1.- Definicin.

El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra (en japons) de cada
una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco
principios simples. Se inici en Toyota en los aos 1960 con el objetivo de lograr
lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma
permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
Las 5S han tenido una amplia difusin y son numerosas las organizaciones de
diversa ndole, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales,
centros educativos o asociaciones.
2.- Uso.
La integracin de las 5S satisface mltiples objetivos. Cada S tiene un objetivo
particular:
Denominacin

Concepto

Objetivo en particular

Separar

Eliminar del espacio de trabajo lo que

innecesarios

sea intil

Situar

Organizar el espacio de trabajo de

necesarios

forma eficaz

Suprimir

Mejorar el nivel de limpieza de los

suciedad

lugares

Seiketsu (

Sealizar

Prevenir la aparicin de la suciedad y el

anomalas

desorden

Shitsuke ()

Seguir

Fomentar los esfuerzos en este sentido

Espaol

Japons

Clasificacin

Seiri ()

Orden
Limpieza
Normalizacin
Mantener la
disciplina.

Seiton ()
Seis ()

mejorando

Etapas:
Aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una
formacin compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos
sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodologa rigurosa y
disciplinada.

Se basan en gestionar de forma sistemtica los elementos de un rea de trabajo

de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren
esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.
a) Clasificacin (seiri): Separar innecesarios.
Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son
necesarios en el rea de trabajo, separarlos de los innecesarios y
desprenderse de estos ltimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se
comprueba que se dispone de todo lo necesario.

Objetivo:
Contar con un rea de trabajo donde nicamente estn artculos y
herramientas necesarias.
Pasos:
1. Identificar todos los artculos innecesarios.
2. Elimina definitivamente todo aquello que definitivamente no se utiliza.
3. Encuentra un lugar de almacenamiento diferente para las cosas de uso
poco frecuente.
Herramientas:

Tarjetas rojas.

Como implantar seiri:

Identificar elementos innecesarios.
Lista de elementos innecesarios: La lista de elementos innecesarios se
debe disear y ensear durante la fase de preparacin. Esta lista permite
registrar el elemento innecesario, su ubicacin, cantidad encontrada,
posible causa y accin sugerida para su eliminacin. Esta lista es
cumplimentada por el operario, encargado o supervisor durante el tiempo
en que se ha decidido realizar la campaa Seiri.
Tarjetas de color: Este tipo de tarjetas permiten marcar o denunciar que en
el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una accin
correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que
existe un problema de contaminacin, azul si est relacionado el elemento
con materiales de produccin, roja si se trata de elementos que no

pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de materiales de

seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios, etc. En Japn se
utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema
identificado.
Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento
innecesario son las siguientes:
Es necesario este elemento?
Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
Si es necesario, tiene que estar localizado aqu?
Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en la
lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un
seguimiento sobre todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede
realizar una reunin donde se decide qu hacer con los elementos identificados,
ya que en el momento de la campaa no es posible definir qu hacer con todos
los elementos innecesarios detectados.
En la reunin se toman las decisiones para cada elemento identificado. Algunas
acciones son simples, como guardar en un sitio, eliminar si es de bajo coste y no
es til o moverlo a un almacn.
Otras decisiones ms complejas y en las que interviene la direccin deben
consultarse y exigen una espera y por o tanto, el material o equipo debe quedar en
su sitio, mientras se toma la decisin final, por ejemplo, eliminar una mquina que
no se utiliza actualmente.
Caractersticas de las tarjetas:

Nombre del elemento innecesario

Cantidad.
Porqu creemos que es innecesario
rea de procedencia del elemento innecesario
Posibles causas de su permanencia en el sitio
Plan de accin sugerido para su eliminacin.

Control e informe final:

Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el avance de las
acciones planificadas, como las que se han implantado y los beneficios aportados.

El jefe del rea debe preparar este documento y publicarlo en el tabln informativo
sobre el avance del proceso 5S.
b) Orden (seiton): Situar necesarios
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los
materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y
reponerlos.
Se pueden usar mtodos de gestin visual para facilitar el orden, identificando los
elementos y lugares del rea. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) un
lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende
organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las prdidas de tiempo
como de energa.
Objetivo:
Que exista un lugar para cada artculo, adecuado a las rutinas de trabajo, listos
para utilizarse y con su debida sealizacin.
Pasos:
1.
2.
3.
4.

