Workshop Professor Arquivologia

Aclassificaocomofunomatricial
da
gestodedocumentos
por
RenatoTarcisoB.deSousa
renasou@unb.br
Qual a funo social do arquivista?
Garantir o acesso informao.
Qualacondioparaoacessoinformao?
informaoorganizada
(classificada,avaliadaedescrita).
GestodeDocumentos
Conjuntodeprocedimentoseoperaestcnicas
referentesproduo,tramitao,uso,avaliaoe
arquivamentoemfasecorrenteeintermediria,
visandoaeliminaoeorecolhimentodos
documentosparaguardapermanente
(Lein8.159/1991)
GestodeDocumentos
Processos
ISO15489
1.
Incorporao (criao) de documentos
2.
Registro
3.
Organizao lgica para a recuperao: classificao e indexao
4.
Classificao para a segurana e acesso
5.
Armazenamento
6.
Rastreabilidade
7.
Disposio
GestodeDocumentos
InstrumentosdeGestoEspecficos
ISO15489 eARQBrasil
1.
Plano de classificao de documentos e

informaes;
2.
Tabela de temporalidade de documentos e

informaes;
3.
Manual de gesto arquivstica de documentos;
4.
Dicionrio de termos controlados.
Funes Arquivsticas
Classificao
Criao
Avaliao
Conceito
das
Descrio
Arquivstica
Trs Idades
Preservao
Aquisio
Difuso
Espao Interdisciplinar
As bases da Arquivstica
A funo matricial da Classificao
Configurao da Tabela de Temporalidade

Referem-se ao tempo
necessrio para
arquivamento dos
documentos nas
fases corrente e
intermediria.
Informaes
complementares e
justificativas
necessrias correta
aplicao da tabela.
Neste campo so
apresentados os conjuntos
documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente
distribudos de acordo com o
Cdigo de classificao de
documentos.
Neste campo registrada a

destinao estabelecida que
pode ser a eliminao,
quando o documento no
apresenta valor secundrio
ou a guarda permanente,
quando as informaes
contidas no documento so
consideradas importantes
para fins de prova,
informao e pesquisa.
Arquivo Carlos Lacerda

Descrio Nvel Srie
Exemplo
Srie:
Cdigo:
Datas:
Dimenso:
Contedo:
Produo Intelectual
PI
1912-1977
4,22 metros lineares
os documentos versam sobre a produo jornalstica,
literria, teatral, as tradues de livros e peas de teatro,
as adaptaes de contos e romances para o rdio-teatro,
biografias etc.
Sistema de
Classificao: a srie foi subdivida nas seguintes subsries: Discursos,
Palestras e Conferncias, Jornalismo, Literatura, Teatro,
Traduo, Biografias.
A Situao
A realidade arquivstica brasileira sob a tica das trs grandes funes

Classificao
1 - no existe um plano preestabelecido. Ausncia de plano

de classificao;
pg. 14
A realidade arquivstica brasileira sob a tica das

trs grandes funes
Classificao
2 classificao pelo ato de recebimento ou
expedio;
Por exemplo:
ofcio expedido;
ofcio recebido;
fax recebido;
fax expedido.
pg. 15

trs grandes funes
Classificao
3 por inmeros assuntos e dossis fragmentrios sem qualquer
orientao sistemtica.
Por exemplo:
equipamentos de informtica;
tratamento mdico;
previdncia complementar;
recesso.
pg. 16

trs grandes funes
Classificao
4 Por espcie documental
Por exemplo:
convite;
relatrio;
projeto;
pareceres;
convnio.
pg. 17

trs grandes funes
Classificao
5 Em ordem numrica quando se trata de processos;
6 - a denominao dos dossis e dos conjuntos documentais
criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que
representam.
Por exemplo:
informaes gerais;
relquia;
bochecho;
documentos diversos;
arquivo Sheila.
pg. 18
7 A estrutura de diretrios e subdiretrios no utilizada

para a organizao dos documentos eletrnicos;
pg. 19
8 A denominao dos arquivos eletrnicos no segue nenhum

