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Desenvolvimento de lderes

IBRATIN

Administra
o do

A pressa inimiga
da perfeio

Tempo dinheiro...

O tempo irreversvel
O tempo inelstico

Segundo a Psicologia:

O
tempo

uma
fora
psicolgica fundamental em
nossas vidas,
uma fonte de poder que
podemos controlar para que
nos ajude a pensar de forma
mais efetiva,
a
compreender
nossas
emoes com mais clareza e
tomar decises com mais
confiana.

Tempo subjetivo
Gosto do que fao?
Fao o que gosto?
Fao o que devo?
Como distribuo o meu tempo entre o
que eu gosto e o que devo fazer?
Como me sito quando fao o que eu gosto?
E quando fao o que devo?

O suprimento do tempo:

O
suprimento
do
tempo

absolutamente inelstico. Seja qual


for a quantidade da demanda, o
suprimento no crescer. No h
preo para o tempo. E mais, o tempo
inteiramente perecvel e no pode
ser estocado. O tempo de ontem est
perdido para sempre e no voltar
jamais. O tempo, por isso, sempre,
um
suprimento
excessivamente
deficiente. (Peter Drucker)

Administrar a energia, e no o tempo, a


moeda para o elevado desempenho. Os
lderes so os guardies da energia

GESTO DO TEMPO

No a intensidade
do consumo de
energia que produz o
esgotamento,
prejudica o
desempenho e leva ao
colapso fsico, e, sim,
a durao do perodo
em que esta energia
consumida sem
recuperao. Jim Lehr

ADMINISTRAO DO TEMPO
Uma nova abordagem

Em geral, os atletas profissionais passam 90%


do seu tempo treinando, para que possam atuar
nos outros 10% do seu tempo.
Eles montam rotinas muito precisas para
administrar a energia em todas as esferas de
suas vidas comer, dormir; exercitar-se e
descansar, reunir as emoes apropriadas,
preparar-se mentalmente e manter o foco; e
conectar com a misso que definiram para si
prprios
Jim Loehr

ADMINISTRAO DO TEMPO
...O desafio do elevado
desempenho administrar
sua energia com mais
competncia em todas as
dimenses, para atingir as
suas metas...

ADMINISTRAO DO
TEMPO
Princpios fundamentais da
administrao da energia:
Princpio 1 - O envolvimento total exige
o estabelecimento de quatro dimenses
distintas, porm correlatas, de energia:

Fsica, emocional, mental e


espiritual.
A energia o denominador comum,
em todas as dimenses de nossas
vidas.

ADMINISTRAO DO TEMPO
A DINMICA DA ENERGIA
ALTA
Alta negativa

Alta positiva

Zangado

Confiante

Temeroso

Desafiado

NEGATIVA

Ansioso

Alegre

Desagradvel

Ressentido

Revigorado

Baixa negativa
Deprimido
Exausto
Esgotado
Impotente

Baixa positiva
Relaxado
Lento
Tranqilo
BAIXA

POSITIVA
Agradvel

ADMINISTRAO DO TEMPO

Princpio 2 Como a capacidade


energtica diminui tanto com o uso como
a falta de uso, devemos equilibrar o
consumo
de
energia
com
a
renovao energtica intermitente.
Os aumentos de demandas esgotam
progressivamente nossas reservas
de energia.

ADMINISTRAO DO TEMPO

A resistncia mental uma medida da


capacidade de manter o foco e a
concentrao ao longo do tempo,
enquanto a flexibilidade marcada pela
capacidade de se movimentar entre o
racional e o intuitivo e tambm abraar
mltiplos pontos de vista. A fora espiritual
se reflete no compromisso da pessoa com os
seus valores e crenas mais profundos.

ADMINISTRAO DO TEMPO

Para manter um ritmo


poderoso em nossas
vidas, precisamos
aprender a consumir e
renovar energia
ritmicamente.

ADMINISTRAO DO TEMPO

Qualquer forma de estresse


que provoque desconforto
tem potencial para expandir
a nossa capacidade em
termos fsicos, mentais e
emocionais desde que
seguida
da
necessria
recuperao.

