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MANUAL DE USO
EDIO I MAIO/2008
O aplicativo NETWORK PROVEDOR 2.0 foi desenvolvido com a finalidade de gerenciar o setor
de cobrana de empresas provedoras de acesso a internet e hospedagem de sites. Com uma
estrutura modular simples e com um visual bonito, ele a ferramenta indispensvel no
gerenciamento de recebveis vencidos e a vencer. Ao acionar o aplicativo, o operador encontra
a tela de entrada do aplicativo, conforme tela abaixo:
Aps validada a senha de acesso ao aplicativo, o operador j pode dar incio aos trabalhos.
Nas pginas que seguem abaixo , temos :
CADASTRO DE CLIENTES , SERVIOS E MENSALIDADES
Para facilitar o cadastramento, foi agregado em uma nica tela, o cadastro de clientes, cadastro
e lanamentos de servios contratados e cadastro de parcelas dos valores cobrados pelos
servios prestados.
ATENO : Para GRAVAR o cadastro de um cliente, necessrio que todos os campos
da tela estejam preenchidos, bem como TODOS os servios lanados e TODAS as
mensalidades do cliente geradas. Veja mais detalhes abaixo:
ABA DADOS CADASTRAIS
Nesta aba, ficam os dados de cadastro. Para iniciar um cadastro, basta informar o NR. DO
CPF/CNPJ sem os dgitos separadores, conforme mostra a tela acima. Ao digitar os ns de
CPFS e CNPJ, digite toda a numerao do documento sem traos , pontos, barras ou virgulas.
Procure preencher todos os campos do cadastro. Se eventualmente o operador no tenha
algum dos dados do formulrio de cadastro, informe com . (ponto) os campos que sero
deixados em branco para campos em formato texto e 1 (um) para campos numricos
(telefones, ceps, etc...). Aps preenchidos todos os dados da ABA DADOS CADASTRAIS, ao
informar o MSN, ao teclar ENTER no teclado, o sistema abre a segunda ABA que seria a tela
onde sero cadastrados os servios contratados pelo cliente.
OBS: Para passar para o campo abaixo, basta TECLAR ENTER. O sistema no permite
campos em branco, portanto preencha todos os campos. Ao informar o CNPJ ou CPF do
cliente, o sistema j faz a validao para a verificao se um nmero vlido ou no.
Para cadastrar servios que ser utilizado na tela de lanamento de servios para o cliente,
cadastre todos os servios que a sua empresa fornece , com seus respectivos valores e em
seguida clique no boto GRAVAR para salvar os servios. Para EXCLUIR um servio
cadastrado, basta dar 2 cliques dentro da grade, no servio que deseja excluir e
confirmar a excluso. Aps todos os servios serem gravados no arquivo, eles estaro
disponveis na caixa de seleo de servios , na tela de lanamentos de servios ao cliente,
conforme mostra a tela abaixo:
Para selecionar um servio, use a seta no teclado e tecle ENTER para fixar o servio. Em
seguida informe a quantidade de servios e tecle ENTER, que o cursor pula para o campo
VALOR UNITRIO ( o sistema j traz o valor unitrio , que j foi previamente cadastrado). Este
valor pode ser alterado na digitao. Tecle ENTER para fixar o valor e o sistema ir calcular o
valor TOTAL do servio a ser lanado e o cursor ir ficar piscando no campo TOTAL. Para
confirmar, basta dar ENTER que o sistema ir lanar na grade, o servio selecionado para o
cliente. Se a sua empresa cobra alguma taxa , crie os eventos na tela de cadastro de servios.
Esses eventos poderiam ser por exemplo, taxa de boletos bancrios, taxas de instalao etc...
