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SOMMAIRE

I.

PRESENTATION

II.

LES TABLES

III. LES FORMULAIRES

13

IV.

LES RELATIONS

17

V.

LES REQUETES

21

VI.

LES ETATS

24

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I. PRESENTATION
Introduction
Une base de donnes est un ensemble d'informations associes un sujet particulier,
tel que le suivi des commandes ou la gestion d'une collection musicale. Si votre base de
donnes n'est pas stocke sur un ordinateur, ou si elle ne l'est que partiellement, vous
tes peut-tre oblig de grer des informations en provenance de sources diverses que
vous devez coordonner et organiser manuellement.
POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNES RELATIONNELLES?
Ce type de base de donnes a plusieurs avantages compars une base de donnes
simple. Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle rduit au minimum les
redondances ou les rptitions des donnes. Pour mieux comprendre l'avantage d'un
systme de gestion de base de donnes relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de
factures pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de
base d'un SGBDR.
Regardons quelques-unes des donnes que l'on retrouve normalement sur une facture:
Ex.: Date, Numro de facture, Numro du vendeur, Numro du produit, Quantit
vendu, Prix unitaire, Description du produit, Sous-total, Taxes, Total ...
Voici quelques-unes de ces donnes dans une BD simple.
No.
Facture
1001
1002
1003

Client

Produit

Description

Prix Unitaire Qt ...

ABC
ABC
XYZ

415
416
415

TRIANGLE
CARR
TRIANGLE

12.75
10.00
12.75

50
20
75

L'ide d'une base de donne relationnelle est de rpartir les donnes dans plusieurs BD
ou tables et de crer des connexions, des points communs, des liens, des relations
entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient tre divises dans une BD
relationnelle.
Facture
No. Facture
No. Produit
Qt vendue
No. Vendeur
No. Client

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Client
No. Client
Adresse
Code Postal
No. tlphone
Personne autorise

Vendeur
No. Vendeur
Nom
Prnom
No. Ass. Soc.
Date d'embauche

Inventaire
No. Produit
Description
Prix unitaire
Qt disponible
Qt commande

Dans le tableau prcdent, la table FACTURE va chercher les informations


sur le client de la table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de
rcrire les donnes du client plusieurs fois. On peut aller chercher l'information grce
une relation entre ces deux tables: soit par le champ No. Client. La mme chose se
produit pour les informations ncessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE par
leurs variables communes NO. VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement.
De cette manire, il est inutile de rcrire les donnes redondantes ou rptitives. Ceci
conserve de l'espace pour d'autres donnes. Pour les trois factures de l'exemple, on
conomise de l'espace et du temps ne pas avoir rcrire les informations sur le
client ABC ni la description et le prix unitaire du produit 415.

1. Dfinitions
L'utilisation d'une base de donnes apporte aussi de nouveaux termes comprendre.
Voici une liste des termes qui seront utiliss pour toutes les pages sur les sujets
d'Access.
Champ: une information ncessaire sur une personne, une chose ou un vnement.
Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom, tlphone, adresses, description,
commentaires etc.
Enregistrement: un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose
ou un vnement. Ex.: nom, prnom, date de naissance, tlphone, numro
d'assurance sociale ou compagnie, adresse, tlphone, tlcopieur, personne
responsable ou dpartement, personne responsable, tlphone.
Le champ tlphone est utilis de trois manires diffrentes. Il est soit le numro de
tlphone d'un employ, d'une personne dans une compagnie ou d'un dpartement.
Table: Un regroupement d'enregistrements sur un thme commun. Ex.: employs,
inventaire, client, fournisseurs, vhicules, contacts etc.
Base de donnes: Un regroupement de tables, de requtes, de formulaires, et de
rapports de programmation qui constitue un systme complet. Ex.: gestion de la
facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des vhicules, carnet de numro de
tlphone, rservations etc.

2. Quelles sont les composantes dAccess ?


Tables: structure de la table, type de champs et les informations qui y sont
entreposes.
Requtes: recherche d'information qui rpond certains critres dtermins par
l'utilisateur.
Formulaire: prsentation de l'information l'cran d'une manire pratique pour
l'utilisateur.
tat: prsentation de l'information sur papier d'une manire pratique pour l'utilisateur.
Macro: dveloppement de routines pour automatiser certaines tches.
Modules: programmation
La dfinition d'une base de donnes prend maintenant un sens plus large. Ce n'est plus
juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi les
requtes, les formulaires, les tats, les macros et les modules pour dvelopper une
"application" ou un "systme" qui rpond aux besoins spcifiques de l'utilisateur.

