.5/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4 /8.5.1
NTC 4595 Planeamiento y diseo de instalaciones y
ambientes escolares.
NTC 4596 Sealizacin para instalaciones y ambientes
escolares

Cdigo: V1-PR01
Pgina de
Versin: 01

ENTRADAS
1. PEI y Plan de mejoramiento
2. Recurso humano (directivos, y docentes), recursos fsicos,
personal de servicios administrativos, recursos de
financiacin de costos acadmicos, normatividad y requisitos
para el manejo de los recursos
3. Productos y servicios requeridos por la Institucin.
4. Lineamientos, normatividad, recursos del COMPES.
5. Servicios de apoyo
6. Servicios complementarios (restaurante escolar, vaso de
leche)
7. Recursos del presupuesto participativo
8. Necesidades de infraestructura, ambiente de trabajo,
recursos, bienes, servicios y mantenimiento.
9. Necesidades y expectativas.
10. Necesidades y Requisitos para compras, necesidad de
formacin y mejora de competencias, necesidad de
mantenimiento y de ambiente de trabajo adecuado
CLIENTE
1. Unidad financiera de secretara de educacin, Contralora.
2. Consejo Directivo, Comunidad educativa, Unidad
financiera de secretara de educacin, Contralora.
3. Todos los procesos de la Institucin.
4. Secretaria de educacin.

RECURSOS: (Humano e Infraestructura) (obligatorio)


Humano: Personal competente y comprometido
Proveedores confiables.
Infraestructura: computador, software (office), oficinas
dotadas, impresora, papelera, telfono, espacio de
almacenamiento de insumos, internet.
Econmicos: Presupuesto asignado.

Institucin: Polticas institucionales, administracin del


presupuesto

INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- SEDE EL ALIVIO


PLAN DE MEJORAMIENTO
ESTANDARES DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso

PARA

LOGRAR

MAYORES

Aprob: Rector

Cdigo:

V1-

PR01
Pgina de
Versin: 01

PROVEEDOR

ENTRADAS

DOCUMENTOS:
A1-PR01:Procedimiento
del
proceso
de
administracin de recursos
A1GU01 Perfiles de cargo
A1_IN01 Induccin al personal nuevo
A1_IN02 Compra de bienes y servicios
A1_IN03 Presupuesto
Gua N31 Evaluacin anual de desempeo laboral
Gua 20 Administracin de Bienes Inmuebles
Gua N 10. Evaluacin de periodo de prueba
Decreto 3782 de 2007: Evaluacin del perodo de
prueba
Decreto 2277 Estatuto docente. (Autoevaluacin y
coevaluacin)
Decreto 1278. Estatuto de profesionalizacin
docente.
Decreto 4791 Reglamento de manejo del fondo de
servicios educativos
Circular 101 de Julio de 2010
SECOF Programa de sistema contable

REGISTROS: (formatos u otras evidencias) (obligatorio)


A1_ FR01 Plan de formacin
A1_ FR02 Asistencia a formacin u otras acciones
A1_ FR03 Encuesta de Clima Institucional
A1_ FR04 Hojas de Vida del recurso humano
A1_ FR05 Identificacin de necesidades
A1_ FR06 Evaluacin de desempeo docente.
A1_ FR07 Plan de mantenimiento
A1_ FR08 Seguimiento y desempeo de proveedores
A1_FR09 Solicitud de licencia no remunerada
A1_ FR10 Inventario y Hoja de vida de equipos
A1_ FR11 Solicitud de permiso
A1_FR12 Reporte de daos o riesgos
A1_FR13 Diagnostico de Ambiente de trabajo
Orden de compras
Cuenta de cobro
Orden de servicios
Recibido a satisfaccin
Cotizacin
Adicin presupuestal
Disminucin presupuestal
Recibo de caja
Certificado de compromiso presupuestal
Traslado presupuestal
Factura de proveedores
Planta de Cargos
Plan mensualizado de caja
Plan de Compras
Base de datos de proveedores y evaluacin inicial
Formato de Evaluacin de desempeo por competencias (SEM para personal del
1278)
Acuerdos

NOMBRE
DEL
INDICADO
R

Ejecucin
presupuestal

Competencia
Del personal

INDICE
#
rubros
ejecutados / total
rubros
presupuestados x
100
# empleados que
cumplen el perfil/
total
de
empleados X 100

FRCUENCIA

META

PERIOD
O

REGISTR
O TOMA
DE DATOS

Trimestral.

