La Preparación de Manuales de Gestión de Documentos para Las Administraciones Públicas

PGI-91/WS/18
La preparacin
de manuales de gestin
de documentos
para las administraciones
pblicas:
un estudio del R A M P
Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura
Pars, 1991
Original: Francs
PGI-91/WS/18
Pars, octubre de 1991
LA PREPARACIN DE MANUALES DE GESTION DE DOCUMENTOS

PARA LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS:
UN ESTUDIO DEL RAMP
preparado por
Murielle Doyle
y
Andr Frnire
Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura
Referencia recomendada para el catlogo:

DOYLE, Murielle
La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones
pblicas: un estudio del RAMP / preparado por Murielle Doyle y Andr Frnire
[para el] Programa General de Informacin y el UNISIST. - Pars, UNESCO, 1991.
- iv, 47 pgs.; 30 cm. - (PGI-91/WS/18)
I.
II.
III.
IV.
Frnire, Andr
Ttulo
UNESCO, Programa General de Informacin y UNISIST
Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP)
UNESCO, 1991
PREFACIO
Para atender mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en particular las de los pases en desarrollo, en el mbito especializado de la
administracin de archivos y gestin de documentos, la Divisin del Programa
General de Informacin de la UNESCO ha preparado un programa a largo plazo,
que es el Programa de Gestin de Documentos y Archivos (Records and Archives
Management Programme, RAMP).
El RAMP refleja en sus elementos esenciales los principales temas del
Programa General de Informacin. Sus objetivos son fundamentalmente los
siguientes:
- hacer notar en los Estados Miembros la importancia de los documentos
administrativos y de los archivos como fuentes de informacin bsica;
- asistir a los Estados Miembros, cuando as lo soliciten, en la organizacin y el desarrollo de sistemas y servicios de gestin de documentos
y archivos que resultan indispensables para un empleo eficaz de estas
fuentes de informacin;
- fomentar el desarrollo y la difusin de conocimientos archivsticos
mediante la capacitacin de especialistas en la materia.
Las actividades del Programa de Gestin de Documentos y Archivos giran en
torno al desarrollo de la infraestructura archivstica, la capacitacin, la
preservacin del patrimonio archivstico, el desarrollo y empleo de tecnologas modernas de informacin y la promocin de investigaciones archivsticas.
El presente estudio ha sido preparado mediante contrato con el Consejo
Internacional de Archivos (CA). Tiene por objeto concebir un modelo tipo de
manual de directivas destinado a las administraciones pblicas, con el fin de
facilitar la aplicacin de programas apropiados para la gestin de documentos.
Se ha incluido, a modo de complemento, una bibliografa selectiva al final del
estudio.
Cualquier comentario o sugerencia que pudiera suscitar el presente
estudio debe dirigirse a la Divisin del Programa General de Informacin,
UNESCO, 7, place de Fontenoy, 75007, Pars. Pueden tambin obtenerse en la
misma direccin otros estudios preparados dentro del marco del programa RAMP.
- i NOTA PRELIMINAR
"La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones pblicas".
Tal es el ttulo con que la UNESCO, por conducto del Consejo Internacional de Archivos, nos ha confiado la ejecucin de un estudio que tiene por
objeto concebir un modelo de elaboracin de un manual de orientaciones necesarias para establecer un programa de gestin de documentos administrativos. El
presente documento abarca el conjunto de los aspectos reglamentarios vinculados a uno u otro de los elementos de un programa de esta ndole, y excluye,
por consiguiente, los textos reglamentarios relativos al tratamiento, a la
conservacin y a la difusin de documentos con valor permanente, vale decir
los archivos.
El lector no encontrar normas enteramente formuladas, sino ms bien los
elementos necesarios para elaborar las que le hagan falta, cuyo desarrollo
adaptar a su particular entorno. Con esta idea en mente, el estudio comienza
con algunos conceptos previos a la elaboracin de las orientaciones propiamente dichas. Su valor instrumental resultar as todava mayor.
Tampoco ha sido nuestro propsito enumerar ni comparar los diferentes
manuales o las diferentes tendencias que puedan encontrarse en los pases
miembros del CA. Un proyecto de tal envergadura entraara para su realizacin un volumen de investigaciones y anlisis que sobrepasaran ampliamente el
alcance del presente documento.
Aunque las orientaciones aqu presentadas constituyen un todo homogneo,
una organizacin determinada slo podr aplicar un nmero restringido de ellas
en funcin de su entorno administrativo especfico. De idntica manera, puede
optar por dar mayor importancia a un determinado elemento de un programa de
gestin de documentos administrativos y, en consecuencia, desarrollar ms de
lo que aqu se ha hecho con las directivas correspondientes.
El modelo adoptado en el presente estudio es ms bien un modelo centralizado de gestin en el que las directrices emitidas por el organismo central
han de ser obligatoriamente respetadas. Es ste el tipo de modelo que ms
suele encontrarse en Amrica del Norte. No obstante, no descartamos en
absoluto la posibilidad de una gestin de documentos administrativos con una
orientacin menos restrictiva, en la cual el organismo central desempeara un
papel de asesor e interviniera nicamente para dar normas generales.
Esperamos que este documento constituya un instrumento eficaz para
colegas cuya labor sea desarrollar un programa de gestin de documentos
administrativos en los organismos pblicos para los que trabajan.
Andr Frnire
Director de Gestin Documental
Ministerio de Rentas
Quebec, Canad
Murielle Doyle
Jefe de Servicio de los
Organismos Pblicos
Archivos Nacionales de
Quebec, Canad
- ii INDICE
Pagina
Nota preliminar
Introduccin
SECCIN 1.
CLAVES DEL XITO DE UN MANUAL DE DIRECTRICES
1.1
Definicin y funciones de un manual
1.2
Cualidades de un manual
1.3
Modelo del contenido del manual
1.4
Control del manual
SECCIN 2.
SECCIN 3.
SECCIN 4.
REQUISITOS PREVIOS PARA UN MANUAL DE DIRECTRICES
2.1
Un programa estructurado
2.2
Aval de las autoridades y estructura legislativa ....
2.3
Creacin del organismo central
2.4
Los dems participantes
TEXTOS OFICIALES PREVIOS A LA ELABORACIN DE DIRECTRICES:

POLTICAS ADMINISTRATIVAS
3.1
Poltica de gestin de documentos activos
3.2
Poltica de gestin de documentos semiactivos
12
3.3
Poltica de gestin de documentos inactivos
15
DIRECTRICES
18
4.1
Rbricas anlogas de las directrices
18
4.2
Contenido especfico de las directrices relativas

a los elementos esenciales de un programa de gestin
de documentos administrativos
19
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
Plan de clasificacin
El calendario de conservacin
La gestin de los depsitos centralizados
de documentos semiactivos
Seleccin y entrega de documentos inactivos
destinados a conservarse
Eliminacin de documentos inactivos
19
20
22
24
25
- iii Pagina
4.3
Contenido especfico de las directivas relativas

a la seguridad de la informacin
4.3.1
4.3.2
4.4

a los elementos perifricos del programa
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.5
Proteccin de documentos esenciales

Proteccin de las informaciones personales
y de los documentos confidenciales
Gestin de formularios
Gestin de informes
Gestin de la correspondencia y del correo ...
Reciclaje de los diferentes soportes
de informacin
26
26
27
28
28
29
30
31
Contenido especfico de las directrices referentes

a otros soportes de informacin
32
4.5.1
4.5.2
32
33
Gestin de documentos en microimagen

Gestin de documentos electrnicos
Conclusin
35
Bibliografa
36
PGI-91/WS/18
INTRODUCCIN
Las administraciones comienzan a reconocer que la informacin constituye
un recurso fundamental para la gestin y la toma de decisiones. La aparicin
de tcnicas modernas de reproduccin y de tratamiento y transmisin de datos
multiplica constantemente el volumen de informacin que ha de gestionarse. La
aplicacin de un programa de gestin de documentos administrativos permite
instaurar medidas coherentes respecto de la creacin, la organizacin, el
tratamiento, el reconocimiento y la conservacin selectiva de dicha informacin. Inversamente, la falta de un programa de este tipo ocasiona gastos
administrativos de investigacin y conservacin desmesurados, y dificulta a la
vez la toma de decisiones ptimas. Existe otra consecuencia de peso: la
seleccin de documentos con valor permanente para la constitucin de los
archivos de una administracin se vuelve cada vez ms fastidiosa y aleatoria.
El funcionamiento y la aplicacin cotidiana de un programa de gestin de
documentos administrativos dependen en gran parte de un encuadre reglamentario, es decir, de un manual de directrices. Estas constituyen las balizas de
aplicacin de principios y normas enunciados por las autoridades, en el marco
de la legislacin y de las polticas que sustentan el programa. Resultan por
consiguiente indiscutibles las mltiples ventajas que comportan la agrupacin
y la estructuracin coherentes del conjunto de estos textos.
Las diferentes directrices debern por lo tanto abarcar todo el proceso
de informacin, desde su creacin hasta su supresin o su conservacin, en
caso de que adquiera valor permanente. Se trata de un vasto campo de estudio
cuya complejidad crece da a da y en cuyo desarrollo participan cada vez ms
especialistas.
La redaccin de un buen manual de directivas obliga a respetar ciertos
principios y a evitar una serie de escollos no siempre evidentes. En la
primera parte de este estudio se abordan dichos aspectos, con el fin de
permitir
la
creacin
de manuales
eficaces
y
eficientes
para
las
administraciones.
Sin embargo, no basta poseer un manual de esta ndole. Hace falta adems
que su aplicacin y actualizacin sean supervisadas por una entidad administrativa cuya principal funcin sea la gestin de documentos. Sustentada por
una estructura legislativa adecuada, dicha entidad (el organismo central) slo
podr llevar a cabo su misin en la medida en que posea los recursos suficientes. La segunda parte de este documento abordar, pues, los requisitos
estructurales previos.
La tercera seccin versa sobre otro elemento importante que precede la
redaccin del manual: la adopcin de polticas generales que permitan definir,
para cada uno de los campos objeto del estudio -documentos activos, semiactivos e inactivos- los parmetros globales de orientacin escogidos por la
administracin para su tarea de gestin de informacin.
Slo una vez definidos todos estos elementos, se puede pensar realmente
en elaborar lo que constituye el meollo de este estudio: las directrices
especficas de cada uno de los aspectos de un programa de gestin de documentos administrativos. Basndose en polticas gubernamentales, estas directivas
permitirn a los interesados que operan en los diferentes sectores de la
administracin pblica implantar su propio programa de manera estructurada y
coherente.
PGI-91/WS/18 - pg. 2
SECCIN 1.
CLAVES DEL XITO DE UN MANUAL DE DIRECTRICES
El xito de un manual de directrices y de procedimientos estriba en la

claridad y la precisin de los conceptos y de las consignas que contiene, as
como en el margen de flexibilidad que deja al utilizador para adaptar las
normas a sus necesidades particulares, sin por ello desvirtuar la esencia del
sistema o del programa de que se trate.
Las estrategias de desarrollo e implantacin de dichos sistemas y
programas sern tanto ms eficaces cuanto mejor las asegure y respalde un
manual ajustado a los criterios establecidos.
1.1
Definicin y funciones de un manual
Cabe definir un manual como un instrumento de gestin cuyo objetivo es

