CDIGO DE CONDUTA

CDIGO DE CONDUTA

Maio 2015
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CDIGO DE CONDUTA

INTRODUO
Este cdigo de conduta foi desenvolvido para servir de guia aos administradores,
colaboradores, prestadores de servio e demais pessoas e entidades com as quais a
Mills Estruturas e Servios de Engenharia S.A. (Mills) se relaciona, buscando, atravs de
um conjunto de valores que refletem elevados padres ticos e morais, assegurar
credibilidade e preservar a imagem da Mills.
A reputao e imagem positivas da Mills so um patrimnio de seus acionistas,
administradores e colaboradores, sendo fruto direto do comportamento e do
compromisso desses ltimos com os princpios estabelecidos neste Cdigo de Conduta.
Todos os administradores e colaboradores devem estar comprometidos com os
princpios de honestidade, confiana e respeito pelos outros, e so responsveis pela
disseminao e prtica desses valores.
O colaborador um representante da Mills, devendo manter uma postura adequada,
baseada em honestidade e tica na conduo de negcios. Em caso de dvida de como
proceder em determinada situao, consulte seu gestor ou representante de Recursos
Humanos da sua localidade.
A Mills tambm disponibiliza canal de comunicao, pelo qual qualquer desvio de
conduta em relao a este cdigo ou suspeita de irregularidade podem ser relatados
com garantia de sigilo de identidade.
Canal de comunicao:
Fale Abertamente
Email: faleabertamente@mills.com.br
Telefone: 0800 2853900
Ao reportar atos ou suspeitas de irregularidades, o indivduo estar zelando pela
imagem da Mills e por um bom ambiente de trabalho onde prevalece transparncia e
respeito.
As denncias podem ser annimas ou identificadas, cabendo ao Comit de Compliance
da Mills conduzir a apurao dos fatos por processo de auditoria interna ou
independente. O resultado dos processos de auditoria e apurao de denncias visam
essencialmente buscar a transparncia nas atividades. proibido qualquer tipo de
atitude hostil entre acusados e acusadores, cabendo Diretoria a aplicao das sanes
devidas.
O descumprimento de qualquer uma das diretrizes estipuladas neste Cdigo de Conduta
pode ser interpretado pela Mills como uma ao deliberada contra os interesses da
empresa. Nesse caso, a empresa tomar medidas disciplinares, administrativas e legais
cabveis contra todos os envolvidos, que incluem advertncia (verbal ou formal),
suspenso e demisso, sendo consideradas a natureza, a gravidade e a frequncia da
infrao, observando-se sempre a poltica de Recursos Humanos da Mills assim como a
legislao aplicvel.

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COMPORTAMENTO
Nossos colaboradores devem adotar uma postura de transparncia, honestidade, e
respeito, valorizando simplicidade, humildade, responsabilidade e autonomia, num
ambiente participativo, prazeroso e estimulante. Deve-se manter uma atitude
profissional, positiva, honesta, de respeito mtuo, confiana e colaborao com os
demais colegas de trabalho.
Cada colaborador, individualmente ou em equipe, projeta o nome da Mills fazendo com
que ela seja apreciada por todos com quem se relaciona e contribuindo assim para a
construo de sua imagem.
Com isso, no so tolerveis as seguintes condutas:

Praticar discriminao em relao etnia, origem, orientao sexual, sexo, crena

religiosa, convico poltica ou ideolgica, classe social, condio de portador de
necessidades especiais, estado civil, idade etc., nos processos de recrutamento e
seleo, treinamento, remunerao, promoo, transferncia ou outro fator
relacionado ao ambiente de trabalho;
Usar o cargo ou a funo para obter favorecimento pessoal, ilegtimo ou para
terceiros;
Assdio de qualquer natureza, inclusive moral ou sexual, provocando o
constrangimento alheio;
Utilizar trabalho infantil ou anlogo escravido;
Participar de ou promover campanhas externas de premiao, em espcie ou no,
envolvendo o nome da Mills, sem a aprovao prvia da Diretoria;
Dar declaraes pblicas ou imprensa em nome da Mills, exceto quando
previamente autorizado e com conhecimento e/ou acompanhamento da rea de
Comunicao e Marketing da Mills.
Dar palestras em conferncias e seminrios em nome da Mills sem a prvia
autorizao da Diretoria.