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3. Cration d'une base de donnes


La premire tape de la cration d'une base de donnes est l'analyse.
Avant de crer votre base de donnes, il faut que vous ayez une ide claire de ce que
seront vos besoins pour celle-ci. Il faut prparer une analyse approfondie de vos
besoins. Quelles sont les informations dont vous avez besoin. Ex.: Quelles informations
ai-je besoin sur mes clients, sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon
personnel etc.
Connaissant les rsultats dont vous avez besoin, il faut dcouvrir quelles sont les
champs ncessaires pour atteindre les formulaires et les tats.
La seconde tape: regrouper les informations. Il faut ensuite regrouper en entits
toutes ces informations.
La troisime tape est de dterminer les relations entre les diffrentes tables .

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II. LES TABLES


Introduction
C'est dans les tables qu'on retrouve les informations de la base de donnes. Ces tables
sont structures. Sa structure contient la liste des champs ainsi que les proprits ou
les caractristiques de ceux-ci
Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table
employs.(notre exemple pour la comprhension de la notion de table) :
Chaque enregistrement de la table doit avoir le nom et le prnom de la personne. Le
poste est l'occupation que la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y
a que deux types de poste: les grants et les vendeurs. Le champ bureau indique le lieu
de travail. Pour cette entreprise, il y a des employs Rabat et Fs. Les grants
travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement commission.
Pour terminer, il est ncessaire d'avoir la date d'embauche de l'employ.
Voici la liste des champs de la table employs ainsi que les caractristiques obligatoires.
En plus de donner un nom au champ, il faut lui dterminer un type et, dans la plupart
des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractres
que vous voulez conserver dans ces champs.

Nom du champ
Prnom
Nom
Poste
Bureau
Salaire
Commission
Embauche

Type de champ
Texte
Texte
Texte
Texte
Montaire
Montaire
Date

Taille
15
15
10
15

Format

Date abrg

1. Cration d'une table


cet exercice consiste crer une table qui contient de l'information sur les employs
d'une compagnie. Avant mme d'entrer de l'information, il faut donner une structure
cette table. Il faut dterminer une liste de champs ainsi que les caractristiques de ces
champs. C'est seulement aprs cette tape qu'il sera possible d'entrer de l'information.
Cliquez sur l'onglet table.
Appuyez sur le bouton Nouveau.

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Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes. Le mode feuille de
donnes vous affiche une grille dans laquelle vous crivez simplement les informations
que vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode cration pour changer
les options qu'Access avait dtermin pour vous. Le mode cration contient toutes les
options pour crer et personnaliser la structure d'une table de donnes. L'assistant
Table vous donne de l'aide la cration d'une table en vous demandant de choisir
parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent dans une table. Vous
pouvez aussi importer une table partir d'une autre base de donne d'Access ou mme
d'une feuille de travail d'Excel. La dernire option vous permet de faire un lien une
autre table d'une autre base de donnes et d'accder
De la liste des choix, slectionnez l'option Mode Cration.
Donner un nom au champ
Lors de l'ajout d'un champ la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un
type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer Access le nombre de
caractres que vous voulez prserver dans le champ. Vous pouvez aussi, votre choix,
ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.

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2. Les types de champs


Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ
Texte
Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par dfaut, Access indique que la
taille du champ est de 50 caractres. Vous pouvez toujours modifier la taille
du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractres.
Mmo
Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas
dtermine. Le maximum est de 65 535 caractres.
Numrique
Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi dterminer le nom
de chiffres aprs la dcimale selon vos besoins. N'oubliez pas d'inclure la
dcimale lorsque vous comptez dans le nombre de caractres que vous
voulez pour le champ !
Date/Heure Peut contenir ou afficher des dates ou mme de l'heure. Access conserve
l'heure, les minutes et les secondes en fractions de journe. Donc 0,5 est
l'quivalent de midi.
Montaire
Il s'agit d'un type de champ numrique. Le format du champ est dj prt
pour afficher le signe $.
NumroAuto Champ numrique entier qui augmente automatiquement d'un (1) chaque
nouvel enregistrement que vous ajoutez la table. Autrefois appel
compteur. C'est idal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de
clients.
Oui/Non
Champ logique. Dtermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, nonfumeur. Acces conserve l'information sous forme numrique. 0 = faux, -1 =
vrai.
Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique
lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi
d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparatre dans le coin
infrieur gauche de la fentre au moment de l'entre ou la modification des donnes.

3. Les proprits du champ :


Taille: Dtermine le nombre de caractres qui peut tre contenu dans un champ.
Valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont dj une taille
prdtermine.
Format: Dtermine la faon que l'information sera affiche dans le champ.
Masque de saisie: Dtermine la faon que l'information sera entre dans le champ.
Lgende: Texte qui sera affich dans la feuille de donnes, les formulaires et les tats
la place du nom du champ.
Valeur par dfaut: Dtermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux
enregistrements.
Valide si: Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut tre
entr dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prtes travailler pour
un salaire ngatif.
Message si erreur: Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les
restrictions de la proprit "valide si".
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Null Interdit: Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Chane vide autorise
Index: Cette proprit est pour afficher les informations en ordre croissant lors de
l'affichage.
Dcimales (Numrique, Montaire): Dtermine le nombre de dcimales qui sera
conserv avec le chiffre.
Nouvelles Valeurs (NumroAuto): Dtermine si le prochain chiffre sera la suite de la
srie (Incrment) ou un chiffre au hasard (alatoire).