tipo de rotina formalizada;
pg. 20
A classificao e seus ngulos
LeituraDirigida
Classificao
Classificarumaatividadehumana;
Oshomensclassificamsemquetenham
conscinciadessaoperao;
Nohumaclassificaoabsolutaaser
descoberta;
Nodescobrimos,maselaboramos
classificao.
FundamentosTericosdaClassificao
Classificao
Latimclassis
(gruposemquesedividiaopovoromano)
+
LatimFacere
(fazer)
Classificao aspectosiniciais
Existemsistemasdeclassificaomaisemenoselaborados:
Distinesdicotmicas(menoselaborados):
Pessoasricasepobres;
Polticosdedireitaoudeesquerda.
Distinesmaiselaboradas(refinamentodapercepodos
objetos):
Classemdia,classemdiaalta,classemdiabaixa;
Polticosdecentro,decentroesquerda,decentrodireita;
Msicaerudita,msicapopular,msicadaculturademassa.
Classificao
Classificao:oestadodaarte
ParaJorgeLusBorgesosanimaisdividemse
em:
a)pertencentesaoimperador;
b)embalsamados;
c)amestrados;
d)lees;
e)sereias;
f)fabulosos;
g)cessoltos;
h)includosnestalista;
i)queseagitamcomoloucos;
j)inumerveis;
k)desenhadoscomumpincelfinssimodeplodecamelo;
l)queacabamdepartirojarro;
m)quedelongeparecemmoscas.
ClassificaoCientficadosSeresVivos
Lineu(1735)
Reino (Animalia)
Filo (Chordata)
Classe (Mammalia)
Ordem (Artiodactyla)
Famlia (Giraffidae)
Gnero (Giraffa)
Espcie (GirafaeOcapi)
Classificao
TabelaPeridicadeElementosQumicos
Mendeleev(1869)
1A
8A
2A
3A
4A
5A
6A
7A
He
Li
Be
Ne
Na
Mg
3B
4B
5B
6B
7B
8B
8B
8B
1B
2B
Al
Si
Cl
Ar
Ca
Sc
Ti
Cr
Mn
Fe
Co
Ni
Cu
Zn
Ga
Ge
As
Se
Br
Kr
Rb
Sr
Zr
Nb
Mo
Tc
Ru
Rh
Pd
Ag
Cd
In
Sn
Sb
Te
Xe
Cs
Ba
La
Hf
Ta
Re
Os
Ir
Pt
Au
Hg
Tl
Pb
Bi
Po
At
Rn
Fr
Ra
Ac
Db
Ji
Rf
Bh
Hn
Mt
|-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------|
Osprincpiosdeclassificao
aclassificaoumarepresentaoda
realidadeecomotalumaaproximao.
avidarealumarealidadedemasiadamentevastaebastantecomplexapara
sercaptadaemsuatotalidadepelamentehumana.
(Marcondes,2001)
necessriodefinirnveisdetolerncia;
Inesgotabilidade (nenhumaclassificaotoexaustiva
quesercapazdeenglobartudo);
Provisoriedade.
aclassificaopersegueumobjetivo;
aclassificaopresumeumagenteclassificador;
aclassificaotemportrsummecanismoclassificadorque
executaasoperaesnecessrias(denominao,hierarquia,
subordinao);
aqualidadeouoatributoescolhidoparaservirdebase
classificaooudivisochamasecaracterstica ouprincpio
declassificao ouprincpiodediviso;
PrincpiosdeClassificao
existemtantasclassificaesquantasforemascaractersticas
possveisdeseremempregadascomobasedadiviso;
serprecisodecidir,quandohouvernecessidadedese
trabalharcommaisdeumprincpiodeclassificao,qual
delesserutilizadoemprimeirolugar,qualoprincpioque
sermaistil;
PossibilidadesdeClassificar
Coleo de Livros
Caracterstica de Classificao: Tamanho

Livros de 20 centmetros
Caracterstica de Classificao: Cor

Livros azuis
Livros vermelhos
Livros marrons
PossibilidadesdeClassificar
Coleo de Livros
Caracterstica de Classificao: Lngua do Texto

Livros em ingls
Livros em francs
Livros em portugus
Caracterstica de Classificao: Assunto

