PROYECTO

REDISEO DEL SUBPROCESO DE ATENCIN DE

RECETAS MDICAS EN FARMACIA EN LA CLNICA
GOOD HOPE - MIRAFLORES

PERU
2013

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TABLA DE CONTENIDOS
1.

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA...........................................................................3

2.

MISION, VISION Y OBJETIVOS (PROYECTOS)...........................................................4

3.

PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE Y REQUERIMIENTOS.....................................5

3.1.
3.2.
3.3.

4.

GESTION DEL ALCANCE....................................................................................7

4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.

5.

PLAN DE TIEMPO...................................................................................................... 11
DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES............................................................................11
NIVEL DE PRECISIN DE LOS COSTOS......................................................................14
UNIDAD DE MEDIDA.................................................................................................. 14
ESTIMADO DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES...................................................14
ESTIMACIN DE LOS COSTOS DE RECURSOS HUMANOS..........................................15

GESTIN DE CALIDAD.....................................................................................16
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.

7.

DEFINICIN DE ALCANCE........................................................................................... 7
REAS INVOLUCRADAS.............................................................................................. 7
ENUNCIADO DEL ALCANCE......................................................................................... 7
ROLES Y RESPONSABILIDADES..................................................................................8
HITOS, RIESGOS Y REQUISITOS..................................................................................9
WORK BENCH STRUCTURE ( DIVISIN DE LAS PRINCIPALES FASES DEL PROYECTO)..............10

GESTION DEL TIEMPO.....................................................................................11

5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.

6.

MATRIZ DE INVOLUCRADOS........................................................................................ 5
RBOL DE PROBLEMAS............................................................................................. 6
RBOL DE OBJETOS.................................................................................................. 6

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..............................................................................16
ROLES Y RESPONSABILIDADES................................................................................16
PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD (PROCEDIMIENTOS ESTNDAR DE CALIDAD).......................17
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO..................................................18
PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD................................................................19

GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS.............................................................20

7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
7.7.
7.8.
7.9.
7.10.

ESTIMACIN DEL PERSONAL....................................................................................20

ESTIMACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA EL PROYECTO....................................20
PERFIL PROFESIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO...................................................20
ROLES DE LOS RECURSOS HUMANOS......................................................................21
DISTRIBUCIN DE HORAS DE RECURSOS HUMANOS................................................22
HORAS DISTRIBUIDAS EN MESES DE DURACIN DEL PROYECTO.............................23
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS............................................................23
ASUNCIONES Y RESTRICCIONES DEL PERSONAL.....................................................24
CRITERIOS DE LIBERACIN DEL EQUIPO.................................................................24
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO............................................................................24

1 | Pgina

7.11.
8.

ORGANIGRAMA NOMINAL.....................................................................................24

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES..................................................................26

8.1.
8.2.

9.

IDENTIFICACIN DE LOS AGENTES INVOLUCRADOS.................................................27

DIAGRAMA DE COMUNICACIONES............................................................................28

GESTION DE LA INFORMACIN..........................................................................28
9.1.

10.

NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA RESOLUCIN DE CONFLICTOS...........................29

GESTION DE LOS RIESGOS............................................................................29

10.1.
OBJETIVO............................................................................................................. 29
10.2.
ROLES Y RESPONSABILIDADES............................................................................29
10.2.1. ROLES............................................................................................................... 30
10.3.
LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS.......................................................................30
10.4.
PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS...................................................................31
10.5.
REPORTE DE LA SITUACIN DE LOS RIESGOS......................................................32
11.
11.1.

GESTION DE LAS ADQUISICIONES...................................................................32

TIPOS DE CONTRATO Y CONDICIONES DE PAGO...................................................32

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1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES DE LA CLNICA GOOD HOPE-MIRAFLORES

Institucin de salud promovida por la iglesia adventista del sptimo da, fue
constituida en el ao 1996.

Actualmente es una clnica privada reconocida y premiada por su calidad en el

servicio de salud.

Cobertura

en

consultas

externas,

emergencia,

hospitalizacin,

farmacia,

laboratorio, diagnstico por imgenes, cuidados intensivos, neonatologa y

nutricin.
1.2. VISIN

Ser una institucin moderna y lder en promocin y servicios de salud que satisface
integralmente a sus pacientes, a travs de su personal comprometido, motivado y
competente.
1.3. MISIN

Somos una institucin de salud de la iglesia adventista del sptimo da, que
promueve y restaura la salud integral de las personas, con solvencia profesional y
alta tecnologa, basadas en un contexto de amor, integridad y honestidad.
1.4. OBJETIVOS

Ejecutar asistencia mdica a todos los pacientes que soliciten nuestros servicios
de una manera ptima y rpida.

Brindar Medicacin Oportuna, Con Buen Servicio De Farmacia Interna.

