Documentos e Arquivo

PLANIFICAO
ORAMENTAO
EXECUO
MONITORIA
AVALIAO
INSTITUIO RESPONSVEL
Repblica de Moambique
Ministrio da Educao|MINED
Direco de Recursos Humanos
Maria Celeste Onions Chitar
Direco de Planificao e Cooperao
Manuel Rego
Coordenao e edio Valria Salles
Conceito grfico e didctico Ana Alcia
Lyman, Valria Salles e Zenete Frana
Produo grfica Ana Alcia Lyman
Reviso do texto Viriato Castelo-Branco
Capa Maria Carolina Sampaio
Ilustraes Melchior Ferreira
DOCUMENTOS E ARQUIVOS
AUTORES
Gregrio Pililo
Pedro Domingos Toms
REVISO TCNICA
(em ordem alfabtica)
Adlio Manguana Gregrio, Adla Lima
Barreto, Artimiza Gonzaga, Arlanza
Eduardo Sabino Dias, Azlia Baptista,
Delfina Vilanculos, Eduardo Buller, Eva Rux,
Fabio Eusbio Nhatsave, Hlder Monteiro,
Lgia Lundo, Marta Amone, Samuel Tobias
Mateus, Susanne Guamba, Toms Timba
APOIO INSTITUCIONAL
Ministrio da Funo Pblica
CEDIMO - Centro de Documentao e
Informao de Moambique
Arlanza Eduardo Sabino Dias
ISBN 978-989-96885-2-0
Moambique, 2013
Para contactos, comentrios e

esclarecimentos
L_modulos_poema@mined.gov.mz
Sobre o uso do gnero masculino

e feminino no texto
A tradio da lngua Portuguesa impe o uso
do gnero masculino como neutro. Assim
em todos os Mdulos POEMA da Educao
adoptmos o masculino como neutro, mas
GIZ - Cooperao Alem para o

Desenvolvimento
Programa Boa Governao Financeira
Pro-Educao
expressamos aqui a nossa vontade de que o

uso do feminino fosse to tradicional quanto o
do masculino como neutro em nossa lngua.
Prfacio
A obra que tenho o ensejo de prefaciar enquadra-se na orientao que assumimos e
preservamos: Vamos aprender - construindo competncias para um Moambique em
constante desenvolvimento. Trata-se de um dispositivo que pretende reforar a capacidade tcnica dos gestores da educao e est em consonncia com os objectivos de
desenvolvimento institucional constantes no Plano Estratgico da Educao 2012 - 2016,
assim como nos objectivos da Reforma do Sector Pblico em Moambique.
A srie de mdulos de capacitao POEMA - com temas ligados gesto descentralizada
do sector - tem apoiado o Ministrio da Educao (MINED) a levar aos distritos e provncias do pas uma formao profissional especfica, visando oferecer aos gestores da
educao conhecimentos e instrumentos para o exerccio cabal das aces no domnio
da Planificao, Execuo, Oramentao, Monitoria e Avaliao.
Os mdulos POEMA utilizam uma abordagem didctica que privilegia a prtica e a reflexo com base em desafios reais. Por conseguinte, so um poderoso instrumento para iniciao dos gestores do nvel descentralizado nos meandros da administrao do sector,
bem como para actualizar e consolidar os conhecimentos dos gestores mais experientes.
Importa mencionar que os mdulos POEMA contm, ainda, uma biblioteca com os documentos relacionados com os temas abordados.
Os mdulos POEMA so produto de um esforo conjugado de tcnicos e especialistas
de vrios sectores e instituies. Este volume sobre os Documentos e Arquivos foi desenvolvido em colaborao estreita com o Centro de Documentao de Moambique
(CEDIMO), instituio adstrita ao Ministrio da Funo Pblica. Contou igualmente com o
conhecimento especializado de autores e tcnicos que o testaram no terreno.
Fao votos de que este volume Documentos e Arquivos complemente os demais mdulos POEMA e nos inspire na prestao, cada vez mais, de um servio profissional em prol
de uma educao de qualidade.
Augusto Jone Lus

O Ministro da Educao
POEMA: o que ?
Alm do sentido conhecido uma pea literria em formato potico POEMA
uma abreviao composta pelas letras iniciais dos principais processos do ciclo
de gesto no sector pblico em Moambique: planificao, oramentao, execuo, monitoria e avaliao. POEMA para todos os sectores do Governo.
Estes mdulos de capacitao em POEMA podem ser utilizados por tcnicos a
todos os nveis da administrao pblica. No entanto, sendo uma iniciativa do
sector da Educao, a maioria dos exemplos que aqui figuram est a ele relacionada: trata-se do maior sector do governo Moambicano, tanto em volume de
recursos quanto em nmero de funcionrios.
Aos distritos vm sendo atribudos de forma progressiva recursos e responsabilidades que pertenciam h at pouco tempo aos nveis superiores de governao.
Este um processo de mudana que est a gerar desafios constantes para os
tcnicos gestores dos distritos, uma vez que esses se vem confrontados com
novas tarefas e atribuies de forma crescente.
Nos distritos, o sector da Educao gerido pelos Servios Distritais de Educao, Juventude e Tecnologia (SDEJT). Cabe aos distritos (alinea 6 do Artigo
46 do Decreto 11/2005) garantir o bom funcionamento dos estabelecimentos de ensino; promover a luta contra o analfabetismo e promover a ligao
escola-comunidade.
Segundo o Plano Estratgico da Educao (PEE) 2012-2016, a optimizao
do ciclo POEMA tem como objectivos:
A Educao, hoje, em Moambique, principalmente responsabilidade do sector pblico, com alguma presena - em crescimento - do sector privado.
i) a descentralizao da tomada de decises na gesto para melhorar o

acesso ao sistema de ensino e a qualidade da aprendizagem;
O Ministrio da Educao (MINED) tem a funo principal de planificar, oramentar e supervisar a implementao das polticas do sector - definidas no Sistema
Nacional de Educao (SNE - Lei 6/92, de 6 de Maio) e no Plano Estratgico da
Educao.
ii) a profissionalizao do sistema e dos seus funcionrios;
Nas provncias, as Direces Provinciais de Educao e Cultura (DPEC) tm o papel principal de gerir a implementao das actividades de forma a se alcanar os
objectivos nacionais do sector da Educao, reduzindo as disparidades entre os
distritos.
As DPEC tm o papel de monitorar
as tendncias histricas da provncia atravs dos indicadores e metas, identificar pontos de estrangulamento, buscar as solues
mais eficazes e de melhor relao entre o custo e o benefcio.
As DPEC so tambm o canal de
coordenao com outros sectores
provinciais para fazer constar nos
planos territoriais (provncia e distritos) os principais objectivos e
metas especficas da Educao.
2 | INTRODUO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS
iii) a transparncia e a responsabilizao na alocao e aplicao dos recursos disponveis.

Entre as prioridades para os prximos anos esto:
o desenvolvimento e gesto profissional dos recursos humanos;
a observao de padres de qualidade da Educao;
a harmonizao e integrao dos processos e instrumentos da planificao, oramentao, execuo, monitoria e avaliao (POEMA).
Os mdulos de capacitao em POEMA

Os mdulos de capacitao em POEMA para gestores do sistema de Educao
em Moambique so o resultado de um trabalho de uma equipa multi-sectorial,
multi-institucional e que conta com a participao de especialistas do governo e fora dele. Os mdulos so publicados como uma srie de temas, em dois
formatos:
mdulos de capacitao publicados no formato de livros;
mdulos de auto-capacitao publicados no formato de DVD.
MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 3
Os mdulos de capacitao POEMA inserem-se nas prioridades do PEE:

os temas e os elementos do ciclo da gesto pblica so interrelacionados
e alinhados;
Para auto-instruo
Os mdulos POEMA tambm existem em formato de auto-aprendizagem. Foram publicados at agora 5 temas, num total de 94 horas de formao:
a abordagem didctica voltada para a realidade no terreno;
Planificao e Oramentao;
os gestores distritais participam tanto no desenvolvimento dos materiais

quanto na testagem metodolgica;
Gesto do Patrimnio;
o princpio filosfico dos mdulos POEMA o da harmonizao e integrao de instrumentos de gesto sectoriais e territoriais;
Monitoria e Avaliao;
o objectivo principal o da profissionalizao dos gestores do sector da

Educao.
A melhoria da qualidade dos servios prestados pelos quadros do Governo Moambicano um dos objectivos da Reforma do Sector Pblico, liderada pelo Ministrio da Funo Pblica, e implementada por todas as instituies sectoriais
e territoriais.
Para facilitadores e supervisores

Os livros POEMA, como este que o leitor tem nas mos, so destinados realizao de eventos com a presena de facilitadores. Eles contm snteses dos
contedos relacionados com os seus temas principais, e orientaes para a organizao e facilitao de sesses de capacitao. Os facilitadores contam com
instrumentos pedaggicos tais como exerccios e respostas baseados na realidade da Administrao Pblica, material para distribuio aos participantes dos
eventos, alm de apresentaes em power point que podem ser adaptadas a
diferentes situaes, e assim tambm apoiar o processo de superviso tcnica
no terreno. Os livros POEMA contm ainda um manual orientador em tcnicas
de facilitao.
Recursos Humanos;
Habilidades Informticas.
Perguntas, comentrios e correspondncias sobre POEMA podem ser enviados
para o Ministrio da Educao, utilizando o endereo electrnico:
Para saber ainda mais sobre POEMA, visite
www.poema-educacao-mocambique.blogspot.com
Perfil do facilitador do Mdulo POEMA Documentos e Arquivos

O facilitador deste mdulo deveria conhecer a estrutura e organizao
da Administrao Pblica em Moambique, bem como o seu Sistema
Nacional de Arquivos do Estado. desejvel que tenha
alguma experincia de trabalho na secretaria ou num
sector de arquivo numa instituio pblica.
Ser adequado que o facilitador tenha conhecimento dos contedos de todas as sesses a partir
do seu estudo, e que tenha convidado para as
sesses especficas, se necessrio tcnicos
conhecedores de alguns dos temas especficos do mdulo, tais como o plano de
classificao de documentos e as regras para
a organizao dos processos individuais.
ndice
Srie Capacitao Descentalizada em POEMA
Planificao e Oramentao
Gesto de Patrimnio
Recursos Humanos
Monitoria e Avaliao
Habilidades Informticas
Documentos e Arquivos
Gesto de Empreitada
Orientaes para o facilitador
Objectivos
11
Sesso 1
A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA
13
Sesso 2
Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies
23
Sesso 3
Documentando a circulao de documentos nos livros de registo
46
Sesso 4
Plano de Classificao de Documentos
64
Sesso 5
O arquivo de documentos na Administrao Pblica
81
Sesso 6
O caso especfico dos processos individuais
98
Sesso 7
Solues locais para produo de pastas de arquivo
115
Compromisso de Aco do Participante
128
Questionrio de avaliao
129
Respostas dos exerccios
131
O Manual do Facilitador
143
Equipa de realizao
166
Orientaes para o facilitador

Antes do evento
O facilitador responsvel pela preparao
do evento de capacitao
Aqui esto as principais aces necessrias:

Conhecer o perfil e o nmero de participantes e as condies do local da
capacitao.
Capacitar-se, lendo com cuidado os contedos, as orientaes para a facilitao, os
exerccios e as respectivas respostas.
Verificar se as apresentaes em PowerPoint so adequadas ao perfil dos
participantes e adapt-las caso seja necessrio.
Preparar cartazes com os contedos das apresentaes em PowerPoint se no
houver energia elctrica ou um projector (data show) no local da capacitao.
Ateno: os slides reproduzidos neste volume so apenas para orientao! As
apresentaes em PowerPoint esto disponveis em formato electrnico no
CD para o facilitador, na capa deste livro. Adaptar qualquer material que seja
necessrio, tomando em conta as caractersticas locais e dos participantes.
Adaptar e preparar os materiais indicados em cada sesso, tomando em conta as
caractersticas locais e dos participantes. Cada participante deve receber o material
completo da capacitao, ou seja, uma cpia deste livro. No caso disto no ser
possvel, a alternativa produzir fotocpias dos materiais a serem distribudos,
distribuir pasta para arquiv-las, e um CD contendo a verso electrnica dos
materiais.
Coordenar com os promotores da capacitao para verificar se os participantes
receberam informaes prvias, o programa, ou outra informao necessria.
Verificar como ser a abertura oficial do evento.
Preparar uma lista de participantes para controlo das presenas.
Preparar os certificados a serem preenchidos e entregues no fim da capacitao.
Preparar a sala de trabalho: projector, computador, cartazes, cadeiras, etc.
H materiais preparados para o facilitador para todas as sesses de todos os
mdulos. Eles se encontram no CD que acompanha este livro. No texto dos
mdulos, os arquivos electrnicos esto indicados em letras vermelhas. Por
exemplo: DA-Sessao3-sintese.doc. O facilitador deve conhecer todos esses
documentos como parte de sua preparao, e preparar as cpias necessrias,
indicadas nas orientaes para cada sesso.
Durante o evento
O facilitador responsvel por criar um ambiente alegre, interessante e
motivador
Para uma facilitao de sucesso:

Comece o dia apresentando:
Os objectivos
O horrio e a sequncia das actividades
Faa uma recapitulao do que j tiver sido feito at aquele momento.
Comece e termine na hora combinada, gerindo o tempo sabiamente.
Mantenha as apresentaes breves e interactivas; encoraje os participantes a fazerem perguntas durante e no fim das apresentaes.
Siga as instrues propostas nos exerccios e use tcnicas diferentes durante os
debates para manter a participao activa dos participantes.
D ateno permanente ao grupo, especialmente quando os relatores estiverem a
apresentar os resultados dos trabalhos de grupo, assim aumentando a motivao
dos participantes.
D o tempo necessrio para os participantes executarem os exerccios e para as
discusses interactivas.
Mostre alegria e prazer em ajudar os participantes a aprender. Seja paciente e
tolerante.
Permanea atento e saiba ouvir bem e dar valor s contribuies dos participantes.
Elogie os participantes pelos seus esforos e pela sua participao.
Seja um facilitador da aprendizagem e no um professor: um profissional competente, seguro, cheio de motivao e entusiasmo pela matria!
Utilize o ciclo de aprendizagem vivencial
A abordagem de capacitao em POEMA da Educao baseada na aprendizagem participativa e focalizada no participante. Esta abordagem envolve uma experincia activa,
seguida pelo processo de rever, reflectir, e aplicar o aprendido atravs da experincia e
da prtica.
O ciclo de aprendizagem vivencial promove o desenvolvimento de habilidades porque
os participantes usam lies do seu prprio ambiente de trabalho quando consideram
questes como o que eu posso ou o que eu devo fazer diferentemente no meu trabalho, como resultado deste evento de capacitao. O facilitador vai encontrar em cada
mdulo orientaes claras de como implementar esta abordagem.
Orientaes detalhadas para o facilitador podem ser encontradas no Manual do
Facilitador, disponvel no CD sob o ttulo: Manual-do-Facilitador.pdf
Bom dia chefe! O senhor Cndido,
da Secretaria Distrital, ligou-me
esta manh. Perguntou se j
recebemos a convocatria para
a reunio de balano do PES?
Tenho aqui a referncia da carta...
Veja l no livro de registo

de correspondncia entrada.
Objectivos do Mdulo
Reforar conhecimentos e habilidades para a aplicao das regras de gesto de
documentos e arquivos estabelecidas pelo Sistema Nacional de Arquivos do
Estado, no Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto.
No final do mdulo, os participantes sero capazes de produzir, enviar, receber, e
arquivar documentos e de organizar os arquivos das instituies da Administrao Pblica, de forma a optimizar a qualidade da prestao de servios pblicos
aos cidados.
Resumo das competncias que se espera sejam adquiridas pelos participantes (15 horas)
1 hora depois
Senhora Armanda!
Localizou a carta
da Secretaria Distrital?
Ahencontrei o registo
de entrada da carta
no livro de registo,
mas nas pastas
de arquivo no achei.
Quem foi que registou

a entrada?
Quando que foi?
A carta entrou h duas

semanas, no dia 28 de Abril.
Foi a sra. Olga que recebeu.
5 Minutos depois
Eu? Quando? Deixa ver!...

Ento esta carta no est nas
pastas?! Verifique o registo
no livro de protocolo interno!
O livro de protocolo interno no foi

preenchido. Se no encontrarmos a carta,
teremos de solicitar ao Cndido que nos
envie o convite mais uma vez...
o
l
oc no
ot r
Pr nte
Sesso 1
A gesto de documentos e
arquivos no ciclo POEMA
Relacionar a boa gesto de documentos e arquivos

na optimizao do ciclo POEMA da Administrao
Pblica
Pgina 13
Tempo:
2 horas
Sesso 2
Correspondncias: o tipo
de documento mais comum nas instituies
Elaborar tipos de correspondncias utilizadas na

Administrao Pblica, com a estrutura exigida pelos
regulamentos
Pgina 23
Tempo:
2 horas
Sesso 3
Documentando a circulao de documentos nos
livros de registo
Realizar os procedimentos de envio e recepo de

documentos, de acordo com as regras da Administrao Pblica
Pgina 46
Tempo:
2 horas
Sesso 4
Plano de Classificao de
Documentos
Utilizar o plano de classificao de documentos e a estrutura dos seus cdigos na gesto de

documentos
Pgina 64
Tempo:
2 horas
Sesso 5
O arquivo de documentos
na Administrao Pblica
Utilizar os cdigos do plano de classificao de

documentos na identificao das pastas e fazer uso
da tabela de temporalidade no processo de guarda e
arquivo de documentos
Pgina 81
Tempo:
2 horas
Sesso 6
O caso especfico dos
processos individuais
Aplicar as regras da organizao dos processos

individuais na instituio
Pgina 98
Tempo:
2 horas
Sesso 7
Solues locais para
produo de pastas de
arquivo
Produzir pastas de arquivo alternativas s pastas

convencionais, reciclando material local
Pgina 115
Tempo:
2 horas
Temos que melhorar a nossa gesto

de documentos e arquivos.
Ainda bem que vamos todos
capacitao POEMA no prximo ms!
Sesso 1
A gesto de documentos e arquivos no
ciclo POEMA
ndice da sesso
Resumo didctico da sesso
13
1.1 Objectivos: Apresentao dos objectivos do mdulo e das sesses
15
1.2 Interaco: Apresentao dos participantes e abertura da sesso
17
1.3 Contextualizao: A gesto de documentos e arquivos no ciclo

POEMA
19
1.4 Sntese: A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA
20
1.5 Encerramento: Reflexo conjunta e concluso
22

Objectivo: participantes sero capazes de explicar a relevncia da organizao de documentos e arquivos para o ciclo POEMA da Administrao
Pblica.
Tempo total necessrio: 2 horas
Material necessrio:
Cpias do texto da sntese: A gesto de documentos e arquivos no ciclo
POEMA. DA-S1-sintese.doc
Espao fora da sala de trabalhos.
Folhas de papel gigante e marcadores de feltro ou canetas grossas.
Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentaes.
12 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS
Sequncia da aprendizagem
Passos
10 min
Nota de boas
vindas
Objectivos
1.1 Objectivos
Mtodos
Motivar os participantes a participar

activamente nos
trabalhos
Mensagem de boas vindas

e palavras de abertura ditas
por um responsvel da
instituio (ou territrio)
onde tem lugar o encontro
10 min
Apresentao
dos objectivos
do mdulo e das
sesses
Enquadrar os participantes nos objectivos do mdulo e da

sesso
Apresentao em slides ou
em cartazes
DA-S1-objectivos.ppt
60 min
Interaco entre
os participantes e
as palavras-chave
do assunto do
mdulo
Relacionar conceitos
de gesto de documentos na Administrao Pblica
Organizao dos participantes em grupos de 4 a

5 para execuo de uma
tarefa
25 min
Contextualizao
Contextualizar a
gesto de documentos e arquivos no
ciclo POEMA da Administrao Pblica
Visualizao de slides e
distribuio da sntese da
apresentao
DA-S1-sintese.doc
DA-S1-contextualizacao.
ppt
15 min
Reflexo e encerramento
Preparar os participantes para que

explorem os contedos das sesses
seguintes
Reflexo participativa,
encorajamento partilha
voluntria de experncias.
Apresentao dos objectivos do mdulo e das

sesses
Em seguida ao momento de abertura e boas vindas, o facilitador apresenta os objectivos do mdulo Documentos e Arquivos
e das suas sesses, apresentando os slides abaixo:
DA-S1-objectivos.ppt
1.2 Interaco
Fase 3: 20 minutos
Apresentao dos participantes e abertura da

sesso
3. O facilitador explica que cada um dos participantes dever caminhar at

qualquer um dos cartazes, sendo a lotao de cada painel de 4 ou 5 participantes (dependendo do nmero total de participantes).
4. De seguida, o facilitador solicitar que cada grupo retire o cartaz de cobertura e que discuta o significado das palavras escritas no cartaz desvendado.
Fase 1: 10 minutos
1. Depois de terminada a apresentao dos slides e o esclarecimento de
dvidas sobre os objectivos do mdulo e das sesses, o facilitador convida
os participantes a se apresentarem individualmente, dizendo o nome, a
instituio em que trabalham e as funes que nela exercem.
Fase 4: 15 minutos
Fase 2: 5 minutos
2. Em seguida, o facilitador convidar os participantes a se retirarem para um
espao livre, onde estaro expostos 5 a 6 cartazes, contendo palavras cobertas com um outro cartaz, em branco. Observe as palavras sugeridas para
cada cartaz, no quadro que se segue.
Administrao Pblica
Memria
Arquivo
Utente do servio pblico

Qualidade
Tempo
Gesto
Legalidade
Transparncia
Objectivos
Comunicao
Eficincia
Confidencialidade
Segurana
Organizao
Funcionrio do Estado
Processo individual
Satisfao
5. A tarefa de cada um dos grupos consiste em formar uma frase utilizando

as 3 palavras escritas no cartaz. Cada grupo dever escrever de forma legvel a sua frase no papel branco que cobria o cartaz, utilizando os marcadores distribudos, para depois apresent-la aos outros grupos.
6. No final do tempo definido, o facilitador solicitar que cada um dos grupos

apresente a sua frase.
7. O facilitador apoiar os restantes grupos a colocarem questes sobre a frase proposta, e se for necessrio ajudar o grupo que apresenta a melhorar
a sua frase. O facilitador orienta a discusso de modo a introduzir a ideia de
que a boa organizao dos documentos imprescindvel para a eficincia
da Administrao Pblica e para a prestao de servios de qualidade aos
cidados.
Fase 5: 10 minutos
8. No final do tempo concedido para a tarefa, o facilitador pede a um ou dois
participantes a sua opinio sobre o exerccio: o que aprenderam com ele?
9. Para continuar, o facilitador convidar os participantes a regressarem sala
de trabalho para iniciar a sesso 1 do mdulo Documentos e Arquivos.
1.4 Sntese
A gesto de documentos e arquivos no ciclo

POEMA
A gesto de documentos e arquivos no ciclo

POEMA
Para iniciar os trabalhos, o facilitador distribuir cpias da sntese da sesso.

