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Aprueban las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el sector pblico

nacional
RESOLUCION JEFATURAL N 073-85-AGN-J

(*) De conformidad al Artculo Primero de la Resolucin Jefatural N 133-85-AGN-J,


publicada el 05-10-85, se precisa que esta Resolucin es de aplicacin para la
documentacin con menos de 30 aos de antigedad.
CONCORDANCIAS: R.J. N 140-2008-AGN-J (Aprueban Directiva Procedimiento de Transferencia de Acervo Documental
en el Desarrollo de la Transferencia de
Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales)
R.J. N 346-2008-AGN-J - DIRECTIVA N 003-2008-AGN-DNDAAI - (Aprueban Directiva Normas para la
formulacin y aprobacin del Plan Anual de
Trabajo del rgano de Administracin de Archivos de las Entidades de la Administracin Pblica)
R.J. N 347-2008-AGN-J - Directiva N 04-2008-AGN-DNDAAI - (Aprueban Directiva Normas para la elaboracin de
los Informes Tcnicos de los
Planes Anuales de Trabajo de los rganos de Administracin de Archivos de las Regiones)
R.J. N 374-2008-AGN-J (Aprueban la Directiva Procedimiento de Transferencia del acervo documental en el
desarrollo de la Transferencia
de Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales)

Lima, 31 de mayo de 1985.


Vistos los Oficios N 315-84-INAP/DNR, N 046-84/INP-OGA-DGE, N 165-84-CG-TN, N 0366JUS/DM, remitidos por el Instituto Nacional de Administracin Pblica, Instituto Nacional de
Planificacin, Contralora General de la Repblica y el Ministerio de Justicia, con el propsito de
aprobarse las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos;
CONSIDERANDO:
Que, por Decreto Ley N 19414 y su Reglamento D.S. 022-75-ED, se faculta al Archivo General
de la Nacin velar por la defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la
Nacin;
Que, corresponde al Archivo General de la Nacin como organismo rector del Sistema Nacional
de Archivos, dictar las normas que aseguren y regulen la organizacin y funcionamiento de los
archivos del Sector Pblico Nacional;
Que, el Proyecto de las Normas Generales elaborado por la Direccin General de Archivo
Intermedio de Archivo General de la Nacin ha sido coordinado con los Organismos Centrales de
los Sistemas Administrativos para evitar interferencias de competencia;
De conformidad con el D.L.19414 y su Reglamento D.S. 022-75-ED, Decreto Legislativo N 120
y D.S. 007-82-JUS,
Estando a lo propuesto por la Direccin General de Archivo Intermedio, con la opinin favorable
de la Comisin Tcnica de Archivos y con la visacin de la Direccin Tcnica, Asesora Jurdica y
de la Oficina de Planificacin e Investigacin del Archivo General de la Nacin, en uso de las
atribuciones conferidas por el Decreto Legislativo N 120, Art. 2 inc. a) y el D.S. 007-82-JUS, art.
12, inc. d),

SE RESUELVE:
Artculo 1.- Aprobar las normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector
Pblico Nacional, las mismas que forman parte de la presente Resolucin:
SNA.
O1
SNA.
02
SNA.
SNA.
SNA.
05
SNA. 06 Servicios .Archivisticos.

Administracin
de
Organizacin
de
03
Descripcin
04
Seleccin
Conservacin
de

Archivos.
Documentos.
Documental.
Documental.
documentos.

Artculo 2.- Las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos son de obligatorio
cumplimiento por todos los organismos y reparticiones del Sector Pblico Nacional.
Artculo 3.- Disponer la Publicacin de las referidas Normas Generales del Sistema Nacional
de Archivos en el Diario el El Peruano, para su difusin y aplicacin en todos los Organismos y
dependencias del Sector Pblico Nacional.
Regstrese y comunquese.
LUIS

ENRIQUE

TORD

Jefe Archivo General de la Nacin


NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SNA. 01 ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

I.- CONCEPTO
La administracin de archivos es un conjunto de principios, mtodos y procedimientos
orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los archivos. Es funcin
archivista la gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin
permanente de acuerdo a su ciclo vital.
Se entiende por documento a toda informacin registrada en cualquier soporte, sea textual,
cartogrfico, audiovisual, automatizado, tctil y otros de semejante naturaleza que se generan en
los organismos y reparticiones del Sector Pblico Nacional como resultado de sus actividades.
II. OBJETIVOS O FINALIDAD
1.- Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administracin de los
archivos del Sector Pblico Nacional.
2.- Brindar servicios de Informacin al Estado, a la ciudadana y a la Investigacin.
III. ACCIONES A DESARROLLAR