explicar claramente la esencia de un sistema o de un programa y asegurar su
aplicacin eficaz y eficiente. El manual habr logrado su objetivo si la
organizacin destinataria percibe su importancia en la gestin y la realizacin de operaciones. El empleo del manual debe permitir al utilizador ejecutar
ntegramente las tareas, acciones o actividades que le incumben, con un mnimo
de recursos, ya sea humanos, materiales, financieros o informacionales.
En el desarrollo y la redaccin de un manual se deben perseguir esencialmente dos fines: sistematizar y uniformar el funcionamiento de una organizacin, y facilitar a la vez la resolucin de los problemas tcnicos repetitivos.
Las organizaciones y sus componentes estn integrados por seres humanos
cuya naturaleza misma los lleva, segn las circunstancias, a percibir o
reaccionar de manera diferente ante situaciones o problemas que se presentan.
Los conceptos definidos por los administradores y los analistas/arquitectos de
sistemas, en cambio, deben ser comprendidos y aplicados del mismo modo por
todos sus utilizadores a lo largo de la existencia del sistema.
Sucede, adems, que diversas situaciones pueden presentar problemas
tcnicos similares que deben generar la misma reaccin de la que derivarn
decisiones y operaciones precisas. El manual ha de poder responder a estas
situaciones y ofrecer una solucin mediante mecanismos casi automticos. En
caso contrario, la diversidad y variabilidad de las respuestas a estas
cuestiones o problemas repetitivos ocasionarn prdidas de eficacia y enormes
gastos a la organizacin.
1.2
Cualidades de un manual
De manera general, el creador habr ejecutado correctamente su labor en

la medida en que el utilizador logre emplear el manual de manera eficaz y
eficiente, lo cual constituye el objetivo primordial de su elaboracin.
La supresin de errores y un alto nivel de calidad garantizarn al autor
una buena acogida del documento por parte de sus destinatarios. No es suficiente escribir ni describir los principios o procedimientos correctos; es
preciso, adems, hacerlo con claridad y transparencia, tanto en el lenguaje
como en la terminologa, para la persona que habr de aplicarlos.
Importa no olvidar que el lector de un manual no se encuentra frente a
una novela o a un libro de arte. El fin perseguido al redactar un manual es,
ante todo y nicamente, presentar un instrumento de gestin que describir, en
un modelo de ingeniera, la orientacin que ha de seguirse. En ese espritu,
conviene que el redactor considere al utilizador como un receptor/ aplicador
de los principios enunciados.
PGI-91/WS/18 - pg. 3
El utilizador se ubica dentro de una cadena de operaciones, contrariamente al redactor que se encuentra en el plano de la concepcin; este ltimo
debe por lo tanto redoblar sus esfuerzos por describir clara y concisamente
los conceptos y las operaciones, dada la pasividad en la que se halla el
lector frente a esta avalancha de datos.
Aunque parezca obvio al principio, resulta fundamental plantear con
precisin el tema abordado en cada una de las secciones e incluir, si procede,
una serie de definiciones a fin de circunscribir inequvocamente dicho tema.
No menos importante es el ordenamiento de las ideas y principios descritos, en
un lenguaje claro y preciso, que resulte lo ms sencillo posible para el
utilizador. En efecto, este ltimo no debe tener que interpretar el sentido de
las frases o los trminos empleados, hecho que producira, tarde o temprano,
un laxismo inevitable en la aplicacin de las consignas enunciadas.
Conviene utilizar una fraseologa directa y evitar perfrasis superfluas
y disquisiciones filosficas. El manual no tiene por objeto presentar una
serie de teoras u opciones entre las que el utilizador pueda escoger; es
necesario recordar en todo momento que ese documento refleja el funcionamiento
de la organizacin existente o prevista. Tampoco hace falta insistir demasiado
en el estilo de redaccin: el manual constituye un documento de instrucciones
y referencias; el humor y la familiaridad, por lo tanto, no son aconsejables.
En esa perspectiva, parece manifiestamente preferible recurrir a una escritura
impersonal y directa, lo cual evidentemente contribuir a que se apliquen sin
discusin las iniciativas enunciadas.
Incluso despus de su distribucin y aplicacin, el manual sigue siendo
responsabilidad del autor, sea ste un organismo o un individuo, quien debe
tener presente durante todo el proceso de redaccin la facilidad de empleo y
la posibilidad de actualizacin.
Materialmente, el manual ha de ser robusto para resistir un uso cotidiano
sin deterioro notable. Por otra parte, ciertos elementos del contenido estarn
sujetos a modificaciones, segn las circunstancias y la evolucin de las
necesidades. Por consiguiente, una configuracin con pginas sueltas facilitar la actualizacin de una pgina o una seccin del manual, sin descuidar
por ello la encuademacin, cuya calidad ser una garanta de la integralidad
del contenido.
Hasta cierto punto, los autores deben tambin prestar atencin a la
presentacin material de la obra. La claridad de la edicin o de la impresin
constituye un factor que contribuye a la dificultad o facilidad de la lectura
de los textos, ya bastante arduos de por s.
1.3
Modelo del contenido del manual
La estructura misma del manual debe reflejar antes que nada los principios que hemos enunciado.
Empecemos por el ndice. Debe ser sencillo, sin dejar de aportar suficientes precisiones para guiar adecuadamente al lector a travs de los
diversos textos y secciones. El ndice debe considerarse un instrumento de
investigacin, siempre sinttico, empleado en la resolucin de los problemas
cotidianos del utilizador. Segn la amplitud y la complejidad del manual, ser
necesario prever una parte suplementaria que relacione los temas abordados en
las directrices.
PGI-91/WS/18 - pg. 4
La seccin siguiente consiste en una serie de Instrucciones que detallan
en una primera fase los objetivos del manual y los ministerios y organismos
pblicos a los que incumben las polticas y las directrices luego descritas en
el texto. En segundo trmino, se enumeran los principios y los mtodos
relativos al control, a la actualizacin y a la difusin del manual. Esta
seccin se completa con datos nominativos sobre los responsables (nombre,
ttulo y funcin, domicilio y nmero de telfono, etc.). Se trata de una
seccin que resulta fundamental para el xito de un programa de gestin de
documentos administrativos, puesto que es donde los responsables establecen su
autoridad.
El texto de las Directrices y, llegado el caso, de los procedimientos
correspondientes, constituye la parte esencial del manual. Estas directrices,
agrupadas segn los diferentes aspectos abordados, suministran las indicaciones precisas para fijar la orientacin necesaria en la implantacin de cada
elemento del programa.
El anexo con el texto referente a las polticas que constituyen el
fundamento de las directrices permitir al utilizador sacar an mayor provecho
del manual.
1.4
Control del manual
La redaccin de un manual, de un lado, y la implantacin de los

principios que contiene, de otro, dependen a menudo de las diferentes
autoridades. Los utilizadores pueden sentir la tentacin -y la sienten de
hecho- de hacer caso omiso de ciertas disposiciones contenidas en las
directrices, e incluso de modificarlas en funcin de un enfoque o de un
contexto particulares. Para evitar que esto ocurra, es fundamental establecer
claramente dos niveles de autoridad, los nicos susceptibles de influir en el
contenido o en la aplicacin del manual.
Existe en primer trmino el realizador, vale decir el grupo o la unidad
administrativa que tiene a su cargo la concepcin, la redaccin, la difusin y
el control de la aplicacin de los principios, de las directrices y de los
procedimientos destinados a constituir los textos reglamentarios. Atae a este
grupo u organismo responsable del expediente decidir sobre el contenido, la
edicin y las modificaciones de dichos textos. Esta autoridad le debe ser
reconocida y conferida de manera exclusiva y aparecer confirmada en el manual
mismo como advertencia preliminar, carta o consigna de la autoridad superior.
Esta ltima constituye precisamente el otro nivel de autoridad responsable, el que corresponde a la aprobacin. Incumbe, pues, a los altos mandatarios (Primer Ministro, Presidente, Viceministro, Vicepresidente, u otra
autoridad delegada) validar oficialmente las orientaciones y el contenido de
los textos reglamentarios propuestos y autorizar su vigencia en todos los
sectores u organismos de su jurisdiccin.
***
La elaboracin de un manual de gestin de documentos corresponde perfectamente a este modelo. Se propone aqu un instrumento de gestin que permita a
los diferentes responsables sectoriales de los ministerios u organismos
comprender y aplicar el programa de gestin de documentos.
PGI-91/WS/18 - pg. 5
El equipo gubernamental encargado de desarrollar y administrar el
programa debe encargarse de la realizacin del documento, para lo cual es
necesario asimilar bien los conceptos enunciados e incorporar los diversos
parmetros de gestin documental. Ms importante an, el equipo de redactores
debe tener constantemente presente la imagen del utilizador, que habr de
"convivir" con estas normas y directrices.
Dado que el contexto de la gestin documental vara de una administracin
a otra, el programa propuesto deber tener en cuenta los ajustes necesarios en
cada caso. Aunque es claro que los conceptos y principios de base no se
alterarn, ser preciso en cada etapa de desarrollo adaptar los contenidos
globales o especficos a cada situacin particular.
Esto dar lugar a tipos de organizaciones ms o menos centralizadas, en
las que existir una concentracin o una reparticin de poderes y responsabilidades que puede cambiar de un gobierno a otro. Lo que resulta importante,
e incluso imprescindible, sea cual fuere la orientacin adoptada, es mantener
la misma poltica y la misma estructura a lo largo del ejercicio. Puede ser
muy difcil, e incluso peligroso, cambiar las reglas del juego en medio de la
partida. A menos que surjan incongruencias mayores, las orientaciones
iniciales deben ser conservadas durante todo el tiempo que dure el desarrollo
y la implantacin del programa de gestin documental. Con este fin, es preciso
mantener la cohesin de pensamiento y de accin entre las personas responsables de dicho programa en cada una de sus etapas, hecho que obligatoriamente
aparecer reflejado en el manual de directrices.
PGI-91/WS/18 - pg. 6
SECCIN 2.
REQUISITOS PREVIOS PARA UN MANUAL DE DIRECTRICES
En menos de seis meses, una persona puede hacer inoperante cualquier

sistema, por eficaz que sea, si no cree en l. Para que la preparacin y la
redaccin de un manual de directrices den su fruto, es necesario que todos los
participantes se sumen al proceso, en los diferentes niveles de organizacin
en que se encuentren. Es esencial proporcionar, por consiguiente, los
elementos bsicos requeridos previamente para la elaboracin de un manual de
esta ndole.
2.1
Un programa estructurado
Los primeros interesados en el problema de la gestin de documentos

administrativos necesitarn datos fiables y precisos para justificar el hecho
de iniciar un programa. Estos elementos sern ms valiosos an para determinar
las prioridades y para argumentar con personas escpticas e inspectores
financieros. Estos ltimos se mostrarn particularmente crticos respecto del
proyecto cuando se trate de desembolsar los fondos necesarios para la
operacin; los escpticos pondrn en tela de juicio la envergadura del
problema y las ventajas del programa. Surge, por consiguiente, la necesidad de
definir desde el comienzo la problemtica global de la situacin y de prever
las consecuencias a corto, mediano y largo plazo.
En esta fase, el expediente estar en manos de un grupo de trabajo
restringido que tendr a su cargo la definicin y el anlisis preliminares de
la situacin. Tras un examen somero de las diferentes entidades de que se
trate, se har un inventario del volumen de documentos existentes,
determinando particularmente las grandes categoras de los expedientes. Los
sectores crticos que necesiten medidas correctivas ms importantes sern
objeto de mayor atencin.
Este examen permitir censar a las personas ya confrontadas con estos
problemas y descubrir a la vez los elementos sectoriales de las soluciones
previstas o aplicadas.
El anlisis de estos datos primarios servir como base para la
preparacin de un documento de orientacin cuya aceptacin por parte de las
autoridades significar el punto de partida real de la operacin. Fuera del
estado global de la situacin, se describirn la misin, los objetivos y la
estructura general del programa previsto, as como los recursos (financieros,
materiales y humanos) requeridos para comenzar y un calendario de ejecucin.
2.2
Aval de las autoridades y estructura legislativa
La inscripcin del programa de gestin de documentos administrativos