DA-S1-sintese.doc Em seguida, o facilitador apresentar os slides com o contedo da sesso 1. DA-S1-contextualizacao.ppt
POEMA uma palavra formada pelas letras iniciais dos elementos-chave do ciclo de
gesto do sector pblico: Planificao, Oramentao, Execuo, Monitoria e Avaliao. Este ciclo de gesto realiza-se com o apoio de elementos tais como a gesto de
recursos humanos, a gesto do patrimnio, o sistema de contabilidade, a gesto de
documentos e de arquivos, dentre outros. Para a realizao do ciclo POEMA intervm tambm elementos de conduo, tais como, a gesto e liderana, os mecanismos de parcerias e os de coordenao. O ciclo POEMA pode ser ilustrado pela figura
apresentada abaixo:
POEMA
3. Identificao das
actividades e determinao
dos recursos necessrios
4. Elaborao de uma
proposta do plano e do
oramento
DOCUMENTOS
DO
C
U M E NT O
S
2. Definio da situao
futura desejada
S
TO
EN
5. Implementao do plano
e monitoria das actividades
e da execuo financeira
M
EN
TO
S
UMENTO
OC
1. Avaliao do perodo
anterior e diagnstico da
situao actual
DO
CU
OC
D
DOCUMENTOS
M
U
C
M
U
C
S
TO
EN
O
D
1.3 Contextualizao
UM
E
N
TO
S
1. A fase de avaliao do perodo anterior e diagnstico da presente situao inclui

uma reflexo colectiva e participativa sobre os progressos feitos na implementao
dos planos da instituio e sobre os pontos fortes e fracos em geral. Esta reflexo
baseada na anlise dos relatrios de superviso do ano anterior e do ano corrente e
na anlise dos dados estatsticos e de outras fontes de informao. Toda esta documentao dever estar bem organizada nos seus devidos arquivos. Investigam-se
tambm as disparidades existentes nas situaes dentro do distrito, o que s poder
ser feito se a documentao estiver bem organizada. A anlise da situao pode in18 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS
cluir perguntas como, por exemplo: ser que existe alguma relao entre o bom ou
mau desempenho da escola e a organizao dos seus documentos e arquivos? Ser
possvel que a qualidade dos servios prestados esteja a ser afectada pela organizao incorrecta dos documentos da instituio? Ser que os SDEJT no usam os
relatrios da superviso por no estarem bem organizados e disponveis?
2. Nesta fase, define-se a situao pretendida para o futuro, identificando objectivos e metas para o perodo seguinte. Tomando em conta que os recursos so sempre
limitados, as metas devem estabelecer o que prioritrio, luz dos objectivos estratgicos do sector (indicados no Plano Estratgico da Educao). Por exemplo: como
se pretende melhorar a organizao dos processos individuais dos funcionrios e
agentes a trabalhar no distrito? Quais so os passos necessrios para o desenvolvimento de um banco electrnico de dados dos funcionrios, para facilitar a planificao e oramentao das progresses e promoes? (Consulte sobre este assunto o
mdulo POEMA Recursos Humanos.)
3. Nesta etapa, as actividades e os recursos humanos, materiais e financeiros necessrios para execut-las so identificados de forma participativa e pormenorizada.
4. Segue-se a elaborao de um plano e proposta do oramento, que incluem um
cronograma de implementao, e que se materializam no PES - Plano Econmico e
Social e na proposta de oramento do sector para o Governo territorial (distrital, provincial ou nacional). No sector da Educao, segue-se a elaborao de uma proposta
de PdA - Programa de Actividades, e o oramento correspondente.
5. O ciclo POEMA completa-se com a implementao e com a monitoria do que
foi executado, tanto em termos das actividades quanto da execuo financeira. A
implementao orienta-se pelo objectivo de reduzir as disparidades entre mulheres
e homens, e entre as ZIP e escolas, dentro do distrito. Na implementao, faz-se o
acompanhamento colectivo e participativo da execuo das actividades e do uso
dos recursos, cujo processo denominado de monitoria.
A avaliao dos resultados alcanados tem lugar no momento em que o ciclo POEMA
reinicia, por forma a apoiar o diagnstico.
A implementao de cada uma das fases do ciclo POEMA implica a reviso e a consulta de documentos elaborados. Para melhorar a eficcia do trabalho, importante
estabelecer uma administrao cuidadosa na base de uma boa produo, ordenao
e arquivo dos documentos. A Administrao Pblica forma, expressa e realiza a sua
vontade produzindo documentos!
Sua contribuio fundamental para a melhoria da Educao no pas. Faa bom proveito do mdulo POEMA Documentos e Arquivos!
1.5 Encerramento
Reflexo conjunta e concluso

No final da sesso, o facilitador pedir a um ou dois participantes para partilharem a sua opino sobre a importncia dos documentos no seu local de trabalho.
Poder perguntar, por exemplo: Com que frequncia procura documentos e
no os encontra? Como se sente em relao a isso?; Qual seria o seu sentimento ao entrar numa sala em que os papis e documentos esto acumulados e
empoeirados? O que diria a um outro colega sobre isso?.
O facilitador solicita a dois participantes para que reflictam sobre os assuntos por
eles considerados mais importantes ao longo da sesso. Poder usar perguntas
como: Qual foi o momento nesta sesso de estudo em que sentiu que os contedos eram mais prximos da sua realidade?; Que lies desta sesso levar
para casa?.
O facilitador agradece a todos por estarem juntos neste evento de relevncia
para a melhoria da qualidade de prestao de servio na instituio pblica a
que pertencem. Em seguida, convida a todos para avanar para a prxima sesso, usando as seguintes palavras:
Nesta sesso, pudemos perceber que a Administrao Pblica precisa de documentos e arquivos
bem organizados para poder realizar seu trabalho
com eficincia e qualidade, servindo ao bem pblico, de forma a criar um ambiente de legalidade
e transparncia, fundamentos da boa governao. Cuidar bem dos documentos e dos arquivos
implica uma mudana de comportamento. Se os
tratarmos apenas como papis, estaremos a desvalorizar a sua importncia. Os documentos organizados em arquivos so a base da administrao
do Estado e da memria institucional. Podemos
assim perceber a importncia da contribuio de
cada um de ns no seu cuidado e conservao. Na
prxima sesso, identificaremos os momentos em
que se elaboram documentos numa instituio
pblica, e trataremos especificamente das correspondncias. Vamos sesso 2!
Sesso 2
Correspondncias: o tipo de documento

mais comum nas instituies
ndice da sesso
23
2.1 Abertura: Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas

instituies
25
2.2 Sntese: Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas

instituies
28
2.3 Passos do exerccio para o facilitador: Elaborao de documentos

de acordo com as regras
42
2.4 Material de apoio para o participante: Elaborao de documentos

de acordo com as regras
43
44

Objectivo: participantes sero capazes de elaborar vrios tipos de correspondncia utilizados na Administrao Pblica, de acordo com a estrutura
exigida pelos regulamentos.
Passos
Objectivos
Mtodos
10 min
Abertura e
apresentao
dos objectivos da
sesso
Relacionar a produo
de correspondncias s
actividades da Administrao Pblica
Introduo da matria pelo

facilitador; distribuio das
cpias da sntese da sesso
DA-S2-sintese.doc
40 min
Correspondncias: o tipo
de documento
mais comum nas
instituies
Identificar os elementos
a constar nas correspondncias, de acordo
com os princpios da
Administrao Pblica
Exposio dos contedos

atravs de slides; discusso
em plenrio
DA-S2-documentos e
correspondencia.ppt
45 min
Exerccio:
elaborao de
documentos de
acordo com as
regras
Praticar a elaborao de
documentos de acordo
com os elementos
estruturais que os
compem
Trabalho em 4 grupos
para a elaborao de dois
tipos de correspondncias
comuns nos servios
distritais
DA-S2-exercicio.doc
20 min
Exerccio:
apresentao
dos trabalhos
de grupo em
plenria
Partilhar os resultados
de trabalhos em grupo
e discutir as prticas a
adoptar
Apresentao dos
trabalhos de grupo por
um elemento previamente
indicado e correco dos
trabalhos
DA-S2-resposta.doc
5 min
Reflexo e
encerramento
Reflectir sobre a importncia da boa gesto

de correspondncias e
sobre os benefcios desta aprendizagem para a
vida do participante
Os participantes compartilham as suas ideias sobre os

benefcios desta aprendizagem e avaliam a sesso,
motivados pelo facilitador,
que encerra a sesso.

Material necessrio:
Cpias do texto da sntese: Correspondncias: o tipo de documento
mais comum nas instituies. DA-S2-sintese.doc
Cpias do material de apoio para o exerccio. DA-S2-exercicio.doc
Cpias da resposta do exerccio. DA-S2-resposta.doc
Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos grupos.
2.1 Abertura
Correspondncias: o tipo de documento mais

comum nas instituies
O facilitador inicia a sesso 2 dando a conhecer aos participantes que os principais tpicos a serem tratados so os tipos de correspondncias nas instituies
da Administrao Pblica, e os seus elementos obrigatrios.
O facilitador distribui as cpias da sntese da sesso Correspondncias: o tipo
de documento mais comum nas instituies. DA-S2-sintese.doc Em seguida,
poder dar a seguinte explicao:
Na sesso anterior percebemos a ligao entre
a produo de documentos e as finalidades
das instituies da Administrao Pblica.
Nesta sesso, abordaremos o tipo de documento mais frequente: as correspondncias. A
documentao dos processos e actos administrativos do governo so feitos pelas correspondncias, garantindo a memria institucional,
a transparncia dos procedimentos, e ainda
possibilitando a verificao da legalidade dos
actos.
Com base no Decreto n 30/2001, de 15 de
Outubro, praticaremos a elaborao de
correspondncia de acordo com os requisitos
exigidos, para tornar a comunicao mais eficaz e bem organizada, garantindo o alcance
dos objectivos do sector e da instituio. Bemvindos sesso 2!
Aps a abertura, e dando continuidade sesso, o facilitador inicia a apresentao dos slides da sesso 2. DA-S2-documentos e correspondencia.ppt
2.2 Sntese
Correspondncias: o tipo de documento mais

comum nas instituies
O Servio Distrital de Educao, Juventude e Tecnologia tem como funes, dentre outras:
garantir o bom funcionamento dos estabelecimentos de ensino e instituies de formao de professores;
promover a alfabetizao e educao de adultos e a educao no-formal;
promover a ligao escola-comunidade;
promover a expanso da rede escolar, em cooperao com parceiros locais;
promover a participao da rapariga no sistema da educao;
promover a cultura e realizar estudos para conhecer os valores locais e as
lngua nacionais;
incentivar a integrao dos jovens na comunidade e na vida profissional;
garantir a prtica do desporto escolar.
Verifique as outras funes do SDEJT na Biblioteca do CD. Consulte o nmero 1 do artigo 6 do Decreto n 6/2006, de 12 de Abril.
DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf
Alm destas atribuies especficas do sector da Educao, a alnea a do nmero

2 do artigo 52 do Decreto n 11/2005, de 10 de Junho, estabelece que o Servio
Distrital o executor dos programas e planos definidos pelos rgos do Estado
de escalo superior e do Governo Distrital.
Para a realizao das suas atribuies e dos objectivos preconizados no Plano
Quinquenal do Governo, no Plano Econmico e Social do distrito, e no Plano
Estratgico da Educao, entre outros, o SDEJT elabora documentos tais como
despachos, certides e correspondncias que circulam dentro da prpria instituio, e outros documentos que podem ser produzidos na relao da instituio com particulares ou ainda com outras instituies do Governo.
Os documentos podem ser elaborados por iniciativa do SDEJT ou em resposta a
um documento recebido de outra instituio. Quando o director do servio so26 | SESSO 2 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS
licita que seja elaborada uma carta de remessa do Relatrio do Aproveitamento

Pedaggico secretaria distrital, produz-se no SDEJT um documento por iniciativa prpria. O relatrio a ser enviado tambm um documento produzido por
iniciativa prpria.
Quer conhecer outros exemplos?

O resultado do processo de planificao anual o Programa de Actividades,

PdA, que aprovado na Reunio de Planificao, e a Acta que descreve os
procedimentos de aprovao pelos participantes da Reunio de Planificao. Reveja o mdulo POEMA sobre a Planificao e Oramentao para saber mais sobre este processo.
A reunio de direco do SDEJT documentada atravs de uma Acta ou uma

sntese, que inclui recomendaes que devem ser implementadas e monitoradas, e dever circular entre as vrias reparties.
O Plano de trabalho das actividades de superviso inclui a elaborao de Cartas de Comunicao da sua realizao, se for necessrio. Outros documentos
relacionados podem ser a nomeao das equipas de superviso; a elaborao
do mapa-resumo da situao das escolas, alm dos relatrios de superviso.
Todos estes documentos precisam de ser bem organizados! Reveja o mdulo POEMA sobre a Monitoria e Avaliao para saber mais sobre a superviso.
Como regra geral, a correspondncia oficial entre instituies da Administrao

Pblica e entre estas e os particulares feita sob a forma de ofcio e de nota.
O OFCIO utilizado na comunicao que se estabelece entre ou para dirigentes
de rgos centrais do aparelho do Estado, governadores provinciais, embaixadores, reitores de universidades, entre outras autoridades. Este deve ser escrito
em linguagem cerimoniosa e pessoal. Veja o exemplo.
REPBLICA DE MOAMBIQUE
GOVERNO DO DISTRITO DE QUISSANGA
GABINETE DO ADMINISTRADOR
Ofcio n 123 / GAB / _____ / 2012

Ref. Ofcio n ____/____/____ de ____/_____/______
Assunto: PARTICIPAO DA COMUNIDADE NA PLANIFICAO ESTRATGICA
Excelncia
Os documentos referidos constituem memria institucional, e documentam as

actividades da instituio na realizao dos seus objectivos. A maior parte dos
documentos na Administrao Pblica so as correspondncias.
Na sequncia do despacho de Sua Excia o Senhor Governador Provincial, de 17

de Maro de 2012, a orientar a actividade de elaborao do Plano Estratgico
de Desenvolvimento do Distrito de Quissanga, foi constituda uma equipa que se
deslocou ao Posto Administrativo de Bilibiza para auscultar as contribuies dos
membros do Conselho Consultivo Local. Dos trabalhos realizados, foi produzido
um relatrio, que enviamos em anexo.
A correspondncia deve estar de acordo com o seu destinatrio
Sem mais, apresentamos os nosso melhores cumprimentos.
Documentos produzidos com a funo de comunicar, tanto interna como externamente, so chamados de correspondncia.
Quissanga, 12 de Abril de 2012.
Em funo do seu objectivo, as correspondncias podem ou no ter um destinatrio definido, ou ser endereadas a um conjunto de instituies ou pessoas particulares. Localize o nmero 1 e seguintes do artigo 69 do Decreto
n 30/2001, de 15 de Outubro, e verifique as formas e os instrumentos para a
comunicao escrita na Administrao Pblica e entre esta e os particulares.
Compreendamos bem este assunto!
O Decreto n 30/2001,de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcionamento dos Servios da Administrao Pblica, pode ser consultado na Biblioteca no CD.
O ADMINISTRADOR DISTRITAL
assinatura
NOME NOME NOME
(Tcnico Superior de Administrao Pblica N1)
Sua Excia. Senhor

Governador da Provncia de Cabo Delgado
Pemba
Av. 24 de Julho 23, Telefone e fax: 0707070707
A NOTA o instrumento mais utilizado na comunicao escrita interinstitucional na Administrao Pblica, conforme o referido no nmero 2, do artigo 69
do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro. Uma vez especificadas as entidades
e rgos que devero receber e utilizar o ofcio na sua comunicao, as demais
instituies devero fazer uso da nota nas suas correspondncias.
Outros tipos de correspondncia
Alm do ofcio e da nota, existem outros tipos de correspondncia. A INFORMAO PROPOSTA o documento por meio do qual se fornecem factos, dados e
informaes necessrios para que um rgo competente possa emitir parecer
ou despacho sobre determinada matria. Se a informao for interna, a proposta
apresentada a quem deve emitir o parecer ou decidir. Se a informao proposta for dirigida a outra instituio, a mesma dever ser encaminhada por meio de
uma nota que a acompanha.
Veja um exemplo de informao proposta.
GOVERNO DO DISTRITO DE TAMBARA
SERVIO DISTRITAL DE EDUCAO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA
INFORMAO PROPOSTA n ________ REG /2012

PARECER
DESPACHO
DATA: ____/_____/_____
Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT
ASSUNTO: PRODUO E USO DE MATERIAL DIDCTICO

Da anlise do relatrio do aproveitamento pedaggico do ano de 2011 e do relatrio resultante do levantamento da situao de leitura e escrita na 3. classe nas
escolas do distrito, constata-se que as escolas da ZIP Nhacafula apresentam as
taxas de aproveitamento mais baixas (nos ciclos do Ensino Primrio Completo)
no distrito.
Havendo necessidade de agir para melhorar os ndices de aproveitamento, vimos
por meio desta propor para a apreciao do Senhor Director apoiar as escolas
na produo e uso de materiais didcticos com materiais locais. Anexamos uma
proposta tcnica, um plano e um calendrio de implementao para vossa anlise
e deciso.
considerao e deciso superior.
CHEFE DA REPARTIO
assinatura
NOME NOME NOME
(INSTRUTOR TCNICO PEDAGGICO)
Av. Julius Nyerere 425. Telefone e fax: 08080808

Tambara
Aps o despacho da autoridade competente, a comunicao aos interessados

feita por cpia ou transcrio do despacho enviados aos interessados ou ainda
por afixao em local pblico, como a vitrine ou quadro da instituio.
O EDITAL a correspondncia utilizada para comunicar matrias administrativas que sejam de interesse geral. Geralmente publicado nos meios de comunicao com maior circulao, mas pode ainda ser afixado na vitrina da instituio
ou em pontos visveis de locais de grande concentrao como, por exemplo,
mercados, escolas, hospitais.
GOVERNO DO DISTRITO DE LAGO
ORDEM DE SERVIO n 003/ GDSDEJT-L / ___________
A ORDEM DE SERVIO usada para a comunicao dentro da prpria instituio, e fornece a destinatrios identificados as orientaes ou instrues referentes ao servio. As mesmas so elaboradas em livros destinados a este tipo
de documento, e as respectivas cpias devem ser distribudas aos destinatrios
para sua execuo.
Com o objectivo de promover a melhoria dos servios pblicos, e diante da necessidade de aprimorar o conhecimento dos funcionrios deste Servio sobre as normas em vigor na Administrao Pblica sobre a gesto de arquivos e documentos,
e no gozo das competncias que me so conferidas pela alnea a do nmero 1 do
Decreto n 6/2006, de 12 de Abril, determino que:
1.
Sero realizadas sesses de estudo dos mdulos POEMA sobre Recursos Humanos e Documentos e Arquivos, em todas as reparties do Servio Distrital de
Educao, Juventude e Tecnologia.
2.
As sesses duraro duas horas cada e tero lugar todas as Sextas-Feiras, em

horrio do expediente a ser determinado pela equipa dos tcnicos.
3.
A matria a estudar ser preparada antecipadamente por um tcnico que j tenha

participado de uma formao POEMA, com base nas instrues pedaggicas contidas nos mdulos publicados.
4.
As sesses devem ter incio em duas semanas.