Livros sobre Matemtica
Livros sobre Fsica
Livros Qumica
oprincpiodeclassificaonaturalquando
inerenteouinseparveldoobjetoaclassificar;
oprincpiodeclassificaoartificialquando
ocasional,acidentalevarivel;
umaclassificaoartificialbaseiaseem
caractersticassuperficiaisefceisdeobservar,mas
quenorepresentamrelaesverdadeiras.uma
classificaomenosperene.
Natural
Animais Racionais
Homem
Mulher
Princpio de Classificao
Sexo
Artificial
Mulher
Leves
Pesadas
Princpio de Classificao
Peso
Caractersticas da Diviso
Diferenciao umacaractersticadevefazera
diferenciaodealgumasdesuasentidades,ouseja,
devedarorigemapelomenosduasclasses;
Relevncia umacaractersticausadadeveserrelevante
paraopropsitodaclassificao;
CaractersticasdaDiviso
Verificabilidade umacaractersticadeveserdefinitivae
verificvel.Umuniversodeentidadespodetermuitas
caractersticasrelevantes.Masnemtodaselassopassveisde
verificao.Apenasascaractersticasverificveisdevemser
escolhidasparadivisodouniversodeentidades;
Permanncia umacaractersticausadacontinuaasermantida
enquantonohouvermudananopropsitodaclassificao;
CaractersticasdaDiviso
Concomitncia duascaractersticasnopodemser
concomitantesnumesquemaassociadodecaractersticas;
SucessoRelevante asucessodecaractersticasnoesquema
associadodecaractersticasdeveserrelevanteparaopropsito
daclassificao;
a classificao exercida sobre um conjunto finito de

elementos. Ela provm de um nico ponto de partida
(conjunto inicial);
Alunos
Masculino
18 25
anos
PlanoPiloto
Cidade
Feminino
26 30
anos
PlanoPiloto
Cidade
18 25
anos
PlanoPiloto
Cidade
26 30
anos
PlanoPiloto
Cidade
Osfundamentostericosdaclassificao
acaracterstica
(princpio)dediviso
deveproduzirno
mnimoduasclasses;
Alunos
Masculino
Feminino
podemexistirquantas
caractersticas
(princpiosdediviso)
quantasforem
necessrias,masapenas
umprincpiodediviso
deveserusadodecada
vezparaproduzirclasses
ousubclasses;
Alunos
Masculino
18 25
anos
Feminino
2641anos
Princpiodeclassificao:FaixaEtria
Princpiodeclassificao:Sexo
RefernciaCruzada
Alunos
Masculino
18-25 anos
Doisprincpiosdeclassificao
SexoeFaixaEtria
Feminino
OrdemdeConstruo
Aordemdeaplicaodasvriascaractersticasutilizadasna
classificaodenominaseordemdeconstruo.
Aordemdeconstruodeterminaasequnciaemquesero
utilizadososvriosconceitospresentes.
Porexemplo:aLingustica apresentaacaractersticalngua ea
caractersticaproblemalingustico.
Qualdeveserutilizadoprimeiro?
Caracterstica Lngua
Lingustica
Etimologia
Portugus
Francs
Sintaxe
Morfologia
Ingls
Caracterstica ProblemaLingustico
Lingustica
Portugus
Etimologia
Sintaxe
Francs
Ingls
Morfologia
as divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a

totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de
classificao;
Alunos
Masculino
18 25anos
PlanoPiloto
Cidade
Feminino
26 30anos
PlanoPiloto
Cidade
18 25anos
PlanoPiloto
Cidade
26 30anos
PlanoPiloto
Cidade
aclassificaotemcomoresultadoumproduto:o
instrumentodeclassificao.
Alunos
Masculino
18 25
anos
PlanoPiloto
Cidade
Feminino
26 30
anos
PlanoPiloto
18 25
anos
Cidade
PlanoPiloto
Cidade
26 30
anos
PlanoPiloto
Cidade
Classificao
Aclassificaoparaserealizar,parase
materializarnecessitadeuminstrumento;
Traduovisualdasrelaes
hierrquicaseorgnicasentreas
classes
InstrumentodeClassificao
Estruturadervore
Conjunto
Nvel 1
Nvel 2
Nvel 3
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
UnidadedeClassificao:conjuntoreunidodeacordocom
umcritrioouprincpiodeclassificao.
NveldeClassificao:osvriosgrausdedivisodo
instrumentodeclassificao.Aposiodaunidadede
classificaoemrelaoaoconjunto.
arelaoentreosvriosnveis(relaoentreosconceitos)
nopodeseresumiraomodelognero/espcie;
Alunos
Masculino
18 25
anos
Plano
Piloto
Cidade
Feminino
26 30
anos
Plano
Piloto
Cidade
18 25
anos
Plano
Piloto
Cidade
26 30
anos
Plano
Piloto
Cidade
Relaes entre Conceitos
Relao hierrquica (gnero/espcie) se dois conceitos diferentes

possuem caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica
a mais do que o outro, ento entre eles se estabelece a relao
hierrquica ou gnero/espcie.
rvore
rvore
Frutfera
macieira
pessegueiro
rvore de
Nozes
amendoeira
nogueira
Relao partitiva (todo/parte) a relao partitiva

existe entre um todo e suas partes.
rvore
Razes
Tronco
Galhos
Folhas
Relaes Funcionais aplicam-se,

sobretudo, a conceitos que expressam
processos.
Produo Produto Produtor Comprador