90%

Trimestral

Estados
financieros.

Anual

90%

Anual

A1_FR23
Evaluacin de
desempeo

Clima
institucional

Calidad del
producto
o
servicio
comprado

Sumatoria
de
resultado
de
clima/ total de
empleados X100

Anual

80%

Anual

A1_FR03
Encuesta de
Clima
Institucional

# compras que Trimestral


90%
Trimestral
Registro de
cumplen
las
seguimiento
especificacione
a
s/ total compras
proveedores
realizadas
X
100
INSTITUCION EDUCATIVA LICEO LA PRADERA- SEDE EL ALIVIO Cdigo: V1-PR01
PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LOGRAR MAYORES Pgina de
ESTANDARES DE CALIDAD
Revis: Lder del proceso
Aprob: Rector
Versin: 01

RECURSOS HUMANOS
P-H-VA

ACTIVIDADE
S

RESPONSABLE
S

1P

INICIO
Definir plan
operativo del
proceso

Directivos

2P

Definir o
actualizar
perfiles de cargo

Directivos

3P
4H

Identificar
necesidad de
personal
Solicitar
personal

Directivos
Rector

5H

Recibir y
posesionar
personal

Rector

6P

Diligenciar hoja
de vida
institucional

Secretaria

7H

Realizar
Induccin y
acompaamient
o al personal

Directivos

8H

Identificar
necesidades de
formacin y
definir el plan

Lder del proceso

9H

Ejecutar el Plan
de Formacin.

Lder del proceso

DESCRIPCIN (Registro, la frecuencia o mes, cmo, referenciar, documentos de


apoyo).
Se define el plan operativo del proceso V1-FR02 Plan operativo donde se establecen
los parmetros segn los cuales y de acuerdo a la normatividad vigente y el PEI se
realizarn las acciones de conocimiento de perfiles, responsabilidades y Evaluacin del
recurso humano de la institucin, seguimiento a recursos fsicos y de ambiente de
trabajo y seguimiento de proveedores.
La institucin define los perfiles del recurso humano (educacin, formacin,
experiencia, habilidades, autoridades y responsabilidades) de acuerdo a sus
necesidades y a la estructura organizacional. Ver documento A1-GU01 Perfil de cargos
y diccionario de competencias de acuerdo con lo establecido en los Ley 115, 715,
decretos 1278, 2277, guas 10 y 31
Teniendo en cuenta el nmero de estudiantes, reas y asignacin acadmica, la
secretaria asigna el personal para la institucin, de ah se establecen otras necesidades
de la institucin
Se enva a Secretaria de educacin el oficio remisorio de acuerdo con las necesidades y
anexando el perfil de cargo definido por la Institucin
Teniendo en cuenta el perfil, las necesidades y solicitudes enviadas, se recibe el
personal y se firma la Carta de aceptacin del MEN lo cual evidencia el inicio de
labores en la institucin.
Si no cumple el perfil se debe hacer un oficio a recursos humanos para que
reconsideren el acto administrativo.
Teniendo en cuenta la informacin suministrada por el personal se diligencia el A1FR04 Hoja de vida del recurso humano de la institucin.
Anualmente se actualiza la Hoja de vida de todo el personal.
Cada vez que ingresa personal nuevo los directivos con el apoyo de personal idneo,
realizan la induccin a los empleados nuevos teniendo en cuenta los temas definidos en
las condiciones generales 2.5 de este documento.
La Induccin se deja registro en el V1-FR07 Acta.
Nota: tener en cuenta el video institucional y el documentos unidos por la calidad.
Al iniciar el ao lectivo se establece el plan de formacin en el formato A1FR01 Plan
de formacin u otras acciones, teniendo en cuenta las siguientes entradas: encuesta a
todo el personal de la institucin para recoger necesidades de capacitacin, resultados
de evaluacin de desempeo, resultados de encuesta de clima institucional, plan de
mejoramiento y resultados de auditoras. A nivel externo se alinea el plan de formacin
que dicta la Escuela del maestro (SEM), otras entidades y partes interesadas que ofrece
formaciones para el mejoramiento de las competencias del personal.
La institucin gestiona recursos (tiempo, dinero, informacin) para que el personal
aproveche estos recursos.
En caso de ser requerida la formacin especfica se solicita mediante oficio dirigido a
las entidades correspondientes.
Se realizan las diferentes actividades de formacin incluyendo aquellas que mejoren la
calidad de vida y actividades de bienestar.
Cuando se hacen formaciones u otras acciones se deja registro en el formato A1-FR02
Asistencia a formacin u otras acciones

