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MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Elaborado por:

Revisado y aprobado por:

Revisin

Nombre

Nombre

No: 2

Cargo

Cargo

Fecha:

Consultar: H:\AIADIGITAL\OFICINA\ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA\__SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL\PROCEDIMIENTOS\CONTABILIDAD

1.

OBJETO:
El objeto del presente documento es establecer las principales directrices, normas y
rutinas de la relacin administrativa y financiera
entre la obra y la parte
administrativa de la oficina central.
COPIA CONTROLADA. Febrero 23 de 2012. Sistema de Gestin Integral. REV: 114/02/2012

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2.

ALCANCE
Comprende todas las obras de AIA en Medelln y por fuera.

3.

RESPONSABLES

Elaboracin del procedimiento: Vicepresidencia de Construccin


Ejecucin de la actividad: Directores de Obra y Residentes de Oficina Tcnica
Control de la actividad: Director Tcnico, Coordinador de Obra, Auditora Integral
Validacin de la actividad: Vicepresidencia Administrativa y Financiera

4.

FACTURACIN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

3.1 Procedimiento
Para las obras, las facturas se debern diligenciar a nombre de:
ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A. Nit. 890.904.815-5
Todas las facturas de materiales y servicios debern ser recibidas en las oficinas de AIA
de Lunes a Mircoles de 9 a.m. a 12 m,

Medellin Carrera 35 A 15B-35 Avenida Las Palmas. Centro de Negocios Prisma


Piso 97
Bogot Calle 114 No. 6A -92 C.C. Hacienda Santa Brbara Piso 5 Ofc. D502.

3.2 Requisitos para presentar facturas o documentos equivalentes


Es condicin indispensable para el recibo de la factura o documento equivalente
presentar los siguientes documentos, debidamente revisados y aprobados por el
Director de la obra.

Orden de pago y/o orden de compra (original)

Consultar:
H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN
EJECUCION\NOMBRE
DE
LA
OBRA\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\03 PRESUPUESTO\PLANTILLAS\Orden
de pago

Corte de obra, y/o remisin de almacn con sello de recibido y nombre legible

Consultar:
COPIA CONTROLADA. Febrero 14 de 2012. Sistema de Gestin Integral. REV: 1 14/02/2012

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H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN
EJECUCION\
NOMBRE
DE
LA
OBRA
\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\05 CONTRATOS\PLANTILLAS\Corte de mano
de obra
3.3 Forma de presentacin
Documentos anexos y forma de presentacin de la factura o cuenta de cobro:

Original y dos (2) copias de la factura o Cuenta de cobro


Original del Corte de mano de obra u Orden de compra

Original de la Orden de pago

Nota 1 Obras por fuera de Medelln y Bogot : Los proveedores de la regin, radicarn
las facturas en la obra con los anteriores soportes. Habr una copia adicional que se
dejar en obra, como provisional en caso de prdida en el envo hacia Bogot, las
cuales podrn destruir pasado 1 mes.
El Residente de Oficina Tcnica se encargar de recibir, revisar y generar si es el caso la
Orden de pago. Despus las deben enviar por correo certificado a xxxx, Asistente de
tesorera a la direccin Calle 114 No. 6-92 oficina D502 en Bogot, dentro de los das
establecidos.
Importante: La nica persona que colocar sello a las facturas ser la Oficina Tcnica,
por ningn motivo las personas que reciben los suministros podrn recibir, firmar,
guardar o sellar facturas.
Nota 2 Obras en Medelln y Bogot: Los proveedores, radicarn las
sedes en lugar y fecha definidos.

facturas en las

Las facturas se recibirn en obra por lo menos 2 das antes del cierre de facturacin (es
decir 2 das antes del 25 de cada mes), con el fin de ser enviados al da siguiente, a
Bogot. La obra debe establecer sus horarios y comunicarlos, para poder cumplir con
las siguientes fechas:
FECHAS CIERRE RECEPCION DE
FACTURAS 2012
PROVEEDORE
MANO
MES
S
DE OBRA
ENERO
25
31
FEBRERO
22
28
MARZO
26
27
ABRIL
25
24
MAYO
23
22
JUNIO
25
19
JULIO
25
31
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AGOSTO
SEPTIEMB
RE
OCTUBRE
NOVIEMBR
E
DICIEMBR
E