Relao de Oposio
as relaes de oposio se aplicam a conceitos que

expressam propriedades
Contradio presente/ausente
Contrariedade preto/branco
O Problema.
Consideraes sobre Classificao

Literatura arquivstica
Arranjo x Classificao
a confuso terminolgica entre os dois termos

(arranjo e classificao) expe uma quebra entre
arquivos correntes e permanentes, que no existe;
so fases de um mesmo processo;
o tipo de uso que se faz dos conjuntos
documentais altera-se com as idades;
questo a ser resolvida por uma outra funo
arquivstica: a descrio.
Os Nveis de Classificao
No existe consenso sobre as

denominaes dos nveis de classificao.
Classe 000 Administrao Geral

010 Organizao e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e Finanas
060 Documentao e Informao
070 Comunicaes
080 Pessoal Militar
090 Outros Assuntos
Nvel de Classificao: Subclasse
Unidades de classificao
Cdigo de Classificao de Documentos

Conarq
Princpio de classificao adotado: funes vinculadas s atividades-meio
64
Denominao dos Nveis de Classificao

Conarq, 1996
Seis nveis:
Classe;
Subclasse;
Grupo;
Subgrupo;
Diviso;
Subdiviso.
65

NOBRADE, 2006
Cinco nveis:
Seo;
Srie;
Subsrie;
Dossi/Processo;
Item documental.
66

Daise Oliveira, 2001
Trs nveis:
Grupo;
Subgrupo;
Srie.
67

Bellotto, 2004
Quatro nveis:
Grupo ou Seo;
Subgrupo ou Subseo;
Srie;
Subsrie.
68

Falta de clareza na utilizao de trs conceitos:
classificao, ordenao e arquivamento
Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo

Trs conceitos
Organizao
Classificao
Ordenao
Arquivamento
Classificao de Documentos de Arquivo
Determinao das categorias ou dos
grupos entre os quais devem ser

distribudos logicamente e
sistematicamente os dossis em grupos
ou categorias de assuntos segundo uma
ordem para facilitar a utilizao.
Processo de Organizao dos Documentos de

Arquivo
Trs conceitos
Ordenao
a disposio metdica dos documentos

dentro da unidade de classificao
Ordenao
A definio do mtodo de ordenao

depende do uso que dado aos
documentos
Mtodos de Ordenao
Ordenao alfabtica seqncia das letras

do alfabeto;
Ordenao cronolgica sucesso temporal
(data);
Ordenao geogrfica unidades territoriais
(pases, estados, municpios, distritos, bairros
etc.);
Ordenao numrica seqncia numrica
atribuda aos documentos.
Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo

Trs conceitos
Arquivamento
a operao fsica de colocar

os documentos em pastas ou caixas
orientada pelo esquema de classificao
e pela ordenao definida.

Confuso entre funo e assunto.
Assunto x Funo
9As funes so atribuies prprias ou naturais de uma
organizao;
9Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do
conhecimento humano, so as matrias de que tratam os
documentos;
9A confuso se estabelece por contarmos com palavras
idnticas para designar a funo e o assunto.
Por exemplo:
Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema,
a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em
diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores
que a desempenham.

