ManualBsicodeAccess2007

Contenido
Introduccin....................................................................................................................................................................
4
Conceptosbsicos.........................................................................................................................................................
4
Quesunabasededatos?......................................................................................................................................4
Partesdeunabasededatos......................................................................................................................................4
Tablas......................................................................................................................................................................4
Formularios.............................................................................................................................................................5
Informes..................................................................................................................................................................5
Consultas................................................................................................................................................................5
Macros.....................................................................................................................................................................5
Mdulos...................................................................................................................................................................5
Partesprincipalesdelprograma.....................................................................................................................................
6
Crearunabasededatosenblanco................................................................................................................................
8
Tablas.......................................................................................................................................................................10
Crearunatablaapartirdeunaplantilladetabla......................................................................................................11
Agregarnuevastablasenvistahojadedatos..........................................................................................................11
Agregarnuevastablasenvistadiseo.....................................................................................................................12
TiposdeDatos......................................................................................................................................................13
Propiedadesdeloscampos..................................................................................................................................14
Guardarunatabla.....................................................................................................................................................15
Estableceroquitarlaclaveprincipal............................................................................................................................
16
Quesunaclaveprincipal?....................................................................................................................................16
Definirlaclaveprincipal............................................................................................................................................16
Quitarlaclaveprincipal.............................................................................................................................................17
Relaciones....................................................................................................................................................................
18
Tiposderelacionesdetabla.....................................................................................................................................18
Unarelacinunoavarios......................................................................................................................................18
Unarelacindevariosavarios.............................................................................................................................18
Unarelacinunoauno.........................................................................................................................................18
Tiposdecombinacin...............................................................................................................................................19
Establecereltipodecombinacin.........................................................................................................................19
Integridadreferencial................................................................................................................................................20

Crearunarelacindetabla.......................................................................................................................................20
Eliminarunarelacin................................................................................................................................................22
Consultas.....................................................................................................................................................................23
Consultadeseleccin...............................................................................................................................................23
2


ManualBsicodeAccess2007

Crearunaconsultamedianteelasistente.............................................................................................................23
Agregarcriteriosalaconsulta...............................................................................................................................24
Formularios...................................................................................................................................................................25
CrearunformulariomedianteelAsistente................................................................................................................25
Informes.......................................................................................................................................................................26
CrearuninformemedianteelAsistenteparainformes.............................................................................................26
3


ManualBsicodeAccess2007

Introduccin
ElprogramaAccessdelasuitedeOffice2007conservagranpartedesuscaractersticasyrendimientocomoel
programamsutilizadoparaelmanejodebasesdedatosenelmercadodelacomputacinylainformtica,la
presentacinenpantalladelosmens,barrasdeherramientas,botones,etc.ydemselementosqueloconstituyen,
shantenidocambiossignificativos,perosiempreenfocadoshaciaelmayorrendimiento,desempeoyfacilidaden
sumanejoporquienesloutilizanpararealizartareasdiversasencualquierambiente,seaestdetrabajooescolar.

Conceptosbsicos
Quesunabasededatos?
Unabasededatosesunaherramientapararecopilaryorganizarinformacin.Enlasbasesdedatos,sepuede
almacenarinformacincomnsobrepersonas,productos,pedidos,etc.ocualquierotrotipodeinformacin
relevante.

Partesdeunabasededatos
LoscomponentestpicosdeunabasededatoshechaenAccessson:
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos
Tablas
Unatabladeunabasededatosessimilarenaparienciaaunahojadeclculo,encuantoaquelosdatosse
almacenanenfilasycolumnas.Comoconsecuencia,normalmenteesbastantefcilimportarunahojadeclculoen
unatabladeunabasededatos.Laprincipaldiferenciaentrealmacenarlosdatosenunahojadeclculoyhacerlo
en
unabasededatoseslaformadeorganizarselosdatos.Paralograrlamximaflexibilidadparaunabasededatos,
la
informacintienequeestarorganizadaentablas,paraquenohayaredundancias.
Cadafiladeunatablasedenominaregistroyesdondesealmacenacadainformacinindividual.Cadaregistro
constadecampos(almenosuno).Loscamposcorrespondenalascolumnasdelatablaysedebenconfigurarcon
undeterminadotipodedatos,yaseatexto,fecha,hora,numrico,ocualquierotrotipo.
4