Cumpra-se.
Metangula, 25 de Maio de 2012.
Director do SDEJT
assinatura
NOME NOME NOME
Para conhecimento:
Das reparties
Av. Nelson Mandela 100, Metangula
Telefone e fax: 06060606
A CIRCULAR pode equiparar-se ao edital, porque ambos comunicam matria

de interesse geral. No entanto, a diferena est no facto de a circular ser emitida,
copiada e enviada para destinatrios individualizados e identificados.
Os impressos ou o papel para a correspondncia devem conter:

o emblema da Repblica em uma s cor ou nas cores definidas por lei, logotipo ou sigla da instituio, a designao oficial do servio, os nmeros
de telefone e de fax e o endereo postal e de correio electrnico (veja como
produzir documentos electrnicos contendo o emblema da Repblica no
mdulo POEMA de auto-aprendizagem Habilidades Informticas),
a identificao do funcionrio ou titular do rgo subscritor (assinatura ou

rubrica, com indicao do nome, funo, categoria ou carreira) e a qualidade
em que assina o documento.
Forma e estrutura das correspondncias

A forma e a estrutura dos instrumentos de correspondncia utilizados na Administrao Pblica so indicadas nos artigos 70 e 71 do regulamento que aprova
as Normas de Funcionamento dos Servios da Administrao Pblica (consulte
o Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro).
A correspondncia deve ser redigida de forma correcta, clara, concisa (curta) e
de uma forma cordial, tratando apenas de um assunto, devendo considerar ainda os seguintes aspectos:
Observe a ilustrao dos elementos de um instrumento de comunicao escrita,

atravs do exemplo de uma nota, cuja estrutura apresenta todos os requisitos
mencionados.
a indicao do destinatrio,
data e referncia do correspondente nmero do numerador geral (matria tratada mais adiante neste mdulo) do respectivo servio,
a sigla ou cdigo e o nmero de ordem do sector que a elaborou,
a indicao da entidade ou entidades a quem o assunto deve ser levado
a conhecimento,
o nmero do processo a que diz respeito, a referncia ou aditamento do
documento a que se reporta (se for o caso),
as iniciais de quem a minutou, dactilografou ou digitou e a indicao do
nmero de anexos (se for o caso). Quando a correspondncia no for destinada aos rgos da Administrao Pblica, as iniciais constaro apenas
nas cpias para arquivo,
a assinatura do funcionrio que a subscreve, com o selo branco ou
carimbo do servio, na ltima pgina, bem como a indicao da sua
funo e nome, com a respectiva categoria ou carreira entre parnteses,
devendo as restantes pginas serem numeradas e rubricadas.
A correspondncia deve ser elaborada com cpias necessrias para o copiador, arquivo e expedio aos destinatrios.
Leia com ateno a explicao sobre os campos do documento:
Emblema da
Repblica
Designao oficial
do servio
Nmero de acordo com

o numerador geral
Campo
Explicao sobre o preenchimento
Destinatrio da
correspondncia
Localizao do destinatrio, em termos de circunscrio

administrativa; localidade, posto Administrativo, distrito ou
provncia.
Indicao de que uma cpia foi enviada para outro

destinatrio, na mesma
caixa de destinatrio
C/C: Servio Distrital de Educao Juventude e Tecnologia de

Tambara
Data do documento, abaixo da caixa do destinatrio
A data em que o documento foi produzido. Fornece um

entendimento sobre o tempo percorrido entre a produo/
envio do documento e data de entrada nos servios ou instituio destinatrios.
Nmero, conforme o numerador geral
Nmero de ordem que atribudo a cada tipo de documento que se emite. O nmero da nota em apreo 3787. Isto
significa que a 3787 nota emitida pela Direco Provincial
de Educao e Cultura de Manica no ano 2011.
Destinatrio da
correspondncia
Local e data
Referncia
Abreviatura do sector
que elaborou
Referncia do
documento a que
se relaciona
Ateno!
Existem tambm, alm da ordem das notas, uma ordem de avisos, uma ordem de
circulares, e outra ainda de guias de remessa. Estas ordens chamam-se numerador
geral, que um documento concebido logo no incio do ano, em Janeiro, pelas secretarias dos servios, com o objectivo de enumerar e controlar as correspondncias
e documentos que produz.
Referncia do documento
a que se reporta
Qualidade em que assina
Por exemplo, na nota ilustrada, se o destinatrio fosse

responder, teria que indicar o seguinte: Ref. /nota n 3787/
DPEC-M/SEC/041.12/2011.
Subscritor
Carreira
Iniciais de
quem digitou
utilizada nos casos em que a correspondncia ou documento que se emite resposta a um documento submetido
anteriormente.
Endereo postal, telefone e do telefax
Abreviatura do sector que

elaborou
Indica o sector que produziu a carta. Dentro das instituies,

existem sectores que tratam matrias especficas e que as
conhecem profundamente. Na correspondncia sobre essas
matrias so esses sectores que se encarregam de elaborar
os documentos.
Campo
Explicao sobre o preenchimento
Funcionrio Subscritor,
qualidade em que o faz e
sua carreira
Estes itens so necessrios para que a instituio assuma a

responsabilidade sobre a carta, devendo por isso indicar:
quem subscreve o seu contedo; que funes desempenha; e a indicao da sua carreira (entre parnteses). Estes
elementos tm grande importncia no controlo a posterior
no mbito do exerccio do poder administrativo, seja para
fiscalizao ou para reclamao.
Iniciais de quem a digitou
Relevante para controlo interno e conhecimento de quem a

vai subscrever. Quando se torna necessria uma correco
na forma ou contedo da carta, facilmente se identifica
quem a elaborou. Serve tambm para efeitos de reconhecimento das habilidades.
Endereo Postal
Completa a indicao feita mais acima, sobre o local e data.

No havendo indicao da avenida, pode-se indicar o nome
do bairro, ou rea em que est localizada a instituio.
Observamos que a produo de correspondncia nas instituies ocorre durante a realizao de actividades rotineiras, por orientao de um superior hierrquico, por iniciativa de um gestor do sistema ou ainda como resposta a outras
recebidas.
O envio da correspondncia
Cumpridos todos os requisitos para a produo da correspondncia, resta envi-la! Neste momento, devero ser feitas cpias para o arquivo da instituio e para
os destinatrios. Depois, procede-se ao respectivo envio.
Para comprovar a recepo da correspondncia cujo teor no se classifique
como Segredo do Estado, Secreto, Confidencial ou Restrito, o envio feito acompanhado de um livro de protocolo externo ou guia de remessa, instrumentos
utilizados para documentar a data, o nome e a assinatura do funcionrio que
receber a correspondncia na instituio destinatria.
Assim, pode-se documentar uma prova de entrada da correspondncia na instituio destinatria, nos termos do artigo 79 do Decreto n 30/2001, de 15 de
Outubro.
Melhoria da gesto do envio de correspondncias

Como que os servios distritais podem corresponder com entidades em locais distantes, especialmente as que esto na capital provincial? Os correios
no esto em todos os distritos, e nem sempre existem fundos para deslocar
um funcionrio distrital para fazer a entrega. Uma soluo aproveitar a visita
de funcionrios de instituies de nvel provincial (a DPEC, por exemplo) que
estiverem a trabalhar ou de passagem pelo distrito. No entanto, estes devero
sempre assinar o livro de protocolo externo do servio distrital, confirmando que
receberam a correspondncia.
Os distritos podem institucionalizar esta prtica atravs de um memorando de
entendimento assinado entre os governos distritais e o provincial, orientando
a todos os funcionrios em viagem para se informarem sobre a existncia ou
no de documentos a transportar. Este procedimento ajudaria na eficcia da Administrao Pblica, pois a mesma depende de informaes e de tomadas de
decises atempadas.
Os nmeros 1 e 2 do artigo 74 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro salvaguardam esses casos, orientando que podero ser utilizados meios de comunicao distncia, como fax, rdio, telefone ou quaisquer outros meios convencionados para o efeito, sempre que a urgncia do servio o exija.
Recebendo a correspondncia
Da mesma forma que o SDEJT elabora e envia documentos para vrios destinatrios, tambm recebe correspondncia de diferentes emissores. A recepo
de documentos respeita algumas regras para o encaminhamento da correspondncia para a devida tomada de decises, antes de serem respondidos ou
arquivados.
Emisso
Recepo
Distribuio e
tramitao
Deciso
Resposta
ou arquivo
As correspondncias recebidas podem dar origem a actividades internas (reunies, formao de equipas de trabalho, monitoria dos planos de actividades, etc)
ou a outros documentos (comunicado, aviso, convocatrias, etc).
Os nmeros 1 e 2 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, so
muito claros: toda a correspondncia e documentos dirigidos a uma instituio
pblica devero ser registados no LIVRO DE ENTRADA, com a informao do
nmero de referncia da entrada, a data do documento, a sua provenincia, o

resumo do assunto tratado, o destino na instituio (para a tomada de decises)
e a classificao do arquivo, no acto da recepo.
Todo expediente (correspondncias) ser carimbado com a data da sua entrada,
o nmero de ordem, a classificao do arquivo e a rubrica do encarregado do
registo.
A classificao do arquivo deve ser realizada por funcionrios capacitados,
atravs de duas operaes.
O estudo: leitura do documento, para verificar sob que assunto dever ser
classificado.
A codificao: atribuio do cdigo correspondente ao assunto do documento,
para orientar o arquivo na pasta com o cdigo respectivo.
O captulo 4 deste mdulo vai detalhar esta matria ao tratar do Plano de Classificao de Documentos. Para saber um pouco mais sobre este assunto, consulte
na Biblioteca o anexo do Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.
2.3 Passos do exerccio para o facilitador
A elaborao de documentos de acordo com

as regras
Fase 1: 5 minutos
1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos
(A, B, C e D) e distribui entre eles as cpias do
material de apoio, podendo tambm transcrever
as instrues do exerccio num papel gigante ou
num quadro.
2. O facilitador solicita um voluntrio para ler o exerccio em voz alta para se
esclarecerem as possveis dvidas.
3. Em seguida, cada grupo vai elaborar um documento. Grupos A e C elaboraro uma NOTA. Grupos B e D elaboraro uma INFORMAO PROPOSTA.
Fase 2: 40 minutos
4. Os grupos elaboram os seguintes documentos:
Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio DPEC do relatrio das
actividades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT.
Grupos B e D: INFORMAO PROPOSTA sobre o plano anual de frias
dos tcnicos do SDEJT ao director do SDEJT.
5. Cada grupo elabora o documento numa folha grande, para facilitar a
apresentao. Devem indicar na correspondncia todos os elementos
necessrios apresentados na sesso 2.
6. Terminado o tempo concedido para o trabalho, o facilitador sorteia os
representantes dos grupos para apresentarem em plenrio.
Fase 3: 20 minutos
7. Cada representante de grupo tem 5 minutos para a apresentao.
8. Aps as apresentaes, os trabalhos so corrigidos de acordo com as discusses em plenrio e com os modelos do mdulo POEMA.
9. As cpias dos modelos-resposta devem ser distribudas aos participantes,

se possvel. Veja as respostas no fim deste volume POEMA. DA-S2-resposta.doc
10. O facilitador solicita que os grupos guardem os seus trabalhos para utilizlos no exerccio da sesso 3, sugerindo que os mesmos passem a limpo o
resultado para melhor uso desse material.
11. O facilitador agradece aos participantes pelo seu empenho no trabalho.
2.4 Material de apoio para o participante
A elaborao de documentos de acordo com

as regras
Este trabalho deve ser feito em 40 minutos
1. Os participantes organizam-se em 4 grupos:
A, B, C e D.
2. Os grupos devero elaborar os seguintes documentos:
Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio do relatrio das actividades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT DPEC.
Grupos B e D: INFORMAO PROPOSTA ao director do SDEJT sobre o
plano anual de frias dos tcnicos.
3. Os trabalhos devem indicar na correspondncia todos os elementos necessrios apresentados na sesso 2.
4. Se for necessrio pode-se consultar a sntese da sesso ou a biblioteca do
mdulo.
5. Os grupos devero elaborar o seu documento numa folha grande, para facilitar a visualizao e apresentao dos resultados.
6. Um representante de cada grupo apresentar o resultado do trabalho sobre
a NOTA e INFORMAO PROPOSTA.
Cada representante ter 5 minutos para a apresentao.
7. Depois da apresentao e correco dos trabalhos, os grupos passam
os mesmos a limpo e os guardam para utiliz-los no exerccio da sesso
seguinte.
8. Podem tambm comparar as suas respostas com os documentos-modelo
apresentados nas respostas do mdulo, cujas cpias sero distribudas pelo
facilitador.
2.5 Encerramento

Para encerrar a sesso, o facilitador convidar dois ou trs voluntrios para
destacarem o que aprenderam nesta sesso. Pode perguntar tambm como
se sentiram ao longo dos trabalhos e como a sesso ser til para a sua vida
profissional.
O facilitador procede ento ao encerramento da sesso usando a seguinte
explicao:
De uma forma participativa, praticamos a
elaborao de correspondncias tomando como
base as orientaes legais para este tipo de
documentos que so comuns na Administrao
Pblica. Percebemos tambm a importncia
da qualidade na preparao da documentao
nas instituies, tanto para documentar a
legalidade dos actos administrativos, como para
garantir a guarda da memria institucional,
proporcionando assim maior transparncia do
sector pblico na realizao das actividades de
prestao de servios populao.
Documentos de referncia
Lei 8/2003, de 19 de Maio, que aprova a Lei dos rgos Locais do Estado.
DA-S2-Lei_8_2003.pdf
Lei 11/2005, de 10 de Junho, que aprova o Regulamento da Lei dos
rgos Locais de Estado.
DA-S2-Lei_11_2005.pdf
Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcionamento dos Servios da Administrao Pblica.
DA-S2-Decreto_30_2001_Adm_Publica.pdf
Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de
Arquivos do Estado, SNAE.
DA-S2-Decreto_36_2007_snae.pdf
Decreto n 6/2006, de 12 de Abril, que aprova a estrutura e o estatuto
orgnicos dos distritos.
DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf
Com os conhecimentos adquiridos, poderemos

melhorar a qualidade da elaborao de documentos no distrito, e facilitar a comunicao
interna e interinstitucional. Na sesso 3 iremos
apresentar outros instrumentos utilizados na
gesto de documentos. Vamos sesso 3!
Sesso 3
Cpias de folhas do Livro de Registo de Entrada de Correspondncias.

DA-S3-entrada.pdf
Cpias de folhas do Livro de Registo de Sada de Correspondncias. DAS3-saida.pdf
Cpias do modelo de carimbo. DA-S3-carimbo.pdf
Documentando a circulao de
documentos nos livros de registo
ndice da sesso
46
3.1 Abertura: O registo de documentos em circulao
48
3.2 Sntese: O registo de documentos em circulao
51
3.3 As fases do exerccio para o facilitador: O registo apropriado dos

documentos
60
3.4 Material de apoio para o participante: O registo apropriado dos

documentos
62
63

Objectivo: participantes sero capazes de implementar os procedimentos
de envio e recepo de documentos, de acordo com as regras da Administrao Pblica.
Passos
Objectivos
Mtodos
5 min
Resumo do
contedo
j visto e
apresentao
dos objectivos
da sesso
Relacionar as regras da elaborao de correspondncia com o preenchimento

dos livros de registo
Introduo da matria
pelo facilitador; distribuio das cpias da sntese
da sesso
DA-S3-sintese.doc
40 min
Uso dos livros

de registo na
circulao de
documentos
Propor novas prticas de

uso dos livros de registo
de documentos, na base
das experincias dos
participantes
Exposio dos contedos

atravs de slides; discusso em plenrio
DA-S3-livros-de-registo.
ppt
45 min
Exerccio:
registo
apropriado
dos
documentos
Praticar o uso dos vrios

instrumentos de registo
de documentos de acordo
com os regulamentos
Trabalho em quatro
grupos, em continuao
de tarefas realizadas na
sesso 2
DA-S2-exercicio.doc
25 min
Apresentao
dos trabalhos
dos grupos e
comparao
com as
respostas
Comparar os trabalhos dos

grupos e concordar sobre
as prticas mais apropriadas para utilizao dos
instrumentos de registo de
documentos
Apresentao dos resultados dos trabalhos dos

grupos, discusso em
plenrio e comparao
com a resposta
DA-S2-resposta.doc
5 min
Reflexo e
encerramento
Relacionar a aprendizagem
com a experincia prvia
dos participantes e avaliar
a sesso
Os participantes
expem as suas ideias e
sentimentos, avaliando
a abordagem e os
contedos da sesso

Material necessrio:
Cpias do texto da sntese: O registo de documentos em circulao.
DA-S3-sintese.doc
Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos
grupos.
3.1 Abertura
O registo de documentos em circulao

Na abertura da sesso, o facilitador far uma breve abordagem sobre os instrumentos utilizados na gesto de documentos, focalizando o papel dos livros
de registo. Em seguida, distribui as cpias da sntese do contedo da sesso O
registo de documentos em circulao. DA-S3-sintese.doc
O discurso seguinte poder ser utilizado para abrir a sesso:
Na sesso anterior identificamos os momentos

de trabalho na Administrao Pblica em que
so elaborados documentos, com destaque para
a correspondncia, e a estrutura e os elementos
que a constituem. A sesso 3, que agora se inicia,
aborda o uso dos livros de registo de documentos.
Todos os documentos produzidos ou recebidos
numa instituio devem ser registados, tanto a
fim de preservar a documentao da legalidade
dos actos administrativos quanto para garantir a
histria das instituies. Vamos aprender mais sobre os livros de registos? Bem-vindos sesso 3!
Em seguida o facilitador inicia a apresentao dos slides da sesso 3. DA-S3-livros-de-registo.ppt
3.2 Sntese
O registo de documentos em circulao

Gerir documentos implica realizar procedimentos tcnicos para produzir, enviar,
receber, tramitar, responder ou arquivar os documentos dos actos administrativos no sector pblico.
Emisso
Recepo
Distribuio e
tramitao
Deciso
Resposta
ou arquivo
O instrumento mais utilizado na gesto da circulao de documentos o LIVRO

DE REGISTO. Na legislao vigente, os nmeros 3 e 4 do artigo 76 do Decreto n
30/2001, de 15 de Outubro, estabelecem que obrigatrio que nos servios da
Administrao Pblica existam os seguintes livros:
Livro de registo de entrada de correspondncia

Destina-se ao registo da correspondncia que d entrada nas instituies pblicas. Na recepo do documento ou correspondncia, escreve-se neste livro o
nmero de ordem e data da entrada, o nmero de referncia, a data e a provenincia do documento, bem como o resumo da matria de que trata (assunto), e
a classificao do arquivo (conforme o n 1 do artigo 76 do Decreto n 30/2001,
de 15 de Outubro).
Os registos so feitos na extenso das duas pginas do livro
de registo de entrada de correspondncia. Lembram-se do programa Excel no mdulo POEMA
Habilidades Informticas? As
colunas do livro so os campos
(tipos de informao), e as linhas
so os registos individuais. Observe como preencher as vrias
colunas (campos).
10
1023 16
2
18
16
09
10
2010
2010
DIA MS ANO
DATA
EPC-C
SDEJT
PROVENINCIA
MS
_____
ANO
DE
ENTRADA
REQUERIMENTO
DATA DO
Autoridade a
quem dirigido
Nome do
requerente
Exemplo de folhas do Livro de Registo de Requerimentos
O livro de registo de requerimentos destina-se apenas

ao registo de um nico tipo de documento: os requerimentos, mas de uma forma geral assemelha-se ao livro
de entrada de correspondncia. A coluna de despacho
serve para registar a data do despacho dado ao requerimento, antes da comunicao ao interessado. Aps o
despacho, o requerimento deve voltar a ser registado no
livro de entrada.
Livro de registo de entrada de requerimentos
Na coluna do Assunto, faz-se uma descrio sucinta do

assunto da correspondncia.
Na coluna Provenincia, anota-se o nome da instituio

que emitiu o documento.
DIA
020
020
Sub- classe
Processo
025.124
025.111
Grupo / Subgrupo
Sub-processo
CLASSIFICAO
OBSERVAO
Assunto
Despacho
CLASSIFICAO
Observ.
Os livros em uso em grande parte das instituies

pblicas em Moambique devero ser actualizados! Nos campos para a classificao, estes ainda
tm designaes que correspondem ao sistema
de registo que usa Seco, Processo e Subprocesso, anterior ao sistema aprovado pelo Decreto n
36/2007, de 27 de Agosto, que altera o Sistema Nacional de Arquivos e cria o SNAE Sistema Nacional de Arquivos do Estado.
Na coluna Observaes pode-se indicar para qual repartio ou departamento o documento foi enviado aps a
recepo, fazendo-se o registo imediato no livro de protocolo interno, assim iniciando a tramitao do documento.
Para se preencher a coluna Classificao, deve-se analisar

o documento e atribuir o cdigo adequado. Os livros existentes ainda no correspondem ao sistema de arquivos e
documentos em uso no pas. Assim, na coluna da seco,
regista-se a classe; na coluna do processo, regista-se a
subclasse; e na coluna do subprocesso, regista-se o grupo e o subgrupo. Esta classificao feita nas instituies
que j aplicam o plano de classificao de documentos de
actividades-meio, que veremos na sesso 4 deste mdulo
POEMA.
000
Prmio p/
funcionrios
Na coluna Documento, regista-se o nmero de referncia

do documento, e a data completa, com o dia, o ms e o
ano da recepo da correspondncia.
MS
Classe
000
Na segunda e terceira colunas, indica-se o dia e ms em

que se est a efectuar o registo de entrada do documento.
Note que o ano j est indicado no livro de registo.
ANO
Seco
Reajuste Salarial
ASSUNTO
ANO 20__
Na primeira coluna, nmero, regista-se o nmero da sequncia da entrada do documento.
10
DIA MS No.
1022 16
N.
o
DIA
Seco
Classe
DOCUMENTO
Subclasse Processo
ENTRADA
SubGrupo /
Subgrupo processo

Carimbo de entrada de documentos
Livro de protocolo de entrega de documentos
Aps o registo da entrada de um documento nos livros de registo, o documento dever ser carimbado, de forma visvel, no seu canto inferior esquerdo, para
que a sua identificao seja a mesma que a do livro de registo. O CARIMBO dever ter as seguintes informaes: a referncia do documento original, incluindo o nmero de ordem da entrada; o sector ou a repartio que o recebeu; sua
classificao; a data de recepo e a rubrica do encarregado do registo. Para saber mais sobre este assunto, consulte o nmero 2 do artigo 76 do Decreto n
30/2001, de 15 de Outubro.
Cada instituio do servio pblico deve possuir os livros de protocolo externo

e de protocolo interno.
Documentos com mais do que uma

pgina sero carimbados apenas
com uma parte da rea do carimbo no canto inferior direito em todas as pginas, para que este no
interfira na leitura do contedo do
documento.
Os livros de protocolo desempenham as mesmas funes: documentam a sada e

entrega de documentos elaborados pela instituio. O livro de protocolo externo
utilizado no envio de documentos ou correspondncia para destinatrios fora
da instituio, enquanto os livros de protocolo interno documentam a circulao
de documentos entre as reparties de uma mesma instituio. A separao entre registos de documentos faz-se saltando e cancelando uma linha do livro.
O artigo 79 do Decreto n 30/2001, de 15 de
Outubro, determina que
a entrega de correspondncia sempre feita ao
seu destinatrio atravs
de protocolo ou guia de
remessa. Quem recebe a
correspondncia deve rubricar e inserir a data no
livro de protocolo ou na
guia de remessa no acto
da recepo.
A figura ilustra um carimbo de entrada de documentos:
Escrever o nmero do
documento conforme sua
referncia de entrada
Escrever abreviatura
do sector por onde
entra o documento
Escrever o cdigo
de classificao do
documento
Esses so os campos das informaes que devem constar do Livro de Protocolo.

