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F) ATRIBUTOS DE LA INFORMACIN
Los indicadores de gestin son, ante todo, informacin, es
decir, agregan valor, no son solo datos. Siendo informacin, los
indicadores de gestin deben tener los atributos de la
informacin, tanto en forma individual como cuando se presentan
agrupados.
Son propone los siguientes atributos para la informacin:
H.1.1)Nombre
La identificacin y diferenciacin de un indicador es vital, y su
nombre, adems de concreto, debe definir claramente su objetivo
y utilidad.
H.1.2)Forma de clculo
Generalmente, cuando se trata de indicadores cuantitativos, se
debe tener muy claro la frmula matemtica para el clculo de su
valor, lo cual implica la identificacin exacta de los factores y la
manera como ellos se relacionan.
H.1.3)Unidades
La manera como se expresa el valor de determinado indicador
est dado por las unidades, las cuales varan de acuerdo con los
factores que se relacionan.
H.1.4)Glosario
Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en
trminos de especificar de manera precisa los factores que se
relacionan en su clculo. Por lo general las organizaciones
cuentan con un documento, llmese manual o cartilla de
indicadores, en el cual se especifican todos los aspectos
atinentes a los indicadores que maneja la organizacin.
H.2) Naturaleza
En cuanto a su naturaleza se refiere, los indicadores se clasifican
segn los factores clave de xito. Definitivamente los indicadores de
gestin deben reflejar el comportamiento de los signos vitales o
factores clave (algunos autores los llaman factores crticos). As,
encontraremos indicadores de efectividad, de eficacia (resultados,
calidad, satisfaccin del cliente, de impacto), de eficiencia (actividad,
uso de capacidad, cumplimiento de programacin, etc.), de
productividad.
La figura muestra la interrelacin de los factores clave mencionados:
Mapa de factores clave de xito de la gestin
LOCALIDAD
SATISFACCIN DEL CLIENTE
RESULTADO
EFECTIVIDAD
TIEMPOS DE PROCESO
COSTOS OPERATIVOS
DESPERDICIOS
INDICADOR
DEL
DESEMPEO
SEGUIMIENTO
PLANEACIO
N
PROGRAMACIO
N
1- ABASTECIMIENTO
INDICADOR
DESCRIPCIN
Nmero y
porcentaje de
pedidos de
Calidad de los compras
Pedidos
generadas sin
Generados
retraso, o sin
necesidad de
informacin
adicional.
FRMULA
Productos
Generados sin
Problemas x 100
Total de pedidos
generados
IMPACTO
(COMENTARIO)
Cortes de los
problemas
inherentes a la
generacin errtica
de pedidos, como:
costo del
lanzamiento de
pedidos
rectificadores,
esfuerzo del
personal de
compras para
identificar y resolver
problemas,
incremento del
costo de
mantenimiento de
inventarios y
prdida de ventas,
entre otros.
Costos de recibir
pedidos sin cumplir
Nmero y
las
porcentaje de
especificaciones de
Pedidos
pedidos que no
Rechazados x 100 calidad y servicio,
cumplen las
como: costo de
Entregas
especificaciones
retorno, coste de
perfectamente
de calidad y
volver a realizar
recibidas
servicio
pedidos, retrasos
Total de rdenes de en la produccin,
definidas, con
Compra Recibidas coste de
desglose por
proveedor
inspecciones
adicionales de
calidad, etc.
Nivel de
cumplimiento
de
Proveedores
Consiste en
calcular el nivel
de efectividad
en las entregas
de mercanca
de los
proveedores en
la bodega de
Pedidos Recibidos
Fuera de Tiempo x
100
Total Pedidos
Identifica el nivel de
efectividad de los
proveedores de la
empresa y que
estn afectando el
nivel de recepcin
oportuna de
mercanca en la
bodega de
producto
terminado
Recibidos
almacenamiento,
as como su
disponibilidad para
despachar a los
clientes
2. INVENTARIOS
INDICADOR DESCRIPCIN
FRMULA
IMPACTO
(COMENTARIO)
Las polticas de
inventario, en general,
Proporcin
deben mantener un
entre las
elevado ndice de
ventas y las
rotacin, por eso, se
existencias
Ventas Acumuladas requiere disear
ndice de
promedio.
polticas de entregas
x 100
Rotacin
Indica el
muy frecuentes, con
de
nmero de
tamaos muy
Mercancas veces que el
pequeos. Para poder
capital invertido
trabajar con este
Inventario Promedio principio es
se recupera a
travs de las
fundamental mantener
ventas.
una excelente
comunicacin entre
cliente y proveedor.
