MANUAL DE ORGANIZACIN

El manual de organizacin es un instrumento metodolgico de la ciencia y

tcnica de la administracin; es un medio de accin prctica por excelencia,
que ayuda grandemente al proceso de organizacin.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se

complementan recprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la
estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se sealan en los
organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organizacin las
describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones.

Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organizacin

Contribuye a formular y crear la organizacin, as como al anlisis de esta, con

la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

La descripcin de los puestos y unidades de la organizacin contribuye a

facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o
institucin.

Los manuales de organizacin suministran informacin sobre las relaciones de

las distintas unidades y especifican la autoridad.

Constituye un medio eficaz de la direccin de personal para la preparacin de

cuadros directivos y empleados.

Aspectos Negativos Del Uso De Manual De Organizacin

La elaboracin de un manual de organizacin es costosa y requiere tiempo, en

consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento.

En virtud de que la organizacin es dinmica y cambiante la mayor dificultad la

constituye su actualizacin; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo,
lo cual resulta poco menos que imposible porque es muy arduo el proceso
burocrtico requerido para cambiar un puesto, ponerlo al da, oficializarlo y
hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar la estructura de
costos de la empresa y a suscitar dificultades en el seno de la organizacin.

Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto

negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus
funciones y adems se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa;
contrariamente, pueden resultar muy esquemticos y en consecuencia, no
explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera es
posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte
imposible describirlas.

Contenidos Y Formas De Los Manuales De Organizacin

Los manuales de organizacin contienen, fundamentalmente, una descripcin

de los puestos, lo cual es lo ms importante. Adems, sealan los fines de una
empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa.
Los manuales contienen tambin la base legal de la organizacin, su
estructura, fecha de creacin de la empresa o de la unidad administrativa, un
organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las
unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos.
Asimismo, describen las actividades especficas que se enumeran y que son un
conjunto de tareas y labores.

En los manuales de organizacin no se acostumbra describir todos los cargos

de la organizacin, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta
el nivel tcnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y
departamentos, para el sector pblico; departamentos, secciones y divisiones
para el sector privado.

El manual de organizacin se presenta en varias formas, una de ellas incluye

un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van
destacando sus funciones principales de cada una de ellas.

Esta manera de describir un puesto es poco frecuente adems presenta el

inconveniente de ser esquemtico y escueto, aunque bastante grfico. Para
preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso.

Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que

describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgnica que
utiliza nmeros correlativos, lo cual permite conocer las relaciones
estructurales de dependencia, as se sabe cual unidad es subalterna a otra.

Otros manuales describen por escrito la situacin de dependencia jerrquica de

cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para
describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el
gerente general.

TECINICAS DE ORGANIZACIN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional,
son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo
con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

'Manual de organizacin'

ORGANIGRAMAS Y SIMBOLOS

Organigrama: conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de

organizacin. Los organigramas son representaciones grficas de la estructura
formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad.

La efectividad de un organigrama, para una organizacin, se fundamenta en la

condicin de reflejar, hasta donde sea posible, la organizacin con sus
verdaderas implicaciones y relaciones; adems, sus estratos jerrquicos.

Pero tal propsito no resulta fcil, porque el organigrama es una figura plstica
que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera organizacin. En
consecuencia, no est exento de interpretaciones errneas. Los colores se usan
en la pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los hechos;
pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por las limitaciones que
les imponen las normas y condiciones que rigen su funcionamiento y
elaboracin.

Segn varios autores, los organigramas son y muestran lo siguiente:

Un elemento (cuadro, grfico, carta, expresin, figura, etc).

La estructura de la organizacin.

Los aspectos ms importantes de la organizacin.

Las funciones.

Las relaciones entre las unidades estructurales.

Los puestos de mayor y aun los de menos importancia.

Las comunicaciones y sus vas.

Las vas de supervisin.

Los niveles y estratos jerrquicos.

Los niveles de autoridad y su realidad dentro de la organizacin.

Las unidades de categora especial.

Podran tambin mostrar:

El nombre de la persona que ocupa el cargo.

Formas de pago.

Relaciones particulares y especiales.

Caractersticas de la unidad (pluripersonal, plural, etc).

Participacin de la unidad en trabajos y relaciones especiales.

El nmero de trabajadores y posicin geogrfica de la unidad.

Condicin de la unidad en cuanto a la estabilidad (si es definitiva, provisional,

etc).

Previsiones para el desarrollo de la estructura (unidades futuras).

Hasta detallar las funciones de una unidad.

La Jerarqua

La jerarqua cuando se individualiza podra definirse como el status o rango

que posee un trabajador dentro de una empresa, as el individuo que
desempea como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro
de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo tambin
condicionar su mayor o

Menor jerarqua dentro de una empresa.

La jerarqua cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee

una mayor formalidad y es conocida como jerarqua estructural de la
organizacin.

Este tipo de jerarqua no solamente depende de las funciones que debido a ella
existen sino tambin del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la
posicin, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un
presidente en su desempeo, este cargo posee intrnsicamente determinadas y
complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Segn el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro tipos de jerarquas en

las organizaciones:

La jerarqua dada por el cargo.

La jerarqua del rango.

La jerarqua dada por la capacidad.

La jerarqua dada por la remuneracin.

La jerarqua dada por el cargo:

Este tipo de jerarqua es la que constituye los diferentes niveles estructurales

de la organizacin, se expone por medio de organigramas y se describe en los
manuales de organizacin. Se encarga de la clasificacin de las distintas
posiciones de la estructura de la organizacin, tomando como base las
actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posicin determinada.
Esta modalidad jerrquica favorece la clasificacin de personas en grupos,
series y clases, segn sea la naturaleza, caractersticas, obligaciones,
atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condicin de que
guarden entre ellas ciertas similitudes.

La jerarqua del rango:

Este tipo de jerarqua no se establece sobre el fundamento de las actividades

ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en
las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar.
Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados
por los que se van a regir.

La jerarqua dada por la capacidad:

Este tipo de jerarqua es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas
estn previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades,
independientemente de su condicin de clase en la sociedad, es decir, el
individuo asciende en la organizacin de acuerdo a su capacidad.

