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PROJECT REQUIREMENTS

SMB Project

Business Requirements Document

Project Name: SMB Project


Business Unit: 6Sigma

Project Owner
Executive Sponsor:

INGRAM MICRO
270910968
CREATED ON 08/06/2009
AM8/6/2009 12:03:00 PM

Guillermo
VelezBraulio Gama
Ismael Velazquez

Name
Department/Role

Phone/Fax/E-mail

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REVISED 4/5/2015 8:12:00 PM10/9/2009 12:28:00 PM10/1/2009 10:15:00

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PROJECT REQUEST

Table of Contents
THE BUSINESS OPPORTUNITY OR PROBLEM
THE BENEFITS
1.
2.

Focus of benefit 3
Benefit tracking metrics Error! Bookmark not defined.3

THE HIGH LEVEL REQUIREMENTS


1.
2.
3.

43

General functionality
43
Required reporting or data provisioning
Impacted user community
84

ATTACHMENTS

74

84

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PROJECT REQUEST

THE BUSINESS OPPORTUNITY OR PROBLEM


Critical Y:
Problemtica:
Actualmente la forma de dar de alta un nuevo cliente de IMM, es complicado, ya que el cliente
debe de llenar un formulario de registro para distribuidores que descarga de la pgina de IMM, eso
implica que el cliente pueda llenar de forma incorrecta los campos requeridos y los soportes sean
incorrectos.
Una vez que la documentacin es recibida en IMM, un ejecutivo de cuentas nuevas revisa a
detalle el formulario y los soportes (documentos requerido en el formato), en caso de que el
formulario o los soportes este incorrectos, el ejecutivo de cuenta notifica al cliente por va
telefnica o email para que haga los cambios necesario y continue con el proceso de alta. En caso
de que la documentacin este correcta, el ejecutivo de cuentas nuevas, crea un registro para el
cliente dentro de Impulse a travs, casi siempre, de una macro, para despus solicitar al
departamento de eCommerce la creacin de una cuenta de acceso a IMSTORES, para despus
enviarle una carta de bien venida con la informacin de su cuenta.
Este proceso actualmente es manual, por lo que el alta y notificaciones dependen del ejecutivo de
ventas, implicando retrabajos, el tiempo revisin y aprobacin es excesivo, ya que se dan de alta
en promedio 145 nuevos clientes por mes, por lo tanto es difcil darle seguimiento al proceso de
alta de cada uno de estos clientes.Actualmente la forma en la que se realizan ordenes de venta o
se realizan algn inventario llega a ser complicado, ya que el ejecutivo en ventas realiza una venta
y primero debe de verificar si la publicacin es reciente, al realizar esto y tener la certeza de que si
es reciente, despus de haber verificado esto debe de verificar si esta disponible el producto, al
tener estos dos pasos verificados y si si esta disponible el producto el ejecutivo en ventas debe de
pedir el producto con el ejecutivo en compras que a su vez debe de pedirlo al distribuidor de la
marca.
En cuanto el ejecutivo en compras pide el producto y este llega al alamcen el ejecutivo en ventas
debe de bajar al almacen y verificar que el producto sea el que se pidi, para despus pasar a
mandarle un mail al cliente y mencionarle que su producto saldr ese dia o al siguiente
dependiendo de la hora a la que llegue dicho producto.
Despues de estos pasos el ejecutivo en ventas deja de darle seguimiento al producto, es hasta
que el cliente llama molesto o inconforme a informarle que su producto aun no llega, es cuando el
ejecutivo en ventas le da cierto seguimiento.

Desired Date of Solution Delivery:

THE BENEFITS
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1.

PROJECT REQUEST

Focus of benefit

Incrementar el tiempo de respuesta para las solicitudes de nuevos clientes.Facilitar


la comunicacin entre el ejecutivo en ventas y el ejecutivo en compras

El alta como distribuidor de IMM, deber ser un proceso muy claro y transparente
para el cliente, sabiendo en que estatus esta su solicitud y las razones en caso de
que sea denegada su alta.Poder verificar quien, cuando, a que horas y para donde
debe de ir el producto