22

28

25
24

25
23

26

20

19

18

3.4 Aspectos tributarios


Las facturas o documentos equivalentes deben incluir los siguientes requisitos
establecidos por el rgimen tributario:
a. El proveedor o contratista debe estar inscrito debidamente en el RUT informando
su actividad econmica ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,
sea o no responsable del IVA.
b. Si es del Rgimen simplificado deber presentar dicho documento la primera vez
que realice sus ventas o servicios a cada cliente.
c. Si vende bienes o presta servicios gravados debe estar debidamente registrado
como responsable de IVA bajo el rgimen comn o bajo el rgimen simplificado
considerando el tope mximo para pertenecer a este ltimo.
d. Si pertenece al Rgimen Comn, debe solicitar autorizacin de numeracin de
la facturacin ante la DIAN; dicha facturacin tiene vigencia de 2 aos, en caso
de pasar este perodo, se debe solicitar habilitacin de los documentos
pendientes, la cual debe figurar tambin en las facturas a travs de un sello.
e. Facturar debidamente con el diligenciamiento de los siguientes requisitos
legales:
Estar denominadas expresamente como factura de venta (preimpreso)
Apellido y nombre o razn social y Nit del vendedor o quien presta el servicio
(preimpreso)
Apellidos y nombre o razn social y Nit del adquiriente del servicio o bien.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas o indicar que no es
responsable de IVA.
Discriminacin del IVA
Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de
facturas de venta (preimpreso)
Tener preimpreso o con sello legible, la resolucin expedida por la DIAN de
aprobacin o habilitacin del rango numrico de las facturas.
Fecha de expedicin
Descripcin especifica de los artculos vendidos o servicios prestados
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Valor total de la operacin


El nombre o razn social y Nit del impresor de la factura (preimpreso)
La fecha de vencimiento no debe ser ni inferior ni igual a la fecha de radicacin,
debe ser superior.

Cuenta de Cobro, para los del rgimen simplificado o no responsables de IVA,


sta debe contener los siguientes requisitos:
Estar determinada como cuenta de cobro.
Llevar un nmero de consecutivo tanto para control de quien la expide como para
el cliente.
Apellidos - nombres y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.
Apellidos - nombres o razn social y Nit del adquirente del servicio o bien.
Direccin, ciudad y telfono del vendedor o quien presta el servicio.
Fecha de expedicin.
Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados, coherente con la
actividad inscrita en el RUT.
Valor total de la operacin.
Informar que pertenece al rgimen simplificado o que es persona natural no
responsable del IVA.
Firma del vendedor de los bienes o servicios.
3.5 Aspectos adicionales a tener en cuenta en la factura
En contratos de obra, en la factura se debe discriminar la utilidad, y la base del
impuesto (IVA)

La descripcin de los soportes debe coincidir con lo relacionado en la factura.


El concepto debe discriminar la actividad, servicios o bienes y hacer referencia al
contrato y al nmero del corte. P. ej: Corte de mano de obra No. 2 correspondiente a
los trabajos de mampostera segn contrato No. 10231-05.

Si tienen anticipos, estos deben ser nombrados en las facturas. (Amortizacin de


anticipo = $XXX)
Los retenidos deben ser relacionados en la factura. (Retegaranta = $XXX)
No se aceptan documentos incompletos, con tachones o enmendaduras.
Para la aceptacin de las facturas se contar con los 10 das establecidos por la Ley
1231 de 2008.
Para el pago de las facturas se contar a partir de la fecha de recepcin de las
mismas.
Si el proveedor es nuevo deber anexarse el RUT y la certificacin bancaria, si es
posible enviar certificacin bancaria unos das antes para inscribir la cuenta en el
banco y evitar retrasos en el proceso de pago.

5.