4. Cl primaire
Une cl primaire est un champ qui aide diffrencier un enregistrement de tous les
autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numro d'assurance sociale pour
diffrencier chacun des employs de la compagnie. On peut aussi utiliser un numro
d'inventaire pour diffrencier chacun des produits des autres etc.
Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Tant que la
combinaison de champ diffrencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut
ajouter une rservation sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se prsenter
en mme temps avec le mme nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre
champ la cl primaire pour les diffrencier. Ou, on pourrait simplement crer un
champ No. de rservation pour rgler le problme. L'utilisation de plusieurs champs
pour composer une cl primaire est trs rare mais possible.

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5. Cl secondaire
Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par
exemple, le champ No. de client de la table Facture peut tre reli la cl No. de
client de la table Clients.
6. Entre de donnes
Une fois la structure de la table est dfinie, il est possible d'entrer de l'information utile
pour l'utilisateur.
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.
Note: La dernire ligne d'une table ou d'une requte affiche toujours un "*" la
gauche. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci.

7. Insrer un masque de saisie


Un masque de saisie est pour indiquer Access la manire que l'information soit entre
dans une table. Vous pouvez forcer l'utilisateur entrer les donnes d'une certaine
manire. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numro de
tlphone ou un numro d'assurance social. De mme, une adresse est une srie de
lettres et de chiffres. Comment s'assurer que les donnes seront entres de la bonne
manire ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie.
Access a dj quelques gabarits (modles) pour les donnes qui se retrouvent le plus
souvent dans une base de donnes. La partie qui suit est pour vous dmontrer
comment accder ces modles. Vous l'appliquerez selon vos besoins dans vos propres
tables.

Application de masque :
Placez le curseur sur le champ auquel vous voulez ajouter un masque de saisie.
Parmi sa liste de proprits, cliquez sur celle du masque de saisie.
Au bout de la case, un bouton avec trois petits points l'intrieur vient d'apparatre,
appliquez le masque appropri sinon crez-en un.

8. Modification de la table
Aprs un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont ncessaires
une table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'tre
modifis ou simplement limins.
partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton
ou, du menu affichage,
slectionnez l'option cration.
ou
partir du menu principal, slectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

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Insrer un champ
Placez le pointeur sur la ligne o vous voulez insrer un nouveau champ la table. Pour
l'exercice, placez le pointeur sur la ligne de la table qui va suivre le champ nouvellement
insr.
Du menu dition, slectionnez l'option Insertion d'une ligne.
ou
Appuyez sur le bouton
.
Une nouvelle ligne libre va apparatre. Les autres lignes seront dcales vers le bas.
crivez le nom du champ.
Dplacer un champ
Pour changer l'ordre de prsentation des champs :
Cliquez
sur
la
bote
grise

gauche
du
nom
du
champ.
En gardant le bouton gauche de la souris enfonc, dplacez le champ vers le haut ou le
bas selon vos besoins.
Le champ va se rinsrer dans la structure de la table entre les deux champs dont la
ligne qui la spare est plus paisse ds que vous lcherez le bouton de la souris.
Supprimer un champ
Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer.
Appuyez sur le bouton supp .
ou
Du menu Edition, slectionnez l'option Supprimer les lignes.

Placer la cl primaire
La cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de distinguer
chacun des enregistrements. Chaque personne son numro d'assurance social, un
numro de client ou d'employ. Celui-ci peut tre compos de lettres ou de chiffres.
L'une des choses qu'Access vrifie par aprs, est de s'assurer qu'il n'y a pas deux
enregistrements qui auront la mme information dans le champ. Par exemple, deux
personnes peuvent avoir le mme numro d'assurance sociale ou deux produits le
mme numro de produits.
Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la cl primaire de la table et appuyez
sur le bouton
.
Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la cl primaire, rappuyez sur le
bouton

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pour dslectionner le champ comme cl primaire.

