Automatizacin de Procesos Administrativos 2

LABORATORIO DEL CASO DE ESTUDIO

Franquicia Las Champurradas del Abuelo

Sistema de Control de franquicias:

A continuacin se diagrama el esquema del SI:
E n tra d a

Pro ce so

S a lid a

Fra n q u ic ia d o s
C o n tra to s ac o rd a d o s
e n tre fra n q u icia d or y
fra n q u icia d o
C o sto s d e c o m pra d e
m a te rias p rim a s
C o sto s d e d istrib u c i n
S u m in istro s y e q u ip o
e n g e n e ra l p a ra la
fa b ric a c i n

E la b o rac i n d e lista do
d e fra n q u ic ia d os
D ia g ra m a d e
d istrib u c i n y m a pe o
d e zo n a s
Lic ita c i n y m a n e jo d e
p ro v e ed o res
co m p etitiv o s p a ra
co m p ra s d e
su m in istro s y
m a te ria s p rim a s
A n lisis y ela b o ra cin
d e p la n o g ra m a d e
co sto s d e v en ta a
fra n qu iciad o s
M a n u a le s y m a te ria l
d e a p o y o pa ra la
fa b ric a ci n ,
co lo ca c i n y
co m e rcia liz ac i n d e
las "C h a m p u rra d as
d e l A b u e lo "

C o n tro l d e e n treg a s
M a n e jo d e fa ctu ra ci n
C o n tro l d e cu e n ta s
p o r p a g a r y c o bra r a l
d a
C a len d a rizac i n d e
visita s a fra n q u icia d o s
p a ra e l e va lu a r y
va lida r su co n tro l d e
ca lid a d y v en ta
co n fo rm e a lo
a co rd a d o co n "La s
C h am p u rra da s d e l
A b u e lo "

Cul es el ambiente externo o entorno actual del tipo de venta de estos productos?

Las entregas deben ser inmediatas a los consumidores ya que deben ser recin
horneados
El mapa actual del pas determina si son necesarios nuevos franquiciados sin afectar a
los ya activos.
El importar materias primas, maquinarias, repuestos, para la elaboracin de los
productos en base a la tasa arancelaria anual trae beneficios para la compra?
Segn el mapeo de la competencia conviene implementar nuevos franquiciados
Los proveedores actuales podran adaptarse a un cambio inmediato en crecimiento en
caso se requiera. O sea puede abastecernos mayores cantidades de productos para
abastecer a los franquiciados.

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SISTEMA:
Control de franquiciados Las Champurradas del
Abuelo
Elementos del Sistema
Recurso Humano
Descripcin de
Entrada INPUT
Franquiciados
actuales
Mapa de
franquiciados
actual
Licitacin de
compras por
Materia Prima

Representante legal y
Mandatorio con Rep.
Legal.
Director de ventas

Equipo

Computadoras
Suministros de oficina

Jefe de logstica
Junta directiva
Proceso

Datos de informacin

Evaluar riesgos de nueva Contratos a evaluar de

distribucin
candidatos
Proyectar utilidades vs
gastos

Diagrama de flujo de
distribucin actual
Encuestas a
consumidores

Feedback (Retroalimentacin)
Indicadores de logstica
para abasto adecuado
Indicadores de
desempeo de
franquiciados

Descripcin de
Salida OUTPUT
Aprobacin de
nuevos
franquiciados
Mejora en los
procesos de
distribucin
Mejora de costos
de compras a
proveedores

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Ciclo de vida en curso para Las Champurradas del Abuelo
Etapa de definir y medir el alcance
del proyecto en cuestin
Etapa de anlisis del proyecto
Etapa de implementacin o puesta
en prctica de lo definido al inicio
Etapa de control o monitoreo

Etapa 1 - En la etapa inicial:

La demanda de consumo es diaria y el nivel de distribucin es al alza, actualmente los 100
franquiciados estn alcanzando los niveles de cobertura esperados, pero la demanda no
permite que puedan lograr un objetivo mayor. Abarroteras, tiendas de conveniencia,
supermercados minoristas, supermercados mayoristas, canales detallistas estn cumpliendo
con el objetivo negociado.
El alcanzar ms segmentos del mercado sugiere que se abra el listado de franquiciados
actuales de la compaa, por lo cual se estn analizando e investigando a los candidatos para
su papel como franquiciado, es un hecho que estn por ser aprobados los candidatos, por lo
cual se est analizando a travs de una licitacin por el rea de compras donde se puedan
tener proveedores competitivos que ofrezcan buenos productos a un costo relativamente
accesible, el rea legal est negociando con el rea de compras para poder ofertar a travs de
contratos preferentes de 6 meses, 1 ao y 2 aos para obtener costos atractivos que garanticen
que el costo final de distribucin al franquiciado no variar considerablemente en base al
entorno o medio ambiente que rodea la operacin de compra y venta de los productos que
ofrece Las Champurradas del Abuelo.
Los canales de distribucin de suministros, materias primas y maquinaria y/o equipo estn
tambin en etapa de anlisis esto para poder garantizar mejores condiciones de frescura,
mantenimiento y venta de cualquier insumo que necesite el franquiciado para tener el producto
siempre disponible para los consumidores.

Etapa 2:
Estn en elaboracin la nueva pgina web para que el franquiciado pueda comprar en lnea los
suministros que necesite, solicite mantenimiento o requiera de algn cambio por un producto
que no est funcionando o le sirva correctamente.

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Los candidatos a franquiciados pueden observar el catlogo de requisitos, formularios para
solicitar su candidatura como franquiciado, conocer brevemente de la organizacin Las
Champurradas del Abuelo
El sistema de toma de pedidos y facturacin ser de dos vas, en lnea para los franquiciados
con acceso a la red, y va telefnica a travs de un asesor de servicio al cliente. La base de
datos tendr los cdigos, datos generales, sistema de cobro, ventanas de mantenimiento y
bitcoras de servicio por cada franquiciado.

Etapa 3:

Nombre del
representante legal
Domicilio fiscal

Nmero de NIT
Telfono para
contactar

Cdigo de
proveedor

B a se d e d a to s
p ro v e e d o re s

B a se d e d a to s
f r a n q u ic ia d o s

Cdigo de
franquiciado

Nombre del
representante
legal
Nmero de NIT
Telfono y correo
electrnico
Forma de pago
Tiempo de crdito

Correo electrnico

Forma de pago

Lmite de crdito

Vigencia de
contrato
Listado de
productos
aprobados a
comprar

Vencimiento de
contrato por
franquicia

En las grficas anteriores se detallan las salidas de lo que se quiere tener en control como franquiciador.

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Etapa 4:
El o la persona designada como Manejo de Integracin de Sistemas es la encargada de velar
por la implementacin, supervisin y control de:
Los manuales de fabricacin,
Manuales de supervisin de maquinaria y equipos
Plan de capacitacin peridica a los franquiciados y su personal
Inventario y control de mantenimiento de maquinaria y equipo de fabricacin
Revisin peridica de las salas de ventas de los franquiciados
Transportes y personal en las salas de venta de los franquiciados
Supervisin en las plantas de fabricacin para evaluar la inocuidad y calidad de los
productos fabricados
En caso se requieran ajustes, cambios por eliminacin o implementacin de nuevos procesos o
estndares de fabricacin, transporte o comercializacin en los manuales establecidos, el o la
encargada del Manejo de Integracin de Sistemas en conjunto con el personal de ventas,
desarrolladores, y otras gerencias debern acordar los nuevos lineamientos que se van a
trabajar con los franquiciados. El rea de finanzas y legal de Las Champurradas del Abuelo
debern auditar los procesos de facturacin, libros de ventas y compras de los franquiciados
peridicamente para evitar cualquier tipo de inconveniente fiscal o legal que pueda alterar o
daar el nombre de la organizacin ante los consumidores.
El gerente de ventas de Las Champurradas del Abuelo deber calendarizar eventos para la
mejora continua en las ventas y comercializacin con todos los canales de ventas. Debern
reforzarse estrategias de ventas y concientizacin de cmo llegar al mercado del pas para
mejorar e incrementar el nivel de ventas con nuestros franquiciados. Una vez al ao se debe
solicitar a una firma de outsourcing que brinde una auditoria general de todas las reas para
analizar y certificar que la corporacin Las Champurradas del Abuelo est cumpliendo con los
estatutos legales, fiscales, valores, y programas que se establecieron en cada rea de la
empresa.