dentro del calendario poltico constituye la segunda etapa que deber encarar
el grupo de trabajo. No basta, en efecto, concebir esta solucin; es
necesario, adems, que obtenga la aprobacin y el apoyo de las autoridades
superiores, puesto que de ello depende la credibilidad del programa y los
recursos que le sern destinados.
A partir de ese momento, el grupo de trabajo original se convierte en el
ncleo oficial encargado de poner en marcha el proyecto y de venderlo a los
componentes de la organizacin supeditados a l. La adhesin de stos reviste
la misma importancia que la aceptacin por parte de los altos mandatarios. Si
bien el programa puede serles impuesto, slo dar resultados en la medida en
que los participantes intervengan con la conviccin de que ellos mismos
obtendrn ventajas de orden organizativo y econmico.
PGI-91/WS/18 - pg. 7
Paralelamente, la adopcin de una ley marco y de los principales reglamentos constituirn una base y una estructura legislativa para legitimizar el
programa, y manifestarn la voluntad de las autoridades, demostrando hasta qu
punto, de qu manera y con qu medios estn dispuestos a comprometerse. La
adopcin de una ley es la expresin de una poltica y de una orientacin
gubernamental. Se trata de una orientacin firme cuya permanencia es mucho ms
eficaz que una serie de textos administrativos destinados a contrarrestar la
resistencia al cambio.
Los reglamentos o polticas emanan de la ley y dan mayor precisin a los
diferentes aspectos de la estructura legislativa^). Mientras que en la ley
se presentan los principios generales, los reglamentos sirven para precisar
las tcnicas y la prctica de aplicacin, cuyas modalidades sern afinadas por
las directrices.
As, tanto en materia de gestin de documentos administrativos como en
cualquier otro asunto organizativo, este encuadre reglamentario garantiza la
coherencia y la unidad de accin de los diferentes participantes de los que
depende la eficiencia y la eficacia del programa.
La asignacin de los recursos constituye el otro factor indispensable
para el desarrollo y la funcionalidad del programa. La cooperacin de las
autoridades debe traducirse en la asignacin de recursos humanos y materiales
que permitan desempear esas funciones, lo que supone la atribucin de presupuestos adecuados. Ahora bien, raras son las veces en las que la gestin de
documentos constituye una prioridad gubernamental; se suele subestimar la
importancia de la informacin como recurso.
Se llega rpidamente a la conclusin de que no basta con adoptar textos
legislativos y reglamentarios para organizar la documentacin. Slo los
recursos atribuidos al proyecto sern la prueba de una autntica voluntad de
las autoridades, y en este plano, la fuerza de conviccin de las primeras
personas encargadas del expediente desempea un papel primordial.
2.3
Creacin del organismo central
La creacin y el mandato del organismo central, generalmente previstos

por la ley, constituyen uno de los primeros pasos de la administracin para
poner en prctica un programa de gestin de documentos administrativos.
Incumbe a esa entidad asumir la direccin gubernamental respecto de todos los
asuntos vinculados a este aspecto de la gestin de recursos informacionales.
La autoridad de dicho organismo central debe ser reconocida por las otras
entidades gubernamentales y debe ocupar un lugar jerrquico que le facilite el
contacto directo e influyente con los altos mandatarios, lo que resulta
particularmente necesario, pues en el ejercicio de sus funciones el organismo
habr de cambiar mentalidades y suscitar inevitables resistencias. En algunos
casos, los opositores pueden llegar incluso a faltar a su compromiso de apoyar
la aplicacin del programa y de asignar los recursos necesarios. En ese
contexto, cuantas menos barreras tenga que franquear el organismo central para
hacerse or por las altas autoridades, menos se diluir su mensaje, ms
posibilidades de xito tendr y tanto ms se consolidar su funcin directiva.
1)
El lector encontrar un modelo en la Seccin 3.
PGI-91/WS/18 - pg. 8
Este factor resulta particularmente importante en vista del papel de
creador, de supervisor, de formador y de promotor que el organismo central ha
de desempear. En la prctica, y con la excepcin de la gestin de documentos
semiactivos en la que podr tomar a cargo la gestin directa y centralizada
por razones de eficacia y economa, el organismo central tiene por objeto
hacer actuar a las otras entidades, limitndose a un papel de asesor. Se
sita, en efecto, en los dos extremos de la cadena administrativa: en la
iniciacin de los elementos del programa segn las prioridades establecidas y
en el control de su aplicacin a efectos de obtener los mximos beneficios o
en su correccin cuando resulta necesaria. Debe tambin mantenerse activamente
atento a las necesidades de los dems participantes que da a da tendrn que
poner en prctica las decisiones tomadas.
2.4
Los dems participantes
Aun cuando se est haciendo referencia a un programa global de gestin de

documentos administrativos en el plano gubernamental, no cabe duda de que
dentro de estos principios y balizas uniformes, la resolucin de problemas
inmediatos de los diferentes sectores existentes sufrir un cierto nmero de
variaciones. Los problemas sectoriales difieren, efectivamente, de una unidad
administrativa a otra, y segn su carcter, mandato o importancia, una de
ellas puede llegar a modificar las prioridades gubernamentales de acuerdo con
sus propias necesidades.
El papel de las entidades gubernamentales resulta, por lo tanto, igualmente importante. En la aplicacin de la ley, las polticas, los reglamentos o
las grandes lneas trazadas por el organismo central, cada sector tendr que
elaborar su propio programa interno con sus responsables y sus directrices
especficas. Los responsables sectoriales ejercern un mandato de concepcin y
de elaboracin de directrices internas y al mismo tiempo tendrn que llevar a
cabo el programa gubernamental dentro de su entidad administrativa.
***
La clave del xito depende, en cuanto a las estructuras, los recursos y

los participantes, de un alto grado de colaboracin y de intercambios que
permitan el mejor funcionamiento y la mayor coherencia que pueda pretender el
Estado en su totalidad.
PGI-91/WS/18 - pg. 9
SECCIN 3.
TEXTOS OFICIALES PREVIOS A LA ELABORACIN DE DIRECTRICES:

POLTICAS ADMINISTRATIVAS
La legislacin que rige la gestin de documentos administrativos y de

archivos se presenta en muchos pases como una serie de leyes marco cuyo
alcance debe ser especificado con textos ms explcitos, a saber, los de las
polticas administrativas, las cuales tienen la ventaja de definir ms claramente las obligaciones que emanan de la ley y de establecer la distribucin de
responsabilidades entre los diferentes participantes.
Gracias a estas polticas de gestin de documentos, el organismo central
responsable de la aplicacin de la ley puede definir su funcin, establecer
los lmites de su accin directa y determinar los deberes y las obligaciones
que recaen sobre cada uno de sus asociados pblicos, as como los que le
incumben directamente.
El nmero de polticas administrativas puede variar segn la amplitud y
el alcance de la ley. En muchos casos, las polticas abarcan los principales
elementos de un programa de gestin de documentos administrativos, tales como
el establecimiento de un calendario de conservacin y de un plan de clasificacin, la micrografa, la proteccin de documentos esenciales, el depsito de
documentos semiactivos, y la conservacin de documentos de archivos. Otro modo
de proceder consiste en establecer polticas segn la divisin de la masa
documental conforme a la teora de las tres edades. Es as como en Quebec los
ministerios y los organismos gubernamentales disponen de una "poltica de
gestin de documentos activos", de una "poltica de gestin de documentos
semiactivos" y de una "poltica de gestin de documentos inactivos". En tal
caso, los elementos de un programa de gestin son tratados dentro del marco de
tres polticas administrativas y cada una puede definirse con ms exactitud en
las directrices que integran el manual de gestin de documentos.
3.1
Poltica de gestin de documentos activos
Objetivo
El fin que se persigue con una poltica administrativa de esta naturaleza
es administrar eficazmente los documentos producidos y adquiridos por las
entidades gubernamentales!), asegurar una proteccin adecuada para estos
documentos durante su vida activa, facilitar el acceso rpido y eficaz a la
informacin que contienen y reducir la masa documental de manera continua y
controlada.
Definiciones
Las definiciones adoptadas para asegurar una mejor comprensin de la
poltica deben estar en conformidad con el espritu de la legislacin existente en materia de gestin de documentos administrativos y de archivos. En
ningn caso pueden estas definiciones oponerse a las leyes vigentes.
1)
La expresin "entidades gubernamentales" designa, segn los pases, a los

ministerios y rganos oficiales o a los organismos gubernamentales.
PGI-91/WS/18 - pg. 10
"Documento": cualquier soporte de informacin, con inclusin de los datos
que contiene, legibles por el hombre o por una mquina, con la excepcin de
los documentos descritos en la Ley sobre la Biblioteca Nacional de Quebec
(L.R.Q., Captulo B-2).*
Conjunto constituido por un soporte y por la informacin que encierra, disponible para ser consultado o utilizado como prueba.**
"Documento activo": documento
tivos o legales.*
Ver "Archivos corrientes".**
empleado habitualmente con fines administra-
"Documento semiactivo": documento empleado ocasionalmente con fines administrativos o legales.*

Ver "Archivos intermediarios".**
"Documento inactivo": documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos o legales.*
Ver "non-current records": [
] : ... archivos que han perdido su utilidad
administrativa corriente.**
"Documento esencial": documento
organismo, capaz de garantizar
tre.***
Ver "Vital records ...": [
]:
del trabajo, en caso eventual de
indispensable para el funcionamiento de un

la continuidad de ste despus de un desas... documentos esenciales para la continuidad
una catstrofe.**
"Gestin de documentos": conjunto de operaciones y de tcnicas relativas a la

concepcin, al desarrollo, a la implantacin y a la evaluacin de los sistemas
administrativos que se requieran desde la creacin de un documento hasta su
destruccin o su transferencia a los archivos.***
Ver "records management".**
"Calendario de conservacin": [instrumento de gestin] que determina los
periodos de utilizacin y los soportes de conservacin [...] [de los] documentos activos y semiactivos [de un organismo] [...] e indica qu documentos
inactivos deben conservarse de manera permanente y cules deben suprimirse.*
Ver "records schedule".**
*
**
***
Ley sobre archivos (Leyes reformadas de Quebec, Cap. A-21.1).