Ajout denregistrements
Apportez les ajouts denregistrements ceux dj crs, soit la fin soit au milieu de la
table.
Le tri
Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option du tri
affiche les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant selon un champ.
Dans le mode "feuille de donnes", vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons
suivants:
. Ceux-ci
Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou
dcroissant.
Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que
vous voulez.
Tous les enregistrements seront raffichs selon l'ordre que vous avez demand sur le
champ o se trouve le pointeur ce moment.
Le filtre
L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui
rpond aux critres que vous avez dtermins auparavant. Ceci est trs avantageux
lorsque l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques enregistrements parmi une
grande masse de donnes.
partir du mode "feuille de donnes", vous retrouverez les boutons pour crer, activer
et dsactiver le filtre sur une table ou une requte: .
Cration d'un filtre
Dterminer les critres de slection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie
des enregistrements; ceux qui rpondent certains critres.
La liste des champs de la table vont apparatre l'un cot de l'autre.
.
Pour retirer les filtres prcdents, appuyez sur le bouton
Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui rpondent aux critres que
vous avez choisi.
9. Imprimer la structure d'une table
Du menu outils, slectionnez l'option analyse
Slectionnez l'option documentation
La fentre suivante va apparatre.

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Slectionnez la ou les tables dont vous voulez imprimer la structure.


Appuyez sur le bouton Options ...
La fentre suivante va apparatre.

Slectionnez les options dont vous avez besoin.


Appuyez sur le bouton OK.
Une fois revenu la fentre de documentation, appuyez sur le bouton OK.
Access va gnrer l'tat que vous avez demand.

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III. LES FORMULAIRES


Introduction
Les formulaires servent mieux prsenter l'information qui se retrouve dans les
diffrentes tables. Il est aussi plus "conviviale" ou pratique d'entrer l'information dans
un formulaire que directement dans une table ou une requte. Aussi, il est possible
d'afficher seulement les champs qui sont ncessaires l'cran. Il est aussi possible de
"verrouiller" un champ. Ceci permet l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un
champ mais pas de le modifier. Comme pour une requte, il est possible d'avoir des
champs calculs pour accomplir des calculs tel que pour des sous-totaux ou des taxes.
La liste des fonctions d'Access vous permet d'accomplir beaucoup plus que de simples
calculs.
La cration d'un formulaire ncessite une table ou une requte pour tre la source de
celui-ci. Une requte est plus pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les
champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus pratique si vous voulez filtrer
les enregistrements pour voir seulement une partie qui rpond vos critres.

1. Cration d'un formulaire assist


La "source" d'un formulaire peut tre une table ou une requte. Cependant, une
requte peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formulaire "complexe"
qui entre ou accde de l'information dans plusieurs tables en mme temps. Il faut
cependant vrifier le "bon fonctionnement" de ces requtes avant de crer un
formulaire bas sur ceux-ci. La rgle est que, si vous tes capable d'entrer de
l'information directement partir de la requte, vous serez aussi capable de le faire
dans le formulaire.
Les modes possibles :
 Mode cration : Permet de construire un formulaire partir de zro.
 Assistant formulaire : Les assistants sont mieux placs pour crer des formulaires
pour afficher les donnes de tables ou de requtes.
 Formulaire Instantan: colonnes :Il affiche chacun des champs d'un enregistrement
l'un en dessous de l'autre.
 Formulaire Instantan: Tableau : Il affiche chacun des champs d'un enregistrement
l'un ct de lautre.

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2. Assistant graphique
Il permet d'afficher les champs de type numrique ou de type montaire dans un
graphique. Il suffit d'indiquer l'assistant les champs que vous avez besoins et du
genre d'opration (somme, moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir.
L'assistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de
requtes sans avoir auparavant crer une requte ayant tous les champs voulus. Il
faut cependant faire attention d'avoir fait des relations permanentes entre les tables
avant de choisir des champs de diffrentes tables ou requtes. Aussi, le formulaire va
afficher tous les enregistrements. Si vous avez besoin d'afficher ou d'accder qu' une
partie des enregistrements ou qu'il n'y ait pas de relations entre les tables ou les
requtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant crer une requte.

3. Entrer de l'information
Il vous est possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme
vous l'avez peut tre fait en mode feuille de donnes lors de la cration de la table.
Cependant, la prsentation des donnes est plus comprhensible pour un nouvel
utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de donnes.

4. Dplacement dans le formulaire


Pour se dplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes:
Utilisez les touches Tab et MAJ (shift) Tab pour vous dplacer au champ suivant ou
au champ prcdent.
Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous dplacer d'un enregistrement
l'autre.
Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation situe au coin infrieur gauche de la
fentre pour vous dplacer d'un enregistrement l'autre ou au premier et dernier
enregistrement de la table.
Utilisez les flches vers la gauche ou vers la droite pour passer l'enregistrement
prcdent ou suivant.
Pour ajouter un enregistrement la table, allez au dernier enregistrement et appuyez
sur la touche PageDown. Un enregistrement vide va apparatre. Ensuite, entrez les
nouvelles donnes de votre choix.

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5. Modifier un enregistrement
Il est trs facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas "verrouill".
Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre
l'enregistrement que vous voulez modifier.
Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications et
changez le contenu du champ de votre choix.

6. Supprimer un enregistrement
Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre
l'enregistrement que vous voulez modifier.
Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer l'enregistrement.
ou
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Supprimer un enregistrement.