La jerarqua dada por la remuneracin:

Este tipo de jerarqua est determinada por la complejidad del trabajo (a mayor
complejidad mayor salario), la antigedad en la empresa o porque se es
empleado

de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

La jerarqua de un empleado en una empresa se basa en el grado de

especializacin que posea pero su alta ubicacin dentro de la organizacin
tambin depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas
empresas

Venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante.

Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compaa

fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotacin petrolera en nuestro
pas un campo donde generalmente existen dinmicos y poderosos sindicatos,
el responsable por la funcin de personal es un ejecutivo de alta vala e
influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente.

Importancia De La Organizacin

Seala las atribuciones, obligaciones, grado de autoridad y responsabilidad de

cada una de las personas que conforman la empresa.

Suministra los mtodos para que se pueda ejecutar las actividades

eficientemente con un mnimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor de manera de lograr los

objetivos del grupo social de tal forma que permite que los individuos conozcan

claramente el papel que les toca desempear y la forma en que sus funciones
se relacionan.

Variables que estimulan la organizacin

Variables estructurales: estructuras orgnicas, abundancia de recursos y gran

comunicacin entre las unidades.

Variables culturales: aceptacin de la ambigedad, tolerancia de lo impractico,

controles externos bajos, tolerancia al riesgo, tolerancia al conflicto enfocado a
resultados y enfoque de sistemas abiertos.

Variables de recursos humanos: gran compromiso de entrenamiento y

desarrollo, gran seguridad de empleo y personas creativas.

DESCRIPCIN DE UNIDADES

La unidad es la parte de una totalidad orgnica, funcional y fluyente. Cada

organizacin, est integrada a su vez por un grupo de unidades (personas,
cosas, estructuras, etc.); estas estructuras reciben el nombre particular de
unidades estructurales de la organizacin.

Los pasos que deben seguirse para la elaboracin de las descripciones de

unidad son:

Recoleccin de informacin: debe obtenerse informacin que permita analizar:

La esencia o razn de ser y existir de la unidad (PARA QUE).

Las funciones primarias de la unidad (LO QUE HACE).

El proceso mediante el cual debe realizar su trabajo (COMO LO HACE).

Las entidades que forman su contexto o con las cuales la unidad debe efectuar
sus transacciones.

Los clientes o usuarios de los productos o servicios que la unidad transforma y

entrega.

Los compromisos o resultados.

Redaccin de la descripcin de la unidad: la redaccin de la descripcin de la

unidad debe efectuarse escribiendo en forma organizada la informacin
obtenida en los formatos que tenga aprobados la empresa.

Validacin y aprobacin: en esta etapa debe presentarse la descripcin a los

niveles de autoridad establecidos por la empresa para que sean validadas y se
les coloque la firma de aprobacin.

Partes de la descripcin de unidad

Identificacin: nombre de la unidad, nombre de la unidad a quien reporta y la

que supervisa.

Misin: es la razn de ser de la unidad. Debe expresarse en forma sencilla,

precisa y concreta. Evitar el sealamiento de actividad concreta a desarrollar
tales como planificar, coordinar. Es necesario especificar para que exista la
unidad. La misin de la unidad debe plantearse de tal forma que avanzando de
abajo hacia arriba todas las misiones que se establezcan sean
imprescindiblemente necesarias para alcanzar la misin de la empresa.

Alcance funcional o finalidad: las funciones deben escribirse en forma genrica

(que contenga varias actividades) y en orden de importancia. Las funciones
constituyen la accin una innata de la organizacin en general. Es a travs de
las funciones como la organizacin puede alcanzar sus fines y los objetivos y
satisfacer sus propsitos.

Relaciones internas y externas: incluir las entidades con la cual la unidad

estudiada interacta para el logro de sus objetivos. Debe establecerse con
QUIEN y PARA QUE.

Validacin: colocar las firmas y fechas del proceso de aprobacin segn los
mecanismos establecidos en la empresa.

DESCRIPCIN DE CARGOS

El cargo es una figura a travs del cual las organizaciones logran sus objetivos.
Est formado por un conjunto de operaciones, requisitos, responsabilidades y
condiciones que forman una unidad de trabajo. Es especfico e impersonal.

El anlisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones

relacionadas con los cargos. Esas informaciones son registradas inicialmente
en las descripciones de cargo.

El anlisis de cargos puede ser definido como la investigacin sistemtica,

desarrollada mediante procedimientos e instrucciones idneas de los
elementos que constituyen un cargo. Fue considerado inicialmente como una
integracin del estudio de tiempos y mtodos, naci y se desarrollo en el
mbito de la teora de la organizacin cientfica del trabajo, tomando impulso
en la teora de Taylor.

El anlisis de cargo es una tcnica que permite conocer con mayor profundidad
las acciones que debe realizar el trabajo. Tienen gran importancia para la
organizacin y es una herramienta fundamental en la administracin de
personal con el objeto de:

Promover informacin para la elaboracin de los anuncios, la demarcacin de

mercado de mano como base para el reclutamiento del personal.

Determinacin ideal de perfil del ocupante del cargo, a travs del cual se
aplicar la escogencia adecuada del test, como base para la seleccin del
personal.

Suministro necesario al propio contenido de los programas de entrenamiento,

como base para el personal.

Determinacin mediante la evaluacin y clasificacin de cargos de los rangos

salriales, de acuerdo con la posicin relativa de los cargos dentro de la
organizacin y del nivel de salarios en el mercado. Cono base para la
administracin de salarios.

Gua para el supervisor en el trabajo con sus subordinados u guas para el

empleado en el desempeo de sus funciones.

Definicin de lneas de autoridad y responsabilidad en la organizacin.

El objetivo primordial del anlisis de cargos es el estudio tanto de los cargos

como las tareas y elementos que los constituyen, los propsitos y las
actividades que se desarrollan, el resultado de un anlisis de cargos es la
redaccin de la descripcin del cargo en cuestin.