Diccionario de terminologa archivstica. Con equivalentes en holands,
alemn, italiano, ruso y espaol. Nueva York: K.G. Saur, 1984. 190 pgs.
(Consejo Internacional de Archivos, Manual N 3).
DELAGE-HARVEY, Gisle. Vocabulario de
la gestin
de
documentos
administrativos. Edicin provisional. Montreal, Office de la langue
franaise, 1983, 91 pgs.
PGI-91/WS/18 - pg. 11
PRINCIPIOS RECTORES
. La gestin de documentos activos, como parte fundamental del recurso informacional, debe ocupar en el seno de las entidades gubernamentales un lugar
tan preponderante como el de la gestin de recursos humanos, financieros y
materiales.
. La presencia del organismo central encargado de establecer las normas y
directrices y de supervisar su aplicacin garantiza la uniformidad de la
poltica gubernamental en materia de gestin de documentos activos.
. La gestin de documentos activos de las entidades gubernamentales debe
apoyarse en sistemas normalizados de clasificacin y de localizacin de la
informacin.
. Los periodos de conservacin y los modos de supresin de los documentos
activos de las entidades gubernamentales se establecen en un calendario de
conservacin que debe ser aprobado oficialmente. La aplicacin y el cumplimiento de dicho calendario son rigurosamente controlados.
. Los documentos esenciales de las entidades gubernamentales deben ser identificados y sometidos a medidas especiales de proteccin.
. En cada entidad gubernamental, la gestin de documentos activos depende de
un equipo central responsable de supervisar el funcionamiento de sistemas,
tecnologas y mtodos informticos uniformes, que han de regir la creacin,
el tratamiento, la localizacin, la explotacin, la proteccin y la supresin de documentos.
DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES
La importancia del papel y de las responsabilidades que recaen sobre el
organismo central vara segn el grado de autonoma de las entidades gubernamentales y el mayor o menor valor que se adjudique a la imputabilidad de los
gestores. Para resultar eficaz, la poltica administrativa debe conferir al
menos un poder de control y de supervisin al organismo que acta en calidad
de dirigente gubernamental en materia de gestin de documentos activos.
. El organismo central
- elabora las normas, las directrices y los procedimientos relativos a la
gestin de documentos activos y supervisa su aplicacin;
- se encarga de la formacin de especialistas responsables de la aplicacin de
dichas normas, directrices y procedimientos en las entidades gubernamentales;
- aconseja y brinda asesoramiento tcnico a las entidades gubernamentales en
la concepcin y el funcionamiento de sistemas y mtodos de gestin eficaz y
rentable de documentos activos;
- prepara para las entidades gubernamentales instrumentos de trabajo y guas
que puedan facilitarles el funcionamiento de un programa de gestin de
documentos activos: un calendario de gestin de documentos comunes (General
Records Schedule), un plan de clasificacin de documentos de gestin (Administrative Records Classification Plan) y un modelo de lista de documentos
esenciales;
PGI-91/WS/18 - pg. 12
- asume el control y la evaluacin de los programas de gestin de los documentos propios de cada entidad gubernamental y aprueba el calendario de conservacin de cada una;
- promueve la gestin de documentos activos ante las personas responsables en
las entidades gubernamentales, con el objeto de sensibilizarlas respecto de
la importancia de una gestin eficaz y rentable de los documentos.
. Las entidades gubernamentales
- disponen de un equipo central con personal especializado, cuya funcin
principal consiste en elaborar y aplicar un programa de gestin de documentos activos correspondiente a su sector;
- se encargan del cumplimiento y la adaptacin, si es necesario, de las
normas, directrices y procedimientos elaborados por el organismo central en
materia de gestin de documentos activos;
- elaboran con el apoyo del organismo central un calendario de conservacin de
sus documentos, lo someten para su aprobacin y se encargan a continuacin
de su aplicacin y su actualizacin;
- elaboran con el respaldo del organismo central un plan de clasificacin de
los documentos, y supervisan su aplicacin de manera uniforme en todas las
unidades, con el propsito de garantizar una localizacin adecuada de la
informacin;
- elaboran y aplican un sistema destinado a controlar la consulta de documentos, a fin de respetar el carcter confidencial de algunos de ellos y de
proteger informacin personal;
- identifican los documentos esenciales y establecen las medidas idneas de
proteccin en caso de desastre;
- se encargan de que los miembros del personal responsables de la aplicacin
del programa de gestin de documentos activos reciban la formacin continua
impartida por el organismo central;
- promueven la gestin de documentos activos ante el personal de las unidades
administrativas, a fin de poner de relieve la importancia de una gestin
eficaz y rentable de sus documentos.
3.2
Poltica de gestin de documentos semiactivos
Objetivo
Esta poltica administrativa trata de racionalizar los costos de explotacin
de los documentos semiactivos recurriendo a servicios centralizados de conservacin y de comunicacin de dichos documentos. Este tipo de medida facilita al
mismo tiempo la supervisin de la aplicacin de los calendarios de conservacin aprobados. Garantiza tanto la transferencia de los documentos, una vez
concluida su fase activa, como la entrega o supresin de los que hayan entrado
en la fase inactiva.
PGI-91/WS/18 - pg. 13
Definiciones
Las definiciones adoptadas para asegurar una mejor comprensin de la
poltica deben estar en conformidad con el espritu de la legislacin vigente,
y no pueden en ningn caso oponerse a estas leyese).
"Documento": cualquier soporte de informacin, incluyendo los datos que
contiene, legibles por el hombre o por una mquina, con la excepcin de los
documentos descritos en la Ley sobre la Biblioteca Nacional de Quebec (L.R.Q.,
Captulo B-2).*
"Documento activo": documento
tivos o legales.*
Ver "Archivos corrientes".**
empleado habitualmente con fines administra-
"Documento semiactivo": documento empleado ocasionalmente con fines administrativos o legales.*

Ver "Archivos intermediarios".**
]: ... archivos que han perdido su utilidad
periodos de utilizacin y los soportes de conservacin [...] [de los] documentos activos y semiactivos [de un organismo] [...] e indica cules de los
documentos inactivos deben conservarse de manera permanente y cules deben
suprimirse.*
"Depsito [Centro] de documentos semiactivos": lugar donde se conservan a
bajo costo y segn los mtodos apropiados los documentos semiactivos de una
administracin.***
Ver "Record Center" y "depsito de prearchivo".**
"Gestin de documentos semiactivos": conjunto de operaciones relativas a la
identificacin o a la desclasificacin [transferencia] de documentos cuya fase
de vida activa haya terminado, as como de las relativas a la conservacin y a
la comunicacin de dichos documentos durante su periodo de vida semiactiva.****
1)
Muchos de los trminos ya definidos en la poltica precedente figuran de

nuevo, con el fin de dar a cada texto la autonoma necesaria para su
utilizacin independiente.
*
**
(Consejo Internacional de Archivos, Manual N 3.
***
DELAGE-HARVEY, Gisle. Vocabulario de la gestin de documentos administrativos. Edicin provisional. Montreal, Office de la langue franaise,
1983, 91 pgs.
**** Poltica de gestin de documentos semiactivos, C.T. 167568 y Decreto del
Ministro de Asuntos Culturales de Quebec, del 15 de julio de 1988.
PGI-91/WS/18 - pg. 14
PRINCIPIOS DIRECTIVOS
. Los documentos estatales semiactivos deben conservarse en depsitos especiales cuyo costo de mantenimiento es muy inferior al que genera su conservacin en archivadores que ocupan espacio en las oficinas.
. La centralizacin de los servicios de conservacin constituye la estrategia
ms rentable, dado que permite ahorros considerables en cuanto a infraestructuras y personal. Conviene por lo tanto intentar concentrar al mximo el
volumen de documentos que deben depositarse.
. En el depsito centralizado de documentos estatales semiactivos se debe
poder garantizar el cumplimiento del calendario de conservacin y la salvaguardia de documentos con valor histrico o de investigacin, haciendo
entrega de ellos a los centros de archivo.
DISTRIBUCIN DE LAS RESPONSABILIDADES
La distribucin de las responsabilidades en la gestin de documentos
semiactivos vara segn el grado de centralizacin de los servicios de conservacin. En ciertos pases, las entidades gubernamentales son clientes permanentes de los servicios administrados por el organismo central responsable de
la gestin de documentos y archivos. En otros casos, los organismos pblicos
pueden recurrir a servicios privados o dirigir su propio centro de documentos
semiactivos. Es necesario que el organismo central posea por lo menos un poder
de coordinacin de los servicios de conservacin, cuando no la administracin
de un servicio nico.
. El organismo central
- elabora las normas, directrices y procedimientos relativos a la gestin de
documentos semiactivos y supervisa su aplicacin;
- promueve la agrupacin de los servicios de conservacin de documentos semiactivos ante las entidades gubernamentales, haciendo ver las ventajas econmicas que comporta esta frmula;
- coordina los servicios de conservacin y comunicacin de documentos semiactivos, sea administrando directamente el servicio o supervisando los otros
servicios de conservacin agrupados;
- se encarga, por conducto del conjunto de los servicios de conservacin, de
que las entidades cumplan los calendarios de conservacin aprobados, transfiriendo los documentos semiactivos a los espacios de depsito y suprimindolos (destruccin o archivo) una vez concluida la fase de vida semiactiva.
- supervisan el cumplimiento de las normas, directrices y procedimientos
elaborados por el organismo central en materia de gestin de documentos
semiactivos;
- recurren a los servicios de conservacin de documentos semiactivos administrados o supervisados por el organismo central;
- se encargan de transferir los documentos a los espacios de depsito en
cuanto concluye la fase de vida activa;
PGI-91/WS/18 - pg. 15
- deben respetar el periodo de depsito previsto en el calendario de conservacin, y encargarse de la transferencia anual de los documentos caducos.
3.3
Poltica de gestin de documentos inactivos
Objetivo
La poltica de gestin de documentos inactivos tiene por objeto conservar
y tratar adecuadamente los documentos que hayan sido entregados para su
archivo despus de la seleccin efectuada con arreglo al calendario de conservacin. El fin ltimo que se persigue es el de facilitar al mximo el acceso
de los ciudadanos a los documentos conservados por su valor histrico o de
investigacin.
Definiciones
Las definiciones adoptadas deben estar en conformidad con el espritu de
la legislacin vigente, y no pueden en ningn caso oponerse a estas leyese.
"Archivos": conjunto de documentos, sean cuales fueren la edad, la forma y
el soporte material, producidos o adquiridos por cualquier persona fsica o
moral, o por cualquier servicio u organismo pblico o privado, en el ejercicio
de su actividad, ya sea conservados por su creador o por sus sucesores para su
usufructo personal o entregados a la institucin archivstica competente a
causa de su valor archivstico.**
periodos de utilizacin y los soportes de conservacin [...] [de los] documentos activos y semiactivos [de un organismo] [...] e indica qu documentos
inactivos deben conservarse de manera permanente y cules deben suprimirse.*
"Documento": cualquier soporte de informacin con inclusin de los datos que
contiene, legibles por el hombre o por una mquina, con la excepcin de los
documentos descritos en la Ley sobre la Biblioteca Nacional de Quebec (L.R.Q.,
Captulo B-2).*
]: ... archivos que han perdido su utilidad
"Entrega": operacin consistente en transferir la conservacin de documentos
inactivos de un organismo pblico a un servicio de archivos pblico, con
traspaso de propiedad.* y **
(Esta operacin puede resultar de una seleccin o de un muestreo de los
documentos inactivos de que se trate).
1)
*
**
Muchos de los trminos ya definidos en las polticas precedentes figuran

de nuevo con el fin de dar a cada texto la autonoma necesaria para su
utilizacin.
(Consejo Internacional de Archivos, Manual N 3 ) .
PGI-91/WS/18 - pg. 16
PRINCIPIOS DIRECTIVOS
. Los documentos inactivos que ya no revistan valor administrativo, legal o
fiscal deben ser suprimidos conforme a los plazos previstos en el calendario
de conservacin, respetando las reglas y directrices que garantizan su
tratamiento confidencial, si corresponde.
. Los documentos inactivos destinados a conservarse de manera permanente en
virtud del calendario de conservacin, se entregarn al centro de archivos
del Estado despus de la seleccin o muestreo previstos en las reglas de
conservacin.
. La entrega al centro de archivos de documentos con valor histrico o de
investigacin debe efectuarse regularmente y en conformidad con las reglas y
directrices establecidas por el organismo central responsable de la conservacin de los archivos.
. Los documentos inactivos entregados al centro de archivos del Estado sern
tratados de manera tal que se facilite su acceso y se ponga de relieve su
valor. Se archivarn en condiciones satisfactorias y seguras que garanticen
su conservacin permanente.
DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES
La gestin de documentos inactivos comporta dos aspectos diferentes. Por
un lado, la eliminacin de documentos que carecen de utilidad para el Estado y
la entrega al centro de archivos de los que deban conservarse permanentemente;
por otro, la conservacin, el tratamiento y la difusin de los documentos
entregados. En general, la responsabilidad del primer aspecto recae sobre las
entidades gubernamentales poseedoras de los documentos que han entrado en fase
inactiva, mientras que corresponde a los centros de archivos estatales recibir
y poner de relieve los documentos histricos. No obstante, es aconsejable que
los procesos de eliminacin y de entrega se efecten segn las normas y
directivas dictadas por el organismo central responsable de la conservacin de
archivos.
. El centro de archivos del Estado
- elabora las normas, directrices y procedimientos relativos a la eliminacin
y a la entrega de documentos que han entrado en fase inactiva y supervisa su
aplicacin;
- se encarga de que las entidades gubernamentales cumplan con los calendarios
de conservacin aprobados respecto de la eliminacin de documentos inactivos
o a su entrega despus de una seleccin o muestreo previos;
- supervisa el tratamiento adecuado de los documentos inactivos entregados o
previamente adquiridos, realizando una seleccin, clasificacin, descripcin
e indexacin de los archivos, y elabora instrumentos de investigacin que
faciliten su explotacin;
- garantiza una conservacin racional y segura de los documentos archivados,
restaurndolos si procede;
- activa los esfuerzos y los recursos requeridos para la difusin de archivos
mediante programas de promocin y de participacin y tomando las medidas
necesarias para facilitar a una clientela lo ms amplia posible el acceso a
dichos archivos.
PGI-91/WS/18 - pg. 17
- se encargan de hacer respetar las normas, directrices y procedimientos
elaborados por el organismo central en materia de eliminacin y entrega de
documentos inactivos;
- deben cumplir con los calendarios de conservacin aprobados en cuanto a la
eliminacin, seleccin o muestreo de documentos inactivos;
- entregan regularmente los documentos inactivos destinados a una conservacin
permanente.
***
Una vez que el campo de aplicacin de la gestin de documentos administrativos haya sido definido por medio de polticas y stas hayan sido adoptadas, se puede emprender la elaboracin de la parte esencial del manual, a
saber, las directrices correspondientes a los diversos elementos del programa.
PGI-91/WS/18 - pg. 18
SECCIN 4.
DIRECTRICES
En la esfera de la gestin de documentos administrativos, se entiende por