LIVRO DO PROTOCOLO
DATA
ANO DE 20____
Escrever o dia, ms
e ano da entrada
DIA
MS
NMERO E
NATUREZA DO
DOCUMENTO
DESTINATRIO
RUBRICA DE QUEM
EXPEDE
OBSERVAES
RECEBE
GOVERNO DO DISTRITO DE MACHAZE

ESCOLA PRIMRIA COMPLETA DE MAZVISSANGA
Assinatura do
funcionrio que
recebeu e
registou a entrada
do documento
ENTRADA N _______/_________/_________
EM ___dia___/___ms___/___ano___
ASSINATURA: _________________________
Referncia do documento e sua

natureza. Ex: nota, informao,
proposta, etc
Uma observao relevante.

Em geral, o assunto da
correspondncia.
REGISTO NO LIVRO DE SADA DE CORRESPONDNCIA
Livro de registo para correspondncia classificada

Na Administrao Pblica, h documentos ou correspondncias cuja divulgao no autorizada pode pr em causa a segurana do Estado. Por exemplo, um
processo disciplinar instaurado a um funcionrio dever ter uma classificao e
tratamento diferenciado. Por esta razo, todos os servios devero ter um livro
para registo de documentos classificados.
Estes documentos podem ser classificados quanto confidencialidade em Segredo do Estado, Secreto, Confidencial e Restrito, de acordo com a anlise dos
riscos sobre os danos que causariam caso fossem divulgados sem autorizao.
Para alguns documentos, o carcter classificado transitrio, pois aps um certo
periodo, os seus contedos podem ser divulgados. Para saber mais sobre isso,
consulte a Seco IV do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro.
Livro de registo de sada de correspondncia

Embora o Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, no se refira a este livro, a prtica nos distritos mostra que importante complementar o livro de protocolo
com o registo da correspondncia expedida.
DATA
NMERO
DE ORDEM
DIA
MS
ANO
23
15
05
24
17
05
DESTINATRIO
LOCALIDADE
2012
Direco Provincial de Educao e

Cultura da Provncia de XXXXX
Belo Monte
2012
Secretaria Distrital do Distrito de

ZZZZZ
Birimba
Gesto dos livros de registo

Devido sua importncia na gesto e controle dos documentos da instituio,
os livros de registo devem ser conservados em lugar fresco, livres de humidade ou da possibilidade de incndio, e seguros contra o extravio. Estas regras
aplicam-se tambm a outros documentos e arquivos. Reveja as recomendaes
para a guarda e conservao de documentos e arquivos nos mdulos POEMA de
Gesto do Patrimnio e o de Recursos Humanos.
O n 4 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, estabelece que
todos os livros em utilizao devero incluir o termo de abertura (na primeira
folha) e o de encerramento (na ltima folha).Todas as suas folhas devem ser numeradas e rubricadas (no canto superior de cada pgina do livro) no acto da
abertura, pelo chefe do sector que o utiliza. O termo de abertura deve indicar o
nmero de pginas do livro, a sua finalidade e a data em que foi aberto. O termo
de encerramento dever indicar a quantidade de folhas utilizadas no livro, a data
do fim do perodo de uso e declarar encerrada a sua utilizao.
Numerador de documentos
O numerador geral o instrumento ordenador da numerao que se utiliza
para a referncia dos documentos produzidos, enviados ou arquivados. Deve
existir um numerador geral para cada tipo de documento produzido, enviado
ou arquivado na instituio.
O numerador geral normalmente afixado em local visvel e acessvel aos funcionrios que produzem ou enumeram documentos para envio, para que os nmeros sejam eliminados quando tiverem sido atribudos.
Ao enviar uma nota com a referncia 765/SDEJT/RAP/032/2011, o nmero

765 ser eliminado do numerador geral, para indicar que este j foi usado numa
correspondncia.
Guia de remessa
A guia de remessa funciona como um livro de protocolo externo. Geralmente
utilizada para envio de material quando o seu destinatrio se encontra muito
distante da instituio remetente.
GOVERNO DO DISTRITO DE NAMARROI
GUIA DE REMESSA No. _______________ / SDEJT / 2012

No. do DOCUMENTO
DESTINATRIO
Escreve-se aqui o nome

da instituio que envia o
documento
Escreve-se aqui a referncia

do documento e o assunto
Entregue por: ____________________

Data: ____/____/____
EXPEDIDOR
Recebido por: _________________

Data: ____/____/____
A boa gesto dos principais instrumentos de documentao da circulao de

correspondncias nas instituies pblicas aumentar a eficincia da prestao
de servios, respondendo ao compromisso do Governo Moambicano com o cidado e seu direito a servios de qualidade.
Fase 3: 20 minutos
O registo apropriado dos documentos
7. Terminado o tempo concedido para a preparao do trabalho, o facilitador

convida os grupos: A diante de B, e C diante de D, para enviarem e receberem
os documentos produzidos.
Fase 1: 5 minutos
1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos (A, B, C e D) e em seguida
distribui aos participantes as cpias do exerccio e das pginas dos livros de
registo e do carimbo.

DA-S3-exercicio.doc
DA-S3-entrada.pdf
DA-S3-saida.pdf
DA-S3-carimbo.pdf
8. Aps as trocas de documentos, o facilitador escolhe um representante de um

dos grupos para resumir procedimentos de envio e recepo utilizados.
9. Aps a apresentao, o facilitador auxilia a discusso das prticas utilizadas
para que se possam uniformizar os procedimentos.
Fase 4: 5 minutos
10. O facilitador ajuda os grupos a clarificarem todas as questes, antes de
agradecer a todos e encerrar a sesso, distribuindo a resposta dos exerccios.
DA-S3-resposta.doc
2. O facilitador solicita que um voluntrio leia o exerccio em voz alta, e ajuda a

esclarecer as dvidas que possam surgir.
3. O facilitador explica que o grupo A trabalha com o grupo C, e o grupo B
trabalha com o grupo D.
Fase 2: 40 minutos
4. O facilitador ir utilizar nesta sesso os resultados dos trabalhos de grupo da
sesso 2 (veja as orientaes para o facilitador, na sesso 2).

Grupos A e C: recebero a Informao-Proposta e enviaro a Nota produzida

na sesso anterior.
Grupos B e D: recebero a Nota e enviaro a Informao-proposta produzida
na sesso anterior.
5. Todos os grupos devem interagir na elaborao do trabalho, utilizando os
instrumentos apresentados na sesso 3. Os carimbos podero ser criados
(desenhados) pelos grupos nos documentos recebidos.
6. Cada grupo dever indicar um secretrio para realizar os procedimentos de
envio e recepo.
3.5 Encerramento
Este trabalho deve ser feito em 40 minutos.
No final, o facilitador pedir aos participantes para compartilharem com os colegas o que aprenderam de mais importante nesta sesso.
1. Cada grupo trabalhar com os documentos produzidos no exerccio da sesso 2.

2. Os grupos devem utilizar os instrumentos para envio e recepo de correspondncia explicados na sesso 3.
3. Para o exerccio, os grupos utilizaro cpias dos livros de registo e do carimbo, distribudas pelo facilitador.
O facilitador poder ainda convidar dois ou trs voluntrios para expressarem os

seus sentimentos em relao s experincias da sesso ou sobre a utilidade da
sesso para a vida.
O facilitador procede ento ao encerramento da sesso, usando a seguinte
explicao:
Grupos A e C: recebem a Informao-Proposta e enviam a Nota produzida

na sesso anterior.
Grupos B e D: recebem a Nota e enviam a Informao-proposta produzida
na sesso anterior.
Ateno: no preencher os campos que exigem cdigos ou classificao!
4. O grupo A interage com o grupo B, e o grupo C interage com o grupo D para
elaborar os procedimentos de troca de documentos solicitados.
5. Os grupos devem indicar um secretrio para realizar os procedimentos de
envio e recepo diante do outro grupo.
6. No final, o facilitador escolher um grupo para explicar todos os procedimentos em plenrio.
7. Os outros grupos devem estar preparados para complementar as explicaes com as lies aprendidas durante o exerccio.
Na sesso 3 interagimos com os instrumentos

de gesto de documentos e praticamos a sua
utilizao. Podemos desde j iniciar a utilizao mais eficaz destes instrumentos nos nossos
locais de trabalho para uma gesto que resulta
em uma prestao de servios de qualidade.
Para avanar com a nossa formao, a prxima sesso abordar o plano de classificao
de documentos, que o instrumento ordenador de base para o arquivo de documentos.
Est preparado? Vamos sesso 4!
Documento de Referncia
Decreto 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.
Sesso 4
Passos
Objectivos
Mtodos
5 min
Resumo do
contedo j visto e
apresentao dos
objectivos da sesso
Relacionar os temas
sobre a gesto de documentos com o uso do
cdigo de classificao
para o arquivo
Introduo da matria
pelo facilitador;
distribuio das cpias
da sntese da sesso
DA-S4-sintese.doc
20 min
Apresentao
do Plano de
Classificao de
Documentos
Identificar os cdigos
do plano de classificao de documentos,
sua estrutura e razo de
aplicao
Exposio dos contedos atravs de slides;

discusso em plenrio
DA-S4-plano_classifica.ppt
55 min
Exerccio: utilizao
de cdigos na
referncia de
documentos
Praticar procedimentos
para incluir o cdigo de
classificao na referncia dos documentos
Trabalho em quatro
grupos para praticar a
classificao
DA-S4-exercicio.doc
35 min
Apresentao das
concluses dos
trabalhos realizados
pelos grupos e
comparao com as
respostas
Identificar e concordar
sobre os procedimentos
apropriados na utilizao dos cdigos de
classificao, de acordo
com a legislao
Apresentao de resultados pelos grupos

sorteados; discusso
em plenrio e comparao com a resposta
DA-S4-resposta.doc
5 min
Reflexo e
encerramento
Relacionar a aprendizagem com a experincia

prvia dos participantes
e avaliar a sesso
Os participantes
expem suas ideias e
sentimentos, avaliando a abordagem e os
contedos da sesso
ndice da sesso
64
4.1 Abertura: Plano de Classificao de Documentos
66
4.2 Sntese: Plano de Classificao de Documentos
69
4.3 Passos do exerccio para o facilitador: Utilizao de cdigos na referncia de documentos
77
4.4 Material de apoio para o participante: Utilizao de cdigos na

referncia de documentos
79
80

Objectivo: participantes sero capazes de utilizar o plano de classificao
de documentos e a estrutura dos seus cdigos na gesto de documentos e
arquivos.
Tempo necessrio: 2 horas
Material necessrio:
Cpias do texto da sntese Plano de Classificao de Documentos.
DA-S4-sintese.doc
Papel gigante e marcadores de feltro para os trabalhos dos grupos.
Cpias do plano de classificao de documentos relacionados s actividades-meio. DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf
4.1 Abertura

O facilitador inicia a sesso 4 dando a conhecer que os principais tpicos so o
plano de classificao de documentos e arquivo, a sua estrutura e os cdigos
que o compem, abordados de uma forma prtica atravs da elaborao de
documentos. O facilitador poder usar as seguintes palavras:
Na sesso anterior pusemos em prtica os instrumentos de gesto de correspondncias, olhando

para os momentos de produo, envio, recepo
e divulgao. A utilizao do plano de classificao de documentos possibilita o armazenamento e a busca rpida dos documentos nos
arquivos, organizando a memria da instituio,
tanto do ponto de vista legal como histrico.
um assunto que todos os funcionrios da Administrao Pblica devem conhecer bem! Faam
bom proveito e bem-vindos sesso 4!
O facilitador distribui as cpias da sntese da sesso Plano de classificao de

documentos. DA-S4-sintese.doc Em seguida, apresenta os contedos dos
slides da sesso 4. DA-S4-plano_classifica.ppt
4.2 Sntese da apresentao
O plano de classificao de documentos

Introduo
Nas sesses estudadas at agora, pudemos observar que na referncia dos documentos dever constar, para alm do nmero do documento conforme o numerador geral, tambm a classificao do arquivo.
Classificador de arquivo
O Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, aprovou as normas e procedimentos

de gesto de documentos que visam, dentre outros objectivos (alnea a do artigo 4), harmonizar as diversas fases de gesto de documentos na Administrao
Pblica atendendo s especificidades de cada instituio.
Harmonizar = fazer com que as partes entrem em harmonia e que trabalhem bem em conjunto para um determinado fim.
O mesmo decreto aprovou tambm um Plano de Classificao de Documentos para Actividades-Meio, que funciona como o Classificador de Arquivo
referido no nmero 1, do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro.
Actividades-Meio = actividades comuns a todas as instituies da Administrao Pblica.
O Plano de Classificao de Documentos para Actividades-Meio inclui cdigos

para a classificao de documentos por assuntos. Por isso importante fazer a
leitura do documento no acto do envio e da recepo, e redigir correspondncias e outros documentos de maneira clara para facilitar a identificao do seu
assunto principal.
Os assuntos, no Sistema Nacional de Arquivos do Estado - SNAE, esto divididos
em dez classes. As classes divididem-se em subclasses, as subclasses em grupos
e estes em subgrupos.
Classe
Subclasse
Classe 000 Administrao

Geral
Documentao e Informao
Remuneraes
Impostos
Organizao e Funcionamento
Classe YYY
subclasse
Recrutados e
Seleccionados
Deveres,
Direitos e
Regalias
Recursos Humanos
subclasse
Subgrupo
Oramento
Classe XXX
10 classes
Grupo
Formao
Aperfeioamento
Profissionalizao
Patrimnio
Servio Postal
grupo
subgrupo
grupo
subgrupo
grupo
subgrupo
grupo
Comunicaes
Subsdios
Dispensas
Instalao
Servio
Telefnico
Contas
telefnicas
Servio de
Rdio
Pagamentos
subgrupo
Os cdigos das dez classes do sistema so:

Os cdigos e os assuntos apresentam-se em quatro nveis. Cada nvel contm
o seu prprio cdigo. O primeiro dgito representa a classe, o segundo dgito
representa a subclasse, o terceiro dgito representa o grupo e o(s) ltimo(s)
digito(s), separado(s) dos trs primeiros por ponto, representa(m) o subgrupo.
Muito simples! Um exemplo? 025.39
As CLASSES representam 10 grandes reas em que se podem dividir os assuntos tratados na Administrao Pblica. Somente 2 das classes so relacionadas
s Actividades-Meio: comuns a todos no sector pblico. As outras 8 classes
destinam-se classificao das Actividades-Fim de cada sector ou instituio,
e devem ser propostas pelos rgos sectoriais, de acordo com as orientaes
tcnicas emanadas pelo Ministrio da Funo Pblica.
000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900
Dos cdigos acima mencionados, o 000 e 900 referem-se a classes que integram
assuntos de Actividades-Meio dos sectores da Administrao Pblica, e as classes de 100 a 800 referem-se a Actividades-Fim.
As duas classes das Actividades-Meio so:
000 - Administrao Geral, que integra por exemplo os assuntos referentes organizao e funcionamento das instituies pblicas;
900 - Diversos, que integra assuntos que no so de organizao e funcionamento nem especficos de um determinado sector.
As SUBCLASSES constituem a diviso dessas 10 classes; dividem-se em grupos

e estes em subgrupos. Vejamos num esquema como se estabelece esta diviso:
ATENO! Para garantir uma educao de qualidade para todos os moambicanos, o sector da Educao dever gerir, por exemplo, os recursos
humanos, o seu patrimnio e o seu oramento (Actividades-Meio, comuns a todos os sectores) de uma forma eficiente. As Actividades-Fim
so especficas do sector e podem ser: supervises pedaggicas, matrculas, levantamentos estatsticos, exames, conselho de notas, dentre outras.
O sector da Educao dever elaborar o seu plano de classificao de documentos de Actividades-Fim para as classes entre 100 e 800 (alnea c do
artigo 10 do Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto).
As subclasses comuns a todos os sectores

A classe 000 - Administrao Geral contm as seguintes subclasses, comuns a
todos os sectores:
semelhana da classe 000 Administrao Geral, as subclasses vagas da classe

900 Diversos so 950, 960, 970 e 980, concebidas pelas razes j expostas.
Grupos e subgrupos
As subclasses tm grupos que por sua vez tm subgrupos. Por exemplo, se quisermos arquivar um documento relativo s remuneraes dos funcionrios, utilizaremos a classificao 025.12, que ser composta de:
0 Administrao Geral (classe)
02 Recursos Humanos (subclasse)
025 Deveres, Direitos e Regalias (grupo)
025.12 Remuneraes (subgrupo)
010 para os assuntos referentes Organizao e Funcionamento,

020 para os assuntos referentes aos Recursos Humanos,
Utilizao de cdigos na referncia dos documentos
030 para os assuntos ligados ao Oramento,

050 para os assuntos sobre a Documentao e Informao,
O manual de procedimentos do SNAE recomenda no nmero 4 do captulo I que

todo funcionrio seja capaz de identificar as actividades executadas pelo sector
ou instituio onde trabalha no Plano de Classificao de Documentos e na Tabela
de Temporalidade.
060 para os os assuntos referentes a Comunicaes,
Observe o nmero de referncia na ilustrao da correspondncia.
040 para os assuntos do Patrimnio do Estado,
090 para outros assuntos referentes Administrao Geral, que no

se enquadram nas subclasses existentes.
Observe que os cdigos de subclasse 070 e 080 no existem. So subclasses
vagas, intencionalmente assim concebidas pelo SNAE, para enquadrar assuntos
que possam surgir no futuro no mbito da Administrao Geral.
A classe 900 - Diversos contm as seguintes subclasses:
910 Solenidades, comemoraes e homenagens,
Numerador
Geral
Sigla do rgo
emissor
Repartio ou
departamento
Classificador de
documentos
Ano
543 / DPEC-M / DP / ????? / 2011

Na referncia do documento insere-se o cdigo da classificao do documento,
que indica a pasta de arquivo onde o mesmo ser guardado. Este cdigo identificado atravs do assunto de que trata o documento.
920 Congressos, conferncias, seminrios, simpsios, encontros, convenes, ciclos de palestras, mesas redondas,
930 Feiras, sales, exposies, mostras, concursos, festas,
940 Visitas e visitantes,
990 Assuntos transitrios.
Inserir o cdigo do plano de classificao

correspondente ao assunto tratado no
documento
O cdigo deve ser 025.39, por ser relativo

a licenas sem vencimento.

