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INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2

1 PROPSITO
El propsito de este instructivo, es establecer el proceso para la entrega de recaudos al MEP por
parte de las empresas que trabajan en el mbito fiscal, su registro, clasificacin y autorizacin.
2 ALCANCE
Este instructivo complementa a las Normas Tcnicas de Fiscalizacin (NTF), correspondientes a la
DGFI, dependiente del MEP-Caracas.
Este instructivo se refiere nicamente a las Empresas, Cooperativas y otras Formas Asociativas (en
lo sucesivo: Empresas) que realizan trabajos en sistemas de medicin fiscal y transferencia de
custodia. No se refiere a empresas que realizan trabajos en sistemas de medicin que no tengan
propsitos fiscales.
El alcance comprende las empresas que ofrecen los siguientes servicios:
- Calibracin y anlisis de laboratorio.
- Inspeccin de despachos de cantidad y calidad de hidrocarburos liquidos, gaseosos y sus
derivados.
- Auditoras.
El proceso de diseo no es materia de este instructivo, por lo cual las empresas de ingeniera y
consultoras no entran dentro del alcance del mismo. Tampoco entran dentro del alcance las empresas
proveedores de equipos.

DEFINICIONES

DEPH:
Direccin de Exploracin y Produccin de Hidrocarburos. Anteriormente la Divisin
Tcnica de Fiscalizacin perteneca a la DEPH.
DGFI: Direccin General de Fiscalizacin e Inspeccin. Creada el da 21 de julio del 2.005.
MEP:

Ministerio de Energa y Petrleo ( anteriormente Ministerio de Energa y Minas)

MPC:

Ministerio de la Produccin y el Comercio

NTF:

Normas Tcnicas de Fiscalizacin

SENCAMER: Servicio Autnomo Nacional de Normalizacin, Calidad, Metrologa y Reglamentos


Tcnicos. Organismo de Acreditacin perteneciente al MPC.
SMFTC: Sistema de Medicin Fiscal y/o Transferencia de Custodia de hidrocarburos lquidos o
gaseosos. Incluyen los sistemas de medicin de compra / venta de productos derivados de los
hidrocarburos. Son sistemas de medicin cuya data de medicin es usada para el clculo de regalas
y de impuestos. Los sistemas pueden estar constituidos por los siguientes elementos: sensores,
trasmisores (hardware y software), computadores (de flujo, volumen/ hardware y software) y equipos
adicionales vlvulas, filtros etc. En el caso de medicin en tanques, estos se consideran parte del
sistema de medicin.
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4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Actan en el mbito Fiscal


Nota: La lista es nica, pblica y transparente.

NTF: Normas Tcnicas de Fiscalizacin. Estas normas fueron emitidas, en el ao 2001, por
el Despacho del Viceministro de Hidrocarburos-Direccin General de HidrocarburosDireccin Tcnica de Fiscalizacin (actual DGFI) y fueron enviadas por el Ministro de
Energa y Minas ( actual MEP ) a las Compaas Operadoras para su aplicacin inmediata y
obligatoria. Norman y regulan todo lo atinente a la fiscalizacin de hidrocarburos lquidos y
gaseosos y sus derivados, en concordancia con la LOH y la LOHG. Asimismo, sirven de gua
a la industria petrolera para alcanzar por iniciativa propia y del Ejecutivo Nacional, el nivel
de medicin automatizado necesario en un corto plazo, que permita conocer con exactitud la
produccin y utilizacin de los recursos naturales explotados.

5 METODOLOGA
5.1 Introduccin
El MEP se ha propuesto el objetivo de lograr que los SMFTC, sean diseados, probados, instalados,
comisionados, calibrados, programados, configurados, inspeccionados, auditados y operados y que
se realicen los anlisis de laboratorio, de acuerdo a lo que establecen las NTF y las mejores prcticas
nacionales e internacionales.
Por ello el MEP considera de suma importancia que las empresas que realicen trabajos en el mbito
fiscal sean empresas especializadas que trabajen con calidad y siguiendo los principios de la
normativa nacional e internacional.
Para cumplir los objetivos sealados, el MEP implementa un proceso de registro, clasificacin y
autorizacin de empresas que realizan trabajos en SMFTC.
Este proceso compete nicamente a la DGFI, dependiente del MEP-Caracas.
Actualmente estn vigentes las Normas Tcnicas de Fiscalizacin, emitidas por el MEP, las cuales
regulan los distintos aspectos atinentes a los SMFTC. En dichas normas se dan definiciones
correspondientes a los conceptos de Acreditacin y Entes Acreditados. La Ley del Sistema
Venezolano para la Calidad nombra como Ente Rector de la Calidad al MPC, el cual a su vez crea a
SENCAMER , ente pblico autorizado para acreditar empresas. Dicha ley tambin acepta a los
Organismos de Acreditacin privados.
Los Certificados de Acreditacin emitidos por SENCAMER aplican para las empresas de
servicios de calibracin, anlisis de laboratorio e inspeccin.
El MEP elabor la Resolucin N 328 publicada en Gaceta Oficial el 30 de septiembre de 2005, la
cual regula lo atinente a las empresas de servicios. El alcance de los servicios correspondientes a
cada empresa queda establecida en el Certificado de Acreditacin o en la planilla de inscripcin en
SENCAMER.

