GESTION DE ALMACENES

Presentado por:
ALIRIO BUENO
WILLIAN LATORRE
KAREN YULIE GARCIA CRUZ

Profesor:
JUAN CARLOS ACOSTA QUEVEDO

LOGISTICA EMPRESARIAL

UNIVERSITARIA AGUSTINIANA
COLOMBIA
2015

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1.

ALMACENES ................................................................................................................... 5
1.1

Concepto..................................................................................................................... 5

1.1.1

Almacenes .......................................................................................................... 5

1.1.2

Almacenamiento ................................................................................................ 5

1.2

Principios de Almacenamiento................................................................................... 6

1.3

Tipos de Almacenes ................................................................................................... 7

1.4

Funciones de los almacenes ....................................................................................... 8

1.4.1
2.

Funciones Fundamentales .................................................................................. 9

ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES ............................................................ 11

2.1

Operaciones necesarias de un almacn .................................................................... 11

2.2

Clasificacin de almacenes ...................................................................................... 11

2.3

Costes de los almacenes ........................................................................................... 12

2.4

Principales zonas del almacn .................................................................................. 12

2.5

Zonificacin del almacn ......................................................................................... 14

2.5.1
2.6

Organizacin del almacenaje ................................................................................... 15

2.6.1
2.8

Zonificacin ABC ................................................................................... .14

Segn el producto ............................................................................................ 15

Segn el movimiento de mercancas (entradas y salidas) ........................................ 15

3.

EN LA ACTUALIDAD .................................................................................................. 17
3.1

Papel de los almacenes en la organizacin ............................................................... 17

3.2

El almacn en los objetivos de la administracin .................................................... 17

REFERENCIAS
LISTA DE ILUSTRACIONES

INTRODUCCION
La funcin de los almacenes es un parte fundamental de la cadena de suministro y representa un
punto de separacin entre los aspectos de la oferta y demanda de cualquier organizacin. El
principal objetivo de un almacn es conseguir una posicin ideal en relacin de la minimizacin
del costo total de la operacin y la provisin de los niveles de servicios deseados. Para conseguir
estos tres parmetros ese necesario la utilizacin de los recursos, espacio y equipos ptimos que
mejoren el costo total del almacn.
El rpido soporte tecnolgico que comprende desde la implementacin de nuevos equipos hasta la
utilizacin de los sistemas de control computarizado; a su vez, ha proporcionado la oportunidad
para conseguir mejores resultados y optimizar los procesos; entendiendo que los almacenes son
un espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro e involucran todas
las reas que la componen.
Por ello se hace necesario recordarle al lector la importancia que tiene el almacn en nuestras
organizaciones y afianzar los conocimientos necesarios tiles para entender este concepto de una
manera ms amplia.

1.
1.1

ALMACENES

Concepto

1.1.1 Almacenes
Es el edificio o parte del edificio destinado a guardar las mercancas, es decir las instalaciones que
la empresa destina al almacenamiento de sus existencias o stocks.
El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger los bienes
de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la
produccin, o la venta de artculos o mercancas.
Todo almacn puede considerarse provechoso para un negocio segn el apoyo que se preste a las
funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
1.1.2 Almacenamiento
Es la actividad de depsito que permite mantener cercanos los productos, componentes y materias
primas de los mercados y de los centros de produccin y transformacin, para poder as garantizar
su formal funcionamiento.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrada y
salida, o sea una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto
final, sin agregarle valor razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el
mnimo riesgo de faltantes y al menos costo posible de operaciones.
Los costos del almacn pueden desmenuzarse como sigue:
a.

Inters sobre el capital inmovilizado representado por el valor de la existencias.

b.

Los gastos de seguro.

c.

El espacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado.

d.

La amortizacin del edificio y equipo de almacenamiento y manejo.

e.

La devaluacin de la mercanca.

f.

El deterioro y la merma.

g.

Los costos del personal del almacn incluido la nominal, las prestaciones sociales las
vacaciones etc.

1.2

Principios de Almacenamiento

1.

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una sola persona en cada almacn.

2.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea
posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el control
del inventario.

3.

Debe existir una sola puerta, o bien una entrada y otra de salida, y ambas bajo control.

4.

Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas.

5.

Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios

de entradas y salidas del almacn, y a programacin y control de produccin de las
existencias.

6.

Se debe asignar una identificacin a cada producto e identificarlas por el nombre comn y
conocido de compras, control de inventarios y produccin.

7.

La identificacin debe estar codificada cuando sea posible.