Aps lanados todos os servios para o cliente, eles ficaro visveis na grade de servios
lanados, conforme mostra a tela abaixo:
Note que aps lanados todos os servios para o cliente, o valor total dos servios lanados
fica visvel na tela, conforme mostra a seta acima na tela exemplo. Este ser o valor a ser pago
mensalmente pelo cliente. Aps lanados todos os servios para o cliente, o cursor vai estar
piscando no campo SERVIOS. Aperte a tecla DEL no teclado, que o sistema abre a ABA
INFORMAES TCNICAS, conforme mostra a tela abaixo:
ABA INFORMAES TCNICAS
Esta ABA, tem a finalidade de informar ao OPERADOR DE SUPORTE TCNICO qual a
configurao do equipamento do cliente. Muitas vezes, no atendimento de suporte, o operador
de suporte no sabe qual a configurao da mquina do cliente e estas informaes lhe sero
muito til em uma eventual necessidade de configurao, no momento de suporte.
Para isto, necessrio que estes dados estejam sempre atualizados, facilitando assim, o
trabalho de suporte tcnico.
Ao fazer o cadastro do cliente, j pea ao mesmo que faa um levantamento da configurao
da sua mquina e que tenha esses dados em mos no momento do cadastro.
Na tela abaixo o operador poder registrar no sistema as informaes sobre o equipamento do
cliente, bem como user-id, senha, IP,MAC e sistema operacional da maquina do cliente, e
tambm o campo para observaes adicionais. Estes dados so interessantes porque auxiliam
o operador de suporte na soluo de problemas de ordem tcnica. Ao preencher todos os
campos, o ultimo campo o de informaes adicionais. Se o cursor estiver piscando ou focado
no campo de informaes adicionais, pressione a tecla DEL no teclado para que o sistema abra
a ABA FINANCEIRA do cliente, conforme mostram as telas abaixo:
ABA FINANCEIRA
Aps gravado os dados, caso queira imprimir a ficha do cliente, basta chamar os dados dele na
tela, informando o CPF e teclando ENTER e em seguida com os dados na tela, clique no boto
IMPRESSORA ou se quiser apenas VISUALIZAR o cadastro completo do cliente, clique no
boto LUPA que o sistema exibe todo o cadastro do cliente bem como sua ficha cadastral,
conforme mostra a tela abaixo :
Para chamar os dados de um cliente na tela, basta informar o nr. Do CPF/CNPJ do titular da
conta e teclar ENTER, que o sistema trar na janela abaixo, os contratos que so de
responsabilidade do CPF/CNPJ informado, na caixa de contratos. Caso o operador no tenha
os nrs. Do CPF/CNPJ do cliente, basta clicar no boto com cone LUPA, que o sistema abre a
janela de localizao de clientes por NOME. Nesta tela que se abre, basta ento que o
operador informe as 3 (TRES) primeiras letras do nome do cliente e tecle ENTER, que o
sistema listara na grade os nomes localizados. Para selecionar um cliente, basta dar 2 cliques
DENTRO da grade , no nome do cliente, que o sistema fecha a janela e lana na tela de
acionamento telefnico o nr. Do CPF /CNPJ.
Com os nmeros dos contratos na caixa de contratos, basta dar um clique no nr. Do contrato,
que o sistema j mostra os dados do cliente na caixa de informao ao lado, com o nome do
cliente, telefones e dados de contato. Feito isso, basta selecionar a opo de SCRIPTS na
caixa de SCRIPTS, informar o complemento de SCRIPT se for o caso e clicar no boto
GRAVAR, que o sistema j lana na caixa de contatos o resultado da cobrana fonada.
CONSULTANDO OS DBITOS DO CLIENTE
Para consultar o dbito do cliente, no momento do contato telefnico, basta clicar no boto com
cone SIFRO AMARELO, que o sistema abre a grade de mensalidades do cliente, conforme a
tela abaixo: Na coluna SITUAO, as nomenclaturas utilizadas so:
A - Parcela em aberto
C1 Enviado carta de cobrana 1 aviso
C2 Enviado carta de cobrana 2 aviso
C3 Enviado carta de cobrana 3 aviso
N - Enviado notificao judicial
P - Parcela paga
J - Contrato enviado para o departamento jurdico
A coluna ATRASO, mostra os dias em atraso. Se tiver um sinal de negativo ao lado dos dias em
atraso, significa que a parcela no venceu ainda.