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Las empresas de servicios de calibracin y anlisis de laboratorio deben acreditarse de acuerdo a la


norma COVENIN/ ISO-17025.
Las empresas de inspeccin deben acreditarse de acuerdo a la norma COVENIN/ ISO 17020.
Las empresas auditoras de SMFTC son autorizadas por la DGFI del MEP, mediante oficios debido a
que no existen normas nacionales e internacionales para acreditar empresas que ofrezcan este tipo de
servicios especficos.
Las empresas se registran en el documento DGFI-LIS-02, Lista de Empresas que Realizan Trabajos
en el mbito Fiscal.
Dicha lista refleja en todo momento el estado o situacin de cada empresa y es nica, publica y
transparente, y debe ser conocida por PDVSA, dems Compaas Operadoras y todas las Empresas
que trabajan en el mbito fiscal.
5.2 Proceso de Autorizacin de Empresas
A continuacin se describen los pasos a seguir para autorizar empresas:
Nota: Toda la documentacin indicada a continuacin debe ser
entregada en la Sede del MEP Caracas DGFI.

PASO 1
ENTREGA DE RECAUDOS
Las empresas entregarn a la DGFI los siguientes documentos:
1) Carta de Solicitud de Registro
La Carta de Solicitud de Registro debe ser enviada al Director de la DGFI.
2) Recaudos
a) Para Empresas que realizan servicios de calibracin, anlisis de laboratorio e inspeccin.
 Lo indicado en la Resolucin N 328.
b) Para empresas auditoras:
 Copia del Acta Constitutiva y de las ultimas Modificaciones Estatutarias.
 Informe de Presentacin de las Actividades y Servicios que presta la Empresa.
 Resumen Curricular de cada uno de los integrantes del personal tcnico especializado
que integran la Empresa.
 Declaracin de Empresa Independiente.
 Certificado de Sistema de Calidad.
 Certificado de Acreditacin como Organismo Certificador.

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PASO 2
INSPECCIN POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DEL MEP
El Director de la DGFI solicita a los funcionarios que correspondan, segn la jurisdiccin, que
realicen una visita de inspeccin a las instalaciones, en los sitios que las empresas hayan declarado
en la Carta de Solicitud de Registro.

Los funcionarios realizan la inspeccin y levantan un Acta de Inspeccin


Durante la inspeccin los funcionarios deben:
-

Inspeccionar las instalaciones


Inspeccionar los equipos y comprobar su estado de funcionamiento
Verificar los certificados de calibracin de los equipos con nfasis en: organismo o empresa
que los emiti, el principio de trazabilidad de las calibraciones y la fecha de caducidad.
Elaborar una lista de equipos y aplicaciones de computacin segn el formato que se indica
en el ANEXO A.
Revisar la documentacin del sistema de calidad con nfasis en los Certificados de
Acreditacin (ISO 17025 e ISO 17020), Certificados en Sistemas de Gestin de la Calidad
(ISO 9000), procedimientos de calibracin y lista de control de calibraciones.

El Acta de Inspeccin se redacta segn lo indicado en el ANEXO A

Nota: El Acta de Inspeccin la entregan los Inspectores Regionales a la DGFI, pero deben
ser conocidas y firmadas por los representantes de las empresas.
Las empresas deben tener copia de dicha acta.

PASO 3
PROCESO DE CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS
El proceso de clasificacin es responsabilidad del Director de la DGFI.
Las empresas se clasificarn segn las clases indicadas en el ANEXO B, con base en la
documentacin entregada y el Acta de Inspeccin.

PASO 4
PROCESO DE REGISTRO
Para cada empresa se elabora una Ficha Tcnica, la cual contiene todos los datos que les
corresponden.

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A su vez, las empresas se registran en el documento DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Realizan
Trabajos en el mbito Fiscal.

PASO 5
PROCESO DE ENTREGA DE AUTORIZACIN
Las Empresas estn autorizadas segn se indica a continuacin.
a) Empresas que realizan servicios de calibracin, anlisis de laboratorio e inspeccin.


Las Empresas que poseen Certificados de Acreditacin estn autorizadas hasta la


fecha de vencimiento de dicho certificado.

Las Empresas que no posean el Certificado de Acreditacin, y que estn registradas


en el MEP con anterioridad a la fecha de publicacin de la Resolucin N 328: 30 de
septiembre de 2005, estn autorizadas hasta el 31 de diciembre de 2005. Posterior al
31 de diciembre de 2005 sern autorizadas hasta el 30 de septiembre de 2006, siempre
y cuando entreguen copia de la Planilla de Inscripcin en SENCAMER, antes del 31
de diciembre de 2005. La fecha limite para la entrega del Certificado de Acreditacin
es el 30 de septiembre de 2006. Posterior al 30 de Septiembre de 2006, las empresas
no sern autorizadas si no entregan dicho certificado.