Mejora en el proceso administrativo y seguimiento al proceso de alta.Mejorar el


proceso de verificacin y alimentacin de inventario

Los clientes no tendrn que llenar mas un formulario a mano y enviarlo por
paquetera o dejarlo en un buzn. Todo el proceso ser electrnico. En caso de que
el ejecutivo de cuentas nuevas requiera validar la informacin fsicamente, sta se
le solicitar al cliente en forma electrnica.Facilitar al ejecutivo en ventas el
seguimiento del producto durante la compra y mientras le llega al cliente,

THE HIGH LEVEL REQUIREMENTS

General functionality

1. Sistema de formularios basado en WEB para el cliente y en Sharepoint Workflow para la


operacin interna.
2. Se tienen considerados dos esquemas para este formulario WEB y son los siguientes:
2.1. FrontEnd
2.1.1. Formulario WEB para el registro de nuevas solicitudes.
2.1.2. Formulario WEB para la modificacin de alguna solicitud.
2.2. BackEnd
2.2.1. Administrador de Cuentas Nuevas
2.3. FrontEnd (Formulario WEB para nuevas solicitudes). Esta pgina mostrar el formulario
tradicional con el que los clientes se dan de darn de alta. Constar de 4 Secciones:

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2.3.1.1. Datos Generales. Este modulo mostr un formulario WEB con las siguientes
secciones del archivo de alta de nuevos clientes:
2.3.1.1.1.Informacin del Solicitante (Seccin 1A)
2.3.1.1.2. Estructura de la Compaa (Seccin 1B)
2.3.1.1.3.Informacin de los socios / Representante legal (Seccin 1C)
2.3.1.2. Naturaleza de su empresa. En este modulo mostraremos un formulario con la
siguiente seccin:
2.3.1.2.1.Naturaleza de su Empresa.
2.3.1.3. Informacin Financiera. Este modulo mostrra un formulario para capturar toda la
informacin relacionada a los datos financieros del solicitante.
2.3.1.3.1.Trminos / Tipo de Cuenta Requerida (Seccin 2). Por default esta opcin
siepre ser CONTADO
2.3.1.3.2. Datos Financieros / Referencias Bancarias (Seccin 3A)
2.3.1.3.3. Referencias Comerciales.
2.3.1.3.4.Cumplimiento de normas de comercio electrnico.
2.3.1.4. Compromiso de Pago / Terminos y condiciones.
2.3.1.4.1.Compromiso de Pago. Esta seccin mostrar un archivo adjunto para
descargar por el solicitante la informacin del compromiso de pago ,
permitiendo que adjunte el documento solo en esta seccin.
2.3.1.4.2. Terminos y Condiciones. Esta seccin mostrar un archivo adjunto para
descargar por el solicitante la informacin de los trminos y condiciones,
permitiendo que adjunte el documento solo en esta seccin.
2.3.2. El sistema validar que no exista una cuenta similar ya en el sistema, buscando a
travs del RFC.
2.4. FrontEnd (Formulario WEB para modificar solicitudes). Esta seccin permitir el acceso
a los solicitantes a travs de un numero de folio y una contrasea generada por el sistema,
para que el solicitante pueda completar los datos que le son requeridos. Funcionar de la
siguiente manera.
2.4.1. Modulo de Autenticacin. El acceso a esta seccin requerir autenticacin del
solicitante, a travs de las siguientes credenciales

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2.4.1.1. Numero de Folio. Generado dinmicamente por el sistema


2.4.1.2. Contrasea de Acceso. Generada aleatoriamente por el sistema.
2.4.2. Acceso a la informacin. Los solicitantes solo podrn accesar a esta seccin cuando su
solicitud sea marcada con algn estatus de Pendiente, en caso de que no sea as el
sistema no permitir la entrada.
2.5. BackEnd (Administrador de Cuentas Nuevas). Este acceso ser nicamente interno
(intranet IMM), permitindole al ejecutivo de cuentas nuevas la administracin del proceso de
alta, se tienen considerados los siguientes modulos:
2.5.1. Mdulo de Cuentas Nuevas
2.5.1.1.Este modulo mostrar inicialmente una lista de todas las nuevas solicitudes, asi
como su estatus y la informacin bsica de la solicitud:
2.5.1.1.1.Nombre del cliente.
2.5.1.1.2.Tipo de razn social.
2.5.1.1.3.Razn Social.
2.5.1.1.4.Fecha solicitud.
2.5.1.1.5.Link a los documentos adjuntos.
2.5.1.1.6.Estatus.
2.5.1.2.Este listados permitir al ejecutivo acceder al formulario previamente llenado por
el cliente.y a la documentacin adjunta, mediante un link en el nombre del cliente.
2.5.2. Modulo de Detalle de la Cuenta.
2.5.2.1.Este modulo mostrar al ejecutivo el formulario con la informacin que el cliente
lleno previamente.
2.5.2.2.Permitir al ejecutivo, cambiar de estatus cada solicitud de acuerdo a los criterios
de IMM.
2.5.2.3. Los Estatus sern clasificados de la siguiente manera:
o
o
o
o
o
o
o