8.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en

pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocacin en
un lugar y la localizacin cuando haya que buscarse. Esta misma localizacin debe marcarse
en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencias.

9.

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn.

10.

Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere de la documentacin autorizada

segn un sistema establecido.

11.

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar
restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de
almacenes.

12.

Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se necesiten.

13.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir, deber disponerse
de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima
adicional.

14.

La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

15.

El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo permita las condiciones de operacin.

1.3

Tipos de Almacenes

Almacenes de Materias Primas: Este almacn tiene como funcin principal el

abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de
produccin. Normamente requieren tener secciones: Recepcion, almacenamiento y entrega.

Almacn de materiales auxiliares: Los materiales auxiliares, o tambin llamados

indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren
para la fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo para la fabricacin de una mercanca
se emplean: Lubricantes, grasa, combustibles, estopa entre otros.
Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias primas cuando las necesidades
de la organizacin no necesiten una instalacin aparte.

Almacenamiento de materiales en proceso: Si los materiales en proceso o artculos

semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la
programacin, se pueden decir que est en un almacn de materiales en proceso. Puede
haber uno o varios de estos almacenes segn las necesidades de fabricacin.

Almacn de productos terminados: El almacn de productos terminados presta servicio

al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de
despachar los pedidos de los clientes.

Almacn de herramientas y equipos: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la

custodia de un encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para
el control de esas herramientas, del equipo y tiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas
guarda y controla tambin las herramientas no durables tales como brocas, machuelos,
piezas de esmeril etc.

Almacn de refacciones: Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera

del rea de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacn de
refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los dems almacenes.

Almacn de material de desperdicio: Los productos, partes o materiales rechazados por

el departamento de control de calidad y que no tiene salvamento o reparacin, deben tener
un control por separado; este queda, por lo general, bajo el cuidado dl departamento del
control de calidad. Siendo el rengln de rechazos y material de desperdicio un elemento
que afecta directamente los costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de control.

Almacn de materiales obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en al programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn en este caso para
tener otro almacn separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben
ocupar los espacios disponibles para lo que s es de consumo actual.

Almacn de devoluciones: Aqu llegan devoluciones de clientes. En l se separan y

clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacn.

1.4

Funciones de los almacenes

El almacenamiento es un elemento esencial dentro de la cadena logstica integral, que resulta

fundamental por las siguientes funciones:
Reduccin de costes
Complemento al proceso productivo
Coordinacin de los desequilibrios entre la oferta y la demanda

Ilustracin 1 Funciones de los almacenes

Almacenamiento para
coordinar desequilibrios
oferta- demanda
La falta de coordinacion
entre oferta y demanda
puede aparecer tambien
bajo variaciones
importantes en el precio
de los productos,
aconsejando realizar
compras especulativas
que compensen los
costes generados por su
obligado almacenamiento

Almacenamiento para
reduccin de costes
Puede ser mas rentable
adquirir articulos en
grandes lotes y/o
transportar las cargas
consolidadas hacia
lugares de
almacenamiento
cercanos a los puntos de
consumo.

Almacenamiento como
complemento al proceeso
productivo
Algunos productos
alimenticios perecederos
que precisan de un
periodo de maduracion
previo a su consumo .
Por lo tanto tienen que
ser almacenados durante
dicho periodo antes de
ser llevados a los puntos
de consumo.

1.4.1 Funciones Fundamentales

Centro de Consolidacin: En el que se agrupan productos de caractersticas

similares e idntico destino en un nico envo, minimizando as los gastos de
transporte.

Ilustracin 2 Centro de Consolidacion

Centro de ruptura de grandes envos desde el almacn hasta el consumidor: Cuando

la distancia desde el centro de produccin al destino es grande, los envos de gran cantidad
de mercanca de caractersticas similares abaratan los costes. Desde el punto de
almacenamiento se distribuye en tiendas.

Combinacin de mercancas de varios fabricantes localizados en zonas diferentes: las

utilizan los almacenes comunes y realizan un solo transporte de gran volumen hacia el punto
de destino, en lugar de un transporte individual y reducido.

2.
2.1

ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES

Operaciones necesarias de un almacn

Ilustracin 3 Operaciones de un almacn

Entrada de Bienes:
Recepcion de las mercancias a travez de los muelles de carga
pasando por controles de calidad , cuarentenas y cambios de
embalaje necesarios.
Almacenamiento:
Disposicion de las cargas en su ubicacion, con el objeto de
retenerlas hasta su puesta a disposicion

Recogida de Pedidos:
Operacin por la que las unidades de carga se convierten en
unidades de venta.