La descripcin de cargo es un documento conciso de informacin objetiva y

continua que identifica y determina las exigencias de la mano de obra para
cumplir la carga de trabajo esperada mediante el uso de las normas publicadas
en materia de mano de obra. Planea, coordina y regula la formacin de
personal para la realizacin ms personal y econmica de todas las etapas del
trabajo dentro de los diferentes departamentos que conforman la empresa.

La descripcin del cargo es la forma escrita en la cual se consignan las

funciones que deber realizarse en un cargo, o bien describe los trabajos
efectuados, responsabilidades o entrenamiento requerido, condiciones bajo las
cuales se efecta el trabajo, relaciones con los otros puestos y requisitos para
el cargo, es decir, establece: qu se hace? Cmo se hace? Para que se
hace? Con qu?

La validez de una descripcin de cargos ha de ser permanente, de forma que

las variaciones en las actividades no modifiquen su esencia y que los cambios
sustantivos no impliquen la redaccin de una nueva descripcin. Su propsito
fundamental es el de proporcionar informacin confiable y vigente del
contenido de los cargos de una empresa determinada.

Dentro de la informacin necesaria para efectuar las descripciones de cargo se

tienen: propsito y naturaleza del cargo, objetivos del cargo, motivos que
facilitan o rechazan el logro, actividades a desarrollar en el puesto de trabajo.

A fin de elaborar y/o actualizar las descripciones de cargos se debe realizar los
siguientes pasos:

Realizar anlisis organizacional / funcional, del cargo a describir apoyndose

para ello en el organigrama y el manual de organizacin de la unidad de
adscripcin del cargo, con el fin de orientar las preguntas, que se harn al
informante de acuerdo a las funciones que ejecutan y el grado de
responsabilidad que tiene sobre ella.

Proceder a completar el aparato referido a identificacin del cargo en el

instrumento de recoleccin de informacin:

Titulo del cargo.

Nombre del informante.

Niveles de adscripcin.

Otros cargos del mismo nivel.

Cargos que le reportan.

Completar el organigrama.

Proceder a la recoleccin de informacin a travs del instrumento diseado

para tal fin, el mismo debe ser aplicado como una entrevista estructurada, que
permita obtener la informacin de forma ordenada a fin de facilitar la redaccin
final de la descripcin.

Redactar la descripcin; realizando los dos pasos anteriores se procede a

redactar, deber tomarse que en los de cargos de carrera, se elaborar una
descripcin de cargo nica, donde se indiquen las categoras que lo conforman.

La descripcin de cargo es una herramienta que permite conocer con precisin

lo que cada trabajador debe realizar en su cargo, los conocimientos, aptitudes,
destrezas y habilidades que se requieren para desempearlo. Tambin se debe
conocer lo siguiente:

Identificacin del cargo: la identificacin del cargo la constituye una serie de

datos que en su conjunto permite se ubicacin dentro de la estructura
organizacional, catalogndolo y diferencindolo de los dems cargos. Es la
determinacin del titulo del cargo y su dependencia jerrquica en la
organizacin en el momento de la descripcin. Contiene los siguientes
elementos:

Titulo del cargo.

Nombre del ocupante.

Nombre del supervisor.

Cargo de reporte directivo.

Ubicacin del cargo, unidad a la que pertenece.

Propsito general del cargo: refiere en forma breve y sucinta la naturaleza del
cargo y lo distingue en forma rpida del rol de otros cargos. A travs de l se
debe dar respuesta a las preguntas: para que existe el cargo? cul es la
razn por la cual fue creado? qu aporta el cargo al logro del objetivo
funcional de la unidad a la cual est adscrito?

Obligaciones y responsabilidades: estn referidas a las exigencias del trabajo

diario, eventual o a intervalos. Deben expresarse las funciones
correspondientes al cargo, las funciones constituyen el volumen de actividades
que realiza el trabajador para convertir los recursos en resultados del cargo. En
cuanto a las responsabilidades: por la seguridad de otros, custodia de fondos o
equipos, manejo de informacin confidencial, etc.

Especificaciones requeridas:

Conocimientos requeridos: es este aspecto se incluyen los conocimientos que

se deben poseer para poder desempear el cargo de una manera idnea.

Educacin: refleja el grado de instruccin que debe poseer el ocupante del

cargo para alcanzar los objetivos.

Habilidades y destrezas: se refiere a las habilidades que debe tener el

ocupante para desempear el cargo de forma ptima. Las habilidades pueden
ser catalogadas en tres tipos: habilidades prcticas o tcnicas, habilidades
gerenciales y habilidades en relaciones interpersonales.

Esfuerzo fsico: especifica las diferentes posiciones que toma el ocupante,

regularmente para realizar sus tareas.

Supervisin: se refiere al tipo de supervisin que ejerce el titular del cargo

sobre el personal que le ha sido asignado y que puede ser directa o indirecta.

Autoridad delegada: en este elemento se considera el derecho otorgado al

titular del cargo, para la toma de decisiones en su rea de competencia,
enmarcndole su atencin dentro de los lmites que le han sido fijados.

Responsabilidad: determina la actitud del ocupante para responder por varios

aspectos del cargo, como personal, materiales, equipos, informacin, dinero,
etc.

Dimensiones: presentar un resumen de los datos cuantitativos sobre los que

claramente repercute directa o indirectamente las actividades del cargo. (este
aparato es exigido para evaluar cargos por le mtodo Hay).

Situaciones y problemas. Se refieren a los tipos de situaciones y/o problemas

que el titular del cargo debe identificar, analizar, evaluar para aplicar las
soluciones adecuadas.

Fuentes de apoyo: se refieren a las fuentes de consulta con que cuenta el

titular del cargo para resolver problemas, buscar soluciones a las situaciones
que se le presentan en trabajo.

Peligros y riesgos: indica el conjunto de condiciones inseguras en que se

realizan las tareas, grado de posibilidad de que ocurran accidentes y posibles
causantes de riesgo.

Condiciones del trabajo: indica las condiciones ambientales que caracterizan el

puesto de trabajo y las caractersticas del espacio fsico donde el ocupante
pasa la mayor parte del tiempo.