Proporcin
entre el
inventario final
y las ventas
ndice de
promedio del
duracin de
ltimo perodo.
Mercancas
Indica cuantas
veces dura el
inventario que
se tiene.
Exactitud
del
Inventario
Se determina
midiendo el
costo de las
referencias que
en promedio
presentan
irregularidades
con respecto al
inventario
lgico
valorizado
cuando se
realiza el
inventario fsico
Valor Total de
Inventarios
Se toma la diferencia
en costos del inventario
terico versus el fsico
inventariado, para
determinar el nivel de
confiabilidad en un
determinado centro de
distribucin. Se puede
hacer tambin para
exactitud en el nmero
de referencias y
unidades almacenadas
INDICADOR
DESCRIPCIN
FRMULA
IMPACTO
(COMENTARIO)
Consiste en
Sirve para comparar
Costo de
relacionar el
almacenamiento el costo por unidad
costo del
almacenada y as
Costo de
almacenamiento
decidir si es ms
Almacenamiento y el nmero de
rentable
por Unidad
unidades
subcontratar el
Nmero de
almacenadas en
servicio de
unidades
un perodo
almacenamiento o
almacenadas
determinado
tenerlo propiamente.
Costo por
Unidad
Despachada
Nivel de
Cumplimiento
Porcentaje de
manejo por
unidad sobre los
gastos
operativos del
centro de
distribucin.
Consiste en
conocer el nivel
Costo Total
Operativo
Bodega
Unidades
Despachadas
Nmero de
despachos
Del Despacho
de efectividad
de los
despachos de
mercancas a
los clientes en
cuanto a los
pedidos
enviados en un
perodo
determinado.
Consiste en
conocer el valor
de mantener un
metro cuadrado
de bodega
cumplidos x 100
Nmero total de
despachos
requeridos
cumplimiento de los
pedidos solicitados
al centro de
distribucin y
conocer el nivel de
agotados que
maneja la bodega.
Costes de transporte.
Costes operativos.
Costes unitarios.
Costes exportacin.
Estado de la funcin transporte.
Estado de la funcin distribucin.
4.TRANSPORTE
INDICADOR
DESCRIPCIN
FRMULA
Costo
Transporte
propio por
unidad
Medir el costo
unitario de
Comparativo
transportar una
del
unidad
Transporte
respecto al
(Rentabilidad
ofrecido por los
Vs Gasto)
transportadores
Costo de contratar
del medio.
transporte por
unidad
Nivel de
Utilizacin
de los
Camiones
Consiste en
determinar la
capacidad real
de los
camiones
respecto a su
capacidad
instalada en
volumen y peso
IMPACTO
(COMENTARIO)
Capacidad Real
Camin (kg, mt3)
determinar la
necesidad de optimizar
la capacidad instalada
y/o evaluar la
necesidad de contratar
transporte contratado
5. SERVICIO AL CLIENTE
INDICADOR
DESCRIPCIN
FRMULA
IMPACTO
(COMENTARIO)
Calidad de la
Facturacin
Causales de
Notas
Crdito
Nmero y
porcentaje de
facturas con
error por
cliente, y
agregacin de
los mismos.
Facturas Emitidas
con Errores
Consiste en
calcular el
porcentaje real
de las facturas
con problemas
Total de Facturas
Emitidas
Generacin de
retrasos en los
cobros, e imagen de
mal servicio al cliente,
con la consiguiente
prdida de ventas.
misma.