Supervalorizao do Cdigo
Cdigo
Conjunto de smbolos que, mediante conveno,
representam um dado
O objetivo da codificao operacionalizar o
processo de classificao, transformando termos
(ttulos das unidades de classificao) em
smbolos para agilizar a classificao, ordenao
e arquivamento dos documentos.
Cdigo
Numrico;
Alfanumrico;
Cdigo Decimal de Dewey;
Bloco-Numrico de origem canadense.
Mtodos de Codificao
Mtodo Duplex
A documentao dividida em classes principais. Cada Classe
representada por um nmero. As divises das classes so
representadas, tambm, por um nmero. A relao entre as
partes indicada por um trao de unio.
A documentao de uma determinada instituio foi dividida nas
seguintes classes principais:
0 - Administrao Geral
1 - Pesquisas
2 - Cursos
3 - Assistncia Tcnica
4 - Documentao e Informao
A classe 2 Cursos foi subdividida da seguinte forma:
2-1 Formao
2-2 Especializao
2-3 Ps-Graduao
2-3-1 Mestrado
2-3-2 Doutorado
Mtodos de Codificao
Mtodo Alfanumrico (USP)
Este mtodo adotado no plano de classificao da Universidade de So Paulo
identifica as classes principais por uma letra e as subdivises por um
nmero composto por cinco algarismos.
Utilizando o exemplo anterior, teramos a seguinte codificao:
A00000 Administrao Geral
B00000 Pesquisas
C00000 Cursos
D00000 Assistncia Tcnica
E00000 Documentao e Informao
A classe C00000 Cursos foi subdividida da seguinte forma:
C10000 Formao
C20000 Especializao
C30000 Ps-Graduao
C30100
Mestrado
C30200
Doutorado
Mtodos de Codificao
Mtodo Decimal
O mtodo decimal baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
(1876).
As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes,
subclasses, e, a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos,
sees, subsees etc.
Utilizando o exemplo anterior, teramos a seguinte codificao:
000
100
200
300
400
Administrao Geral
Pesquisas
Cursos
Assistncia Tcnica
Documentao e Informao
A classe 200 Cursos foi subdividida da seguinte forma:

210 Formao
220 Especializao
230 Ps-Graduao
231 Mestrado
232 Doutorado
Mtodo de Codificao
Bloco-Numrico de Origem Canadense
Plano de
Classificao
001 a 999
Atividades-Meio
Atividades-Fim
Srie
Srie
Subsrie
Subsrie
Subsrie
1.000 a 9.999
Subsrie
000-0
Srie
Subsrie
Mtodo Duplex
Mtodo Alfanumrico
USP
Mtodo Decimal
Mtodo BlocoNumrico
0 Administrao Geral
A00000 Administrao Geral
000 Administrao Geral
0100 Administrao Geral
1 Pesquisas
B00000 Pesquisa
100 Pesquisa
1000 Pesquisa
2 Cursos
C00000 Cursos
200 Cursos
2000 Cursos
2-1 Formao
C10000 Formao
210 Formao
2000-0 Poltica
2-2 Especializao
C20000 Especializao
220 Especializao
2000-1 Generalidades
2-3 Ps-Graduao
C30000 Ps-Graduao
230 Ps-Graduao
2000-2 Formao
2-3-1 Mestrado
C30100 Mestrado
231 Mestrado
2000-3 Especializao
2-3-2 Doutorado
C30200 Doutorado
232 Doutorado
2000-4 Ps-Graduao
2000-4-01 Mestrado
2000-4.02 Doutorado
3 Assistncia Tcnica
4
Documentao
Informao
D00000 Assistncia Tcnica

e
E00000
Documentao
Informao
300 Assistncia Tcnica

e
400
Documentao
Informao
3000 Assistncia Tcnica

e
4000
Documentao
Informao
Tamanho e
Complexidade
Cdigo
Mtodos de Codificao
Schellenberg
1 o sistema deve ser simples sempre que o
volume de documentos seja pequeno e
restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os
smbolos (notao/cdigo) aumentam em
importncia medida que o volume e a
complexidade dos documentos aumentam;
2 o sistema deve ser flexvel;
Mtodos de Codificao
Schellenberg
3 o sistema deve admitir expanses,

possibilitando a insero de novas unidades
de classificao para atender aos documentos
que resultem de novas atividades, bem como
permitir a diviso das unidades de
classificao medida que os documentos
relativos s unidades se tornem mais
complexos.

A classificao para se realizar, para se
materializar necessita de um instrumento;
Traduo visual das relaes

hierrquicas e orgnicas entre
as classes definidas para a
organizao da documentao
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificao
denominaes
Plano de classificao;
Quadro de classificao;
Quadro de arranjo;
Cdigo de classificao;
Arranjo;
Tabela de classificao;
Sistema de classificao;
Esquema de classificao.
Conceitos vinculados ao Instrumento

de classificao
Estrutura;
Hierarquia;
Distribuio lgica;
Roteiro;
Nvel;
Projeto.
denominaes
Quadro 17 significados, nenhum deles