7. Rechercher un enregistrement
Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grce une recherche
sur le contenu de l'un des champs de l'enregistrement.
Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche.
Du menu dition, slectionnez l'option Rechercher.
ou
Appuyez sur les touches Ctrl et F.
ou
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Rechercher.
Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez.
Appuyez sur le bouton Rechercher.

8. Personnaliser un formulaire
Entrez en mode cration
Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets votre formulaire. Access
appelle chaque objet de votre formulaire un "contrle"; que ce soit du texte, un champ
ou tout autre objet sur le formulaire.
Supprimer un champ
Il est toujours possible de supprimer un contrle (objet) du formulaire. Cela peut tre
un intitul, une ligne, une bote ou un autre lment du formulaire; incluant les
champs.
Slectionnez le champ supprimer. Appuyez sur la touche suppr.

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Ajouter un champ
Il vous est toujours possible d'ajouter ou de remettre un champ qui tait la base du
formulaire.
De la liste des champs, cliquez le champ dsir. slectionnez le champ voulu.
Il suffit de faire attention l'ordre de prsentation des champs
Dplacer un contrle
Cliquez sur le contrle dplacer, placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le
pointeur devrait se transformer en une petite main, en gardant un doigt sur le bouton
gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix.
Changer la prsentation d'un contrle (objet), changer les couleurs.
partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la prsentation du texte
et des champs. La barre d'outils formulaire permet de changer respectivement la
couleur de fond, changer la couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le
type de contour et mettre un effet de relief aux contrles (objets) situs sur le
formulaire.
Changer la taille d'un contrle (objet).
En tout temps, il vous est possible de modifier la taille juste en manipulant la souris.

9. Les champs calculables


En plus des champs provenant de la table ou requte source de votre formulaire, il vous
est possible d'ajouter vos propres champs calculs comme dans une requte. La seule
diffrence est qu'il faut mettre le caractre " = " au dbut de la formule.
Mme dans un formulaire, il est possible de mettre des sauts de page. Cela n'a aucun
effet l'affichage l'cran. Mais, cette option est trs pratique au moment de
l'impression du formulaire. Cela permet d'imprimer un formulaire sur plusieurs pages.
Mthode :
De la barre d'outils, appuyez sur bouton saut de page ,dplacez le pointeur
au bas de la zone Dtails et appuyez sur le bouton gauche de la souris.
Un petit contrle :trait de points va apparatre coll sur la bordure gauche de
la fentre. Ceci est le sparateur de page. Tout ce qui est au dessus de ce
contrle va tre sur une page. Le reste sera imprim sur une autre page.
Pour voir l'effet de ce contrle, il faut premirement le dplacer au milieu du formulaire.

10. Sous formulaire/Sous tat


Trs pratique pour faire des formulaires complexes dont les donnes proviennent de
plusieurs tables relies. Il faut cependant faire attention qu'il y ait des relations entre
les tables.

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IV.

LES RELATIONS

Introduction
L'aspect pratique de relier des tables sur des champs en commun est pour viter la
redondance. Il est inutile de rcrire plusieurs fois les mmes informations. La force des
tables relies est de vous donner accs de l'information d'une autre table que vous
n'auriez pas accs sans une relation entre les tables.
Prenons l'exemple des tables " Facture " et " Clients ". La table " Facture " contient le
champ " numro de client " et aucune autre information sur le client. Mais ce champ est
la cl pour relier les deux tables. Il est possible de le relier au champ " numro de client
" de la table " Clients ". Une fois reli, il est ensuite possible d'avoir les autres
informations sur le client tel que le nom de la compagnie, son adresse, ses personnes
contacts, sa marge de crdit etc

1. Les types de relations ou la Cardinalit


Il existe trois types de relations: un un, un plusieurs et plusieurs plusieurs.
Ce n'est pas toujours facile de dterminer quel genre de relation, aussi appel
Cardinalit, qu'il y a entre deux tables. Il faut de la pratique.
Ce qui est ncessaire pour faire une relation
2 tables (ou requtes ou une combinaison des deux)
1 champ en commun dans chacune des tables.
Mme type de champ (Texte avec texte, numrique avec numrique ...)
Mme longueur (Pas un champ long de 15 caractres avec un autre long de 50
caractres !)
Mme genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires...)
N'essayez pas de crer une relation entre les champs " date " et " numro de tlphone
". Les champs ne sont pas des mmes types (Texte, Numrique, Date/Heure, Oui/Non,
Compteur...)

