Cmo insertar archivos con Google

Drive en Gmail
Qu ventajas tiene insertar un archivo con Drive en
vez de adjuntarlo?
Puedes enviar archivos ms grandes
Los archivos que adjuntas desde tu ordenador pueden tener 25 megabytes (MB) como mximo. Si los insertas
con Drive, puedes enviar archivos de hasta 15 gigabytes (GB). Y, si tienes un plan de almacenamiento de
pago, el tamao mximo de un archivo adjunto es de 1 TB.
La colaboracin es ms fcil
Probablemente tengas la costumbre de enviar archivos adjuntos para colaborar en proyectos.
Pongamos, por ejemplo, que envas tu currculum a amigos, familiares o asesores para que lo
revisen y te den su opinin. Al final tendras varias versiones del mismo documento (una de tu
amiga, otra de tu familiar y otra de tu asesor) ocupando espacio en tu buzn de entrada y t ya no
te aclararas. Si insertas un documento con Google Drive te evitas todo ese lo. Con Documentos,
Hojas de clculo y Presentaciones de Google puedes ver las modificaciones y comentarios de los
dems en tiempo real. Todos los cambios que hacen en el archivo tus colaboradores quedan
inmediatamente a la vista de la gente con la que has compartido el archivo. Resultado: ya no tienes
que andar adjuntando y enviando las ltimas versiones del archivo.
Si quieres trabajar con varias personas en un mismo archivo, resulta ms eficiente si lo insertas
con Drive. Todo el mundo accede al mismo contenido, que puede ser tanto archivos de imgenes
como de texto o de vdeo que se puedan ver con Google Drive Viewer. Incluso puedes modificar o
usar esos archivos online si te instalasaplicaciones de Drive para Chrome.
Cuando envas el mensaje, Gmail confirma que los destinatarios tengan acceso al archivo y, si es
necesario, te avisa para que configures el uso compartido de los archivos insertados.

Puedes controlar quien ve tus archivos

Todo el mundo puede ver los archivos que adjuntas a un mensaje. Si los insertas con Drive,
puedes compartir los archivos nicamente con la gente que t elijas. Tambin puedes eliminar el
archivo o cambiar la configuracin de su uso compartido cuando quieras. Ms informacin

Cmo insertar un archivo de Drive (con un ordenador):

Para insertar archivos desde Google Drive con un ordenador, tienes que utilizar la nueva interfaz de
Gmail para redactar y responder.

1.

Ve al final del mensaje que ests redactando y haz clic en el icono de Google Drive

. En la ventana

que aparece, puedes subir un archivo a Google Drive o localizar archivos que hayas guardado all. Si son
archivos guardados en Drive, solo tienes que marcar las casillas de los que quieras insertar.
2.

Haz clic en el botn Insertar.

Gmail aade un enlace a tu mensaje. Al hacer clic en ese enlace, los destinatarios ven tu archivo.

Cmo insertar un archivo de Drive (Android):

1.

Toca el icono Men

(tres puntos grises o el botn de men de tu dispositivo).

2.

Toca Insertar desde Drive.

3.

Toca el elemento que quieras adjuntar.

4.

Toca Seleccionar (abajo a la derecha).

5.

Vers que el archivo se ha incluido en tu mensaje.

Cmo insertar un archivo de Drive (iOS)

1.

Empieza a escribir un correo.

2.

Toca el icono del clip.

3.

Toca Insertar desde Drive.

4.

Elige el archivo que quieras enviar.

5.

Si ese archivo de Drive no est compartido con los destinatarios de tu correo, cuando toques el botn
Enviar aparecer una ventana en la que tendrs que decidir si se cambian los permisos de uso compartido.

Opciones para compartir los archivos

insertados desde Google Drive
Cuando envas un archivo insertndolo desde Drive (instrucciones para ordenador), Gmail comprueba que tus
destinatarios tengan acceso al archivo. Si no lo tienen, te avisa para que cambies la configuracin de uso
compartido de esos archivos.
Si envas un mensaje y Gmail detecta que los destinatarios no pueden acceder a tus archivos, te ofrece otras
alternativas de configuracin de uso compartido. Funciona as:
Cmo compartir archivos con "Cualquier usuario que tenga el enlace"
Si seleccionas esta opcin, todo aquel que tenga el enlace podr ver, comentar y modificar el archivo. Es
como cuando envas enlaces a noticias o sitios web por correo electrnico: si has autorizado a los que tienen
el enlace a ver el archivo, tambin pueden acceder a l. Esto significa que, si reenvan tu mensaje o si se
suman otras personas a la conversacin, esos destinatarios tambin podrn acceder al archivo aunque no
tengan una cuenta de Google.
Cmo compartir archivos con determinados destinatarios de correos
Si prefieres compartir los archivos con quien t elijas, haz clic en Ms opciones para configurar ese ajuste. Si
no quieres que el archivo se haga pblico, recuerda que los destinatarios no podrn ver el archivo si:

no tienen cuenta de Google,

la direccin de correo electrnico a la que llegue el mensaje no est asociada a su cuenta de Google,

si reciben el mensaje a travs de una lista de correo electrnico que no es de Google. (Nota: Si envas archivos
a una lista de distribucin que no sea de Google, tienes que compartirlos con la opcin "Cualquier usuario que
tenga el enlace").
T no solo decides quin tiene acceso al archivo, sino tambin si puede modificarlo, comentarlo o solamente
verlo. Ms informacin sobre los niveles de acceso
Nota: A veces te encontrars con que no puedes conceder el acceso a determinados archivos de Drive. En ese
caso, Gmail te avisa y puedes pedirle al propietario del archivo original que ajuste la configuracin de uso
compartido.

