1.-Normas Generales Del Sistema de Contabilidad: Concepto

1.
- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE

CONTABILIDAD
RESOLUCION MINISTERIAL N#801-81-EFC76, de 17SET1981
El establecimiento de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad
Gubernamental responde a la necesidad de sealar la responsabilidad que
compete a los funcionarios encargados del proceso de la informacin
contable, en relacin a la aplicacin de los procedimientos de registro
contable, el uso de formularios pre-numerados, comprobacin de la
documentacin sustentatoria, del control previo interno, del valor monetario
actualizado de los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar
mediante pruebas de comprobacin la utilidad y la confiabilidad de la
informacin financiera y presupuestaria de la entidad.
El Sistema Administrativo de Contabilidad, comprende el Sistema de
Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema Uniforme de
Contabilidad para Empresas.
Las normas establecidas por el Sistema son las siguientes:
01 Metodologa Contable.
02 Uso de formularios pre-numerados.
03 Documentacin sustentatoria.
04 Verificacin interna.
OS Valuacin y depreciacin del activo fijo.
06 Conciliacin de saldos.
1.- METODOLOGIA CONTABLE
CONCEPTO.- Es el conjunto de procedimientos utilizados por las

entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicacin
de sus normas, acorde con las peculiaridades de su funcionamiento,
para producir informacin expresada en unidades de las operaciones
financieras ejecutadas.
OBJETIVO.- Establecer por escrito procedimientos de autorizacin,
ejecucin, registro y control de las operaciones financieras, a fin de
uniformar criterios en las tcnicas y procedimientos contables, as como en
el ordenamiento, significado y mecanismos de las cuentas.

Acciones a desarrollar
Las Direcciones Generales de Administracin u Oficina que hagan sus veces en
las entidades comprendidas en la presente norma, debern adecuar sus
procedimientos contables, a lo establecido por el Sistema de Contabilidad
Gubernamental integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas.
ACCIONES A DESARROLLAR: debern ser previamente aprobados por la

mxima autoridad de la entidad o por funcionario a quien sta designe.
ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones

Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia.
Pblica; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas.
MECANISMOS DE CONTROL: Se propiciar la actualizacin contable

de las normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones
legales y necesidades propias de los sistemas.
2.- USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS
A. CONCEPTO.- La pre-numeracin consiste en asignar al formulario una

numeracin correlativa en original y copias, en forma simultnea a su
impresin.
B. OBJETIVO.- Mantener registros de operaciones especficas para evitar el

uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el
desarrollo de las operaciones.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Se establecer el uso permanente de registros y formularios prenumerados que sustenten toda operacin financiera o administrativa que
incida contablemente.
2. Se aperturar , registros especiales para operaciones que se consideren
significativas, tales como subvenciones y subsidios.

3. En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresin y distribucin
de los formularios se coordinar con la Central de Procesamiento
Automtico de Datos.
4. Se aperturar, un Registro de Control de Datos Pre-numerados a cargo de
un funcionario responsable de su uso y custodia.
5. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las caractersticas
sealadas por cada sistema administrativo.
6. En caso de requerir la modificacin o sustitucin de un formulario, se
debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.
D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones

Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia
Pblica; Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Pblicas; asimismo, esta

norma alcanza a las entidades no pblicas que utilizan fondos del Estado, en
cuanto al registro especial por Subvenciones y Subsidios.
E. MECANISMOS DE CONTROL.
1. Los registros y la emisin de formularios se debern controlar mediante la
implementacin de los mecanismos ms apropiados; siendo responsable de
su deterioro o extravo, el encargado de su custodia.
2. Las entidades efectuarn verificaciones posteriores de la numeracin
correlativa.
3.- DOCUMENTACION SUSTENTATORIA
A. CONCEPTO.- Documentacin sustentatoria es un elemento de evidencia

que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la
operacin o transaccin con los datos suficientes para su anlisis.
B. OBJETIVO.- Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y

resultado de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia
contable.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Las Direcciones Generales de Administracin u Oficinas que hagan sus veces en las
entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, debern reflejar en los
manuales de los procedimientos administrativos y contables, los documentos que
sustentan toda operacin financiera o administrativa que tenga incidencia contable,
destacando su importancia como elemento de evidencia.
2. Los documentos sustentatorios sern archivados y conservados adecuadamente
siguiendo un orden cronolgico y/o correlativo procurando su fcil acceso y
explotacin. La documentacin sustentatoria se mantendr archivada durante el perodo
de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes.
3. Se organizar y mantendr debidamente actualizado el archivo de la documentacin
sustentatoria de las operaciones que efecten las entidades con fondos pblicos.
4. La documentacin sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los
organismos competentes, as como la que deba permanecer en la institucin se ordenar
siguiendo un orden correlativo y/0cronolgico, que asegure su conservacin y facilite su
utilizacin posterior.
5. Se aplicar la categora de la clasificacin de seguridad, segn las denominaciones
que se asigne a los documentos en funcin de su naturaleza y las restricciones que es
necesario imponer en su difusin.
D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas;

Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica, Gobiernos
Regionales y Locales y Empresas Pblicas. Igualmente, esta forma alcanza a las
entidades no pblicas, en lo referente a la documentacin sustentatoria sobre
los fondos pblicos recibidos en calidad de subvencin o subsidios.
E. MECANISMOS DE CONTROL.
1. Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse
a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas
Administrativos, en armona con las disposiciones legales vigentes.
2. La mxima autoridad ejecutiva deber proveer de los recursos necesarios
para mantener la integridad de la documentacin, protegindola
razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc,
estando bajo responsabilidad del rgano de documentacin y archivo el
manejo de la referida documentacin.
4 VERIFICACIN INTERNA
A. CONCEPTO.- Conjunto de medidas que se toman en el anlisis de las

operaciones antes de su autorizacin y que se ejerce como una funcin
inherente al proceso de direccin y gerencia.
B. OBJETIVO.- Sealar las acciones a seguir a fin de practicar el control

previo interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o
administrativas que tienen incidencia contable, mediante mtodos y
procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de
dichas operaciones.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma,
orientarn sus actividades para establecer y mantener un adecuado control
previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad.
2. Para cumplir con lo establecido, se deber sealar en los manuales de
procedimiento, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a

cada operacin.
3. Se aplicar el control previo interno, considerando los lineamientos
siguientes:
a. Verificacin de la correcta emisin de los documentos que sustentan cada operacin
contable comprobando la veracidad de los datos, su exactitud y visacin de los
funcionarios responsables en cada fase del procedimiento.
b. Aplicar la normatividad vigente en el anlisis del contenido o naturaleza de la
operacin.
c. Constatar que los datos consignados en la operacin estn debidamente respaldados
con documentos sustenta torios.
d. Verificar la autenticidad de la informacin mediante pruebas de correccin.
e. Aplicar principios tcnicos de acuerdo a la naturaleza de la operacin.
D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas;
Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobiernos
Locales y Empresas Pblicas.
E. MECANISMOS DE CONTROL.1. Los Sistemas de Contabilidad aplicados en las entidades referidas en el alcance,
guardarn armona con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases debern
estampar sus firmas y el sello correspondiente debiendo ser dichas operaciones
aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecucin.
3. Dejar constancia escrita del control efectuado.
4. En la autorizacin, el responsable utilizar sellos restrictivos que impidan la
duplicidad de la operacin.
5 VALUACIN Y DEPRECIACIN DEL ACTIVO FIJO
A. CONCEPTO.- Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que

posee una entidad para su uso.
La valuacin, es una operacin administrativa contable, referida a la determinacin
del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan
con documentos sustentatorios. Se vala para establecer una referencia
monetaria que sirva para realizar, posteriormente, operaciones contables. El
valor de los bienes adems sirve como elemento de juicio para incluirlos o
no como parte del sistema activo fijo.
La depreciacin, est referida a la prdida o disminucin del valor monetario
del bien respectivo debido al uso, a la accin del tiempo, a la obsolescencia
u otros, y su registro tiene el propsito de mantener una provisin para
sustituir o reemplazar el bien.
B. OBJETIVO.- Tener informacin real, referencial y lo actualizada del valor

monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Se deber considerar en relacin con la valuacin, control contable,
mtodos y porcentajes de depreciacin, lo prescrito en las disposiciones
vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro.
2. En la determinacin del valor de un bien material a considerarse como
activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables
que aumentan el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que
afectan a la gestin del ejercicio. Los registros que por cada unidad o
especie se lleva para el control fsico de bienes que forman parte del
patrimonio, guardarn correspondencia con los saldos registrados en los
rubros correspondientes del Libro Mayor.
D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central, Instituciones
Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedad de Beneficencia
Pblicas; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas.
E. MECANISMOS DE CONTROL.- 1. La valuacin de los bienes deber efectuarse
con participacin de personal, de contabilidad y de abastecimiento.