Identifica y asigna un lugar para cada artculo.

Determina la cantidad exacta que debe haber de cada artculo.
Asegura que cada artculo est listo para usarse.
Crea los medios para asegurar que cada artculo regrese a su lugar.

Herramientas:

Cdigos de color.
Sealizacin.

Como implantar seiton.

La implantacin del Seiton requiere la aplicacin de mtodos simples y
desarrollados por los trabajadores. Los mtodos ms utilizados son:
Controles visuales
Un control visual se utiliza para informar de una manera fcil entre otros los
siguientes temas:

Sitio donde se encuentran los elementos

Estndares sugeridos para cada una de las actividades que se deben

realizar en un equipo o proceso de trabajo.
Dnde ubicar el material en proceso, producto final y si existe, productos
defectuosos.
Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos
clasificados.
Sentido de giro de motores.
Conexiones elctricas.
Sentido de giro de botones de actuacin, vlvulas y actuadores.
Flujo del lquido en una tubera, marcacin de esta, etc.
Franjas de operacin de manmetros (estndares).
Dnde ubicar la calculadora, carpetas bolgrafos, lpices en el sitio de
trabajo.

Los controles visuales estn ntimamente relacionados con los procesos de

estandarizacin. Un control visual es un estndar representado mediante un
elemento grfico o fsico, de color o numrico y muy fcil de ver. La
estandarizacin se transforma en grficos y estos se convierten en controles
visuales. Cuando sucede esto, slo hay un sitio para cada cosa, y podemos decir
de modo inmediato si una operacin particular est procediendo normal o
anormalmente.
Marcacin de la ubicacin.
Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo
para identificar estas localizaciones de forma que cada uno sepa donde estn las
cosas, y cuntas cosas de cada elemento hay en cada sitio. Para esto se pueden
emplear:

Indicadores de ubicacin.
Indicadores de cantidad.
Letreros y tarjetas.
Nombre de las reas de trabajo.
Localizacin de stocks.
Lugar de almacenaje de equipos.
Procedimientos estndares.
Disposicin de las mquinas.
Puntos de lubricacin, limpieza y seguridad.

Marcacin con colores.

Es un mtodo para identificar la localizacin de puntos de trabajo, ubicacin de

elementos, materiales y productos, nivel de un fluido en un depsito, sentido de
giro de una mquina, etc. La marcacin con colores se utiliza para crear lneas
que sealen la divisin entre reas de trabajo y movimiento, seguridad y ubicacin
de materiales. Las aplicaciones ms frecuentes de las lneas de colores son:

Localizacin de almacenaje de carros con materiales en proceso.

Direccin de pasillo
Localizacin de elementos de seguridad: grifos, vlvulas de agua, camillas,
etc.
Colocacin de marcas para situar mesas de trabajo
Lneas cebra para indicar reas en las que no se debe localizar elementos
ya que se trata de reas con riesgo.

Guardas transparentes.
Es posible que en equipos de produccin se puedan modificar para introducir
protecciones de plstico de alto impacto transparentes, con el propsito de facilitar
la observacin de los mecanismos internos de los equipos. Este tipo de guardas
permiten mantener el control de la limpieza y adquirir mayor conocimiento sobre el
funcionamiento del equipo.
No a todas las mquinas se les puede implantar este tipo de guardas, ya sea por
la contaminacin del proceso, restricciones de seguridad o especificaciones
tcnicas de los equipos. Justo a estas guardas transparentes se pueden introducir
mejoras al equipo como parte de la aplicacin del Seiton y paso dos de
mantenimiento autnomo, ya que se debe buscar la mejora en la facilidad del
acceso del trabajador a los lugares ms difciles para realizar la limpieza de un
equipo en profundidad.
Codificacin de Colores.
Se usa para sealar claramente las piezas, herramientas, conexiones, tipos de
lubricantes y sitio donde se aplican. Por ejemplo, la grasera de color azul puede
servir para aplicar un tipo especial de aceite en un punto del equipo marcado con
color azul.
Identificar los contornos.