Las Empresas que no poseen Certificado de Acreditacin, y que se registren en fecha


posterior al 30 de septiembre de 2005, sern autorizadas hasta tres (3) meses despus
de la fecha de registro en el MEP. Posterior a los tres (3) meses sern autorizados
hasta nueve (9) meses, siempre y cuando entreguen copia de la Planilla de Inscripcin
de acreditacin en SENCAMER antes de cumplido los tres (3) meses.
La fecha limite para la entrega del Certificado de Acreditacin es de doce (12) meses
posterior a la fecha de registro en el MEP. Despus de dicha fecha limite, las empresas
no sern autorizadas si no entregan dicho certificado.

b) Empresas Auditoras.
Las autorizaciones las emite la DGFI, mediante Oficios en las cuales se indica el lapso de
tiempo.
6 REGISTROS
Los registros que se derivan de la aplicacin de esta norma son los siguientes:
DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Actan en el mbito Fiscal
Comprobantes de entrega / recepcin de Carta de Solicitud de Registro y Recaudos.
Comunicaciones varias.

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7 ANEXOS
ANEXO A: Formato Acta de Inspeccin y Lista de Equipos y Aplicaciones de
Computacin.
ANEXO B: Clases de empresas que actan en el mbito fiscal
ANEXO C: Copia de la Resolucin N 328

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ANEXO A
FORMATO Acta de Inspeccin y Lista de Equipos y Aplicaciones de Computacin.
Toda Acta de Inspeccin debe ir acompaada de una Lista de Equipos y Aplicaciones de
Computacin la cual forma parte indivisa de la misma. El acta debe estar sellada y firmada
Se entiende por aplicaciones de computacin a los software con aplicacin directa o indirecta, en la
determinacin de cantidad y parmetros de calidad de los hidrocarburos ( ej software de integracin
de cartas de registradores, software para calibracin de tanques etc)
______________________________________________________________________________
lugar y fecha
ACTA DE INSPECCIN

Los suscritos ( indicar nombres, profesin y cargo), funcionarios adscritos a la Jefatura de Zona (
indicar zona), dependencia sta del Ministerio de Energa y Petrleo, por medio de la presente
hacemos constar que de acuerdo a lo ordenado por la Direccin General de Fiscalizacin e
Inspeccin, segn oficio N ( indicar nmero y fecha), hemos realizado una inspeccin ocular, a las
instalaciones, de la empresa (indicar nombre de la empresa), ubicadas en ( indicar direccin
completa), con la finalidad de confirmar la existencia y el funcionamiento de los equipos y
aplicaciones de computacin que se detallan en el anexo a esta acta, titulado Lista de Equipos y
Aplicaciones de Computacin.
Se suscriben a esta acta por la empresa (indicar nombre de la empresa), los ciudadanos ( indicar
nombre y cargo)

En la ciudad de

, a los

das del mes de

del ao

(Colocar sello del MEP)

(Firmas de los funcionarios del MEP y de los representantes de la empresa)


(Indicar nombres, cargos y nmeros de cdula)

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Lista de Equipos y Aplicaciones de Computacin


EMPRESA: (indicar nombre de la empresa)
Esta lista se adjunta al Acta de Inspeccin, de la cual forma parte indivisa.
Lista de Equipos
DESCRIPCIN MARCA MODELO SERIAL CDIGO CERTIFICADO
FECHA DE
OBSERVACIONES
DEL EQUIPO
ASIGNADO
DE
CADUCIDAD
POR LA
CALIBRACIN
DEL
EMPRESA EMITIDO POR CERTIFICADO
DE
CALIBRACIN

Lista de Aplicaciones de Computacin


DESCRIPCIN DE
LA APLICACIN
DE
COMPUTACIN
(Software)

MARCA

En la ciudad de

VERSIN /AO
DE EMISIN

, a los

CERTIFICAD DE
VALIDACIN
( indicar Organismo
/Empresa que lo
emiti) y fecha

das del mes de

OBSERVACIONES

del ao

(Colocar sello del MEP)

(Firmas de los funcionarios del MEP y de los representantes de la empresa)


(Indicar nombres, cargos y nmeros de cdula)

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ANEXO B
CLASES DE EMPRESAS QUE ACTAN EN EL MBITO FISCAL

La siguiente lista debe ser usada para clasificar y registrar las empresas segn el
alcance de los servicios que ofrecen
Empresas de Servicios:
 Calibracin de equipos de medicin:
-

Flujo
Nivel
Presin
Temperatura
Densidad
Longitud (cintas de medicin )
Volumen (probadores fijos)
Masa
Registradores
Analizadores
Cromatgrafos
Medidores de agua libre
Medidores de agua y sedimentos
Teodolitos
Otras

 Calibracin de tanques
 Anlisis de laboratorio
 Inspeccin (verificacin de medicin de cantidad y calidad de
hidrocarburos y sus derivados/ despachos, embarques).
 Auditoras

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ANEXO C
COPIA DE LA RESOLUCIN N 328

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