Relaciones externas e internas: las relaciones constituyen los vnculos o

conexiones que tiene el cargo descrito con otro cargo o unidades internas de la
empresa y/o con proveedores o instituciones externas, para la ejecucin de las
funciones asignadas.

Aprobaciones: concluidas las descripciones del cargo, en el deben colocarse las

firmas de validacin: del ocupante del cargo, del supervisor inmediato, del
gerente del rea y del responsable de recursos humanos.

EVALUACIN DE CARGOS

La evaluacin de cargos se utiliza para determinar el valor relativo de una

posicin. Consiste en una comparacin formal y sistemtica de los cargos a fin
de determinar el valor de uno en relacin con otros, en trminos de su
esfuerzo, responsabilidad y habilidades.

Si se sabe como asignar valor econmico a puestos clave de referencia y se

puede utilizar la valuacin del puesto para determinar el valor relativo de todas
las dems posiciones de la empresa en relacin con estos cargos claves,
entonces se ha avanzado mucho para asignar niveles de sueldo equitativos a
todos los puestos de la organizacin.

La evaluacin de cargos es un proceso de juicio, en el que se exige estrecha

cooperacin entre los supervisores, los especialistas de personal, los
empleados y sus representantes sindicales. Los principales pasos son
identificar la necesidad del programa, obtener cooperacin y posteriormente
elegir a un comit de evaluacin, para que realice la evaluacin real del cargo.

MTODOS DE EVALUACIN DE CARGOS

La evaluacin de cargos est relacionada con la obtencin de datos que

permitan una conclusin acerca del precio para cada cargo, indicando las
diferencias esenciales entre los cargos, sea cualitativa o cuantitativamente.

CLASIFICACION DE CARGOS

De acuerdo con los resultados de la evaluacin, los cargos pueden clasificarse

buscando reunir aquellos que tengan valor relativo en clases de cargos. El
agrupamiento de lo cargos en clases busca facilitar no solo a la administracin
salarial, sino tambin permite que cada clase de cargo tenga un tratamiento
genrico en trminos de beneficios sociales, regalas y ventajas, seales de
estatus, etc.

Por lo general, la clasificacin de cargos se asigna de manera arbitraria. Con el

propsito de establecer salarios, suelen dividirse las series en grados o grupos
de cargos (Clases de cargos), para los cuales se atribuyen franjas de clases de
salarios con lmites mximos y mnimos. Al final, cada clase tiene un grado de
importancia relativo, y todos los cargos contenidos en ella tienen igual
tratamiento.

El Manual de Descripcin de Cargos es un instrumento de la administracin de

los sistemas de recursos humanos: reclutamiento, seleccin, adiestramiento,
clasificacin, remuneracin, desarrollo de carrera, evaluacin de desempeo y
contratacin colectiva, donde se indican las tareas, obligaciones,
responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir
los diferentes cargos de la organizacin, agrupando los similares bajo ttulos
comunes.

El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera

sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuacin:

- DENOMINACIN DEL CARGO: ttulo de identificacin.

- PROPSITO GENERAL: define en forma breve la naturaleza del cargo.

- ROLES: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempear los
ocupantes del cargo.

- TAREAS PRINCIPALES: describen las obligaciones y responsabilidades que

corresponden al cargo. A ttulo descriptivo, en este Manual se presentan
actividades:

Genricas, son aquellas tpicas comunes al cargo en cualquier rea de la

organizacin donde se encuentre, y las actividades
Especficas estn referidas a los Niveles Normativo y Operativo, segn estn
relacionadas con polticas, normas y lineamientos, o con la razn de ser de la
organizacin.

- FACTORES: Elementos descriptivos del cargo.

- AUTONOMA DECISIONAL: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los

procedimientos, mtodos y procesos de trabajo.

- COMUNICACIN: frecuencia de contactos internos y externos que el cargo

exige.

- CONFIDENCIALIDAD: tipo de informacin (de uso restringido o no) que se

maneja o trasmite en el cargo.

- SUPERVISIN REQUERIDA: forma de supervisin que recibe el ocupante del

cargo.

- RESPONSABILIDAD: grado en que los insumos generados por el cargo afectan

los resultados alcanzados en la organizacin.

- REQUISITOS EXIGIDOS: indican las especificaciones o perfil del ocupante del

cargo (educacin, experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas).

En el presente Manual los Cargos se ordenan en dos (2) grandes reas

ocupacionales: el rea Administrativa y el rea Aduanera y Tributaria, la
primera referida a los procesos de apoyo y, la segunda, al proceso medular.

Dentro de estas reas, las descripciones de cargos se agrupan a su vez en

cuatro (4) categoras de cargos, segn el nivel de funciones que se
desempeen:

ASISTENTES: Apoyo secretarial, administrativo y contable.

TCNICOS: Apoyo a la categora de profesionales.
PROFESIONALES: Diseo y ejecucin de sistemas y procedimientos tcnicos,
legales y administrativos.
ESPECIALISTAS: Diseo, ejecucin y coordinacin de proyectos de gran
complejidad.
DENOMINACION DEL CARGO
CODIGO 10.202
TECNICO ADMINISTRATIVO II

PROPSITO GENERAL:
Contribuir con los programas que desarrolla la Unidad, mediante la ejecucin
de actividades de apoyo tcnico en las reas administrativas, servicios de
informacin u otras, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

ROLES:
Administrador de archivos.
Operador.
Analista.

 Programador.
Asistente Tcnico.
Instalador de Voz y Datos.
Soporte Tcnico.

TAREAS GENRICAS:
Administrar la Caja Chica, de acuerdo a los procedimientos y normativa
vigente.

Elaborar flujogramas, formatos, formularios u otros.

Evacuar consultas en el rea de su competencia.

Organizar, administrar y mantener actualizada la informacin, as como la

certificacin de copias de documentos que soporta los trmites de su unidad.

Participar en la organizacin de charlas, talleres y seminarios.

Preparar estadsticas de diversas ndoles.

Presentar informes tcnicos.

Recibir y verificar en el sistema, los datos, recaudos y soportes, tanto para

proporcionar la informacin como para tramitar las solicitudes de los usuarios.