Descrever o mais precisamente possvel o assunto
tratado
Com a classe ou subclasse do assunto tratado no documento, facilmente encontra-se o cdigo de arquivo correspondente. No exemplo apresentado, a classe 000.
Os cdigos do tipo OOX, como o 002, indicam a classificao em grupos que no
possuem subclasses. Estas classificaes especiais podem ser consultadas na pgina
13 do Plano de Classificao de Actividades-Meio, na Biblioteca do CD deste mdulo POEMA: DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf.
ATENO! Preste muita ateno! Os cdigos do classificador devem ser

utilizados em funo do assunto tratado no documento, em qualquer
que seja a repartio ou departamento que produz o documento. Por
exemplo, no se deve atribuir o cdigo 020 a todos os documentos
produzidos pelo sector de Recursos Humanos, pois este sector produz
documentos sobre diversos assuntos!
ATENO! Deve-se escrever o cdigo completo, respeitando toda a sua

hierarquia. Por exemplo, para o assunto Licena sem vencimento, no
correcto codificar na referncia somente 020 - por ser uma matria de
Recursos Humanos, ou somente 025 - porque faz parte de Direitos, Deveres e Regalias, nem 025.3 por se tratar de uma Licena. O cdigo correcto e completo para o assunto Licena sem vencimento 025.39
que enquadra Outras licenas (pgina 18 do Plano de Classificao de
Actividades-Meio).
Utilizao da folha de referncia
Como aprendemos na sesso 2 deste mdulo, a correspondncia deve tratar de

apenas um assunto. Quando isso no acontece, necessrio preencher uma
folha de referncia para arquivar o segundo assunto na pasta apropriada. Quem
consultar a pasta, e encontrar a folha de referncia, poder ir pasta do assunto
principal e ler o documento original. Veja um exemplo de folha de referncia na
Biblioteca do CD deste mdulo POEMA. DA-S4-folha-referencia.pdf
Utilizao de cdigos na referncia dos

documentos
A folha de referncia um documento que nos refere (envia-nos) de uma

pasta de arquivo para outra, onde encontraremos o documento original.
Resumo das rotinas de classificao

O nmero 3.2 do anexo I do Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto resume a rotina
das operaes de classificao:
Fase 1: 5 minutos
1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos, (A, B, C e D) e em seguida
distribui as cpias dos exerccios. DA-S4-exercicio.doc
2. Em seguida, pede que um participante leia o exerccio, e esclarece qualquer
dvida que tenha surgido.
3. Cada um dos quatro grupos deve elaborar um dos documentos indicados e
atribuir os cdigos de acordo com o Plano de Classificao de Documentos
de Actividades-Meio, que pode ser consultado na biblioteca do mdulo.
4. O facilitador ter 4 cpias (em papel) das classificaes do Plano para auxiliar os grupos.
Receber o documento para classificao
Fase 2: 50 minutos
Ler o documento, identificar o assunto principal e o(s)
secundrio(s), de acordo com o seu contedo
Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos
de arquivo, utilizando o ndice se necessrio
Anotar o cdigo na primeira folha do documento; carimbar e identificar
todas as folhas
Preencher as folhas de referncia para assuntos secundrios
O(s) anexo(s) ao documento(s) dever(o ) receber a anotao
do(s) cdigo(s) correspondente(s)!
5. Os grupos devem realizar o seguinte trabalho:

Grupo A:
Propor o plano de frias para deciso do director do SDEJT e definir a sua
classificao de arquivo.
Grupo B:
Propor a abertura de um concurso de ingresso de professores e definir a
sua classificao de arquivo.
Grupo C:
Enviar s escolas as fichas de avaliao de desempenho de funcionrios
e definir a sua classificao de arquivo.
Grupo D:
Enviar a uma escola o programa de comemoraes do dia do professor e
definir a sua classificao de arquivo.
6. Os grupos elaboraro a tarefa no papel gigante, para uma melhor visualizao dos demais grupos.
Fase 3: 30 minutos
4.4 Material de apoio ao participante
7. No fim do tempo concedido para a tarefa, o facilitador convidar cada um

dos grupo a apresentar o seu trabalho.
8. Cada representante de grupo tem 5 minutos para a apresentao.
Utilizao de cdigos na referncia dos

documentos
9. O facilitador ajuda o grupo a recordar os procedimentos de envio e recepo de documentos aprendidos na sesso 3.
Este exerccio deve ser feito em 50 minutos
Fase 4: 5 minutos
10. O facilitador esclarece qualquer dvida que ainda exista em relao classificao e agradece o empenho dos participantes na realizao das tarefas.
Orientaes para os Grupos

1. Cada grupo elabora o documento apropriado, indicando os cdigos de referncia, de acordo com o plano de classificao de documentos (consultar o
Plano de Classificao de Documentos de Actividades-Meio). Se o documento
contiver anexos, basta indicar anexo numa folha separada.
Grupo A:
Propor o plano de frias para deciso do director do SDEJT e definir a sua
classificao de arquivo.
Grupo B:
Propor a abertura de um concurso de ingresso de professores e definir a
sua classificao de arquivo.
Grupo C:
Enviar s escolas as fichas de avaliao de desempenho de funcionrios
e definir a sua classificao de arquivo.
Grupo D:
Enviar a uma escola o programa de comemoraes do dia do professor e
definir a sua classificao de arquivo.
2. Cada grupo deve escolher um representante para apresentar em plenrio o
documento produzido e explicar como chegou ao nmero da classificao.
3. Cada apresentao ter a durao de 5 minutos.
4.5 Encerramento
Reflexo e concluso
O facilitador pede aos participantes para partilharem o que consideram que foi
o mais importante ao longo dos trabalhos na sesso quatro.
Sesso 5
O arquivo de documentos na
Administrao Pblica
O facilitador convida dois ou trs voluntrios para avaliarem a relevncia da

sesso para suas vidas profissionais, e pode perguntar O que aprenderam em
relao ao processo de gesto de documentos na sua instituio?
ndice da sesso
Para encerrar a sesso, o facilitador pode usar a seguinte explicao:
81
5.1 Abertura: O arquivo de documentos na Administrao Pblica
83
5.2 Sntese: O arquivo de documentos na Administrao Pblica
86
5.3 Passos do exerccio para o facilitador: A utilizao da tabela de

temporalidade
94
5.4 Material de apoio para o participante: A utilizao da tabela de

temporalidade
95
96
Na sesso 4 que agora se encerra, abordamos

a classificao de documentos para o arquivo.
Conhecemos a estrutura e os cdigos do Plano de
Classificao das Actividades-Meio e praticamos a
sua aplicao em documentos. Assumiremos agora
o compromisso de utilizar este procedimento para
optimizar a vida administrativa da instituio, para
podermos alcanar os objectivos de desenvolvimento definidos pelo Governo.
Para completar este assunto que to importante
para a vida da instituio, e para a melhoria do
processo POEMA, a prxima sesso ir tratar da
tabela de temporalidade. Sim, importante saber
por quanto tempo devemos guardar cada tipo de
documento que elaboramos, enviamos ou recebemos. Vamos sesso 5
Plano de Classificao de Documentos de Actividades-Meio
DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf
Folha de referncia para a procura do documento original
DA-S4-folha-referencia.pdf

Objectivo: participantes sero capazes de arquivar correctamente os documentos e fazer uso da tabela de temporalidade no processo de arquivo.
Tempo necessrio: 2 horas
Material necessrio:
Cpias do texto da sntese O arquivo de documentos na Administrao
Pblica. DA-S5-sintese.doc
Cpias da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as
Actividades-Meio da Administrao Pblica.
DA-S5-Tabela de Temporalidade das Actividades-Meio.pdf
5.1 Abertura
Passos
Objectivos
Mtodos
10 min
Resumo das sesses

1 a 4 e apresentao
dos objectivos da
sesso 5
Relacionar os temas
abordados nas quatro
sesses anteriores com
o tema da presente
sesso, que completa os
temas principais
Introduo da matria
pelo facilitador; distribuio das cpias da
sntese da sesso
DA-S5-sintese.doc
40 min
O arquivo de
documentos na
Administrao
Pblica
Identificar os cdigos do
plano de classificao
de documentos para
proceder ao arquivo, e
estabelecer a ligao
entre os documentos
arquivados e a tabela de
temporalidade

discusso em plenrio
DA-S5-arquivo.ppt
30 min
Exerccio: praticar
o arquivo de
documentos
utilizando a tabela
de temporalidade
Simular o arquivo
aplicando os procedimentos da tabela
de temporalidade de
documentos
Trabalhos em 4
grupos; distribuio
de cpias da tabela de
temporalidade
DA-S5-Tabela de
Temporalidade das
Actividades-Meio.pdf;
DA-S5-exercicio.doc
30 min
10 min
Apresentao dos
pelos grupos e
comparao com as
respostas
Uniformizar a prtica
dos procedimentos para
arquivo de documentos
e para o uso da tabela
de temporalidade
Apresentao em
papel ou outro meio,
por um porta-voz previamente indicado em
cada um dos grupos;
debate em plenrio
DA-S5-resposta.doc
Reflexo e
encerramento
Relacionar a aprendizagem com a experincia

prvia dos participantes
e avaliar a sesso
Os participantes
expem suas ideias e
contedos da sesso
O arquivo de documentos na Administrao

Pblica
O facilitador inicia os trabalhos ressaltando que a sesso ir se concentrar nos
passos do processo de arquivo de documentos, e no uso da tabela de temporalidade. Para isso, o facilitador pode usar a seguinte explicao.
J estamos na sesso 5 deste mdulo! O tempo passa
muito rpido quando lidamos com um tema interessante. Lembram-se do que vimos at agora? J estudamos os tipos mais comuns de documentos usados
nas instituies da Administrao Pblica tais como:
as correspondncias, e os livros de registo para a sua
gesto eficaz. Praticamos tambm a classificao
de documentos, que uma espcie de endereo do
documento no seu caminho para o arquivo. Agora,
todos os documentos nos SDEJT podero cumprir
com os requisitos legalmente exigidos, e ostentaro
na referncia o cdigo do classificador.
Terminada a sua funo de apoio s actividades da
instituio, o documento dever ser arquivado (ser
guardado numa pasta do arquivo). Quais so os
procedimentos e regras para o uso do arquivo? Este
o tema desta sesso 5. Um arquivo bem gerido um
indicador da qualidade da prestao de servio de
uma instituio. Avancemos!
Em seguida, o facilitador distribui as
cpias da sntese do contedo da
sesso O arquivo de documentos
na Administrao Pblica (DA-S5-sintese.doc) e procede apresentao dos slides da sesso 5. DA-S5-arquivo.ppt
O arquivo de documentos na Administrao

Pblica
Introduo
As cpias dos documentos elaborados, enviados, recebidos, tramitados e dos
que j cumpriram a sua finalidade devem ser arquivadas devido ao seu valor
informativo, tanto para constituir prova futura dos actos administrativos como
para a constituio da memria institucional.
A gesto de arquivos regulada pelo artigo 90 e seguintes do Decreto n
30/2011, de 15 de Outubro, complementado pelo Decreto n 36/2007, de 27 de
Agosto, que aprovou, como anexo, o plano classificador de documentos. Os dois
documentos podem ser consultados na Biblioteca do mdulo, no CD POEMA.
De acordo com a frequncia de consulta dos documentos, o arquivo pode dividir-se em:
arquivo corrente, constitudo pelo conjunto de documentos que circulam na instituio, e que so de consulta mais frequente;
arquivo intermedirio, constitudo pelo conjunto de documentos com
pequena frequncia de consulta ou que aguardam destino final em
depsito de armazenagem temporria. Estes documentos no se encontram a circular na instituio, e no so consultados regularmente, mas
podem ser solicitados a qualquer momento.
Como arquivar um documento
O nmero 4, do anexo II do Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, estabelece
que uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado, ou
no arquivo corrente ou ento no intermedirio, de acordo com a Tabela de
Temporalidade.
Um arquivo no um lugar onde se depositam documentos, mas um sistema

de gesto no qual as informaes podem ser guardadas, mantidas, e recuperadas
quando necessrio, de forma eficiente, rpida e simples. Todos os arquivos precisam de um guia classificador para que a pessoa que estiver a guardar ou a consultar um documento possa faz-lo com base nesssa classificao. Compete ao
director do Servio Distrital - em colaborao com os seus tcnicos - determinar
o funcionamento do arquivo da instituio, em conformidade com a legislao
vigente.
Para proceder ao arquivo de um documento, devem-se seguir trs passos principais.
Observando as duas fotografias, podemos ver claramente a diferena entre um

arquivo organizado e outro no qual a recuperao da informao poder ser
muito mais difcil.
A INSPECO, para verificar se o documento vai realmente para o arquivo,

se possui anexos e se ser mantida ou no a classificao atribuda na fase de
tramitao.
Um documento no deve permanecer na guarda de um s indivduo

alm do tempo necessrio para a sua utilidade. O documento deve
obrigatoriamente ser tramitado ou respondido - se o assunto em causa
assim o exigir -, ou arquivado de forma a que todos os tcnicos possam
consult-lo, se necessrio.
No processo de inspeco dos documentos, o funcionrio responsvel pelo arquivo deve ler cautelosamente os despachos para verificar se foram cumpridas
as orientaes emitidas, e decidir se o documento ainda dever ser tramitado.
Verifica-se tambm se os documentos que precisavam de resposta foram de facto respondidos. A resposta dever fazer parte do mesmo processo, a partir da
ordenao.
Fig. 1 Arquivo em desordem

Fig. 2 Arquivo em ordem
A ORDENAO consiste em agrupar os documentos classificados sob um mesmo assunto, para atribuio de um mesmo cdigo. A ordenao faz-se pela ordem cronolgica, de baixo para cima, o que significa que o mais recente estar
por cima dentro da pasta.
possivel manter agrupados todos os documentos sobre um mesmo assunto,

desde que estejam ordenados adequadamente. Aps a ordenao, os documentos classificados sob um mesmo cdigo formaro dossis numa mesma pasta de
arquivo, ou num mesmo volume.
O ARQUIVO consiste na guarda do documento no local devido: uma pasta, prateleira ou caixa, de acordo com a classificao atribuda. Para realizar o arquivo, identifica-se o cdigo da classificao sob o qual o documento dever ser
arquivado. Lembre-se que a referncia deve conter uma classe, uma subclasse,
um grupo e/ou subgrupo - reveja o que aprendemos na sesso 4. A referncia
do documento dever incluir toda a hierarquia dos cdigos para que possa ser
arquivado na pasta ou separador do respectivo cdigo.
Estes trs procedimentos realizam-se para o arquivo corrente e tambm para
o arquivo intermedirio. Quando o documento no mais solicitado para uso,
ele transitar para o arquivo permanente. De acordo com as orientaes das
instituies que superintendem a rea de arquivo, documentos para o arquivo
permanente podero ser acolhidos em stio especfico a ser determinado.
Como preparar as pastas do arquivo
Um documento arquivado na pasta errada ficar perdido, e ser difcil localiz-lo
quando solicitado. Ser que os SDEJT precisam ter tantas pastas e tantos cdigos
quanto o plano de classificao de documentos?
Numa situao ideal, seriam necessrias tantas pastas quantos os cdigos do
plano de classificao de documentos. Mas, na prtica, o SDEJT no elabora documentos para muitos dos assuntos classificados. No entanto novas pastas (ou
divises de pasta) podem ser abertas medida que vo surgindo os assuntos
nos seus documentos.
As pastas devem conter os cdigos de classificao, e ser organizadas por classes, subclasses, grupos ou subgrupos. Uma pasta numa certa classe pode ter espao para divises internas para os demais nveis da hierarquia. Podem tambm
ser necessrias mais pastas para um grupo ou subgrupo. O caso dos processos
individuais dos funcionrios, cuja classificao sempre 020.5, um bom exemplo de um grupo com muitas pastas.
IMPORTANTE lembrar que os subgrupos e grupos esto dentro das subclasses, e estas dentro das classes. A mesma lgica aplica-se s pastas de arquivo,
que devero ostentar na sua lombada (onde se escreve o nome da pasta) um
cdigo de classe ou subclasse. No seu interior os separadores ostentaro os cdigos dos nveis inferiores da hierarquia da classificao.
Fig. 3 Pastas com cdigos
Fig. 4 Pastas com separadores
ROTINAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS

Verificar a existncia de documentos relacionados. Caso existam, devero ser
agrupados em ordem cronolgica.
Ordenar os documentos de acordo com os cdigos. Eliminar cpias dos

documentos que possuem original.
Utilizar meios para fixar os documentos nas pastas de arquivo, ou guard-los
adequadamente nas gavetas e caixas (para evitar t-los soltos).
Arquivar os documentos nos locais devidos, como medida de segurana
contra a destruio, incndio, humidade e identificar de forma visvel as
pastas, gavetas e caixas.
Agrupar e guardar a documentao em srie, tais como publicaes e boletins, em caixas apropriadas. Proceder ao registo do arquivo numa nica folha de referncia em funo do assunto, mantendo rotineira esta operao
sempre que chegar um novo nmero (da srie de documentos).
Retirada e controlo de documentos

O emprstimo de documentos arquivados uma operao realizada pelo responsvel do arquivo, quando for absolutamente necessrio para o cumprimento
das funes da instituio, e inclui a retirada e o controlo de documentos.
Os arquivos no organizados, que dificultam o acesso aos documentos

quando necessrios, incentivaro a prtica de se guardar documentos
soltos nas gavetas!
Veja um exemplo de talo de emprstimo:

TALO DE EMPRSTIMO
Cdigo completo de referncia do documento: _________________________________
O emprstimo acontece quando documentos, processos ou dossis so retirados do arquivo para uso durante a realizao de tarefas, para fornecer uma
certa informao ou mesmo para se juntar um novo documento a um processo
j arquivado o que se chama Juntada.
Imagine qual o maior desafio na retirada de documentos para consulta, uso ou
juntada. Sim, a sua devoluo. Muitas vezes os documentos desaparecem porque quem os solicitou no os devolve e quem os entregou no age para os ter
de volta.
muito importante ter um sistema eficaz de controlo da retirada de documentos dos arquivos! O anexo II do Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, inclui um
modelo de talo de emprstimo de documentos, para facilitar o controlo da retirada e retorno aos arquivos.
Resumo do assunto: _______________________________________________________

Requisitado por: __________________________________________________________
___ (sector/departamento/repartio _______________________________________
___ (nome do funcionrio) ________________________________________________
Data:
______/__________________/_______
Entregue por: Recebido por:

__________________________

__________________________
Nome
Nome, assinatura e carimbo
Nome
Nome, assinatura
A ser devolvido em:
_______/__________________/_______
Devolvido em:
_______/__________________/_______
Recebido por: ___ (nome do funcionrio)______________________________________
Os mdulos POEMA Recursos Humanos e Gesto do Patrimnio tratam do risco de

desaparecimento de documentos dos arquivos por emprstimos sem controlo.
Veja como o talo de emprstimo pode ajudar
No talo devero ser registadas as seguintes informaes sobre os documentos
retirados: o sector que o solicita; o nome completo e a assinatura do funcionrio
que o faz, a data de retirada, a data prevista de devoluo. Dever tambm ser
registada a data da devoluo do documento quando este for devolvido. A verificao dos tales de emprstimo pode ajudar a conhecer melhor quais so os
documentos mais frequentemente solicitados, para se estabelecerem prazos de
devoluo uniformizados.
O talo de emprstimo preenchido em duas vias. A primeira substitui o documento na pasta de onde foi retirado, e eliminada quando o documento
devolvido; a segunda arquivada num ficheiro parte, em ordem cronolgica,
especialmente constitudo para o controlo e cobrana, quando terminado o prazo de devoluo.
Note bem!
O talo de emprstimo ser preenchido no acto de entrega do documento ao solicitante.
A data da devoluo do documento deve ser registada quando o documento chega aos arquivos.
O preenchimento correcto, e no momento em que as operaes ocorrem, oferece um controlo eficaz da movimentao de documentos no
arquivo.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

A tabela de temporalidade de documentos de arquivo responde pergunta:
quanto tempo deve ficar o documento no arquivo corrente, no intermedirio ou
no permanente?
O Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, aprovou como Anexo III a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades-Meio da Administrao
os conjuntos documentais identificados pelos cdigos de classificao;
os prazos que os documentos devem permanecer guardados nos arquivos corrente e intermedirio;
o destino final dos documentos;
observaes, onde podem ser includas explicaes ou instrues

para uma melhor compreenso e aplicao por parte dos funcionrios
responsveis pelo arquivo.
Esta estrutura dever ser adoptada por todos os sectores na elaborao da sua
tabela de temporalidade de documentos de arquivo ligados a Actividades-Fim.

5 anos
10 anos
At 100 anos
5 anos
5 anos
Durante a permanncia do funcionrio no rgo
At a vigncia
Durante a permanncia do funcionrio no rgo
Legislao
Monitoria
Relatrio de actividades
Processos individuais. Cadastro. Biografia.
Assentamentos individuais
Legislao
001.1
001.32
003
020.5
020.1
Eliminao
Eliminao
Eliminao
35 ano
35 ano
5 anos aps a
aprovao das
contas
5 anos aps a
aprovao das
contas
10 anos
10 anos
At a aprovao
das contas
At a aprovao
das contas
Identificao do funcionrio
Licena disciplinar
Faltas
Extractos de contas
Balanos. Balancetes
020.2
025.31
025.5
034.6
035
Eliminao
Guarda
permanente
Guarda
permanente
Guarda
permanente
Guarda
permanente
DESTINO FINAL
Opcionalmente podem ser reproduzidas cpias para

consulta aps recolhimento ao arquivo permanente
O prazo mximo de guarda dos documentos ser de

100 anos. S podero ser transferidos para o arquivo
intermedirio aps a sada do funcionrio do rgo.
Independentemente do suporte de informao.
So passveis de eliminao os relatrios cuja informao se encontra recapitulada em outros
OBSERVAO
A tabela tem a seguinte estrutura:
_________
5 anos
At a vigncia
Administrao Geral
ARQUIVO
INTERMEDIRIO
000
ARQUIVO
CORRENTE
ASSUNTO
CDIGO
PRAZO DE GUARDA
MODELO DA ESTRUTURA DA TABELA DE TEMPORALIDADE - EXEMPLO
Pblica. Assim como deve elaborar a classificao para os documentos relacionados s suas Actividades-Fim, o sector da Educao deve elaborar a sua tabela de
temporalidade. Consulte a Tabela de Temporalidade na Biblioteca.
A utilizao da tabela de temporalidade
Fase 1: 5 minutos
Este exerccio deve ser feito em 25 minutos
1. Os mesmos grupos formados na sesso quatro devero trabalhar com os

documentos produzidos no exerccio daquela sesso.
2. O facilitador distribui as cpias dos exerccios. DA-S5-exercicio.doc
3. Distribui tambm cpias da Tabela de Temporalidade.
4. O facilitador solicita um voluntrio para ler o exerccio em voz alta, para que
depois se esclaream as dvidas que surgirem.
1. Nesta sesso sero mantidos os grupos da sesso quatro.
Fase 2: 25 minutos
5. Os grupos devero indicar a pasta em que o documento deve ser arquivado, indicando o cdigo que dever ter a pasta de arquivo ou o separador, se for o caso.
6. Cada grupo dever indicar, com base na tabela de temporalidade, o tempo
que o documento deve ser guardado em cada uma das categorias do arquivo.
7. Os grupos devem indicar um porta-voz para apresentar o trabalho em
plenrio.
Fase 3: 25 minutos
8. Cada porta-voz tem cerca de 5 minutos para apresentar o trabalho do seu
grupo.
9. Durante a apresentao, cada grupo dever explicar todos os procedimentos
realizados, como forma de reviso da matria abordada na sesso.
10. O facilitador apoia a discusso, e ajuda os participantes a chegarem a um
consenso sobre o tipo de procedimento a ser utilizado.
2. Cada grupo ir trabalhar com os documentos elaborados na sesso quatro.