Opciones de uso compartido que tienen los clientes de

Google Apps
Si eres cliente de Google Apps, es posible que tu dominio tenga otra configuracin predeterminada. Aun as,
tambin dispondrs de opciones de uso compartido para permitir que la gente de [tudominio.com] que tenga
el enlace acceda al archivo, o para compartir el archivo con los destinatarios de tu correo. Haz clic en Ms
opciones si quieres compartir los archivos con ciertos destinatarios. Elijas la opcin que elijas, solo podrn
ver los archivos los usuarios de cuentas de Google o de Google Apps.

Google Drive: Cmo usarlo en el aula y

diferencias con DropBox
Comentarios50Comprtelo
830
Tweet
527
Comprtelo
112
161
+1

a tecnologa de almacenamiento en la nube es un recurso TIC muy til y

cada vez ms imprescindible para el profesor y el alumno a nivel acadmico.

Con esta tecnologa los profesores y alumnos pueden almacenar y compartir
documentos, fotos y videos en la nube para tenerlos accesibles desde
cualquier ordenador o dispositivo mvil.
Google Drive se presenta como el nuevo servicio de almacenamiento online
gratuito de Google. Para los que ya utilicen DropBox, Google Drive es una
alternativa a considerar y ofrecemos una detallada comparativa al final de la
entrada.
Qu ventajas presenta esta tecnologa para los profesores y los alumnos?
Empezar a editar un documento en el ordenador del aula y terminarlo en
el equipo de casa sin necesidad de enviarse a uno mismo el archivo por
correo electrnico o descargarlo en un USB.

No necesitar renombrar archivos y borrar versiones antiguas tras hacer

varias modificaciones a un documento

Compartir un video o una carpeta de documentos con los alumnos

enviando simplemente un email con un enlace a un fichero guardado en
Google Drive e invitarles a verlo y descargarlo.

Pedir a los alumnos que abran un documento y realicen un ejercicio. Tras

su finalizacin los alumnos guardan el documento en Google Drive para
que el profesor pueda corregirlos.

Colaborar con los alumnos en un documento en tiempo real, enviando y

recibiendo comentarios del grupo.

Disponer de una copia de seguridad de todos los ficheros en la nube,

evitando su prdida en el caso de que el disco duro del ordenador se
corrompa, se infecte con un virus o se caiga el servidor de ficheros del
centro.

Recuperar archivos que hayamos borrado accidentalmente e incluso

volver a una versin antigua del documento de un mes atrs.

Realizar bsquedas de objetos y texto que aparecen en imgenes

guardadas y documentos escaneados para encontrar fcilmente archivos.
Gracias al reconocimiento ptico de caracteres (OCR) podemos encontrar
rpidamente un archivo por su contenido y no nicamente por su nombre.

Cmo funciona esta tecnologa?

Cuando se descarga la aplicacin de Google Drive, aparece una carpeta en
nuestro ordenador como si fuera un nuevo directorio en nuestro disco duro, al
cual podemos arrastrar y soltar nuestros archivos. Ahora cualquier fichero
almacenado en esta carpeta o cualquier modificacin queda
automticamente copiada en la nube en nuestra cuenta de Google Drive.
Para acceder a estos ficheros desde cualquier PC, simplemente debemos
instalar Google Drive en todos ellos para sincronizarlos. Puedes acceder a
Google Drive desde cualquier navegador en la pgina web drive.google.com,

desde la carpeta de Google Drive que hemos descargado en otro ordenador o

desde la aplicacin del dispositivo mvil o tableta Android y iOS.

Qu diferencia hay con Google Docs?

Google Docs ahora est integrado dentro de Google Drive. Los documentos,
las hojas de clculo y las presentaciones que tenemos guardadas en Google
Docs ahora aparecen dentro de la carpeta de Google Drive, o ms bien un
enlace a ellos.
Porque los documentos creados con Google Docs siguen estando almacenados
en la nube y no pueden ser descargados en nuestro PC desde Google Drive y
editarlos con el procesador de textos que deseemos. De hecho si abrimos un
Google Doc desde la carpeta de Google Drive, siempre se abrir en su
aplicacin web para ser editado online. Para descargar un Google Doc en
nuestro PC, debemos como siempre, abrirlo online y descargarlo desde all.
Por el contrario, los ficheros que arrastramos a Google Drive desde nuestro
disco duro, se encuentran en nuestro PC pero tambin se guarda una copia en
la nube automticamente y se sincroniza con nuestros otros equipos que usan
Google Drive.
Que significa la sincronizacin de archivos entre varios ordenadores?