1. INTEGRIDADE COMERCIAL
Todo colaborador da Mills tem como princpio proporcionar um tratamento cordial,
respeitoso e eficiente a todos com quem se relaciona, independente de cargo ou
posio. Este tratamento de igualdade deve ser estendido aos fornecedores e aos
clientes, independentemente do tempo de relao com a Mills ou de seu tamanho
econmico.
Todas as decises de negcios devero ser conduzidas com integridade. No caso dos
fornecedores, baseado na sua capacidade em atender requisitos de preo, qualidade,
prazo, garantia e assistncia tcnica, alm de outros a serem definidos de acordo com a
especificidade de cada negcio. No caso de clientes, na sua capacidade de pagamento
e no alinhamento de expectativas em termos de preo, prazo, assistncia tcnica, e
outros definidos na negociao comercial e que devem ser formalmente descritos nos
contratos firmados.

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A integridade essencial nos negcios da Mills e no deve, em nenhuma circunstncia,

ser sacrificada. A Mills firma contratos de confiana com seus clientes e fornecedores e,
portanto, deve cumprir o que foi combinado. Quando a demanda do cliente no puder
ser atendida, isso deve ser claramente dito, explicando-se as razes de forma clara e
respeitosa.
A empresa valoriza relacionamento de longo prazo e deseja ser a primeira opo em
solues e servios de engenharia. Assim, a Mills trabalha para superar as expectativas
dos seus clientes, com segurana, tecnologia, agilidade, inovao, respeito com o ser
humano e o meio ambiente.
No caso de fornecedores, nos processos de cotao, o colaborador da Mills deve
garantir que todos os fornecedores tenham igualdade de acesso a informaes, dados
tcnicos, e entendimento do objetivo da aquisio. Somente os colaboradores de
Suprimentos tem autorizao para negociar com fornecedores da Mills, exceto quando
previamente autorizado e com conhecimento e/ou acompanhamento da rea de
Suprimentos.
Os fornecedores qualificados nos processos de cotao sero avaliados tambm com
base em requisitos de Gesto da Qualidade, Meio Ambiente, Segurana & Sade
Ocupacional e Responsabilidade Social, conforme critrios a serem definidos pela Mills
em cada processo de aquisio. Esta condio dever ser de pleno entendimento e
aceite dos fornecedores.
A deciso comercial conjunta entre a rea usuria e a rea de Suprimentos, visando o
interesse da Mills.
A excluso ou bloqueio de parceiros comerciais ocorrer nas seguintes condies:

Tentativa de corrupo comprovada. Nesse caso, independente do preo, qualidade

ou prazo, o fornecedor dever ser automaticamente excludo da lista de
fornecedores da Mills;
M qualidade de produtos e servios;
Desrespeito s clusulas contratuais;
Falncia, concordata;
Prticas ilegais, incluindo trabalho infantil ou anlogo escravido.

A Mills respeita seus concorrentes, e busca ser diligente, responsvel e atenciosa na

sua relao com estes. No devem ser feitas declaraes, verbais ou escritas, que
possam denegrir a imagem dos concorrentes.
proibido qualquer colaborador manter entendimentos com concorrentes da Mills
visando fixao de preos e condies de venda. So igualmente vedadas prticas
como espionagem industrial, obteno ilcita de planos e aes dos competidores, ou
aes que possam ser interpretadas como anticompetitivas ou contrrias s leis locais,
nacionais ou internacionais.
proibido fornecer informaes estratgicas, confidenciais ou, sob qualquer outra
forma, prejudiciais aos negcios da Mills a quaisquer terceiros, incluindo, mas no se
limitando, aos concorrentes.
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2. SUBORNO E CORRUPO
expressamente proibido que qualquer colaborador da Mills receba ou oferea suborno
de qualquer forma que caracterize uma vantagem financeira, comercial ou pessoal com
clientes, empreiteiros, consultores, fornecedores ou qualquer outro parceiro externo,
como organismos governamentais. Os colaboradores da Mills so instrudos no sentido
de rejeitarem e reportarem, imediatamente, qualquer pedido de oferta de tal suborno ou
de qualquer outro valor.
expressamente vedada a oferta de pagamento ou qualquer outro benefcio pessoal a
uma autoridade ou servidor da administrao pblica, direta ou indiretamente, com o
objetivo de suborno, favorecimento ou influncia em atos ou decises.
3. CONFLITO DE INTERESSES
A Mills sugere que os colaboradores evitem todas as situaes em que os seus
interesses pessoais ou financeiros possam entrar em conflito com os interesses da
empresa ou interferir no desempenho efetivo das suas funes.
Os colaboradores da Mills no podem ser scio ou proprietrio ou ter cnjuge, filhos
como donos de empresas que forneam materiais e servios para a Mills e no podem
favorecer parentes ou amigos sob qualquer forma, inclusive em processo de
recrutamento e contratao de servio.
O colaborador que possui grau de parentesco com pessoas ligadas a empresas
fornecedoras ou potencialmente fornecedoras da Mills, inclusive parentesco de 2. Grau,
cunhado e sogro (a), deve relatar o fato formalmente para sua chefia imediata, para que
haja transparncia e iseno na aquisio. Nesse caso, cabe a Diretoria autorizar a
participao da concorrncia e obrigatoriamente o colaborador da Mills que tiver um grau
de parentesco dever automaticamente ficar fora do processo decisrio da contratao.
permitido aos colaboradores da Mills ter atividades extras sua ocupao na Mills,
desde que:

No haja conflito de horrios e no interfiram em seu desempenho nas atividades na

Mills;
No utilizem qualquer tipo de recurso da Mills para atender seus interesses
pessoais, mesmo que de forma emergencial;
No utilize sua posio na Mills para ter acesso aos dados de mercado, informaes
confidenciais ou privilegiadas, de forma a favorecer seus negcios pessoais ou obter
ganhos no mercado financeiro.

Operaes com partes relacionadas devem ser evitadas e se realizadas devem ser
inequivocamente benficas a Companhia, ou seja, devem buscar condies iguais ou
melhores que as de mercado, ajustadas pelos fatores de risco envolvidos.

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4. BRINDES, PRESENTES, BENEFCIOS

Todo objeto recebido de fornecedores a ttulo de cortesia, normalmente caracterizando
artigos promocionais e de divulgao, como canetas, blocos, souvenires, camisetas,
bons, etc, podem ser recebidos desde que o valor estimado desse brinde seja no
mximo US$100 e que o recebimento do mesmo no interfira na imparcialidade do
processo decisrio do colaborador da Mills.
Objetos acima deste valor so considerados presentes e devem ser gentilmente
recusados. O recebimento dos brindes deve ser realizado de forma transparente, no
ambiente de trabalho, e nunca em casa. Em casos especficos ou de dvida sempre
consultar seu gestor imediato.
So proibidos:
A comercializao dos brindes recebidos;
Solicitar brindes ou objetos especficos a qualquer fornecedor;
Pedir qualquer tipo de favor aos fornecedores.
Viagens, hospedagens e traslados no podem ser pagos por fornecedores. Despesas de
viagens devem ser pagas pela Mills, pois o pagamento por parte de fornecedores pode
vir a criar um comprometimento moral, em alguns casos afetando o julgamento do
melhor negcio para a Empresa.
Convites para visitas, feiras, eventos, workshops e seminrios s devem ser aceitos com
finalidade tcnica ou de expanso de contatos comerciais, como por exemplo, conhecer
as plantas produtivas do fornecedor, feiras de produtos e servios, eventos de
classe/entidades, workshops e seminrios para divulgao de produtos e servios.
importante conhecer os fornecedores e o mercado, mas os profissionais da Mills devem
sempre se portar de maneira formal, discreta e profissional, como representantes da
empresa. Todas as despesas de viagens dos colaboradores da Mills incorridos nestes
eventos sero pagos pela Mills.
Casos especficos devem ser analisados e autorizados pela Diretoria.
Benefcios oferecidos para clientes, como brindes, eventos, patrocnios, ou viagens
tcnicas, devem ser realizados com conhecimento e/ou acompanhamento da rea de
Comunicao e Marketing da Mills, e, se o valor unitrio exceder US$100, devem
tambm ser autorizados pela Diretoria.

5. CONTRIBUIES E DOAES
Os colaboradores no podem realizar nem aprovar contribuies ou doaes polticas
em nome da Mills. O Conselho de Administrao o rgo responsvel por todos os
desembolsos relacionados s atividades polticas.

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Promoo e financiamento de projetos filantrpicos, culturais, sociais e ambientais,

incluindo os de incentivo fiscal, devero ser coordenados pela rea de Comunicao e
Marketing, em linha com diretriz estratgica aprovada pela Diretoria.