1.- En las entidades del Sector Pblico se establecer un Organo de Administracin de Archivos
con un nivel equivalente al de las unidades orgnicas de los distintos sistemas administrativos,
dependiendo tcnica y normativamente del Archivo General de la Nacin.
2.- El Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Pblico Nacional estar
constituido por dos niveles.
2. l.- Nivel Central
- Organo de Administracin de Archivos. Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,
normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivsticas a nivel Institucional; as como de
la conservacin y uso de la documentacin proveniente de los archivos de Gestin y perifricos, e
intervenir en la transferencia y eliminacin de documentos en coordinacin con el Archivo General
de la Nacin.
- Archivo Perifrico.- Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentacin
proveniente de los archivos de gestin y de transferirlos al Organo de Administracin de Archivos o
al Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin, previa coordinacin con el Organo de
Administracin de Archivos. Se constituirn cuando la complejidad de funciones, nivel de
especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo requieran.
- Archivo de Gestin.- Es el responsable de la organizacin, conservacin y uso de la
documentacin recibida o producida por una unidad orgnica y de transferirla al Archivo Perifrico
o al rgano de Administracin de Archivos.
2 2. Nivel Desconcetrado
- Organo de Administracin de Archivos Desconcentrados. Es el encargado de las actividades
archivsticas en los rganos desconcentrados a nivel regional, zonal o departamental de los
organismos y reparticiones del Sector Pblico. Coordinar sus actividades con el Organo de
Administracin de Archivos del nivel central y el Archivo Departamental correspondiente y de no
existir ste, con el Archivo General de la Nacin.
3.- El Organo de Administracin de Archivos se organizar en reas especializadas de acuerdo
con los procesos archivsticos. Cada entidad del Sector Pblico contar con una Comisin
Consultiva encargada de evaluar los documentos.
4.- El Organo de Administracin de Archivos en coordinacin con el Organo de Racionalizacin
o el que haga sus veces, formular y actualizar los documentos de gestin archivstica
institucional, de acuerdo a las directivas y orientaciones tcnicas impartidas por el Archivo General
de la Nacin.
5.- Las Normas especficas formuladas por el Organo de Administracin de Archivos debern
ser aprobadas por la Alta Direccin de la entidad previa conformidad del Archivo General de la
Nacin
IV BASE LEGAL
1.- Constitucin Poltica del Per, 1979, Art. 36
2.- Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.

3.- Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del D.L. N 19414.


4.- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.
5.- Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo
General de la Nacin.
6.- Ley N 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin.
7.- Concordancias :
- Normas Tcnicas de Auditora 20-106 Organizacin de Archivo Permanente.
- Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad.
03 Documentacin Sustentatoria.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todos los organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes o encargados del
Organo de Administracin de Archivos.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1.- Verificar la creacin y comprobar el funcionamiento del Organo de Administracin de
Archivos.
2.- Comprobar la aplicacin de los documentos de gestin archivstica institucional.
3.- Evaluar la aplicacin de las normas emitidas por el Archivo General de la Nacin.
SNA. 02 ORGANIZAClON DE DOCUMENTOS
I. CONCEPTO
La organizacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.
II. OBJETIVOS O FINALIDAD
1.- Establecer criterios uniformes para la organizacin de los documentos en los archivos del
Sector Pblico.
2.- Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgnica como producto de las
actividades de la Administracin Pblica.
3.- Facilitar la localizacin de los documentos para la recuperacin inmediata de la informacin.
III. ACCIONES A DESARROLLAR

1.- El Organo de Administracin de Archivos en coordinacin con la Oficina de Racionalizacin o


la que haga sus veces elaborarn la Gua de Organizacin de Documentos de la Institucin de
conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nacin.
2.- Se elaborar la Gua para la organizacin de Documentos de la Institucin, teniendo en
consideracin las siguientes normas:
2.1.- Clasificacin y Ordenamiento en los Archivos de Gestin.
2.1.1.- La Clasificacin de los documentos en los archivos de gestin ser orgnico - funcional.
Dicho sistema se organizar teniendo como base la estructura orgnica de cada entidad. Las
funciones y actividades de cada unidad orgnica darn origen a las series documentales.
Entindase por serie al conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes: el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o
eliminados como unidad.
2.1.2.- En los archivos de gestin las unidades de archivamiento se ordenarn de acuerdo al
sistema alfabtico, numrico o una combinacin de ambos. Los documentos dentro de cada unidad
de archivamiento se ordenarn segn el sistema ms conveniente.
2.2 Clasificacin y Ordenamiento de Archivos Perifricos y Organos de Administracin de
Archivos
2.2.1.- La clasificacin de los documentos en los Archivos Perifricos y en el Organo de
Administracin de Archivo se regir por el principio de procedencia administrativa y el principio de
orden original. De acuerdo a dichos principios la clasificacin se har respetando la unidad
orgnica de origen de los documentos y manteniendo el orden que se les dio en ella.
2.2.2.- En los archivos perifricos y en el Organo de Administracin. de Archivos las unidades de
archivamiento (cajas, legajos) provenientes de las distintas unidades orgnicas debern ordenarse
numricamente de manera correlativa.
2.3. Signatura
Se establecer una codificacin para identificar las unidades orgnicas y las series
documentales de la entidad.
IV. BASE LEGAL
1.- Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.
2.- Decreto Supremo N 022-75 ED, Reglamento del D.L. N 19414.
3.- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.
4.- Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo
General de la Nacin.
5.- Ley N 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin.
6.- Concordancias:

