Sincronizar contenido

de SharePoint 2010
con Outlook 2010
Puede sincronizar una biblioteca de SharePoint, listas de contactos, listas de tareas, listas de tareas de proyecto
y un determinado tipo de lista externa de SharePoint con Microsoft Outlook 2010. Debido a que muchos
usuarios de SharePoint 2010 tambin utilizan Outlook 2010 para colaborar y coordinar las actividades y
proyectos, la capacidad de sincronizar estas listas y las bibliotecas pueden ayudarle a ser ms eficaz,
especialmente si trabaja sin conexin o no tiene un acceso adecuado a los sitios de SharePoint todo el tiempo.

En este artculo
Introduccin a la sincronizacin del contenido de SharePoint 2010 con Outlook 2010
Trabajar con una biblioteca de documentos sincronizada
Trabajar con una lista de contactos sincronizada
Trabajar con una lista de tareas sincronizadas
Trabajar con una lista externa de tareas sincronizadas
Puntos de integracin adicionales
Sincronizar una biblioteca de SharePoint con Outlook 2010
Sincronizar una lista de contactos de SharePoint con contactos de Outlook 2010
Sincronizar una lista de tareas de SharePoint con tareas de Outlook 2010

Introduccin a la sincronizacin del

contenido de SharePoint 2010 con
Outlook 2010

Puede sincronizar una biblioteca de SharePoint, listas de contactos, listas de tareas, listas de tareas de proyecto
y un determinado tipo de lista externa de SharePoint con Outlook 2010. Debido a que muchos usuarios de
SharePoint 2010 tambin utilizan Outlook 2010 para colaborar y coordinar las actividades y proyectos, la
capacidad de sincronizar estas listas y las bibliotecas pueden ayudarle a ser ms eficaz, especialmente si trabaja
sin conexin o no tiene un acceso adecuado a los sitios de SharePoint todo el tiempo.
Para sincronizar estas listas y bibliotecas, debe tener Outlook 2010 instalado en el equipo cliente y debe tener el
permiso Colaborar con la lista o biblioteca.
Encontrar ms informacin sobre cmo usar SharePoint 2010 con Outlook 2010 en la seccin Vea tambin y
en el sistema de ayuda de Outlook 2010.

Trabajar con una biblioteca de

documentos sincronizada
Puede sincronizar una biblioteca de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Una vez que haya
sincronizado una biblioteca, la biblioteca aparecer como una carpeta en el panel de exploracin de Outlook
en Listas de SharePoint.
Al usar la bsqueda instantnea, Outlook busca en todos los documentos de SharePoint sincronizados. Las
vistas previas de documentos del panel de lectura de Outlook permiten buscar fcilmente en los resultados de la
bsqueda. Es posible que abrir y guardar cambios en documentos de SharePoint desde Outlook le resulte ms
rpido y cmodo. A continuacin, podr obtener una vista previa, editar y administrar documentos de la
biblioteca de SharePoint desde Outlook. Tambin podr usar las bibliotecas sin conexin, trabajar con los
archivos de Office en la biblioteca, volver a ponerlas en lnea y, despus, sincronizar los cambios.
Esta sincronizacin es unidireccional en los archivos de Office. Los cambios realizados en estos archivos de la
biblioteca de SharePoint pueden descargarse en Outlook, pero no podr realizar cambios en los archivos que no
sean de Office en Outlook y volver a cargarlos en la biblioteca de SharePoint. Si trabaja con Outlook sin
conexin, puede editar archivos de Office, como documentos de Word, hojas de clculo de Excel y
presentaciones de PowerPoint. Cuando se vuelva a conectar, podr cargar los cambios en la biblioteca de
SharePoint. Sin embargo, Outlook no realizar un seguimiento de los cambios realizados en estos archivos de
Office efectuados en la biblioteca de SharePoint. Para obtener mejores resultados, si va a realizar cambios sin
conexin en Outlook, primero desproteja estos archivos.

Trabajar con una lista de contactos

sincronizada
Puede sincronizar una lista de contactos de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Esto le permite
almacenar, compartir y administrar contactos de SharePoint con ms eficacia. Tambin puede usar la lista de
contactos sin conexin, trabajar con los contactos, volver a ponerlos en lnea y despus sincronizarlos desde
Outlook 2010 o desde SharePoint 2010.