ADMINISTRAO DO
TEMPO
Princpio
3

Para
acumular
capacidade, devemos ir alm de nossos
limites normais, treinando da mesma
forma sistemtica que os atletas de elite
treinam.
O estresse no o inimigo em nossas
vidas, ao contrrio a chave. Mas d aos
msculos 24 horas para se recuperar, e ele
ficar mais forte e mais capaz de lidar com
o prximo estimulo.

ADMINISTRAO DO
TEMPO

Princpio 4 Rituais positivos de energia


rotinas
altamente
especficas
para
administrar energia so a chave para o
envolvimento total e o alto desempenho
sustentado.
Somos criaturas de hbitos, a maior parte
das coisas que fazemos so automticas e
no conscientes.
Se voc se alimenta de forma saudvel
porque provavelmente montou rotinas em
relao alimentos, se voc est em forma,
porque provavelmente tem dias e horrios
regulares para se exercitar.

ADMINISTRAO DO
TEMPO
...Precisamos aprender a definir pontos de
paradas em nossos dias momentos
inviolveis em que samos de cena,
deixamos de processar informaes e
redirecionamos
a
nossa
ateno
da
realizao para a restaurao...
No a intensidade do consumo de energia
que produz o esgotamento, prejudica o
desempenho e leva ao colapso fsico, e sim,
a durao do perodo em que esta
energia consumida sem recuperao.

ADMINISTRAO DO
TEMPO
Energia
emocional
Para
ter
um
desempenho
excelente, precisamos ter acesso a
emoes agradveis e positivas: a
experincia
da
satisfao,
do
desafio,
da
aventura
e
da
oportunidade; os msculos chave
para alimentar a energias emocional
positiva so a autoconfiana, o
autocontrole,
a
eficcia
interpessoal e a empatia.

ADMINISTRAO DO
TEMPO Valores

...Os valores alimentam a energia da


qual o propsito feito. Eles nos
conduzem a um padro diferente de
administrar nossa energia...

TRADE DO TEMPO

IMPORTANT
E

URGENTE

CIRCUNSTANCIA
L

IMPORTANTE
Refere-se as atividades que voc faz e
que tm importncia em sua vida
aquelas que trazem resultado a curto,
mdio ou longos prazos.

URGNCIA
tem todas as atividades na qual o
tempo est curto ou acabou. So as
atividades que chegam em cima da
hora, que no podem ser previstas,
mas que geralmente causam estresse

CIRCUNSTANCIAL
so os gastos de tempo de
forma intil, tarefas feitas por
comodidade ou por serem
socialmente apropriadas.

Administrao do tempo
3000 pessoas
profissionalment
e ativas no
Brasil
responderam a
uma pesquisa
entre 2002 a
2004, sobre o
que mais
consumia o seu
tempo,

Administrao do tempo

Uma metodologia de administrao


do tempo estrela de cinco pontas

IDENTIDADE
a fase da reflexo, que nos leva a
olhar para dentro de ns mesmos e
nos perguntar: quem sou eu? O que
eu quero da vida? Qual o meu
verdadeiro propsito, quais so os
meus sonhos? Quais os papis que
desempenho na vida? Como estou
vivendo os meus relacionamentos?
a forma de escrever o
direcionamento que voc quer dar
para a sua vida.

PLANEJAMENTO

A META INDICA O PONTO QUE VOC


QUER ALCANAR. Os caminhos que o
conduziro at l sero definidos pelo
planejamento. A falta de
planejamento est diretamente
relacionada com o nvel de estresse.
Quando no se planeja, a urgncia
acontece com maior freqncia.

METAS
Aps a sua auto-anlise,
tendo identificado o seu
propsito de vida, est na
hora de transformar tudo
isso em realidade. Quem no
tem metas definidas vide os
objetivos que so impostos
pelas circunstncias e por

ORGANIZAO

A organizao indispensvel para


a organizao fsica do seu
ambiente e para a lgica de seus
arquivos. Alm disso, ela ainda
discute estratgias ara
armazenamento e
compartilhamento de informaes e
conhecimento.

EXECUO

a etapa mais desafiadora de


todas. nela que aprecem os
famosos ladres do tempo.

