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UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA

MODALIDAD DE ESTUDIOS PRESENCIAL


TITULACION DE INGENIERIA EN CONTABILDIAD Y AUDITORIA
PERIODO LECTIVO: ABRIL 2015 JULIO 2015
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COMPONENTE ACADEMICO: GESTION PRODUCTIVA 3.1
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UNIDAD 3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: Departamento de RR HH y
Departamento Financiero
En esta parte se destaca el aprendizaje de los procesos administrativos internos del
rea de recepcin
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: RECEPCION
1 Descripcin de las tareas
2 Relacin con otros puestos de trabajo
3 Informaciones de partida
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
4 Organizacin del archivo
Son procedimientos administrativos relacionados con las funciones de secretaria y de
atencin telefnica
1 Descripcin de las tareas
Las tareas ms comunes son las siguientes:

Clasificacin de la correspondencia de entrada.


Registro de la correspondencia de entrada.
Distribucin de la correspondencia de entrada a los diferentes puestos.
Recepcin de la correspondencia de salida.
Registro de la correspondencia de salida.
Atencin de la centralita telefnica.
Control de las existencias del material de oficina.
Operaciones de marketing y actualizacin de la agenda de direcciones

2 Relacin con otros puestos de trabajo


Observe la tabla de la pgina 62
Puesto de
origen
Recepcin
(Entradas)

Compras
Ventas
Tesorera

Puesto de destino
Compras
Ventas
Recursos Humanos
(RR HH)
Contabilidad
Tesorera
Recepcin (Salidas)

Movimiento de documentos

Tambin es importante que recepcin de familiarice con el manejo y archivo del


correo electrnico.
Se debe tomar en cuenta que documentacin se imprime y la que debe
archivarse, de acuerdo a las polticas de la empresa

3 Informaciones de partida
Hay que trabajar de cerca con la siguiente informacin:
Registro de correspondencia de
entrada y salida
Control del material
Funciones de marketing
Otras informaciones

Una vez que se conoce el tratamiento y archivo de la informacin, es necesario


programar las actividades para los siguientes meses
Observe el grfico de la pgina 64 del texto base.
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
INVENTARIO

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

CORRESPONDENCIA DE SALIDA

ATENCION TELEFONICA

ACTUALIZACION DE LOS LSITADOS DE DATOS DE PROVEEDORES,


ACREEDORES Y CLIENTES

Favor los ejemplos demostrativos de las pginas 65-75 del texto gua

4 Organizacin del archivo


La documentacin generada por los distintos puestos y departamentos debe ser
ordenada y archivada, para que cuando se los requiera, sean consultados de forma
rpida y oportuna
En la actualidad hay dos tipos de archivos que deben organizarse:
1 Archivo fsico
2 Archivo informtico o digital
Para el primero caso observe las normas sugeridas por los autores del texto,
relacionados con los archivadores, carpetas y sistemas de clasificacin
Para el segundo caso, dada la gran cantidad de informacin que se genera, es
importante que se sigan procedimientos de archivo segn la necesidad de las
empresas y el software que se disponga
Es importante que se maneje el programa de gestin de archivos Outlook.
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