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business
integration
solutions

A BIS criou o PIC Programa de Integrao

Colaborativa com o objetivo de tornar o
relacionamento entre a indstria e o varejo mais
ecaz e produtivo.
Com servios focados na melhoria da gesto de
estoques, reduo de rupturas e estoque virtual,
os produtos da BIS so hoje a melhor ferramenta
para reduzir a perda de vendas e aumentar a
lucratividade tanto da industria, quanto do varejo.
Alm das dicas contidas neste guia, voc pode
contar com a ajuda dos Indicadores BIS para
direcionar seus esforos e saber exatamente onde
suas perdas acontecem.
Consulte os executivos da BIS.

Uma das misses da APAS disseminar

conhecimento para o aprimoramento do
setor. Com esse objetivo, elaboramos cartilhas
temticas que abordam questes operacionais
do dia a dia do supermercadista.
Tudo para que os associados possam instituir
as melhores prticas em suas lojas
e conquistar mais eficincia.
Nesta edio, vamos falar de gesto
de estoques e reduo de rupturas.
Preparamos dicas prticas e muito teis
gesto de sua loja. Consulte sempre que
necessrio e compartilhe com sua equipe.
Em breve, traremos uma nova edio com
outro tema de seu interesse.

DIRETORIA DE APOIO AO ASSOCIADO

EM GESTO OPERACIONAL E COMERCIAL
NOVEMBRO 2011

01
3

Ol! Nesta edio vamos conversar sobre um assunto muito importante:

o gerenciamento de estoques. Escolhemos esse tema porque a gesto
correta de estoques resulta em mais vendas, menos investimento,
giro mais rpido, alm de reduo de rupturas, quebras e excessos.
Siga as dicas e conquiste mais lucratividade para sua loja. Vamos l?

GERENCIE OS SEUS ESTOQUES:

a melhor maneira de conseguir lucratividade na sua loja
a forma mais eficiente para evitar as rupturas
A correta gesto dos estoques resulta em mais vendas, menos investimentos de capital nos
estoques, giro mais rpido, reduo de rupturas, reduo de quebras e reduo de excessos
Siga o mximo possvel das dicas a seguir e, certamente, voc ser bem-sucedido nesta tarefa

DICA

PEDIDO

Acerte no
pedido de compra
Compre de acordo com a equao de compra. Controlar o
ciclo de compra e colocar os pedidos corretos quando da
visita do fornecedor o primeiro passo.
Utilize o ABC de venda dos produtos para comprar
corretamente. Ter muito estoque de um produto que vende
muito no problema, mas de um produto da curva C um
grande problema.

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5

Defina o estoque mnimo de cada produto ou de cada

fornecedor para que no falte mercadoria caso o fornecedor
tenha problemas com a entrega. No espere o produto
acabar para efetuar a compra.
Planeje com antecedncia as compras de produtos sazonais
e as promoes. Verifique a venda em anos anteriores.
Mantenha os estoques em nveis seguros e melhore sua
capacidade de compras para que no ocorram rupturas.
Evite a compra de produtos prximos ao vencimento. Cuidado
com as ofertas especiais dos fornecedores.

ESTOQUE

VIRTUAL

Monitore o comportamento de vendas com os indicadores dirios

da BIS para acertar o nvel de estoque.
Cuidado redobrado com a perda por estoque virtual, pois ela altera
automaticamente o parmetro de abastecimento e gera um pedido
de compras cada vez menor, aumentando a incidncia de perdas!

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COMO ACERTAR NO PEDIDO DE COMPRA?

Algumas definies

EQUAO DE COMPRA
uma frmula que voc deve utilizar para calcular a
quantidade a ser comprada. Uma boa equao de compra
deve levar em considerao o estoque existente do produto,
os pedidos que esto pendentes de entrega por parte do
fornecedor, a venda mdia diria do produto em cada loja
e o ciclo de compras utilizado com o fornecedor. Exemplo:

QTD. A COMPRAR

(VENDA MDIA DIRIA

X CICLO DE COMPRAS)

ESTOQUE
PEDIDO PENDENTE

CICLO DE COMPRA OU CICLO DE PEDIDOS

o nmero de dias que define de quanto em quanto tempo voc atende
o fornecedor, coloca os pedidos e recebe as mercadorias de cada deles.
Esse nmero expresso em dias e deve considerar ainda alguns dias de
segurana para evitar a ruptura, caso ocorra algum atraso ou alguma
variao na venda mdia diria.
Exemplo:

CICLO DE COMPRAS

FREQUNCIA DE VISITAS

PRAZO DE ENTREGA

DIAS DE SEGURANA

Vale lembrar que sempre

muito importante fazer a
gesto do fornecedor e
dos pedidos, mesmo que o
fornecedor no venha no dia
combinado para a visita.

