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CAPTULO 1
DEFINICIN DEL PRINCIPIO
DE PROCEDENCIA

1.1

EL P R O B L E M A DE LA DEFINICIN

No podemos afirmar que en este punto se haya conseguido un acuerdo

en la comunidad cientfica archivistica que sea de proporciones absolutas.
Tenemos que sealar, eso s, que la mayor parte de las fronteras se han ido
rompiendo, si bien de forma paulatina, lo cual dota al hecho de una garanta,
sin duda, inquebrantable.
La escasa normalizacin terminolgica sigue siendo uno de los problemas fundamentales de la Archivistica . Lo demuestra el hecho de que el Prin1

Es preciso sealar, sin embargo, la importante labor llevada a cabo por el Consejo Internacional de
Archivos que, a partir de la creacin de diferentes comisiones, ha contribuido a mermar este y otros problemas.
Un informe sobre el estado de la cuestin fiie presentado por Cristina Uxn Finkenzeller a las Primeras Jornadas
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DEFINICIN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA B

H LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

cipio de Procedencia universalmente aceptado no responde an a un nico

trmino ni a una nica definicin.
Los franceses lo sealan con el trmino de rsped des fonds y entienden por l el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos
con otros, los documentos que provienen de una administracin, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas .
Para los italianos el principio di Proveniencia que se contrapone al principio de territorialit , se recoge en el denominado mtodo storico , al que
segn Paola Canicci corresponde Ta organizacin de los fondos . Considera
tambin que esta organizacin debe restablecer las conexiones internas en la
estructura de un archivo y que confieren l documento singular un significado especfico. Significado que depende de la funcin que haya determinado
la formacin de los documentos y de la reunin de los mismos en serie, constituidos segn criterios dados por la oficina que los produjo. La necesidad de
encuadrar el documento en el contexto en el que se ha formado constituye
para Canicci la esencia de este principio .
Lodolini, sin embargo, considera que esta locucin mtodo storico no es
del todo clara en el mbito de la Archivistica, por lo que a lo largo de toda su
obra se muestra partidario de la expresin reconstruccin del orden originano .
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Para los archivistas germanos el principio de procedencia adquiere sentido desde su oposicin, ms exactamente su contraposicin, al Betreffsgrundsatz, o principio del objeto, ms tarde denominado como el principio
de pertenencia. Tradicionalmente asociado a la clasificacin por materias, es,
en realidad, un principio basado en el objeto al que se refieren los documentos y no en el argumento tratado en los mismos; entendiendo por tal objeto su
pertenencia a un lugar o a un territorio especfico.
Para Brenneke, uno de los tericos ms sobresalientes de la Archivistica, el Principio de Procedencia se caracteriza por el rechazo a cualquier clasificacin que, en alguna medida, est mediatizada por la materia contenida en
los documentos de archivo. Por lo mismo concibe como criterio v l i d o de
clasificacin aquel que se deriva del origen de los documentos . A l se refiere el propio Brenneke en los siguientes trminos: Criterio programmatico
per l'ordinamento interno dell'archivio (.) el principio della provenienza
pi che un semplice autosufficiente principio di ordinamento di interesse
puramente antiquariale, e che con esso nasce invece una nuova concezion
scientifica; la estruttura dell'Archivio di Stato o di quello civico diventa ora
Vexpressione della costituziorie e della storia dello Stato o della comunit
cittadina, con tutte le loro istituzioni . E n consecuencia nos obliga tambin
a precisar el significado del principio del Registro a l e m n .
Reflexionando acerca de la clasificacin de archivos y partiendo de la
literatura archivistica, Herman Hardenberg recoge el de procedencia como
aquel principio fundamental segn el cual los archivos de un mismo origen
no deben ser mezclados con aquellos de otro origen diferente .
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sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las Administraciones Pblicas:
UXN FINKENZELLER, Cristina. Comisin de Terminologa. La terminologa: Informe. Primeras Jornadas
sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 20,21 y 22 de marzo de 1991, pp. 38-49.
Ya desde 1964, fecha en que tiene lugar, en Bruselas, el V Congreso Internacional de Archivos, parece que el Principio de Procedencia es, en general, respetado por todos y, sin embargo, no es considerado como
una doctrina rgida. As lo manifiestan las respuestas a la primera pregunta del cuestionario elaborado por Antal
Szed" que sirve de base a su informe: Les mthodes modernes de classement d'archives. Documents postrieurs
1800. La pregunta, a la que aludimos, se formula en los siguientes trminos: Dans quelle mesure le principe
de la provenance est-il repect au cours des classements des archives modernes?. Los pases encuestados fueron: Austria, Australia, Blgica, Dinamarca, Espaa, Estados Unidos, Finlandia, Hungra, Italia, Polonia, Portugal, las antiguas Repblica Democrtica y Repblica Federal de Alemania, Reino Unido, Suecia, Suiza, Checoslovaquia, la antigua URSS y Yugoslavia. Archivum, vol. XIV, Actes du V. Congrs International des
Archives. Bruxelles, 1-5 septembre, 1964. Pars: Presses Universitaires de France, 196$, pp. 57-67.
DUCHEIN, M.: El respeto de los fondos en Archivistica: principios tericos y problemas prcticos. Gazette des Archives, 97,1977, p. 71. Ms tarde publicado en: La administracin moderna de archivos y
la gestin de documentos: el prontuario RAMP. Programa General de Informacin y UNISIST. Organizacin
de las Naciones Unidas para la Educacin la Ciencia y la Cultura. Pars, diciembre de 1985,
p. 69, de donde citamos.
Casanova lo define como el principio segn el cual a cada uno de los estados deben llegar, sin excepcin, en el momento de su compilacin todos los atti relativos a su territorio. CASANOVA, Eugenio: Archivistica. Siena: Stab. Arti grafiche Lazzeri, 1928, p. 213.
He dejado sin traducir la locucin italiana por considerarla un tecnicismo propio de la Archivistica
italiana que nada tiene que ver con su equivalente castellano de mtodo histrico.
CARUCCI, Paola: Le fonti archivistiche: Ordinamento e conservazione. Glosario. Provenienza,
principio di. Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1990, p. 223.
Idem, pp. 131-132.
* LODOLINI, Elio: Archivistica. Principi e problemi. Miln: Franco Angeli, 1990, p. 134.
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BRENNEKE, Adolf: Archivistica. Contributo alla teoria ed alla storia Archivistica europea. Test
redattado ed integrato da Wolfgang Leesch sulla base degli appunti presi alle lezioni tenute dall'Autore ed agli
scritti lasciati dal medesimo. Traduzione italiana di Renato Perella. Miln: per i tipi dell'editore dott Antonino
Giufir,1968,p.50.
En el Glosario anejo a esta obra este principio queda definido como: "II principio per cui si ordinano
gli atti secondo Toggeto (Sachliche Pertinenza pertinenza per materia; Territoriale Pertinenz^pertinenza per
territorio) cui si riferiscono, senza dividerli secondo gli uffici che li hanno prodotti. (...) Si oppone a Provenienz, provenienzprinzip. op. cit, p. 588
Idem, p. 115. pesar de que el sistema elegido es el de las referencias indirectas por considerar ms
amena su lectura, en algunos casos he preferido mantener sin traducir algunas ideas por considerar que en la
lengua que se exponen, no siempre la original, tienen un contenido que difcilmente se puede expresar en otro
idioma.
Traducimos el trmino alemn Registratur por Registro que en castellano contiene las siguientes
significaciones: accin de registrar, oficina del registrador, departamento en las diversas dependencias de la
administracin donde se entregan, anotan y registran la documentacin referente a dicha dependencia. Real
Academia Espaola. Diccionario de la lengua espaola. Madrid: Espasa Calpe, 1984. Tomo n, pp. 11621163. En el captulo 8 tendremos ocasin de analizarlo extensamente.
HARDENBERG, Herman: Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos. Der Archivar, 16.1967, pp. 3644. Ms tarde publicado en: la Administracin Moderna de Archivos y la
Gestin de Documentos: el Prontuario RAMP. Programa General de Informacin y UNISIST. Organizacin de
las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura. Pars, diciembre de 1985, pp. 113-118.
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 LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHTVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En Estados Unidos las lneas de pensamiento son dos, la representada