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Para agendar um evento de cobrana, basta que o operador informe a data e a hora que o
evento ser agendado, selecionar o tipo de evento na caixa de seleo e em seguida, clique no
boto GRAVAR, que o sistema ira gravar o evento para o operador logado, conforme mostra na
barra de status inferior no rodap da tela (no nosso exemplo, o usurio SUPERVISOR quem
recebeu o evento o agendado). Depois, basta que o operador acione a AGENDA na tela
principal do sistema, que o sistema ir exibir o evento agendado conforme mostra a tela abaixo:
IMPORTANTE : Todos os eventos de cobrana podem ser cadastrados na caixa de seleo
pelo SUPERVISOR de cobrana, pois somente ele pode fazer o cadastro destes eventos no
sistema.
Para cadastrar um evento na caixa de seleo, basta digitar o evento e clicar no boto com
sinal de + (MAIS) que o sistema ir gravar os eventos na caixa de seleo.
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O operador poder verificar quais os seus eventos cadastrados, bastando que ele clique na
data que desejar, dentro do calendrio, que o sistema ir exibir os eventos cadastrados na
grade abaixo. Para BAIXAR um evento agendado e que j foi concludo a tarefa, basta dar 2
cliques dentro da grade no evento desejado e confirmar a sua baixa.
Para excluir um evento, basta clicar (1 clique) e em seguida, teclar DEL no teclado e confirmar
a excluso do evento agendado.
MANUTENO NOS REGISTROS DE CONTATOS TELEFONICOS EFETUADOS
Haver um momento no processo de cobrana, onde o operador ter que excluir algum registro
de contato telefnico , ou mesmo uma alterao no SCRIPT j lanado na ficha de contatos do
cliente.
EXCLUINDO UM SCRIPT DE COBRANA
Basta selecionar toda a linha do script e em seguida teclar DELETE no teclado, e em seguida,
clicar no boto CAIXA DE FERRAMENTAS, conforme mostra a tela abaixo:
ALTERANDO UM SCRIPT DE COBRANA
Para alterar um SCRIPT de cobrana, basta clicar na linha que deseja alterar dento da caixa de
SCRIPTS lanados e fazer a alterao do SCRIPT,e em seguida, clicar no boto CAIXA DE
FERRAMENTAS, conforme mostra a tela abaixo:
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O sistema gera cartas de cobrana em LOTES, basta que o operador informe o perodo de
vencimento na caixa de datas e em seguida clique no boto BINOCULO, que o sistema ir
listar na grade os clientes e as mensalidades que encontram-se em atraso.
Para imprimir as cartas em lotes, com os dados j na grade, basta que o operador clique no
boto GRAVAR (cone DISKETE) , selecione o tipo de carta que quer gerar (1, 2 ou 3 aviso) ,
informe a data de gerao das cartas e o nmero de vias, e em seguida basta clicar no boto
IMPRESSORA que o sistema emitir as cartas nos modelos selecionados, conforme tela
abaixo:
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RECEBENDO MENSALIDADES
Aps os procedimentos de cobrana fonada e enviadas as cartas de cobrana para o cliente
inadimplente, haver um momento em que o cliente vir quitar seu dbito junto ao seu
provedor, e para esta funo, o sistema possui o mdulo de recebimento de mensalidades,
onde ele atualiza os valores devidos, emite o recibo de pagamento e j baixa automaticamente
as parcelas devidas e lana no movimento do caixa.
O mdulo de recebimento de mensalidades composto por 3 ABAS, que so divididos em :
PARCELAS DO CLIENTE
Nesta aba, o sistema mostra as mensalidades do cliente, bem como informaes de contrato
do cliente
PARMETROS DE CLCULO
Nesta aba, ficam os parmetros de clculos que sero aplicados na atualizao e clculo da
parcela. So eles :
TAXA DE JUROS AO MS : Informe neste campo a taxa de juros que ser aplicada no
clculo. Para informar, digite em formato decimal. Exemplo : Uma taxa de juros de 1% ficaria
assim : 1,00. Para uma taxa de juros de 1,5%, informe assim : 1,50.