En Outlook 2010, la lista de contactos de SharePoint sincronizada funciona igual que otras carpetas de
contactos de Outlook. Puede ver, editar, imprimir e incluso llamar a estos contactos a travs de Microsoft
Office Communicator. Puede enviarles mensajes de correo electrnico y convocatorias de reunin, usar
categoras de color, almacenar varias direcciones de correo electrnico y nmeros de telfono, e incluir fotos de
contacto, tarjetas de presentacin electrnicas, fechas de cumpleaos y aniversarios.
Esta sincronizacin de la lista de contactos es bidireccional. Los cambios realizados en Outlook en estos
contactos se sincronizan automticamente con la lista de contactos de SharePoint. Los cambios realizados en la
lista de contactos de SharePoint se sincronizan automticamente con los contactos de Outlook.
Al abrir un contacto de SharePoint en Outlook o al abrir la lista de contactos en SharePoint 2010, ver los
cambios ms recientes. Si se realizan cambios en el contacto en Outlook mientras la lista de contactos de
SharePoint est abierta, deber actualizar el explorador para ver los cambios ms recientes en la lista de
SharePoint. Si se realizan cambios en la lista de contactos de SharePoint mientras el contacto est abierto en
Outlook, debe usar el comandoEnviar y recibir de Outlook para ver los cambios ms recientes en el contacto
de Outlook.

Trabajar con una lista de tareas

sincronizadas
Puede sincronizar una lista de tareas de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Puede trabajar con
una lista de tareas estndar y una lista de tareas de proyecto, que es similar a una lista de tareas estndar, a
excepcin de que una lista de tareas de proyecto proporciona una representacin grfica de los elementos de
tareas, denominada vista de Gantt. Tambin puede usar una lista sin conexin, trabajar con las tareas de la lista,
volver a conectarla y despus sincronizarla desde Outlook.
El contenido de la lista de tareas sincronizada aparecer en Otras tareas en el panel de navegacin y
consolidado en la barra Tareas pendientes. Para realizar un seguimiento del estado, el progreso y el historial de
los proyectos, usted y los miembros de su equipo pueden crear, asignar, actualizar, responder y eliminar tareas
al trabajar con las respectivas carpetas de Outlook.
Tambin puede aplicar marcas y categoras a las tareas sincronizadas, como lo hace con las tareas de Outlook.
Las marcas y categoras no aparecen en el sitio de SharePoint, pero estn disponibles cuando trabaja con las
tareas sincronizadas en Outlook. Las notificaciones de tareas de SharePoint tambin estn totalmente
integradas con las tareas y los calendarios, y puede definir una configuracin para que se generen
automticamente notificaciones por correo electrnico y avisos.
Esta sincronizacin de la lista de tareas es bidireccional. Los cambios realizados en Outlook en estas tareas se
sincronizan automticamente con la lista de tareas de proyecto o la lista de tareas de SharePoint. Los cambios
realizados en la lista de tareas de proyecto o la lista de tareas de SharePoint se sincronizan automticamente
con las tareas en Outlook. Al abrir la tarea en Outlook o al abrir la lista de tareas de proyecto o la lista de tareas
de SharePoint en SharePoint 2010, ver los cambios ms recientes.

Si se realizan cambios en la tarea en Outlook mientras la lista de tareas de SharePoint est abierta, deber
actualizar el explorador para ver los cambios ms recientes en la lista. Si se realizan cambios en la lista de
tareas de SharePoint mientras la tarea est abierta en Outlook, deber usar el comando Enviar y recibir para
ver los cambios ms recientes en la tarea de Outlook.

Trabajar con una lista externa de tareas

sincronizadas
Puede sincronizar una lista externa de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Se crea una lista
externa de SharePoint con los Servicios de conectividad empresarial (BCS) de SharePoint Designer 2010, y
puede contener acceso de lectura y escritura para lnea de negocio datos de orgenes de datos, como SQL
Server o SAP.
Cuando se crea un tipo de contenido externo en SharePoint Designer 2010, puede asignarlo a una tipo de
elemento de Office original, como un contacto o una tarea para que los datos externos parezcan y se comporten
como un contacto o una tarea en Outlook. Por ejemplo, supongamos que sus datos externos son una lista de
clientes y desea mostrar los datos externos en Outlook. Dado que los datos de los clientes se asemejan mucho a
los contactos de Outlook, puede asignar ese tipo de contenido externo al elemento de contactos en Outlook.
Despus de conectar la lista externa a Outlook mediante el comando Conectar con Outlook, puede crear,
actualizar y eliminar los datos externos directamente desde Outlook como creara y actualizara sus contactos y
tareas de Outlook.

Puntos de integracin adicionales

Outlook 2010 tiene puntos de integracin adicionales con SharePoint 2010, entre los que se incluyen los
siguientes:

Participar en discusiones en lnea mediante mensajes de correo electrnico

Mostrar los calendarios de SharePoint 2010 y Outlook 2010 en paralelo

Administrar fuentes RSS y alertas de SharePoint

Crear un rea de trabajo de reunin

Usar elementos web de Outlook en SharePoint 2010 para, por ejemplo, mostrar mensajes de Outlook.

Usar el complemento Outlook Social Connector para administrar fuentes sociales de sus compaeros
En los sistemas de ayuda de Outlook 2010 y SharePoint, podr encontrar ms informacin sobre estos puntos
de integracin adicionales.

Sincronizar una biblioteca de

SharePoint con Outlook 2010
1.

En el explorador, navegue hasta el sitio de SharePoint que contiene la biblioteca que desea
sincronizar.

2.

Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rpido o haga clic en Acciones del sitio, luego
en Ver todo el contenido del sitio y luego, en la seccin de bibliotecas correspondiente, haga clic en el nombre
de la biblioteca.
NOTA

Puede modificarse significativamente la navegacin y la apariencia de un sitio de SharePoint. Si no

encuentra alguna opcin como, por ejemplo, un comando, un botn o un vnculo, pngase en contacto con el
administrador de SharePoint.
3.

En la cinta de opciones, en la pestaa Biblioteca, en el grupo Conectar y exportar, haga clic

en Conectar con Outlook.

4.

Cuando se le pregunte si desea abrir un programa en el equipo, haga clic en Permitir.

5.

Si se le pide que confirme la operacin, haga clic en S.

En Outlook, la biblioteca se agrega al Panel de navegacin en Listas de SharePoint. Los archivos de la
biblioteca se comportan de modo similar a los mensajes de correo electrnico. En el caso de los archivos de
Office, haga clic para obtener una vista previa del archivo en el panel de lectura o haga doble clic en el archivo
para abrirlo. Para obtener ms opciones, haga clic con el botn secundario en el archivo.
NOTA

Si la biblioteca tiene subcarpetas y desea tener acceso a todos los archivos en Outlook, vea la
biblioteca en el nivel superior y despus conctela a Outlook. De forma predeterminada, si est en una subcarpeta
de una biblioteca y conecta la biblioteca a Outlook, solo se conecta el contenido de esa carpeta.

Para conectar nicamente el contenido de una sola carpeta en Outlook, existen dos opciones. Si la
carpeta que contiene los archivos a los que desea tener acceso en Outlook no est abierta, seleccione la carpeta,
haga clic en la flecha men Abrir que aparece y, a continuacin, haga clic en Conectar con Outlook. Si la
carpeta que desea conectar ya est abierta, siga los pasos para conectar una biblioteca.

Despus de conectar una biblioteca con Outlook, puede invitar a otros integrantes del equipo a
conectarse con la biblioteca. Haga clic con el botn secundario en el nombre de la biblioteca en Outlook y
despus haga clic enCompartir esta carpeta.

Sincronizar una lista de contactos de

SharePoint con contactos de Outlook
2010
1.

En el explorador, navegue hasta el sitio de SharePoint que contiene la lista de contactos que quiere
sincronizar.

2.

Haga clic en el nombre de la lista de contactos en el Inicio rpido o haga clic sucesivamente
en Acciones del sitio, Ver todo el contenido del sitio y en el nombre de la lista de contactos, en la seccin de
la lista correspondiente.
NOTA

Puede modificarse significativamente la navegacin y la apariencia de un sitio de SharePoint. Si no

encuentra alguna opcin como, por ejemplo, un comando, un botn o un vnculo, pngase en contacto con el
administrador de SharePoint.
3.

En la cinta de opciones, en la pestaa Lista, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir en
Outlook.

4.

Cuando se le solicite que conecte los contactos de SharePoint con Outlook, haga clic en Aceptar.
En Outlook 2010, los contactos se agregan en Contactos en el panel de navegacin.

Sincronizar una lista de tareas de

SharePoint con tareas de Outlook 2010
1.

En el explorador, navegue hasta el sitio de SharePoint que contiene la lista de tareas o la lista de tareas
de proyecto que quiere sincronizar.

2.

Haga clic en el nombre de la tarea o la lista de tareas de proyecto en Inicio rpido o haga clic
sucesivamente enAcciones del sitio, Ver todo el contenido del sitio y, a continuacin, en el nombre de la tarea
o la lista de proyectos, en la seccin de la lista correspondiente.
NOTA

Puede modificarse significativamente la navegacin y la apariencia de un sitio de SharePoint. Si no

encuentra alguna opcin como, por ejemplo, un comando, un botn o un vnculo, pngase en contacto con el
administrador.
3.

En la cinta de opciones, en la pestaa Lista, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir en
Outlook.

4.

Cuando se le solicite para conectar la lista de contactos de SharePoint con Outlook, haga clic
en Aceptar.

En Outlook 2010, las tareas se agregan en Otras tareas en el panel de navegacin y en la barra de tareas
pendientes.
NOTA

Puede trabajar con las tareas desde su sitio de SharePoint de forma similar a como lo hace con las

tareas de Outlook. Puede arrastrar o copiar tareas cuantas veces desee entre las carpetas de Outlook y del sitio
de SharePoint. Sin embargo, las tareas peridicas y las solicitudes de tareas de Outlook se convierten en tareas
normales en el sitio de SharePoint.
SUGERENCIA

Despus de conectar una lista de tareas o una lista de tareas de proyecto a Outlook, puede

enviar un mensaje de uso compartido a otros integrantes del equipo invitndolos a conectarse con las tareas.
Haga clic con el botn secundario en el nombre de la lista en Outlook y despus haga clic en Compartir
nombre de la lista de tareas. Se crear un mensaje de correo electrnico con un vnculo y un comando para
conectarse con la lista.