directrices aquellos documentos reglamentarios que enuncian los principios
especficos de cada uno de los elementos del programa que emanan de las
polticas ya formuladas. Cualquiera que sea la poltica o el elemento del
programa a las cuales se refieran, las directrices deben tener una forma o una
estructura normalizadas.
El utilizador se encontrar en primer trmino con las rbricas anlogas:
el tema y el objetivo de la directriz, el marco legislativo, el campo de
accin, la fecha de entrada en vigor, las definiciones relativas al tema
abordado, y la distribucin de las funciones y de las responsabilidades entre
los distintos participantes.
Acto seguido, se formular para cada directriz la parte esencial de los
textos, constituida por los principios directivos que enuncian las orientaciones escogidas y la manera de aplicarlas en la organizacin.
4.1
Rbricas anlogas de las directrices
En la rbrica "tema" y "objetivo" se procura delimitar de manera sucinta

la naturaleza y el contenido del elemento del programa del que trata la
directriz y de presentar los fines perseguidos.
Por lo que se refiere al segundo elemento, el "marco legislativo",
constituye el fundamento del texto reglamentario. Esta seccin debe evocar las
leyes, polticas o reglamentos en que se apoyan los principios y las normas
previstos en el contexto de la directriz. La claridad y la precisin de tales
indicaciones constituirn una referencia inmediata para que el lector interesado pueda localizar el documento que sirvi de base a una determinada orientacin administrativa.
En el "campo de accin", el autor de la directriz determina el alcance de
la medida. De manera general, las directrices se aplican a todos los sectores
o unidades administrativas de la organizacin. Una formulacin clara de este
principio reviste gran importancia para los responsables del programa. Puede
ocurrir, sin embargo, que un sector no se encuentre sujeto a alguno de estos
elementos, en cuyo caso una mencin restrictiva claramente formulada puede
resultar fundamental.
La inscripcin de la fecha de entrada en vigor de la directriz tambin
debe ser tenida en cuenta por los redactores, dado que constituye un comprobante del momento preciso a partir del cual los derechos y deberes de cada una
de las partes adquieren vigencia. Esta medida suprime la posibilidad por parte
de algn sector recalcitrante de alegar desconocimiento, ya que nadie puede
ignorar la reglamentacin.
Es importante tambin que cada directriz contenga una serie de definiciones en las que se describan de manera precisa los trminos empleados en
cada tema especfico, y se evoquen las definiciones ms importantes del
programa de gestin de documentos administrativos.
Por ltimo, las directrices deben precisar la distribucin de funciones y
responsabilidades entre los diferentes interesados. Una gestin sana invita,
en efecto, a delimitar claramente las responsabilidades exclusivas de cada uno
de los participantes en la aplicacin sectorial de un programa, ya sea en
cuanto a su desarrollo o a su aplicacin. La falta de tales delimitaciones
acarrea sistemticamente confusiones e interferencias en las acciones de los
diversos participantes.
PGI-91/WS/18 - pg. 19
Todos los elementos persiguen un mismo fin: proporcionar parmetros
explcitos para la comprensin y la aplicacin de los principios especficos
de cada una de las directrices.
4.2

a los elementos esenciales de un programa de gestin
de documentos administrativos1)
4.2.1
Plan de clasificacin
La razn de existir de un plan de clasificacin estriba en la necesidad

de una sealizacin y explotacin eficaces de los documentos; dicho plan
permite a la vez una estructuracin lgica y jerrquica del conjunto de
documentos de un organismo.
Principios rectores
. La clasificacin de los documentos estatales se lleva a cabo de manera
uniforme en el seno de cada entidad gubernamental, a partir de un plan de
clasificacin de documentos de gestin comunes a todas las entidades gubernamentales y de un plan de clasificacin especfico a cada una de ellas
establecido en funcin de las actividades que las caracterizan.
. El plan de clasificacin uniforme debe tener suficiente flexibilidad para
poder ser actualizado peridicamente. Se elabora por lo general teniendo en
cuenta las funciones y actividades de los organismos estatales; los documentos se registran por tema y segn una jerarqua lgica. Una estructura de
esta ndole, que va de lo general a lo particular, ofrece la ventaja de
poder aadir cdigos de clasificacin complementarios segn vayan desarrollndose nuevas actividades.
. El fundamento de la estructura de clasificacin es un inventario de todos
los documentos producidos y adquiridos por un organismo estatal. Slo si se
cumple esta condicin podr el plan de clasificacin satisfacer debidamente
las necesidades de los usuarios.
. El plan de clasificacin va indefectiblemente acompaado de un repertorio
alfabtico de los temas oficiales abordados en la estructura de clasificacin, para los cuales es preciso conocer el cdigo de clasificacin previsto
en el plan uniforme. El plan comprende tambin las descripciones y definiciones correspondientes a cada categora y subcategora de los temas enumerados. Su ausencia dar lugar a la libre interpretacin, lo cual perturbar
la uniformidad de aplicacin de este instrumento de gestin.
. La utilizacin de un plan de clasificacin en el seno de una entidad gubernamental no puede preverse sin que el organismo central haya dispensado
cursos destinados a capacitar al personal encargado de implantar dicho plan
en la entidad. Incumbe tambin al organismo central la elaboracin de una
gua de implantacin y de control del sistema.
1)
El lector slo encontrar aqu la parte especfica de cada directriz,

puesto que dado su carcter repetitivo, las rbricas anlogas se han
agrupado en el punto 4.1.
PGI-91/WS/18 - pg. 20
. El plan de clasificacin uniforme puede aplicarse de manera centralizada en
los grandes centros de clasificacin que operan con varias unidades administrativas, o de manera descentralizada, con la creacin de un centro de
clasificacin para cada unidad administrativa en las entidades gubernamentales. En cualquiera de los dos casos, el control de la evolucin y del
desarrollo del plan de clasificacin es un elemento capital. Dicho control
est a cargo del organismo central en lo que respecta al plan de clasificacin de los documentos comunes a todo el aparato gubernamental. El plan de
clasificacin de documentos especficos a una entidad gubernamental, en
cambio, es controlado por la entidad correspondiente, por intermedio de su
propio equipo de gestin de documentos.
Enunciado de los procedimientos
Ciertas reglas y procedimientos deben aadirse a la directriz que trata
de la clasificacin uniforme. Se trata de procedimientos relativos a:
- el inventario de los documentos que constituye la etapa precedente a
la elaboracin de un plan de clasificacin;
- la elaboracin de la estructura de clasificacin;
- la preparacin de un repertorio de temas con remisiones internas y
palabras clave, y la [redaccin de las descripciones] de cada categora y subcategora, a fin de permitir la utilizacin uniforme del
plan.
En una gua de implantacin del sistema de clasificacin se detallarn
otros procedimientos, a saber:
- el procedimiento de clasificacin, que va desde la identificacin del
tema hasta la creacin del expediente, pasando por la seleccin del
cdigo de clasificacin, del ttulo del expediente y de los criterios
de descripcin;
- el procedimiento de sealizacin que supone la elaboracin previa de
un ndice de sealizacin de los expedientes;
- las reglas de clasificacin alfabtica adoptadas oficialmente para la
aplicacin del plan de clasificacin;
- el procedimiento de circulacin de los expedientes.
Todos estos procedimientos deben normalmente ser establecidos por el
organismo central y sometidos a las entidades gubernamentales para su adaptacin a las necesidades particulares de cada una.
4.2.2
El calendario de conservacin
Es indispensable preparar y aplicar un calendario de conservacin de

documentos para administrar eficaz y econmicamente el volumen documental de
un organismo. Tambin se garantiza as la seleccin y la proteccin de documentos con valor histrico o de investigacin. El calendario estipula el
tiempo de conservacin oficial de documentos en etapa de vida activa y semiactiva, y determina los que luego sern permanentemente conservados o destruidos.
PGI-91/WS/18 - pg. 21
Principios rectores
. La elaboracin del calendario de conservacin puede ser previa a la del plan
de clasificacin que se aplicar. No obstante, debe basarse en el mismo
inventario general de todos los documentos del organismo, con el fin de
identificar las series de documentos, incluyendo los documentos informticos, para las cuales se determinan los periodos de conservacin y las
modalidades de supresin.
. El establecimiento de los plazos de conservacin requiere la estrecha
colaboracin de los gestores. Ha de comprobarse en cada caso que el tiempo
de conservacin previsto para documentos activos y semiactivos responde a
las necesidades administrativas y legales de las unidades principalmente
responsables de la creacin y de la utilizacin primaria de dichos documentos. Son estas unidades las que estn en posesin del expediente principal
para el cual han de establecerse los plazos globales, por contraposicin a
los expedientes secundarios para los que no se especifica ningn periodo de
conservacin en la etapa semiactiva y que difcilmente sern conservados de
manera permanente^-).
. La decisin sobre la modalidad de supresin de un documento recae sobre los
archiveros, dado que ellos solos pueden determinar los criterios de seleccin relativos a los documentos destinados a ser permanentemente conservados.
. Una vez aprobado por el organismo responsable de la gestin de documentos y
de archivos, el calendario de conservacin debe difundirse ampliamente
dentro de la entidad gubernamental, junto con una gua explicativa destinada
a facilitar su interpretacin, aplicacin y actualizacin.
Ningn documento estatal puede ser eliminado antes de haber sido registrado en el calendario de conservacin aprobado. Los documentos que hayan
pasado a ser semiactivos en virtud de los periodos estipulados en el calendario sern transferidos a los centros especializados. Por otra parte, los
documentos inactivos que han de conservarse de manera permanente deben ser
entregados a los centros de archivos en conformidad con las reglas de conservacin aprobadas.
Los procedimientos siguientes vienen a completar la directriz sobre el
calendario de conservacin, y sirven para facilitar su elaboracin y aplicacin. Dichos procedimientos versan sobre:
- el inventario de los documentos, que constituye la etapa previa a la
elaboracin de un calendario de conservacin;
1)
Segn el Reglamento sobre el calendario de conservacin... (decreto