Realizar las actividades que le sean asignadas propias de su unidad de

adscripcin, de acuerdo a la estructura organizativa de la Institucin.

 Realizar trabajos de baja complejidad en materia de administracin de

recursos financieros y materiales, tales como:
- Asentar en libros la informacin contable y generar los reportes
correspondientes.
- Elaborar la solicitud de pago para ordenar la emisin de cheques a favor de la
Tesorera Nacional, por concepto de Impuesto sobre la Renta y timbres fiscales,
correspondientes a la nmina de pago y proveedores, y llevar el control de
multas aplicadas, por pagos efectuados fuera de los plazos establecidos.
- Elaborar reporte de necesidades de recursos presupuestarios, materiales, de
bienes y preparar informes.
- Preparar los expedientes de licitaciones y adjudicaciones directas.
- Preparar reportes sobre la situacin de las cuentas por pagar.
- Presenciar los controles perceptivos.
- Prestar apoyo a la comisin de licitacin.
- Realizar el cuadre de cuentas de contabilidad y tesorera.
- Recibir y revisar los cheques anulados por la unidad de tesorera.
- Registrar los movimientos de Banco y saldos.
- Registrar y controlar los Bienes Nacionales y calcular su depreciacin.
- Solicitar las cotizaciones a los proveedores y realizar los tramites de compra y
pago.

Realizar trabajos de baja complejidad en materia de administracin de

recursos humanos, tales como:
- Elaborar y tramitar los diversos tipos de movimientos de personal.
- Evaluar los requisitos mnimos de los aspirantes y funcionarios, a efecto de
ingresos y ascensos.
- Participar en la elaboracin y actualizacin del registro de asignacin de
cargos.
- Verificar y tramitar los pagos de las obligaciones del sistema de seguridad
social.

 Realizar trabajos de baja complejidad en materia de informtica, tales como:

- Asegurar el funcionamiento de las herramientas que soportan los sistemas de
in formacin y los equipos de voz y datos.
- Capacitar y asistir a los usuarios en el manejo de nuevas herramientas y
paquetes de automatizacin de oficina.
- Detectar las fallas de comunicacin a fin de realizar los ajustes pertinentes.
- Determinar la estructura lgica de bloques y programas simples.
- Garantizar el funcionamiento de las aplicaciones que soportan los sistemas de
informacin.
- Instalar y mantener las redes de voz y datos.
- Operar todas las unidades de los sistemas informticos.
- Participar en el inventario de materiales relacionados con los sistemas
informticos y elaborar los reportes respectivos.
- Participar en la organizacin, administracin y mantenimiento de los
sistemas.
- Participar en los estudios para establecer normas que permitan una mejor
utilizacin de los equipos y sistemas.
- Preparar reportes en cuanto a las fallas de equipos y de sistemas.
- Realizar los requerimientos de materiales.
- Suministrar insumos para el desarrollo y mantenimiento de manuales.

FACTORES:
AUTONOMIA DECISIONAL:
Aplica de manera restringida los procedimientos, mtodos y procesos de
trabajo establecidos.
COMUNICACIN:
Mantiene contacto a nivel medio con otras unidades de la organizacin, y de
manera baja con instituciones y usuarios externos.

CONFIDENCIALIDAD:
Maneja o trasmite informacin de uso restringido, de manera baja.
SUPERVISIN REQUERIDA:
Efecta trabajos bajo supervisin peridica.
RESPONSABILIDAD:
El cargo genera insumos que afecta de manera baja los resultados alcanzados
por algunas unidades del rea funcional de adscripcin.

REQUISITOS MINIMOS:
EDUCACION FORMAL:
Tcnico Superior Universitario en carrera afn al cargo
EXPERIENCIA:
A.- Cinco (5) aos de experiencia en el rea o en actividades similares.
B.- Cuatro (4) aos como Tcnico Administrativo
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
Conocimientos de las normativas legales y operativas vigentes; de los
principios contables; administracin y recursos humanos: de herramientas de
productividad; programas informticos; manejo de la terminologa;
configuracin e instalacin de equipos; manejo de bases de datos; redes y
telecomunicaciones; de programas y
paquetes de computacin.
Habilidad numrica, de anlisis y sntesis; para detectar errores; establecer y
mantener relaciones interpersonales; para trabajar en equipo y manejar con
discrecionalidad la informacin confidencial.
Destreza en el manejo de herramientas tecnolgicas, equipos de oficina y
computacin.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es el documento que contiene la expresin analtica de los procedimientos

administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
Ministerio, como as tambin la enunciacin de normas de funcionamiento
bsicas a las cuales debern ajustarse los funcionarios del mismo.
Manuales de normas y procedimientos

Definicin

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera

detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en
el orden secuencial de su ejecucin, y las normas que se deben cumplir y
ejecutar los miembros de la organizacin compatibles con dichos
procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican

detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las
actividades que se realizan en una organizacin / institucin, explicando un
conjunto de procedimientos internos segn los niveles de autorizacin de las
unidades orgnicas que forman parte de una organizacin; con el objetivo de ir
creando y consolidar criterios dentro de la organizacin, y uniformar la
actividad operativa, de la institucin, as como tambin garantizar y satisfacer
la transmisin y recuperacin de informacin. Este documento tambin
especifica las normas correspondientes con las acciones de carcter
disciplinario, relacionndose con el personal y cada miembro del organismo,
incluso se halla tambin las nominas, permisos, vacaciones, bonos por ello el
manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el
evoluciona al paso que la organizacin o institucin crezca y se desarrolle en
todos los mbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por

establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente
todos los procedimientos que se realizan en la institucin.

 Objetivos
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
Describir grficamente los flujos de las operaciones.
Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Cooperar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible.
Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a travs de la descripcin de
tareas, y requerimientos.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin
de instrucciones y directrices.
Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y capacitacin del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

Tipos

De manera general, los manuales de procedimientos por sus caractersticas

diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y
manuales de procedimientos de fbrica.

Tambin puede referirse a:

Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de

contabilidad.
Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operacin de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y
seleccin de personal.
Practicas generales en un rea determinada de actividad, por ejemplo; el
manual de procedimientos de ventas, los manuales de produccin, el manual
de finanzas.