- Normas Tcnicas de Control Interno


130-09 Archivo de la Documentacin de Proyectos.
- Normas Tcnicas de Auditora
203.06 Ordenamiento de papeles de Trabajo.
- Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad
03 Documentacin Sustentatoria.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todos los organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes o encargados del
Organo de Administracin de Archivos.
VI. MECANISMO DE CONTROL
1.- Verificar la elaboracin y aplicacin de la Gua de organizacin de Documentos de la
Entidad.
2.- Constatar la aplicacin de las directivas que emita el Organo de Administracin de Archivos
de la Entidad y el Archivo General de la Nacin.
SNA. 03 DESCRIPCION DOCUMENTAL
I. CONCEPTO
La descripcin es un proceso archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los
caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o
instrumentos descriptivos.
Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y
controlar los fondos documentales de cada entidad.
II. OBJETIVOS O FINALIDAD
1.Facilitar
la
localizacin
2.Garantizar
el
control
del
3.- Brindar una eficaz y eficiente servicio de informacin.

de
los
Patrimonio

documentos.
Documental.

III. ACCIONES A DESARROLLAR


1.- El Organo de Administracin de Archivos elaborar y actualizar los diversos auxiliares o
instrumentos descriptivos teniendo en cuenta las caractersticas de los documentos y los
requerimientos de los servicios de informacin de cada entidad.
2.- Los auxiliares o instrumentos descriptivos bsicos sern el Inventario de Transferencia de
Documentos, Inventario de Eliminacin de Documentos, Inventario General de Fondos
Documentales y la Tarjeta de Registro de Documentos.

IV. BASE LEGAL


1.- Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.
2.- Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del D.L. N 19414.
3.- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.
4.- Decreto Supremo N 077-82-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo
General de la Nacin.
5.- Ley N 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todos los .organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes o encargados del
Organo de Administracin de Archivos.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1.- Verificar la existencia de los auxiliares o instrumentos descriptivos.
2.- Constatar la aplicacin de las directivas que emita el Organo de Administracin de Archivos
de la Entidad y el Archivo General de la Nacin.
SNA. 04 SELECCION DOCUMENTAL
I. CONCEPTO
La seleccin es un proceso archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las
series documentales de cada entidad para determinar sus periodos de retencin, en base a los
cuales se formular el Programa de Control de Documentos.
El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencin
para la transferencia y/o eliminacin de todas las series documentales de cada entidad.
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1.- Garantizar la conservacin de los documentos de valor permanente.
2.- Permitir la eliminacin peridica de los documentos innecesarios.
3.- Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital.
4.- Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio, equipo, material y personal
de los archivos pblicos.
III. ACCIONES A DESARROLLAR

1.- La Comisin Evaluadora de Documentos de la entidad, formular y actualizar el Programa


de Control de Documentos.
2.- Las series documentales sern analizadas y evaluadas teniendo en cuenta sus valores
administrativo, jurdico, econmico, cientfico, histrico, cultural e informativo, para determinar sus
perodos de retencin.
3.- El Programa de Control de Documentos ser propuesto por la ms alta autoridad de cada
entidad y aprobado por el Archivo General de la Nacin.
El Programa de Control de Documentos aprobado en ningn caso autoriza la eliminacin de
documentos.
4.- El Organo de Administracin de Archivos formular un cronograma anual de transferencias
de documentos del archivo de gestin al Archivo Perifrico o al Organo de Administracin de
Archivos y de estos al Archivo General de la Nacin, de acuerdo a su Programa de Control de
Documentos.
5.- El Organo de Administracin de Archivos elaborar un cronograma anual de documentos a
eliminarse de acuerdo a los plazos de retencin establecidos en su Programa de Control de
Documentos.
6.- El Archivo General de la Nacin autorizar y efectuar la eliminacin de los documentos
declarados innecesarios.
IV. BASE LEGAL
1.- Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.
2.- Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del D.L. N 19414.
3.- Decreto Legislativo N. 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.
4.- Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo
General de la Nacin.
5.- Decreto Supremo N 001-72-CG, Reglamento de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control, art. 37, inciso a) y art. 72.
6.- Ley N 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin.
7.- Cdigo de Procedimientos Civiles, art. 400 y siguientes.
8.- Cdigo Penal, art. 366.
9.- Decreto Supremo N 028-81-JUS, Designacin de las personas que integrarn el Consejo de
Notariado y Archivos.
10.- Decreto Supremo N 001-84-JUS, Modificacin arts 4 y 6 del D. S. N 028-81-JUS y arts.
16, 17 y 18 del D. S. N 007-82-JUS.