10VA

Hacer
seguimiento al
Plan de
formacin

Lder del proceso

11V

Evaluar las
Competencias
del personal

Directivos
Jefes directos

12H

Aplicar
Encuesta de
Clima
Institucional

Directivos

13VA

Desvinculacin
y traslados de
personal

SEM

14VA

Presentar
seguimiento a la
administracin
del personal

Lder del proceso

Terminado cada periodo acadmico se hace seguimiento al cumplimiento de las


actividades programadas en el Plan de formacin y a la eficacia de las formaciones
realizadas con relacin al objetivo. El mtodo y los resultados de la eficacia se
registran A1-FR02 Asistencia a formacin u otras acciones y se actualiza el A1FR01
Plan de formacin u otras acciones.
De acuerdo con los resultados del seguimiento se gestionan las acciones correctivas,
preventivas o de mejora necesarias.
Anualmente se evalan las competencias del personal en los formatos sugeridos por el
MEN para docentes vinculados bajo el decreto 1278 y en el formato A1FR06
Evaluacin de desempeo docentes (para los docentes vinculados por el decreto 2277),
teniendo en cuenta la GUIA 31. Ver condiciones generales donde se establecen las
restricciones aplicables a esta actividad.
Los resultados de las evaluaciones a los diferentes estamentos se retroalimentan al
personal y luego son enviados a la SEM (solo para los del 1278). Adicionalmente, son
analizados por la Institucin para determinar las necesidades de formacin y las
acciones de mejora pertinentes, para lo cual se deja registro de los compromisos en el
plan de desarrollo personal y profesional.
Anualmente, se aplica la encuesta de clima institucional segn formato A1FR03
Encuesta de Clima Institucional. Los resultados de la evaluacin son analizados por la
Institucin para determinar las necesidades de bienestar y las acciones pertinentes para
la mejora de la convivencia institucional.
Estos resultados se retroalimentan al personal de la Institucin y se incluyen en el
A1_FR01 Plan de formacin u otras acciones
Cuando el personal solicite traslado voluntariamente o cuando sea requerido por el
SEM, el personal debe hacer estrega de los recursos asignados y recibir un Paz y salvo
del rector.
Cada periodo acadmico el lder del proceso en el informe de gestin en el V1-FR03
Informe de gestin y reporte de indicadores con el avance y actividades desarrolladas
para la administracin del personal y el cumplimiento del V1-FR02. Plan operativo.
Cuando se requiera se establecen ACPM segn el proceso V2. Informacin y
Mejoramiento de la Calidad.

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO


P-H-VA

ACTIVIDADE
S

RESPONSABLE
S

1P

Identificar
necesidades de
inversin

Rector

2H

Elaborar
presupuesto

Rector

3H

Identificar
necesidad de
personal

Consejo directivo

4H

Solicitar
personal

Rector

5H

Recibir y
posesionar
personal

Rector

6P

Diligenciar hoja
de vida
institucional

Secretaria

7P

Establecer

Consejo Directivo

DESCRIPCIN (Registro, la frecuencia o mes, cmo, referenciar, documentos de


apoyo).
Se convoca a la comunidad educativa, organizada por reas de gestin y procesos para
registrar en el formato A1-FR05 Identificacin de necesidades a travs de las
comisiones.
Anualmente se hace el Inventario de los recursos con que cuenta la institucin en el
formato enviado por Bienes Muebles del Municipio de Montera.
Se estructura el Plan de accin del PEI (del software de contabilidad del fondo de
servicios educativos) de acuerdo con dichas necesidades.
Se elabora el presupuesto institucional de acuerdo con las necesidades bsicas de la
institucin y los recursos con que cuente, lo cual se hace en el formato del plan de
inversin anual sugerido por La Secretara de Educacin.
De acuerdo con la normatividad vigente emanada desde el MEN y Secretaria de
educacin se procede a aprobar el presupuesto anual de gastos de la institucin
educativa por parte del consejo directivo, de acuerdo con las necesidades
institucionales.
Previo estudio y aprobacin del consejo directivo el rector enva a tesorera el
presupuesto aprobado para luego remitirlo a la unidad financiera de la Secretara de
Educacin Municipal con copia a la contralora Municipal en medio fsico y magntico
Se elabora mensualmente el informe de presupuesto para presentar al consejo directivo
segn el Plan mensualizado de caja (formato establecido por la SEM)
Se elaborar el Plan de Compras de forma coherente con el Plan de accin del PEI y con
el Plan mensualizado de Caja, segn formato establecido por la SEM.
La adicin presupuestal por compras que no der en el plan se deben aprobar por el
Consejo Directivo quedando registrada en el formato de adicin presupuestal
Certificacin de adicin presupuestal, de lo cual queda evidencia en Actas.
. El Consejo Directivo mediante acuerdo establece los parmetros de contratacin por