2. Le mcanisme d'une relation


partir d'une requte, il est possible de modifier ou d'ajouter des enregistrements. Au
moment o vous crivez une valeur dans l'un des champs en commun. Access va
essayer de trouver si cette valeur existe dans l'un des enregistrements de l'autre table
relie. S'il trouve, vous aurez accs au contenu de tous les champs de l'enregistrement.
Il est possible d'entrer ou de modifier de l'information partir d'une requte qui
contient plusieurs tables. Il faut s'assurer que l'un des champs en commun de toutes les

tables relies soit utilis dans la requte. Sinon, Access va vous avertir qu'il ne peut pas
raliser la requte.
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3. Crer une relation dans une requte


Il est trs avantageux par moments d'tre capable d'afficher les informations contenues
de plusieurs tables en mme temps. Il faut cependant avoir une relation entre les tables
pour avoir un rsultat intressant.
Rfrence : Atelier 3

4. Crer une relation entre deux tables.


Dterminez les champs en commun entre les deux tables.
Dans ce cas, il s'agit des champs Code client et Numro de client. Bien qu'ils n'aient pas
le mme nom, ils sont des mmes types de champs. Ils ont aussi le mme format ou de
longueur et contiennent le mme genre d'information.
Placez le pointeur par-dessus l'un des champs en commun.
En gardant votre doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le pointeur pardessus l'autre champ en commun.
Relchez ensuite le bouton de la souris.
Une ligne mince devrait apparatre entre les deux champs. Les deux tables sont
maintenant relies. Sinon, ressayez.
Il est aussi possible, par accident, d'avoir reli des champs qui n'ont pas le mme genre
d'information. Il faut retirer la mauvaise relation avant de pouvoir ressayer.
Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables.
Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer.
ou
Appuyez sur la touche supprime du clavier.
Une fois que les tables sont correctement relies, il est temps d'afficher le rsultat.
Excuter encore une fois la requte

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5. Cration de relations permanentes entre les tables


Il est avantageux de relier des tables dans la requte pour accder de l'information
qu'aucune des tables prise seule ne possde. Le problme avec cette technique est qu'il
faut refaire les relations chaque fois que vous faites une nouvelle requte. Access
vous offre une manire de crer des relations plus " permanentes " entre les tables de
votre base de donnes. Elle a aussi l'avantage de vrifier "l'intgrit" des relations entre
les tables.
partir du menu principal, il est possible d'accder la partie des relations.
Du menu Outils, slectionnez l'option Relation.
C'est dans cette fentre que vous allez crer les relations entre les tables. Lorsque vous
ouvrez cette section pour la premire fois, il n'y a pas de tables; seulement un grand
espace vide. Il faut premirement ajouter les tables ou les requtes sur lesquelles vous
voulez relier.
Avec Access, il est possible de relier des tables ou des requtes si elles ont un champ
en commun.
Slectionnez l'onglet Tables.
Ensuite, slectionnez les tables que vous voulez relier.
Rfrence : Atelier 3.

6. tablir les relations entre les tables


Placez le pointeur par-dessus le champ cl de la table 1 et cliquez sur le bouton gauche
de la souris pour slectionner le champ. En gardant le bouton gauche enfonc, dplacez
le pointeur par-dessus le champ cl de la table 2.
Relchez ensuite le bouton de la souris.
Une fois que vous aurez fait la relation, les liens des tables vont apparatre sur lcran.

7. Appliquer l'intgrit rfrentielle


Cette option est ncessaire pour tablir une relation appele " forte ". C'est une relation
qui s'assure qu'il existe une valeur dans l'autre table relie. En activant l'option
"appliquer l'intgrit rfrentielle", Access s'assure que certaines rgles d'intgrit d'une
relation soient respectes. C'est pour que les relations entre les tables relies soient
toujours bonnes. Aucune information ne peut tre "perdue" en laissant Access le droit
de valider ces rgles.
Access peut refuser de crer une relation avec intgrit rfrentielle pour ces raisons
La table qui contient l'enregistrement unique a des doublons. Ex. : plusieurs produits
ont le mme numro de produit.
L'un des enregistrements de l'une des tables relies un des champs communs est
vide. Il faut toujours que les champs en commun des deux tables aient de l'information
dans l'autre table.

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La valeur crite dans la table qui peut contenir plusieurs fois la mme valeur dans le
champ en commun n'a pas d'quivalent dans l'autre table. Ex. : L'un des
enregistrements contient le numro de produit numro 5 bien qu'il y ait seulement
quatre produits, de 1 4, de disponible.
Une autre raison est que l'une des tables est "ouverte" ou affiche. Il faut fermer toutes
tables, requtes, tats et formulaires avant de crer les relations entre les tables.

8. Supprimer une relation


Il est possible de retirer une relations sur les tables. Il existe quelques raisons pour
retirer une relation entre des tables ou des requtes. La premire est que vous avez
commis une erreur au moment de la cration de la relation. Vous avez accidentellement
choisi le mauvais champ au moment de la cration de la relation. Ou, aprs une analyse
plus approfondie, vous changez les relations entre les tables. Aussi, pour vous
permettre de modifier la structure d'une table relie, il peut tre ncessaire auparavant
de retirer une relation.
Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables.
Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer.

