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Gestin y Monitoreo
de Planes de Obras Pblicas
Etapa de Implementacin
de la Ejecucin del Plan
Direccin de Planeamiento
Contenido
1.
2.
3.
3.1.
Acciones .................................................................................................................................. 3
3.2.
Proyectos ................................................................................................................................. 4
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
4.
4.1.
4.1.1.
Seguimiento ........................................................................................................................ 6
4.1.2.
Evaluacin ........................................................................................................................... 6
4.1.3.
Lnea Base............................................................................................................................ 7
4.1.4.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.5.1.
4.5.2.
PMO..................................................................................................................................... 8
4.5.3.
Directorio ............................................................................................................................ 9
4.5.4.
5.
1.
Ciclo de un Plan1
CONTROLAR
Definea las acciones
correctivas o
preventivas
Actualizar
Planificar
Monitorear
Implementar
Se controla lo
planificado vs lo real
Contempla la
ejecucin de las
inversiones y
acciones planificadas
por el plan
2.
Proyecto entendido como consecucin de objetivos. "Un proyecto es una secuencia nica de actividades complejas e
interconectadas que tienen un objetivo o propsito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de
acuerdo con unas especificaciones" (Ribera, 2000).
3
Segn PMBOK. El ms importante de los documentos publicados en la actualidad por el PMI es el PMBOK, A Guide to the Project
Management Body of Knowledge. El Project Management Institute (PMI) es una organizacin internacional orientada a la difusin y
determinacin de las mejores prcticas de gestin de proyectos.
3.
Un plan no debiera formularse a menos que se tenga definido cmo se lo va a gestionar, controlar
y monitorear. Ello define la necesidad de establecer un Modelo de Gestin que debe concebirse
como la herramienta para la supervisin continua o peridica de la ejecucin fsica de un plan
determinado.
Este debe considerarse como un documento formal, aprobado, usado para administrar y controlar
la ejecucin del Plan. Debe ser distribuido y conocido por todos los participantes e incluye tanto
los productos del Plan como los objetivos de este.
Metodolgicamente debe establecer una aproximacin estructurada que permita guiar al equipo
de administracin del plan durante su desarrollo. La mayora de las metodologas para planeacin
de proyectos hacen uso de una combinacin de herramientas "duras" tales como software de
administracin de proyectos y herramientas "blandas" tales como comits facilitadores e
iniciadores.
El Modelo de Gestin necesariamente debe considerar los elementos siguientes para su
implementacin
2009 - 2010
3.1.
2010 - 2011
Plazos e Indicadores
Definicin Responsables
2011 - 2018
Acciones
Las acciones estn comprendidas por todas aquellas actividades que no estn asociadas a la
ejecucin de proyectos pero que son necesarias para alcanzar los objetivos del Plan.
3.2.
Proyectos
La concrecin de los proyectos para el Ministerio de Obras Pblicas son lo central para alcanzar la
metas y objetivos establecidos en el Plan y su Monitoreo es indispensable en la toma de
decisiones durante su implementacin. Para los mismos deben considerarse:
3.3.
Sistema de Indicadores
Deben considerarse los indicadores establecidos para observar el logro de los objetivos de cada
plan. Cada indicador deber detallar:
La denominacin: cada indicador debe disponer de un nombre que lo defina de una
manera clara que imposibilite ambigedades en su interpretacin.
Las unidades de medida en que van a expresarse
El procedimiento para la obtencin o clculo de cada indicador.
La periodicidad con que se obtendrn y los datos necesarios para ello.
Las fuentes donde debe obtenerse la informacin necesaria para su determinacin.
El uso para el cual est pensado el Indicador (de trabajo, de divulgacin, ambos, etc.)
3.4.
A objeto de establecer e informar el avance de los Planes debe definirse el peso especfico de sus
componentes, es decir su contribucin al logro de los objetivos estratgicos del Plan para el
periodo establecido.
3.5.
Debe establecerse las fechas en que se llevara a efecto el control de metas asociadas a proyectos,
acciones e indicadores. Idealmente, y dadas las caractersticas de la inversin MOP y el ciclo
presupuestario, este control debiera establecerse a lo menos una vez al ao, durante el primer
trimestre de cada ao calendario, controlando los avances habidos durante el ao presupuestario
previo y controlando las acciones e indicadores programados para dicho ao.
3.6.
En las fechas que se establezcan como hitos de Control de los Planes se establecer la necesidad
de realizar el anlisis de la informacin que proviene de la lnea base del plan durante su perodo
de vigencia de modo de comparar la programacin y el estado de ejecucin de Proyectos y
Acciones de los componentes del Plan. Para este Control se debiera hacer uso de los sistemas de
informacin ministerial:
4
3.7.
3.8.
La carta Gantt debe identificar actividades especficas e hitos, incluye los procesos requeridos para
asegurar una ejecucin exitosa del Plan, la dependencia de las actividades, su secuencia y
duracin, as como los requerimientos de recursos para crear la programacin del Plan.
3.9.
4.
4.1.
Monitoreo de Planes
4.1.1.
Seguimiento
4.1.2.