Agrupacion de Ordenacion: Dependiendo de la configuracion

del sistema de distribucion, se agrupa

Salidas de bienes
- Expedicion de las mercancias
- Control de salidas, calidad y embarque

2.2 Clasificacin de almacenes

Los almacenes pueden clasificarse de la siguiente manera:

Tipo de mercancas almacenadas

Funcion logstica de distribucin
Regimen mercantil
Sistemas de almacenaje y manipulacin

2.3

Costes de los almacenes

Los costes de almacn son todos aquellos gastos derivados de las funciones y operaciones que en
l se llevan a cabo. No estn relacionados con los costes del stock, aunque si con los aspectos
fsicos, es decir, con el volumen de stock a almacenar.

Ilustracin 4 Costes del almacn

Costes de Espacio

Coste de las
Instalaciones

Son los asociados a la utilizacion del espacio donde se

almacenan los productos

Estan directamente relacionados con los costes derivados

de inversiones de elementos que mejoran el
almacenamiento

- Personal Fijo o Eventual

- Financiacion del Proyecto
- Reparaciones y Mantenimiento
- Alquileres y Amortizaciones

2.4

- Costes Generales
- Utilizacion de Recursos
- Financiacion de las adquisiones

Principales zonas del almacn

I.

Muelles y Zonas de Maniobra: Estan localizados en el exterior del almacen y son

destinados para los vehculos facilitando las operaciones de carga y descarga de las
mercancas.
Es recomendable tener un muelle de entrada y otro de salida de bienes sin embargo
lo ideal es que haya una cantidad necesaria para afrontar el da a da de la compaa.

II.

Zona de Recepcion y control: La recepcin es un proceso del almacen y hace

referencia a la transferencia de propiedad entre el proveedor y el cliente; a su vez,

se considera importante el control para garantizar la conformidad de la mercanca

antes su posterior clasificacin.
III.

IV.

Zona de Almacen: Es el espacio donde se ubican los productos hasta el momento

en que se extraen para proceder a su expedicin.
En esta zona existen dos reas:
Area Stock de reserva donde se trasladan los productos a otras reas
Area picking de donde se extraen los productos para su expedicin y su
caracterstica principal son los recorridos de la mercanca y los tiempos de
preparacin de los pedidos son mas cortos.
Zona de Envasado: Se encuentra en aquellos almacenes en los que se requiere volver
a envasar o repaletizar.

V.

Zona de Consolidacin: Este espacio es donde se rene el conjunto de tareas y

productos variados de un mismo pedido.

VI.

Zona de embalaje y control de salidas: Se procede al embalaje del producto y en el

control de salidas se verifica que las mercancas correspondan con las referencias
requeridas en el pedido.

VII.

Zona de espera y zona tcnica: Es una zona reservada en algunos almacenes para
algunos imprevistos mientras que la zona tcnica se destina para cargar bateras de
los medios de transporte internos y mantenimiento de carretillas.

VIII.

Zona administrativa y zona de servicios: Son las oficinas del almacen y la zona de
servicios a su vez se destina para cubrir las necesidades del personal del almacen.

2.5

Zonificacin del almacn

Factores que optimizan los recursos del almacen:

-

Facilidad de inventariar y ejercer control en las mercancas almacenadas

Maximizacion de las condiciones de seguridad del personal, instalaciones y mercanca;
asi como la utilizacin del espacio dispobible.
Minimizacion de costes de manipulacin de mercanca
Entre otros.

Pasos para zonificacin del almacen

-

Clasificacion de los artculos segn el criterio de rotacin

Crear grupos con similar ndice de rotacin
Estudio de posibles incompatibles entre artculos

2.5.1 Zonificacin ABC

Es considerado el mtodo ms eficaz para la ubicacin de las mercancas atendiendo al ndice de
venta o de rotacin minimizando los costes de almacn asociados.
Ilustracin 5 Zonificacin ABC

ZONA A

ZONA B

Estos aticulos son de los ms

solicitados deben quedar en un
lugar de fcil accesibilidad y muy
cerca a los muelles o sitios de
despachos. Si la naturaleza del
producto lo permite se deben
almacenar en bloque (voluminosas
y livianas) o con un sistema
compacto (metales, roperos, etc).