Tambin se pueden clasificar de acuerdo a su mbito de aplicacin y alcances

en manual de:
Procedimiento General: es aquel que contiene informacin sobre los
procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organizacin o en
ms de un sector administrativo.
Procedimiento Especfico: son aquellos que contienen informacin sobre los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una
unidad administrativa con el propsito de cumplir de manera sistemticamente
con sus funciones y objetivos.

Presentacin

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempear dentro de la

institucin a travs de una normas establecidas, por medios de anlisis,
estudios, y estrategias de planeacin. La estructura se puede presentar de la
siguiente manera:
Ttulo y cdigo del procedimiento.
Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.
Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.
a. Descripcin del procedimiento.
b. Objetivos del procedimiento.

c. Normas aplicables al procedimiento.

d. Requisitos, documentos y archivo.
e. Descripcin de la operacin y sus participantes.
Grfico o diagrama de flujo del procedimiento
Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso.
Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento
Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones.
Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de
autocontrol.

En toda presentacin debe estar presente de manera clara y concisa los

aspectos:
Contenido del manual.
Objetivos del manual.
Objetivos y polticas de la organizacin.
Responsabilidad.
Contenido especficos de los entes.
Contenidos comunes de los rangos de igual jerarqua
Alcance de los procedimientos.
Instrucciones.
Normas de procedimientos.
Organigramas.
Rgimen de autorizaciones.
Glosario.
ndice Temtico.
ndice de referencias cruzadas.

Verificacin y asesoramiento.
Indicacin de fechas.
Numeracin de pginas.
Formato.
Armado.

Segn la Gua para la elaboracin del manual de procedimientos de Secretaria

de Relaciones Exteriores: La presentacin de un procedimiento aislado, no
permite conocer la operacin de una dependencia o unidad administrativa, por
lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en
forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de
Procedimientos.

Elaboracin

Segn la Gua para la elaboracin del manual de procedimientos de Secretaria

de Relaciones Exteriores: Los manuales de procedimientos debern
elaborarse segn el formato y la Direccin de Organizacin se encargar de
integrar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho
formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere
someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin
contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la
realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o
deficiencias.

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e

impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables
de su aplicacin.

La elaboracin del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a su

vez el resultado de estudios, anlisis, creacin de estrategias, para mejorar la
calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan
internamente en la organizacin; donde que da registrado los procedimientos
administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas
reas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba
ser corregido.

En el proceso de creacin del manual, debe existir una metodologa que

garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad
operativa y con las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto.
Igualmente este debe estar bajo personal competente, la redaccin y
trascripcin debe ser efectuada de manera controlada, por las unidades
funcionales de los organismos.

Implantacin

La implantacin del manual de normas y procedimientos es importante para la

organizacin, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar
informado, actualizado, de los cambios generados, de las actividades a realizar,
para que el sistema operativo este en constante flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la

empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunin de
personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicacin
inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que
implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendr la compaa.
Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin
inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal.

 Mantenimiento

Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y

procedimientos, debido que si est se desactualiza, pasara hacer un
documento inutilizable, y generara por otro lado la creacin de otro manual
que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja
en cuanto al tiempo que se perdera, por ello es mas ventajoso y recomendable
para los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta tcnica, es
recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el
procedimiento, cada cierto tiempo.

Recursos humanos en los archivos

Debemos referirnos tambin al profesional o trabajador de la informacin y la

cultura, especficamente en la archivologa, como Recursos Humanos formados
acadmicamente en las ciencias de la informacin, es el principal elemento de
la cultura en el nexo entre el usuario con el conocimiento. El profesional de la
archivologa, hace posible la transferencia del patrimonio cultural a travs de
los servicios de consulta, circulacin, transmisin, recuperacin y adquisicin
informacin.

Gracias a la labor del profesional de esta rea, se ha conseguido mantener el

patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y
resguardando el conocimiento, a travs de tcnicas y proceso sistemticos,
tanto de forma tradicional: manual, y moderna: automatizada, la aplicacin de
las nuevas tecnologas de recuperacin y bsqueda agilizada de la informacin,
para su fcil difusin.

El personal de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor

esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una
Unidad de Informacin; por ende la gestin de los recursos informativos como
lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestin de los
recursos humanos, financieros y materiales.

Personal fundamental

El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional del rea
archivstica, para prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se divide de
forma jerrquica segn sus funciones y actividades de la labor archivstica:

El archivlogo: director y responsable del archivo.

Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organizacin y el
funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentacin, con
la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y
tambin a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad
a la documentacin.

Tiene como funciones:

Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestin del
centro archivstico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacin
interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organizacin
documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organizacin y el
funcionamiento del archivo y, tambin, aquellas otras de aplicacin a todas las
reas, departamentos o servicios del organismo a las que pertenece el archivo,
referidas a la consulta y prstamo de la documentacin.
Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentacin de acuerdo
con la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisin
correspondiente, puedan ser de aplicacin en el uso y consulta de la
documentacin.

Planificar, dirigir y coordinar la metodologa de organizacin documental

utilizada en el archivo, especialmente en relacin con el sistema de
clasificacin, transferencias, elaboracin de instrumentos de descripcin,
preservacin y conservacin de la documentacin, calendario de conservacin
y eliminacin, accesibilidad y consulta de la documentacin.
Planificar y coordinar el sistema de organizacin integral de la documentacin
del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la
documentacin que custodia el archivo.
Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guas, inventarios,
catlogos, elaborar las memorias anuales del archivo.
Planificar y coordinar las actividades de difusin que anualmente se realizan en
el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.
Planificar y controlar la preservacin y la conservacin de la documentacin.
Segundo Archivlogo: subdirector del archivo o al de jefe de una seccin ya sea
archivo intermedio, archivo histrico su objetivo se basa en velar que se
cumpla con las funciones y criterios correspondientes dentro de los fondos
documentales de la USI o archivo de la organizacin.

