Seguimiento

El seguimiento es parte importante del control eficaz. En vista de que los informes
de desempeo se basan en las responsabilidades asignadas, constituyen el
soporte de la actividad de seguimiento. Es importante distinguir entre la causa y el
efecto. Las variaciones en desempeo son efectos (los resultados); la
administracin debe determinar las causas subyacentes. La identificacin de las
causas es responsabilidad principalmente de la administracin de lnea. Debe
darse prioridad inmediata al anlisis para determinar las causas que originaron las
variaciones en desempeo, tanto favorables como desfavorables. En el caso de
variaciones desfavorables de desempeo, despus de identificar las causas
bsicas, y no los resultados, debe escogerse una alternativa para la accin
correctiva e implantarse enseguida.
Si se trata de variaciones favorables de desempeo, tambin debe identificarse las
causas subyacentes. Este caso rara vez requiere de la accin correctiva y, ms
bien, las causas fundamentales de las variaciones a menudo aportan informacin
valiosa para manejar la eficiencia y para desarrollar reforzamientos positivos en
las operaciones y empleados que muestran no ser muy exitosos. Se le denomina
transferencia del xito.
Por ltimo, debe hacer un seguimiento particular de las acciones pasadas de
seguimiento. Este paso debe orientarse a:
-

Determinar la efectividad de las acciones correctivas anteriores y,

Proporcionar una base para mejorar los procedimientos de planificacin y

control futuros

Accin correctiva
Una accin correctiva es una accin tomada para eliminar las causas de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable. Es diferente a correccin
mediante la cual solo se elimina o repara la no conformidad detectada, no su
causa.

Cuando existe algn desvo o contingencia, el papel del control es indicar cundo,
cuanto, como y donde debe darse la correccin. Como es de suponer, la accin
correctiva depender de la naturaleza del problema, reflejado en los datos
obtenidos en las fases anteriores del proceso de control.
Es muy difcil que en la realidad un proyecto se d conforme a lo planeado, sin
sufrir ningn cambio, toda actividad experimenta algn tipo de variacin, error o
desvo. Sin embargo, atendiendo a la flexibilidad del sub-sistema de control, es
importante definir los lmites dentro de los cuales los cambios se consideran
normales o deseables. Un sub-sistema rgido de control hara mucho ms difcil la
gestin y el desarrollo de un proyecto. No todos los cambios requieren correccin,
sino solo aquellas que sobrepasen los lmites de los criterios de especificacin.
La correccin debe concentrarse precisamente en estos desvos. Aunque la
correccin es importante como fin del proceso de control, es importante considerar
que la comparacin del desempeo real con el proyectado no solo busca localizar
las variaciones, errores o desvos y reaccionar, sino tambin predecir otros
resultados futuros.
Puntos Crticos del control
Se puede controlar el desempeo o la ejecucin del proyecto a partir de los
estndares y de una observacin cuidadosa de la ejecucin sin embargo, no todos
los proyectos por su complejidad y estructura, permiten ese seguimiento y anlisis
minucioso por parte del director. Por esta razn se identifican y seleccionan puntos
crticos de control como base para medir la ejecucin del proyecto. Los puntos
seleccionados para el control deben ser crticos en el sentido de que deben
mostrar mejor que otros, si los planes estn funcionando.
Replanificacin
Puede ser en cualquier momento del ao presupuestal para tomar en cuenta la
informacin que se retroalimenta.
La planificacin por tiempos de proceso es adecuada para aquellas compaas
que puedan planificar de forma realista.