Alguns cuidados

TAMANHO DO CICLO DE COMPRAS

Evite ciclos de compras muito demorados.
Fornecedores com frequncia de visitas
muito espaada ou prazo de entregas
muito extenso ocasionam ciclos grandes
e consequentemente altos investimentos
em estoque.

Imaginem um fornecedor com a seguinte rotina:

FREQUNCIA DE VISITAS = 28 DIAS

PRAZO DE ENTREGA = 10 DIAS
ESTOQUE DE SEGURANA = 20%
Cada varejista deve definir o seu estoque de segurana
em % ou em nmero de dias; sugerimos 20%.
Ciclo de compras = 28+10+20%(28+10) = 46 dias

No exemplo, o ciclo de compras vai ser igual a 46 dias e, muito provavelmente, o prazo de pagamento
do fornecedor vai ser menor que a necessidade de estoques. Outro problema de ciclos grandes o
shelf life (vida til) dos produtos, que muitas vezes pode gerar problemas com prazo de validade.
Quanto menor o ciclo de visita menor o nvel de estoques.
PEDIDO MNIMO DO FORNECEDOR

01
7

Este outro ponto que precisa ser verificado, pois existem casos em que o ciclo muito curto e o
valor dos pedidos muito pequeno, causando problemas de entrega do fornecedor.
EXEMPLO DE PEDIDO DE COMPRA
O fornecedor X tem a seguinte rotina:
FREQUNCIA DE VISITAS = 14 EM 14 DIAS
PRAZO DE ENTREGA = 4 DIAS

O Supermercado Y mantm um estoque de segurana de 20%, ou seja,

3,6 dias, arredondados para 4 DIAS.
Com esses dados, podemos calcular os dias de cobertura
ou o nosso CICLO DE COMPRAS = 14+4+4 = 22 DIAS
Temos as seguintes informaes dos produtos na data da compra:
PRODUTOS

Estoque Pedido Venda Necessidade Qtd.

atual
pendente mdia/dia
no ciclo
sugerida

Produto A - cx 12

150

35

770 un

52 cx

Produto B - cx 06

80

25

550 un

79 cx

Produto C - cx 06

30

50

10

220 un

24 cx

DICA

GERENCIAMENTO DE FORNECEDORES
O essencial acompanhar muito bem os seus principais
fornecedores. Trate as encomendas com seriedade.
Controle as empresas que no entregam e
gerencie os atrasos junto sua equipe de recebimento.
Reveja e formalize o relacionamento e a parceria com seus
fornecedores para conseguir um atendimento regular.
O ciclo de compras deve ser revisado periodicamente.
Mudanas no nvel de servio do fornecedor ou no volume
de compras se refletem diretamente no ciclo de compras.

A FORMALIZAO DO RELACIONAMENTO COM SEUS FORNECEDORES DEVE

DEIXAR BASTANTE CLARO COMO SERO SOLUCIONADOS EVENTUAIS PROBLEMAS:
No recebimento de quantidades acima ou abaixo do pedido de compra
No recebimento de notas fiscais com preos diferentes do pedido de compra
Em relao devoluo e troca de produtos
Em relao a atrasos no pagamento ou recebimento de duplicatas

DICA

PROCEDIMENTOS

Defina procedimentos
e utilize um bom sistema
Invista em sistemas e capacitao de pessoal
Defina procedimentos e pontos de controle
onde acontecem as quebras: no recebimento, no
estoque, na rea de venda e no PDV
Defina procedimentos para corrigir e conhecer os
erros de estoque

01
9

Mantenha o layout do depsito setorizado como

o da loja
Gerencie o estoque das gndolas para evitar
quebras nos dias de maior venda
Esclarea a todos os funcionrios os processos
de recebimento e abastecimento, bem como
procedimentos em caso de quebras
ou faltas
Se no houver procedimentos, a equipe no
saber para quem pedir orientaes
Conte regularmente os estoques
Distribua a responsabilidade pelas rupturas e
pelas quebras para toda a equipe

ma
Progra
o
Integra
rativa
bo
Cola

Use os Indicadores BIS para acompanhar suas vendas e

estoques em D-1, veja o que aconteceu no dia anterior item
a item, loja a loja e entre em ao.
Estimule seus fornecedores a tambm usarem as ferramentas
da BIS e unam seus esforos contra a perda de vendas!