traduzem
com
perfeio
as
caractersticas do instrumento;
Situao, panorama, conjunto de
empregados, rea limitada, armao de
bicicleta,
denominaes
Tabela tem o sentido de rol, de uma

lista. A noo de estrutura no muito
clara;
Quadro em que se registram nomes de
pessoas ou objetos, lista com horrio,
relao de preos, placa de vidro
(basquete), troca rpida de passes.
denominaes
Cdigo
sistema
de
sinais
convencionais ou secretos utilizados em
correspondncias ou comunicaes.
Coleo de leis, conjunto de normas,
sistema cifrado de linguagem, senha.
denominaes
Esquema esboo, resumo de figura ou

diagrama. Esquema de um circuito
eletrnico. Programa. J foi definido o
esquema de segurana para o carnaval.
denominaes
Plano aparece com o sentido de

representao grfica da estrutura ou
da organizao de algo.

Ausncia de mtodo para a coleta de

informaes;
Trata-se de um saber intuitivo e instrumental,
mas no existe instrumentalizao que no seja
sustentada por bases tericas e/ou
metodolgicas;
Distribuio de classes a partir de
caractersticas superficiais e mutveis. O
desconhecimento sobre a Teoria da
Classificao;
Busca pelos princpios que norteiam

a elaborao de um Plano de
Classificao
Princpio Arquivstico
Mtodo histrico (Itlia)

Princpio de Procedncia (Alemanha)
Princpio de Respeito aos Fundos (Frana)
Princpio da Provenincia (EUA)
Princpio da Procedncia (Espanha)
Princpio da Provenincia (Canad)
Princpio de Respeito aos Fundos

circular de 24/04/1841
agregar os documentos por fundos, isto ,

reunir todos os ttulos (documentos)
provenientes de um corpo, de um
estabelecimento, de uma famlia ou de um
indivduo, e dispor segundo uma determinada
ordem os diferentes fundos
Princpio da Provenincia
definio
Princpio segundo o qual o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica
Patrimnio Documental
Fundo Fundo Fundo Fundo

Fundo Fundo Fundo FundoFundo
Fundo Fundo Fundo Fundo
Fundo
Fundo Fundo
1 Princpio de Classificao
Fundo de Arquivo
O conceito de fundo dependente e tributrio do princpio
da provenincia, ele s existe quando o princpio foi aplicado.
Fundo
critrios de identificao
(Proposta Canadense)
uma identidade jurdica: o criador deve possuir sua

prpria denominao legal e ter uma existncia jurdica
prpria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto
etc.);
um mandato oficial: o criador deve ter um mandato
importante claramente definido que deve igualmente ser
enunciado em um documento jurdico ou regulamentar;
uma posio hierrquica definida: o local ocupado pelo
criador na hierarquia administrativa deve ser claramente
estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relaes
com outros nveis superiores da hierarquia devem ser
claramente definidas;
Fundo
critrios de identificao
(Proposta Canadense)
um vasto grau de autonomia: o criador de

documentos deve possuir um rgo executivo
que tenha o poder de tomar decises
independentes, de acordo com o seu nvel
hierrquico. Para ser considerado independente,
um organismo deve ter poder de controlar suas

prprias finanas e seu oramento;
estrutura: o criador deve possuir uma estrutura

organizacional interna oficial;
sistema de gesto dos documentos: o criador
deve possuir um sistema de gesto de
documentos independente.
Subfundo, Seo, Subgrupo, Subsrie

definies
uma subdiviso de um fundo baseada na estrutura do
criador ou da organizao de suas atividades. (Canad
1996/1997)
Subdiviso de um fundo, compreendendo um conjunto de
documentos relacionados, que corresponde a
subdivises administrativas da agncia ou instituio
produtora ou quando tal no possvel, correspondendo
a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou
agrupamentos de documentos similares. ISAD(G)

definies
Seo - Subdiviso do quadro de arranjo que
corresponde a uma primeira frao lgica do
fundo, em geral reunindo documentos
produzidos e acumulados por unidades
administrativas com competncias especficas.
(Dicionrio Brasileiro de Terminlogia Arquivstica,
2005)

consideraes
So quase fundos, que, em razo do critrio de

autonomia financeira, no se pode atribuir o
status de fundo;
O subfundo um nvel distinto de classificao,
destinado a refletir a autonomia de um
organismo ou de uma estrutura administrativa;
As entidades que sero identificadas como
subfundos dependem de um criador de fundos e
so financiados por seu intermdio.