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2. MISION, VISION Y OBJETIVOS (PROYECTOS)

2.1. VISION

Ser el subproceso que brinda una mejor atencin de recetas mdicas a pacientes,
en el menor tiempo posible.
2.2. MISION

Mejorar el servicio de atencin de recetas mdicas contribuyendo al bienestar de

los pacientes.
2.3. OBJETIVOS

Minimizar los problemas tcnicos en la transmisin de la informacin de

historias clnicas y recetas mdicas.

El uso de esta herramienta tecnologa, dar la facultad de gestionar los

servicios de una forma ms rpida y efectiva

Minimizar problemas de gestin de seguros mdicos, traspapelo y demoras en

Plantilla Charter
Final.doc

la comprobacin de coberturas.

4 | Pgina

3. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE Y REQUERIMIENTOS

3.1. MATRIZ DE INVOLUCRADOS
Entidad y Grupos
Involucrados

Problemas Percibidos

Intereses

No tener herramienta
USUARIO

adecuada para gestionar el

Agilizar el proceso de

proceso de atencin de

atencin de recetas mdicas.

recetas mdicas.

PACIENTE

Incomodidad al comprar los

Ser atendidos en el menor

medicamentos en farmacia.

tiempo posible.

No tener un proceso
CLNICA

rediseado que permita

Proceso adecuado para

disminuir el tiempo excesivo

gestionar la atencin de

en la atencin de recetas

recetas mdicas en farmacia.

mdicas en farmacia.

REA DE FARMACIA

5 | Pgina

Falta de organizacin en los

Rediseo de actividades del

subprocesos y actividades

personal y de subproceso de

del personal

atencin de recetas mdicas.

3.2. RBOL DE PROBLEMAS

3.3. RBOL DE OBJETOS

6 | Pgina

4. GESTION DEL ALCANCE

4.1. DEFINICIN DE ALCANCE
Rediseo del proceso de Atencin de Recetas Mdicas, el cual tendr el alcance

4.2.

4.3.

siguiente:
Gerencia General
Medicina General
Mdulo de Farmacia
REAS INVOLUCRADAS
Las reas que se beneficiarn con el rediseo del proceso son:
Direccin General
Jefatura de Enfermera
Jefatura de Medicina General
Farmacia
Dependencias Administrativas
ENUNCIADO DEL ALCANCE
De Alcance Ejecutar el total de entregables conformados por
Manuales y Guas que formarn parte del rediseo del proceso de
Atencin de Recetas Mdicas en la Clnica Good Hope
Miraflores Lima.
De Tiempo Cumplir con el plazo propuesto de 1 mes para la
Objetivo del

reduccin del tiempo de demora en el proceso de Atencin de

proyecto

Recetas Mdicas.
De Costos No sobrepasar el presupuesto obtenido de S/. 15
000.00
De Calidad Que todas las Guas y manuales sean de fcil
entendimiento, y que las actividades del proceso sean eficaces y
con tiempos ptimos.

Requisitos
del
Proyecto

7 | Pgina

recetas mdicas a travs del rediseo de su rediseo.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Organiz

4.4.

Permitir la disminucin de tiempos en el proceso de Atencin de

PATROCINADOR DEL
PROYECTO

ROL

Ing. Carlos Prado Elay

Representante de Direccin de
TI.

GERENTE DEL PROYECTO

Ing. Sergio Condori Mamani

ROL

Jefe del Proyecto

acin Inicial del proyecto

COMIT DE CONTROL DE

ROL

CAMBIOS

Ing. Luis Aguilar Canlla

Analista de riesgos

Ing. Salvador Jorge Portugal

Analista de Procesos

Ing. David Causo Gil

Analista de Procesos

Ing. Edith Puclla Pareja

Analista QA

Ing. David Perez Rosales

Analista QA

EQUIPO DE LA DIRECCION DEL

ROL

PROYECTO

4.5.

Ing. Luis Aguilar Canlla

Analista de riesgos

Ing. Salvador Jorge Portugal

Analista de Procesos

Ing. David Causo Gil

Analista de Procesos

Ing. Edith Puclla Pareja

Analista QA

Ing. David Perez Rosales

Analista QA

HITOS, RIESGOS Y REQUISITOS

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Cambios de los funcionarios ligados al proyecto por parte de la

Riesgos
iniciales
del proyecto

CLINICA.
Demora en la aprobacin de productos intermedios por parte de
los Stakeholders principales.
Demora en el desembolso por parte de los patrocinadores del
proyecto.

HITOS
Hitos
Principales

Requisitos de
Gestin de
Configuracin

FECHA

Nuevo Proceso Definido.

Agosto

2013

Nuevo Proceso Editado.

Agosto

2013

Taller de Capacitacin ejecutado.

Septiembre

2013

Nuevo Proceso Validado y aprobado.

Septiembre

2013

Todo cambio solicitado por los interesados debe ser evaluado

por el Equipo del Proyecto y aprobado por Comit de Cambios.

Requerimient
o de

Aprobacin del rediseo del Proceso de Atencin de Recetas

aprobacin

mdicas en la clnica Good Hope Miraflores.

del Proyecto

9 | Pgina

4.6.