9. Modifier les options d'une relation.


Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables.
Faites un double-clic sur cette ligne.
ou
Du menu Relations, slectionnez l'option Modifier une relation.
Les options de la relation vont ensuite apparatre. Vous pourrez les modifier et ensuite
appuyer sur le bouton crer pour conserver ces modifications.

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V. LES REQUETES
Introduction
L'un des lments les plus puissants d'une base de donnes est la capacit de faire une
recherche sur une masse de donnes entrepose dans la base de donnes. Il est
ensuite possible de faire des analyses et d'en sortir des tendances. Par exemple, vous
navez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement besoin du
numro de tlphone de lun deux. Il y a aussi des requtes pour certaines requtes
d'action telles que la mise jour et la suppression de donnes.
Les tapes pour la cration dune requte Access.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires


Choisir le type de requte
Choisir le ou les champs ncessaires
Dterminer si les champs ont besoin dtre tris
Cacher les champs au besoin
Dterminer les critres de slection
Excuter la requte

1. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires


Access offre plusieurs manires de crer une requte: en utilisant l'un des assistants ou
en la btissant du dbut la fin en mode cration.
Le mode Cration est celui qui vous permet toutes les options pour la cration d'une
requte. Cependant, il n'y a pas d'assistant pour vous aider.
L'assistant requte simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et
affiche le rsultat. Il n'y a pas de critres de slection. Il affiche les champs demands
pour tous les enregistrements.
Vous pouvez crer une requte partir d'une table ou mme d'une autre requte. Il est
mme possible d'avoir une requte qui est compose de champs provenant de plusieurs
tables ou de requtes.

2. Choisir le type de requte


Access vous offre six genres de requtes. Chacune est spcialise pour un certain genre
de recherche ou d'opration.
Requte slection : Affiche les enregistrements qui rpondent aux critres demands.
C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les
enregistrements qui rpondent aux critres slectionns. C'est celle que vous utilisez
pour accomplir des recherches dans une base de donnes.

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3. Choisir le ou les champs ncessaires


Parmi les tables et les requtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs
dont vous avez besoin pour votre nouvelle requte.
Il y a trois manires de choisir un champ:
 Double-clic sur le champ
 Choisir parmi la liste
 " Tirer " un champ et linsrer au bon endroit

4. Dterminer si les champs ont besoin dtre tris


Une fois que vous avez choisi les champs ncessaires pour complter votre nouvelle
requte, vous devez dterminer si ces champs ont besoin dtre affichs dans un ordre
dtermin. Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabtique, en ordre selon leur
chiffre daffaire avec votre compagnie, selon leur lieu gographique ou une combinaison
de ces ordres?
En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci.
Vous pouvez dcider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou
dcroissant.
La priorit des tris.
Il faut cependant faire attention. Le champ tri le plus la gauche la priorit sur les
autres qui est sa droite. Donc, si les champs prnom et nom sont tris, le tri sera
premirement en ordre de prnom suivi du nom de famille.

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5. Cacher les champs au besoin


Normalement, tous les champs que vous slectionnez seront affichs. Il arrive par
moments cependant que vous avez besoin d'un champ pour la recherche mais que vous
ne voulez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prnom et nom des
personnes gagnant un revenu suprieur 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce
montant.
Pour cacher un champ de l'affichage
Cliquez sur le carr d'affichage en dessous de l'option du tri.
Un "X" dans la case indique que le champ sera affich lors de la prsentation des
enregistrements.

6. Dterminer les critres de slection


Aprs avoir choisi les champs et plac dans l'ordre de votre choix, tri sur certains
champs, dcid d'afficher ou pas certains champs, il faut dterminer quels sont les
critres de slection. Si vous ncrivez aucun critre, tous les enregistrements vont
apparatre.
Les critres servent filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous
avez besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs oprateurs pour diffrentes
situations. Voici une liste ainsi qu'une courte description de chacun.
Les oprateurs :
=, <, >, <=, >=
?, * : Ces oprateurs remplacent un caractre (?) ou une srie de caractres (*).
Et : Il est possible de combiner des critres pour limiter le nombre d'enregistrements
qui rpondent aux critres.
Ou : Il est possible de combiner des critres pour avoir le plus d'enregistrements
possibles.
Entre : Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critres. Ceux-ci sont
inclusifs.
Pas ou <> : Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui rpondent aux critres.
Null : Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide.
Champ calcul : Il est possible de crer des champs calculs qui donnent le rsultat
d'une formule qui utilise le contenu des champs de l'enregistrement. Ex.: Total:
[Quantit]*[Prix_Unitaire]
Les oprations : Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres
oprations mathmatiques sur les enregistrements qui rpondent aux critres
demands.
N.B
La grande partie de la cration d'une requte est d'tre capable
d'interprter la question pose pour que les options d'une requte
soient capables d'y rpondre.

