LAS 5 S

Introduccin
Las 5 S se refieren a un mtodo japons surgido en los aos 70 cuyo objetivo es
lograr el mantenimiento eficaz del ambiente de trabajo.
El movimiento de 5 S (housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que
principian con s: seiri(Clasificar) , seiton (Ordenar), seiso(Limpiar), seiketsu(Conservar)
y shitsuke(Autodisciplina) .
El movimiento en cuestin a cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir
del bajsimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la
reduccin de accidentes, el incremento en la motivacin del personal, y los incrementos
en calidad y productividad entre muchos otros.
La razn de ser del "Plus" es que dichas prcticas han sido enriquecidas partiendo tanto
de las experiencias como de las nuevas tcnicas. Siempre guiados por la filosofa del
kaizen (mejora continua) pero sumndole esas nuevas tcnicas se obtienen mtodos que
permiten altos niveles de rendimiento y productividad tanto en empresas
industriales como de servicios.
En las empresas que no practican la disciplina de las 5 S, el caos que rodea a sus
empleados absorbe sus energas. En noventa por ciento del tiempo viven en medio del
desorden, aunque este no sea visible. El liberarse del caos otorga la suficiente energa y
claridad para producir ms y mejores ideas.
El xito del programa depende fundamentalmente de la capacidad de los lderes y del
convencimiento total de la capacidad de cambio, de estar dispuestos a dejar malas
costumbres cambindolas por hbitos de orden y limpieza, respirando calidad y
mejorando continuamente.

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Las 5 S no constituye una campaa de orden y limpieza para una fecha determinada
porque haya una auditora o una visita importante; Las 5 S constituye una filosofa de vida
una nueva forma de comportarnos y de ser.
SENATI te invita a ser parte de este programa, y te presenta a continuacin este
importante manual las 5 S que te guiar paso a paso asegurando el xito de su
implantacin.

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I PARTE:
Las 5 S: Visin general

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1. Seiri

Separar lo necesario de lo

innecesario
Ejecutar el seiri significa diferenciar entre los
elementos necesarios de aquellos que no lo son,
procediendo a descartar estos ltimos.
Ello implica una clasificacin de los elementos
existentes en el lugar de trabajo entre necesarios
e innecesarios. Para ello se establece un lmite a
los que son necesarios. Un mtodo prctico para
ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los prximos treinta
das.
El otro mtodo hace uso de una de las herramientas de gestin "el diagrama de Pareto",
en funcin de ello habra que separar los pocos vitales de los muchos triviales. Ello
significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los elementos
son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y
70% de los restantes elementos slo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces.
. En el caso de mquinas o herramientas podrn ser destinadas a sectores que necesiten
de ellas o bien ubicarlas en un rea que permita su utilizacin por diversos sectores
(siempre claro est de que se trate de mquinas y herramientas de muy escaso uso, que
no justifique la prdida de espacio fsico).
Destinar media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles,
componentes y herramientas entre otros permitir sorprenderse de la cantidad de
elementos intiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una terapia increble,
que genera una enorme cantidad de energa.
La eliminacin de tems innecesarios deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad
en el uso del rea de trabajo, porque una vez descartados los tems innecesarios, slo
queda lo que se necesita.

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2. Seiton

"Un lugar para cada cosa y

cada cosa en su lugar"
El seiton implica disponer en forma ordenada todos
los elementos esenciales que quedan luego de
practicado el seiri, de manera que se tenga fcil
acceso a stos. Significa tambin suministrar un
lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y
mantener cada cosa all.
Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para
minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de
una ubicacin, un nombre y un volumen designados.
Debe especificarse no slo la ubicacin, sino tambin el
nmero mximo de tems que se permite.
El pasadizo tambin debe sealizarse claramente con
pintura, al igual que otros espacios designados para
suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del
pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada all.
La colocacin de los objetos en sus respectivos lugares
implicar poder encontrar los mismos con
facilidad, evitar su extravo, e impedir posibles
accidentes.
Es muy comn en reas administrativas el
extravo de documentacin, contratos y otro
tipo de documentacin por falta del debido
ordenamiento, lo cual trae aparejado importante
prdida de tiempo, como tambin la ausencia
de

documentacin

de

importancia

en

momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes
internos o externos.