1894-85, 18 de septiembre de 1985), que emana de la Ley sobre archivos de
Quebec, el "expediente principal" contiene la informacin ms completa
sobre el tema, mientras que el "expediente secundario" slo abarca una
parte de la informacin contenida en el expediente principal, o se trata
de una copia de la informacin ntegra contenida en dicho expediente.
PGI-91/WS/18 - pg. 22
- la preparacin del calendario de conservacin, en la que se presentan
las distintas etapas del proceso, desde la identificacin de las
necesidades de los usuarios en cuanto al periodo de conservacin,
pasando por la verificacin jurdica y financiera, hasta la aprobacin
oficial. Se explica aqu la obligacin de describir cada una de las
series de documentos y de mencionar el uso que de ellos se hace en las
etapas de vida activa y semiactiva. Gracias a este procedimiento, se
har tambin la distincin entre el expediente principal y los secundarios, y se podr identificar de manera precisa la unidad administrativa en cuya posesin se halla el expediente principal;
- la desclasificacin de documentos en etapa semiactiva, en la que se
indica cmo transferir al centro de documentos semiactivos los expedientes principales, despus de haber establecido la fecha de vencimiento del expediente y efectuado el clculo del tiempo de conservacin
previsto en la etapa activa. Los expedientes secundarios se eliminan
generalmente al cabo de la etapa de vida activa;
- la desclasificacin de documentos en etapa inactiva, en la que se
detallan las modalidades de entrega al centro de archivos o de eliminacin de los expedientes principales al cabo de la etapa de vida
semiactiva. Antes de proceder a la eliminacin definitiva, debe
consultarse con la unidad en cuya posesin estn los documentos y se
respetarn las normas vigentes.
Sera conveniente incorporar en la misma gua de aplicacin del calendario de conservacin los dos procedimientos de desclasificacin de documentos
y las normas propuestas a continuacin relacionadas con la entrega y la
eliminacin de documentos inactivos. Dicha gua puede ser elaborada por el
organismo central y presentada a las entidades gubernamentales.
4.2.3
La gestin de los depsitos centralizados

de documentos semiactivos
La instalacin de centros especializados de depsito de documentos

semiactivos es insuficiente; hace falta tambin una gestin eficaz y rentable,
lo que presupone el establecimiento de reglas mnimas y su acatamiento por los
usuarios de los servicios. Las condiciones de conservacin y de depsito
varan segn el tipo de soporte de informacin. No obstante, el servicio que
se brinda es siempre el mismo, ya se trate de documentos en papel, en microformas o en soportes magnticos. En cualquiera de los casos, el servicio
comprende la conservacin, comunicacin y supresin de los documentos
confiados al depsito centralizado.
Principios rectores
. La clientela de un centro de documentos semiactivos debe estar claramente
definida, y ms an si se trata de un servicio gubernamental brindado
gratuitamente a los organismos estatales. Segn la estructura legislativa y
administrativa existente, los usuarios del depsito centralizado pueden ser
clientes obligados a utilizar el servicio o bien clientes que hayan optado
por l voluntariamente.
. La clientela designada puede hacer uso de los servicios del depsito,
siempre que su calendario de conservacin haya sido aprobado. Todos los
expedientes principales que hayan alcanzado, segn el calendario de
conservacin, su fase de vida semiactiva debern ser depositados all.
PGI-91/WS/18 - pg. 23
. La transferencia de documentos semiactivos al centro especializado debe
efectuarse con arreglo a las normas y procedimientos relativos a la identificacin de los documentos, a su colocacin en los contenedores prescritos,
y a la descripcin de su contenido. En cada contenedor depositado se debe
indicar la fecha prevista para la supresin final de conformidad con el
calendario de conservacin.
. Un depsito centralizado de documentos semiactivos no solamente es garanta
de una conservacin segura y confidencial de los documentos, sino que
constituye tambin un servicio de comunicacin de dichos documentos a las
unidades propietarias interesadas en consultarlos. Este servicio de referencia se controla por informtica, con un sistema de advertencia con respecto
a los documentos no devueltos, e incluye tambin su rpida entrega y recuperacin.
. La gestin racional de un depsito centralizado de documentos semiactivos se
logra controlando el cumplimiento de los plazos de conservacin previstos en
el calendario. El proceso de supresin final se lleva a cabo en el depsito
centralizado, el cual debe contar con la autorizacin del cliente para
destruir los documentos que hayan entrado en fase inactiva o entregarlos al
centro de archivos, segn lo dispuesto en el calendario aprobado. El centro
de documentos inactivos ofrece normalmente un servicio de reciclaje de
documentos o de traslado al centro de archivos.
. El responsable de un depsito centralizado debe encargarse de la compilacin
mensual y cumulativa de estadsticas relativas al volumen de documentos
depositados, eliminados o entregados, as como al nmero de consultas. Estos
datos estadsticos se comunican a cada uno de los clientes como mnimo una
vez al ao, y constituyen datos que para ambas partes pueden resultar sumamente tiles en la gestin.
A fin de garantizar una utilizacin juiciosa del depsito centralizado de
documentos semiactivos, es importante establecer un cierto nmero de
procedimientos y de instrucciones destinados a los usuarios, que generalmente
se hallan reunidos en una "gua del cliente", y que giran en torno a:
- la transferencia y el depsito de documentos en donde se indica a los
usuarios el material normalizado que debe emplearse y cmo se procede
para transferir los documentos semiactivos, con todas las precisiones
relativas a cada soporte de informacin (papel, microformas, soportes
magnticos);
- la identificacin de la procedencia del contenido mediante una
etiqueta fijada sobre el contenedor y un formulario adjunto, en el cual
deben constar el contenido y las referencias del periodo de conservacin calculado en funcin del plazo oficial aprobado;
- la consulta de documentos depositados, recalcando la obligacin del
cliente de designar a las personas autorizadas a consultarlos, con una
explicacin sobre el procedimiento para solicitar los documentos y
devolverlos despus de su consulta;
- la advertencia con respecto a documentos no devueltos, y la manera de
subsanar el problema eficazmente;
PGI-91/WS/18 - pg. 24
- la desclasificacin de documentos que han entrado en fase inactiva, lo
cual presupone que el cliente debe validar una lista en la que se
identifiquen los grupos de documentos previstos para ser destruidos o
entregados. Se establece de este modo la distribucin de las responsabilidades entre el propietario de los documentos y el depsito centralizado en materia de eliminacin o seleccin y entrega de los documentos al centro de archivos;
- los servicios complementarios brindados por el depsito centralizado y
cmo beneficiar de ellos. Estos servicios comprenden la consulta de
documentos in situ y la intercalacin de documentos adicionales en los
expedientes ya depositados.
4.2.4
Seleccin y entrega de documentos inactivos

destinados a conservarse
Esta etapa reviste una gran importancia en el proceso de gestin de

documentos y exige una estrecha colaboracin entre el gestor de los documentos
administrativos y el archivista. El valor de los archivos conservados por el
Estado depender de la calidad de esta labor en comn.
Principios rectores
. Los documentos inactivos destinados a formar parte de los archivos deben
escogerse segn los criterios de muestreo o seleccin prescritos en el
calendario de conservacin por los archivistas, quienes realizarn directamente la seleccin, o delegarn esta tarea en el responsable de gestin de
documentos de cada entidad gubernamental. En este ltimo caso, se da por
sentado que los archivistas habrn dado previamente cursos de formacin a
las personas encargadas de efectuar la operacin de seleccin y que la
supervisarn cuidadosamente.
. Cada contenedor dirigido al centro de archivos estatal debe llevar obligatoriamente un nmero y la identificacin de su procedencia, y estar acompaado
de uno o varios formularios en los que se describa el contenido. Si el
archivista no hubiera participado en la seleccin y preparacin de la
entrega de los documentos, los formularios deben serle enviados antes de
efectuar la transferencia, para su verificacin y correccin eventual.
. Aun cuando la entrega se efecte con traspaso de propiedad de los documentos, es aconsejable confiar una copia de los formularios de entrega a la
entidad gubernamental de donde proceden, para que pueda permitir a sta
identificar el destino de los documentos entregados a los Archivos del
Estado y facilitar su consulta en caso necesario.
. El tratamiento de los documentos entregados constituye una ocasin propicia
para que los archivistas evalen el calendario de conservacin aprobado y
los criterios de seleccin aplicados. Dicho proceso puede dar lugar a
recomendaciones de modificacin de ciertas reglas de conservacin.
. Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel,
deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y videogrficas,
cintas magnticas, y otros ms.
PGI-91/WS/18 - pg. 25
La directriz sobre la seleccin y entrega de documentos debe completarse
con procedimientos que indiquen a las entidades gubernamentales cmo han de
ordenar los documentos cuyo soporte sea el papel cuando se le entreguen y cmo
han de establecer las relaciones requeridas. Han de indicarse adems las
normas de calidad aplicables a documentos cuyo soporte no sea el papel y los
procedimientos de traslado a los Archivos del Estado.
4.2.5
Eliminacin de documentos inactivos
La mayor parte de los documentos producidos y adquiridos por un organismo

en el marco de su actividad sern destruidos al cabo de su vida activa y
semiactiva. No ms del 5 al 10% de la masa documental poseer lo que se considera valor histrico o de investigacin. Dado que se trata de un volumen
considerable, resulta rentable proceder a la eliminacin de documentos inactivos en cuanto venza el plazo de conservacin. Esta medida permite una utilizacin ms racional tanto del espacio como del material de clasificacin reservados para los documentos activos y semiactivos. Por otro lado, la reduccin
anual del volumen documental facilita la localizacin y utilizacin de los
documentos activos con valor administrativo, legal y fiscal.
Principios rectores
. Ningn documento original o expediente principal puede eliminarse si est
inscrito en el calendario de conservacin aprobado y ha sido objeto de una
peticin oficial de destruccin.
. La peticin de destruccin debe obligatoriamente estar autorizada por el
gestor responsable del expediente principal o por el responsable de la
gestin de documentos administrativos en el seno de la entidad gubernamental, segn el grado de centralizacin existente en la aplicacin del calendario de conservacin. El ningn caso debe minimizarse la importancia de
controlar minuciosamente el cumplimiento de las reglas inscritas en el
calendario de conservacin y de llevar a cabo las verificaciones a cargo de
los gestores, antes de dar el visto bueno definitivo a la operacin de
destruccin de un documento principal. El deber de comprobar esta doble
verificacin en cada caso recae sobre el responsable de la gestin de
documentos administrativos.
. Cuando se haya procedido a la eliminacin, una copia de cada peticin de
destruccin debe ser enviada al solicitante con la fecha y la firma del
responsable de la operacin. Deben incluirse asimismo indicaciones precisas
en cuanto al mtodo de destruccin empleado, as como a las medidas tomadas
respecto a documentos de ndole confidencial. Una vez recibida dicha confirmacin de destruccin, el solicitante podr actualizar las listas y copias
de documentos dispersas en las diversas unidades administrativas.
. La eliminacin de documentos y expedientes secundarios no exige un control
tan minucioso. Se trata de una operacin efectuada bajo la responsabilidad
directa de las unidades administrativas encargadas de hacer respetar los
plazos previstos en el calendario de conservacin. En caso de que el expediente secundario revistiera un carcter nominativo o confidencial, la
unidad deber ponerse en contacto con el responsable de la gestin de
documentos administrativos, quien efectuar la destruccin conforme al
procedimiento previsto.
PGI-91/WS/18 - pg. 26
. Antes de proceder a la eliminacin de documentos principales que se hayan
microflimado, el responsable de la gestin de documentos administrativos
debe cerciorarse del valor legal de dicho soporte de informacin y obtener
los certificados exigidos por la ley.
. Los mtodos y procedimientos aplicados para la eliminacin de documentos
dependern del soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del
documento. En lo que respecta al papel, la recuperacin y el reciclaje se
imponen siempre, a menos que se trate de documentos confidenciales. Incluso
en estos casos, el despedazamiento y la incineracin no siempre representan
las nicas soluciones posibles. En cuanto a las cintas magnticas y magnetoscpicas, cabe pensar en reutilizarlas despus de ser borradas electrnicamente. Es claro que se recurrir a mtodos ms drsticos y por consiguiente ms seguros (despedazamiento e incineracin) cuando as lo requiera la
confidencialidad del documento.
Los procedimientos que sirvan de complemento a la directriz sobre la
eliminacin de documentos inactivos indicarn la manera de recuperar y de
reciclar el papel de conformidad con los criterios gubernamentales, as como
los mtodos que deben emplearse para la destruccin de documentos confidenciales, incluida la certificacin de testigos.
4.3
Contenido especfico de las directivas relativas