CAJA MENOR:
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5.1 Condiciones
Se establecer un fondo permanente de Caja Menor, para la obra definido al inicio de la
obra.
Ningn gasto realizado por caja menor deber superar el tope establecido por ley
anualmente como base de retencin sobre servicios.
5.2 Procedimientos
Los documentos soporte de los costos o gastos por caja menor deben reunir los mismos
requisitos de cualquier factura de compra-venta.
A cada factura se adjunta comprobante de caja menor, los cuales deben llegar
completamente diligenciados, sin omitir ninguno de los datos solicitados. Es muy
importante la descripcin clara del concepto del gasto.
Nota: no se deben pegar los recibos de las cajas menores o reembolsos, pues se atascan
al pasar por el escner.
Reunir todos los comprobantes de Caja Menor y anexarlos al CONTROL DE CAJA MENOR,
debidamente diligenciado, enviar una copia; tener en cuenta que sin el documento
Original no se har ningn proceso de causacin o pago por lo que no se van a volver a
recibir documentos escaneados o copias temporales.
Tener en cuenta que los reembolsos que se hagan deben ser equivalentes a una suma
aproximada del 70 y al 80% del valor del fondo.
Las facturas pagadas deben estar a nombre de:
ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A. Nit. 890.904.815-5
El horario de recepcin de Cajas menores es de 7:00 am a 8:30 am los das lunes;
cuando sea festivo, el martes.
Se debe recordar que el fondo de la Caja Menor es para pagos de menor cuanta y
estrictamente en efectivo para cubrir gastos de la obra. No se permiten gastos para
celebraciones de cumpleaos del personal de la obra, estos deben ser asumidos por las
personas que quieran hacer el homenaje.
Las compras de ferretera, papelera y dems insumos deben canalizarse por el
departamento de compras en el Iconstruye.
No olvidar que es responsabilidad del director de la obra o del departamento, el aprobar
o rechazar un gasto de la Caja Menor.
Nota: Para realizar la contabilizacin y pago de un documento, es necesario que est
numerado, por lo anterior, les solicitamos a partir de la fecha numerar con el centro de
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costos y un nmero consecutivo por rea o proyecto que no debe repetirse; entre otros los
siguientes documentos:
a.
b.
c.
d.

6.

Gastos de viaje
Reembolsos
Solicitud de gastos
Cajas menores

CORTES DE MANO DE OBRA

Las obras entregan los CORTES DE MANO DE OBRA a los Coordinadores o


Directores Tcnicos los das martes antes de las 2:00 pm para su revisin y
aprobacin, el alcance definido es la revisin tcnica del corte (cantidades y valores
unitarios). En Bogot los cortes son recibidos por la secretaria general, quien
coloca sobre la factura un sello de recibido.

En el caso en que los Coordinadores o Directores Tcnicos no se encuentren para la


revisin y aprobacin los vales, estos sern entregados al proceso Administrativo y
Financiero (tesorera) para continuar con el procedimiento de pago y la revisin se
har posterior con el fin de garantizar la aprobacin tcnica y que se realicen los
ajustes necesarios.

Una vez aprobados los CORTES DE MANO DE OBRA, los Coordinadores o


Directores Tcnicos harn entrega al proceso Administrativo y Financiero (tesorera)
el da mircoles antes de las 2:00 pm, para continuar con el procedimiento de
verificacin de la informacin que contiene la factura.

En caso de presentarse algn inconveniente con la informacin de la factura, se


proceder a comunicarle a la obra quien a su vez dar aviso al contratista para que
realice los cambios que sean necesarios.

Las devoluciones de retenido deben cumplir con lo indicado en el PARGRAFO.


FONDO DE RESERVA: EL CONTRATISTA declara que acepta constituir un Fondo de
Reserva en cuanta suficiente como mnimo al equivalente al 12% del valor del
contrato, que garantice la buena calidad de la obra ejecutada, la reposicin o
reparacin de cualquier elemento que por su causa o la de sus trabajadores o
dependientes se hubieren daado y el pago oportuno de salarios, prestaciones e
indemnizaciones
a cargo de EL CONTRATISTA y a favor los trabajadores o
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dependientes de ste, as como el cumplimiento de cualquier obligacin derivada
del presente contrato, y/o la solucin de reclamaciones efectuadas por terceros.
Este porcentaje se retendr sobre el valor bruto de las actas parciales de obra
ejecutada y/o de cada pago que se realice, y se devolver un mes despus de
haber cumplido los siguientes requerimientos: a) recibo a satisfaccin de la obra
contratada, b)EL CONTRATISTA demuestre el pago de todas las acreencias
laborales, perjuicios, reclamaciones, etc., c) presente el paz y salvo del residente de
la obra y de almacn, as como la recepcin de las correcciones solicitadas por el
dueo de la obra y/o la interventora.

Para proceder con la ENTREGA DE RETENIDOS se debe Incluir la LISTA DE


CHEQUEO A ELABORACIN Y LIQUIDACION DE SUBCONTRATOS, tener como
requisito la entrega de las liquidaciones firmadas y con la huella del trabajador.
Consultar:
H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN
OBRA\CONSTRUCCION\PLAN
EJECUCION\05
MINUTAS DE CONTRATOS

EJECUCION\NOMBRE
DE
LA
CONTRATOS\FORMATOS\ACTAS
Y

La Auditoria har una verificacin de informacin que contienen los cortes de Mano
de Obra de acuerdo a la metodologa de Pareto y con un nfasis en las obras por
precios unitarios, suma global y EPC.