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3. Seiso: Limpieza
Seiso significa limpiar el entorno de trabajo,
incluidas mquinas y herramientas, lo mismo que
pisos, paredes y otras reas del lugar de trabajo.
Tambin se la considera como una actividad
fundamental a los efectos de verificar. Un
operador

que

limpia

una

mquina

puede

descubrir muchos defectos de funcionamiento;

por tal razn el seiso es fundamental a los
efectos

del

mantenimiento

de

mquinas

instalaciones. Cuando la mquina est cubierta de

aceite, holln y polvo, es difcil identificar cualquier
problema que se pueda estar formando. As pues
mientras se procede a la limpieza de la mquina
podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una
grieta que se est formando en la cubierta, o tuercas
y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con
facilidad.
Se dice que la mayor parte de las
averas en las mquinas comienza con
vibraciones (debido a tuercas y tornillos
flojos), con la introduccin de partculas
extraas como polvo (como resultado de
grietas en el techo, por ejemplo), o con
una lubricacin o engrase inadecuados.
Por esta razn, seiso constituye una gran
experiencia de aprendizaje para los operadores, ya que pueden hacer muchos
descubrimientos tiles mientras limpian las mquinas.
La labor de limpieza con un espacio fsico reluciente es una importante fuente de
motivacin para los empleados.

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4. Seiketsu: Conservar
Seiketsu

significa

conservar

lo

que

se

ha

conseguido con las tres primeras Ss; mantener un

entorno de trabajo saludable, limpio y ordenado.
La gerencia o el comit responsable de las 5 S
debe disear sistemas y procedimientos que
aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso; lo
cual

es

el

otro

significado

del

seiketsu

(sistematizar).
La supervisin juega aqu un papel importantsimo tanto como la poltica de motivacin
que adopte la direccin.
Existen mtodos de control visual mediante la implementacin de colores que anuncian el
menor desvo del programa implementado, un color rojo en una tarjeta colocada en el
ambiente respectivo podra anunciar una falta a la clasificacin, orden o limpieza en cuyo
caso el responsable tomar de inmediato las medidas correspondientes para corregir la
desviacin.

El comit de las 5 S
se rene
peridicamente,
para disear
sistemas y
procedimientos que
aseguren la
continuidad de seiri,
seiton y seiso

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Shitsuke: Autodisciplina
Shitsuke implica autodisciplina. Las 5 S pueden considerarse como una filosofa, una
forma de vida en nuestro trabajo diario.
La esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado.
En este punto entra el tema de que tan fcil resulta la
implantacin
Implantarlo

de

las 5

implica

en

quebrar

la

una

organizacin.

tendencia

la

acumulacin de elementos innecesarios, al no realizar

una limpieza continua y a no mantener en su debido
orden los elementos y componentes.
Tambin implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Vencida la
resistencia al cambio, por medio de la informacin, la capacitacin y brindndole los
elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar da
a da el nuevo orden establecido.

SHITSUKE
SEIRI

SEIKETSU

SEITON

SEISO

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Conclusin
Las 5 S no son una moda, ni el programa del mes, sino una conducta de vida diaria.
Como se hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso consiste
en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar
comienzo a la campaa. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe
asignarse un tiempo para analizar la filosofa implcita en las 5 S y sus beneficios:
1. Creando ambientes de trabajo limpios, higinicos, agradables y seguros.
2. Revitalizando el ambiente de trabajo y mejorando sustancialmente el estado de
nimo, la moral y la motivacin de los empleados.
3. Eliminando las diversas clases de desperdicios, minimizando la necesidad de
buscar herramientas, haciendo ms fcil el trabajo de los operadores, reduciendo
el trabajo fsicamente agotador y liberando espacio.
La gerencia tambin debe comprender los muchos beneficios de las 5 S en el ambiente
de trabajo para la totalidad de la empresa:
1. Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina
2. Ayuda a detectar productos defectuosos y excedentes de inventario
3. Reduce el movimiento innecesario y el trabajo agotador
4. Facilita identificar visualmente los problemas relacionados con escasez de
materiales, lneas desbalanceadas, averas en las mquinas y demoras de entrega.
5. Resuelve de manera simple problemas de logstica en la empresa
6. Hace visible los problemas de calidad.
7. Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operacin
8. Reduce los accidentes y enfermedades de trabajo
9. Mejora la relacin de la empresa con los consumidores y la comunidad.

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RESUMEN

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II PARTE
IMPLANTACION DE LAS 5 S

El xito del programa depende fundamentalmente de la capacidad de los

lderes y del convencimiento total de la capacidad de cambio, de estar
dispuestos a dejar malas costumbres cambindolas por hbitos de orden y
limpieza, respirando calidad y mejorando continuamente.
Las 5 S no constituye una campaa de orden y limpieza para una fecha
determinada porque haya una auditora o una visita importante; Las 5 S
constituye una filosofa de vida una nueva forma de comportarnos y de ser.