WORK BENCH STRUCTURE ( divisin de las principales fases del proyecto)

Definicin del proyecto, teniendo en cuenta las

PRE ANLISIS

necesidades de la Clnica Good Hope y un Anlisis

de Costos y Beneficios del Rediseo de Proceso.
Determinacin de los diferentes requerimientos del

ANLISIS

rediseo y sus costos como: Recursos humanos,

documentacin, hardware, software, etc.
Elaboracin del pruebas, registro de incidencias y

CERTIFICACIN

conformidad,
Instalacin de los recursos necesarios en todas las
reas que abarcar el rediseo, supervisin del

IMPLEMENTACIN correcto funcionamiento y asesora durante las

actividades por parte de los responsables de cada
rea.

10 | Pgina

5. GESTION DEL TIEMPO

5.1.
PLAN DE TIEMPO
La gestin de tiempo incluye procesos necesarios para lograr la conclusin del
proyecto a tiempo.

Para la gestin de tiempo se contar con la ayuda del MS

Proyect.
Los procesos de la gestin incluyen la definicin de los recursos de las actividades,
la estimacin de la duracin de las actividades, el desarrollo del cronograma y el
control del cronograma.
Para obtener el Tiempo del Proyecto completaremos un formato que servir como
base de datos, con los siguientes datos:
ACTIVIDADES

5.2.

TIEMPO

RECURSOS

DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES

Nombre

PREANALISIS
Acta de Constitucin
Estudio de campo
Recoleccin de datos
Elaborar formatos y documentacin
para el proceso
Elaboracin del Acta de Constitucin
Definicion de los Controles para
evaluacion del rendimiento del PROCESO
Diseo de los Controles QA

Duraci
Comienzo
n

30
das
30
das
8
das
9
das
13
das
4 das
3 das
2 das

Elaboracion del Checklist de Actividades

3 das
criticas
Elaboracin preliminar del Cronograma de
3 das
trabajo
6
Contrato
das

11 | Pgina

PRECEDENCIA

(DIAS)

lun
05/08/13
lun
05/08/13
lun
05/08/13
mar
13/08/13
jue
22/08/13
jue
22/08/13
lun
26/08/13
jue
29/08/13
jue
29/08/13
dom
01/09/13
lun
26/08/13

Fin

mar
03/09/13
mar
03/09/13
lun
12/08/13
mi
21/08/13
mar
03/09/13
dom
25/08/13
mi
28/08/13
vie
30/08/13
sb
31/08/13
mar
03/09/13
sb
31/08/13

ANALISIS
Elaboracin del Plan de Proyecto

45
das?
32
das?

Definir tareas y roles del equipo

1 da

Plan de Gestion del Alcance

10
das

Plan de Gestin de cronograma

2 das

Plan de Gestion de Costos

2
das

Plan de Control de Riesgos

6 das

Plan de Gestin de la Calidad (QA)

Identificar Stakeholders
Estructurar el proceso a redisear

3
das
45
das
12
das

Anlizar el proceso de Atencin en Farmacia

4 das
Interna
Analizar las areas de dependencia en el
4 das
proceso de atencin
Crear el Modelo de Rediseo

4 das

Disear el modelo AS-IS, TO-BE

2 das

Presentar la documentacion del proceso

rediseado
CERTIFICACION
Plan de pruebas
Registro de Incidencias
IMPLEMENTACIN

2 das
12
das?
12
das?
11
das?
11
das?

Implementacin del proceso rediseado.

5 das

Estructura del Proceso rediseado

1 da?

Actualizar el documento de Lecciones

Aprendidas
Documento de Conformidad

12 | Pgina

1 da?
3

mi
04/09/13
mi
04/09/13
mi
04/09/13
mi
04/09/13
lun
09/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
mi
04/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
dom
15/09/13
jue
19/09/13
sb
21/09/13
sb
14/09/13
sb
14/09/13
sb
14/09/13
jue
26/09/13
jue
26/09/13
mar
01/10/13
jue
26/09/13
mi

vie
18/10/13
sb
05/10/13
mi
04/09/13
vie
13/09/13
mar
10/09/13
jue
12/09/13
lun
16/09/13
vie
13/09/13
vie
18/10/13
dom
22/09/13
sb
14/09/13
sb
14/09/13
mi
18/09/13
vie
20/09/13
dom
22/09/13
mi
25/09/13
mi
25/09/13
mar
24/09/13
dom
06/10/13
lun
30/09/13
mar
01/10/13
jue
26/09/13
vie

Plan de capacitacin

das?
2
das

Presentar el plan de capacitacion

1 da

Ejecutar el plan de capacitacion

1 da

02/10/13
sb
05/10/13
sb
05/10/13
dom
06/10/13

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

13 | Pgina

04/10/13
dom
06/10/13
sb
05/10/13
dom
06/10/13

6. GESTIN DE COSTOS
6.1. TIPO DE ESTIMACION
La estimacin elegida es Bottom Up.
6.2. NIVEL DE PRECISIN DE LOS COSTOS
El nivel de precisin ser de -5% al +5%
6.3. UNIDAD DE MEDIDA
Todos los costos deben ser expresados en soles. El personal es contratado por la
organizacin, durante el tiempo de 09 semanas que dura el proyecto y se mide
mediante Costo/Hora.
6.4.