Archivero o archivista: se encarga de velar por la organizacin y la custodia

de la documentacin que est bajo su responsabilidad con la finalidad de
facilitar la consulta, as como tambin del procesamiento de los documentos.
Tiene como funcin:
Elaborar y aplicar el cuadro de clasificacin de la documentacin del
organismo, institucin o entidad para que se aplique de forma unvoca y
generalizada en todos los archivos de gestin, adems del archivo definitivo, y
controlar el seguimiento y actualizacin de su proceso.
Organizar y dirigir la elaboracin de los instrumentos de descripcin de la
documentacin custodiada en el archivo - catlogos, inventarios, ndices u
otros- y realizar aquellos que requieran una descripcin documental ms
especializada.
Definir y organizar el sistema de informacin, consulta y prstamo de la
documentacin del archivo. Tambin le corresponder asesorar a los usuarios
que requieran una informacin ms especializada.

Promover y organizar las actividades de difusin del archivo: visitas de

estudiantes y del pblico en general, exposiciones, conferencias, cursos y
otros.
Planificar, dirigir y controlar la conservacin y los sistemas de seguridad del
edificio y los depsitos del archivo y, tambin, de todos los equipamientos que
dispone el centro.

Auxiliar de Archivo: Colaborar en los trabajos de ejecucin y control de la

documentacin, en especial, aquellas que conciernan ms directamente con
las tcnicas archivsticas manuales de la organizacin documental como
pueden ser la gestin de los depsitos y las de prevencin y conservacin de la
documentacin, entre otras.
Sus funciones pueden ser:
Colaborar con los otros tcnicos del archivo en los trabajos de custodia y
tratamiento documental consistentes en la ordenacin fsica de la
documentacin de algunas series documentales, etc.
Ejecutar la destruccin fsica de aquella documentacin que le ha indicado su
superior jerrquico, en aplicacin del calendario de conservacin y eliminacin.
Controlar la recepcin de la documentacin procedente de las transferencias
hasta los depsitos del archivo, otorgndoles la ubicacin adecuada
atendiendo los tipos de soportes documentales y su numeracin.
Llevar a cabo la gestin del espacio de los depsitos, de acuerdo con las
directrices de su superior jerrquico, comprobando la ubicacin de la
documentacin y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar
nuevas unidades de instalacin.
Vigilar la prevencin y la conservacin de la documentacin controlando
peridicamente su estado fsico; y adems le corresponder notificar las
incidencias, as como proponer las mejoras oportunas para que los documentos
se conserven en un estado ptimo.
Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentacin y
as mismo extraer los clips, gomas, plsticos,... de los documentos.
Supervisar peridicamente las condiciones fsicas y ambientales de los
diferentes depsitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten
asegurar un buen estado de conservacin y seguridad del edificio y los
depsitos.

 Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos: pueden

encargarse de recibir y atender al pblico del archivo y tambin llevar la
gestin de los trabajos administrativos, de acuerdo con lo establecido en la
legislacin vigente.
Sus funciones a cumplir:
Recibir y atender al pblico del archivo ofrecindole la informacin que
requiera, o bien dirigindolo a la sala de consulta o las salas donde se efecta
alguna actividad.
Realizar los trabajos administrativos del centro.
Introduccin de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al
sistema informtico.
Realizar las estadsticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas,
prstamo de la documentacin, entre otras.

Los tcnicos superiores especialistas: Colaborar en todas aquellas

cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar y aplicar
las tcnicas ms apropiadas para la prevencin, reproduccin y preservacin
de la documentacin en cualquier tipo de soporte documental.
Funciones a cumplir:
Estudiar y proponer a la direccin del centro todas aquellas acciones
encaminadas a llevar a cabo una buena poltica de prevencin, reproduccin y
preservacin de la documentacin.
Deber controlar el estado de conservacin de la documentacin en cualquier
tipo de soporte documental.
Organizar y dirigir las tcnicas de restauracin ms apropiadas para cada tipo
de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas tcnicas que
requieran una manipulacin ms especializada.
Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de
seguridad de la documentacin para la conservacin o consulta.

Polticas de reclutamiento y de seleccin

Es el proceso de identificar y atraer a la organizacin a solicitantes capacitados

e idneos, por ende se debe tener cuidado y ser minucioso al momento de
seleccionar al nuevo personal.
Objetivo: Reclutar y seleccionar al personal idneo para ocupar el puesto
vacante y as poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para superar
las expectativas de nuestros clientes.
Alcance: La presente poltica aplica a la Direccin General, Gerencias y
Coordinaciones Este manual esta diseado para facilitar el proceso de
reclutamiento y seleccin de personal en la organizacin.
Responsabilidades: Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones
conocer y aplicar el proceso de Reclutamiento. Esta Poltica esta diseada para
facilitar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal en la organizacin
a travs del Departamento de Recursos Humanos

Ejemplo de un diagrama del proceso de reclutamiento y seleccin:

http://www.rrhh-web.com/reclutamientoyselecion.html

Polticas de induccin

Consiste en la orientacin general, que se le da al empleado para integrarlo en

el entorno laboral de la institucin; y prepararlo el cargo que va a cumplir
dentro de empresa.

Tiene como finalidad que el trabajador conozca ms en detalle la empresa y

sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que
transcurrir su vida laboral. Una Induccin bien ejecutada constituye la base de
todas las expectativas y compromisos implcitos (contrato psicolgico) del

trabajador. Esta persona se plantea una serie de importantes interrogantes

acerca de la organizacin y el ambiente que se respira en ella y deben
responderse con la mayor rapidez. (Administracin de empresas:
http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-devenezuela_10.html)

Polticas de adiestramiento

Es la formacin que se le brinda y da al personal, con el objetivo de

especializarlo y mejorar el desempeo de los empleados dentro de la
institucin, por medio de cursos, talleres, y actividades de adiestramiento. Es el
entrenamiento y transmisin de conocimientos concernientes al rea
profesional, obteniendo el desarrollo de habilidades competentes.
Propsito: Consolidar y racionalizar las acciones de adiestramiento del personal
anualmente, por medio de la deteccin de necesidades diseadas para tal fin,
a objeto de satisfacer las demandas de adiestramiento y/o desarrollo de cada
unidad organizativa.
Objetivos:
- Satisfacer las necesidades de adiestramiento y desarrollo del personal de
cada unidad organizativa a fin de incrementar sus niveles de eficiencia.
- Visualizar el tiempo y espacio, las acciones de adiestramiento a nivel
organizacional.
- Proporcionar insumos que permitan elaborar el presupuesto correspondiente,
en funcin a los recursos humanos y materiales requeridos para tal fin.
- Establecer prioridades para desarrollar acciones de adiestramiento.
- Ejercer el control y evaluacin de los resultados sobre las acciones de
adiestramiento.
- Establecer bases reales para seleccionar los recursos docentes internos y
externos.