por Teodore R- Schellenberg, que distingue entre el principie ofprovenance y
l principie of original order * y la representada por Frank B , Evans, quien
adopta los trminos: principie ofprovenance, por un lado, y por otro, principie ofsanctity ofthe original order .
El principio segn el cual cada documento debe ser colocado en el
fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen,
es como define la procedencia el Comit Internacional de Archivos en su
Lxico de Terminologa Archivstica: Elsevier's Lexicn of Archive Terminology .
l Consejo Internacional de Archivos, en su Dictionary ofArchival Terminlogy tras definir la procedencia como institucin, administracin, establecimiento, organismo o persona privada que ha creado, acumulado y conservado documentos de archivo, en el curso y desarrollo de sus asuntos antes
de su transferencia a un centro de prearchivo o a un servicio de archivos , lo
define como principio fundamental segn el cual los archivos de una misma
procedencia no deben ser mezclados con aquellos de otra diferente . Seala
la circunstancia de que a veces en l se incluye el denominado respeto al
orden primitivo. As, pues, en la propia definicin ya nos habla de la existencia de un segundo principio que, a veces, no siempre, se recoge en el primero.
Desde ste de procedencia nos remite al denominado Principio de la Estructura Archivstica, por el cual un fondo de archivos debe conservar o recibir
una clasificacin que corresponda a las estructuras administrativas internas
del organismo que lo ha creado .
En Espaa son de destacar las consideraciones de Antonia Heredia, que
lo denomina como respeto al origen y al orden natural, sealando que sus
notas esenciales afectan al mantenimiento de la unidad e independencia del
fondo, de su integridad y el carcter seriado de sus documentos .
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DEFINICIN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Olga Gallego y Pedro Lpez Gmez, en su Introduccin a la Archivstica, nos hablan de dos normas que deben respetarse al establecer lo que ellos
denominan reorganizacin :, El respeto al origen de los fondos, que identifican con el Principio de Procedencia; segn el cual los fondos del archivo
deben conservarse en su organizacin original sin sufrir fragmentaciones ni
eliminaciones no autorizadas, ni adicin de elementos extraos a fin de conservar su valor de prueba e informacin; sin que puedan, por tanto, mezclarse
los archivos de una procedencia con otros de otras diferentes . Y el respeto a
la estructura archivstica, para el que mantienen la definicin dada por el
Consejo Internacional de Archivos, que ya hemos sealado .
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Por su parte, Jos Ramn Cruz Mundet, en su Manual de organizacin

de archivos municipales de Euskadi, lo considera, siguiendo al archivista
francs Michel Duchein, como el primer principio bsico y preceptivo encaminado a respetar y representar la naturaleza y caractersticas de la entidad
que lo ha creado . El segundo principio que persigue idntico fin es para este
autor el respeto al orden original de los documentos que indica el necesario
respeto al orden en que originalmente aqullos se produjeron .
En el vocabulario anej l manual dedicado al tratamiento de archivos
administrativos, M. Luisa Conde Villaverde lo define como principio fundamental en la teora archivstica, que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros .
De l hace derivar el Respeto a la Estructura y el Respeto al orden original.
Por el primero, la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la unidad productora ; por el segundo no se
debe alterar la organizacin dada al fondo por aquella unidad, cualquiera
que sta sea .
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Estos autores justifican el trmino reorganizacin argumentando que la organizacin de un archivo