Faa Agora

Aqueles que utilizam seu tempo da pior


maneira so os primeiros a se queixar de
sua brevidade.Jean de La Bruyre

Faa Agora

A melhor maneira de aliviar sobrecarga de


tarefas eliminar essas pequenas coisas que
o fazem se sentir sobrecarregado e
dispersam a sua ateno.
Aja em relao a essas tarefas menores,
menos importantes.
Faa uma lista de todas elas, reserve algum
tempo e faa-as uma por uma. Ou tome a
deciso de no fazer uma delas e jogue-a no
lixo. Ou, melhor ainda, organize-se, no deixe
as tarefas se acumularem.

Como Priorizar as Tarefas


Esta tarefa urgente
e importante?
No
Sim
A tarefa s urgente ou
s importante?
No
Sim

preciso terminar
a tarefa hoje?
No
Sim
H um prazo para
ser cumprido?
No
Sim

Dedique-se a tarefa
imediatamente

A
Arrume tempo para
concluir a tarefa
Estabelea prazos
realistas

uma tarefa rotineira?


No
Sim

A tarefa o ajuda a atuar


de modo mais eficiente?
No
Sim

A tarefa necessria?
No
Sim
Descarte a tarefa

B
Reserve tempo para
concluir a tarefa
Faa a tarefa
quando puder

Material Organizado

Anote o que deve ser feito

Selecione, arquive
ou delegue

Jogue o restante no lixo

Economizadores de tempo
Renato Bernhoeft

1) A comisso constituda de duas


pessoas - para no incluir quem no precisa
participar
2) Correspondncia - respostas rpidas.
Considerao imediata. No a coloque de volta
na pilha! Responda-a ou ponha onde possa ser
respondida.
3) Estabelea nveis de prioridade - sempre
que inicie o dia, evite atacar os assuntos
pressionado pela caixa de entrada, visitantes
inesperados ou a sua prpria indisciplina.
4) Reunies objetivas - estabelea critrios e
prioridades para a realizao de reunies,
considere
a
metodologia,
nmero
de
participantes,
instalaes,
equipamentos,

Economizadores de tempo

5)E-mail mais breve - aperfeioe a


linguagem objetiva, o resultado esperado da
comunicao deve vir logo no incio.
6)Cesta de papel - aperfeioe-se na tcnica
de arremesso rpido cesta, evite acumular
papis desnecessrios.
7)Responsabilidade x autoridade - o claro
estabelecimento das responsabilidades com
sua respectiva autoridade
8)Planejamento e organizao do tempo assuma a responsabilidade de que a
administrao do tempo um problema seu.
No culpe os outros.

Economizadores de tempo
9)Lazer - momentos de lazer contribuem para a
melhoria dos resultados. Voc se permite algum
recreio? Consegue faz-lo sem se sentir
culpado?

10) Um relgio especial - voc possui dois


marcadores
de
tempo
com
preciso
invejvel. Um deles o seu relgio biolgico.
Existe um tempo biolgico que voc
consegue destinar a uma atividade. O
segundo relgio o mental. Ele tambm
determina, precisamente, o prazo de
concentrao mental sobre um tema ou suas
disperses. A considerao destes pontos
pode determinar sua capacidade de alocar
tempo. Conhea-os e utilize-os para a

Economizadores de tempo

11)Aprenda a dizer no- um elemento


essencial para que voc possa administrar
melhor o seu tempo aprender a evitar
aquilo que no pode fazer. Isto no fcil
na prtica, mas uma forma eficaz de
reduzir tenses ou desperdcio do tempo.
Concentre-se
em
dizer
sim
imediatamente quilo que voc sente
segurana ou contribui para melhorar seus
prprios resultados. Existem vrias formas
de dizer no sem ferir as pessoas.

Economizadores de tempo

12)Leitura selecionada - no leia tudo


que aparece na sua mesa. Procure fazer
uma seleo e aperfeioe o prprio sistema
de leitura
13)Certifique-se de que foi entendido
o que voc delegou - o tempo extra que
foi investido para assegurar entendimento
completo, no final das contas paga altos
dividendos em tempo poupado
14)Uma boa secretria - discuta com ela
suas expectativas, atribuies e prioridades