7. Excuter la requte
vrifier si lobjectif est atteint en ayant le rsultat souhait.

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VI. LES ETATS


Introduction
Un tat est une reprsentation des enregistrements de la base de donnes qui est mise
sur papier. Il est possible de ressortir une synthse partir de ces donnes qui seraient
plus difficiles d'avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper
l'information sur des champs pertinents.

1. Les types d'tats


Access peut vous aider lors de la cration d'tats.
Standard: Pour montrer les enregistrements de la base de donnes sous forme de
rapport.
Graphique: Pour reprsenter graphiquement les enregistrements de la base de
donnes.
tiquettes: Pour prparer des tiquettes pour du publipostage ou une confrence.

2. Cration d'un tat simple avec l'assistant


Access vous offre plusieurs manires de crer un nouvel tat. Vous pouvez utiliser le
Mode cration pour commencer partir de zro un tat. Vous pouvez aussi utiliser les
assistants pour crer des tats en rpondant quelques questions appropries. Les
tats instantans, qui affichent tous les champs d'une table ou d'une requte sous la
forme de colonnes (un champ en dessous de l'autre) ou de tableau (un champ ct
de l'autre), ne posent pas de questions. Ils gnrent un tat qui affiche tous les champs
de la table dans l'ordre qui apparat dans la structure de la table ou de la requte.
L'assistant graphique permet de gnrer un graphique partir des champs de type
numrique ou montaire. Et pour terminer, l'assistant tiquette vous aide gnrer un
tat compos d'tiquette pour diffrentes situations: d'tiquettes de lettres des
tiquettes pour des prsentations.
Mthode :
De la liste, slectionnez l'option Assistant tat.
Parmi la liste des tables et des requtes disponibles, slectionnez la table de votre
choix.
Appuyez sur le bouton Suivant .
L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans
votre tat. Faites attention l'ordre des champs que vous slectionnez. C'est dans cet
ordre qu'ils vont apparatre dans votre nouvel tat. Il est aussi possible de slectionner
des champs de plusieurs tables ou de requtes. Il suffit de choisir la table ou la requte
parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix la liste des champs
slectionns.

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L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs
champs. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu' sur quatre champs. Le champ
dans la premire case a priorit sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez
choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant en
appuyant sur le bouton du cot droit du nom du champ.
L'une des options les plus avantageuses des tats est la possibilit de synthse des
rsultats.
Pour y accder, slectionnez le bouton "Options de synthse".

3. Les objets d'un tat


Il y a plusieurs objets, ou contrles en jargon d'Access, qui composent un tat. Parmi
quelques-uns de ceux-ci, il y a les "intituls", qui sont du texte libre, des "zones de
texte, qui sont en ralit des champs provenant des tables ou des requtes, des lignes,
des botes, des champs calculs et plusieurs autres.

Les sections
En plus, ces "contrles" se retrouvent dans des diffrentes zones.
Les en-ttes
En-tte de l'tat : Cette partie se retrouve au tout dbut de l'tat. On y retrouve
gnralement le titre du rapport.
En-tte de la page : Cette partie se retrouve au dbut de chacune des pages de l'tat.
On y retrouve gnralement le nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'tat.
En-tte du groupe : Cette partie se retrouve au dbut de chacun des regroupements de
l'tat. On y retrouve gnralement la description du regroupement.
Les pieds
Chaque en-tte a son quivalent la fin du rapport.
Pied de l'tat: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse de l'tat.
Pied de page: Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numro de
page.
Pied de groupe: Cette partie contient gnralement les cumulatifs ou la synthse d'un
groupe.

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4. Ajouter des champs calculs


Il vous est possible d'ajouter des champs calculs qui rpondent mieux vos besoins
que ce qu'offre l'assistant d'Access. Par exemple, il n'y a pas d'cart type ou pour
ressortir certains ratios parmi vos donnes.

5. Cration d'un regroupement


Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs ainsi que les
regroupements de l'tat. La prochaine partie consiste ajouter un regroupement
l'tat ainsi que d'expliquer en mme temps la diffrence entre un tri et un
regroupement dans l'tat.
Du menu Affichage, slectionnez l'option trier et grouper.
partir de cet cran, vous pouvez dterminer sur quel champ vous voulez trier et
regrouper les enregistrements de l'tat. Aussi, les enregistrements sont tris sur les
champs choisis.
Ds que vous slectionnez l'un ou l'autre de ces deux options, le champ est utilis pour
regrouper les enregistrements au lieu de les trier seulement. Un symbole apparat
devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un regroupement sur ce champ.
Aussi deux nouvelles sections vont apparatre dans l'tat, soit l'en-tte du nouveau
regroupement ainsi que son pied de page.

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