critrios
dois tipos de entidades
Parte 1
Organismos que possuem uma identidade distinta

daquela do criador de fundos. Eles tm um vasto grau
de autonomia e operam distncia do criador de
fundos. Devem apresentar, tambm, uma das
seguintes caractersticas:
a.
b.
c.
d.
Uma denominao legal e uma existncia jurdica prpria

estabelecida em uma lei, decreto etc.;
Uma existncia legal especificada na lei da instituio maior;
Um mandato ou uma existncia mencionada na lei da
instituio maior;
Um mandato ou uma existncia que decorre de uma tal lei sem
mencionar o nome do organismo, mas que implica sua criao
eventual para cumprir a misso descrita na lei.

critrios
dois tipos de entidades
Parte 2
Unidades administrativas subalternas ao criador de

fundos, mas que possuem um vasto grau de autonomia
no exerccio de seu mandato ou funo.
A unidade administrativa tem esse nvel de autonomia em

razo de:
Seu
b. Seu
c. Sua
d. Seu
a.
papel nico;
modo de financiamento;
estrutura de responsabilidade;
mandato.
desdobramento
Princpio da ordem primitiva;

Princpio da estrutura interna dos fundos;
Princpio da estrutura arquivstica;
Princpio da ordem original;
Segundo grau do princpio da provenincia.
Princpio do Respeito Ordem Original

consideraes
Todas as definies partem de uma premissa

fundamental: a condio do documento inscrito em uma
realidade especfica, isto , o arquivo como conjunto
orgnico daqueles documentos;
A importncia que a ordem dos documentos tm na
origem;
Ordem natural a necessidade de manter a classificao
estabelecida pelo organismo;
A classificao e no a ordenao, isto , no tem sentido
manter um conjunto desorganizado porque dessa forma
ele chegou idade permanente;
A ordem natural no significa ordem material;
A ordem natural dos documentos considera que a
documentao gerada por uma das unidades que
integram cada um dos fundos deve se manter separada
sem ser misturada.
Princpio da Ordem Original
no a ordem fsica que os documentos tinham
no setor de trabalho;
o respeito organicidade;
a observncia do fluxo natural e orgnico com
que foram acumulados os documentos.
Diferena
Ordem Natural
=
Ordem Material

Arquivo
FunoFunoFunoFuno
FunoFunoFunoFunoFuno
Funo FunoFunoFuno
Funo FunoFuno
2 Princpio de Classificao
InternosdeumArquivo
CategoriasdeFunes(meioefim);
reasFuncionais;
Funo;
Subfuno;
Atividade;
Subatividade;
Tarefa.
LEVANTAMENTODAPRODUODOCUMENTAL
reaFuncional:
Anlisefiscal/financeiradeentidadesdosetorpblico
Funo:
Acompanhamentodasestataiseentidadesdaadministraoindireta
Subfuno:
CoordenaodosrepresentantesnosConselhosFiscaisdasempresas
Atividade:
Acompanharaempresapormeiodorepresentante
rgo:
DICOF DivisodeAcompanhamentodeConselhosFiscais
Legislao:
Lei6.404/76;Lei8.666/93;Lei9.457/97;IN02,de15/08/96
Tarefas
01 Receberdoconselheiroosdocumentosreferentesreuniodeconselhofiscal.
Expedientedeencaminhamentodedocumentaodaempresaestatal
Dossidedemonstraesfinanceirasdaempresaestatal
Dossidequitaodeobrigaesfiscaisefinanceiras
Estatutosocialdaempresaestatal
Parecerdeconselhofiscalreferentesatividadesdaempresaestatal
Relatriodeconselheirofiscaldeempresaestatal
Relatriodeauditoriadeprestaodecontasdaempresaestatal
Relatriodeauditoriainternaemempresaestatal
Atadereuniodeconselhofiscaldeempresaestatal
Atadereuniodediretoriadeempresaestatal
Memorandodesolicitaodeconsultareferenteaassuntodeinteressedaempresaestatal
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
02 ConsultaroCADIN/SISBACENparaanalisarasituaodeadimplnciadaempresa.
Listagemdeverificaoderegistrodeinadimplncianocadastrodecrditosnoquitados(CADIN)
(R)
03 AlimentaroSIMOBcomdadosextradosdoscertificadosecertidesdequitaodedvidasedasinformaesdoCADIN.
Bancodedadosdecontroledeobrigaesfinanceirasdasempresasestatais
(P)
Formulriodecontroledorecolhimentodasobrigaesfinanceirasdaempresa
(P)
Plano de Classificao
Consideraes sobre a elaborao
essencial que as classes sejam formadas numa