GRUPO A: Uma informao-proposta, com o assunto Licena disciplinar
dos funcionrios;
GRUPO B: Uma informao-proposta, com o assunto Abertura de concurso de ingresso de professores;
GRUPO C: Uma Nota, com o assunto Avaliao de Desempenho de funcionrios;
GRUPO D: Uma Nota, com o assunto Comemoraes do dia do professor.
3. Os grupos devem indicar a pasta em que o documento dever ser arquivado,
indicando o cdigo que dever ter a pasta de arquivo ou o separador, se for
o caso.
4. Cada grupo dever indicar, com base na tabela de temporalidade, o tempo
que o documento deve ser guardado em cada uma das categorias do arquivo.
5. O grupo deve indicar um porta-voz para apresentar o trabalho em plenrio.
6. Na apresentao do trabalho dever explicar todos os procedimentos realizados, como forma de reviso da matria abordada na sesso.
7. Cada grupo tem 5 minutos para a apresentao.
Fase 4: 5 minutos
11. O facilitador d a oportunidade aos grupos para esclarecerem alguma
questo pendente e em seguida agradece o empenho dos participantes na
realizao das tarefas.
12. Procede em seguida reflexo e encerramento da sesso.
5.5 Encerramento
Reflexo e concluso
O facilitador encerra a sesso pedindo aos participantes para que partilhem os
seus sentimentos em relao s cinco sesses j encerradas. Pode perguntar,
por exemplo: Que tipo de influncia pensa que a experincia obtida nestas
cinco sesses ter na sua vida?
Convida tambm dois ou trs voluntrios para sintetizarem o que aprenderam
na sesso 5.
O facilitador procede ento ao encerramento da sesso. Pode usar para isso as
seguintes palavras:
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as ActividadesMeio da Administrao Pblica.
Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcionamento dos Servios da Administrao Pblica.
Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de
Arquivos do Estado, SNAE.
Na sesso cinco encerramos o ciclo que vai desde

a elaborao de um documento at o seu arquivo.
Durante as sesses, praticamos o uso dos principais
instrumentos de gesto de documentos na Administrao Pblica. Com base nos novos conhecimentos
e nos exerccios executados na ltima sesso, poderemos contribuir para a correcta codificao das pastas
de arquivo no nosso local de trabalho, e apoiar a
aplicao da tabela de temporalidade na gesto dos
documentos de arquivo. Na prxima sesso vamos
falar dos processos individuais que, juntamente com
as correspondncias, constituem grande parte dos
documentos em arquivo. O arquivo dos processos
individuais um trabalho de grande responsabilidade,
uma vez que documentam toda a vida do cidado
enquanto funcionrio do Estado. Vamos sesso 6!
Sesso 6
O caso especfico dos processos

individuais
ndice da sesso
98
6.1 Abertura: O caso especfico dos processos individuais
100
6.2 Sntese: O caso especfico dos processos individuais
103
6.3 Passos do exerccio para o facilitador: Organizao dos processos

individuais
107
6.4 Material de apoio para os participantes: Organizao dos processos

individuais
110
114
Passos
Objectivos
Mtodos
5 min
Resumo da
sesso anterior e
apresentao dos
objectivos da sesso
Relacionar os temas
sobre a gesto dos
documentos e arquivos
e o caso especfico dos
Introduo da matria
pelo facilitador;
distribuio das cpias
da sntese da sessoDA-S6-sintese.doc
30 min
O caso especfico
dos processos
individuais
Explicar as especificidades organizacionais

e legais dos processos
individuais no mbito
do arquivo

discusso em plenrio
DA-S6-processos_indiv.ppt
55 min
Exerccio:
organizando
os processos
individuais
Aplicar as normas e
instrumentos de organizao e gesto dos
Estudo de casos em 4
grupos
Apresentao
e discusso das
concluses dos
pelos grupos
Verificar e uniformizar
padres e procedimentos da organizao de
Reflexo e
encerramento
Relacionar a aprendizagem sobre processos individuais com a

experincia prvia dos
participantes e avaliar a
sesso
45 min

Objectivo da sesso: participantes sero capazes de aplicar as regras da
organizao dos processos individuais na instituio.
Tempo total necessrio: 2 horas e 20 minutos
Material necessrio:
Cpias do texto da sntese O caso especfico dos processos individuais.
DA-S6-sintese.doc
5 min
DA-S6-exercicio.doc
Sorteio de 2 grupos,
comparao dos trabalhos e debate para
esclarecimento
DA-S6-resposta.doc
Os participantes expem as suas ideias e
contedos da sesso
6.1 Abertura

O facilitador inicia a sesso recapitulando o que foi tratado sobre os procedimentos de arquivo de documentos, e explica que na sesso 6 iro tratar da
organizao dos processos individuais, que so documentos muito especiais
porque contm toda a vida profissional dos cidados que trabalham para o
Estado. Pode usar as seguintes palavras:
Nas sesses anteriores, abordamos os principais aspectos da gesto de documentos e de
arquivos na Administrao Pblica. Na sesso
5, concentramo-nos nas formas de arquivo
e na tabela de temporalidade de documentos. Agora podemos codificar documentos e
pastas, usando a tabela de temporalidade no
processo de arquivo.
Na sesso seis vamos abordar a organizao
dos processos individuais, de modo a permitir
a gesto eficiente das carreiras dos funcionrios e dos actos a eles relacionados. Trata-se
de um caso especfico de gesto de documentos pois contm o registo documental da
relao profissional do cidado com o Estado.
Bem-vindos sesso 6!
Em seguida, o facilitador distribui as cpias da sntese da sesso O caso especfico

dos processos individuais. DA-S6-sintese.doc Para dar continuao aos trabalhos,
o facilitador apresenta os slides da sesso 6. DA-S6-processos_indiv.ppt

Introduo
Os processos individuais dos funcionrios e agentes do Estado, tambm abordados no Mdulo POEMA Recursos Humanos como um dos instrumentos do processo de planificao e oramentao do sector, so o registo da vida de cada
uma das pessoas que trabalham nas instituies pblicas. Nesta sesso, iremos
abordar os processos individuais como um conjunto de documentos que deve
ser gerido.
O processo individual do funcionrio ou agente do Estado definido como sendo o cadastro fsico que contm todos os dados e documentos biogrficos e
profissionais a seu respeito.
Os nmeros 1 e 2 do artigo 3, e o nmero 1 do artigo 9 do Estatuto Geral dos Funcionrios e Agentes do Estado (EGFAE) explicam quem so funcionrios, e quem
so agentes do Estado, e como que se estabelece a relao de trabalho entre
aqueles e o Estado. O estabelecimento da relao de trabalho com o Estado faz-se mediante o cumprimento de requisitos estabelecidos no artigo 12 do EGFAE.
Ter nacionalidade moambicana, possuir certido de registo de nascimento ou
Bilhete de Identidade, no ter sido aposentado ou reformado, no ter sido expulso da Administrao Pblica, ter a situao militar regularizada so, entre outros,
os requisitos exigidos para que se estabelea uma relao de trabalho entre o
cidado e o Estado.
Ao longo da relao com o Estado, o funcionrio pode frequentar cursos, requerer frias e dispensas, pode receber diplomas de mrito e obter distines, pode
ser processado disciplinarmente, mudar de nvel acadmico, mudar de carreira.
Todos esses eventos, alm de elementos biogrficos, como o casamento e o nascimento de filhos, comprovam-se com documentos. O volume de documentos
elaborados e a sua frequncia de circulao bastante alta, porque todos os dias
h mudanas na vida dos funcionrios. Siginifica que um volume cada vez maior
de documentos elaborado e deve ser organizado.
O processo individual aberto logo e sempre que se admite um novo agente ou
funcionrio. Os documentos que constituem o processo individual dos funcionrios devem estar sempre disponveis nos arquivos da instituio, sempre que
solicitados para consulta ou prova.
Normas e procedimentos gerais e especficos da organizao e

gesto dos processos individuais
Observando a seco V do artigo 90 a 96 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, percebe-se que o acervo documental dos processos individuais faz parte do
arquivo corrente da instituio, estando quer sob a alada da Secretaria-Geral,
da Repartio de Recursos Humanos ou de qualquer outra rea da instituio.
O processo individual faz parte do arquivo corrente porque so documentos de
consulta frequente.
A actualizao e a segurana dos documentos dos processos individuais no so
s da responsabilidade do funcionrio encarregado pelo arquivo mas tambm
da entidade que superintende a rea em que esto os arquivos. Se os arquivos
estiverem na Secretaria-Geral, o responsvel pela Secretaria partilha responsabilidades com o funcionrio encarregado pela gesto de arquivos.
Na maior parte dos Servios Distritais, a gesto dos arquivos est integrada na
Secretaria, enquanto os processos individuais so organizados e geridos parte,
na Repartio de Recursos Humanos. O seu acesso deve ser restrito exclusivamente aos funcionrios do sector. O exame do processo individual deve ser feito
mediante requisio devidamente autorizada, como forma de oferecer segurana, controlo e preveno eficazes contra extravios.
Os processos individuais devem ser organizados a partir da proposta de nomeao, ou contratao, colocao, ttulo de provimento e certido de auto de posse. Constaro dos processos individuais dois grupos de documentos: o processo
individual propriamente dito e o sub-processo. Tanto os documentos constantes do processo individual como os integrados no sub-processo devem ser numerados em ordem cronolgica.
O processo constitudo pelos seguintes documentos:
Ficha de registo biogrfico (que identifica o processo), que geralmente j
vem impressa na capa do processo individual;
Cpias da certido de nascimento ou Bilhete de Identidade;
Documento comprovativo de preferncia legal para a admisso ao concurso;

Boletim da Repblica que publicou a Lista Definitiva de Classificao,
que comprova a admisso por concurso.
Durante o tempo em que o funcionrio tem relao de trabalho com o Estado,
muitos eventos ocorrem, originando alterao na sua vida ou carreira. Os documentos que comprovam a ocorrncia destes eventos constituiro o subprocesso. No subprocesso esto, por exemplo, os documentos que foram necessrios
para que se realizasse uma acto administrativo, ou ainda aqueles relacionados
s mudanas na vida profissional ou pessoal do funcionrio. Os documentos que
no incio da relao de trabalho com o Estado constituram o processo individual passam ento a fazer parte do subprocesso quando so necessrios para
determinadas mudanas na vida pessoal ou profissional do funcionrio. Vrias
mudanas podem ocorrer como, por exemplo:
Estado civil (que se pode alterar por: casamento, divrcio, viuvez);
Certificados de habilitaes, que vm do grupo anterior para constituir este;
Declarao para liquidao de subsdio de morte e subsdio de funeral;
Certificados de participao em cursos de curta durao;
Contrato visado pelo Tribunal Administrativo, no caso de agentes do Estado;
Termo de incio de funes.
Os documentos dos processos individuais (PI) devem ser numerados por ordem
cronolgica. Na pasta, todos os documentos existentes no processo devem estar
numerados e descritos numa ficha de registo de documentos, que funciona como
um ndice dos documentos constantes do PI.
FICHA DE REGISTO DE DOCUMENTOS
Nome: ______________________________________________________
Nmero de processo individual: _________________________________
No
DOCUMENTO
DATA
OBSERVAO
Mapa da junta de sade;

Certido de registo criminal;
Comprovativo da regularizao da situao militar;
Certido de habilitaes literrias ou profissionais;
Declarao de no ter sido expulso do Aparelho do Estado e de que no
est aposentado ou reformado;
A organizao das pastas dos processos individuais
Durante a elaborao do mdulo Documentos e Arquivos, pudemos observar

que as instituies adaptam as orientaes constantes nos documentos legais
s condies locais, a fim de alcanar os objectivos do arquivo: as informaes
devem ser guardadas, mantidas, e recuperadas quando necessrio, de forma
eficiente, rpida e simples. Tenha este objectivo em conta quando seguir as
orientaes desta sesso.
Organizao dos processos individuais
Todos os processos individuais da instituio deveriam estar registados num livro, o Numerador dos Processos Individuais, para documentar todos os processos
que j entraram ou foram abertos na instituio. O Numerador dos Processos Individuais relaciona o nmero do processo individual com o nome do funcionrio
ou agente (normalmente usa-se o ltimo nome e o NUIT para a identificao do
funcionrio ou agente).
Um ficheiro ou pasta parte
conter fichas de identificao
do processo individual, organizadas por separadores por
ordem alfabtica (pelo ltimo
nome), conforme a ilustrao.
Assim, busca-se no ficheiro pelo
ltimo nome e encontra-se o
nmero do processo. O NUIT ajudar a identificar o processo no
Fig. 1 Ficha de Identificao do Processo Individual
caso de haver duas pessoas com
o mesmo nome. O nmero do processo vai levar localizao no arquivo, nas
pastas de cdigo 020.5. Os processos estaro ordenados por nmero dentro das
pastas 020.5.
A parte externa da capa identifica o processo individual. Algumas capas j vm
impressas, noutras necessrio que se cole a ficha de identificao. Utilize o modelo da ilustrao para identificar as capas dos processos individuais.
Os processos individuais de funcionrios transferidos, falecidos ou expulsos
transitam para o arquivo intermedirio, formando volumes separados (transferidos, falecidos, etc).
Aps a transferncia de um funcionrio, seu processo individual guardado no
arquivo intermedirio da instituio de origem (onde foi aberto o PI). No entanto,
cpias de todos os documentos constantes do processo individual devero ser encaminhadas instituio de destino.
Fase 1: 5 minutos
1. O facilitador divide os participantes em quatro grupos (A, B, C e D). Em
seguida distribui as cpias dos exerccios. DA-S6-exercicio.doc
2. O facilitador solicita um voluntrio para ler o exerccio em voz alta, e ajuda a
esclarecer as dvidas que forem surgindo.
Fase 2: 50 minutos
3. Estudo de Caso 1 (grupos A e C):
A Repartio de Recursos Humanos do seu distrito pretende elaborar uma
base de dados electrnica de funcionrios do sector, para facilitar a gesto
dos actos administrativos e dos recursos humanos. A fonte de dados so os
documentos contidos nos processos individuais.
Iniciada a tarefa, percebeu-se que as pastas dos processos individuais no
estavam completas nem actualizadas .
Tarefa: Na qualidade de gestor do arquivo dos processos individuais,
elabore um documento explicando a situao e propondo ao director do
SDEJT uma aco concreta para remediar o facto e iniciar o banco de dados
electrnico o mais rapidamente possvel. Prepare e codifique a correspondncia para envio, de acordo com as regras.
4. Estudo de Caso 2 (grupos B e D):
Aps a sua formao na gesto de documentos e arquivos, verifica que o
sector que gere os processos individuais no seu local de trabalho est com
dificuldades de organiz-los.
Com os conhecimentos que detm sobre a matria, decide apoiar os seus
colegas, organizando um processo individual como exemplo para que eles
percebam melhor os procedimentos. Escolhe para isso organizar o processo do senhor Armando Manuel.
Os seus documentos indicam que:
Nasceu a 28 de Abril de 1980, na Cidade de Lichinga. Reside no bairro 1 de
Maio, no Distrito de Massinga. filho de Manuel Jos e Rebeca Julio. Tem
2 filhos (Jackeline Rebeca Armando, nascida a 23 de Dezembro de 2006, e
Armando Manuel Jnior, nascido a 15 de Setembro de 2011). Est enquadrado na carreira de Docente de N3, Classe C, Escalo 1, e professor na
Escola Primria Completa 21 de Abril, no Distrito de Massinga.
Encontra ainda no processo os seguintes documentos:
Termo de Incio de Funes datado de 15 de Fevereiro de 2003;
Processo de nomeao provisria, visado pelo Tribunal Administrativo a
28 de Janeiro de 2003;
Despacho de Nomeao definitiva, visado pelo Tribunal Administrativo a
16 de Novembro de 2008;
Processo de progresso na carreira (do escalo 1 para 2 da carreira de
Docente de N4, classe U), visado pelo Tribunal Administrativo a 14 de
Janeiro de 2007;
Tarefas: (1) Preencha os dados biogrficos do senhor Armando Manuel,

usando o modelo apresentado na sntese da sesso. (2) Indique numa folha
separada a ordem em que os documentos acima devem estar arquivados
no Processo Individual (utilizando a numerao dos documentos para substutuir a sua descrio completa).
Fase 3: 40 minutos
5. O facilitador escolhe os dois grupos que apresentaro os seus trabalhos em
plenria (A ou C; B ou D).
6. Cada porta-voz dos grupos escolhidos tem dez minutos para apresentar o
trabalho do seu grupo.
7. Aps a apresentao do Estudo de Caso 1, o grupo que no apresentou
comenta sobre o que fez de diferente, e explica o porqu.
Processo de mudana de carreira (Docente de N4 para Docente de N3),

visado pelo Tribunal Administrativo a 13 de Abril de 2009;
8. Aps a apresentao do Estudo de Caso 2, o grupo que no apresentou

comenta sobre o que fez de diferente, e tambm explica o porqu.
Despacho de promoo automtica, exarado a 30 de Agosto de 2011;
9. O facilitador ajuda a discusso sobre as prticas na organizao e sobre a

gesto de processos individuais.
Diploma de Honra, pelo seu desempenho no ano 2010;

Ficha de Avaliao do Funcionrio referente ao ano 2003, homologada a
23 de Maro de 2004;
23 de Maro de 2005;
Fase 5: 5 minutos
10. O facilitador agradece o empenho dos participantes e inicia o processo de
encerramento da sesso.

23 de Maro de 2006;
Ficha de Classificao referente ao ano 2006, homologada a 23 de Maro de
2007;
23 de Maro de 2008;
05 de Maro de 2009;
08 de Maro de 2010;
10 de Maro de 2011;
12 de Fevereiro de 2012.

Este trabalho deve ser realizado em 50 minutos.
2. Processo de nomeao provisria, visado pelo Tribunal Administrativo a 28

de Janeiro de 2003;
3. Despacho de Nomeao definitiva, visado pelo Tribunal Administrativo a 16
de Novembro de 2008;
a) GRUPOS A e C: estudo de caso 1
4. Processo de progresso na carreira (do escalo 1 para 2 da carreira de Docente de N4, classe U), visado pelo Tribunal Administrativo a 14 de Janeiro
de 2007;
b) GRUPOS B e D: estudo de caso 2

ESTUDO DE CASO 1
A Repartio de Recursos Humanos do seu distrito pretende elaborar uma base
de dados electrnica de funcionrios do sector, para facilitar a gesto dos actos
administrativos e dos recursos humanos. A fonte de dados so os documentos
contidos nos processos individuais.
Iniciada a tarefa, percebeu-se que as pastas dos processos individuais no estavam completas nem actualizadas.
Tarefa: Na qualidade de gestor do arquivo dos processos individuais, elabore
um documento explicando a situao e propondo ao director do SDEJT uma
aco concreta para remediar o facto e iniciar o banco de dados electrnico o
mais rapidamente possvel. Prepare e codifique a correspondncia para envio,
de acordo com as regras.
5. Processo de mudana de carreira (Docente de N4 para Docente de N3),

visado pelo Tribunal Administrativo a 13 de Abril de 2009;
6. Despacho de promoo automtica, exarado a 30 de Agosto de 2011;
7. Diploma de Honra, pelo seu desempenho no ano 2010;
8. Ficha de Avaliao do Funcionrio referente ao ano 2003, homologada a 23
de Maro de 2004;
de Maro de 2005;
de Maro de 2006;
11. Ficha de Classificao referente ao ano 2006, homologada a 23 de Maro de
2007;
ESTUDO DE CASO 2
Aps a sua formao na gesto de documentos e arquivos, verifica que o sector
que gere os processos individuais no seu local de trabalho est com dificuldades
de organiz-los.
Com os conhecimentos que detm sobre a matria, decide apoiar os seus colegas, organizando um processo individual como exemplo para que eles percebam melhor os procedimentos. Escolhe para isso organizar o processo do senhor
Armando Manuel.
Os seus documentos indicam que:
Nasceu a 28 de Abril de 1980, na Cidade de Lichinga. Reside no bairro 1 de Maio,
no Distrito de Massinga. filho de Manuel Jos e Rebeca Julio. Tem 2 filhos
(Jackeline Rebeca Armando, nascida a 23 de Dezembro de 2006, e Armando Manuel Jnior, nascido a 15 de Setembro de 2011). Est enquadrado na carreira de
Docente de N3, Classe C, Escalo 1, e professor na Escola Primria Completa 21
de Abril, no Distrito de Massinga.
Encontra ainda no processo os seguintes documentos:

1. Termo de Incio de Funes datado de 15 de Fevereiro de 2003;

de Maro de 2008;
de Maro de 2009;
de Maro de 2010;
de Maro de 2011;
de Fevereiro de 2012.
Dois grupos apresentaro os trabalhos em plenria (A ou C; B ou D);

O porta-voz dos grupos escolhidos tem dez minutos para apresentar o
trabalho do seu grupo;
As apresentaes podem ser em cartazes ou outro meio que possibilite a
visualizao em plenrio;
Aps cada apresentao, o grupo que no apresentou deve explicar o
que fez de diferente, explicando o porqu.
OBSERVAO
DATA
Apresentao
DOCUMENTO
(2) Indique tambm a ordem em que os seus documentos devem estar arquivados no Processo Individual (utilizando a numerao dos documentos para substituir a sua descrio completa).
No
(1) Registe os documentos do senhor Armando Manuel, usando o modelo apresentado na sntese da sesso e reproduzido na pgina seguinte.
FICHA DE REGISTO DE DOCUMENTOS