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PREPARATIVOS
Entendimiento de la filosofa y beneficios de las 5s por la alta direccin
Formacin del comit de las 5 s
Compromiso del comit para la implementacin de las 5s
Organizacin del Comit de las 5s
Reunin con facilitadores de las 5s
Entrenamiento a facilitadores de las 5s

Comit de las 5S:

reunidos para
desarrollar las mejores
estrategias de
implantacin del
programa

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ANUNCIO OFICIAL DE LA ALTA DIRECCIN

Hacer uso de boletn interno, organigrama, asignacin de responsabilidades a todo
el personal, mantas, carteles, boletines, campaas promocionales.
Anuncio oficial de la alta direccin
Presentacin del comit de las 5 S integrado por personal de distintas reas
incluidas la direccin o gerencia.
El comit de las 5 S explica los objetivos de este programa
Publicidad para el organigrama del Comit y asignacin de reas de
responsabilidad

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DIAGNSTICO O EVALUACION INICIAL

La alta direccin junto con el comit de las 5 S, realizan una
inspeccin general de la empresa o institucin determinando las
necesidades de Clasificacin, orden y limpieza de todos los
ambientes.
Esta situacin inicial debe quedar registrada tal y como se
encuentre sin ningn maquillaje previo; para ello pueden valerse
de filmaciones, tomas fotogrficas, creacin de formatos escritos de evaluacin

cualquier medio similar.

Con estas fotos puede elaborarse una presentacin por ejemplo en Power Point para que
sea visualizada por todo el personal. Estas tomas incluirn todas las reas que hay en la
institucin desde la oficina de la direccin hasta el cuarto del personal de limpieza.
Buscaremos de esta manera sensibilizar al personal y comprometerlo al cambio y a la
aceptacin del programa de las 5 S.
Es muy importante conservar esta evidencia para poder en adelante comparar y evaluar
el progreso alcanzado

Las tomas deben

realizarse sin
maquillaje previo
tal y como se
encuentre

Todos los ambientes

deben ser evaluados
oficinas, aulas,
talleres, almacenes,
habitaciones, baos,
etc.

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IMPLANTANDO EL SEIRI INICIAL

Establecer rea de artculos innecesarios
El SEIRI inicial es una actividad practicada por todos para deshacernos de artculos
innecesarios
Cada trabajador concentra los artculos innecesarios para su identificacin y
estratificacin para su posterior eliminacin
Organizar das de SEIRIs completos
De los artculos innecesarios con altas prdidas econmicas, deben ser analizadas
sus causas y acciones para prevenir el acumulamiento como desperdicio.

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IMPLANTANDO EL SEITON
Describa en los espacios vacos sus impresiones de cada imagen y luego disctalas.

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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL SEITON
Seiton es ordenar es decir disponer de un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en
su lugar. El orden no es una cuestin slo de esttica (que tan bien es importante) si no
que el orden lo valoramos a travs de cun rpido podemos encontrar nuestras cosas;
ahora cmo debemos ordenar es el punto que trataremos mostrndole las imgenes
siguientes:

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Las siguientes imgenes te darn otras ideas de cmo ordenar, que ventajas tiene el
orden y como podemos mantenerlo.

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EL CICLO SEIRI SEITON SEISO

Es un ciclo que debe darse y controlarse continuamente hasta convertirlo en hbito de all
en adelante se dar espontneamente. Recuerda que la limpieza la deben hacer todos
desde el gerente hasta el empleado de menor jerarqua

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AUDITORIAS O EVALUACIONES PERIODICAS DE LAS 5 S

As como se procedi al diagnstico inicial nuevamente evaluaremos
nuevamente el progreso del programa. El comit proceder a recorrer
todos los ambientes filmando o tomando fotografas evaluando la
clasificacin, el orden y la limpieza antes durante y despus de las
actividades.
El comit elaborar la segunda presentacin
para compartirla con todo el personal. Se
podr evaluar mediante la tcnica del Antes
y el Despus que es justamente una
comparacin de la situacin anterior con la
nueva luego de aplicar el programa.
Se levantarn curvas de progreso para determinar la tendencia y tomar las medidas
correctivas.
As mismo se premiar a los mejores con reconocimientos pblicos (diplomas o medallas)
es muy importante la estimulacin para mantener un clima de entusiasmo y alentar de
esta manera la mejora contnua

Se premiar el esfuerzo
realizado por el
personal mediante el
reconocimiento pblico:
entrega de diplomas,
obsequios, becas u
otros

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PARTE III : ACTIVIDADES

A. En escritorios

ANTES

DESPUS

Consejos prcticos:
Aplique clasificacin, orden y limpieza
Dibuje la sombra de los objetos que van a quedar sobre el escritorio
Conserve solo lo necesario
Haga un listado de las cosas que van a estar siempre all
Clasifique media hora diaria y ver los resultados impactantes que lograr
Invite a un amigo a que lo supervise
Tmele una foto
Del listado de objetos seleccione uno verifique su ubicacin y estado.
Mida el tiempo que se demora en encontrar un objeto de la lista