Nueva (automatico). Cuando la solicitud esta recin creada y el ejecutivo de


ventas no la ha revisado.
Revisin (automatico). Cuando la solicitud ya fue abierta o esta siendo
revisada por el ejecutivo.
Documentacin Incompleta. Cuando la documentacin del nuevo cliente se
encuentra incompleta
Formulario Incompleto. Cuando alguna parte del formulario de alta no esta
completo.
Hold. Cuando el ejecutivo decide revisar a FONDO la solicitud y
documentacin.
Completa . Cuando toda la solicitud esta completa y se marca para ser
procesada por el batch.
Creado (automatico). Cuando el batch a creado las cuentas del cliente
dentro de impulse y eCommerce y se han enviado va email al cliente.

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Borrar. En caso de que el nuevo registro contenga basura o no sea apto


para evaluarlo, se podr eliminar del sistema.
2.5.2.4.El ejecutivo podr ver la documentacin adjunta mediante un link dentro de este
modulo.
2.5.2.5.El ejecutivo tendr la posibilidad de adjuntar mas documentos al registro.
2.5.2.6.El ejecutivo podr completar el formulario del cliente en caso de ser requerido.
2.5.2.7.Cuando el ejecutivo ponga un registro en HOLD, tendr que justificar este cambio
en algn campo adicional solo visible internatmente.
2.5.2.8. Cuando la cuenta esta en HOLD y se quiera cambiar de estatus, tendr que
justificar nuevamente porque esta saliendo de este estatus.
2.5.2.9. Cuando el registro este en estatus COMPLETO, no podrn hacer mas cambios,
ni agregar ni eliminar documentacin ni nada por el estilo, nicamente se
mostrarn datos de solo lectura.
2.5.2.10.
El sistema pedir confirmacin al cambiar de estatus.
2.5.3. Modulo de cuentas con Documentacin Incompleta.
2.5.3.1.Este modulo mostrar una lista de todas las cuentas que el ejecutivo marco con
estatus Documentacin Incompleta, permitindole tener una visin clara de
todas las cuentas marcadas as.
2.5.3.2.Permitir enviar correos electrnicos al cliente solicitando la documentacin
faltante
2.5.3.3.Se podr accesar al modulo de Detalle de la Cuenta, para modificar el estatus en
caso de ser requerido mediante un clic en el nombre del cliente.
2.5.4. Modulo de cuentas con Formulario Incompleto.
2.5.4.1.Este modulo mostrar una lista de todas las cuentas que el ejecutivo marco con
estatus Formulario Incompleto, permitindole tener una visin clara de todas las
cuentas marcadas as.
2.5.4.2.Se podr accesar al modulo de Detalle de la Cuenta, para modificar el estatus en
caso de ser requerido mediante un clic en el nombre del cliente.
2.5.4.3. El cliente no podr completar este formulario por si solo, tendr que ser
completado en conjunto con el ejecutivo de cuentas nuevas.
2.5.5. Modulo de cuentas en HOLD.
2.5.5.1.Este modulo mostrar una lista de todas las cuentas que el ejecutivo marco con
estatus HOLD, permitindole tener una visin clara de todas las cuentas
marcadas as.
2.5.5.2.Se podr accesar al modulo de Detalle de la Cuenta, para modificar el estatus en
caso de ser requerido mediante un clic en el nombre del cliente.
2.5.6. Modulo de cuentas Completas.
2.5.6.1.Este modulo mostrar una lista de todas las cuentas que el ejecutivo marco con
estatus Completas, permitindole tener una visin clara de todas las cuentas
marcadas as.