La programacin fsico financiera de cada una de las etapas de los proyectos contenidos
en el Plan, as como los indicadores fsico, econmico y sociales de los proyectos.
El sistema de Seguimiento fsico, financiero y de indicadores, a travs del cual se
monitorear la ejecucin de las inversiones contenidos en un plan determinado.
El anlisis peridico de la informacin del Plan, comparando la lnea base del Plan y la
ejecucin real.
La elaboracin de informes peridicos que consolidan la informacin recolectada.
Las expectativas de usuarios y autoridades.
Evaluacin
La evaluacin comprende:
La verificacin del cumplimiento de objetivos, metas y estrategias a la luz de los
resultados del Seguimiento
El replanteamiento de objetivos cuando as se haya establecido en su formulacin.
La actualizacin y/o reformulacin de sus contenidos del Plan, si as correspondiese.
La evaluacin de las expectativas de usuarios y autoridades.
http://www.pmi.org
4.1.3.
Lnea Base
La evaluacin del avance del plan requiere del desarrollo de una medicin inicial que sirva de base
para valorar los avances al finalizar de las acciones y proyectos incluidos en el Plan, as como del
Plan mismo.
Esta primera evaluacin permitir comparar el estado inicial y final de los indicadores y de la
informacin incorporada en los sistemas de informacin para acciones y proyectos
La lnea de base para la medicin de la ejecucin representa un control administrativo que
generalmente slo cambia intermitentemente y generalmente solo en respuesta a un cambio
aprobado del alcance del plan, segn se haya establecido en su elaboracin.
4.1.4.
4.2.
El sistema de seguimiento y control del Plan Estratgico debiera tener como principales
mecanismos
El informe anual de ejecucin del Plan
los Informes peridicos de seguimiento y
las Mesas de seguimiento de Seguimiento y Control del Plan. Informe Anual de ejecucin
del Plan.
4.3.
Cada ao se presentar al Directorio del Plan el Informe Anual de ejecucin del Plan. Este
Informe debiera recoger la informacin necesaria para evaluar el grado de avance global de
ejecucin del Plan, as como informacin detallada de los Proyectos ms relevantes. Asimismo,
establecer si existen razones que justifican su actualizacin y/o su reformulacin.
4.4.
Se elaborar, a lo largo del ao informes de seguimiento de los Proyectos: Estos informes darn
cuenta del estado de ejecucin. Para ello, el Coordinador deber recabar peridicamente de los
coordinadores asignados en cada Servicio la informacin relevante sobre el avance en la
ejecucin.
Estos informes debieran ser presentados al Directorio a travs de la mesa de coordinacin
Interservicios una vez aprobados por sta, para su conocimiento y toma de medidas que se
estimen necesarias, entre ellas establecer las prioridades inmediatas y decidir las acciones
correctoras que sean necesarias para la ejecucin correcta del Plan.
Una versin resumida debiera ser publicada en los medios que se definan al respecto Jira, Web o
GIP
4.5.
4.5.1.
4.5.2.
PMO
PMO (del ingls project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene
estndares de procesos, generalmente relacionados a la gestin de proyectos, en este caso planes,
dentro de una organizacin. Las PMO en el caso de planes, tal como se concibe dentro del MOP
debiera proporcionar las funciones de respaldo para la Coordinacin del Plan bajo la forma de
formacin, software, polticas estandarizadas y procedimientos.
Ejecucin de
Proyectos y
Acciones
Control
Ejecucin
Directorio
del Plan
Directorio
Sectorial
Jefes de
Proyecto o
encargados
Mesa de
Coordinacin
interservicios
Coordinacin
del Plan
Avance
PMO
Mesa Tcnica
Regional
Monitoreo de
Planes
Convocatoria
Mesas
Seguimiento,
Coordinacin
y Directorio
4.5.3.
Preparacin
de
Informes
Difusin
Avances del
Plan
Directorio
4.5.4.
Estas mesas son instancias tcnicas de discusin y donde los coordinadores asignados a los
proyectos darn cuenta de los avances en la ejecucin. Asimismo, son instancias de validacin en
sus respectivos niveles de instrumentos, sistemas de informacin de control a utilizar durante el
desarrollo del Plan.
El seguimiento del Plan se realizar a partir de los compromisos adquiridos por los diferentes
coordinadores de los Servicios. En este contexto, la figura de los coordinadores debiera ser un pilar
fundamental en el seguimiento del plan
5.
Sistemas de Informacin
Se utilizaran todos los sistemas de apoyo vigentes en el MOP de forma de automatizar la carga de
datos peridicos, la configuracin de alertas y la elaboracin de informes a modo de simplificar el
procesamiento de indicadores y el anlisis de cumplimiento de objetivos metas e iniciativas Estos
son:
Sistema Exploratorio: sistema de programacin de proyectos
Sistema SAFI: sistema de Administracin Financiera de Contratos
Sistema Sicof: Sistema de control Contable de gastos
Sistema SIT: sistema de Informacin territorial
Sistema GIP: Gestin Integrada de proyectos
Sistema de indicadores MOP y BI
Sistema de reportera del Plan ( a construir)
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