Nome:______________________________________________________
Nmero de processo individual: ______________________________
Tarefas:
6.5 Encerramento
Reflexo e concluso
Como reflexo sobre a sesso seis, o facilitador pede aos participantes para
partilharem o que aprenderam ao longo dos trabalhos, destacando os assuntos
por eles considerados mais importantes. Convidar tambm dois ou trs voluntrios para sintetizarem seus sentimentos, perguntando Que relevncia tm os
contedos desta sesso para a sua vida profissional ou pessoal?.
O facilitador procede ento ao encerramento da sesso, usando as seguintes
palavras:
Na sesso seis tratamos do caso especfico dos
processos individuais. Devemos gerir os processos
individuais de uma forma adequada e eficiente
para que possamos apoiar a realizao atempada
e correcta dos actos relacionados s carreiras dos
funcionrios e agentes do Estado. Aprendemos as
normas e procedimentos gerais e especficos da organizao dos processos individuais. Na base destes conhecimentos, podemos apoiar os gestores
de recursos humanos e do arquivo a organizarem
e a gerirem os processos individuais, aumentando
a eficincia do servio pblico. Na prxima sesso,
uma surpresa! Trataremos de apresentar solues
locais na produo de pastas de arquivos. A falta
de recursos no pode ser uma explicao para
arquivos mal organizados! Vamos sesso 7!
Lei n 14/2009, de 17 de Maro, que aprova o Estatuto Geral dos Funcionrios e Agentes do Estado, abreviadamente designado por EGFAE.
DA-S6-Lei_14_2009_EGFAE.pdf
Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de
Funcionamento dos Servios da Administrao Pblica.
Sesso 7
Solues locais para produo de
pastas de arquivo
ndice da sesso
115
7.1 Abertura: Solues locais para produo de pastas de arquivo
117
7.2 Sntese: Solues locais para produo de pastas de arquivo
119
7.3 Passos do exerccio para o facilitador: Produo alternativa de pastas

de arquivo
123
7.4 Material de apoio para o participante: Produo alternativa de

pastas de arquivo
125
126

Objectivo: participantes sero capazes de produzir pastas de arquivo alternativas s pastas convencionais, reciclando material local.
Tempo total necessrio: 2 horas e 30 minutos
Material necessrio:
Cpias do texto da sntese Solues locais para produo de pastas de
arquivo. DA-S7-sintese.doc
Cpias da ficha de avaliao do mdulo. DA-S7-avaliacao.doc
Cpias do formulrio do Compromisso de Aco do Participante (CAP). DAS7-CAP.doc
Caixas de papelo vazias; cola-batom ou de contacto; agrafador; tesoura;
lpis; cartolina branca; papel caqui ou papel gigante; rgua.
7.1 Abertura
Passos
Objectivos
Mtodos
5 min
Ligao da sesso
anterior com os
objectivos da nova
sesso.
Motivar os participantes
para confeccionar pastas
de arquivo com material
disponvel localmente,
como alternativa s
pastas convencionais
Introduo da matria
pelo facilitador; distribuio das cpias da
sntese da sesso
DA-S7-sintese.doc
20 min
Discusso sobre
possveis solues
locais na produo
de pastas de arquivo
Identificar solues
locais alternativas aos
materiais convencionais
para a elaborao de
pastas de arquivo
Demonstrao dos
procedimentos e prtica
pelos participantes
DA-S7-pastas.ppt
Exerccio: produo
alternativa de pastas
de arquivo
Praticar as tcnicas para

utilizao de recursos
locais e produo de
pastas de arquivo de
documentos
Trabalhos em 4 grupos
para a elaborao das
pastas de arquivo
55 min
DA-S7-exercicio.doc
45 min
Exposio das
pastas de arquivo
produzidas pelos
grupos
Reflectir sobre as qualidades de uma pasta

de arquivo produzida
localmente
Exposio dos trabalhos

e eleio da melhor
pasta de arquivo
25 min
Reflexo e
encerramento
Reflectir sobre a aprendizagem nos temas do

mdulo, avaliar o alcance
dos seus objectivos e
elaborar o Compromisso
de Aco do Participante
Preenchimento das
fichas de avaliao
DA-S7-avaliacao.doc
e do formulrio CAP
DA-S7-CAP.doc
Solues locais para produo de pastas de

arquivo
O facilitador inicia a sesso explicando que a sesso 6 encerrou os contedos
tcnicos do mdulo Documentos e Arquivos, e que a presente sesso ser dedicada produo de pastas de arquivo alternativas s pastas convencionais.
Explica tambm que esta uma soluo aplicvel num contexto no qual os
recursos financeiros so limitados para a compra de pastas de arquivo convencionais. Para isso, pode usar as seguintes palavras:
Com a sesso seis, na qual discutimos a organizao dos processos individuais, encerramos a parte
legal e tcnica da aprendizagem sobre a gesto de
documentos e arquivos na Administrao Pblica. Para facilitar a aplicao dos conhecimentos
e habilidades adquiridos, na sesso 7 abordaremos algumas solues que podem ser adoptadas
localmente para a produo de pastas de arquivos
alternativas s pastas convencionais. A ausncia de
pastas convencionais, muitas vezes causada pela
limitao dos recursos materiais e financeiros, deixa
de ser uma razo para a desorganizao do arquivo! Bem-vindos e aproveitem a sesso 7.
O facilitador distribui em seguida as cpias da sntese da sesso Solues locais
para produo de pastas de arquivo DA-S7-sintese.doc e procede apresentao
dos slides da sesso 7. DA-S7-pastas.ppt
Solues locais para produo de pastas de

arquivo
Introduo
A palavra arquivo foi uma das mais repetidas ao
longo das sesses deste mdulo. Falarmos de
pastas de arquivo remete-nos para a imagem
das pastas vulgarmente denominadas como
pastas do tipo mbar. Esta foi a primeira marca de pasta de arquivo que todos conhecemos,
desde a escola primria.
Os servios da Administrao Pblica em Moambique esto cada vez mais prximos do cidado, e o distrito considerado o plo de desenvolvimento do pas.
As escolas, os hospitais, o gabinete de um representante do poder do Estado ou
do poder local j no se encontram apenas nas zonas urbanas, onde seria mais
fcil adquirir uma pasta do tipo mbar para arquivar documentos. Por outro lado,
os recursos financeiros disposio da Administrao so sempre limitados e
nunca suficientes para cobrir todas as necessidades. Estas razes levam-nos a
desenvolver maneiras alternativas de abordar este desafio.
A produo alternativa de pastas de arquivo

Os documentos elaborados ou recebidos devero ser sempre conservados e
protegidos contra o extravio, a humidade, a poeira, o fogo ou outros agentes
que os possam destruir. Mas, por outro lado, tambm sabemos que as pastas
convencionais nem sempre esto disponveis. O que fazer? Podemos usar algumas condies locais como alternativa, que podero ajudar a ultrapassar este desafio e multiplicar os recursos disponveis.
Caixas vazias
Uma das solues utilizar caixas de papelo vazias. As escolas recebem material
didctico que chega em caixas que, depois de esvaziadas, costumam ser destrudas
ou guardadas. Se estas caixas possurem dimenses do papel A4, podem ser usadas
sem transformaes profundas, bastando apenas forr-las com papel, ao gosto de
quem as vai utilizar.
Organizam-se os documentos em dossis ou volumes por assunto, coloca-se

uma cinta para at-los e escreve-se o cdigo do plano de classificao para identific-los. Os diversos volumes so arrumados em caixas identificadas. Nas caixas
poder estar escrito o cdigo da classe ou subclasse, e nas cintas que atam os
documentos escreve-se o cdigo do grupo ou subgrupo. As cintas funcionaro
como separadores, como vimos na sesso quatro.
2 PASSO: desenhar a imagem abaixo observando as dimenses apresentadas.
1. Produo de pastas de arquivo com caixas simples
3 PASSO: cortar nas linhas picotadas.

2. Produo de pastas de arquivo redimensionando caixas
Se as caixas possurem dimenses maiores, podem ser ajustadas s dimenses
dos documentos que se pretende arquivar, e depois forradas. Podemos ser mais
criativos para obtermos pastas para arquivo mais bonitas.
Relatrios de actividades,
por exemplo
4 PASSO: dobrar as zonas de trao

contnuo, colar a zona de ligao
para obter a imagem apresentada
abaixo.
Material necessrio
Caixas vazias;
Cola-batom ou de contacto, um agrafador, tesoura, lpis, cartolina
branca;
Papel de embrulho;
Uma rgua.
Passos para a produo
Certifique-se de que juntou todo o material necessrio dependendo de suas

necessidades.
1 PASSO: abrir a caixa ao comprido.
5 PASSO: use cola de contacto ou cola-batom para forrar a parte externa da caixa
com papel caqui (de embrulho), branco (papel gigante) ou outro disponvel de
uma cor neutra. Com qualquer cor de caneta de feltro ou outra poder escrever
a classificao da pasta, visvel mesmo a certa distncia. Na falta de cola, use o
agrafador ou prepare uma cola de farinha, utilizando a receita abaixo.
Receita de cola caseira feita com gua, farinha de trigo e vinagre
Ingredientes: - 1/2 litro de gua

- 3 colheres (sopa) de farinha de trigo

- 1 colher (sopa) de vinagre
Modo de Preparao:
Misture tudo e leve ao fogo at ferver. Aps levantar fervura, desligue o
fogo e deixe esfriar. A cola j pode ser usada.
6 PASSO: se o papel do forro no permite escrever a sua identificao, corte um

pedao de cartolina ou papel branco, com aproximadamente 6 centmetros de
largura e 12 de altura. Escreva nele o cdigo do plano de classificao que a pasta
ostentar.
7 PASSO: cole o carto escrito com o cdigo na parte frontal da pasta. Pode colocar
a pasta numa caixa, ou guard-la numa estante ou prateleira.
Exerccio de simulao
Agora os seus documentos j podem ser bem classificados e organizados.

Parabns!
Fase 1: 5 minutos
Produo alternativa de pastas de arquivo
1. O facilitador divide os participantes em quatro grupos. Em seguida distribui

a cpia do exerccio. DA-S7-exercicio.doc
2. O facilitador solicita um voluntrio para ler o exerccio em voz alta, para esclarecer qualquer dvida que exista.
Fase 2: 50 minutos
3. O facilitador explica que se trata de um exerccio de simulao. Os membros dos
grupos sero os membros da direco e os professores de uma certa escola. O nome
do grupo dever ser o de uma escola, escolha do grupo. Na simulao, estse no ms de Janeiro, e a escola acabou de receber do SDEJT o material escolar
para distribuir pelos alunos. Aps a distribuio do material, a direco da escola
decide aproveitar as caixas vazias para produzir pastas de arquivos para documentos.
4. As tarefas para os grupos so:
Produzir pastas de arquivo com material disponvel no local, como uma
alternativa s pastas de arquivo convencionais.
Atribuir um cdigo do Plano de Classificao para as pastas.
Expor a pasta de arquivo produzida para que o plenrio possa apreciar.
Os participantes, em plenrio, devem escolher a melhor pasta e aplaudir
o grupo vencedor.
5. O facilitador escreve num papel gigante / cartaz os critrios que devem ser
usados para a indicao da melhor pasta e apresenta aos participantes:
O grupo terminou a elaborao da pasta no tempo previsto (at 10
pontos)
O acabamento das pastas resistente e cuidadoso (at 30 pontos)
As dimenses so adequadas s medidas dos documentos que sero
arquivados (at 30 pontos)
A criatividade utilizada (at 20 pontos)
Visibilidade do cdigo de classificao (at 10 pontos)
Produo alternativa de pastas de arquivo
6. O tempo conta a partir do momento em que todos os grupos comearem a

realizar a tarefa.
Fase 3: 40 minutos
7. No fim do tempo concedido para a tarefa, os grupos expem o resultado
do seu trabalho numa mesa previamente preparada para o efeito, em
frente de todos os participantes.
Este trabalho deve ser realizado em 50 minutos.

1. Este um exerccio de simulao. Os membros dos grupos sero os membros
da direco e os professores de uma escola. Escolha o nome de uma escola
como nome do grupo.
8. Em seguida, o facilitador pergunta Quantos pontos os participantes

atribuem pasta da Escola XXX no critrio 1? E no critrio 2?, etc. Faz-se o
registo da pontuao atribuda.
2. Estamos no ms de Janeiro, e a escola acabou de receber do SDEJT o material escolar para distribuir aos alunos. Aps a distribuio do material, a equipa de direco da escola decidiu aproveitar as caixas vazias para produzir
pastas de arquivos.
9. Pode usar uma matriz como esta para anotar a pontuao:
3. Estas so as suas tarefas:
Critrios
Escola XXX
Escola YYY
Escola ZZZ
Escola PPP
1. Terminada no tempo previsto

2. Acabamento resistente e
cuidadoso
3. Dimenses adequadas
4. Criatividade utilizada
5. Cdigo de classificao visvel
Total de cada escola
10. Os pontos sero atribudos por consenso pelos participantes.

11. Ser aplaudida a escola que tiver conquistado mais pontos com a produo
da sua pasta.
Fase 4: 5 minutos
12. No final o facilitador explica que os procedimentos para a produo das
pastas podem ser transmitidos aos directores, professores e alunos, para
que estes possam produzir pastas para guardar cadernos, livros ou provas,
no trabalho ou em casa.
Produzir pastas de arquivo com material disponvel no local.

Atribuir um cdigo do Plano de Classificao para as pastas.
Expor a pasta de arquivo produzida para que o plenrio possa apreciar.
4. Os critrios de qualidade das pastas produzidas so:
O grupo terminou a elaborao da pasta no tempo previsto (at 10 pontos)
O acabamento das pastas resistente e cuidadoso (at 30 pontos)
As dimenses so adequadas s medidas dos documentos que sero arquivados (at 30 pontos)
A criatividade utilizada (at 20 pontos)
Visibilidade do cdigo de classificao (at 10 pontos)
5. O tempo conta a partir do momento em que todos os grupos iniciarem a
tarefa.
7.5 Encerramento
Reflexo e concluso
O facilitador inicia a sesso convidando dois ou trs voluntrios para dizerem
o que aprenderam com a sesso sete. Por ser esta a ltima sesso do mdulo
Documentos e Arquivos, o facilitador vai propor uma avaliao mais completa.
Ele explica que muito importante que a capacitao no se tenha limitado a
transmitir conhecimentos, mas que possa ter trazido aos participantes habilidades que possam utilizar no trabalho dirio. Para reflectir sobre isso, utilizamos o
compromisso de aco do participante (CAP). Trata-se de um mtodo que serve
para perceber at que ponto o participante mudou a sua percepo e a probabilidade de ele mudar tambm as prticas no seu trabalho, como resultado da
aprendizagem. O CAP busca as seguintes informaes:
Quais so as mudanas que os participantes relatam que correspondem
s mencionadas pelos facilitadores da capacitao?
Que aces os participantes se comprometem a implementar no local
de trabalho, aps a capacitao? Que aces consideram possveis e
desejveis?
Com a sesso 7, encerramos o mdulo Documentos e Arquivos. Este mdulo tinha como
objectivo reforar conhecimentos e habilidades
para a elaborao, envio, recepo e arquivo de
documentos, utilizando as regras estabelecidas
no Sistema Nacional de Arquivos do Estado, e
no seu Plano de Classificao de Documentos de
Actividades-Meio.
Acreditamos que agora os participantes so
capazes de gerir adequadamente as correspondncias, os processos individuais e outros tipos
de documentos que acompanham o processo de
execuo das funes da Administrao Pblica.
Temos tambm a certeza de que sero capazes
de utilizar materiais locais para ajud-los na boa
gesto dos arquivos. Uma administrao bem
organizada resulta numa maior eficcia no trabalho e uma garantia do alcance da qualidade
de servios pblicos prestados aos cidados.
Desejamos a todos um bom trabalho!
As cpias do questionrio CAP so entregues aos participantes para que o preencham. O facilitador explica que as folhas CAP devem ser afixadas em um local
visvel do gabinete de trabalho de cada um deles, a fim de ajud-los a fazer
uma monitoria das suas decises. DA-S7-cap.doc
Em seguida, o facilitador distribui as cpias do formulrio de avaliao aos participantes. GE-S7-avaliacao.doc Para finalizar, recolhe os formulrios e agradece aos participantes.
O formulrio de avaliao ser a base do relatrio sucinto que o facilitador deve
fazer ao final de cada capacitao para enviar ao endereo electrnico L_modulos_poema@mined.gov.mz.
7.6 Questionrio CAP
7.7 Avaliao
Data / local
Ttulo da capacitao
Nome do facilitador principal
Instituio a que pertence o participante
Aces
Quando comearei a implementar a aco pretendida?

Marque com um x
O meu plano :
Dentro de 2 meses
1.
2.
...
Depois de 2 meses
Depois de 6 meses
Por favor, complete este formulrio com ateno e cuidado. Muito obrigada/o.
Esta informao vai ajudar-nos a identificar o seu nvel de satisfao depois de
ter participado neste evento e a melhorar os nossos futuros programas.
A.
Objectivo
Geral
Em geral, avaliaria este evento como:

Excelente
Bom
Regular
B.
Objectivos
Os principais objectivos deste evento esto listados abaixo.

Temos uma escala de 1 a 5.
1 significa que o objectivo NO foi alcanado
5 significa que o objectivo foi MUITO BEM alcanado
Por favor, marque um x na escala de 1 a 5 para indicar em que medida os
objectivos foram alcanados.
Pobre
Voc diria que o evento atingiu os objectivos?

Sim
Parcialmente
No
Objectivos do Mdulo Documentos e Arquivos
4 5
Explicar a relevncia da organizao de documentos e arquivos para o

ciclo POEMA da Administrao Pblica
Elaborar vrios tipos de correspondncia utilizados na Administrao
Pblica de acordo com a estrutura exigida pelos regulamentos
Implementar os procedimentos de envio e recepo de documentos
de acordo com as regras da Administrao Pblica
Utilizar o Plano de Classificao de Documentos e a estrutura dos seus
cdigos na gesto de documentos
Arquivar correctamente os documentos e fazer uso da tabela de temporalidade no processo de arquivo
Aplicar as regras da organizao dos processos individuais na
instituio
Produzir pastas de arquivo alternativas s pastas convencionais, reciclando material local
Respostas dos exerccios
Sesso 2: resposta do exerccio
Observe o exemplo do trabalho que poderia ser resultado da tarefa dos grupos B e D:
A elaborao de documentos de acordo com as regras

Observe o exemplo do trabalho que poderia ser resultado da tarefa dos grupos A e C:
GOVERNO DO DISTRITO DE TTT
SERVIO DISTRITAL DE EDUCAO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA DE TTT
GOVERNO DO DISTRITO DE XXXX
INFORMAO PROPOSTA N_n___/SDEJT/REG/____/2012

PARECER
DESPACHO
DIRECO PROVINCIAL DE
EDUCAO E CULTURA DE XXX
DDD (Capital da Provncia)
Nota n _N___/SDEJTYYY/RAP/____/2012
YYY, 5 de Junho de 2012
ASSUNTO: ENVIO DO RELATRIO DE ACTIVIDADES DO 1 SEMESTRE DO

ANO EM CURSO
No contexto das relaes institucionais entre a Direco Provincial de Educao
e Cultura de XXX (DPEC) e o Servio Distrital de Educao Juventude e Tecnologia de YYY (SDEJT), cabe a este ltimo o envio de relatrios peridicos das
actividades desenvolvidas pelo sector da Educao e Cultura no distrito.
neste mbito que apresentamos, em anexo, o relatrio das actividades realizadas no primeiro semestre de 2012, no distrito de YYY, para o conhecimento do
Exmo. Senhor Director Provincial da Educao e Cultura de XXX.
Sem mais de momento, queira receber as nossas cordiais saudaes.
O DIRECTOR DISTRITAL
assinatura
Luis Oficio de Arquivo
(Tcnico Profissional de Administrao Pblica)
DATA:XX Maro 2012
Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT de TTT
ASSUNTO: LICENA DISCIPLINAR DOS FUNCIONRIOS DO SDEJT

Estando a constatar-se que os tcnicos do SDEJT esto a remeter pedidos de
autorizao para gozo de licena disciplinar referente ao ano em curso, vimos por
meio desta propor que os tcnicos deste servio gozem as suas frias apenas a
partir do ms de Julho.
Propomos esta medida visto que necessitamos de todos os tcnicos no terreno. Os
levantamentos estatsticos foram concludos recentemente pelas escolas, e urge
disponibilizar apoio tcnico para a organizao e sistematizao daqueles dados
de que o SDEJT necessita para consolidar os dados sobre a situao presente e
os planos futuros. Os dados consolidados sero enviados Direco Provincial de
Educao e Cultura a tempo da preparao da reunio provincial de planificao,
prevista para Maio prximo.
considerao de deciso superior.
O CHEFE DA REPARTIO DE RECURSOS HUMANOS
assinatura
Fernando Educao Qualidade
Endereo da Instituio
Endereo da Instituio
132 | RESPOSTAS DOS EXERCICIOS
Utilizao de cdigos na referncia dos documentos
Para o envio de documentos, os grupos devem utilizar os seguintes

instrumentos:
GRUPO A: Propor o plano de frias para deciso do director do SDEJT.
1. O numerador de notas para o registo;

2. Livro de Registo de Sada de Correspondncia;
3. O envio da Informao Proposta dever ser acompanhado de uma nota.
O grupo dever elaborar uma INFORMAO PROPOSTA, acompanhada de

um ANEXO que o plano de frias proposto. A informao proposta ser dirigida ao director do SDEJT para apreciao e deciso.
Verifique a seguir a estrutura da informao proposta. O cdigo e o assunto so
destacados em vermelho.
Para a recepo de documentos, os grupos devem utilizar os seguintes

instrumentos:
4. Carimbo de Registo de Entrada de Correspondncia da:
DPEC, que receber a nota que acompanha o relatrio de actividades;
Secretaria Distrital, que receber a nota acompanhando a Informao
Proposta.
5. Livro de Registo de Entrada de Correspondncia na:
Direco Provincial de Educao e Cultura;
RPUBLICA DE MOAMBIQUE
INFORMAO PROPOSTA N_n___/SDEJT/REG/025.31/2012

PARECER
DESPACHO
Secretaria Distrital.
DATA: XX Maro 2012
Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT de TTT
Redigir neste espao o texto com a informao e seus fundamentos, referindo

que apresentam em anexo o plano de frias proposto.
Indicar considerao e deciso superior.
Funo do subscritor (exemplo): O CHEFE DA REPARTIO
Nome e assinatura (exemplo): Fernando Educao Qualidade
Carreira entre parnteses (exemplo): (Tcnico Profissional de Administrao
Pblica)
GRUPO B: Propor a abertura de um concurso de ingresso de professores.