2. El Contador General o funcionario que haga sus veces, deber dar conformidad a la
valuacin de los bienes del activo fijo.
3. El mtodo y los porcentajes de depreciacin que se aplique a los bienes del activo
fijo, se efectuarn teniendo en cuenta la actualizacin de las normas que se dicten al
respecto.
6 CONCILIACIN DE SALDOS
A. CONCEPTO.- La conciliacin de saldos consiste en la realizacin de acciones

relacionadas entre s y dispuestas en forma permanente o en perodos determinados,
para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo
realmente disponible y existente.
B. OBJETIVO.- Asegurar a travs de pruebas de comprobacin y verificacin de
saldos, la utilidad y confiabilidad de la informacin financiera producida.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Las Jefaturas de las Centrales Contables de los organismos comprendidos dentro del
alcance de la presente norma, debern establecer la metodologa y las fichas de
ejecucin de las conciliaciones de saldos pertinentes, as mismo debern disponer las
prcticas de prueba de comprobacin de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que
muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.
2. Para sustentar la informacin que se remita al rgano correspondiente se aplicarn los
procedimientos siguientes en su caso:
a. Arqueo de fondos y valores.
b. Conciliaciones bancarias.
c. Conciliacin de cuentas por cobrar.
d. Inventarios fsicos de todos los bienes materiales.
e. Conciliacin de las cuentas de enlace.
f. Conciliacin del marco legal del presupuesto.
Una verificacin de saldos facilita la localizacin de errores y la adopcin de
medidas de correccin o ajustes.
3. El establecimiento de estos procedimientos de comprobacin y

conciliacin exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada
entidad, las mismas que estarn de acuerdo por lo normado por los
sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y
dispositivos legales vigentes.
4. Es condicin indispensable para realizar la verificacin de saldos que sta
sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros
contables.
D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones

Pblicas, Instituto Peruano de Seguridad Social, Sociedad de Beneficencia
Pblica; Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Pblicas.
E. MECANISMOS DE CONTROL.- Los funcionarios responsables

supervisarn las funciones de verificacin de saldos con la finalidad de
evaluar su funcionamiento y mejorar las tcnicas o procedimientos
empleados.
2.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA

El Sistema Nacional de Tesorera es el sistema administrativo que regula la
administracin de los fondos pblicos en las entidades del sector pblico.
Esto, sin importar el origen o fuente de financiamiento de dichos fondos. El
SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera del
Sector Pblico (Ley N 28112) y por la Ley General del Sistema Nacional de
Tesorera (Ley N 28693) y las Directivas emitidas por la Direccin Nacional
de Tesoro Pblico.
Normativa vigente que regula el Sistema Nacional de Tesorera SNT:
La Ley General del Sistema Nacional de Tesorera.
NGT-1: UNIDAD DE CAJA
A. CONCEPTO.- La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad

de los recursos Financieros de la entidad y ponerlos a disposicin de
la Tesorera.
B. OBJETIVOS.1. Formar la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los

recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras.
2. Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos.
3. Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el

Principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento,
diferentes a tesoro Pblico ser aplicado en las etapas de
programacin y de registro respectivamente, mediante informacin a
la Direccin General del Tesoro Pblico de los ingresos y egresos de la
entidad.
2. En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director

General de Administracin, o quien haga sus veces, debern
centralizar el manejo de los recursos financieros.
D. ALCANCE.- Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno

Central,
Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades
de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.
E. MECANISMOS DE CONTROL.- Se verificar la no existencia de otra

Oficina, distinta a la Tesorera o quien haga sus veces, encargada del
manejo de los recursos financieros de la entidad.
NGT-02 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PBLICO A TRAVS DE

SUB-CUENTAS
Los recursos asignados por el Tesoro Pblico se utilizarn exclusivamente
a travs de sub-cuentas de la cuenta nica del Tesoro Pblico.
A. CONCEPTO.- Sub-cuenta del Tesoro Pblico, es aquella que se apertura
en el Banco de la Nacin como parte de la cuenta nica NOOO-OO456
del Tesoro, para uso de fondos del Tesoro Pblico.
B. OBJETIVO.- Evitar presiones financieras al Tesoro Pblico debido a la
dispersin controlada de fondos y desconcentrar la funcin de pago
hacia las entidades que mantienen relacin directa con el beneficiario o
acreedor del Estado.
C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Las Sub-cuentas se denominarn con el nombre institucional, seguido
de un cdigo establecido por la Direccin General del Tesoro Pblico.
2. Las sub-cuentas no podrn recibir abonos, slo cargos.
3. No se autorizar la apertura de cuentas corrientes para el manejo de
fondos del Tesoro Pblico.
D. ALCANCE.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno
Central e Instituciones Pblicas que manejan fondos del Tesoro Pblico.
E. MECANISMOS DE CONTROL.- Se constatar la utilizacin de recursos
asignados por el Tesoro Pblico a travs de sub-cuentas autorizadas por

la Direccin General del Tesoro Pblico.
NGT-03 FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS

BANCARIAS
El movimiento de fondos mediante manejo de cuentas y sub cuentas
bancarias, debe ser autorizado por el nivel competente de la entidad.
A. CONCEPTO.- La facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas

bancarias, consiste en autorizar a uno o ms funcionarios a asumir la
representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin.
B. OBJETIVO.- Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la

entidad.
Acciones a desarrollar.
1. En las Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia
Pblicas y Seguro Social del Per, el Director General de Administracin, el
Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarn ante el Banco de
la Nacin durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulares
y/o suplentes, que mediante firma mancomunada son responsables del
manejo de fondos.
2. La vacancia de funcionarios autorizados ser comunicada al Banco de la
Nacin dentro de la veinticuatro horas de producido el caso.
3. El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a travs de la
Direccin General del Tesoro Pblico, ser comunicada a dicha Direccin
General, para su autorizacin al Banco de la Nacin.
4. Para la apertura de nuevas cuentas y sub-cuentas ser requisito
indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la
entidad.
5. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Pblicas lo
efectuarn a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico.
6. El Banco de la Nacin no tramitar ninguna transaccin de las entidades
que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.
D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno

Central,
Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de
Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del
cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.
E. Mecanismos de Control.- Se verificar que la representacin de la entidad
ante el Banco de la Nacin recae en funcionarios que no ejercen labores de:
1. Manejo de Ingresos de Caja.
2. Registros en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad.
3. Proceso de control previo.

NGT-04 APERTURA DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS.
La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar bajo la denominacin o
nombre oficial de la entidad y en el menor nmero posible de acuerdo a las normas
vigentes sobre el particular y en funcin estricta a sus necesidades.
RDN 008-89-EF/77.15.01
Art. 1ro.- La Norma General de Tesorera 04 es aplicable para el caso de la apertura de
cuentas corrientes en moneda extranjera que se obtenga por donacin o endeudamiento
y en concordancia con las Normas Cambiarias que emita el Banco Central de Reserva al
respecto
Art. 2do. Cuando se trate de recursos en moneda extranjera a favor del Tesoro Pblico,
la Direccin General del Tesoro Pblico podr aperturar en el Banco de la Nacin una o
varias cuentas corrientes y subcuentas bancarias en moneda extranjera de acuerdo al
procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 132-87-EF.
A. Concepto.- La apertura de cuentas y subcuentas bancarias es la accin que le
corresponde efectuar a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de
cheques.
B. Objetivo.
1. Permitir un mejor control del movimiento de fondos.
2. Evitar la dispersin incontrolada de fondos.
C. Acciones a desarrollar.
1. La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar exclusivamente en el
Banco de la Nacin.
2. No se proceder a la apertura de cuentas bancarias a plazo fijo, por ningn concepto,
con fondos del Tesoro Pblico.
3. Los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica, Empresas Pblicas y
Seguro Social del Per, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente
bancaria especfica para el manejo de fondos del Tesoro Pblico, de la que
no se podr trasladar fondos o otras cuentas corrientes.
4. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, para la
apertura de cuenta y/o subcuentas bancarias, solicitarn la autorizacin
correspondiente a la Direccin General del Tesoro Pblico, nicamente por
intermedio del Director General de Administracin, o quien haga sus veces
en la Oficina Central de la entidad.
5. La Direccin General del Tesoro Publico autorizar la apertura de las
cuentas corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno
Central e Instituciones Pblicas, que considere pertinentes en funcin a la
naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante.
6. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn
solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria por cada fuente de
financiamiento diferente a Tesoro Pblico.
7. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn
solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria para encargos que
pudieran tener de otras entidades, por fondos diferentes a Tesoro Pblico.
8. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que recibieran
prstamos y/o donaciones, podrn solicitar la apertura de cuentas corrientes
bancarias especificas, si los respectivos contratos o convenios as lo
establecieran.
9. Ninguna oficina del Banco de la Nacin proceder a la apertura de
cuentas corrientes de entidades del Gobierno Central e Instituciones
Pblicas, si no estn autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.
Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales,
Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn
exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y
Asociada.
E. Mecanismos de control. Se mantendrn debidamente archivadas las
solicitudes de apertura de cuentas y subcuentas bancarias.
(*) Modificada por R.D. N 008-89-EF/77.15.01
NGT-05 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO
Se utilizar el Fondo para Pagos en Efectivo para atender el pago de gastos
menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y
jornales.
A. Concepto.- El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con