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ALGUMAS INFORMAES DE INTERESSE

PRINCIPAIS MOTIVOS DE RUPTURAS
Falta de reposio, pois o item estava disponvel no depsito da loja
Falha da central de distribuio, pois o item estava disponvel no CD
Falha da central de compras, que no colocou o pedido no momento certo
Falha do fornecedor, que no entregou na data correta
Falha do fornecedor por entrega parcial
Falha nos recebimentos de mercadorias
Erros nos parmetros da equao de compra, que geraram pedidos
mal dimensionados
Dificuldade na negociao com fornecedor
Existncia de estoque virtual em funo de erros de contagem, quebras e
outros fatores

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RUPTURAS
OPERAO LOJA

Pedido no efetuado pela loja

Processo de reposio deficiente
Quantidade pedida insuficiente
Estoque no sistema diferente do estoque fsico

MODELO DE
ABASTECIMENTO

Atraso de entrega do Centro de Distribuio

No observncia da sugesto
Pedido automtico no realizado
Problemas com fornecedor
Parmetros inadequados

CADASTRO
PRODUTOS
FORNECEDOR

Produtos inativos como parte

do sortimento da loja
Sortimento inadequado
Entrega parcial
Atraso do fornecedor

causas

60%

36%
4%

Como o cliente reage s rupturas encontradas nas lojas?

RESPOSTA DO CONSUMIDOR
Comportamento do consumidor
Mdia (%) em 11 categorias (EUA)

11% 20%
20%

01
11

17%

32%

SUBSTITUI POR MARCA DIFERENTE

NO COMPRA O ITEM
SUBSTITUI POR MESMA MARCA
COMPRA O ITEM EM OUTRA LOJA
DEIXA A COMPRA PARA DEPOIS

ALERTA

RUPTURA

Com os indicadores BIS voc pode acompanhar

diariamente o tempo de cobertura do estoque existente,
prevenir a incidncia da ruptura e eliminar as perdas de
vendas ao consumo causadas pelo vilo da Ruptura.
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DICA

COMUNICAO

Oua o seu cliente

Faa pesquisas dirias no caixa sobre falta de produtos na loja
Gerencie bem o sortimento para que existam produtos similares para
oferecer ao cliente no caso de faltas

12

Previna-se contra a perda de vendas:

Com os relatrios dirios da BIS voc no deixa o produto
faltar e garante a satisfao dos seus clientes.
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Coloque o vilo da ruptura atrs das grades.

DICA

BOAS PRTICAS
Gesto de estoques
Para melhorar seus controles, essencial conhecer e utilizar as boas prticas do mercado. Evite perda de tempo, troque experincias e institua os
procedimentos que j deram resultados em outras empresas.
A seguir daremos mais algumas dicas sobre estas boas prticas:
No recebimento e portaria da loja
Na armazenagem e movimentao das mercadorias
No manuseio e exposio
Na frente de caixa
Em inventrio
Na gesto de perecveis

01
13

DICA

BOAS PRTICAS
Recebimento e portaria de loja
Confronte a nota fiscal com o pedido, gerando o romaneio
cego para o recebimento fsico da mercadoria
Confira fisicamente os produtos recebidos utilizando o Cdigo EAN ou DUN14 para as embalagens (utilize coletores de
dados preferencialmente)
No receba produtos sem cadastro ou sem pedido
No receba quantidades maiores que as do pedido

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Preste especial ateno ao recebimento de quantidades

menores que as do pedido: elas podem gerar rupturas. Entre
em contato com o fornecedor e defina o que deve ser feito
Controle a qualidade dos itens recebidos, o frescor,
a temperatura do caminho para o caso de itens congelados
e resfriados
Estabelea controle rgido de prazos de validade,
pesos, taras e embalagens. Consulte sempre a
tabela em nossa cartilha Dicas para o
gerenciamento dos prazos de validade
Acompanhe a formao de lastros e empilhamentos no momento da descarga
das mercadorias
Ao receber pallets fechados, fique atento
em relao s normas de paletizao
e quantidades e tambm ao recebimento
de caixas abertas
Controle corretamente as trocas e
devolues para fornecedores

FEIJO
ARROZ
MACARR
O
FRUTAS
AZEITE
CARNES
LEITE

DICA

BOAS PRTICAS
Armazenagem e movimentao das mercadorias

produtos e
o danos aos
nd
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Setorize o de alho dos repositores
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Utilize o m to da rea de vendas
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Mantenha
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Evite empilh
alm de inve
rias nas lojas; ais quebras
do
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nha excesso
No mante essrio, mais mercadorias
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ades para co
Crie um prog nda de at 15 outras unid
significar a ve