Pendientes
por Facturar
Consiste en
calcular el
nmero de
pedidos no
facturados
dentro del total
de facturas
Total Pedidos
Pendientes por
Facturar
Total Pedidos
Facturados
. FINANCIEROS
INDICADOR
DESCRIPCIN
FRMULA
IMPACTO
(COMENTARIO)
Costos
Logsticos
Consiste en
calcular el
porcentaje real
de los
Mrgenes de
mrgenes de
Contribucin
rentabilidad de
cada referencia
o grupo de
productos
Ventas
Perdidas
Costo por
cada 100
pesos
Consiste en
determinar el
porcentaje del
costo de las
ventas
perdidas dentro
del total de las
ventas de la
empresa
De cada 100
pesos que se
despachan,
que porcentaje
Venta Real
Producto
Valor Pedidos no
Entregados
Total Ventas
Compaa
Costos Operativos
Bodegas
Se controlan las
ventas perdidas por la
compaa al no
entregar
oportunamente a los
clientes los pedidos
generados. De este
manera se mide el
impacto de la
reduccin de las
ventas por esta causa
despachados es atribuido a
los gastos de
operacin.
las ventas de la
Costo de las Ventas empresa.
Indicadores de tiempo
A travs de estos indicadores se conoce y controla la duracin de
la ejecucin de los procesos logsticos de la empresa, es decir, el
tiempo que toma llevar a cabo una determinada actividad o
proceso, como por ejemplo, el tiempo que toma descargar o
cargar un camin, el tiempo que toma la recepcin de mercanca
en el centro de distribucin, etc. Los indicadores de tiempo
muestran a la empresa las fluctuaciones que se generan de un
perodo a otro durante la ejecucin de sus procesos, lo cual
brinda herramientas de respuesta inmediata a cambios drsticos
o paulatinos en su nivel de servicio, a travs del control de su
evolucin y el impacto que causa en este los cambios o mejoras
hechas a los procesos de abastecimiento y distribucin. Algunos
de esto indicadores son:
1. Ciclo total de un pedido. Tiempo transcurrido desde el
momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto
est entregado y facturado y en algunos casos, cobrado.
2. Ciclo de la orden de compra. Indicador para los controlar los
tiempos de respuesta y entrega de los proveedores.
3. Ciclo de un pedido en bodega o almacn. Tiempo que
transcurre durante la gestin del pedido desde que es hecho el
requerimiento en el almacn hasta que ste es despachado al
cliente final.
4. Tiempo de trnsito. Lapso de tiempo que transcurre durante
el transporte de mercancas.
5. Horizonte del pronstico de inventarios. Perodo de tiempo
y frecuencia de los estimados de demanda.
Indicadores de productividad
Reflejan la capacidad de la funcin logstica de utilizar
eficientemente los recursos asignados, es decir, mano de obra,
Indicadores de calidad
Muestran la eficiencia con la cual se realizan las actividades
inherentes al proceso logstico, es decir, el nivel de perfeccin del
proceso en lo que tiene que ver a la gestin de los pedidos, la
manutencin de las mercancas, los procesos de picking y
packing, el transporte, etc. Estos reflejan las deficiencias en los
procedimientos de ejecucin del proceso logstico, por lo cual es
importante para la empresa pues la eficiencia en sus procesos
determina la eficiencia en costos y nivel de servicio, dos factores
vitales para la competitividad en mercados altamente cambiantes
y competidos en un mbito internacional.
Dentro de estos indicadores se destacan dos grandes grupos:
1. Porcentaje de pedidos perfectos:
% de pedidos entrados correctamente.
% de pedidos completos con cantidades exactas.
% de pedidos recogidos con cantidades exactas.
Nivel de aprobacin
de pruebas
=
(Total de personas capacitadas)
CONCLUSION
Los indicadores de gestin son fundamentales para que la empresa tome
decisiones en pro de su presente y su futuro, para que se conozca
la eficiencia real que tiene aquella, para que se descubran los puntos dbiles y
fuertes de la entidad y tambin para que tener clara la situacin de riesgo que
posee la misma.
Es importante que los indicadores de gestin reflejen datos veraces y fiables,
ya que el anlisis de la situacin, de otra manera, no ser correcto. Por otra
parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretacin ser complicada.
Los indicadores son necesarios para poder mejorar: Lo que no se mide no se
puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.
Los objetivos y tareas que se propone una organizacin deben concretarse
en expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos
objetivos y tareas, y son los "Indicadores" los encargados de esa concrecin.
Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de
cualquier operacin, no podemos olvidar: lo que no se mide, no se puede
administrar.
El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y los programas de
productividad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las
empresas, sern una base de generacin de ventajas competitivas
sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia
nacional e internacional.