carcter nico, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Pblico de
monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la
entidad.
B. Objetivo.- Racionalizar el uso de dinero en efectivo.
1. Su manejo ser centralizado en el encargado nico de cada Oficina
Giradora, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los
cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de
cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas
ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos
en efectivo.
2. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas
en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harn como parte del Fondo
para pagos en Efectivo, asignado al encargado nico.
3. Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin
del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en
cuenta el flujo de operaciones de gastos menudos.
4. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago,
debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en
efectivo.
5. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y
urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos;
as como, el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no
programables, debidamente autorizados.
6. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima
autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su
responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o mediante
rbrica de los documentos sustentatorios del gasto.
7. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta
documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega, a la
Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el
formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74EF/73.15).
8. La Resolucin de la Direccin General de Administracin aprobatoria del
Fondo para Pagos en Efectivo, deber contener:
a) Nombre del funcionario encargado nico de su manejo.
b) Nombre de los funcionarios de oficinas distantes de la Oficina Giradora a
cuyo nombre se giren cheques para el Fondo.
c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte
del Fondo asignado al encargado nico.
d) El monto mximo del Fondo, segn sea variable o fijo, en cada nivel de
manejo de fondos en efectivo.
e) El monto mximo de cada pago en efectivo

f) El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas
para el Procedimiento de Pagos y en la presente norma.
g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima entrega,
para recibir nuevos fondos en efectivo.
9. Se informar peridicamente al Tesoro Pblico del movimiento del Fondo, mediante
el envo del Formato de Relacin de Giros (T-7).
D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e
Instituciones Pblicas que manejen fondos del Tesoro Pblico.
E. Mecanismos de control.
1. Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del Fondo.
2. El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal
que maneje dinero o efecte funciones contables.
3. Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobacin o
modificacin del Fondo.
NGT-06 USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
Se utilizar el Fondo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y
urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales.
A. Concepto.- El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico,
por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la
entidad.
B. Objetivo.- Racionalizar el uso de dinero en efectivo.
1. Su manejo ser centralizado en el encargo nico de cada Tesorera, a nombre de quien
exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del
Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se
trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorera y requieren efectuar pagos en
efectivo.
2. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el
mismo lugar de la Tesorera, lo harn como parte del Fondo Fijo para Caja Chica,
asignado al encargado nico.
3. Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del
Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo
operacional de gastos menudos.
4. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente
autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.

5. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales
como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos menudos, as como el pago de jornales
de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados.
6. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la
que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin
ser conferida por escrito o rbrica de los documentos sustentatorios del gasto.
7. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la
utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega a la Direccin General de
Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la
entidad.
8. La Resolucin aprobatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, deber contener:
a) Nombre del funcionario encargado nico de su manejo.
b) Nombre de los funcionarios u oficinas distantes de la Tesorera, a cuyo nombre
se giran cheques para el Fondo.
D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de los Gobiernos Locales,
Sociedades de Beneficencia Pblicas, Empresas Pblicas y Seguro Social del
Per, y al Gobierno Central e Instituciones Pblicas para fondos que no sean
del Tesoro Pblico.
1. Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del fondo.
2. El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de
aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.
3. Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o
similares, de aprobacin o modificacin del Fondo.
NGT-07 REPOSICION OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y

DEL FONDO PARA CAJA CHICA
Se repondr oportunamente el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo
para Caja Chica previa documentacin sustentatoria debidamente
autorizada.
A. Concepto.- La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual
a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado, en su caso, en las
Normas Generales de Tesorera NGT-05 y NGT-06, previa verificacin de la
documentacin sustentatoria.
B. Objetivo.- Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el
Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.
1. Su oportuna reposicin se har mediante solicitud escrita que formular

el custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles
que hagan necesarias nuevas habilitaciones.
2. En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado
por los Decretos Leyes Nos. 19350 y 19463, la solicitud de reposicin estar
acompaada del formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo"
(Directiva N 8-74-EF/73.15).
3. La unidad correspondiente proceder, previa verificacin, a reponer el
Fondo dentro de las 48 horas de recibida la solicitud de reposicin.
Sociedades del Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per.
1. Se verificar la existencia de solicitudes de reposicin del Fondo.
2. Se verificar el cumplimiento del plazo establecido para la reposicin del
Fondo.
NGT-08 ARQUEOS SORPRESIVOS
Se realizarn arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, adems de
los arqueos habituales de operacin.
A. Concepto.- Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier
momento si el saldo en libros est de acuerdo con la existencia de fondos y
valores.
B. Objetivo.- Determinar la correccin y oportunidad de las operaciones y
registros.
1. Se realizarn arqueos sorpresivos y simultneos de todos los fondos y
valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder
de los cobradores o agentes.
2. Se levantarn Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su
conformidad o disconformidad, las que sern firmadas por los responsables
y los funcionarios que intervengan en el arqueo.
3. Se comunicar por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad,
con la celeridad necesaria para la accin correctiva correspondiente.
4. Los arqueos sorpresivos se efectuarn por lo menos una vez al mes.
5. En los manuales y otros documentos administrativos se deber fijar los
cargos que tienen responsabilidad para la realizacin de los arqueos.

Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.
1. El rgano Interno de Control de la entidad, efectuar arqueos y adems
revisar las actas de arqueo efectuadas por la administracin.
2. En el caso de organismos obligados a llevar la Contabilidad
Gubernamental Integrada, el saldo deber estar de acuerdo con el que
figura en el Parte Diario de Fondos y en el Formato de Relacin de Giros (T7), para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo.
3. Se verificar en los Manuales de Organizacin y Funciones y de
Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los
arqueos sorpresivos.
4. Se verificar la existencia de Actas de arqueos.
NGT-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS
La transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de oficina o
dependencia ser efectuada sin el giro de cheques.
A. Concepto.- La transferencia de fondos consiste en el traslado de recursos
financieros de una cuenta a otra mediante Cartas-Ordenes.
B. Objetivo.- Lograr un adecuado uso de las cuentas corrientes bancarias.
1. Se cursarn Cartas-Ordenes al Banco de la Nacin para transferir fondos
de una cuenta a otra.
2. Cuando se trate de fondos de Tesoro Pblico podr transferirse fondos a
otras cuentas slo cuando se trate del pago de una obligacin directa de la
subcuenta hacia una cuenta corriente. En este caso procede el giro de
cheques.
Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per. Estn
exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y
Asociada.
E. Mecanismos de control.- Se verificar que se encuentran debidamente
archivadas las copias de las cartas-rdenes cursadas al Banco de la Nacin
para la transferencia de fondos de una cuenta a otra.
NGT-10 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO
DE FONDOS
Todo cheque girado, as como el traslado de fondos de un lugar a otro,

demandar la toma de medidas de seguridad, cindose a requisitos y
condiciones pre-establecidas.
A. Concepto.- Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos
utilizados por la entidad con la finalidad de proteger sus recursos financieros
contra ciertos riesgos previstos.
B. Objetivo.- Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.
1. Los titulares y/o suplentes revisarn cuidadosamente y visarn los
documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos
que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan.
2. No se autorizar la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada.
3. Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es
conveniente la utilizacin del rotulado protector de cheques.
4. Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por motivos
significativos, la entidad reforzar sus medidas de seguridad.
D. Alcance. Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno
Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.
1. Se verificar que el encargado de los depsitos o retiros de fondos
bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los
registros contables.
2. Se verificar la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y
traslado de fondos.
NGT-11 CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD
Slo se aceptar cheques girados a nombre de la entidad por la recepcin
de ingresos que no sean en efectivo.
A. Concepto.- Cheques a nombre de la entidad son aquellos que identifican
nominativamente a la entidad como nica beneficiaria del monto girado.
B. Objetivo.- Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de fondos
recibidos.
1. La recepcin y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo

medidas de seguridad pre-establecidas.
2. Los cheques aceptados por la entidad sern inmediatamente cruzados a
su reverso con el sello restrictivo de depsito: PARA SER DEPOSITADO EN
LA CUENTA CORRIENTE N........ DEL BANCO DE LA NACION, indicando
tambin el nombre de la entidad.
3. Los cheques sern depositados en el Banco de la Nacin al siguiente da
til de su recepcin.
4. Los cheques de montos significativos, es preferible estn previamente
certificados por el Banco contra el cual se giran.
exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y
Asociada.
E. Mecanismo de control.- El Organo Interno de Control de la entidad,
revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos
sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que
contravengan a la Norma.
NGT-12 CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES
Se evitar el cambio de cheques personales por cualquier concepto y
circunstancia.
A. Concepto.- Cambiar un cheque personal significa hacer efectivo el
importe del mismo utilizando los recursos de la entidad.
B. Objetivo.- Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de los fondos
disponibles.
C. Acciones a desarrollar.- La norma incluye a cheques de personas que
laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a sta.
exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y
Asociada.
E. Mecanismos de control.- El Organo Interno de Control de la entidad, revisar los
cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar
en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.
NGT-13 USO DEL SELLO FECHADOR "PAGADO"
Todo documento original que sustente un desembolso llevar un sello que indique la
palabra "PAGADO".
A. Concepto.- El sello fechador "PAGADO" es el instrumento de control que,
estampado en un documento, indica el haberse cancelado una obligacin.
B. Objetivo.- Prevenir la duplicidad de presentacin del comprobante para un nuevo
pago.
C. Acciones A Desarrollar.
1. El sello resaltar la palabra "PAGADO" y tendr espacios para anotar la fecha y el
nmero del cheque girado, nmero de subcuenta o cuenta corriente y Banco.
2. La entidad aplicar el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de
girar el cheque.
3. Este acto ser en forma simultnea a la cancelacin por el acreedor.
4. No se archivar como documento fuente contable de egreso ningn documento que
no tenga dicho sello.
D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades de Gobierno Central,
Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de
Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.
E. Mecanismos De Control.- Se verificar que todo documento original que sustente el
desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada la palabra "PAGADO" y
la fecha de cancelacin del mismo.
NGT-14 CONCILIACIONES DE SUB-CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO

PUBLICO
CONCEPTO:
Consiste en determinar la concordancia de los saldos, segn libros, de las subcuentas
bancarias componentes de la cuenta nica N 000-004456 del Tesoro Pblico a una
fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco
de la Nacin, a la misma fecha.
OBJETIVO:
Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.
ACCIONES A DESARROLLAR
Abarcan conciliaciones bancarias mensuales, donde se deber presentar la conciliacin

actualizada del antepenltimo mes de la subcuenta de presupuestos anteriores. Estas
conciliaciones sern firmadas por el Tesorero y el Contador General.
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones
Pblicas que manejan Fondos del Tesoro Pblico.
MECANISMOS DE CONTROL:
El rgano Interno de Control de la entidad examinar las conciliaciones bancarias que
se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las
medidas correctivas que demande el caso. Las conciliaciones bancarias sern archivadas
siguiendo un orden correlativo y cronolgico.
NGT-15 FIANZA DE SERVIDORES
CONCEPTO:
La fianza solvente y suficiente es aquella garanta que permite a la entidad resarcirse de
una prdida sin demora y cubrir razonablemente las prdidas mximas estimadas en un
perodo.
OBJETIVO:
Salvaguardar al mximo el manejo de los recursos pblicos.
ACCIONES A DESARROLLAR:
La entidad determinar los cargos especficos del personal obligado a tener fianza y los
procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones
Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas
y Seguro Social del Per.
MECANISMOS DE CONTROL:
Se verificar la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza,
respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y perodo de la misma
3.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO
Definicin.- El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de

polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y
conservacin de medios materiales; as como acciones especializadas,
trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos
que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de
actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto.
SA.01 APLICACION DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro o administracin de
bienes y/o servicios, se precisarn y aplicarn criterios de calidad, cantidad,
oportunidad, lugar y costo; este ltimo cuando sea pertinente.
A. Concepto.- El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento
interno de la organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bienes
y servicios (eficiencia), as como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor
modo posible.
Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios,
reglas, pautas o condiciones previamente establecidas.
De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccion y prioriz, en orden de
importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:
Cantidad: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminucin y, por consiguiente
puede medirse o numerarse.
Calidad: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carcter, ndole,
importancia o valor de algo.
Oportunidad: Condicin medida en trminos de tiempo, para que los hechos ocurran en
el momento ms conveniente o sea puntual.
Lugar: Porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre algn evento; sitio que
ocupa una cosa.
Costo: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmtica o
algebraica mente, el precio de cada componente.
La aplicacin de tales criterios en todos los procesos tcnicos de Abastecimiento
corresponde a todos los rganos de una entidad, en especial los de lnea o ejecutivos. El
rgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones.
B. Objetivo o Finalidad.
Establecer mecanismos que garanticen la contribucin del Abastecimiento a la

consecucin de resultados institucionales.
Rodear de garantas y pautas de medicin el ejercicio de la funcin de Abastecimiento.
1. Las funciones bsicas o generales de cada dependencia (tambin denominada rgano
o unidad orgnica)
y el planeamiento que realice para desempearlas, constituye requisito para prever,
solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o
servicios.
2. Al efecto, el rgano de Abastecimiento proporcionar a las dependencias usuarias los
instrumentos (tambin denominadas documentos de gestin administrativa), e
instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicacin de los criterios
de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
3. El rgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los
rganos competentes, peridicamente conducir el ajuste (conciliacin o
compatibilizacin) de las previsiones y solicitudes, con:
a. Disponibilidad presupuestal.
b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado.
c. Disposiciones en materia de ausencia del Abastecimiento y,
d. Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.
4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, el rgano de
Abastecimiento suministrar los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los
criterios de eficiencia y eficacia determinados.
5. El rgano de Abastecimiento establecer los perodos mnimos de anticipacin con
que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos
oportunamente.
Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidades para el
rgano de Abastecimiento.
6. A solicitud del rgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarn las
deficiencias que se les comunique. La falta de subsanacin paraliza el trmite.
7. El rgano de Abastecimiento, en coordinacin con el de Racionalizacin, propondr a
la Alta Direccin las medidas de simplificacin de procedimientos para hacer
ms econmicas la obtencin, el suministro, administracin, etc. de bienes
y/o servicios.
8. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de lnea

o ejecucin, propondr a la Alta Direccin de la respectiva entidad las
normas y orientaciones de poltica para aplicar los criterios de eficiencia y
eficacia en materia de abastecimiento.
D. Alcance.- La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la
Administracin Pblica.
E. Mecanismos de Control.
1. El Director General de Administracin, o quien haga sus veces, verificar
peridicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las
condiciones de eficiencia y eficacia.
2. El rgano de Abastecimiento informar, peridicamente a la Direccin
General de Administracin o quien haga sus veces y al rgano de Control
Interno, los casos de imprecisin u omisin de criterios de eficiencia y
eficacia.
3. Al momento de realizar acciones de control y evaluacin de la gestin se
tomarn en cuenta los casos frecuentes de imprecisin u omisin de
criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DEL ABASTECIMIENTO
El planeamiento, organizacin, direccin y control del Abastecimiento
abarcar tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a travs de los
procesos tcnicos.
A. Concepto.- El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento
interno de una Organizacin social. Se orienta a suministrar o proporcionar
los elementos materiales (denominados bienes) y actividades
complementarias para la operacin de dichos elementos en estado ptimo o
garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplear la

produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a travs de las
distintas entidades que constituyen la Administracin Pblica.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos tcnicos,
relativamente autnomos e interdependientes. Son procesos tcnicos, de abastecimiento:
catalogacin, registro de proveedores, programacin, registro y control, adquisicin,
recuperacin de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribucin y
disposicin final.
Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando las fases del
proceso administrativo.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que conforman una