Se este campo no for utilizado no clculo, digite 0 (ZERO) e deixe o campo zerado.
JUROS DIRIO : Este campo se refere ao valor do juros dirio, que o sistema utiliza para
atualizao diria. Este valor o sistema gera automaticamente ao informar a taxa de juros. Para
voc entender como se chega a esse valor , veja o exemplo abaixo:
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Para uma taxa de juros de 1% ao ms, pega-se 1,00 na calculadora e divide por 30 (que
seriam os 30 dias do ms). O resultado seria 0,033333333 ao dia de juros. este valor que o
sistema utiliza para calcular os atrasos, pelo dia de atraso da mensalidade. Se uma
mensalidade estiver com atraso inferior a 30 dias, o sistema calcula de forma proporcional, no
aplicando o valor cheio de 1%, mas, sim, de forma proporcional de acordo com o valor de juros
dirio.
% DE MULTA : Neste campo voc deve informar qual o percentual de multa a ser cobrado em
cima do valor principal da mensalidade. Informe no formato decimal, ou seja, para uma multa
de 2%, informe 2,00.
Se este campo no for utilizado no clculo, digite 0 (ZERO) e deixe o campo zerado.
% DE HONORRIOS : Neste campo voc deve informar qual o percentual a ser cobrado de
honorrios advocatcios. Informe no formato decimal, ou seja, para honorrio de 20%, informe
20,00.
Se este campo no for utilizado no clculo, digite 0 (ZERO) e deixe o campo zerado.
VALORES CALCULADOS E EMISSO DO RECIBO DE PGTO
Nesta aba, fica a grade dos valores que foram calculadas as mensalidades do cliente.
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Nesta tela, basta informar a 3 (TRES) primeiras letras do nome do cliente e teclar ENTER ou
clicar no boto com cone BINCULO, que o sistema exibir na grade, os clientes que iniciam
o nome com as 3 letras que o operador informou. Localizado o cliente desejado, basta dar 2
cliques no nome do cliente, dentro da grade, que o sistema fecha a janela e lana o CPF/CNPF
no campo CPF da janela de calculo. Feito isso, d um ENTER no campo CPF que o sistema
mostrar na grade as mensalidades do cliente.
LANANDO AS PARCELAS PARA CLCULO
Para lanar as parcelas vencidas para clculo, note que na grade de mensalidade, a ultima
coluna mostra a situao da parcela. Ela esta com situao C2 ou seja, j foi enviada uma
carta de cobrana 2 aviso pra ela, ento d 2 cliques na parcela que deseja calcular e note
que nesta mesma coluna , a situao da parcela foi alterada para L de LANADA. Com isso,
voc marcou a parcela para calculo. Esta forma de selecionar interessante, pois se o cliente
tiver vrios dbitos, e quiser pagar apenas uma ou mais mensalidades, voc poder selecionar
as parcelas que o cliente ir pagar e recebe-las. Ou se o cliente for pagar todas as parcelas em
atraso, basta clicar no boto com cone V de CHECADO, que o sistema lana todas as
parcelas vencidas para calculo.
Feito isso, basta voc clicar na ABA PARMETRO DE CLCULOS, informar os percentuais
de clculo, informar a data de pagamento das mensalidades, informar o valor de CUSTAS
adicionais, valor de DESCONTOS concedidos e valores dados como ENTRADA em alguma
negociao feita e em seguida clique no boto com cone CALCULADORA, que o sistema ir
calcular as mensalidades lanadas para clculo.
IMPORTANTE :
1- Para recebimentos onde o cliente for pagar com CHEQUE PR-DATADO, no campo
DATA DE PAGAMENTO, informe a data em que o cheque ser depositado, pois assim, o
sistema ir calcular os juros at a data de compensao do cheque.