6. SEGURANA
Com objetivo de garantir segurana a todos os colaboradores da Mills e terceiros
proibida a posse de armas de fogo, ou outras armas, drogas e narcticos, assim como a
o consumo (ou trabalhar sob efeito) de drogas e bebidas alcolicas, no ambiente de
trabalho interno e externo. Somente as empresas de segurana, devidamente
autorizadas, podero utilizar armas de fogo, ou outras armas, dentro dos domnios da
Mills.
Os colaboradores das reas operacionais devem utilizar os Equipamentos de Proteo
Individual (EPI) e seguir as regras de Segurana, Sade e Meio Ambiente de sua
localidade. Caso necessrio, os colaboradores devem orientar colegas de trabalho,
terceiros, ou visitantes para o uso adequado de EPI e sobre as regras de Segurana,
Sade e Meio Ambiente da sua localidade durante a sua permanncia nas
dependncias da empresa.
Os acidentes de trabalho ou situaes de riscos de acidentes devem ser reportados para
o gestor imediato e/ou rea de Segurana, Sade e Meio Ambiente.
Caso a sua localidade no tenha os EPIs necessrios, os mesmos no estejam
adequados para uso, as regras de segurana no estejam claras ou adequadas, informe
seu gestor imediato e/ou rea de Segurana, Sade e Meio Ambiente.
7. GOVERNANA
Todas as transaes comerciais, operacionais e financeiras sero registradas, com
integridade, preciso e em conformidade com as normas contbeis geralmente aceitas e
praticadas no Brasil. Os colaboradores devem realizar os devidos registros operacionais
e contbeis, bem como manter os documentos que os suportam, que precisam
descrever e refletir com exatido a natureza das transaes e esto sujeitos a auditorias
internas ou externas.
Todos os colaboradores devem zelar por equipamentos, mquinas e instalaes da Mills
e utiliz-los com responsabilidade, apenas para os fins a que se destinam, e visando o
interesse da Empresa.
Os colaboradores da Mills garantem a no cooperao, seja ela direta ou indireta, em
lavagem de dinheiro. Caso haja suspeita de uma determinada transao financeira, esse
colaborador dever pedir orientao ao seu gestor imediato e/ou rea Financeira.
Caso necessrio, o colaborador deve utilizar o canal de denncia.
A rea de Relaes com Investidores responsvel pelo relacionamento com acionistas
e investidores da Mills, porm compromisso de todos os colaboradores proteger seus
interesses.

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O relacionamento com os acionistas e investidores deve basear-se na comunicao

precisa, transparente e oportuna de informaes que lhes permitam acompanhar as
atividades e o desempenho da Mills. O tratamento dispensado aos acionistas independe
da quantidade de aes de que sejam titulares, observadas as restries legais. A todos
ser proporcionado fluxo de informaes com igualdade de tratamento.
Deve ser assegurado o sigilo das informaes que ainda no sejam de conhecimento
pblico e possam interferir na cotao das aes negociadas, devendo ser atendidas as
disposies da Poltica de Divulgao de Ato ou Fato Relevante da Mills.
Os colaboradores interessados em investir nas aes da Mills devem seguir as normas
estabelecidas pela Poltica de Negociao de Valores Mobilirios da Mills.

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Anexo 1 - Termo de Recebimento e Compromisso com o Cdigo de Conduta da

Mills
Declaro que recebi o Cdigo de Conduta da Mills Estruturas e Servios de Engenharia
S.A. (Cdigo) e estou ciente de seu contedo e da sua importncia para o exerccio de
todas as atividades da empresa.
A assinatura do presente Termo, anexo ao referido Cdigo, manifestao de minha
livre concordncia e do meu compromisso em cumpri-lo integralmente.

__________________________,_____ ,de _____________________ , de ________ .

(Local)
(Dia)
(Ms)
(Ano)

__________________________________________________________
(Assinatura)

Nome:______________________________________________

Matrcula Mills:__________________________

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Anexo 2 - Termo de Renovao anual de Cincia e Compromisso com o Cdigo de

Conduta da Mills

Declaro que reli o Cdigo de Conduta da Mills Estruturas e Servios de Engenharia S.A.
(Cdigo) e estou ciente de seu contedo e da sua importncia para o exerccio de
todas as atividades da empresa.
Por meio da presente declarao, reitero minha livre concordncia e o meu compromisso
em cumprir as disposies do Cdigo, bem como afirmo que, at a presente data, estou
isento(a) de qualquer infrao ou descumprimento.
Reconheo que estou sujeito(a) a medidas disciplinares, inclusive demisso, em caso de
descumprimento do Cdigo.

__________________________,_____ ,de _____________________ , de ________ .

(Local)
(Dia)
(Ms)
(Ano)

__________________________________________________________
(Assinatura)

Nome:______________________________________________

Matrcula Mills:__________________________

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