entidad pblica, de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la funcin no significa
necesariamente exclusividad de su ejercicio por el rgano de Abastecimiento,
B. Objetivo o Finalidad.- Imprimir unidad y racionalidad a la funcin de
Abastecimiento.
1. En todas las entidades de la Administracin Pblica existir un rgano responsable,
bsicamente de desarrollo y conduccin de los procesos tcnicos para el abastecimiento,
tanto de bienes como de servicios. El rgano se denominar Abastecimiento.
2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el rgano de abastecimiento, es
recomendable que forma parte de la Direccin General de Administracin o quien haga
sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado.
3. El nivel, denominacin genrica, estructuracin interna y cantidad de cargos que
adopte dicho rgano, de la omplejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y
variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersin territorial de actividad
de la entidad, etc.
Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administracin o
funcionario equivalente.
4. Con fines de racionalidad se agrupar el desempeo de los procesos tcnicos que, por
su naturaleza, se orientan a la captacin, clasificacin, conservacin, actualizacin y
divulgacin de informacin para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a travs
de:
a. La Catalogacin de bienes y de servicios.
b. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios.
c. La Programacin del Abastecimiento; y
d. El Registro y Control en el Abastecimiento.
5. El rgano de Abastecimiento evitar duplicar esfuerzos para negociar y concretizar,
en razn a los intereses del Estado, la obtencin o adquisicin de bienes y de servicios.
La misma regla se aplicar en acciones de recuperacin de bienes.
6. El rgano de Abastecimiento optimizar su intervencin en la movilizacin,
utilizacin, conservacin y custodia de bienes y de servicios a travs de una de estrecha
coordinacin y agrupacin de acciones para:
a. El almacenamiento, en todas sus formas:
b. El mantenimiento
c. La seguridad integral
d. La distribucin racional de bienes y de servicios; y
e. La disposicin final.
7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se constituya una
dependencia por cada proceso tcnico en el rgano de Abastecimiento.
8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de
control, cercana territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especializacin, u
otras, hubiera necesidad de desconectar algunas funciones de Abastecimiento
estableciendo unidades orgnicas especializadas, estas ltimas sujetarn su actuacin a
las normas que formule o adece el rgano de Abastecimiento que opere a nivel central.
9. El rgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad,
adecuar las normas tcnicas de carcter general y formular las que sean necesarias a
las caractersticas institucionales. Tambin estudiar y propondr las medidas orientadas
a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de abastecimiento.
10. Las normas formuladas por el rgano de Abastecimiento sern aprobadas por el
Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarn por el propio rgano a nivel
central, por rganos desconcentrados, por los rganos usuarios y otros que intervengan
en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones as lo exijan o aplique alguno de
sus procesos tcnicos.
1. Se verificar su existencia, funciones y estructura del rgano de Abastecimiento para
cautelar el ejercicio integral de la funcin.
2. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la
respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper
la integridad de la funcin de Abastecimiento.
3. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la
respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper
la integridad de la funcin de Abastecimiento.
4. Se revisarn las medidas de creacin de nuevas dependencias o desdoblamiento de las
existentes para evitar la atomizacin o proliferacin de las unidades orgnicas dentro de
la de abastecimiento.
5. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan estar

sustituyendo o duplicando algunas labores del rgano de Abastecimiento. En todo caso
se les asignar tareas de coordinacin, de liberacin, seleccin de alternativas o
supervisin delegada.
SA.03 ACTUALIZACION y UTILIZACION DE INFORMACION PARA EL
ABASTECIMIENTO
Los encargados de los usuarios de la funcin de abastecimiento son responsables de
actualizar y emplear permanentemente la informacin necesaria para orientar la
aplicacin de los procesos tcnicos.
A. Concepto.- Informacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo
conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad en que opera una entidad.
El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y racionalizar el
desarrollo de los procesos tcnicos. Para que sea confiable la informacin debe ser
actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenmenos que ocurren en el
momento presente.
Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen obligatoriamente la
informacin en toda accin de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones
contenidas en las normas tcnicas de Sistema.
1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se
sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa.
2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades pblicas.
1. La informacin del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos
tcnicos, tanto por el rgano responsable de esa funcin como de cualquier dependencia
de una entidad pblica que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina
usuarios.
2. La informacin de Abastecimiento se procesa, bsicamente, mediante los procesos
tcnicos de catalogacin, programacin, registro de proveedores y, de registro y control.
3. Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin contenida de los
instrumentos, tambin llamados documentos de gestin administrativa, para el
abastecimiento; entre otros, los siguientes:
a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios
b. Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios

c. Plan de Obtencin
d. Cuadro de Adquisicin
e. Cuadro de Suministro
f. Formularios de Estadstica del Abastecimiento (en la actualidad para Programacin,
Adquisicin y Distribucin).
g. Ficha de descripcin del bien
h. Catlogo de bienes o de servicios
i. Listados de Proveedores idneos
j. Formulario de Evaluacin de Proveedores.
k. Informes estadsticos del Abastecimiento
l. Cuadros de Orientacin de Previsin y Distribucin
n. Informes de verificacin peridica sobre estado y utilizacin.
4. El rgano de Abastecimiento adecuar, cuando sea necesario, los aspectos que sobre
el particular contengan las normas tcnicas emitidas por la Direccin Nacional de
Abastecimiento, o las formularn cuando no existan. Dicha normatividad institucional
contendr plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para
actualizacin y utilizacin de la informacin del Abastecimiento.
5. La Direccin General de Administracin o la que hace sus veces coordinar para que
en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de informacin
actualizada al Organo de Abastecimiento, principalmente los siguientes:
a. Planificacin, especialmente sobre orientaciones de polticas; prioridades, estado de
objetivos, metas y I o proyectos, etc.
b. Presupuesto, especialmente respecto de la estructura organizativa, planes de accin,
atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc.
6. El Organo de Abastecimiento instruir peridicamente a los rganos o personas que
sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretacin y empleo
de los instrumentos que proporcionan informacin.
D. Alcance.- La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la
E. Mecanismo de Control.
1. El Director de Administracin, o quien hace sus veces establecer pautas o programas
para verificar el cumplimiento de las medidas de actualizacin y utilizacin de
informacin para el Abastecimiento.
2. En coordinacin con el Organo de Racionalizacin, cuando menos una vez al ao, se
evaluar la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las
decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas),
tcnicas(especializadas de apoyo o de servicio) y lo polticas (estratgicas,

interpretativas, de proyeccin, etc.).
3. El Organo de Abastecimiento analizar los problemas que se presenten en la
transmisin de informacin nueva o actualizada yen su actualizacin para adecuar los
instrumentos e instrucciones hacindolos ms simples, integrados y eficaces.
SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Toda adquisicin de bienes y /0 servicios ser realizada por la Oficina de
Abastecimiento. Cuando para casos especficos temporalmente se encargue a un rgano
diferente, los har aplicando normas que emita el de Abastecimiento.
A. Concepto.- La adquisicin es un proceso tcnico de I Abastecimiento, de ah la
facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO
ADMINISTRATIVO JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pblica en
representacin del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin de
bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivndose o no una obligacin
de pago. En cada entidad pblica opera un rgano especializado a cargo de la funcin de
Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad, dicha funcin se puede ejercer
en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas
uniformes de adquisicin, para evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que
dificultaran el control.
1. Evitar la multiplicidad de esfuerzos par un mismo propsito.
2. Garantizar el desempleo tcnico y armnico de la actividad.
3. Facilitar el control.
1. Por principio, las actividades necesarias para obtencin de bienes y / o servicios debe
centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o
desconcentrado.
2. La norma se aplica para cualquiera de las formas de obtencin siguientes: compra,
alquiler (locacin, conduccin, o de locacin de servicios no personales), donacin,
transferencia, intercambio, prstamo o comodato, produccin o construccin; o
cualquier otra que jurdicamente exista o se establezca.
3. Las adquisiciones que demandan pago con fondos pblicos se sujetan a licitacin o
concurso pblico y a las modalidades o excepciones que norme la Direccin Nacional
de Abastecimiento, con sujecin a las disposiciones legales.
4. La adquisicin se origina en necesidades programadas con anticipacin. Se realiza

una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en reas de
almacenamiento.
5. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director
Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtencin que formula el rgano de
Abastecimiento.
6. El rgano de Abastecimiento propondr al Director Superior a, cargo similar, las
normas de adquisicin necesarias para establecer procedimientos simples, breves y
giles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de informacin y
control.
7. Por excepcin., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad,
escacez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celebridad a la
adquisicin, la Alta Direccin autorizar que ciertas acciones adquisiciones las realice
un rgano distinto del de Abastecimiento, previa opinin' favorable de ste ltimo. La
autorizacin sealar expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que
faculta, as como el periodo de vigencia; en ningn caso ser permanente o renovada
consecutivamente.
8. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen
adquisiciones se sujetarn a las normas genricas o especficas en materia de
Abastecimiento; asimismo, se responsabilizan de las actividades que realicen,
informando al rgano de Abastecimiento en la forma y perodos que ste seale.
D. Alcance.- La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la
1. El rgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informar a la
Direccin General de Administracin y al Organo de control sobre cualquier trasgresin
de esta norma.
2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera, no dar curso a documentos
de adquisicin, de bienes y I o servicios, tramitados por rganos no autorizados.
3. La Direccin General de Administracin llevar un registro de autorizaciones
temporales para adquisicin de bienes y lo servicios e informar de su vigencia a los
rganos pertinentes.
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FISICO y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES
Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad por el Almacn del
rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias
aplicarn principios y procedimientos similares.