Se usan dibujos o plantillas de contornos para indicar la colocacin de

herramientas, partes de una mquina, elementos de aseo y limpieza, bolgrafos,
grapadora, calculadora y otros elementos de oficina. En cajones de armarios se
puede construir plantillas en espuma con la forma de los elementos que se
guardan. Al observar y encontrar en la plantilla un lugar vaco, se podr
rpidamente saber cul es el elemento que hace falta.
c) Limpieza (seis): Suprimir suciedad.
Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho ms
fcil limpiarlo (seis). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y
en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando
que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El
incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando
incluso anomalas o el mal funcionamiento de la maquinaria.
Objetivo:
Establecer una metodologa de limpieza que evita que el rea de trabajo se
ensucie.
Pasos:
1. Identifica los materiales necesarios y adecuados para la limpieza del rea
de trabajo.
2. Asigna un lugar de trabajo y funcional a cada artculo utilizado para
mantener limpia el rea de trabajo.
3. Establece mtodos de prevencin que eviten que se ensucie el rea.
4. Implementa las actividades de limpieza como de rutina.
Herramientas:

Checklist de inspeccin y limpieza.

Tarjeta amarilla.
Operacin hormiga.

Implantacin de Seiso.
El Seiso debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el
hbito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de
implantacin se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro

de los elementos necesarios para su realizacin, como tambin del tiempo

requerido para su ejecucin.

Campaa o jornada de limpieza

Es muy frecuente que una empresa realice una campaa de orden y limpieza
como un primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los
elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.
Esta clase de limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado,
ya que se trata de un buen inicio y preparacin para la prctica de la limpieza
permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estndar de la forma
como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones Seiso deben
ayudarnos a mantener el estndar alcanzado el da de la jornada inicial. Como
evento motivacional ayuda a comprometer a la direccin y operarios en el proceso
de implantacin seguro de las 5S.
Esta jornada o campaa crea la motivacin y sensibilizacin para iniciar el trabajo
de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso.
Planificar el mantenimiento de la limpieza.
El encargado del rea debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en la
planta. Si se trata de un equipo de gran tamao o una lnea compleja, ser
necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta
asignacin se debe registrar en un grfico en el que se muestre la responsabilidad
de cada persona.
Preparar el manual de limpieza.
Es muy til la elaboracin de un manual de entrenamiento para limpieza. Este
manual debe incluir adems del grfico de asignacin de reas, la forma de utilizar
los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como tambin, la
frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor. Las actividades de limpieza
deben incluir la Inspeccin antes del comienzo de turnos, las actividades de
limpieza que tienen lugar durante el trabajo, y las que se hacen al final del turno.
Es importante establecer tiempos para estas actividades de modo que lleguen a
formar parte natural del trabajo diario.
Es frecuente en empresas que han avanzado significativamente en el desarrollo
del pilar mantenimiento autnomo encontrar que estos estndares han sido
preparados por los operarios, debido a que han recibido un entrenamiento
especial sobre esta habilidad.

El manual de limpieza debe incluir:

Propsitos de la limpieza.
Fotografa o grfico del equipo donde se indique la asignacin de zonas o
partes del taller.
Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos
podemos encontrar durante el proceso de limpieza.
Fotografa del equipo humano que interviene en el cuidado de la seccin.
Elementos de limpieza necesarios y de seguridad.
Diagrama de flujo a seguir.

Estndares para procedimientos de limpieza. Conocer el procedimiento de

limpieza para emplear eficientemente el tiempo. El estndar puede contener
fotografas que sirvan de referencia sobre el estado en que debe quedar el equipo.
Preparar elementos para la limpieza.
Aqu aplicamos el Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en lugares
fciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo
y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservacin
de estos.
Implantacin de la limpieza.

Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricacin.

Asegurar la limpieza de la suciedad de las grietas del suelo, paredes,
cajones, maquinaria, ventanas, etc.
Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las
guardas de los equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo
oculta por el polvo.

