PreOEC - Mdulo 1 Programacin y Preparacin de las Contrataciones

Mdulo 1
PROGRAMACIN Y PREPARACIN DE LAS
CONTRATACIONES

PreOEC - Mdulo 1 Programacin y Preparacin de las Contrataciones

Jos Cogorno J.
Director Escuela de Negocios y Gobierno UTRIVIUM
Giuliana Thomas R.
Diseo y digramacin de texto
Fiorella Morales E.
Carolina Garcia S.
Giuliana Thomas R.
Correcin de texto y contenidos

Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N______________

Creado, editado e impreso por UTRIVIUM
Av. Arequipa 4728, Miraflores, Lima, Per.
Miraflores, 2014

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Presentacin
UTRIVIUM, Escuela Corporativa, es una institucin educativa de nivel superior fundada en el
ao 2000 que utiliza la metodologa e-learning AAA (Auto Aprendizaje Asistido) con la cual
capacita a miles de estudiantes del pas y del mundo a travs de medios virtuales.
Desde su creacin, UTRIVIUM ha desarrollado diferentes diplomados, seminarios y cursos
gratuitos dirigidos en su mayora a funcionarios y servidores pblicos.
Mediante su innovador mtodo, UTRIVIUM busca mejorar la competitividad de las empresas a
travs de la formacin profesional aportando as al desarrollo de las personas y del pas. Para
ello, cuenta con una moderna plataforma educativa, un amplio equipo de profesionales de
importante trayectoria e innovadoras herramientas didcticas virtuales que optimizan el
aprendizaje
El mtodo educativo e-learning AAA reproduce las condiciones de un aula presencial
tradicional pero con ventajas adicionales, tales como tutora personalizada permanente,
flexibilidad de tiempo y espacio, posibilidad de revisualizar las clases, dos talleres presenciales,
entre otras.
PEACE, Diplomado en Contrataciones del Estado, est dirigido a todas las personas que
participan como agentes directos e indirectos en el proceso de contratacin y adquisicin
estatal; es decir a los funcionarios pblicos de todo el pas. PEACE responde a la necesidad de
capacitar a profesionales de los organismos pblicos que requieran los conocimientos tericos
y prcticos necesarios para la gestin de las contrataciones del Estado contribuyendo as con la
mejora de la gestin pblica.
Ud. ha dado un paso adelante en su carrera profesional. Hoy podr administrar sus horarios y
lugares de estudio. En caso de tener preguntas, no dude en formularlas a travs de la opcin
MI BUZN del aula virtual.
Adelante y buena suerte!

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ndice

UNIDAD 1
Plan Anual de Contrataciones. 7
UNIDAD 2
Expediente de Contratacin. 17
UNIDAD 3
Comit Especial.... 31
UNIDAD 4
Bases.. 101
UNIDAD 5
Responsabilidad de Funcionarios y Proveedores.. 139

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Unidad

Plan Anual de Contrataciones

Abog. Carlos Ireijo

Paso 1.- Ver videoconferencia

Paso 2.- Lea el texto de esta unidad
Paso 3.- Realice actividad

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Abog. Carlos Ireijo Mitsuta

Socio de la firma IMB ASOCIADOS SAC.
Abogado por la Pontificia Universidad Catlica del Per.
Especialista en contrataciones pblicas por la Universidad de
Lima. Estudios de Master en Derecho de la Contratacin en la
Universidad Castilla de la Mancha. Fue abogado de la Oficina de
Asesora Jurdica y Jefe del rea de Procesos Pblicos de la Unidad
de Abastecimiento del Ministerio de Educacin, as como asesor
de la Unidad de Administracin de la Oficina de Gestin de
Proyectos del mismo Ministerio.

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Logros de Aprendizaje

Actualiza los conocimientos de los participantes para la correcta elaboracin del Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Conoce las disposiciones legales de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado relacionadas con el Plan Anual de Adquisiciones.

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Suscripcin y Ejecucin del Contrato

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Plan Anual de Contrataciones del Estado

Abog. Carlos Ireijo
El Plan Anual de Contrataciones de las Entidad, la que llamaremos en adelante PAC, es un
documento de gestin que permite registrar todos los procesos de seleccin que una Entidad
Pblica (EP) tiene programado convocar durante el ao fiscal correspondiente; sean bienes,
servicios u obras.