A. Concepto.- El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a
establecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier
rea fsica acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisicin
y la recuperacin de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde fuera de ella
hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal
que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar
los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales,
individuaJizables, mensurables, intercambiables y tiles. Hay acciones tcnicas propias
al ingreso fsico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas u
asignadas a ciertas reas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad. La
unidad en el ingreso fsico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan
el control, en congruencia con el principio contable de Unidad de Almacn.
1. Establecer un slo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes adquiridos a la
entidad.
2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas que realizan
custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.
1. El rgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contar con reas
fsicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la
entidad suministra. Comunmente se denomina almacn.
2. La ubicacin, capacidad, acondicionamiento, los medios de acceso, equipamiento y
personal de almacn sern planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de
la entidad.
3. Slo por el almacn del rgano de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado,
se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o recuperados.
4. Los bienes con caractersticas especiales (caso de semovientes, alimentos frescos,
productos crnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radiactivos
qumicos, valores, granos, etc.) ingresarn:
a. Fsicamente por el rea de custodia que rena las condiciones adecuadas aunque
estuviera a cargo de otro rgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular
del almacn de abastecimiento verificar el hecho y tramitar los documentos.
b. Fsicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del
almacn de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y
tramita los documentos.
5. Aquellos bienes que no puedan ingresar fsicamente por ningn almacn de la
entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconmicas (es el caso de locales,
terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de
inmediato, por ejemplo: medicamentos, vveres, ropa en casos de emergencia, se
asignarn directamente a los en cargados de su utilizacin quienes se responsabilizan
del ingreso fsico. El almacn de Abastecimiento canaliza los documentos previa
constatacin.
6. Los bienes ingresan con la Gua respectiva; comprobndose los datos que contenga:
cantidad, peso nmeros de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se
dejar constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicacin de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran
de Activo Fijo luego sern codificados por el almacn de Abastecimiento, para
identificarlos individualmente. El cdigo contendr bsicamente datos sobre; la entidad,
cdigo que corresponde segn el Catlogo de Bienes aprobado, nmero correlativo,
cdigo de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Ser colocado en lugar
visible del propio bien, de manera indeleble, los cdigos sern comunicados a la
Direccin General de administracin, responsable de coordinar el control de todo tipo
de patrimonio.
8. El rgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formular normas especficas
de almacenamiento que tendrn aplicacin en toda rea destinada a la custodia temporal
de bienes, tales como: cmaras frigorficas, silos, reas de exhibicin, zonas oficiales de
establecimiento, reas de reparacin, libreras, farmacias, depsitos, cajas de seguridad,
establos, almacenes de venta perifricos o el convencional de dicho rgano, etc. Las
normas incluirn procedimientos, responsabilidades; condiciones e informaciones que
deben proporcionar al almacn del rgano de abastecimiento.
D. Alcance.- La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin
Pblica.
1. El rgano de contabilidad no registrar bienes ingresados sin intervencin del
Almacn del rgano de Abastecimiento.
2. El rgano de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de custodia

temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus caractersticas, ubicacin y
responsables.
3. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente a la Direccin General d
Administracin o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitacin
de ingreso de bienes o en el cumplimiento de disposiciones especficas.
4. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para permitir un
flujo regular de ingreso fsico de bienes.
5. Contrastar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas
excepcionales de ingreso y custodia temporal.
SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o administracin de
bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que
establezca la entidad a propuesta del rgano de Abastecimiento
A. Austeridad.- Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada
estimacin de necesidades de bienes y servicios; al empleo mesurado de los limitados
recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combinacin para obtener ms
y mejores resultados (productos materiales y servicios pblicos), en beneficio de la
colectividad en general. La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su
aplicacin correspondiente a todos los rganos de una entidad.
Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones,
estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la entidad los criterios u
orientaciones para aplicacin de medidas de austeridad referidas tanto a bienes como a
servicios. Esos criterios sern recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente,
a los rganos de lnea de la entidad.
1. Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios materiales de que
disponen las entidades.
2. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados.
1. El rgano de Abastecimiento implantar el tratamiento estadstico de la informacin
que genera o utiliza, a efectos de tener elementos de juicio para orientar la austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional los criterios de
austeridad que forman parte de Ia R.J. N 002-79-INAP/DNA "Normas para la
programacin del Abastecimiento". En casos necesarios establecer nuevos criterios.
3. Las orientaciones de Poltica que el rgano de Abastecimiento proponga a la Alta

Direccin en los respectivos planes (Plan de Accin, Plan de Obtencin, etc) se
orientarn a implementar las medidas de austeridad.
4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el rgano de
Abastecimiento coordinar bsicamente con los de Lnea, Planificacin, Presupuesto,
Racionalizacin y Estadstica, la realizacin de estudios conjuntos y/o sincronizacin de
esfuerzos. La medida procura, adems, evitar que se presenten discrepancias.
5. Para orientar la austeridad el rgano de Abastecimiento producir y
proporcionar instrumentos e instrucciones; entre otros:
A. Estandarizacin de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad.
B. Relacin de bienes y / o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir.
C. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades.
D. Establecer cantidades mximas que pueden programarse por cada bien o servicio
seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la funcin, frecuencia de uso,
cantidad de personal, etc.
E. Divulgar los impedimentos o limitaciones as como las prioridades.
F. Informacin de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a
efecto de recuperarlos.
G. Planeamiento para mejor uso de duplicadoras, fotografas, etc. de vehculos,
imprenta,
6. Todos los titulares de rganos son responsables de supervisar la aplicacin de pautas
de austeridad del Abastecimiento en el mbito de su competencia.
7. Las medidas de austeridad no significa interferir en la funcin, eficiencia y eficacia
de la entidad.
D. Alcance.- Esta norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin
Pblica.
1. El Director General de Administracin o quien haga sus veces supervisar las labores
del rgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente las situaciones de
irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas
de austeridad en el Abastecimiento.
3. Los titulares de rganos, en sus acciones de control y supervisin pondrn especial
nfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajusten a pautas de austeridad.
4. En casos de incumplimiento reiterado el rgano de Abastecimiento aplicar
directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del rgano
infractor; comunicando la medida al propio rgano, al de Control Interno y a la