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Aps o clculo das mensalidades atrasadas, basta informar a forma de pagamento do cliente e
o nmero de vias do recibo a ser impresso e clicar no boto GRAVAR (cone DISKETE). Feito
isso, o sistema ir baixar a pendncia das mensalidades no sistema, lanar os valores
recebidos no movimento do caixa e em seguida imprimir o recibo. Para pagamento com
cheque, o operador poder registrar os dados do cheque, clicando no boto com sinal de
SIFRO AMARELO, conforme mostra a tela abaixo:
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MOVIMENTO DO CAIXA
O sistema possui um mdulo de movimento do caixa. Neste mdulo o operador pode registrar
as sadas e entradas de valores no caixa, de forma manual e os valores de recibos emitidos
so lanados automaticamente no movimento.
OBS : O sistema no permite a excluso de lanamentos, para evitar fraudes no caixa.
Na eventualidade de um lanamento errado no caixa, basta cadastrar outro lanamento
com ESTORNO, estornando o valor lanado erroneamente, por DBITO ou por CRDITO.
RELATRIOS QUE O SISTEMA EMITE
O sistema gera relatrios financeiros e operacionais para facilitar o gerenciamento da
cobrana.
Seguem abaixo, os relatrios que o sistema emite nesta verso inicial :
1234567891011121314-
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15161718-
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SUPORTE TCNICO
Ao acionar a tela de suporte tcnico, o operador necessita digitar o CPF do cliente titular da
conta. Caso o operador no tenha em mos o CPF do cliente, basta clicar no boto com cone
BINCULO que o sistema abre a tela de localizao do cliente conforme mostra a tela abaixo:
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Com os dados do cliente na tela, basta o operador SELECIONAR o problema reclamado pelo
cliente na caixa de seleo de PROBLEMAS/ASSUNTO RELATADO e em seguida fazer o
registro da descrio do problema reclamado pelo cliente na caixa de DESCRIO DO
ASSUNTO. Feito isso, basta clicar no boto GRAVAR, que o ticket aberto ficar na fila de
atendimento na grade de pedidos de suporte, conforma mostra a tela abaixo:
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Com o pedido de suporte aberto na grade, o operador pode agora, verificar a origem do
problema relatado pelo cliente.
Ex: Se o cliente alega bloqueios de acesso a site, navegao ou e-mail, basta o operador clicar
no boto SIFRO e verificar se h pendncia de pagamento de mensalidades. Alm disso, ele
tem acesso a toda a ficha cadastral e financeira do cliente, bem como sua situao cadastral.
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Feita a descrio da soluo apresentada, basta ento, clicar no boto CHECK-LIST e gravar o
fechamento do ticket. Se for necessrio a impresso do ticket, basta clicar no boto
IMPRESSORA que o sistema imprime o resumo do suporte. Ideal para casos onde o operador
no consegue resolver o problema por telefone e ser necessrio o atendimento externo ao
cliente, conforme telas abaixo :
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Nesta tela o operador SUPERVISOR cadastra os usurios que iro operar o sistema.
BACKUP DO SISTEMA
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INFO DO SISTEMA
Nesta tela, so exibidas as informaes sobre o sistema, bem como seu AUTOR e dados de
suporte e resoluo de vdeo.
ZERANDO A BASE DE DADOS DO SISTEMA
Nesta tela o operador zera a base de dados do sistema. Muito cuidado com essa rotina !!!
Uma vez zerada a base de dados, irreversvel !!! NO RECUPERA MAIS
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ATUALIZAES 22/05/2008
Foi agregado ao sistema, o mdulo de SUSPENSO DE SERVIOS PRESTADOS pelo
provedor, e este mdulo consiste basicamente em localizar os clientes inadimplentes por tempo
de atraso (dias), situao de parcelas (com situao de envio de cartas de cobrana em nveis
1,2 3 avisos) ou clientes que no foram acionados por carta de cobrana ainda e gerar uma
listagem de instruo de suspenso direcionada para o setor tcnico para que sejam tomadas
as aes de bloqueio de acesso ou suspenso dos servios prestados pelo seu provedor,
consequentemente, o registro de suspenso j fica registrado na ficha cadastral do cliente, bem
como esta informao tambm fica disponvel no mdulo de suporte tcnico, para que , num
eventual chamado tcnico por parte do cliente bloqueado, o operador de suporte j tem a
informao de que o cliente encontra-se suspenso por inadimplncia, para encaminha-lo ao
setor de cobrana para a sua regularizao financeira.