Las devoluciones de retenidos se recibirn solo cada quince das con los cortes de mano
de obra y se pagaran mnimo a un mes.

7.

VALES DE COSTOS

7.1 Consulta virtual de los vales de costos


Los vales de costos, no llegaran a la obra con los documentos impresos, en cambio, los
das martes de cada semana, se podrn consultar y revisar de manera virtual.
Esto permite:

Agilizar el proceso de elaboracin y consulta


Ahorrar costos de operacin, impresin y copias que al finalizar la obra, eran
destruidos
Consultar simultneamente un documento desde cualquier parte (obra, oficina,
reunin externa)
Optimizar el espacio fsico
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Optimizar el tiempo que antes se utilizaba en archivar.

Teniendo en cuenta, que estos documentos estan disponibles en cualquier momento


durante el desarrollo de todo el proyecto, evitemos imprimirlos y guardarlos fsicos.
A continuacin entregamos un manual de consulta, cualquier inquietud, duda, observacin
o aporte que permita enriquecer el proceso, pueden comunicarlo al mail
jgarcia@aia.com.co
7.2

Manual de consulta de vales de costos


a.

b.

Ingresar a la pgina principal del SICO, en la barra de herramientas, ingresar a


la opcin actas/elaboracin actas de costos/captura de datos

Digita el nmero del centro de costos y el nmero del vale de costos

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c.

Dar doble click sobre el registro que desea consultar o click en el icono de imagen
que est ubicado al lado derecho para visualizar el documento.

Ver imagen

d.Podemos visualizar la imagen de la factura con todos sus anexos (remisiones, Orden de
compra, de pago o de servicio)

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e.Es posible colocar anotaciones, resaltar o subrayar textos o partes del documento:
nota

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resaltar

nota

resaltar

8.

PAGOS

Los pagos se harn semanalmente desde las sedes principales (en este caso Bogot) el
da viernes alternando una semana Contratistas de Mano de Obra y a la siguiente
Proveedores. Se les solicitar una certificacin bancaria de una cuenta a su nombre y
una carta donde autoricen recibir los pagos en dicha cuenta. Tambin deben indicar un
correo electrnico donde se les enviar los soportes de pago.
En todos los casos para los pagos a proveedores se tomar la fecha de radicacin de la
facturacin y no la fecha de emisin.

9.

FACTURACIN AL CLIENTE

La obra enva mediante correo electrnico a la auxiliar de Tesorera, Astrid Martin el acta
mensual de cobro, quien elabora la factura y la devuelve a la obra escaneada para
revisin, y despus de aprobada por la obra, se enva para radicacin al cliente.
La obra se encargar de adjuntar los soportes que se hayan acordado con el cliente.

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10.

TECNOLOGIA

Al iniciar la obra el director de obra y/o coordinador de obras deber enviar un correo
electrnico solicitando los equipos tecnolgicos necesarios para el desarrollo de la obra,
especificando el centro de costos al cual se cargaran. El rea de sistemas entregar los
equipos comprados o alquilados en un plazo aproximado de 1 semana.
En caso de necesidad de revisin, instalacin, mantenimiento, actualizacin de equipos
tecnolgicos
en
la
obra,
se
debe
enviar
un
correo
electrnico
a
soportetecnologico@aia.com.co, con el fin de programar una asesora telefnica,
soporte remoto o presencial en una fecha especfica.
Los pedidos de tecnologa tales como cmaras, impresoras multifuncin, monitores,
repuestos, discos duros externos, UPS, etc., solo los debe manejar el proceso de
sistemas. Para la compra el director de obra y/o coordinador de obras, debe enviar un
correo solicitado el pedido, al rea de sistemas har la gestin de compras y entregar
el recurso de acuerdo a la disponibilidad del proveedor.
Para el servicio de internet la obra deber solicitarlo directamente al proveedor con
previa asesora del rea de sistemas.
Tambin se debe coordinar con el rea de Sistemas para el cableado de red de los
campamentos.

11.

GASTOS DE VIAJE.

La solicitud de anticipo de gastos de viaje debe hacerse a tesorera con 2 das de


anticipacin en el formato diseado para tal fin y con el visto bueno del Jefe inmediato.
La legalizacin de los gastos de viaje se debe hacer en un trmino no mayor a tres das
hbiles a partir del da de regreso, en el formato establecido adjuntando los soportes
respectivos y con el visto bueno del jefe.
No se entregarn nuevos anticipos hasta tanto no se haya legalizado el viaje anterior.

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