viene dada e impuesta por la propia administracin o persona que lo produjo, pudiendo hablar de reorganizaSCHELLENBER, T.R.: The management of archives. New York, Columbia University Press,
cin slo en casos en que aqul se halla desorganizado y fragmentado. GALLEGO, Olga, y LPEZ GMEZ,
Pedro: Artxibistikan Sarrera^ Introduccin a la Archivstica. Vitoria, Eusko Jaurlaritzaren Argtalpen Zerbit1965, p. 90.
zu Nagusia Servicio Central de Publicaciones. Gobierno Vasco, 1989, p. 84.
A Basic Glossasryfor Archivists, Manuscripts Curators and Records Managers. Frank B. Evans,
Idem,pp. 84-86.
Donald F. Harrison and Edwin A. Thompson, compilers; Willian L. Rofes, editor. The American Archivist, 37,
Ibidem.
1974, pp. 415-433. La autora de todos los trminos referidos al rea de la Archivstica que se contienen en
CRUZ MUNDET, J.R.: Archivos Municipales de Euskadi. Manual de organizacin. Vitoria: Instieste glosario es de Frank. B. Evans.
Elsevier's Lexicon of Archive Terminology: French, English, German, Spanish, Italian, Dutch. tuto Vasco de Administracin Pblica, 1992, p. 77. IDEM: Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1994, p. 231
" .
Compiled and arranged on systematic basis by a Committee of the International Council on Archives. Amster*
Ibidem.
dam: Elsevies, 1964, p. 35.
CONDE VILLAVERDE, M. Luisa: Manual de tratamiento de archivos .administrativos. Madrid:
Dictionary ofArchival Terminology, Provenance, n. 365, p. 125.
Direccin de Archivos Estatales, 1992, p, 75
Idem, Principe du respect des fonds/ principe de provenance, n. 352, p. 121.
Idem, p. 76
Jtfm,n.353,p.l21.
"Ibidem.
HEREDIA HERRERA, A.: Archivstica general. Teora y prctica. Sevilla: Diputacin, 1987, p. 16.
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B LA CONSTRUCCIN TERICA EN AROIIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

1.2

D O B L E V A L O R D E L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

La mayor parte de los autores parecen coincidir en conceder un doble

valor al denominado Principio de Procedencia, por lo que podemos establecer su doble contenido; queda por determinar si ambos valores corresponden
a un nico principio o si, por el contrario, representan principios diferentes
implcitos en el genrico de procedencia como ntimamente relacionados,
pero con un contenido formalmente diferente:
1. El respeto al origen de los fondos.
2. El respeto a la estructura de aquellos fondos y al orden de los
documentos en el interior de los mismos.
E l primero bsicamente consiste en que los archivos o fondos de archivo de una misma procedencia no deben jams mezclarse con los de otra procedencia diferente. Dicho de otra manera, consiste en mantener agrupados,
sin mezclarlos con otros, los documentos, de cualquier naturaleza, procedentes de una administracin, de un establecimiento, o de una persona natural o
moral determinadas. Es la forma en que, como ya he sealado, lo define el
archivista francs M i c h e l Duchein, conjunto de documentos que deben ser
tratados como una unidad , sta no es otra que el fondo.
E l segundo genricamente establece que los documentos dentro de cada
archivo o fondo de archivo deben mantener la clasificacin y el orden que la
propia institucin les dio en su origen, esto es, deben reflejar la organizacin
interna de cada Institucin. Lo cual equivale a decir que la documentacin
que produce cada una de las diferentes unidades administrativas debe permanecer separada.
La filosofa de ambos valores se recoge, entiendo, en un postulado fundamental, el respeto a la procedencia, con un doble enunciado: el respeto a la
procedencia de los fondos o grupos de documentos generados por una nica
institucin, y el respeto a la estructura que dicha institucin dio en origen a
los documentos que integran dicho fondo. De tal manera que ambos enunciados derivan en significaciones distintas sostenidas por diversos conceptos,
que se traducen por tanto en diferentes pasos en el tratamiento de la documentacin de archivo.
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DUCHEIN, M.: op. cft., p. 69.