Durante la limpieza es necesario tomar informacin sobre las reas de acceso

difcil, ya que en un futuro ser necesario realizar acciones kaizen o de mejora
continua para su eliminacin, facilitando las futuras limpiezas de rutina.
Debemos insistir que la limpieza es un evento importante para aprender del equipo
e identificar a travs de la inspeccin las posibles mejoras que requiere el equipo.
La informacin debe guardarse en fichas o listas para su posterior anlisis y
planificacin de las acciones correctivas.

d) Normalizacin (seiketsu): Sealizar anomalas.

Consiste en detectar situaciones irregulares o anmalas, mediante normas
sencillas y visibles para todos.
Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera
puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estndares que recuerdan que el orden
y la limpieza deben mantenerse cada da.
Objetivo:
Desarrollar condiciones de trabajo que eviten el retroceso en las tres s.
Todo igual siempre
Pasos:
Estandariza todo y haz visibles los estndares utilizados.
Implementa mtodos que faciliten el comportamiento apegado a los estndares.
Comparte toda la informacin sin que tenga que buscarse o solicitarse.
Herramientas:

Tableros de estndares.
Muestras patrn o plantillas.
Instrucciones o procedimientos.

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estndares a la

prctica de las tres primeras S. Esta cuarta S est fuertemente relacionada con
la creacin de los hbitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas
condiciones.
Como implementar seiketsu.
Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:

Asignar trabajos y responsabilidades.

Para mantener las condiciones de las tres primeras `s, cada operario debe
conocer exactamente cules son sus responsabilidades sobre lo que tiene que
hacer y cundo, dnde y cmo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas
claras relacionadas con sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrn poco
significado.

Deben darse instrucciones sobre las tres `s a cada persona sobre sus
responsabilidades y acciones a cumplir en relacin con los trabajos de limpieza y
mantenimiento autnomo. Los estndares pueden ser preparados por los
operarios, pero esto requiere una formacin y prctica kaizen para que
progresivamente se vayan mejorando los tiempos de limpieza y mtodos.

Las ayudas que se emplean para la asignacin de responsabilidades son:

Diagrama de distribucin del trabajo de limpieza preparado en Seiso.
Manual de limpieza
Tabln de gestin visual donde se registra el avance de cada S implantada.
Programa de trabajo Kaizen para eliminar las reas de difcil acceso,
fuentes de contaminacin y mejora de mtodos de limpieza.

Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina.

El estndar de limpieza de mantenimiento autnomo facilita el seguimiento de las
acciones de limpieza, lubricacin y control de los elementos de ajuste y fijacin.
Estos estndares ofrecen toda la informacin necesaria para realizar el trabajo. El
mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos
regulares de cada da.
En caso de ser necesaria mayor informacin, se puede hacer referencia al manual
de limpieza preparado para implantar Seiso. Los sistemas de control visual
pueden ayudar a realizar vnculos con los estndares, veamos su
funcionamiento. Si un trabajador debe limpiar un sitio complicado en una mquina,
se puede marcar sobre el equipo con un adhesivo la existencia de una norma a
seguir. Esta norma se ubicar en el tabln de gestin visual para que est cerca
del operario en caso de necesidad. Se debe evitar guardar estas normas en
manuales y en armarios en la oficina. Esta clase de normas y lecciones de un
punto deben estar ubicadas en el tabln de gestin y este muy cerca del equipo.
e) Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Objetivo:
Alcanzar una calidad de museo en todas las reas de la empresa, desde
individuos hasta la organizacin.

Pasos:
1.
2.
3.
4.

Haz visibles los resultados de los 5s.

Provoca la critica constructiva con otras reas, plantas y hasta empresas.
Promueve las 5s en toda la empresa mediante esquemas promocionales.
Provoca la participacin de todos en la generacin de ideas para fomentar y
mejorar la disciplina en las 5s.

Herramientas:

Checklist de 5s.
Ronda de las 5s.