Economizadores de tempo

15)Agenda - diria, semanal, mensal ou


anual - importante e ajuda tanto a voc
como seus liderados, lembre-se de que os
seus
comportamentos
tendem
a
ser
aprendidos pelos que o cercam. Um cuidado
apenas: no perca sua flexibilidade. Agenda
meio, no fim.
16)Estabelea tempo para voc - fixe tempo
para atividades isoladas, tais como pensar,
elaborar idias, ordenar prioridades
17)Filtragens no atendimento - selecione as
pessoas a quem voc recebe ou quer falar
diretamente, muitas vezes o problema poder ser

Economizadores de tempo

18)Fixar horrios para atendimentos reservar horrios (dirio ou semanal) para


atendimento. Fixar com o pessoal interno,
padres de tempo e resultados nos contatos,
tornando-os mais objetivos. Orient-los na
fixao de uma agenda prvia onde sejam
estabelecidas as prioridades. Trate de evitar
interrupes durante reunies ou entrevistas.
19)Discipline o uso do telefone -liste os
telefonemas a serem feitos, anote os assuntos a
serem tratados, bem como as informaes que
precisa dar ou pedir.
20)Evite atendimentos cruzados - discuta
cada assunto com a pessoa certa e no momento
adequado. Esta medida pode diminuir problemas

Economizadores de tempo

21)Concentre os assuntos particulares - na


maioria das vezes, um atendimento desordenado
dos assuntos particulares prejudica no apenas o
trabalho, mas tambm o encaminhamento dos
seus prprios interesses e sua imagem
profissional. Procure destinar momentos mais
adequados para resolver seus assuntos, e voc
poder obter melhores resultados.
22)Cuidado com o perfeccionismo - existe
diferena entre buscar qualidade e querer
perfeio. O primeiro saudvel., o segundo s
vezes frustrante.Pode ser um processo de autosabotagem que impede o alcance dos objetivos.

Economizadores de tempo
23)Mapa de relacionamentos - voc tem uma
viso clara dos relacionamentos que mantm?
Eles so importantes, significativos e
contribuem para os resultados? Verifique qual
o grau de intensidade e tempo que voc
destina a cada um.
24)Limpe a mesa - mantenha um arquivo
daquilo que merece ateno durante o ms.
Coloque a data em que voc6e voltar ao
assunto. Muito cuidado: no faa o followupapenas para empurraros assuntos
desagradveis
25)Diluir presses - no aguarde a aproximao
do prazo para o trmino de um trabalho.
Procure dividir a atividade em etapas de

Economizadores de tempo

26)Pea alternativas - quando o liderado lhe


trouxer um problema no se limite a ouvi-lo
passivamente. Pergunte tambm sobre as
alternativas para solucion-lo. Isto pode apressar
as decises e economizar tempo.
27)Ataque as causas - ao tratar de algum
assunto que envolve deciso, determine
claramente quais so as causas, pois do contrrio
voc corre o risco de estar atirando no escuro
28)Limite o fluxo de informaes - tente no
receber nem arquivar mais informaes do que
necessrio. No sobrecarregue os outros com
informaes desnecessrias. No faa cpias
desnecessrias para voc e os outros.

Economizadores de tempo
29)Seja comprometido - cumpra as suas
promessas, uma vez dada sua palavra, voc deve
sentir que o seu dever mant-la. Quando o seu
corpo est em algum lugar, sua mente tambm
deve estar l - seja no trabalho ou em casa. Invista
seu tempo em outras pessoas. Tente se colocar na
situao delas. Escute ativamente o que elas
dizem.
30)Aprenda a terminar aquilo que comea fortalea sua autodisciplina - Voc termina os seus
trabalhos? Ou ser que uma dessas pessoas que
tem boas idias, mas raramente as coloca em
prtica? Fortalea a sua autodisciplina:
Fixe prioridades, fixe um prazo para a concluso,
adquira um hbito de fazer uma tarefa por vez,
continuar at termina-la.

Economizadores de tempo
31)Canalize o estresse de forma positiva - saiba o
que faz sentir-se estressado. Quais as principais causas
de estresse em sua vida? Faa um plano para removlas, reduzir os seus efeitos negativos ou aprenda a
conviver com elas. Use mtodos para controle do
estresse a longo prazo:
AAdquira bons hbitos para dormir
fFaa pequenas paradas entre as atividades, a cada 90
minutos pelo menos.
FFaa exerccios regularmente
AAlimente-se adequadamente
OOrganize o seu dia para poder manter o controle