UMBRALES DE CONTROL

14 | Pgina

La variacin permita es de +/- 5% del costo planificado.

La accin a tomar en caso de una variacin mayor, es apoyar los costos
adicionales en el plan de contingencia para mitigar el suceso y a la vez
investigar exhaustivamente la variacin para determinar si alcanzo a alterar
la lnea base de costo.

6.5.

METODO DE MEDICION
El Mtodo a utilizar ser la curva S y Valor Acumulado

6.6.

PROCESOS DE GESTION DE COSTOS

PROCESO
Estimacin de
Costos
Preparacin del
Presupuesto
Control de costos

6.7.

DOCUMENTOS DE GESTION DE COSTOS

DOCUMENTO
Plan de Gestin de
Costos
Lnea Base del
Costo
Costeo del
Proyecto
Presupuesto por
Fase y Entregable
Presupuesto en el
Tiempo (Curva S)

6.8.

DESCRIPCION
Se estima los costos del proyecto en base al tipo de estimacin por presupuesto
Bottom Up. Esto se realiza en la planificacin del proyecto y es responsabilidad
del Project Manager, y aprobado por el Gerente de Clnica / Patrocinador
Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestin del proyecto.
Este documento es elaborado por el Project Manager y, revisado y aprobado por
el Patrocinador.
En caso se altere la lnea base del costo, se deber realizar una solicitud de
Control de Cambios debidamente sustentada.
El anlisis de impacto deber ser presentado al Patrocinador y evaluar distintos
escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponder alternativas de
intercambio de triple restriccin.
Toda variacin final dentro del +/- 5% del presupuesto ser considerada como
normal.
Toda variacin final fuera del +/- 5% del presupuesto ser considerada como
causa asignable y deber ser auditada. Se presentar un informe de auditora, y
de ser el caso se generar una leccin aprendida

DESCRIPCION
Documento que informa la planificacin para la gestin del costo del proyecto
Lnea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de contingencia
Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable,
segn el tipo de recurso que participe
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del proyecto,
divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables
El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la grfica del valor
ganado del proyecto en un periodo de tiempo.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS

El Patrocinador y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar o

rechazar las propuestas de cambios.

15 | Pgina

Se aprobarn automticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente

puedan impedir la normal ejecucin del proyecto, y que por su naturaleza no puedan
esperar a la reunin del Comit Ejecutivo, y que en total no excedan del 5% del
presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios debern ser expuestos en la

siguiente reunin del equipo del proyecto.

Los documentos que sern afectados o utilizados en el Control de Cambios de
Costos son:
- Solicitud de Cambios.
- Acta de reunin de coordinacin del proyecto.
- Plan del Proyecto (replanificacin de todos los planes que sean afectados).
En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al
tema es el Project Manager, si est no puede ser resuelta por el, es el Patrocinador

que asume la responsabilidad.

Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del
presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Project Manager, un
requerimiento de cambio superior ser resuelta por el Patrocinador

16 | Pgina

6.9.

ESTIMADO DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

tem
1

EDT

Cant. De dias

P.U. S/.

PRE ANALISIS

1.1. Acta de Constitucin

1.2. Contrato
2 ANLISIS
Elaboracin del plan de
2.1.
Proyecto
Plan de Gestin del
2.2.
Alcance
1 Plan de Gestin de
2.3.
Calidad (QA)
1 Estructurar el proceso
2.4.
de la Calidad (QA)
CERTIFICACIN
Plan de Pruebas
Registro de Incidencias
IMPLEMENTACIN
Implementacin del
proceso rediseado
Estructura del
Proceso rediseado.
Documento de
Conformidad
Plan de capacitacin

Sub Total
15,000.0
0

30 das
6 das

3200.00
640.00
6,000.00

32 das

4,000.00

10 das
2 das
12 das
12 das
11 das

20,000.0
0
10,000.0
0
3,000.00
6,000.00
4,000.00

5 das
1 da
3 das
2 das

6.10. ESTIMACIN DE LOS COSTOS DE RECURSOS HUMANOS

Recursos Humanos

Sueldo/Mes

Horas

Costo x

Asignadas
200
160
150
150

Hora
11.00
11.25
11.00
11.00

Jefe del Proyecto

Analista de riesgos
Analista de Procesos I
Analista de Procesos II
Analista QA I

2200
1800
1700
1700
1700

80

21.00

Analista QA II

1700

80

21.00

17 | Pgina

18 | Pgina

7. GESTIN DE CALIDAD
7.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Jefe del Proyecto

Aseguramiento de la
Calidad

Analista QA

Control de Calidad

Analista de
Procesos

Analista QA

7.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES

7.2.1. JEFE DEL PROYECTO
Genera y supervisas el Plan de Gestion de Calidad
Realiza la lista de Control de Calidad
Determina mtricas de calidad
Genera el Plan de Mejora de proceso
Actualiza el Plan de gestin de proyecto.
Informa a los stakeholders
7.2.2. ANALISTA QA
Genera en informa el registro de incidencias
Participa en la creacion del plan de pruebas
Interacciona activamente con el analista de procesos
Partiicpa en la definicion de mtricas de calidad
Participa en la generacin de mejora de procesos
Ejecuta las pruebas y registra los defect
Emite la conformidad de pruebas