ManualBsicodeAccess2007

Formularios
Losformulariosseconocenavecescomo"pantallasdeentradadedatos".Sonlasinterfacesqueseutilizanpara
trabajarconlosdatosy,amenudo,contienenbotonesdecomandoqueejecutandiversoscomandos.Sepuede
crear
unabasededatossinusarformularios,editandolosdatosdelashojasdelastablas.Noobstante,casitodoslos
usuariosdebasesdedatosprefierenusarformulariosparaver,escribiryeditardatosenlastablas.
Informes
Losinformesotambinllamadosreportes,sirvenpararesumirypresentarlosdatosdelastablas.Uninformese
puedeejecutarencualquiermomentoysiemprereflejarlosdatosactualizadosdelabasededatos.Losinformes
suelentenerunformatoquepermitaimprimirlos,perotambinsepuedenconsultarenlapantalla,exportaraotro
programaoenviarporcorreoelectrnico.
Consultas
Lasconsultassonlasqueverdaderamentehaceneltrabajoenunabasededatos.Puedenrealizarnumerosas
funcionesdiferentes.Sufuncinmscomnesrecuperardatosespecficosdelastablas.Losdatosquedeseaver
suelenestardistribuidosporvariastablasy,graciasalasconsultas,puedeverlosenunasolahojadedatos.
Adems,puestoquenormalmentenodeseavertodoslosregistrosalavez,lasconsultaslepermitenagregar
criteriospara"filtrar"losdatoshastaobtenersololosregistrosquedesee.Lasconsultasamenudosirvendeorigen
deregistrosparaformularioseinformes.
Macros
LasmacrosenAccesssepuedenconsiderarcomounlenguajedeprogramacinsimplificado,quesepuedeutilizar
paraaumentarlafuncionalidaddelabasededatos.Lasmacroscontienenaccionesquerealizantareas,comoabrir
uninforme,ejecutarunaconsultaocerrarlabasededatos.Casitodaslasoperacionesdebasesdedatosque
normalmenteserealizanmanualmentesepuedenautomatizarmediantemacros,ahorrandoasmuchotiempo.
Mdulos
Losmdulos,comolasmacros,sonobjetosquesirvenparaaumentarlafuncionalidaddelabasededatos.Mientras
quelasmacrosenAccesssecreanseleccionandoaccionesdeunalista,losmdulosseescribenenellenguajede
programacindeVisualBasicparaAplicaciones(VBA).Unmduloesunacoleccindedeclaraciones,instrucciones
yprocedimientosquesealmacenanconjuntamentecomounaunidad.Unmdulopuedeserdeclaseoestndar.
Los
mdulosdeclaseseadjuntanaformulariosoinformes,ynormalmentecontienenprocedimientosespecficosdel
formulariooelinformealqueseadjunta.Losmdulosestndarcontienenprocedimientosgeneralesquenoestn
asociadosaningnotroobjeto.LosmdulosestndarseenumeranenMdulosenelpaneldeexploracin,perolos
mdulosdeclaseno.
5

Partesprincipalesdelprograma

MenOffice
NOTAS
ElMenOfficemuestraalgunasdelasopcionesqueaparecananteriormenteenelmenArchivode
versionespreviasaOffice2007.
BarradeHerramientasdeAccesosRpidos
Fichasde
Barrade
CintadeComandos
Ttulo
Opciones
PaneldeExploracin
EtiquetasdeDocumentos
Desplazamiento
BarradeRegistrosdeHojas
BarradeEstado
BotonesdeVistas
GruposdeHerramientas
ManualBsicodeAccess2007
6
erramientas de tabla ase de datosl: ase de da zos Access - Icroso Acces

LaCintadeopcionespuedeserocultadafcilmentedandodobleclicacualquierfichayparavolvera

mostrarlasolobastardar1soloclicalafichadeseada,cabemencionarquelacintadeopcionesse
ocultarainmediatamenteporsisoladespusdehacerclicsobrelaherramientadeseada.
Sidejapresionadala
teclaALTpor2ser.,se
activanlasetiquetas
inteligentesdeacceso
contecladoysinsoltarlasolorestarcompletarlaaccinpresionandolateclacorrespondientealaletrao
nmerodeseado.
Sinecesitaayudainteractivasobrealguna
herramientaogrupodecomandos,solotendrque
posicionarelpunteropor2ser.sobrelaherramientao
sobrelaflechainferiorderechadecadagrupode
comandos.
ManualBsicodeAccess2007
7

Huevo
abrir
guardar
Ggardar como h
Imprimir P

Ereparar I
Enviar I

Puglicar b
H
gerrar
:3 Inicio L Crear Datos externos HENEMIEHES de base de datos HoJa de datos I . '53
ase de datos : ase de datos Access w
Herramientas CIJLIJBSE de datos

y "a" Insertar L. Tipo de datos: El nico gg

' Eliminar Formato: Formato El Se requiere I Ver Nuevo Agregar campos Columna de _ Relaciones
Dependencias v campo existentes bsqueda Cambm "Omble | 5 "G ans del objeto
Vistas Campos y columnas Formato y tipo de datos 7 Relaciones

Labarradeherramientasdeaccesosdirectosinicialmentecontienesoloalgunosde

lasherramientasmsutilizadas,peroestpudesermodificadaagregndoleo
quitndoleherramientas.
Paraagregarleherramientassolotendrquedarclic
derechoalaherramientaquedeseeagregaryescogerla
opcinAgregaralabarradeherramientasdeacceso
rpido.
Siloquedeseaesquitarleherramientas,solobastar
condarclicderechoalaherramientaquedeseaquitary
seleccionarlaopcinEliminardelabarrade
herramientasdeaccesorpido.