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PROJECT REQUEST

2.5.6.2.Se podr accesar al modulo de Detalle de la Cuenta, para modificar el estatus en


caso de ser requerido mediante un clic en el nombre del cliente.
2.5.7. Modulo de cuentas Creadas.
2.5.7.1.Este modulo mostrar una lista de todas las cuentas que el ejecutivo marco con
estatus Creadas, permitindole tener una visin clara de todas las cuentas
marcadas as.
2.5.7.2.Se podr accesar al modulo de Detalle de la Cuenta, para modificar el estatus en
caso de ser requerido mediante un clic en el nombre del cliente.

2.6. Fomulario para solicitud de Distribucin. Este formulario estar colgado en la zona publica
de IMM, permitiendo el acceso a todos los solicitantes de distribucin para IMM. Y contar
con un nico modulo que incluye el formulario de alta de acuerdo a los siguientes campos
vigentes:

mxresellerAPP.pdf

3. Aseguramiento de la informacin capturada en el sistema.


3.1. Informacin de los nuevos solicitantes. La informacin de los nuevos registros ser
almacenada temporalmente en una base dentro de la zona pblica de IMM, estos datos
tendr una vigencia de 2 horas, ya que mediante una carga de BATCH se estar copiando la
informacin a una base con la misma estructura dentro de la zona segura de IMM, dejando
limpia la base de datos temporal.
Zona Pblica

Zona Segura

3.2. Alojamiento para los documentos adjuntos de cada solicitud. . Los documentos de los
nuevos registros ser almacenados temporalmente en una carpeta dentro de la zona pblica
de IMM, estos documentos tendr una vigencia de 2 horas, ya que mediante una proceso
de BATCH se estar copiando esta documentacin a una carpeta con la misma estructura
dentro de la zona segura de IMM, dejando limpia la carpeta de documentos temporales..
Zona Pblica

Zona Segura

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4.

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Sistema de notificaciones por estatus.


4.1. Notificacion a los nuevos Solicitantes. Todas las notificaciones sern va email, y funcionarn
en base a una periodicidad y un formato preestablecido por cada estatus. Solo estar
envianto notificaciones de los siguientes estatus:
4.1.1. Nuevo. Periodicidad: 1 vez, Template: TBD
4.1.2. Documentacion Incompleta: Periodicidad: Lunes y Miercoles 8am, Template:TBD
4.1.3. Formulario Incompleto: Periodicidad: Lunes y Miercoles 8am, Template: TBD
4.1.4. Hold: Periodicidad: 1 vez, Template: TBD
4.1.5. Completo. Periodicidad: 1 vez, Template: TBD

4.2. Notificaciones al ejecutivos de cuentas nuevas. Todas las notificaciones sern va email, y
funcionarn en base a una periodicidad y un formato preestablecido por cada estatus.
4.2.1. Nuevo. Periodicidad: 1 vez, Template: TBD
4.2.2. Documentacion Incompleta: Periodicidad: Lunes y Miercoles 8am, Template:TBD
4.2.3. Formulario Incompleto: Periodicidad: Lunes, Miercoles y Viernes 8am, Template: TBD
4.2.4. Hold: Periodicidad: Diario 8am, Template: TBD
4.2.5. Completo. Periodicidad: 1 vez, Template: TBD
5.

Sistema de creacin de cuentas nuevas por BATCH.


5.1. BATCH para creacin de Clientes en Impulse y Credenciales de WEB.
5.1.1. Tomar de la base de datos todos aquellos clientes con estatus COMPLETO para ser
creados a travs de una macro dentro de IMPULSE, este bach guardar la informacin
del numero de cliente asignado. Despues de que este proceso termine, el mismo batch
crear las credenciales de acceso para la web, y sern guardadas dentro de la misma
base de datos.
5.1.2. Cuando el proceso de creacin de clientes nuevos termine, el mismo batch enviar un
email al cliente notificndole los datos con los que su cuenta fue creada.

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2.

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Required reporting or data provisioning


a) Reportes Existentes que sern modificados o usados.
a. NA
b) Reportes Nuevos que sern creados
a.

3.

Reportes por estatus

Impacted user community


a) Areas afectadas directamente.
a. Departamento de Credito. TBD
b. Ejecutivos de Cuentas nuevas. Estos ejecutivos sern los administradores del
sistema, ellos se encargarn de entrar y administrar todas las solicitudes de nuevos
clientes.
c.

eCommerce. TBD

b) Areas afectadas indirectamente.


a. NA

ATTACHMENTS
Otros ducumentos:

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