Direccin General de Administracin.
5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento,
aprobadas por la Alta Direccin o nivel que haya delegado.
SA.07 VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS
Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la existencia,

estado y condiciones de utilizacin de los bienes y / o servicios de que dispone la
entidad.
A. Concepto.- La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas en
representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la
constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes como a
los servicios.
La verificacin constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases
reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.
Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia
real del bien o de servicio (visto como accin o resultado); estado para apreciar el grado
de conservacin o deterioro del bien as como el resultado del servicio; y condiciones de
utilizacin, para constatar en qu se emplea, lugar, habilidades del responsable,
condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la
organizacin en su conjunto (con fines oficiales).
1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.
2. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar un
abastecimiento ms eficaz.
3. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios para la
entidad.
1. El rgano de Abastecimiento formular normas especficas de aplicacin institucional
para efecto de verificacin de bienes y servicios precisando calendarios, plazos,
mecanismos, instrumentos y responsabilidades.
2. El inventario fsico es una forma de verificacin. Bsicamente hay dos tipos: general
y de almacn.
a. El Director General de Administracin o quien haga sus veces es responsable de

disponer y aprobar los inventarios fsicos generales de bienes en uso, por lo menos una
vez al ao.
b. El titular del rgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes
que se hallan en custodia temporal en el almacn de su responsabilidad. Estos
inventarios sern ms frecuentes. Los resultados sern informados al Director General
de Administracin o quien hace sus veces.
Adems, establece pautas para inventariar bienes en todas las reas fsicas para custodia
existentes en la entidad, sea cual fuere su denominacin.
3. Es principio general que en el acto de inventario no intervenga el personal encargado
de la custodia de bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificacin y
constatar el acto por inters individual.
4. Para realizar la verificacin denominada inventario fsico general, el responsable
constituir equipos especiales con personal de:
a. Contabilidad, para proporcionar informacin sobre los bienes registrados
(caractersticas, valor de adquisicin, depreciacin, etc.) y compararla posteriormente.
b. Abastecimiento, para verificacin en unidades fsicas (ubicacin, conservacin,
unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios.
c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.
d. Representante de la Direccin General de Administracin que lleva el registro de
cdigos identificatorios individuales de bienes, su ubicacin y cargos de afectacin.
5. La verificacin ser realizada permanentemente por todos los titulares de rgano a
cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento
fuente, procede la valuacin, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad.
La valuacin ser realizada por los rganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma
conjunta.
7. El rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizar verificaciones
por muestreo a los bienes y servicios crticos con que cuenta la entidad. El informe de
los resultados ser remitido a los siguientes:
a. Titular del rgano responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas
necesarias.
b. El rgano de Control Interno.

c. El Director General de Administracin o quien hace sus veces.
8. Tal verificacin se orientar, bsicamente, a constatar que los bienes y servicios sean
utilizados permanentemente, para los fines que fueron adquiridos o creados, con fines
oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en
condiciones que no signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o
despilfarro.
9. La calificacin del estado de inutilidad del bien o servicio, para el funcionamiento de
la entidad es otra forma de verificacin. El rgano de Abastecimiento en forma
individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las
acciones necesarias.
Al efecto aplicar los criterios claros e inequvocos que haya establecido.
10. Para facilitar la verificacin toda afectacin de bienes o entrega de los mismos se
har constar en un documento a manera de cargo donde figurarn los datos del bien, el
Cdigo individual y nombres de quienes reciben y entregan.
1. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces, supervisar el
cumplimiento de los calendarios de verificacin.
2. Las acciones de verificacin que asuma el rgano de Abastecimiento se incluirn en

el Plan de Actividades de la entidad.
3. Verificacin de la existencia y cumplimiento de norma sobre verificacin.
4. El titular del rgano respectivo y el servidor al que se asign el bien son
solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida,
dao, deterioro o mal uso de los bienes y lo servicios de su dependencia, especialmente
si ocurrieron por negligencia en la aplicacin de disposiciones sobre verificacin fsica
de bienes y lo servicios.
5. Todos los vehculos de propiedad del Estado llevarn pintado, en lugar visible, un
crculo con el nombre de la entidad que es afectado. Slo por autorizacin expresa del
titular de la entidad y en casos excepcionales previamente fundamentados, se liberar de
esa obligacin.
4.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE PERSONAL
I. INGRESO DE PERSONAL
El Ingreso de Personal como empleado de carrera o como empleado eventual ser
mediante concurso; pudiendo ser ste de conocimiento, mritos u otros, que aseguren la
seleccin de personal idneo para el desempeo de los cargos.
A.- CONCEPTO
El proceso por el cual el postulante, despus de haber superado los requisitos del
Concurso de Seleccin y segn orden de mritos alcanzado, es nombrado o contratado,
por resolucin de la autoridad competente, en el nivel y lnea correspondiente. El
Cuadro de Mritos contenido en el proceso de seleccin tendr vigencia de seis (6)
meses, considerndose como candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual
o similar a la cual concursaron cuando no hayan alcanzado plaza vacante.
B.- OBJETIVO O FINALIDAD
Atraer y seleccionar personal idneo para el desempeo honesto, eficaz y eficiente de la
funcin pblica.
C.- ACCIONES A DESARROLLAR
3.1Requerimiento de personal por los Organos que necesitan cubrir plazas;
3.2Designacin de la Comisin de Concursos de Ingreso;
3.3Elaboracin y aprobacin de las Bases para el Concurso;
3.4Convocatoria pblica de postulantes al Concurso;
3.5Inscripcin de postulantes y recepcin de documentos;
3.6Estudio y verificacin de las solicitudes e informacin sustentatoria, para determinar
quienes renen los requisitos mnimos exigidos;
3.7Calificacin del Currculum Vital; pruebas de conocimientos, psicolgicas;
experiencia y entrevista personal;
3.8Elaboracin del Cuadro de Mritos;

3.9Publicacin de los resultados parciales y finales del Concurso;
3.10Nombramiento o contrato del postulante y/o postulantes, segn orden de mritos;
3.11Posesin del Cargo e Integracin al ambiente laboral.
D.- ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin
Pblica, excepto empresas a cargo del estado, bajo responsabilidad de sus respectivos
titulares, y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.
E.- MECANISMOS DE CONTROL
Hojas de Verificacin sobre:
a. Concurso de Ingreso.
b. Nombramiento de Personal.
c. Contrato de Personal.
d. Evaluacin de Personal.
II. DECLARACIN JURADA DE BIENES Y RENTAS

Los trabajadores declararn los bienes y rentas que poseen independientemente de su
haber, permitiendo evaluar y compara su posicin financiera.
1. CONCEPTO
Es la accin administrativa de personal mediante la cual, el trabajador de la
Administracin Pblica, que corresponda declarar notarialmente los bienes que
posee, y rentas que percibe.
2. OBJETIVO Y FINALIDAD
Determinar la situacin econmica del Servidor Pblico, antes, durante y
despus del desempeo de sus cargos.
3. ACCIONES A DESARROLLAR
3.1La Oficina de Personal distribuir a los trabajadores, que corresponda el

formato respectivo para que declaren sus bienes y rentas en los plazos
determinados por la normatividad especfica.
3.2Las Oficinas de Personal, en los casos que se seala, analizarn los datos
contenidos en dichas declaraciones.
3.3Las Oficinas de Personal organizarn el archivo correspondiente a esta
informacin.
3.4El incumplimiento o la presentacin dolosa de las Declaraciones Juradas dar
lugar a la aplicacin de las sanciones que pudieran corresponder.
4. ALCANCE
Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas o
de los que hagan sus veces.
5.
MECANISMOS DE CONTROL
Hojas de Verificacin sobre Declaracin Jurada de Bienes y Rentas.
III. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL

Las entidades regularan y controlaran la asistencia y permanencia de los trabajadores en
su centro de trabajo.
1. CONCEPTO
Es la accin administrativa de personal mediante la cual se regula la asistencia y
permanencia de los trabajadores en cu centro de trabajo, de acuerdo con la
jornada y horario establecidos, y el control de cumplimiento correspondiente.
2. OBJETIVO Y FINALIDAD
Garantizar el cumplimiento de las horas efectivas de labor de cada servidor, de
acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes.
3.1Las Oficinas de Personal elaborarn la Reglamentacin interna sobre
Asistencia y Permanencia de los Trabajadores.
3.2Las Oficinas de Personal mantendrn actualizados los Registros de Control
de Asistencia y Permanencia.
3.3Los Jefes de las unidades orgnicas o funcionales de las entidades