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B. En documentos
Se ha difundido mucho el uso de archivadores pero an as estn desordenados, por
tanto aqu sugerimos lo siguiente:
Consejos prcticos:
Todos los archivadores deben estar forrados preferentemente
de un solo color, y deben tener asignado un nico lugar en el
estante, para ayudar en este cometido podemos agregar otro
color ms al forrarlo y hacerlo de tal manera que al juntar un
bloque de archivadores estos en conjunto formen una figura
geomtrica (como se ve en la figura se forma un tringulo).

Otra alternativa es el uso de una cinta que recorre desde una

posicin baja en el primer archivador hasta una posicin alta en
el ltimo; esto nos dar una secuencia
nica para su ubicacin. Otra forma
menos ingeniosa pero de gran utilidad es la clsica numeracin.

Recuerda que el
orden no solo es
esttica si no que
debe ser evaluado y
entendido como
aquella disposicin
que nos permite
encontrar
inmediatamente lo
que buscamos

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C. En el taller
1. las herramientas
Muchas horas de trabajo

se han perdido

porque no apareci la bendita herramienta en

el momento que ms se la necesitaba. En
algunas

pruebas

realizadas

ha

quedado

demostrado que al ao se pueden perder ms

de veinte das slo buscando herramientas que
o no estaban o estaban refundidas en el fondo
de una maleta llena de diferentes tipos
materiales que siempre dificultan su ubicacin.
Concejo prctico:
Aqu la solucin que le proponemos es muy sencilla: la construccin de un tablero
porta herramientas en el que estar dibujado la silueta de cada herramienta con su
respectivo gancho para fijarla all; tambin puede agregarle el nmero de llave o un
cdigo.
Ventajas
Rapidez para encontrar las cosas, realizacin de inventarios visuales, eliminacin de
tiempos muertos, reduce la fatiga de los operarios entre otras.

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D. En los patios de la empresa

Recepcin de sugerencias:
SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

El cuadro superior debe ser lo ms grande

posible y puesto en el lugar de mayor trnsito de
personas dentro de la institucin. Cada columna

Aqu mencione la S correspondiente

Nombre:

constituye un espacio que corresponde a una S

donde la gente podr pegar sus sugerencias

Especialidad:

Escriba aqu la
sugerencia o
pegue imagen

para que el programa se alimente de las ideas

de todo el personal, de los aprendices y

Fecha:

participantes. Tambin podr pegarse fotos o

imgenes que revelen nuevas estrategias de clasificacin, orden y limpieza

Estas sugerencias sern recogidas todos los viernes por el comit de las 5 S para su
procesamiento y as determinar su aplicabilidad analizando las ventajas y desventajas que
esto supone.

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Actividades sugeridas
A continuacin se te presenta a manera de sugerencia algunos lugares y/o acciones para
la aplicacin de las 5 s

5 s en oficinas
1. Escritorios
2. Archivadores
3. Computadoras

5 s en Talleres
1. Tablero para herramientas
2. Clasificacin y orden en estantes
3. Elementos de limpieza (asignacin del lugar nico)
4. Pasadizos (demarcacin)

5 s en los patios de la empresa

1. Avisos
2. Publicacin de fotos
3. Peridicos murales
4. Confeccin de Banderolas
5. Creacin del Buzn de sugerencias para las 5 s

5 s en las aulas
1. Carpetas (ubicacin estndar, de estudio grupal, media luna, etc.)
2. Lapiceros, plumones y mota (asignacin del nico lugar)
3. Aplicacin en Videos (ordnalos en base a necesidades)
4. Aplicacin en libros
5. Elaboracin de hojas de procedimientos

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PARTE IV : ANEXOS
ANEXO 01 Sugerencias

LAS 5 S
Nombre:

Escriba aqu la sugerencia en forma textual

o a travs de fotos, imgenes o pginas
Web.

Especialidad:

Fecha:

EJEMPLO:

Las 5 S
Nombre:
Octavio Novoa
Especialidad:
Instructor de Automotriz
Fecha:

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Creo que debe realizarse la primera

olimpiada de las 5 s por categoras por
ejemplo gabinete de herramientas mejor
ordenadas, mejor videoteca, mejor
disposicin de documentos, todos los
instructores exhibirn sus trabajos y se
nombrar un jurado calificador

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ANEXO 02:
Mejora en marcha

MEJORA EN MARCHA
Mejora a implantar

Sugerida por Responsable de la aplicacin

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Plazo final

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