Importante
Verificar que en este documento se tienen que registrar todas las
contrataciones, sin que sea relevante el rgimen legal que las regule o la
fuente de financiamiento. Cabe sealar que la propia normativa seala que
no resulta obligatorio registrar las Adjudicaciones de Menor Cuanta
(AMC) no programables. No obstante, debemos indicar que la
interpretacin correcta que debe darse a esta permisin es que se traten
de AMC que no pudieron ser programadas en el ao fiscal y no
simplemente que se traten de AMC y que no fueron programadas 1.

Una de las consecuencias de esta disposicin es que no slo las contrataciones regulados por
la Ley de Contrataciones del Estado deben estar registrados, sino tambin los que regulan por
regmenes especiales, podemos indicar proceso del Banco Mundial, Banco Interamericano de
Desarrollo, PNUD o UNOPS, o de otras entidades u organismos internacionales. Asimismo, si el
proceso est circunscrito a un encargo, la entidad que encarga el proceso registrar el proceso
siempre que el presupuesto que respalde la contratacin se mantenga en su esfera de
dominio, pero si se ha generado una transferencia presupuestal a favor de la entidad
encargada entonces la primera - la encargante - deber excluirlo de su PAC. De otro lado, si la
contratacin tiene un antecedente del ao fiscal anterior (una declaratoria de desierto)
tambin tiene que ser registrado en el PAC del nuevo ao fiscal.
El PAC tiene una importante - y directa - vinculacin con otros documentos de gestin:

El Plan Operativo
Institucional (POA)

El Plan Estratgico
Institucional (PEI)

El Presupuesto
Institucional de
Apertura (PIA).

En ellos se encontrarn las metas institucionales y el financiamiento respectivo.

Cada dependencia de las EP debe determinar sus requerimientos en funcin a sus metas
presupuestarias, programando las contrataciones, de acuerdo con las prioridades que
internamente hayan establecido. Estos requerimientos deben ser establecidos y consignados
en los respectivos cuadros de necesidades para que el rgano encargado de las contrataciones
proceda con la consolidacin y posterior valorizacin.

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Este registro es tan importante que se configura como un

requisito para la convocatoria de los procesos de
seleccin; e incluso se exige para las contrataciones
exoneradas, salvo excepciones en la causal de emergencia
donde se permite la contratacin sin registro PAC pero se
requiere su regularizacin.

La elaboracin del PAC tiene como base fundamental los requerimientos de las dependencias
usuarias. Si sta se encuentran mal elaboradas, son deficientes o imprecisas, el resultado
esperado - y obvio - es que el PAC se encuentre mal estructurado y las consecuencias las
encuentren en las fases preparatorios de estudio de posibilidades o durante el proceso o, ms
grave an, durante la ejecucin del contrato mismo.
El registro en el PAC deben contener el objeto de la convocatoria, una pequea descripcin del
bien, servicio u obra, un valor estimado, el tipo de proceso que le correspondera, la fuente de
financiamiento, tipo de moneda, niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de
contratar y la fecha prevista de convocatoria.

Directiva 005-2009-OSCE/CD
Regula los criterios para la elaboracin y publicacin de los PACs; y en ella
se ha establecido que cada EP, a travs de su titular o el rgano o
funcionario al que se haya delegado esta facultad establecer el plazo
mximo para que los usuarios presenten a su rgano encargado de las
contrataciones (OEC) sus requerimientos para el cumplimiento de sus
metas. Verifquese que en muchas situaciones internas no existe un plazo
para este paso previo; y si est establecido, simplemente no se cumple.