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15

01

DICA

BOAS PRTICAS
Manuseio e exposio
preciso segregar os produtos de alto risco (PAR)
em reas especiais no depsito e controlar os estoques
com ateno redobrada. Exponha os PAR em locais
apropriados na loja e evite furtos.
Mantenha a gndola sempre bem organizada, com etiquetas de identificao de itens e preos, evitando roubos e danificao pelos clientes.
Controle o abastecimento da gndola.
Oferea constantemente formao para os operadores de caixa, de
balanas e de retaguarda sobre como tratar produtos de cdigo rpido,
evitando erros de registro e baixa errada de estoques.

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Realize auditoria de itens

perecveis para controlar a
validade e evitar produtos
estragados na rea de vendas.

Outra prtica recomendada consultar diariamente os Alertas da BIS com

orientaes precisas de aes para a equipe de promoo e merchandising:
Saiba exatamente qual produto e em que quantidade repor para evitar rupturas.
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Receba esses alertas diariamente escolhendo o formato mais conveniente

(email, celular, planilhas, web)!

DICA

BOAS PRTICAS
Frente de caixa
Proporcione formao contnua aos operadores sobre produtos de
cdigo rpido
Tenha cuidado na inverso de produtos; um dos piores problemas para
as sees de perecveis e produtos de produo prpria
Evite a multiplicao de produtos, forando a venda pelo cdigo de barras
Fiscalize as operadoras para evitar desateno ou m-f
Estabelea local adequado para a sada de funcionrios
Estabelea caixa especfico para a venda de produtos a funcionrios
Prepare os fiscais de loja e de frente de caixa para identificar e evitar
fraudes pelos clientes
Evite carrinhos com dois andares ou compartimentos especiais para caixas
Crie procedimentos confiveis para trocas e anulaes de venda a clientes

BALCO DE TROCAS

01
17

01

DICA

10
BOAS PRTICAS
Inventrio

Mantenha o depsito e a rea de vendas arrumados conforme

orientaes da equipe de inventrio.
Faa inventrio pelo cdigo de barras e utilize coletores em
rede, agilizando e evitando erros nas digitaes.
Tenha a certeza de que no existem notas fiscais pendentes
de atualizao antes de iniciar e congelar os inventrios.

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Trabalhe com o conceito de segunda contagem nos itens com

divergncia de estoques.
Faa inventrios rotativos aproveitando o giro de cada departamento e evitando inventrios gerais.
Elimine a necessidade de inventrios gerais para a apurao de
resultados.
Utilize os inventrios rotativos para acerto dos estoques ao longo
do ms.
Defina cronograma de inventrios rotativos de tal forma a
conferir todos os itens de cada seo ao longo do perodo.
Defina tabela de periodicidade conforme sua disponibilidade de
pessoal. Sugerimos a tabela abaixo.

Seo

Periodicidade dos inventrios rotativos

Mercearia Mensal
Bazar Trimestral
Aougue e peixaria

Quinzenal

FLV Quinzenal
Frios e laticnios
Padaria e lanchonete

Mensal
Quinzenal

01
19

01

DICA

11
BOAS PRTICAS
Gesto de perecveis
Desenvolva procedimentos especficos para os seguintes processos em cada uma
das principais reas de perecveis.
PROCESSO

AOUGUE E
PEIXARIA

FLV

FRIOS E
LATICNIOS

PADARIA E
LANCHONETE

RECEBIMENTO
E EXPEDIO
ARMAZENAGEM

20

MANUSEIO E
EXPOSIO
REA DE VENDAS
INVENTRIO
ASPECTO/COR/ODOR

TEMPERATURA
VALIDADE
TARAS E
EMBALAGENS

ESTOQUE

VIRTUAL

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ALERTA

RUPTURA

REPOR

ESTOQUE

ABASTECER

CD e LOJA

Administrao e Realizao

Diretoria de Apoio ao Associado

em Gesto Operacional e Comercial
Jad Zogheib e Pedro Lopes Brando
Gesto 2010/2011
Presidente Joo Galassi
Orientao
Jad Zogheib
Projeto grfico
Promoviso
Marketing
Fabiano Benedetti
Coordenao editorial
Rogrio Gatti

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www.gsretail.com.br

www.portalapas.org.br | Tel.: (11) 3647 5000

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abril 2011

novembro 2011

LANAMENTOS 2012

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mudana dos ndices de
perdas de vendas!

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BIS

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a indstria, a gesto de estoques
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