O modulo de suspenso pode ser acessado atravs da barra de menu principal do sistema , na
opo ROTINAS DIRIAS. Ao acionar o mdulo, o sistema exibira a tela abaixo:
Ao acessar o mdulo, basta informar os dias de atraso que seu provedor utiliza para a
suspenso de servios e informar tambm em qual situao de parcela o sistema deve
procurar : Explico:
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Aps informados os dias de atraso e escolhida a opo de pesquisa, basta clicar no boto com
cone BINCULO que o sistema ir listar na grade os clientes localizados que se enquadraram
na sua opo de pesquisa. Para gravar e registrar os clientes como SUSPENSO no sistema,
basta clicar no boto GRAVAR (cone DISKETE), que o sistema ir fazer o registro da
SUSPENSO no sistema na ficha cadastral do cliente e disponibilizar essa informao para o
setor de SUPORTE TCNICO, conforme mostram as telas abaixo:
FICHA CADASTRAL
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Clicando no boto conforme mostra a figura acima, o sistema abre a tela conforme mostra
abaixo:
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PROMISSRIAS GERADAS
PELO
COMPONENTE
GERADOR
DE
BOLETOS
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BOLETOS INDIVIDUAIS
Para a gerao de boletos individuais, basta que o operador acesse no menu ROTINAS
DIRIAS, na barra de acesso principal do sistema, a opo EMISSO DE BOLETOS
INDIVIDUAIS. Ao acionar essa rotina, o sistema abre a tela abaixo:
Basta selecionar o BANCO E CARTEIRA que deseja utilizar , informe o CNPJ do cliente + os
dados de correspondncia, informe a parcela, vencimento e valor e confirme a incluso dos
dados para a gerao do boleto.
DETALHE : Se o cliente j estiver cadastrado no sistema, basta informar o CPF/CNPJ e
teclar ENTER, que o sistema j traz os dados do cliente na tela. Feito isso, basta apenas
informar os dados da parcela, valor e vencimento e gravar.
CONHEA AS FUNES DOS BOTES DA JANELA :
- cone Diskete : grava os dados digitados
- cone Lpis borracha Limpar a tela para novo cadastro
- cone Circulo colorido Zerar o arquivo de boletos j gerados
- cone Mo com lpis e caderneta Alterar o campo INSTRUO ao banco
- cone Cdigo de barras Gera e imprime os boletos
- cone Porta de sada Sair do mdulo
Aps lanados todos as as parcelas e vencimentos para o cliente, basta clicar no boto ICONE
CDIGO DE BARRAS, que o sistema ir gerar os boletos cadastrados, conforme tela abaixo:
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FIM DO INFORMATIVO
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Com a tela aberta, basta digitar o NUMERO DA PARCELA que deseja alterar ou INCLUIR e
teclar ENTER, informar o VALOR e a DATA DE VENCIMENTO da parcela e em seguida clicar
no boto com cone DISKETE (GRAVAR) que o sistema ir gravar o registro da parcela no
cadastro do cliente e atualizar as parcelas na grade.
A pedido dos usurios do sistema, foi includo no mdulo de SUPORTE TCNICO, o CAMPO
de incluso do valor do suporte a ser cobrado, na movimentao financeira do cliente. Para
acessar o mdulo, na tela de FECHAMENTO DO TICKET DE SUPORTE, basta informar o
valor do custo de suporte e o vencimento em que o custo ser pago, que o sistema ir lanar
na grade de parcelas a serem pagas pelo cliente, conforme mostra a tela abaixo:
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Aps inseridos os dados referente ao atendimento, se tiver custo o atendimento, basta que o
operador informe o valor que ser cobrado pelo atendimento e a data de vencimento do
mesmo, e em seguida fechar o atendimento, clicando no boto com cone V em amarelo que o
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sistema ir lanar na grade, o valor a ser cobrado na ficha financeira do cliente, conforme
mostra a tela abaixo:
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