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12. Control
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Palabras Claves
Estndares de desempeo, refuerzo positivo, desviaciones, acciones correctivas, control preventivo, concurrente, correctivo, control burocrtico, orgnico.
4. Describir
Resumen
El control es una de las funciones administrativas ms importantes pues ayuda a
asegurar que todo el esfuerzo de planeacin, organizacin, integracin de personas y
direccin se desarrolle como se desea.
El proceso de control incluye la creacin de estndares de desempeo, la medicin
real de ste y el desarrollo de acciones correctivas cuando se presentan incumplimientos.
Se presentan los criterios de un control efectivo, seguidos de una discusin sobre los
diferentes mtodos de control: preventivo, concurrente y retroactivo.
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12.1.
El proceso de control
El control est muy relacionado con las dems funciones gerenciales ya que consituye la
nica forma de conocer si el rumbo de la organizacin es el apropiado y poder tomar medidas correctivas en caso contrario.
El proceso de control debe comenzar con el establecimiento de los estndares contra los
que se compararn los resultados de las actividades organizacionales.
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Desarrollo temtico
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En donde sea posible, los estndares deben crearse de manera que puedan ser cotejados contra mediciones reales. Es difcil controlar variables que no se puedan medir con
precisin. Tambin hay que tener en cuenta que las empresas pueden operar en diversos ambientes socioculturales, tecnolgicos, polticos y econmicos, de manera que los
estndares pueden no ser los mismos en cada regin.
La empresa debe decidir qu mide, cundo lo mide y con qu frecuencia evala los resultados.
Este paso involucra decisiones sobre cules son los lmites aceptables de desviacin entre lo esperado y lo obtenido.
12.2.
Existen factores que afectan la calidad de los sistemas de control. Inicialmente hay que tener en cuenta la variedad de actividades, procesos y variables que deben ser medidas y controladas. Es importante evitar que el sistema de control sea ms complejo que el proceso
mismo que se va a controlar.
La mejor estrategia es anticipar los problemas. Si una desviacin puede anticiparse antes
de que ocurra, se pueden establecer acciones preventivas desde el momento en que se disea el proceso de manera que las consecuencias negativas se reducen y el control se simplifica.
Al realizar mediciones, hay que tener en cuenta la precisin del instrumento de medicin. En
el caso de variables fsicas en un proceso de produccin (ejemplo: la temperatura de un
horno), es relativamente fcil obtener instrumentos de precisin, pero cuando se trata de
variables humanas (ejemplo: la satisfaccin del cliente), los mtodos de medicin pueden
ser menos precisos.
Otro aspecto importante a considerar es la frecuencia con la cual se realizan las mediciones
ya que esto puede ocasionar una gran cantidad de datos a analizar que pueden resultar innecesarios. La decisin debe tomarse de acuerdo con el tipo de variable y de negocio. Por
ejemplo, examinar la cifra de ventas de un almacen de automviles cada hora puede ser
exagerado, mientras que ver este mismo dato cada mes en un supermercado puede ser un
dato intil para tomar decisiones.
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Los elementos o variables que deben medirse y controlarse deben cumplir ciertos requisitos:
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Es decir, hay que tener en cuenta si el sistema de control es ms costoso que el riesgo de
obtener resultados desviados del estndar deseado. Un sistema de control ptimo debe ser
tal que evite los costos de las desviaciones sin encarecer todo el proceso.
Un proceso bajo control posee alta confiabilidad. Esto quiere decir que en forma consistente
se comporta de la forma en que se ha previsto como aceptable.
Entre ms importante o crtico sea el proceso, ms alto debe ser el nivel de control que se
ejerce sobre ste. Igualmente, el grado de importancia del proceso determinar el enfoque
del sistema de control. Se puede hacer control en tres momentos de todo proceso:
Control preventivo
Tambin denominado control hacia delante, se enfoca en los recursos materiales y financieros que constituyen la entrada de los procesos. Intenta resolver las desviaciones
antes de que se conviertan en problemas graves ms adelante.
Control concurrente
Control correctivo
Se aplica sobre los productos terminados o las salidas del proceso. Se conoce como control de retroalimentacin y tiene la desventaja de que, a menudo, no detecta todas las
desviaciones y puede dejar pasar productos o resultados no conformes que pueden llegar a manos de los clientes finales.
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12.3.
Estilos de control
Existen formas de ejercer el control que van relacionadas con la cultura de la organizacin y
el estilo de liderazgo que predomina en ella.
Control burocrtico
Es aquel que se realiza mediante reglas, procedimientos, polticas, jerarqua de autoridad, documentos escritos, sistemas de recompensa y otros mecanismos para influir en
el comportamiento de los trabajadores, evaluar su desempeo y corregir las desviaciones inaceptables con respecto a los estndares.
Control orgnico
Comprobar la efectividad del sistema de control considerando su relacin con la estrategia corporativa y su grado de aceptacin dentro de los miembros de la organizacin.
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La mayora de las empresas utilizan sistemas de control que se enfocan en las diferentes
fases, de manera que simultneamente, se detectan los problemas a la entrada, durante el
proceso y a la salida. Normalmente, a medida que el proceso est ms avanzado, el costo
de las desviaciones es mayor, por lo que se hace ms enfasis en el control preventivo.
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Determinar los puntos clave de los procesos en los que el sistema de control debe
enfocarse.
Adoptar una filosofa de control que sea consistente con el estilo gerencial, la cultura
organizacional, y el profesionalismo de las personas.
Bibliografa Complementaria
KHADEM, Riaz Ph.D. (2002) Alineacin total Bogot, Colombia: Editorial Norma
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