Durante la elaboracin del PAC, el OEC consolidar los requerimientos y para su valorizacin
realizar, en coordinacin con las dependencias usuarias, efectuar unas indagaciones de
posibilidades de precios que ofrece el mercado; normalmente esta pequea "indagacin" es
materializada mediante el precio histrico de los contratos suscritos con anterioridad. Este
mtodo es bueno, pero no necesariamente es el nico que puede ser utilizado, pueden pedirse
pequeas cotizaciones o sencillas comparaciones con los agentes econmicos de mercado.
La aprobacin de este documento de gestin tiene una formalidad especfica y la normativa ha
dispuesto que el PAC sea aprobado por el titular de la entidad, por escrito. Ahora bien, es
posible, como es costumbre, que est facultad sea delegada en otro servidor o funcionario
pblico. Como los valores registrados en el PAC deben tener una concordancia con el PIA,
entonces, aqul - el PAC - debe ser aprobado dentro de los quince das hbiles siguientes de
que el PIA es aprobado.

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Importante
El PAC no slo debe ser aprobado, sino tambin publicado en el SEACE
dentro de los cinco (05) das hbiles siguientes a la fecha de su
aprobacin. Las modificaciones al PAC deben seguir las mismas
formalidades que son utilizadas para su aprobacin. Las modificaciones
debern (al menos en teora) responder a las reprogramaciones de las
metas institucionales o una modificacin de la asignacin presupuestal,
configurando las inclusiones y/o exclusiones que sean necesarias. Ahora
bien, slo debern modificarse el PAC si es que el requerimiento vara en
ms del 25% del valor estimado y con ello se deba modificar el tipo de
proceso de seleccin.

En este punto es importante revisar - y confirmar - que las EP no tienen una comprensin de lo
importante de la programacin y aprueban estos instrumentos pero sin seriedad. Es probable
que algunas EP se sientan ofendidas con este comentario, puesto que las realizan de acuerdo
con la verdadera - y diligente - programacin; pero no puede regularse sobre las excepciones.
Casi la mayora de las EP aprueban sus PAC's los cuales son constantemente modificados en
posteriores versiones. Esta afirmacin es fcilmente verificable durante la ejecucin del
presupuesto y los PAC's que son registrados ante el OSCE.
No se equivoque el lector pues no se est afirmando categricamente que los PAC's no deben
ser modificados, sino que la constante y permanente modificacin tiene dos posibles lecturas:

La primera, que no se haya

programado seriamente los
requerimientos

La segunda, es que
simplemente que son malos
programadores

Y, en cualquiera de las opciones la deficiencia est presente y debe corregirse.

Entre las obligaciones ms relevantes - pero incompleta - que creo estableci la normativa es
la de revisar cada semestre la ejecucin del PAC. Ahora bien, normalmente la evaluacin del
PAC se ha limitado a verificar cuntos procesos tenemos programados en el documentos y
cuntos han sido convocados, cuntos adjudicados, cuntos comprometidos en el presupuesto
y cuntos devengados, obteniendo as una estadstica bastante limitada y que solamente tiene
como resultado la mala (o buena) situacin en la ejecucin del presupuesto.
Lo que creo, y por ello sealo que es incompleta, es que, mensualmente, los actores que
coordinan con este sistema deben verificar las razones por las cuales la programacin no est
siendo cumplida, porque no se ha convocado un proceso a tiempo (en la fecha prevista de la
convocatoria), y una vez que se encuentre dicho problema, adoptar las medidas correctivas de
ese problema.

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Importancia del PAC
El PAC resulta ser un documento de gestin relevante y muy trascendente
en relacin con la programacin, pero no est bien analizada por las EP, las
cuales, estimo, slo se preocupan de hacer bien - en la medida de los
posible - el estudio de posibilidades, convocatoria, desarrollo del proceso y
suscribir el contrato, pero no comprenden a cabalidad que una
contratacin eficiente no resulta de un proceso legalmente correcto, sino
que se compre lo que se necesita a un buen precio a una buena empresa y
en unas buenas condiciones comerciales.

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ACTIVIDAD 1
1. Cmo y en qu momento se registra la primera versin del PAC en el SEACE?
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2. Con que informacin y documentos debe contar la Entidad para registrar el PAC
en el SEACE?
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3. Puedo excluir procesos del PAC de aos anteriores en el SEACE?
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Actividad Calificada 1
Luego de visualizar los videos y leer los textos, ingrese con su clave
al aula virtual: www.utrivium.com para desarrollar la actividad
calificada asignada en esta unidad.

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