base a posteriori, e no a priori;
O tamanho e a complexidade de uma entidade
determinaro quantas classes devem ser criadas
para a classificao de seus documentos;
a complexidade e extenso de uma classe que
vo fundamentar a sua subdiviso. Os documentos
no devem ser ultraclassificados;
importante que haja consistncia quanto aos
sucessivos nveis de subdivises de um sistema de
classificao. Dessa forma, se a diviso primria
feita a partir da funo ento todas as divises
desse nvel devem respeitar esse princpio;
Cdigo de Classificao
Consideraes sobre a elaborao
o fundamento da diviso deve se manter inalterado para

todas as divises realizadas no mesmo nvel;
As divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a
totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de
classificao;
O princpio de diviso deve produzir no mnimo duas
classes;
Os ttulos dos nveis ou categorias de classificao devem
refletir as funes ou atividades, ou as operaes s quais
se relacionam. Deve-se evitar ttulos como generalidades
ou miscelneas, pois encobrem grande nmero de
pecados, em geral erros de classificao.
Classificao de Documentos
Procedimentos
o
Passo 1 A classificao do documento

o
o
o
o
Passo 2 O arquivamento do documento

o
Ler o documento;
Identificar a funo e atividade a qual o documento se relaciona;
Localizar o assunto no Cdigo de Classificao;
Anotar, a lpis, no canto superior direito do documento o cdigo de
classificao.
Colocar o documento em um material de acondicionamento (pasta
suspensa, pasta A-Z, caixa-arquivo).
Passo 3 A ordenao do documento

o
o
Verificar o mtodo de ordenao utilizado para o conjunto documental;

Ordenar o documento de acordo com o mtodo definido.
Acondicionamento
(1 momento)
arquivamento dos documentos, de acordo com a ordenao

selecionada, em camisas
As camisas devero ser identificadas com os seguintes dados:

Entidade
cdigo de classificao
ttulo da unidade de classificao
contedo informacional
datas-limite
Acondicionamento
(1 momento)
Modelo
Acondicionamento
(2 momento)
Armazenamento
Perguntas?
Eleespelha,comclareza,oconjuntodeatividadesdo
organismoprodutordearquivo?
Serpossvelidentificaroorganismoprodutora
partirdoexamedasdiversasunidadesdoplano?
Ahierarquizaodasunidadesfoibemrealizada?
Asunidadesdefinidasnosesobrepem,emalguma
medida?
Roteiro
Hconsistncianadiviso(princpiodeclassificao
adotadoparasubdividirasfunes)?
Asdenominaessomnemnicas?
Humarelaodecoordenaoentreasunidades?
Algumafuno,subfunoouatividadenoaparece
noplano?
Umadeterminadafuno,subfunoouatividade
aindaexiste?
Plano de Classificao
caractersticas
Simplicidade (o plano no deve ser

propriedade de especialistas);
Flexibilidade (ele deve ser flexvel para
integrar funes futuras);
Padronizao (deve favorecer a padronizao
da
classificao,
da
codificao,
da
recuperao e da terminologia).
Cdigo de Classificao
Denominao das Unidades de Classificao
Deve ser representativa do contedo da unidade de classificao
(mnemnica)
A estrutura no tem verbo, ela nominalizada. O verbo
transformado em substantivo.
Exemplo:
Subfuno: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada
Atividades: Cadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)

Registro de movimentao (de bens patrimoniais)
Relao
Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais)
Relao
de
coordenao
de
subordinao
DenominaodasUnidadesdeClassificao
Comunicabilidade otermoempregadodeverepresentara
linguagemutilizadapelousurio;
Estimulao otermodeveinduzirousurioacriaruma
representaodoconjunto;
Compatibilidade otermoempregadodeverepresentarocampo
queestsendoorganizado.
DenominaodasUnidadesdeClassificao
regras
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Colocarsenolugardousurio;
Selecionarapenasosaspectossignificativos;
Noabreviaraspalavras;
Evitarousodesiglas.Exceofeitaasdeusoconsagrado;
Respeitarasnormascultasdalngua;
Nousargrias;
Semprerepresentaromesmocontedoapartirdosmesmos
termos;
Evitaropreciosismo;
Norepetirinformaes.

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