8H

parmetros de
licitacin
Recibir
cotizaciones o
pliegos de
condiciones

licitacin segn las normas establecidas en la ley 80.

Rector

9H

Seleccionar
proveedores.

Rector

10H

Solicitar compra
al proveedor

Lder del proceso

11H

Recibir bienes y
servicios

Rector
coordinadores

12H

Programar y
Ejecutar el plan
de
mantenimiento

Rector

13VA

14VA

15V

16V

17V

Elaborar
diagnstico de
Ambiente de
trabajo
Hacer
seguimiento y
reevaluar a
proveedores
Verificar estado
de inventario de
recursos
Elaborar
informes para
organismos de
control
Realizar
evaluacin del
proceso

Lder del proceso

Consejo directivo

Rector
coordinadores

Rector

Lder del proceso

El rector solicita las cotizaciones a los proveedores para la realizacin de los trabajos
pertinentes de acuerdo con los criterios establecidos en las condiciones generales.

De acuerdo con los requerimientos de calidad el Rector, con la veedura del Consejo
Directivo, se procede a determinar los proveedores que cumplen con los parmetros
requeridos en las condiciones generales del presente procedimiento, para suministrar
los insumos o servicios necesarios para la institucin segn el A1-FR08 seguimiento y
desempeo de proveedores
Despus de analizar la(s) cotizaciones y previo consentimiento del Consejo Directivo
se procede a escoger el proveedor que rene los requisitos.
Se solicita formalmente la compra segn la Orden de compra o la Prestacin de
servicios, segn sea el caso.
Se identifica la calidad de los bienes y servicios que se reciben. Cuando se presenten
inconformidades en la recepcin del bien o servicio se comunican al proveedor y se
registran en la hoja de novedades del Base de datos y evaluacin inicial de
proveedores.
Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario.
De acuerdo con las necesidades institucionales se procede a definir el plan de
mantenimiento segn el A1-FR07 Plan de mantenimiento.xls
De acuerdo con el plan de inversiones se procede a ejecutar el plan de mantenimiento
institucional dejando registro en el formato A1FR07 Plan de mantenimiento.
Una comisin encargada har liderada por el der de proceso permanente Verificacin a
las obras de mantenimiento ejecutadas en la infraestructura
Cada 6 meses se realiza el diagnstico del ambiente de trabajo de la institucin en cada
una de las sedes, dejando evidencia en el formato A1_FR13 Diagnostico de Ambiente
de trabajo y se toman acciones de mejoramiento con base en los resultados.
. Anualmente el Consejo Directivo evala los proveedores que ha tenido la Institucin
Educativa segn el A1-FR08 Seguimiento y desempeo de proveedores.xls

Al terminar el ao escolar e iniciar el ao siguiente se verifica el inventario de recursos


con que cuenta la institucin comprobando el estado en que estn los recursos.
La Institucin debe tener un inventario general actualizado, organizado y sistematizado
de todos los recursos, de los bienes muebles e inmuebles, anualmente.
El rector, el tesorero con el acompaamiento del lder de proceso elaboran segn los
requerimientos de los organismos de control los informes que sean requeridos

A travs de auditoras internas y externas se retroalimenta el proceso haciendo los


ajustes pertinentes

2. Plan de mejoramiento (con base en el PHVA) para lograr un mayor estndar de calidad
segn los 2 factor de calidad seleccionados en la unidad 1.

Tomar en cuenta cada diagnstico obtenido y formular


- Objetivos
- Acciones sobre los aspectos de gestin acadmica, disciplina de Senge, y competencias
docentes seleccionados y diagnosticados.
- Estrategias, actividades, responsables, cronogramas y recursos.
- Previsin de obstculos.
- Estrategias y actividades de evaluacin, tipo de instrumentos que empleara.