a la seguridad de la informacin
4.3.1
Proteccin de documentos esenciales
Ms all de las medidas habituales de proteccin de los documentos contra

incendios, robo, inundaciones, actos de vandalismo y sustancias peligrosas,
existe una serie de recursos preventivos para proteger contra catstrofes
naturales, guerras y accidentes nucleares o de otra ndole los documentos que
se consideran esenciales para el mantenimiento o la reanudacin de las actividades de un organismo.
Principios rectores
. La tarea de elaboracin y aplicacin de un programa de proteccin de documentos esenciales recae generalmente, en el seno de una entidad gubernamental, sobre el responsable de la gestin de documentos administrativos. Dicho
programa constituye un complemento del plan de un organismo para situaciones
de urgencia.
. La primera etapa en la implantacin de un programa de este tipo consiste en
identificar y evaluar, con la ayuda de los gestores responsables de las
actividades esenciales del organismo, cules son los documentos esenciales
para el mantenimiento de los servicios suministrados o para la reanudacin
de las actividades en caso de desastre. Estos documentos son los que contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de la organizacin, as como
sus obligaciones legales y financieras, y representan un promedio del 3% del
volumen documental total de la organizacin.
PGI-91/WS/18 - pg. 27
. Acto seguido, se deben prever para todos los documentos considerados "esenciales" medidas de proteccin, empezando por la elaboracin de un ejemplar
de seguridad. Ese ejemplar (en soporte idntico u en otro soporte) ha de
depositarse en un local especialmente habilitado con todas las garantas de
seguridad y condiciones adecuadas de conservacin. Otro modo de proteccin
podra ser el de diseminar en diversos lugares de seguridad los documentos
esenciales. En cualquiera de los casos, es fundamental actualizar peridicamente las informaciones contenidas en los ejemplares de seguridad. En caso
de catstrofe, esos ejemplares deben ser rpidamente accesibles, y se
asegurar la disponibilidad del equipo y el personal necesarios para la
explotacin de dichas informaciones esenciales.
. Un programa de proteccin de documentos esenciales debe comportar una
seccin importante de planificacin de la reanudacin de las actividades en
caso de desastre. Para ello, deben definirse con cada gestor responsable las
actividades consideradas esenciales dentro de la organizacin y el orden de
prioridad de su reanudacin, teniendo muy en cuenta los documentos y los
miembros del personal requeridos para tal operacin.
. Como responsable del programa, el especialista en gestin de documentos se
encargar de efectuar controles espordicos de la eficacia de las medidas de
proteccin instauradas y de actualizar y trasladar con regularidad los
ejemplares de seguridad. En caso necesario, solicitar a los gestores que
rectifiquen cualquier aspecto insatisfactorio.
4.3.2
Proteccin de las informaciones personales

y de los documentos confidenciales
A pesar de que un programa de gestin de documentos administrativos tenga

como objetivo primordial facilitar y agilizar la obtencin de informacin,
existen ciertos casos en los que, por el contrario, hay que restringir y
controlar el acceso a documentos que contengan datos confidenciales o informacin nominativa^-). La utilizacin de este tipo de informacin debe estar
sujeta a reglas y mecanismos de control que garanticen el respeto de la vida
privada y la conformidad con la legislacin vigente.
Principios rectores
. La responsabilidad primera, en materia de proteccin de informacin nominativa y confidencial, incumbe al Estado, que debe legislar al respecto. La
formulacin posterior de las directrices y normas de seguridad requeridas
atae al organismo central encargado de la gestin de documentos administrativos.
. Cada entidad gubernamental debe disponer de un coordinador cuya funcin sea
la de hacer cumplir las reglas de proteccin de las informaciones personales
y de los documentos confidenciales. Dicha persona puede integrar el equipo
de gestin de documentos, que puede apoyarla en su labor de verificacin
peridica y de revisin continua de los mecanismos de proteccin.
1)
Informaciones relativas a una persona fsica que permitan su identificacin especfica.
PGI-91/WS/18 - pg. 28
. La proteccin de la informacin nominativa y confidencial ser tanto ms
eficaz cuanto menos personas intervengan en ella. nicamente las personas
expresamente designadas con este fin en un organismo pueden tratar, modificar, consultar o extraer informacin de esta naturaleza.
. Las series de documentos que contengan informaciones personales o confidenciales debern ser objeto de una clasificacin e identificacin especiales
(introduccin o registro en el sistema informtico). Adems, estos documentos sern conservados en locales cuyo acceso debe ser restringido y
controlado.
. Los principales detentadores de documentos de naturaleza nominativa o
confidencial son los primeros responsables del acceso a ellos, y en consecuencia, deben verificar la identidad del solicitante, vale decir su derecho
de acceso en funcin de la lista previamente establecida de personas autorizadas. Cada consulta y extraccin de informacin debe registrarse por
escrito o por va informtica (cdigo de acceso). De la misma manera, el
nombre de los destinatarios de un documento nominativo o confidencial debe
figurar en un registro.
. Los sistemas informticos que procesan datos nominativos o confidenciales
deben estar sujetos a los mismos mecanismos de control. Se encuentran stos
integrados en el sistema desde su concepcin misma y tienen por objeto
garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.
. Los datos personales slo pueden utilizarse para los fines inicialmente
previstos y deben ser eliminados siguiendo los procedimientos de proteccin
de la confidencialidad decretados en cuanto esos fines primarios desaparezcan. nicamente constituyen excepciones a esta regla los datos nominativos destinados a la investigacin, siempre que el utilizador est sujeto a
las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad.
. Los documentos nominativos y confidenciales deben gozar de proteccin no
slo en el momento de ser procesados y utilizados, sino tambin cuando se
procede a su eliminacin. Por consiguiente, dicho procedimiento debe efectuarse con los mtodos ms seguros: despedazamiento, incineracin o reciclaje bajo control estricto. En todos los casos es indispensable obtener
atestaciones oficiales firmadas por testigos previamente designados.
4.4

a los elementos perifricos del programa
4.4.1
Gestin de formularios
Los formularios administrativos constituyen una parte importante de los

documentos producidos o adquiridos por un organismo. La informacin que
contienen puede resultar vital para el desempeo de actividades especficas de
la organizacin. Es por lo tanto necesario asegurarse de que los formularios
vigentes renan la informacin apropiada y de que sta sea fcilmente explotable. El segundo aspecto de esta actividad consiste en el control de la
proliferacin de los formularios y en su eliminacin si han caducado. De esta
manera, se ahorrar a la vez, tiempo de trabajo de elaboracin de los formularios y gastos de material, almacenamiento y personal habilitado para completarlos.
PGI-91/WS/18 - pg. 29
Principios rectores
. La gestin de formularios administrativos debe ser objeto, en cada entidad
gubernamental, de un programa especfico que est bajo la responsabilidad de
un gestor. En la mayora de los casos, se integrar a un programa de gestin
de documentos administrativos como uno de los elementos vinculados a la
creacin de los documentos.
. Un programa de gestin de formularios comporta dos elementos importantes: el
anlisis y la concepcin normalizada, de un lado, y el control de la produccin, distribucin y conservacin, de otro. Este programa se aplica de igual
modo a los formularios informatizados.
. La creacin y la reimpresin de formularios dan lugar a un anlisis de
necesidades as como a una planificacin con el fin de evitar la duplicacin, la redundancia o el agotamiento de las existencias. La elaboracin se
lleva a cabo en base a normas y reglas previamente dictadas. En esta parte
del programa se necesita invertir recursos humanos especializados a fin de
garantizar la calidad del diseo, la claridad de las instrucciones y la
pertinencia de la informacin solicitada y del nmero de copias exigidas.
Cada formulario vigente lleva un nmero de registro y una fecha de
edicin, as como una identificacin propia. Estos tres elementos constituyen el fundamento de un sistema que permitir clasificar los formularios por orden numrico y por funcin general, y facilitar la consolidacin, la fusin o, simplemente, la eliminacin de algunos de ellos. El
sistema de clasificacin facilita tambin la supervisin y revisin de
cada formulario, y la recopilacin de las especificaciones relativas a la
produccin, reimpresin, distribucin y periodo de conservacin de cada
uno.
. La unidad responsable del programa de gestin de formularios se encarga de
controlar el proceso desde la concepcin hasta el depsito, la distribucin
y la eliminacin. Sin embargo, nunca acta sin tener en cuenta las necesidades y los comentarios formulados por las unidades administrativas.
4.4.2
Gestin de informes
Al igual que los formularios, los informes administrativos representan

una importante fuente de informacin en una organizacin. Contienen datos
sobre la produccin del personal y la marcha de los proyectos, y se analizan
en ellos diversos problemas. La mayor parte de las decisiones se fundan en
estos informes internos, por lo cual resulta imprescindible controlar su
calidad. Se ha reconocido que este tipo de documento administrativo genera un
gran volumen de papel de oficina, particularmente desde el empleo extendido de
la informtica. Incluye informes de actividades, informes de etapa, informes
tcnicos e informticos y actas de reuniones. El control de la cantidad de
informes redactados, de los costos de produccin y de la amplitud de la
distribucin representa, por lo tanto, una fuente de ahorros apreciable para
los organismos estatales.
Principios rectores
. El control de los informes administrativos forma parte del programa de
gestin de documentos de cualquier entidad gubernamental. Aunque debe tener
en cuenta las necesidades de cada unidad administrativa, el gestor responsable de este elemento del programa constituye un eje central de referencia
y garantiza un enfoque racional en materia de creacin, de produccin y de
distribucin de informes.
PGI-91/WS/18 - pg. 30
. Uno de los objetivos principales de la gestin de informes consiste en
garantizar la calidad del contenido y de la presentacin. Slo es preciso
suministrar a los destinatarios la informacin que necesitan y con la
claridad necesaria para facilitar su utilizacin. De ah la importancia del
diseo para poner de relieve la eficacia y el inters del informe. La
formulacin de normas de presentacin destinadas a las unidades administrativas contribuir sin duda a mejorar la calidad y a reducir los gastos de
preparacin de los informes elaborados.
. El responsable del control de informes administrativos debe perseguir un
segundo objetivo: la racionalizacin de la produccin. Ser necesario
realizar un inventario y una evaluacin de todos los informes elaborados
regularmente en la entidad gubernamental, para luego reducir el nmero
eliminando los que resulten superfluos, fusionando los que sean redundantes
y disminuyendo la frecuencia de aparicin de otros. La supervisin y
revisin de informes peridicos podr efectuarse mediante un sistema de
clasificacin, numeracin e identificacin de los informes muy similar al
que se emplea en la gestin de formularios.
. La racionalizacin y el control deben aplicarse tambin a la produccin,
impresin y distribucin de informes. Las listas de destinatarios deben ser
peridicamente revisadas y actualizadas.
4.4.3
Gestin de la correspondencia y del correo
Dado el volumen que representa, la correspondencia constituye un elemento