Crearunabasededatosenblanco
1.AbraAccessyenlapginaIntroduccinaMicrosoftOfficeAccess,hagaclicenBasededatosenblanco.
ManualBsicodeAccess2007
8
gregar a Ia barra de herramientas de acceso rpido
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido...

Mostrar Ia barra cie herramientas cie acceso rpido por debajo de Ia cinta de opciones
Eliminar de Ia barra cie herramientas cie acceso ra'pido
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido...
Mostrar Ia barra de herramientas cie acceso ra'picio por debajo cie Ia cinta cie opciones
Migimizar Ia cinta de opciones

ManualBsicodeAccess2007

2.EnelpanelderechoBasededatosenblanco,escribaunnombreparalanuevabasededatosenel
cuadroNombredearchivo,sdeseacambiarlaubicacindelarchivo,hagaclicenExaminar,situado
juntoalcuadroNombredearchivo,busquelanuevaubicaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar.
3.PorltimohagaclicenelbotnCrear.
4.Accesscrearlabasededatosy,acontinuacin,abreunatablavacadenominadaTabla1enlavista
Hojadedatos,ysitaelcursorenlaprimeraceldavacadelacolumnaAgregarnuevocampo,alque
inteligentementeAccessasignauntipodedatoadecuadoalosdatosquerecibe.
9
Categorasdeplantillas
Destacado
Plantillas locales
DftOnline
Trabajo
Personal
Educaon
Elemplo
Plgpgrado

IntroduccinoMicrosoftOfiiceAccess
Nueva base de datos en blanco
Plantillasdestacadasenlnea
Contactos Problemas Eventos Proyectos de
marketing

Base de datos en blanco

Crea una base de datos de Access que no contiene datos ni objetos.
Llombredearchivo:
Base de datosl
Curso | Plantillas i Descargas
Novedades de Hccess 20D?
Obtenga el contenido mas retiente mientras trabaja con 2007 ls-licrosoft Office system
Gua dela interfaz de usuario de Access 2007
Organice todos los objetos con el nuevo panel de exploracin de fcil acceso
Ei nuevo Access 2007 contiene HEHSFHIEHSS ms eficaces que le ayudaran a realizar un
seguimiento, informary compartir g intormaun de manera ms rpida en un entorno manejable.
Obtenga ms o informacin sobre las nuevas caractersticas
y mejoras.

Solorestaragregarloscamposysusregistros.

Tablas
Unatablacontienedatossobreuntemaenconcreto,comoempleadosoproductos.Cadaregistrodeunatabla
contieneinformacinsobreunelemento,comoundeterminadoempleado.Unregistrosecomponedecampos,
como
unnombre,unadireccinyunnmerodetelfono.Losregistrossesuelendenominartambinfilasyloscampos,
columnas.
1.Registroofila
2.Campoocolumna
NOTA
ManualBsicodeAccess2007
10
erramientas de tabla ase de datosl: ase de datos Access - Icroso Acces

Registro: H 1 Ldel r H r Rslnfiltro Buscar

Siempredebeempezaradisearunabasededatoscreandoprimerosustablas,inclusoantesdecrearotrosobjetos

debasededatos.Labasededatospuedecontenermuchastablas,cadaunadeellasconinformacinsobreun
temadiferente.Cadatabla,asuvez,puedecontenermuchoscamposdediferentestipos,comotexto,nmeros,
fechaseimgenes.

Crearunatablaapartirdeunaplantilladetabla
PuedecreartablasconcamposrelacionadosconContactos,Tareas,Problemas,EventosoActivos,etc.,apartirde
unadelasplantillasdetablasparaestostemasqueseincluyenenOfficeAccess2007.
1.Abralabasededatos.
2.EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenPlantillasdetabla.
3.Acontinuacin,seleccioneunadelasplantillasdisponiblesdelalista,lascualesinsertanunanuevatabla
enlavistaHojadedatosyconloscamposacordesalosregistrosquealmacenarn.

Agregarnuevastablasenvistahojadedatos
Paraagregaraunabasededatosexistenteunanuevatablaenlavistahojadedatos,realicelosiguiente:
1.Abralabasededatos.
2.PresionelaherramientaTabladelgrupoTablasenlafichaCrear.
NOTA
Sehabragregadootraficharepresentandolanuevatabladelabasededatoslacualsenombrardeforma
consecutivayconservarlasmiscaractersticasdelatablaprincipal(tabla1).
ManualBsicodeAccess2007
11
Tabla Plantillas Listas de Diseo
de tabla SharePoint de tabla
Tablas

Emblemas
Eye ntos
2| a Tabla Plantillas Listas de Diseo
de tabla V SharePoint v de tabla
Tablas