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas
establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones
de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA. Si esta etapa se aplica sin el rigor
necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.
Como implantar shitsuke.
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificacin,
Orden, limpieza y estandarizacin. Existe en la mente y en la voluntad de las
personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden
crear condiciones que estimulen la prctica de la disciplina.
Visin compartida.
La teora del aprendizaje en las organizaciones (Peter Senge) sugiere que para el
desarrollo de una organizacin es fundamental que exista una convergencia entre
la visin de una organizacin y la de sus empleados. Por lo tanto, es necesario
que la direccin de la empresa considero la necesidad de liderar esta
convergencia hacia el logro de mentas comunes de prosperidad de las personas,
clientes y organizacin. Sin esta identidad en objetivos ser imposible de lograr
crear el espacio de entrega y respeto a los estndares y buenas prcticas de
trabajo.
Formacin.
Las 5S no se trata de ordenar en un documento por mandato Implante las 5S.
Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de aprender
haciendo cada una de las 5s. No se trata de construir carteles con frases,
eslganes y caricaturas divertidas como medio para sensibilizar al trabajador.

Estas tcnicas de marketing interno servirn puntualmente pero se agotan

rpidamente. En alguna empresa fue necesario eliminar a travs de acciones
Seiri, los carteles y anuncios ya que eran innecesarios y haban perdido su
propsito debido a la costumbre.
El Dr. Kaoru Ishikawa manifestaba que estos procesos de creacin de cultura y
hbitos buenos en el trabajo se logran preferiblemente con el ejemplo. No se le
puede pedir a un mecnico de mantenimiento que tenga ordenada su caja de
herramienta, si el jefe tiene descuidada su mesa de trabajo, desordenada y con
muestras de tornillos, juntas, piezas y recambios que est pendiente de comprar.
Tiempo para aplicar las 5s.
El trabajador requiere de tiene para practicar las 5S. Es frecuente que no se le
asigne el tiempo por las presiones de produccin y se dejen de realizar las
acciones. Este tipo de comportamientos hacen perder credibilidad y los
trabajadores crean que no es un programa serio y que falta el compromiso de la
direccin. Es necesita tener el apoyo de la direccin para sus esfuerzos en lo que
se refiere a recursos, tiempo, apoyo y reconocimiento de logros.
El papel de la Direccin
Para crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantacin del
Shitsuke la direccin tiene las siguientes responsabilidades:
Educar al personal sobre los principios y tcnicas de las 5S y

mantenimiento autnomo.
Crear un equipo promotor o lder para la implantacin en toda la planta.
Asignar el tiempo para la prctica de las 5S y mantenimiento autnomo.
Suministrar los recursos para la implantacin de las 5S.
Motivar y participar directamente en la promocin de sus actividades.
Evaluar el progreso y evolucin de la implantacin en cada rea de la

empresa.
Participar en las auditoras de progresos semestrales o anuales.
Aplicar las 5S en su trabajo.
Ensear con el ejemplo para evitar el cinismo.
Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantacin de las
5S.

El papel de trabajadores.
Continuar aprendiendo ms sobre la implantacin de las 5S.
Asumir con entusiasmo la implantacin de las 5S.
Colaborar en su difusin del conocimiento empleando las lecciones de un
punto.
Disear y respetar los estndares de conservacin del lugar de trabajo.
Realizar las auditoras de rutina establecidas.
Pedir al jefe del rea el apoyo o recursos que se necesitan para implantar
las 5S.
Participar en la formulacin de planes de mejora continua para eliminar
problemas y defectos del equipo y reas de trabajo.
Participar activamente en la promocin de las 5S.
4.- Beneficios.
La implementacin de una estrategia de 5S es importante en diferentes reas, por
ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las
condiciones de seguridad industrial, beneficiando as a la empresa y sus
empleados. Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5S son:

Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivacin de

los empleados
Reduccin en las prdidas y mermas por producciones con defectos
Mayor calidad
Tiempos de respuesta ms cortos
Aumenta la vida til de los equipos
Genera cultura organizacional
Acerca a la compaa a la implantacin de modelos de calidad total y
aseguramiento de la calidad

Una empresa que aplique las 5S:

Produce con menos defectos,

Cumple mejor los plazos,
Es ms segura,
Es ms productiva,
Realiza mejor las labores de mantenimiento,
Es ms motivante para el trabajador,
Aumenta sus niveles de crecimiento.

Las 5S son un buen comienzo hacia la calidad total y no le hacen mal a nadie,
est en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.
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