7.2.3. ANALISTA DE PROCESOS

Establece los casos de prueba inciales
Praticipa en la creacin depla de pruebas
Interacciona con el analista QA
Realiza el seguimiento a la ejecucind e pruebas
Corrige los defects
7.2.4. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Recomienda las acciones correctivas de los procesos evaluados

19 | Pgina

 Audita los procesos para el desarrollo del Sistema de Gestin, guas y

manuales.
7.2.5. CONTROL DE LA CALIDAD
Verificar que la elaboracin de guas y manuales cumpla con las
especificaciones requeridas.
Monitorear los resultados esperados, teniendo en cuenta el cumplimiento
de las fechas y costos estimados.
7.3. PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD (Procedimientos estndar de calidad)
7.3.1. EN LA GESTIN DE PROYECTOS
- Cumplir con el estndar para la gestin de proyectos, segn cada plan
-

subsidiario desarrollado para este proyecto.

La comunicacin para este proyecto requiere de coordinacin constante
con los principales stakeholders, para asegurar que se est cumpliendo con

las especificaciones requeridas.

El alcance del proyecto ha sido definido en la declaracin detallada del
proyecto, cualquier cambio ser manejado siguiendo el proceso de control
de cambios descrito en el plan de gestin del alcance. Cualquier accin

correctiva tomada ser documentada y aprobada en el manejo de cambios.

Cualquier variacin en el cronograma del proyecto ser manejado a travs

de un proceso de control de cambios.

Cualquier variacin en el costo estimado de las actividades, ser manejado

mediante un proceso de control de cambios.

7.4. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
Para lograr este objetivo se van hacer auditorias de calidad orientadas al proyecto,
estas auditoras se realizarn una vez a mitad del proyecto en las cuales se
revisan a detalle los documentos entregables sus procesos y el correcto
seguimiento de los estndares.
Se harn el seguimiento a las actividades que se plantean y validar los resultados
obtenidos por cada etapa de la planificacin.
Verificar el correcto cumplimiento de las tres lneas base (alcance, costo
tiempo).
Realizar la revisin constante de informes de trabajo y registrar incidencias.

20 | Pgina

Para facilitar el proceso de aseguramiento de la Calidad del Proyecto, el jefe del

Proyecto y el Analista QA revisarn los lineamientos generales:
DESCRIPCIN

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
El alcance del proyecto ser claramente definido en la declaracin
Alcance
detallada del alcance.
Verificar que se haya definido la lnea base del cronograma luego de
ser aprobado.
Tiempo
Verificar cualquier variacin del cronograma, sean manejados de
acuerdo al plan.
Verificar el trabajo real, que las fechas de inicio y fin estn siendo
Costo
ingresadas respecto a la lnea base del cronograma del proyecto del
proyecto, que todas las actividades y costos estn disponibles.
Verificar el plan de gestin de RR.HH. sea completado y ejecutado.
RR.HH.
Verificar que el organigrama sea actualizado y preciso.
Verificar que el Plan de comunicaciones sea completado y
ejecutado.
Verificar que los reportes del proyecto sean generados y distribuidos
Comunicaciones adecuadamente a los miembros del equipo del proyecto y a los
stakeholders.
Verificar que los miembros de equipo del proyecto tengan acceso
suficiente a la informacin necesaria del proyecto.
Verificar que el plan de gestin de riesgo sea completado y
ejecutado, de igual forma que los factores de riesgo hayan sido
Riesgo
evaluados y documentados.
Verificar que el plan de respuesta a los riesgos, litigacin de riesgo y
acciones correctivas sean documentados y completadas.
7.5. PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD
Verificar que el proyecto cumpla con el Plan de Gestin de Proyectos. En caso de
identificarse desviaciones, identificar el foco del problema y luego se analizar la
causa raz; para lo cual se utilizar la herramienta como el diagrama de causaefecto.
El Jefe de Proyectos asumir el liderazgo temporal de un circulo de calidad para
analizar las causas del problema y definirn las acciones preventivas en un plazo
no mayor de dos das despus de identificada la desviacin.

21 | Pgina

Cabe mencionar que la implementacin de acciones correctivas/ preventivas que

deriven en cambios ser manejada bajo el Proceso de Control de Cambios. Para
todos los casos deber documentarse las acciones y resultados.
Se deber verificar que todos los casos de pruebas sern ejecutados y obtengan el
resultado esperado as como se verificar cada entregable y la documentacin
correspondiente a cada cliente tiendo el 100 % de aprobacin del mismo.

22 | Pgina

8. GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

8.1.