Capacitacin

La capacitacin se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza

un procedimiento planeado, sistemtico y organizado, que comprende un
conjunto de acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y
mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de
propiciar mejores niveles de desempeo compatibles con las exigencias del
puesto que desempea, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, as
como la eficacia, eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve.
(Administracin de empresas:
http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-devenezuela_10.html)

La capacitacin es el desarrollo personal y profesional que tiene como finalidad

especializar, mejorar la calidad y eficiencia de su trabajo y estar a la altura de
los nuevos avances tecnolgicos y cientficos que se dan en la sociedad
profesional (en este caso en el mundo de la informacin) y la propia en la
naturaleza de la llamada sociedad. la capacitacin es de objetivos cortos o
mediano plazo y muy especifica, pero que siguen aportando un conocimiento al
empleado.

Sueldos

Segn Snchez Barriga Es la fase de la administracin de recursos humanos,

que usa principios y tcnicas definidas para lograr la remuneracin total que
recibe el trabajador, sea razonablemente apropiada a la importancia del
puesto, a la eficiencia, a las necesidades personales del trabajador y a las
posibilidades de la empresa.

La funcin que tiene el departamento de recursos humanos en la

administracin de sueldos y salarios es:
El sistema debe ayudar y atraer el nmero y la clase de empleados necesarios
para operar en la institucin en trminos de excelencia.
El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los empleados a
trabajar lo mejor que sus habilidades les permitan.
Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones dentro
de un marco de imparcialidad y equidad.

Debera ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas y

habilidades.

Meritocracia

En una definicin muy amplia, el concepto de meritocracia se refiere a

aquellos sistemas polticos donde se accede a los cargos de poder, no por el
nacimiento o la riqueza (o sea, segn pautas de adscripcin) sino por los
mritos (pautas de realizacin).
En las sociedades industriales avanzadas, esos "mritos" se refieren en
principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las
capacidades intelectivas evidenciadas y sancionadas por el sistema escolar,
base indispensable (pero no suficiente) para tener acceso a la clase dirigente e
iniciar luego un "cursus honorum" basado en el desempeo de cargos de
creciente importancia, hasta donde lleguen las posibilidades evolutivas y la
combinacin de circunstancias de poder y de apoyos de cada uno.
NORMAS ISO
SO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestin de calidad,
establecidas por la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). Se
pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin o actividad orientada a la
produccin de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido
mnimo como las guas y herramientas especficas de implantacin como los
mtodos de auditora. El ISO 9000 especifica la manera en que una
organizacin opera sus estndares de calidad, tiempos de entrega y niveles de
servicio. Existen ms de 20 elementos en los estndares de esta ISO que se
relacionan con la manera en que los sistemas operan.

ndice [ocultar]
1 Ventajas
2 Desventajas
Su implementacin aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas
para las empresas, como pueden ser:

Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la organizacin

por medio de la documentacin.
Incrementar la satisfaccin del cliente al asegurar la calidad de productos y
servicios de manera consistente, dada la estandarizacin de los procedimientos
y actividades.
Medir y monitorear el desempeo de los procesos.
Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organizacin en el logro de sus
objetivos.
Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, entre otros.
Reducir las incidencias negativas de produccin o prestacin de servicios.
Mantienen la calidad.
Desventajas[editar]
Los esfuerzos y costos para preparar la documentacin e implantacin de los
sistemas.

NORMAS COVENIN
COVENIN es la Comisin Venezolana de Normas Industriales. Desde 1958 es el
encargado de velar por la estandarizacin y normalizacin bajo lineamientos de
calidad en Venezuela estableciendo los requisitos mnimos para la elaboracin
de procedimientos, materiales, productos, actividades y dems aspectos que
estas normas rigen. En esta comisin participan entes gubernamentales y no
gubernamentales especialistas en un rea.
FONDONORMA
FONDONORMA, asociacin civil sin fines de lucro con personalidad jurdica y
patrimonio propio, fue creada en 1973 con el fin de desarrollar en Venezuela
las actividades de normalizacin y certificacin en todos los sectores
industriales y de servicios, y de formar recursos humanos en dichas
especialidades.

Desde su creacin ha elaborado ms de 4.000 normas con la participacin de

representantes de los sectores pblico y privado. Ofrece diversas opciones en
materia de certificacin de sistemas de gestin de las organizaciones y la
calidad de productos y servicios, con instrumentos de valor internacional como
los certificados ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 27001, OHSAS 18001,

Marca de Conformidad FONDONORMA y Sello FONDONORMA de Servicios.

Cuenta con las acreditaciones de INMETRO de Brasil (Marca FONDONORMA),
COFRAC de Francia (ISO 9001 e ISO 14001) y SENCAMER de Venezuela (ISO
9001), y es miembro de IQNet, red mundial de organismos de certificacin.

Forma especialistas en sistemas de gestin y est certificada

internacionalmente por IRCA para el dictado de cursos de auditores lderes en
Sistemas de Gestin de la Calidad y en Sistemas de Gestin Ambiental, a su
vez certificados por esta institucin inglesa de alto reconocimiento mundial.
Una informacin ms ampliada sobre los diversos servicios de FONDONORMA,
las encuentra el visitante del sitio, en las secciones correspondientes.
Formulario
Un formulario es un documento, ya sea fsico o digital , diseado con el
propsito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos,
direccin, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propsito, para
ser almacenados y procesados posteriormente.

FORMATO
. Organizacin estandarizada de un elemento cualquiera (datos, instrucciones,
etc.).