sumamente importante del programa de gestin de documentos. Puede generar en
efecto gastos enormes debido a la frecuencia de produccin y a la transmisin
por correo. Estos gastos administrativos son de ndole tanto directa (preparacin, transmisin y conservacin) como indirecta (claridad y disponibilidad de
la informacin). Una organizacin eficaz permitir controlar estrictamente el
conjunto de normas relativas a este elemento del programa. El sistema aplicado
debe ser el ms sencillo posible y resultar proporcional al tamao de la
organizacin.
Principios rectores
Gestin de la correspondencia
. En la formulacin de directrices y procedimientos sobre el control de la
correspondencia, el responsable debe insistir en la utilizacin de principios de escritura eficaces (gua de redaccin, claridad y concisin de los
textos), y en la utilizacin de tcnicas de normalizacin (letras y prrafos
tipo).
. El redactor debe inscribir su cdigo de clasificacin (N/Ref.) y el tema
tratado en la correspondencia para permitir al destinatario analizar rpidamente el documento y facilitar su clasificacin y localizacin.
. La organizacin obtendr beneficios apreciables con el hecho de reducir al
mnimo necesario el nmero de copias de una carta. Suele ser muy ventajoso
hacer circular una sola copia "para informacin" y devolverla al destinatario oficial para su conservacin.
PGI-91/WS/18 - pg. 31
. Cuando los volmenes as lo justifiquen, el empleo de tecnologas nuevas
rentabilizarn considerablemente la productividad en la preparacin de la
correspondencia.
. Est o no centralizada la secretara de la organizacin, es fundamental
llevar a cabo una supervisin adecuada de las cartas circulantes con el
propsito de evitar que se pierdan cuando, por ejemplo, son presentadas para
ser firmadas.
. Un sistema de supervisin de la correspondencia permitir a la organizacin
conservar un registro de los destinatarios de las cartas y del tema de
stas. En segundo trmino figurarn la persona y la unidad administrativa a
quienes corresponde responder y el plazo previsto para dicha respuesta. Se
indicarn asimismo los nombres del destinatario oficial y otros destinatarios a quienes se han de enviar copias del documento. Esta medida permite
controlar la produccin y hacer, llegado el caso, una advertencia a los
retardatarios. (No se olvide que el empleo del telfono y la transmisin
electrnica pueden a menudo reemplazar eficazmente el documento escrito,
limitando las demoras y reduciendo al mismo tiempo la masa documental).
Gestin del correo
. La instauracin de un sistema eficaz de correo, tanto interno como externo a
la organizacin, exige una planificacin adecuada y la utilizacin de
personal calificado y capacitado.
. La instalacin de estaciones y circuitos de correo eficaces y eficientes
contribuirn a proceder expeditivamente a la distribucin del correo.
. El correo destinado al exterior debe ser objeto de cuidado particular en lo
referente al timbrado correcto y a la escritura clara y completa de la
direccin, respetando las normas del servicio postal estatal. Estas precauciones evitarn los retrasos y las devoluciones intiles y sumamente
costosos.
. El correo certificado o de ndole especial se inscribir especficamente en
un registro, con el objeto de conservar una prueba oficial de su expedicin
o recepcin.
. El responsable del sector se encargar de seleccionar los distintos tipos de
envo (urgente, certificado, enmasa, etc.), dados los ahorros considerables
que los diferentes medios pueden representar.
. El buen funcionamiento del sistema exige, por ltimo, que el responsable lo
controle constantemente y administre al personal y los equipos necesarios
para obtener un rendimiento ptimo.
4.4.4
Reciclaje de los diferentes soportes de informacin
Los administradores manifiestan una creciente preocupacin por problemas

ecolgicos relacionados con el agotamiento o la escasez de recursos. Los
diferentes soportes de documentos -papel, pelcula o cinta magntica- se
pueden, al menos parcialmente, reciclar, recuperar o volver a utilizar-.
Efectivamente, es posible producir papel nuevo con el antiguo, recuperar la
sal de plata durante el revelado de pelculas y volver a grabar en cintas
magnticas, despus de borrar lo ya grabado.
PGI-91/WS/18 - pg. 32
Principios rectores
. El reciclaje y la recuperacin deben efectuarse aplicando normas y mtodos
que respeten el medio ambiente.
. El desarrollo y la aplicacin de este elemento del programa de gestin de
documentos administrativos exige una participacin muy activa del organismo
central, a fin de concentrar los volmenes de documentos destinados al
reciclaje y adoptar procedimientos uniformes que garanticen la economa de
los medios.
. El calendario de conservacin aprobado sigue siendo la fuente de autoridad
en materia de destruccin; antes de proceder al reciclaje, es esencial
cerciorarse de que los documentos de que se trate realmente deban ser
destruidos.
. Los documentos de carcter confidencial destinados al reciclaje estn
sujetos a medidas de seguridad especiales para protegerlos contra las
indiscreciones. Para ello, resulta necesaria la presencia habitual de
testigos que certifiquen oficialmente la destruccin de informacin en
condiciones de seguridad.
4.5
Contenido especfico de las directrices referentes

a otros soportes de informacin
4.5.1
Gestin de documentos en microimagen
El empleo de la micrografa puede presentar ventajas apreciables para una

administracin: localizacin acelerada, conservacin segura y ahorro de
espacio. No obstante, y dado que la complejidad de las tcnicas modernas de
sistemas de imgenes suele ocasionar gastos muy elevados, es necesario controlar su utilizacin cuidadosamente para obtener los mximos beneficios.
Principios rectores
. Antes de proceder a la puesta en prctica de un sistema de micrografa de
documentos activos, es preciso llevar a cabo anlisis econmicos que demuestren la rentabilidad de la transferencia desde el papel o la cinta magntica
al microfilme. Salvo en casos excepcionales, los gastos en recursos humanos
y los costos financieros y materiales de esta operacin han de resultar
inferiores a los de manipulacin de expedientes en papel por parte del
personal y a los de ocupacin de superficies tiles.
. Es importante seleccionar y validar mediante bancos de ensayo efectuados
durante el anlisis de rentabilidad tanto los equipos (cmaras, aparatos
lectores, etc.) como el tipo de soporte microflmico (bobinas, casetes,
microfichas, etc.) que sern utilizados. Un soporte o tipo de equipo puede
resultar o no adecuado segn el contexto o las circunstancias correspondientes.
. En el empleo de la micrografa es preciso atenerse a lo prescrito en el
calendario de conservacin para cada uno de los documentos enumerados.
. La micrografa de documentos con valor legal slo puede operarse dentro del
marco de las condiciones exigidas por la ley o reglamentacin vigentes, si
se pretende que el soporte microflmico conserve el mismo valor que el
documento original.
PGI-91/WS/18 - pg. 33
. Las operaciones relativas a la micrografa (fotografiado, revelado, productos utilizados, verificacin de las pelculas) deben someterse a un control
de calidad basado en las normas reconocidas (por ejemplo, ISO/AIIM), tanto
respecto del valor legal como de la conservacin permanente.
. La calidad del entorno constituye un factor que no debe descuidarse en el
funcionamiento de un centro de micrografa (limpieza del local, iluminacin
apropiada, medidas de seguridad en el uso de ciertos productos, tranquilidad, confidencialidad de ciertos documentos).
. Tambin es conveniente adoptar medidas de seguridad completas y rigurosas en
cuanto a la conservacin de copias originales de los filmes producidos. La
aplicacin y control de estas medidas dependen de los responsables de la
micrografa. Entre las medidas que se recomiendan, cabe mencionar la diseminacin de los documentos, su depsito en el interior de una bveda a prueba
de desastres naturales o accidentales y, mejor an, su conservacin en un
edificio ubicado en otro lugar. El acceso a los filmes debe ser objeto de un
control permanente y estricto.
La importancia que reviste la micrografa, tanto por los recursos requeridos como por las posibles implicaciones legales, exige la aplicacin de
procedimientos precisos:
- la preparacin de expedientes antes del microfilmado,
asegurar el buen funcionamiento de las operaciones;
fin
de
- la toma de imgenes v la indexacin, particularmente en lo que se

refiere a la localizacin automtica de documentos;
- el revelado v la duplicacin de filmes, operaciones tcnicas realizadas en el laboratorio;
- el control de la calidad de las pelculas, con el objeto de garantizar la integralidad de la informacin y la calidad de las imgenes
filmadas.
4.5.2
Gestin de documentos electrnicos
Los documentos electrnicos constituyen una parte considerable de los

documentos en las administraciones modernas y ocupan un lugar cada vez ms
importante en los programas de gestin de documentos administrativos, mxime
cuando el empleo cotidiano de la microinformtica, en los puestos individuales
de trabajo, se aade ahora a la utilizacin de los ordenadores centrales y a
sus grandes bancos de datos.
Principios rectores
. La especificidad de este tipo de soporte y la importancia de los gastos que
presupone justifican el hecho de encomendar la coordinacin de la gestin de
documentos electrnicos al organismo central.
. Estos documentos deben inscribirse en el calendario de conservacin, al
igual que cualquier otro tipo de documento, con el fin de poder administrar
correctamente los espacios magnticos (destruccin de datos caducos y
conservacin de los que posean valor histrico o de investigacin).
PGI-91/WS/18 - pg. 34
. Habida cuenta de la vulnerabilidad de estos datos, se deben adoptar medidas
de control especficas que regulen el acceso y permitan proteger su confidencialidad e integridad.
. Un sistema de localizacin adecuado permitir una gestin eficaz de los
datos almacenados con soporte magntico y facilitar su actualizacin.
. La relativa fragilidad del soporte informtico exige el uso de cintas
magnticas de calidad, as como la instauracin de un programa de mantenimiento, en el que se prevea el rebobinado peridico de las cintas con un
largo periodo de conservacin.
. La conservacin en condiciones seguras de estos documentos se efecta en
locales especialmente habilitados, al amparo de desastres naturales o
accidentales, de robos o usos indebidos, de campos magnticos o de diferencias trmicas o higromtricas excesivas.
. Importa aadir a estas consideraciones todas las relativas a la gestin de
documentos esenciales, particularmente en lo que respecta a la realizacin
de copias de seguridad que deben ser depositadas en otros lugares, y cuyo
traslado debe efectuarse en las condiciones de seguridad requeridas.
. Idnticas medidas de proteccin se imponen para la documentacin sobre la
elaboracin de sistemas y su actualizacin o recuperacin en caso de
desastre.
. Es esencial proceder a la destruccin, una vez concluida su vida activa, de
masas considerables de informes reproducidos en programas informticos, con
objeto de disminuir el volumen de informacin que se conserva.
. Estos principios se aplican tambin "mutatis mutandis" a la gestin de
documentos en disco flexible producidos con la asistencia de microordenadores.
PGI-91/WS/18 - pg. 35
CONCLUSION
Concebida en los Estados Unidos alrededor de los aos 50, la gestin de
documentos administrativos se desarroll en Canad en la dcada de los 60, y
en Quebec, salvo alguna excepcin, diez aos ms tarde.
Actualmente, en Amrica, este mtodo de gestin de una parte de los
recursos informacionales est aceptado y constituye el procedimiento al que se
recurre de modo ms general, aun cuando el vocabulario empleado pueda variar
un poco de un sector a otro. Este tipo de trabajo ya ha llegado a otros
continentes por intermedio de escritos, contactos e intercambios entre pases,
grupos e individuos.
El presente estudio no tiene la pretensin de analizar exhaustivamente la
evolucin de esta metodologa en todo el mundo. Sin embargo, un vistazo rpido
de la documentacin disponible permite comprobar hasta qu punto se ha desarrollado este criterio integrado de la gestin de documentos administrativos y
de archivos. Todos estos programas nacionales o regionales presentan diversos
aspectos positivos y responden a las necesidades de su entorno.
No obstante, se puede pensar que en algunos de estos programas sera
beneficioso sistematizar el conjunto de los textos reglamentarios requeridos y
reunirlos en un manual de gestin de documentos administrativos.
En cuanto a las organizaciones que no hayan iniciado todava el desarrollo o la elaboracin de su programa, el presente estudio podr constituir
un buen punto de partida y les permitir ahorrar importantes energas.
PGI-91/WS/18 - pg. 36
BIBLIOGRAFA
A.
LEGISLACIN Y POLTICAS
LEGISLACIN
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