El principal problema ligado a este

grupo de artculos es que tiene un
ndice de salida medio e involucra
una alta cantidad de referencias
(30%-50%). Se deben almacenar en
una zona de fcil accesibilidad
en estanteras mviles o
convencionales donde se puedan
operar diversas maquinas
(montacargas).

El 20% de los articulos genera el 80%

de las salidas

El 30% de los articulos genera el 15%

de las salidas

ZONA C
Los articulos de esta zona son de
escasos pedidos y un volumen muy
alto de referencias (60%-80%). Estas
se deben almacenar en una zona de
acceso normal donde no entorpezca
el funcionamiento del almacn.
El 50% de los articulos genera el 5%
de las salidas.

3.6

Organizacin del almacenaje

Existes varias posibilidades de organizar el almacenaje de mercancas, segn el razonamiento

elegido y pueden ser:
-

Segn el producto
Segn el movimiento de la mercanca

3.6.1 Segn el producto

Este es uno de los principales factores a considerar es el producto ya que condiciona los flujos
industriales en los que participa

Impacto del producto en el diseo del sistema de almacenaje

-

Densidad: Cuanto mas elevada sea, mas eficiente ser el sistema logstico por lo tanto los
sistemas de almacenaje deben ser mas robustos, pero el coste repercute sobre el producto,
no sobre la instalacin.
Relacion valor-peso: Los productos de alto valor tienen un modo de distribucin
centralizado y los de bajo valor descentralizado ya que el coste de almacenamiento es
reducido para estos.
Caracteristicas de riesgo de producto: Perecederos, peoligrosos o fciles
Grado de sustitucin : Para productos de uso rutinario se requiere elevados niveles de
stock o transportes eficientes.

Las principales caractersticas que se deben considerar para la planificacin del sistema logstico
son: necesidades de almacenaje, capacidad de apilado, fragilidad, forma, peso, etc.

3.8

Segn el movimiento de mercancas (entradas y salidas)

El orden de llegada y salida de los productos al almacn, debido a los requerimientos del cliente
determina en gran medida la distribucin.

Se evita la
obsolescencia de las
mercancias
almacenadas

Es el mas
recomendable para
los productos
perecederos o con
fecha de caducidad

(Ulitma entrada,
Primera salida)
Sin embargo este
metodo con la
reforma contable de
2007 ha quedado
excluido como
metodo contable.

FEFO

(Primera entrada,
primera salida)

LIFO

FIFO

Ilustracin 6 Entradas y Salidas

(Primera casudidad,
Primera Salida)
Las unidades
perecederas con una
fecha de caducidad
mas proxima son las
primeras en salir.

4.

4.1

EN LA ACTUALIDAD

Papel de los almacenes en la organizacin

En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr

economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea
de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir
utilidades, Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas,
compras, control de inventarios, produccin y distribucin.
Tambin se le da al almacn la altura que debe tener dentro de la organizacin en la seleccin de
su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o de control de inventarios, hasta el
ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia cientficamente su localizacin, la medidas
adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medos de almacenamiento y manejo de
productos y materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los
procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y
eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y establecimiento de objetivos y polticas.

4.2

El almacn en los objetivos de la administracin

Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud
constante entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y
productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversin y
esfuerzo, a su vez, la administracin de los almacenes es una de las operaciones de mayor
importancia para una compaa, ya que su resultado se refleja directamente en los estados
financieros, adems es una funcin primordial en el plan general de la operacin de la empresa,
donde cada actividad embona en un patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida

a una meta. Una administracin as integrada tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos
los esfuerzos humanos para conseguir todos los objetivos con mayor efectividad y menor costo.
Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus
actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa
y comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y
para que pueda delinear las funciones del almacn.

REFERENCIAS

http://es.slideshare.net/saulsalas/4-almacenamiento-presentation
http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/
http://es.slideshare.net/etoledoa/gestion-de-almacenes-9417892
Bureau Veritas Formacin. Logistica Integral Edicion No. 2, Madrid-Espaa
International Thomson Editores. Octavio Cerranza Torres,
Latinoamrica, Mxico.

Logstica Mejores Prcticas en

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1 Funciones de los almacenes...................................................................................................................... 9

Ilustracin 2 Centro de Consolidacion .......................................................................................................................... 10
Ilustracin 3 Operaciones de un almacn .................................................................................................................... 11
Ilustracin 4 Costes del almacn .................................................................................................................................. 12
Ilustracin 5 Zonificacin ABC ...................................................................................................................................... 14
Ilustracin 6 Entradas y Salidas.................................................................................................................................... 16