La sincronizacin significa que cualquier fichero que se arrastre a la carpeta

de Google Drive y cualquier cambio que se realice en ella,
automticamente se actualiza no slo en la nube sino en todas las carpetas
de nuestros otros ordenadores y dispositivos mviles que hayamos
conectado en Google Drive. De este modo, si se empieza a editar una foto en
el aula en un ordenador, cuando lleguemos a casa, tendremos la ltima versin
que hemos cerrado para seguir trabajando si lo deseamos.
La sincronizacin presenta el peligro de que si un alumno, por ejemplo, edita
un archivo antes de que su PC haya recibido la ltima actualizacin de la
nube, puede estar trabajando con una copia antigua y resultar en un conflicto
de versiones. En este sentido trabajar con Google Docs, es ms seguro cuando
los alumnos trabajan conjuntamente en el mismo documento, ya que los
cambios siempre se realizan directamente con el documento que se encuentra
almacenado en la nube.
En el centro ya utilizamos DropBox hay mucha diferencia de
funcionalidades y precios entre ellas?
A continuacin encontrars una detallada tabla comparativa entre las dos
soluciones. El espacio gratuito, el coste de ampliar espacio, la posibilidad de
colaborar en tiempo real y el reconocimiento ptico de texto y objetos en
archivos sitan a Google Drive como una seria alternativa.
De todos modos nada nos impide utilizar ambos. Podemos poner, por
ejemplo, las fotos y videos de excursiones en Google Drive y seguir con los
documentos de trabajo en DropBox, aumentando as el espacio de
almacenamiento gratuito para los archivos multimedia del aula.

Comparativa

Google Drive
Espacio gratuito

5 GB

2 GB

Incrementar espacio
gratuito

No puedes incrementar espacio

gratuito por ahora

500MB adicionales por cada

persona que use tu enlace para
crear una cuenta

Tamao mximo de
archivo

10 GB

Sin lmite

25 GB: $2,49/mes
100 GB:$4,99/mes
1 TB GB: $49,99/mes
16 TB: $799,99/mes

50 GB: $9,99/mes
100 GB: $19,99/mes
1 TB GB: $799/mes

Windows, OS X, Android, iOS

(en breve), Linux (en breve)

Windows, OS X, Linux,
Android, iOS, Windows Phone
(en breve)

Se necesita cuenta de Gmail

Se puede registrar con cualquier

cuenta de email (Exchange,
hotmail, etc)

Precios

Sistemas operativos

Cuenta de correo
electrnico

Integracin con
Google Docs

Integracin con
Google+, Picasa y
Gmail
Compartir un fichero
o carpeta entera con
otros
Compartir ficheros a

Los Google Docs aparecen

dentro de Google drive ahora
pero siguen siendo editados
online y no pueden descargarse
al nuestro PC
(GoogleDocs no consumen
espacio)
Disponible

Slo disponible desde la

aplicacin web

Disponible

No se integra con Google

Docs

No disponible

Disponible desde la aplicacin de

escritorio haciendo clic derecho
sobre el fichero
Disponible

travs de un enlace
pblico o privado

(Permite compartir con

otros usuarios
que no tengan Gmail)

Colaboracin en
tiempo real

Disponible crear y responder

comentarios en tiempo real

No permite feedback entre

profesor y alumno en tiempo real

Buscador de ficheros

Mejor bsqueda avanzada de

documentos

Menos opciones de
configuracin para la bsqueda

Buscador por OCR

(reconocimiento ptico
de caracteres)

Disponible

No disponible

Visualizacin de
diferentes tipos
de archivos
desde el
navegador

Disponible en vdeos de alta

definicin, Adobe Illustrator ,
Photoshop y ms

Velocidad de
carga y descarga
de un fichero

Carga y descarga un fichero ms

rpidamente. Pero no permite
configurar el ancho de banda
disponible.

Posibilidad de configurar el
ancho de banda disponible y
hacer ms rpida la carga y
descarga de un fichero

Velocidad de
sincronizacin de un
fichero de 50MB entre
dos ordenadores

3 minutos en aparecer en nuestro

otro ordenador

Un minuto en aparecer en
nuestro otro ordenador si
utilizamos LanSync, una opcin
inexistente en Google Drive

Ver versiones antiguas

de un archivo

Debes descargar el fichero a tu

ordenador (excepto para
GoogleDocs)

Puedes ver en detalle versiones

antiguas de un fichero desde la
interfaz web

Das que guarda un

archivo tras ser
borrado 0 versiones
antiguas
Propiedad de los
archivos (Trminos

30 das

Mantenemos la propiedad
intelectual del contenido de los

Igualmente disponible

30 das pero con la cuenta Pro

ilimitado

Mantenemos la propiedad
intelectual del contenido de los

y condiciones)

archivos pero Google aade la

reserva de usar el contenido para
mejorar el servicio al usuario, lo que
quizs deja la posibilidad de obtener
informacin sobre nosotros para
hacer una publicidad personalizada.

archivos sin esta reserva