ESTIMACIN DEL PERSONAL

La estimacin del RR.HH , se realiz teniendo como base la experiencia del jefe del
proyecto, que ha participado en la ejecucin de proyectos similares.
8.2.

ESTIMACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA EL PROYECTO

Requerimiento del Personal
Jefe del Proyecto
Analista de riesgos
Analista de Procesos
Analista QA

8.3.

Cantidad
01
01
02
02

PERFIL PROFESIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO

Personal
Jefe del

Requisitos
Ingeniero de Sistemas colegiado, especialista en Gestin de

Proyecto

Proyectos con certificacin PMBOK, 5 aos de experiencia

en la direccin de proyectos, con 10 aos de experiencia en
el manejo de proyectos de Sistemas informticos y rediseo

Analista de

de procesos.
Ingeniero o Analista de Sistemas, experiencia previa de al

riesgos

menos 2 aos como consultor de procesos o auditor interna.

Conocimiento de sistemas transaccionales, procesos de
negocio

de

seguridad.

Dominio

de

herramientas

Analista de

informticas.
Experiencia mnima de 2 aos en gestin de procesos,

Procesos

mejora continua, reingeniera de procesos, diagramacin de

Analista QA

procesos, manejo de Project, Visio.

Mnimo 1 ao como QA, experiencia mnima de 2 aos
realizando funciones de testeo y casos de prueba.

8.4.

ROLES DE LOS RECURSOS HUMANOS

8.4.1. Gerente de Proyecto

Tiene autoridad total sobre el equipo de proyecto

Canaliza incidentes, sugerencias.
Convoca reuniones
Elabora / Dirige el cumplimiento del plan de Proyecto

23 | Pgina

Controla el cumplimiento de las lneas base del proyecto

Solicita a la Alta Gerencia los controles de Cambios
Revisa informes de trabajo y avance.
Realiza el seguimiento y control para prevencin de Riesgos.

8.4.2. Analista de Riesgos

Reporta al Gerente de Proyecto
Realiza el anlisis de la identificacin, anlisis cualitativo, cuantitativo de
Riesgos
Participa activamente en la elaboracin del plan de Riesgos
Participa en el seguimiento a los cambios en el proyecto.
Apoya en el seguimiento y control de todo el proyecto.
8.4.3. Analista de Procesos

Reporta al Gerente de Proyecto

Realiza el anlisis del proceso actual
Identifica mejoras a realizar
Realiza la estimacin del tiempo de las actividades
Participa en la elaboracin del plan de proyecto (Alcance, tiempo, costo)
Realiza informes semanales de avance del proyecto y cronograma.
Realiza la documentacin del proyecto. (Reg. De lecciones aprendidas,

elaboracin de actas y plantillas)

Realizan el plan de capacitacin.
8.4.4. Analista QA

Realiza el plan de pruebas

Registro de defectos
Asegura el cumplimiento total del alcance
Controla la ejecucin correcta de los plazos finales
Verifica el contenido de cada entregable
Verifica el cumplimiento de estndares de la clnica.
Otorga la conformidad del cumplimiento de las lneas base

8.4.5. Expertos en el rubro

8.5.

Proporcionan toda la informacin necesaria sobre el proceso de la clnica.

Reportan al Gerente de Proyecto durante su asignacin al mismo.
Participan activamente en la ejecucin de los casos de prueba.
Cumplen con tareas asignadas por el Gerente de Proyecto

DISTRIBUCIN DE HORAS DE RECURSOS HUMANOS.

24 | Pgina

El presente cuadro muestra la cantidad de horas a ser empleadas por cada recurso
humano en los meses de duracin del proyecto. Permitiendo determinar que recurso
se utilizar a tiempo parcial o a tiempo completo.
RECURSOS HUMANOS
Jefe del Proyecto
Analista de riesgos
Analista de Procesos
Analista QA
TOTAL

AGOSTO ( HRS)
200
160
150
80
590

SEPTIEMBRE (HRS)
200
100
100
70
420

Este grfico nos muestra la distribucin de horas a lo largo de la duracin del

proyecto. Se puede notar que la mayor concentracin de horas se encuentra en el
mes de Septiembre.
8.6.

HORAS DISTRIBUIDAS EN MESES DE DURACIN DEL PROYECTO

590
420

AGOSTO

8.7.

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS

25 | Pgina

SEPTIEMBRE

8.8.

ASUNCIONES Y RESTRICCIONES DEL PERSONAL

El personal designado al proyecto, trabajar en las instalaciones de la clnica,

ubicado en el distrito de Miraflores-Lima, teniendo como horario de 8:30 am hasta 6
pm, considerando dos horas de refrigerio.
8.9.