11.- Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de


Remuneraciones del Sector Pblico, art. 28 inciso i).
12.- Concordancias:
- Normas Tcnicas de Auditora.
201-06 Organizacin de Archivo Permanente.
- Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad.
03 Documentacin Sustentatoria.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todos los organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes o encargados del
Organo de Administracin de Archivos.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1.- Verificar la existencia y cumplimiento de las normas sobre Seleccin Documental,
Cronograma de Control de Documentos, Cronograma Anual de Documentos a Eliminarse.
2.- Constatar la aplicacin de las directivas que emita el Organo de Administracin de Archivos
de la entidad y el Archivo General de la Nacin.
SNA. 05 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
I. CONCEPTO
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la
integridad fsica del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a travs de la
implementacin de medidas de preservacin y restauracin.
II. OBJETIVOS O FINALIDAD
1.- Asegurar la integridad fsica del documento.
2.- Garantizar la conservacin del Patrimonio Documental de la Nacin.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1.- El Organo de Administracin de Archivos de cada entidad formular normas especficas
sobre disposicin de ambientes, sistemas de proteccin, equipos y materiales de archivos de
conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nacin.
2.- El Organo de Administracin de Archivos y los Archivos Perifricos contarn con los locales
apropiados, equipos, mobiliario y materiales necesarios para la proteccin y conservacin de los
documentos.
IV. BASE LEGAL

1.- Constitucin Poltica del Per 1979, Art. 36


2.- Decreto Ley N 19414. Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.
3.- Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley N 19414.
4.- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.
5.- Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo
General de la Nacin.
6.- Ley N 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin.
7.- Concordancias
- Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad 03 Documentacin Sustentatoria.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todos los organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes o encargados del
Organo de Administracin de Archivos.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1.- Constatar y evaluar los locales de archivos y sus instalaciones.
2.- Verificar el estado de proteccin y conservacin de los fondos documentales.
3.- Verificar la asignacin de equipos mobiliario y materiales al Organo de Administracin de
Archivos y Archivos Perifricos.
4.- Constatar la aplicacin de las directivas emitidas por el Organo de Administracin de
Archivos de la entidad y el Archivo General de la Nacin.
SNA. 06 SERVICIOS ARCHIVISTICOS
I. CONCEPTO
El Servicio archivstico es un proceso que consiste en poner a disposicin de los usuarios la
documentacin de cada entidad con fines de informacin.
II. OBJETIVOS O FINALIDAD
1.- Satisfacer oportunamente la demanda de informacin de la entidad y del pblico usuario.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1.- El Organo de Administracin de Archivos a solicitud de sus unidades orgnicas y del
interesado prestar servicios archivsticos a travs de las modalidades de lectura, consulta,

bsqueda, prstamo, expedicin de copias, etc., de los documentos que custodia. Los archivos de
gestin perifricos adecuarn la prestacin de sus servicios a las normas establecidas por el
Organo de Administracin de Archivos.
2.- La prestacin de servicios archivsticos se adecuarn a las disposiciones legales y
Administrativas vigentes.
3.- El Organo de Administracin de Archivos normar la prestacin de los servicios archivsticos
de la entidad, de conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la Nacin.
IV. BASE LEGAL
1.- Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.
2.- Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del D.L. N 19414.
3.- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.
4.- Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo
General de la Nacin.
5.- Ley N 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nacin.
6.- Decreto Supremo N 006-67-SC, Reglamento de Procedimientos Administrativos.
7.- Cdigo de Procedimientos Civiles Art. 441 y 444
8.- Concordancias:
- Normas Tcnicas de Control Interno.
101-25 Entrega de Informacin y/o Documentacin a las Sociedades de Auditoria.
- Normas Tcnicas de Auditoria.
203.04 Ubicacin del Trabajo de Auditoria.
203.14 Impedimento de trasladar la Documentacin y Registros fuera de la entidad.
- Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad 03 Documentacin Sustentatoria.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en todos los organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes o encargados del
Organo de Administracin de Archivos.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1.- Verificar prestaciones de servicios archivsticos.

2.- Verificar la regularidad de la atencin de los servicios archivsticos solicitados.


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