Reingeniera o Etapa #5 Esta ser el Plan B para evitar el fracaso como

franquiciador:
El plan actual se debe analizar peridicamente en base a los resultados trimestrales para
cerciorarse que en caso algn procedimiento o factor de riesgo puede afectar la operacin para
una o ms partes del proceso, dependiendo del entorno o medio ambiente conociendo el pas,
situacin econmica, barreras arancelarias, barreras de seguridad, lenguaje, etc. deber de
evaluarse que partes del proceso actual de control de franquiciados deba cambiar o
discontinuarse e implementarse un proceso el cual lleve el control requerido en base a los
principios de la compaa.

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Conclusiones para evaluar a los candidatos a franquiciados

Sostener una conversacin telefnica o personal inicial del franquiciador, estableciendo

contacto personal. No se revela mayor informacin ya que se debe analizar sus
intereses.
Enviar el paquete de franquicia, que incluye un formulario de solicitud a rellenar por el
interesado.
Analizar el recibo del formulario completado seguido por la evaluacin de la informacin
proporcionada.
o Si la respuesta indica que vale la pena investigar ms a fondo al candidato, se le
contacta de nuevo para concertar una entrevista y visitas a los locales ya
existentes del franquiciador.
o Si la respuesta indica que el candidato no es adecuado, este ser informado de
que el proceso no continuar.
El candidato a franquiciado ser entrevistado por el equipo de evaluacin de Las
champurradas del abuelo, formado por el director de la franquiciador, un especialista en
propiedad, el jefe de ventas, el director tcnico y/u otros directores relevantes para
analizar el xito de la operacin.
Establecer los requisitos financieros para el franquiciado.
El franquiciado firma el acuerdo de confidencialidad y realiza el pago del depsito.
La empresa Las champurradas del abuelo ofrecer informacin confidencial acerca de
la franquicia que permitir al franquiciado preparar su plan de negocio para evaluar sus
riesgos y potencialidades en caso obtenga enlace con nuestra empresa.
La empresa Las Champurradas del abuelo debe evaluar las condiciones de los locales
disponibles dentro del territorio propuesto.
Cuando el franquiciado ha conseguido el capital suficiente, se firma el contrato de
compra de la franquicia y ste paga el resto del canon de entrada (habitualmente
descontando el depsito ya pagado).
Como la empresa estar en un local, se debe conseguir un comprobante de tiempo en
que el arrendado tiene acceso al inmueble y se firma el contrato de alquiler.
El franquiciador y el franquiciado trabajan juntos para adaptar el local al estilo de la
franquicia.
El franquiciado recibe la formacin necesaria y acordada.
Si el franquiciado supera la formacin y es considerado apto, el acuerdo de franquicia
ser validado tras amueblar y preparar el local para funcionar.

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1. Qu funciones tiene un sistema de control de franquicias?

Conocer a los franquiciados, elaborar el mapeo de distribucin de productos y
suministros, formalizar el proceso de control de calidad, venta y pago para la correcta
comercializacin de los productos.
2. Qu insumos tiene dicho sistema?
Clientes o franquiciados, contratos de franquiciados, licitaciones de proveedores
conforme los productos o servicios que se requieren para la venta de materias primas,
maquinaria, suministros, etc. para la fabricacin de Las Champurradas del Abuelo.
3. Qu salidas o productos tiene dicho sistema?
Control de entregas
Manejo de facturacin
Control de cuentas por pagar y cobrar al da
Calendarizacin de visitas a franquiciados para el evaluar y validar su control de
calidad y venta conforme a lo acordado con "Las Champurradas del Abuelo
4. Qu fases del ciclo de vida deben implementarse y por qu?
La etapa 4 que es la de mantenimiento es vital ya que es un reforzamiento a toda la
estructura del proyecto actual, sin ella el sistema puede caer fcilmente.
Establecer al personal adecuado para la integracin del sistema, calendarios de
eventos que refuercen la estrategia de fabricacin, venta y distribucin de nuestra
marca es necesaria que sea de un constante evalo para velar que se cumple con todo
lo planeado por los directivos de Las Champurradas del Abuelo
5. Cules seran los productos de cada una de estas fases?
I. Aseguramiento de costos adecuados y competitivos para la operacin de
compra, venta y distribucin a nuestros franquiciados.
II. Control de franquiciados, inventarios, saldos de cuentas por pagar, cuentas por
cobrar.
III. Generacin de reportes, reacondicionamiento en caso lo amerite de proveedores
para garantizar que se est cumpliendo con la fase I.
IV. Evaluaciones peridicas, control de toda la operacin para garantizar que la
calidad y frescura del producto al consumidor, aseguramiento que los
franquiciados cumplen con lo estipulado en el contrato ante la empresa.

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