CRITERIOS DE LIBERACIN DEL EQUIPO

El jefe del proyecto evaluar al personal al concluir cada fase del proyecto, en
funcin de las conclusiones de los informes de evaluacin de rendimiento mensual.
Antes de concluir con su trabajo cada integrante del equipo de proyecto debe
entregar al Jefe de Proyecto toda la informacin obtenida segn su responsabilidad.
De ser el caso realizar la trasferencia de rol al nuevo integrante.
8.10. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

26 | Pgina

PATROCINADOR
CLINICA
JEFE DE
PROYECTO
Analista de
riesgos

Analista de
Procesos I

Analista de
Procesos II

Analista QA
I

Analista
QA II

Ing. Edith
Puclla
Pareja

Ing. David
Perez
Rosales

8.11. ORGANIGRAMA NOMINAL

Ing. Carlos Prado Elay

Ing. Sergio
Condori Mamani
Ing. Luis
Aguilar
Canlla

Ing.
Salvador
Jorge
Portugal

Ing. David
Causo Gil

8.12. PLAN DE RECOMPENSAS (EN BASEE A METAS)

Se recompensar con bonificaciones a todo el personal que cumpla con las metas
establecidas en el tiempo indicado, se evaluar y se realizar el seguimiento de
metas segn los siguientes indicadores:
CARGO
JEFE DE

CUMPLIENTO
100 % metas

BENEFICIO
30 % de su

OBSERVACIONES
Los resultados sern

PROYECTO

cumplidas

remuneracin

evaluados por cada

mensual

fase del proyecto en

base a los informes

ANALISTA DE

100 % metas

20 % de su

QA.
Los resultados sern

RIESGOS

cumplidas

remuneracin

evaluados por cada

mensual

fase del proyecto en

base a los informes
QA.

27 | Pgina

ANALISTA DE

100 % metas

10 % de su

Los resultados sern

PROCESOS

cumplidas

remuneracin

evaluados por cada

mensual

fase del proyecto en

base a los informes

ANALISTA QA

100 % metas

10 % de su

QA.
Los resultados sern

cumplidas

remuneracin

evaluados por cada

mensual

fase del proyecto en

base a los informes
QA.

En caso de incumplimiento de metas se elaborarn informes de desfavorables de trabajo que

ser adjuntado a la evaluacin de desempeo de cada miembro del equipo de trabajo.

8.13. PLAN DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIONES

Se realizarn reuniones al inicio y fin de cada fase del proyecto, en las que se
informarn los avances del proyecto, deteccin de problemas, faltas de
comunicacin y otros inconvenientes, por lo que se tomar 01 hora diaria antes del
comienzo de las actividades de cada miembro del equipo, asistido por el Jefe de
Proyecto y los analistas QA.
En estas reuniones se evidenciar la necesidad de establecer una capacitacin
dirigida al equipo de proyecto de acuerdo a las falencias encontradas conforme se
va dando el avance del proyecto. Este plan de capacitacin solo tomar 03 horas
semanales

por cada integrante las cuales se encuentran mapeadas en la

asignacin del personal segn el cronograma. Lo cual genera que se planifique un

trabajo 7 horas con 35 minutos teniendo 35 minutos restantes para la capacitacin.
9. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

28 | Pgina

El presente plan adicional, permitir establecer un mecanismo que permita de

reglamentacin a ser adoptadas durante la ejecucin del proyecto con el fin de definir en
forma clara y precisa los requerimientos de informacin de todos los involucrados en el
proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la planificacin,
ejecucin, control, cierre e integracin del presente proyecto.
Por eso es importante determinar quines son los principales involucrados, que
informacin es ms relevante para ellos, cuando se les debe informar, con qu
frecuencia y de qu forma, con qu documento, entre otros. Muchas decisiones a ser
adoptadas durante la ejecucin del Proyecto dependern del nivel y el contenido de los
informes que fluyen en el proyecto, se debe definir bien este flujo a fin de que no se
incurra en problemas de falta de comunicacin.

9.1. IDENTIFICACIN DE LOS AGENTES INVOLUCRADOS

La identificacin de los agentes involucrados ms relevantes en el proyecto, nos
permitir determinar quien recibe la informacin, cuando y donde, permitindonos
satisfacer las expectativas de los Stakeholders sobre la informacin que va a
recibir y en el momento oportuno, siendo nuestra meta establecer y mantener la
credibilidad del Proyecto con una buena informacin durante el desarrollo del
proyecto.
Involucrad
o

Rol en el
proyecto

Grado de
autoridad

Tipo de
informacin
Informes de
Avance.
Informe inicial.
Informes final.

Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales.

Informes de
trabajo.
Informes QA.
Registros de
incidentes.
Solicitudes de

Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales

GERENCIA

Patrocinador

Alto

Jefe del
Proyecto

Responsable de
todo el proyecto

Intermedio

29 | Pgina

Mtodo o
medio

Frecuencia
Quincenal:
informes de
avance.
nico: Informe
inicial e informe
final.
Informes de
trabajo:
Semanal.
Informes de QA:
Final de
periodo.

Encargado

Gerente de
Proyecto.

Equipo de
Proyecto.

control de
cambio.

Analista de
riesgos

Analista de
Procesos

Analista QA

Responsable
del anlisis y
gestin de
riesgos del
proyecto.
Responsable
del anlisis del
rediseo del
proceso.
Responsable
del control de
aseguramiento
de calidad del
rediseo del
proceso.