participarn en el proceso de control de Asistencia y Permanencia de los
Servidores bajo su dependencia.
4. ALCANCE
Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las
Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.
5. MECANISMOS DE CONTROL
6.1Hoja de Verificacin sobre Control de Asistencia y Permanencia.
IV. REGISTRO DE PERSONAL
Las entidades organizarn y mantendrn permanentemente actualizado el Registro de
Trabajadores.
1. CONCEPTO
Es la accin administrativa de personal mediante la cual y a travs de un
conjunto de procedimientos se registran datos de los trabajadores que ingresan al
Sector Pblico archivando la documentacin sustentatoria correspondiente.
2. OBJETIVO O FINALIDAD
Contar con la informacin administrativa de cada servidor, y posibilitar su
desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en forma
oportuna.
3.1Las Oficinas de Personal registrarn los datos de los servidores de su entidad
y los conservarn en forma ordenada y de fcil identificacin a fin de utilizarlos
adecuadamente en las diferentes acciones de personal y de proporcionar la
informacin que se requiera.
3.2Las Oficinas de Personal elaborarn las estadsticas correspondientes y
mantendrn actualizadas las fichas y los legajos personales.
3.3La Oficina Central de Sistema de Personal llevar el Registro General Central
de los Trabajadores de la Administracin Pblica.
4. ALCANCE
6.1Hoja de Verificacin sobre Registro de Personal.
V. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL
En las Entidades de la Administracin Pblica, el desplazamiento de personal se
efectuar con la finalidad de elevar los conocimiento y experiencia del trabajador, la que
debe ser brindada en el desempeo de los cargos. Es responsabilidad de los Jefes de la
Oficina de Personal o quin haga sus veces, y de los jefes y trabajadores en general
segn corresponda, el cumplir y hacer cumplir la presente disposicin con la proyeccin
sealada, considerando los intereses personales e institucionales.
1. CONCEPTO
Es la accin administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un
trabajador permanente de la Administracin Pblica a desempear otras
funciones compatibles con el cargo que tena o del cual es titular, segn sea el
caso.
Elevar y ampliar los conocimiento y experiencia del servidor pblico para una
administracin eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo personal.
3.1En cada entidad, se analizarn las evaluaciones del cumplimiento de metas
cuya realizacin es de responsabilidad de los trabajadores, asimismo, se
analizar su calificacin y la evaluacin del comportamiento laboral de los
mismos, as como, las recomendaciones de sus jefes inmediatos, para cuando
corresponda, determinar su desplazamiento, por Resolucin del nivel pertinente.
3.2El desplazamiento de personal debe realizarse peridicamente y en funcin
de los requerimientos de cargos compatibles con la especialidad y con el nivel
de carrera del trabajador.
3.3Los trabajadores que se desplacen, recibirn oportunamente las
especificaciones de su nuevo cargo, si fuera el caso, a fin de que se vayan
familiarizando con las funciones que van a desempear.
3.4El trabajador que deba desplazarse har la respectiva entrega de cargo, segn
las disposiciones vigentes sobre el particular.
4. ALCANCE
6.1Hoja de Verificacin sobre Desplazamiento de Personal.
VI. EVALUACIN DEL COMPORTAMIENTO LABORAL
El comportamiento laboral de los trabajadores de la Administracin Pblica ser
evaluado permanentemente y formalizado peridicamente, a fin de efectuar o proponer
las acciones de personal que pudieran corresponder, en cada caso.
1. CONCEPTO
Es el proceso tcnico de personal a travs del cual en forma integral, sistemtica
y continua, por parte de los jefes inmediatos, se valora el conjunto de actitudes,
aptitudes, rendimiento y comportamiento social del trabajador de la
Administracin Pblica en el cumplimiento de sus funciones, en trminos de
oportunidad, calidad y cantidad de los bienes, servicios producidos, y de
armona laboral.
Valorar con la mayor objetividad posible en el comportamiento laboral del
trabajador, para lograr un mejor desarrollo personal e institucional en la
3.1Elaboracin de normas y mtodos para efectuar la evaluacin del
comportamiento laboral de los trabajadores de la Administracin Pblica.
3.2Formalizacin peridica de la evaluacin de comportamiento laboral de los
trabajadores de la Administracin Pblica.
3.3Desarrollo de planes de capacitacin, incentivos, desplazamiento y otras
acciones de personal que coadyuven la mejor desarrollo personal en la funcin
pblica.
4. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin

Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las
6.1Hoja de Verificacin sobre Evaluacin del Comportamiento Laboral.
VII. CAPACITACIN DE PERSONAL

Se promover el perfeccionamiento de los trabajadores de la Administracin Pblica, a
fin de contribuir a su desarrollo personal, para un mejor desempeo de la funcin
pblica.
1. CONCEPTO
Es el proceso sistemtico de perfeccionamiento y/o adquisicin de
conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificacin y un mejor
ejercicio de la funcin pblica.
Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la
Administracin Pblica para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor
ejercicio de la funcin pblica.
3.1Establecimiento de polticas institucionales de capacitacin.
3.2Establecimiento de normas y mtodos para efectuar la capacitacin de los
trabajadores de la Administracin Pblica.
3.3Participacin en la elaboracin del plan institucional de acciones de
capacitacin a corto y mediano plazo.
3.4Participacin en la ejecucin del plan institucional de capacitacin previa las
coordinaciones con los centros de capacitacin estatales y no estatales.
3.5Informe final de cada una de las acciones de capacitacin.
3.6Evaluacin del cumplimiento del Plan de Capacitacin.
4. ALCANCE
6.1Hoja de Verificacin sobre Capacitacin de Personal.
VIII. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL

Las entidades elaborarn y difundirn su Reglamento interno de trabajo que defina y
regule el comportamiento laboral de sus trabajadores, siendo obligatorio su
cumplimiento en todos los niveles.
1. CONCEPTO
Es el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones laborales
dentro de la Entidad, los deberes y derechos correspondientes, as como las
competencias jerrquicas organizacionales, para la normal marcha
administrativa.
Lograr comportamientos laborales adecuados al cumplimiento de los objetivos
de la Entidad.
3.1Las Oficinas de Personal elaborarn los Reglamentos Internos de Personal,
que sern aprobados por Resolucin del Titular de la Entidad o el funcionario
autorizado por delegacin.
3.2El Reglamento se adecuar a la normatividad legal y administrativa vigente,
de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la organizacin.
3.3Las Oficinas de Personal difundirn los Reglamentos Internos de Personal a
todos los servidores de la entidad para su adecuado cumplimiento.
3.4Las Oficinas de Personal evaluarn peridicamente, el grado de
cumplimiento e introducirn las adecuaciones pertinentes.
4. ALCANCE

6.1Hoja de Verificacin sobre Reglamento Interno de Personal.

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1.

- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE

CONCEPTO.- Es el conjunto de procedimientos utilizados por las

el ordenamiento, significado y mecanismos de las cuentas.

ACCIONES A DESARROLLAR: debern ser previamente aprobados por la

ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones

MECANISMOS DE CONTROL: Se propiciar la actualizacin contable

2.- USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

A. CONCEPTO.- La pre-numeracin consiste en asignar al formulario una

B. OBJETIVO.- Mantener registros de operaciones especficas para evitar el

significativas, tales como subvenciones y subsidios.

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones

Pblica; Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Pblicas; asimismo, esta

A. CONCEPTO.- Documentacin sustentatoria es un elemento de evidencia

B. OBJETIVO.- Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas;

A. CONCEPTO.- Conjunto de medidas que se toman en el anlisis de las

B. OBJETIVO.- Sealar las acciones a seguir a fin de practicar el control

procedimiento, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a

3. Se aplicar el control previo interno, considerando los lineamientos

5 VALUACIN Y DEPRECIACIN DEL ACTIVO FIJO

A. CONCEPTO.- Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que

B. OBJETIVO.- Tener informacin real, referencial y lo actualizada del valor

E. MECANISMOS DE CONTROL.- 1. La valuacin de los bienes deber efectuarse

con participacin de personal, de contabilidad y de abastecimiento.

A. CONCEPTO.- La conciliacin de saldos consiste en la realizacin de acciones

3. El establecimiento de estos procedimientos de comprobacin y

D. ALCANCE.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones

E. MECANISMOS DE CONTROL.- Los funcionarios responsables

2.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA

A. CONCEPTO.- La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad

B. OBJETIVOS.1. Formar la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los

C. ACCIONES A DESARROLLAR.1. Las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el

2. En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director

D. ALCANCE.- Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno

E. MECANISMOS DE CONTROL.- Se verificar la no existencia de otra

NGT-02 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PBLICO A TRAVS DE

asignados por el Tesoro Pblico a travs de sub-cuentas autorizadas por

NGT-03 FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS

A. CONCEPTO.- La facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas

B. OBJETIVO.- Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la

D. Alcance.- Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno

3. Proceso de control previo.

A. Concepto.- El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con

e) El monto mximo de cada pago en efectivo

autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.

NGT-07 REPOSICION OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y

1. Su oportuna reposicin se har mediante solicitud escrita que formular

Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales,

Todo cheque girado, as como el traslado de fondos de un lugar a otro,

1. La recepcin y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo

NGT-14 CONCILIACIONES DE SUB-CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO

Abarcan conciliaciones bancarias mensuales, donde se deber presentar la conciliacin

NGT-15 FIANZA DE SERVIDORES

3.- NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE

Definicin.- El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de

Establecer mecanismos que garanticen la contribucin del Abastecimiento a la

8. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de lnea

garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplear la

En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que conforman una

5. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan estar

b. Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios

tcnicas(especializadas de apoyo o de servicio) y lo polticas (estratgicas,