Registro de
Incidentes:
Semanal.
Solicitudes de
Control de
cambio:
Eventual.
Documentacin
de
requerimientos:
semanal
Lneas Base:
eventual.

Documentacin
de
requerimientos.
Lneas Base.

Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales

bajo

Solicitudes de
cliente.

Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales

Solicitudes de
cliente:
eventualmente.

Personal de
la clnica.

bajo

Documentacin
de alcance de
requisitos.

Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales

Documentacin
de alcance de
requisitos:
quincenal.

Analista de
procesos.

Bajo

9.2. DIAGRAMA DE COMUNICACIONES

PATROCINADOR

JEFE DE PROYECTO

EQUIPO DE PROYECTO
10. GESTION DE LA INFORMACIN
Mtodo de Captura
Informacin llevada a
documentos impresos y a
sistemas
3
0 | Pdigitales.
gina

Almacenamiento
Base de datos
electrnicos, sistemas
manuales de
almacenamiento

Distribucin
Memorndum,
oficios, correos
electrnicos y
pgina web, fax,
reuniones.

Equipo de
Proyecto.

10.1.NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA RESOLUCIN DE CONFLICTOS

Niveles

Cadena de Mando

Plazos

1 NIVEL

DIRECCIN GENERAL

2 DAS

2 NIVEL

COMIT DE CONTROL DE CAMBIOS

2 DAS

11. GESTION DE LOS RIESGOS

3 NIVEL
11.1. OBJETIVO

JEFE DE PROYECTO

2 DAS

Desarrollar un Plan de Gestin de Riesgos que nos permita identificar y analizar los
riesgos del proyecto y poder tomar las medidas para reducirlos, a fin de controlar la
probabilidad de suceso y el nivel de perjuicio de los riesgos individuales, as como
tambin la efectividad de las medidas.
11.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los principales involucrados con los procesos de la Gestin del Riesgo del Proyecto
son:
El Jefe del Proyecto
Analista de riesgos

31 | Pgina

11.2.1. ROLES
a. Jefe del Proyecto: es a la vez el Gerente de Riesgos y responsable de la
aprobacin del Plan de Gestin de Riesgos, participa en el proceso de
gestin de riesgos y asume la planificacin y ejecucin de la mitigacin y
contingencia de riesgos.
b. Analista de Riesgos: participa en el proceso de identificacin de riesgos y
discute las actividades de seguimiento y mitigacin de riesgos en las
reuniones de equipo.
11.3. LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS
Cdigo

Riesgos
Que

R01

existan

incrementos

en

los

costos

presupuestados

inicialmente, por incremento de recursos faltantes, materiales de

impresin de manuales y guas.

R02

R03

Que el cliente reduzca el plazo para la entrega del Proceso

rediseado en 1 semana.
Demora en la conformacin del equipo del proyecto, por una mala
coordinacin del Jefe de Proyectos.
Que los diagramas a incluirse en los manuales no sean

R04

entendibles por ser muy tcnicos, debido a la ausencia del

personal tcnico clave.

R05
R06
R07

32 | Pgina

Rotacin de miembros del equipo del proyecto.

Que no est bien definido el WBS, por ausencia del personal
tcnico clave.
Falta de visin global del Proyecto.

R08

Rechazo al nuevo proceso rediseado por parte de los

trabajadores internos de la clnica.

11.4. PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

La planificacin de respuesta a los riesgos consiste en el desarrollo de planes
detallados para reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. El Plan de
respuesta aborda a los riesgos en funcin de su prioridad introduciendo recursos y
actividades en el presupuesto, cronograma y plan de gestin del proyecto de ser
necesario. A continuacin se presenta el Plan de respuesta a los riesgos.

ESTRATEGIA DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

Riesgo

Responsable

R01

Encargado de Logstica

R02

Jefe del Proyecto

R03

Jefe del Proyecto

Mitigar
Considerar costos adicionales de
contingencia en un 10%
Reprogramar cronograma,
realizar actividades en forma
paralela.
Reunin con el equipo de
proyecto.

R04

Equipo del Proyecto

Reformar el manual

R05

Jefe del Proyecto

Establecer estrategia de
desarrollo del personal.

R06

Equipo completo del

proyecto

R07

Todo los involucrados

R08

Jefe del Proyecto

Reunin de trabajo para

determinar bien la conformacin
del WBS.
Participacin directa de la
Direccin Ejecutiva y lderes de
cada rea funcional.
Realizar programas de
motivacin al personal y
capacitaciones para su
adecuacin al nuevo proceso.

11.5. REPORTE DE LA SITUACIN DE LOS RIESGOS

33 | Pgina

El analista de riesgos debe reportar las actualizaciones cada tres das al Jefe del
Proyecto, quien a su vez pondr al da la base de datos de riesgos del proyecto para
reflejar el estado actual del riesgo.
El Jefe de Proyecto revisara la situacin de las actividades del riesgo semanalmente
en las reuniones del equipo de gestin del proyecto y discutir la efectividad de los
planes de accin vigentes.

34 | Pgina