O grupo dever elaborar uma INFORMAO PROPOSTA. Poder ser dirigida
ao Senhor Secretrio Permanente (ou senhora) ou ao Senhor Administrador (ou
senhora) do distrito para deciso.
O cdigo e o assunto esto destacados em vermelho no modelo apresentado
abaixo.
GRUPO C: Enviar s escolas as fichas de avaliao de desempenho de

funcionrios.
Elaborar uma NOTA que ser acompanhada de um ANEXO composto por
cpias de fichas de avaliao de desempenho dos funcionrios. Uma escola
escolhida pelo grupo ser a destinatria desta nota.
O cdigo e o assunto esto destacados em vermelho no modelo abaixo.
INFORMAO PROPOSTA N_n___/SDEJT/REG/022.11/2012
PARECER
DESPACHO
Escola Primria Completa CCC

RRR
DATA:XX Maio de 2012
Para: Exmo/a Senhor/a ___________
Nota n _N___/SDEJTYYY/RAP/023.71/2012
LLL, 16 de Agosto de 2012
ASSUNTO: AVALIAO DE DESEMPENHO DOS FUNCIONRIOS

Redigir neste espao o texto com a informao e os fundamentos da proposta para
abertura do concurso de ingresso de professores.
Acrescentar: considerao e deciso superior.
O CHEFE DA REPARTIO
Nome a assinatura (exemplo): Fernando Tom
Carreira entre parnteses exemplo: (Tcnico Profissional de Administrao
Pblica)
Redigir o texto neste espao, explicando porque que se enviam as fichas de

avaliao de desempenho escola, indicando que se encontram anexas.
Acrescentar: Sem mais de momento, queira receber as nossas cordiais
saudaes.
Nome e assinatura (exemplo): Luis Oficio de Arquivo
GRUPO D: Enviar a uma escola o programa de comemoraes do dia do

professor.
O grupo dever elaborar uma NOTA, que dever ser acompanhada de um
ANEXO que o programa das comemoraes do dia do professor. O destinatrio da carta uma escola.
O cdigo e o assunto esto destacados em vermelho no modelo abaixo.

Na sesso quatro os grupos elaboraram:
GRUPO A: Uma informao-proposta, com o assunto Licena disciplinar dos funcionrios e o cdigo 025.31
GRUPO B: Uma informao-proposta, com o assunto Abertura de concurso de ingresso de professores e o cdigo 022.11
GRUPO C: Uma Nota, com o assunto Avaliao de Desempenho de
funcionrios e o cdigo 023.71
GRUPO D: Uma Nota, com o assunto Comemoraes do dia do professor e o cdigo 910
Como arquivar
Escola Primria Completa QQQ

JJJ
Nota n _N___/SDEJTYYY/RAP/910/2012
LLL, 05 de Junho de 2012
Os grupos podem ARQUIVAR estes documentos em pastas reservadas

para estes assuntos ou noutras destinadas a vrios documentos, utilizando
separadores.
Utilizam-se pastas inteiras ou separadores de acordo com o volume de documentos relacionados com um determinado assunto.
ASSUNTO: COMEMORAES DO DIA DO PROFESSOR
Como identificar a temporalidade

Redigir o texto da carta neste espao, indicando que apresentam em anexo o
programa das comemoraes do dia professores para conhecimento ou por
alguma outra razo que o grupo escolher.
Identifique os prazos de guarda na Tabela de Temporalidade de Documentos

de Arquivo para as Actividades-Meio da Administrao Pblica.
Acrescentar: Sem mais de momento, queira receber as nossas cordiais

saudaes.
Nome e assinatura (exemplo): Luis Oficio de Arquivo
PRAZO DE GUARDA
CDIGO
ASSUNTO
ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVO
INTERMEDIRIO
DESTINO FINAL
025.31
Licena Disciplinar dos Funcionrios
10 anos
35 anos
Eliminao
023.71
Avaliao de desempenho de
funcionrios
5 anos
35 anos
Eliminao
022.11
Abertura de Concurso de Ingresso
5 anos
--
910
Comemoraes do dia do Professor
2 anos
--
Guarda
permanente

ESTUDO DE CASO 1
A correspondncia para o director do SDEJT dever, por exemplo:
Realar a funo dos processos individuais na vida do funcionrio e da
instituio;
Explicar como os processos individuais devem estar organizados;
Explicar o problema encontrado;
Propor um grupo de trabalho para fazer o levantamento e a colecta dos
documentos em falta, e o estabelecimento do Banco de Dados Electrnico dos Agentes e Funcionrios, a partir de formao do pessoal no
mdulo POEMA Recursos Humanos. Isto ir permitir uma boa gesto dos
recursos humanos.
O cdigo de referncia a ser utilizado na correspondncia o utilizado para o
assunto Processos Individuais: 020.5.
ESTUDO DE CASO 2
Os grupos devero preencher o modelo da capa e da ficha de registo de documentos no Processo Individual, considerando os dados biogrficos e da carreira
do senhor Armando.
Organizando os documentos que constam no Processo Individual do senhor
Armando de acordo com as normas teremos a seguinte ordem: 2, 1, 8, 9, 10, 4,
11, 12, 3, 13, 5, 14, 15, 7, 6 e 16.
O manual do facilitador
ndice
Introduo
144
1. As qualidades de um bom facilitador
145
2. O perfil ideal do facilitador dos mdulos de capacitao

POEMA do sector da Educao
147
3. O Ciclo de Aprendizagem Vivencial - CAV
148
4. Estrutura dos mdulos de capacitao POEMA
149
5. A preparao do evento de capacitao
150
6. A conduo do evento de capacitao
154
7. Algumas tcnicas de facilitao
156
8. O seguimento das capacitaes em POEMA Educao
159
9. Como acessar e utilizar o material electrnico
162
MDULOS DEDOCUMENTOS
CAPACITAOE EM
ARQUIVOS
POEMA | 143
abordagem didctica dos mdulos de capacitao

em POEMA Educao prev a utilizao dos mdulos de capacitao por facilitadores com diferentes
perfis. Pode ser que os mdulos sejam utilizados num
curso regular formal numa Universidade ou Instituto de
Formao, por exemplo. Pode ser que sejam utilizados
por uma empresa de consultoria, contratada pelo MINED,
para capacitar tcnicos distritais ou mesmo provinciais.
Os materiais podem ser ainda utilizados por organizaes
da cooperao internacional para informar seus tcnicos sobre os sistemas POEMA nacionais, ou ainda para
que seja prestada assistncia tcnica em procedimentos
POEMA. Alm disso, os mdulos POEMA podem ser utilizados como material de apoio na superviso, pois neles
esto contidos os principais procedimentos da gesto do
Sector, alm dos principais documentos reguladores, numa biblioteca electrnica. Como se v, os mdulos desenvolvidos tm um formato flexvel, que serve a
diferentes propsitos.
Este manual foi desenvolvido para apoiar os facilitadores no uso dos materiais de
capacitao em POEMA Educao. Constam deste manual as seguintes partes:
Introduo ao perfil do facilitador, com a apresentao das caractersticas e tcnicas que deve possuir um bom profissional da facilitao;
Uma explicao sobre o ciclo de aprendizagem vivencial - CAV, a abordagem didctica utilizada nos mdulos;
Uma explicao sobre a estrutura dos mdulos e das sesses que os
compem;
Tarefas que fazem parte da preparao dos eventos de capacitao utilizando os mdulos POEMA;
Tcnicas de facilitao;
Uma explicao sobre o seguimento das capacitaes realizadas; e
Uma descrio tcnica sobre como acessar e utilizar o material electrnico disponibilizado no CD.
Ao utilizar o material de capacitao em POEMA, os facilitadores podero tambm
contribuir, indicando os aspectos que devem ser melhorados numa segunda edio. Para perguntas, comentrios e correces, por favor contactar o Ministrio da
Educao, atravs do endereo electrnico L_modulos_poema@mined.gov.mz
144 O MANUAL DO FACILITADOR
1.
As qualidades de um bom facilitador
Existe uma diferena fundamental entre o professor, aquele que ensina aos
que no sabem, e o facilitador, que capaz de mobilizar os conhecimentos
e as experincias do grupo, introduzindo novos conhecimentos e habilidades,
relacionando o novo com o saber potencial que o grupo j traz ao evento
participativo.
A capacitao de tcnicos que j esto em exerccio pode ser extremamente
enriquecida se o facilitador conseguir mobilizar as capacidades existentes entre
os participantes. Afinal, a capacitao deve servir para os despertar para uma
mudana de atitude e no apenas agregar conhecimentos tericos. O que o
facilitador quer, no fim do evento, um participante motivado a aplicar o que
aprendeu e a compartilhar as novas experincias com seus colegas no local de
trabalho.
Bons profissionais da facilitao
Acreditam nos mtodos participativos como a melhor forma de ganhar
qualidade em discusses e gerao de ideias
No se satisfazem com explicaes superficiais, tm prazer em esgotar
um assunto e notar que os participantes esto satisfeitos com os resultados da discusso
Preparam-se com antecedncia e tm a capacidade de prever diferentes
situaes e cenrios que podero surgir durante a capacitao
Tm um compromisso com a aprendizagem e acreditam nos objectivos
do trabalho que fazem
Tm capacidade de pensar rpido, analtica e sistematicamente
Podem interpretar e encontrar conexes e consensos no aparentes entre as experincias dos membros do grupo e o contedo da capacitao
Tm maturidade e sensibilidade poltica, conhecimento da histria e do
contexto em que se situa o evento em que so facilitadores
Possuem habilidades de comunicao interpessoal e intercultural
Respeitam diferenas e protocolos mas no os pem acima dos
interesses do grupo
Tm habilidades e facilidade de trabalhar em grupo, assim como de
apoiar o desenvolvimento do mesmo
Tm prazer em compartilhar o poder, as informaes e o seu conhecimento
Tm sede de aprender novos assuntos, capacidade de concentrao por

longos perodos, e capacidade de leitura e interpretao rpidas
Tm criatividade ao lidar com situaes e condies em permanente
mudana.
O facilitador ter vantagens e ser facilmente aceito pelo grupo se:
Mostrar profundo interesse no objectivo da capacitao
Proporcionar viso cuidadosa e bem preparada sobre o assunto que est
na pauta
Conduzir os trabalhos de forma democrtica e flexvel (o facilitador no
chefe, nem tem a ltima palavra!)
Estabelecer ligaes entre os interesses, necessidades e expectativas dos
participantes
Variar os recursos de comunicao (cartazes, flipchart, slides, quadro preto, painis de feltro etc)
No dominar o grupo, no aparecer demais, no
impor seu ponto de vista
Ouvir sempre o que o grupo tem a dizer
Assumir posio neutra no caso de diferena de
opinio no grupo
Ser comunicativo, seguro, positivo, e aberto para
novos caminhos
Ter postura positiva e animada, variando o tom
e o volume da voz e a gestualidade, o estilo da
apresentao, e mesmo o local de trabalho, convidando os participantes a fazerem o trabalho de
grupo fora da sala, etc.
2.
O perfil ideal do facilitador dos mdulos de capacitao

POEMA do sector da Educao
O facilitador ideal ter experincias na rea POEMA do sector pblico em
Moambique. Conhecer as regras da gesto pblica, e ter acompanhado
o processo de desconcentrao administrativa que tem tido lugar nos
ltimos anos.
Conhecer os princpios da gesto pblica moderna, os princpios da
descentralizao, e os principais elementos da planificao e programao
financeira do Estado. Conhecer os objectivos e a estratgia do sector da
Educao, e suas principais polticas e prioridades.
Estar razoavelmente informado sobre os desenvolvimentos mais recentes
dos processos de mudana na gesto do sector pblico, tais como a evoluo
do Cenrio Fiscal de Mdio Prazo, o e-Sistafe, o oramento-programa. Ter
uma viso integral do sistema, e no somente sectorial.
Conhecer a estrutura dos rgos locais do Estado e como estes respondem
aos desafios do sector da Educao.
O facilitador ser consciente das condies dos distritos. Conhecer e se simpatizar com os desafios que os tcnicos enfrentam no seu trabalho dirio.
Interessar-se- por colher as experincias dos participantes, aos lhes perguntar como que realizam os procedimentos, quais as suas dificuldades
e os seus maiores desafios, para poder ajud-los, e no ensinar contedos
que possam apenas ser aplicados numa situao ideal.
O facilitador ter uma boa rede de contactos e sempre convidar
especialistas, quando no se sentir vontade com uma matria tratada.
O facilitador preparar-se- muito bem, sabendo que grande parte do
sucesso do evento dever-se- boa preparao. Preparar todos os
materiais com antecedncia, adaptando-os no que for necessrio.
O facilitador ser sempre a primeira pessoa a chegar no local da capacitao e o ltimo a sair, deixando tudo preparado para comear o trabalho
a bom termo no dia seguinte. O facilitador nunca deixar sozinhos os
participantes durante os trabalhos de grupo.
O cuidado com o conforto possvel dos participantes marca do bom facilitador. Ele observar se h gua disponvel, se se pode ter uma temperatura
mais agradvel, se est escuro demais... Manter o local de trabalho em bom
estado, limpo e bem organizado. O facilitador solicitar voluntrios (dois por
dia) que sero seus assistentes para a boa conduo dos trabalhos!
3.
O Ciclo de Aprendizagem Vivencial - CAV
Os mdulos POEMA utilizam a abordagem do ciclo de aprendizagem vivencial - CAV, que tem sua origem nas pesquisas de David Kolb (1990), psiclogo
americano. Para o autor, a noo de criao e transferncia de conhecimento
muito mais do que uma mera reproduo. um processo que passa por uma
reflexo crtica e interiorizao do que se aprende.
Uma pessoa passa por uma experincia concreta, depois reflecte sobre a situao e disso abstrai ou interioriza algum significado. Essa bagagem, que passa
a fazer parte dos conhecimentos, valores ou crenas dessa pessoa, pode ento
ser utilizada em outras situaes, muitas vezes bastante diferentes da primeira.
O ciclo iniciado novamente. O CAV ocorre quando uma pessoa se envolve
numa actividade, analisa-a criticamente, extrai alguma aprendizagem til dessa
anlise e aplica seus resultados.
A melhor forma de aprendizagem a vivencial. O ciclo de aprendizagem
s se completa quando passamos por cinco fases:
Vivncia: realizao da actividade proposta na sesses dos mdulos;
Relato: expresso e partilha das experincias atravs dos exerccios
individuais ou em grupos;
Processamento: anlise e discusso, atravs das apresentaes dos
trabalhos de grupo, dos debates, da reflexo conjunta, e da expresso
dos sentimentos;
Generalizaes: comparao e inferncias com situaes reais, motivadas atravs das perguntas do facilitador sobre o o que sentem os
participantes;
Aplicao: compromisso pessoal com as mudanas, deciso sobre
comportamentos futuros mais eficazes e utilizao dos novos conceitos
na actividade profissional, motivada atravs de perguntas do facilitador,
tais como explique como vai aplicar esta nova habilidade no seu trabalho de volta ao distrito.
4.
Estrutura dos mdulos de capacitao POEMA
Cada mdulo uma unidade completa e independente, com

um tema central. Ele pode ser articulado com qualquer um dos
outros mdulos para compor um curso com vrios assuntos.
Todos os mdulos comeam com uma introduo sobre o que
o ciclo POEMA - planificao, oramentao, execuo, monitoria e avaliao, dentro do sector da Educao. Em seguida, o
tema especfico do mdulo articulado ao ciclo POEMA.
Na abertura de cada mdulo, esto descritos os seus objectivos
e dado o resumo das competncias que se espera que sejam
adquiridas pelos participantes ao final de cada sesso, indicando o tempo previsto para cada uma delas.
Os mdulos j publicados tm entre 6 a 9 sesses, cada uma
com 2 a 3 horas de durao.
A sesso 1 sempre traz elementos relacionados com a apresentao e interaco dos participantes, pressupondo que um
novo grupo vai iniciar os trabalhos. No entanto, os exerccios so de tal forma
variados que, mesmo que um mesmo grupo esteja a participar de vrios mdulos, a sesso 1 sempre vai apresentar novos elementos, cheios de surpresa, para
a interaco do grupo.
A sesso 1 tambm utiliza os exerccios de interaco para entrar brevemente
no tema principal, ligando o tpico do trabalho com as experincias da vida
dos participantes.
Seguem-se as vrias sesses de cada mdulo at a ltima sesso, que apresenta uma estrutura diferenciada, introduzindo fichas de reflexo e avaliao, e o
formulrio CAP-Compromisso de Aco do Participante, dentro do conceito
CAV j apresentado.
Estrutura das sesses
Na abertura de cada uma das sesses h um resumo didctico e um fluxograma
com a sequncia da aprendizagem. Esta descreve, passo a passo, os elementos
de cada sesso, os mtodos utilizados, e prev o tempo necessrio para a aplicao de cada um dos elementos da aprendizagem.
Todas as sesses comeam com a recapitulao da sesso anterior, para ligar os
assuntos em cadeia e retomar experincias que os participantes expressaram
ao encerrar o passo anterior.
A sesso avana com a apresentao e discusso dos contedos, sempre seguidas por uma actividade prtica.
Aps a actividade, segue-se uma fase de debates, troca de experincias e ligao com o mundo prtico do trabalho.
O facilitador vai sempre pedir aos participantes, no fim da actividade, para que
expressem seus sentimentos sobre a tarefa, normalmente perguntando como
se sentiram, e que lies de vida tiraram da tarefa realizada?
Uma fase rpida de avaliao se segue, com a sesso se encerrando com a reflexo do participante sobre as formas de aplicao do conhecimento.
No fim de cada mdulo, os participantes preenchero um formulrio de avaliao do mdulo e um formulrio com o compromisso de aco do participante
- CAP, assim completando o ciclo de aprendizagem dentro do mdulo.
5.1. O programa do evento de capacitao e a diviso do tempo

O facilitador vai preparar um programa de trabalho, a ser distribudo entre os
participantes. O nmero de sesses dirias vai depender da disponibilidade de
tempo dos participantes. Para dias completos de trabalho, podem-se prever
3 sesses. Para uma capacitao no local de trabalho, por exemplo, pode-se
pensar numa sequncia de vrios dias, com uma sesso por dia. O facilitador vai
adaptar o material ao programa e formato escolhidos.
O facilitador deve sempre prever algum intervalo entre as sesses. O intervalo
importante para o conforto dos participantes mas tambm para criar um ambiente interactivo, e de troca informal de conhecimentos e experincias entre
os participantes. Os intervalos so utilizados pelo facilitador para organizar os
materiais da sesso que se encerra e preparar-se para a apresentao que se
segue.
Um programa de trabalho pode ter a seguinte estrutura, para cada um dos dias:
5.
A preparao do evento de capacitao
A facilitao de uma capacitao comea muito antes do evento em si. O

facilitador deve esclarecer previamente, com os organizadores, os seguintes
aspectos:
08:00 08:30
Abertura Boas-vindas aos participantes
08:30 10:00
Sesso 1. Introduo ao Evento

Objectivos e apresentao do programa;
Definio da logstica do evento: identificar os assistentes
e os relatores do dia;
Exerccio de interaco do grupo
10:00 10:15
Intervalo
10:15 12:30
Sesso 2. Os principais actos administrativos dos recursos humanos com implicaes oramentais: conceitos
(apresentao e exerccio)
O perfil dos participantes;

O tempo disponvel para a capacitao (em dias; e em horas por dia);
As condies de realizao do evento (local e condies materiais, tais
como electricidade e disponibilidade de equipamentos de apoio, tais
como data-show, por exemplo);
Disponibilidade de fundos e condies tcnicas para a reproduo dos
materiais a serem distribudos entre os participantes;
Composio da equipa responsvel pela organizao e implementao
do evento.
12:30 13:30
13:30 15:30
Sesso 3. Como determinar o nmero de beneficirios de

cada acto administrativo dos recursos humano
(apresentao e exerccio)
15:30 - 15:45
Intervalo
15:45 16:45
Sesso 3. (Continuao)
16:45 17:00
Reflexo e encerramento do dia
Com essas informaes, o facilitador pode comear a sua preparao, desenvolvendo um plano de trabalho e um programa para a capacitao.
Almoo
5.2 Os convites
O facilitador deve apoiar a organizao que promove o evento a escrever uma
carta-convite que motive e d toda informao necessria aos participantes.
Estes devero tomar conhecimento da sua realizao com um perodo razovel
de antecedncia. Devem ser informados se devem trazer consigo algum material especfico para o evento.
5.3 Abertura do evento
O facilitador coordenar com a instituio implementadora para que esta convide pessoas especiais para a abertura do evento para dar as boas-vindas
aos participantes.
5.4 Material para distribuio
A situao ideal que cada participante receba o material completo dos mdulos POEMA durante as capacitaes. Se isto no for possvel, o facilitador dever
fotocopiar os materiais das snteses, dos exerccios e as respostas para distribuio durante a capacitao. Se possvel, far cpias do CD contendo os materiais
completos (ou salvando-os nos pen drive dos participantes).
De qualquer forma, o facilitador dever preparar uma pasta para cada participante, que ser utilizada para arquivar todos os materiais de aprendizagem que
o facilitador fornecer.
Uma lista bsica de materiais incluiria:

projector para fazer as apresentaos em PowerPoint
trips para pendurar os blocos de papel gigante, ou bostik para afixar os
papis nas paredes
materiais alternativos de visualizao, tais como quadro-preto e giz, ou
esteiras e alfinetes para afixar cartazes
bloco de papel gigante (um bloco por semana)
resmas de papel para cpias (cerca de 1 resma por semana)
fio de extenso no tamanho adequado para o equipamento e a sala
marcadores de feltro (cores principais: azul e preto e marrom; alguns
vermelhos), cerca de 1 para cada participante por semana
agrafador e caixas de agrafos
furador para papel
tesoura
lpis e canetas (1 jogo por participante)
blocos de anotaes (1 por participante)
afiador de lpis (2)
clip de papel (1 caixa)
cola (1)
A entrega do material completo junto com o certificado de capacitao promove a auto-confiana e a motivao entre os participantes e contribui para o
efeito multiplicador da aprendizagem.
5.8 Actividades de abertura e encerramento do dia
5.5 Lista de participantes
1. No incio, sntese das actividades do dia anterior por um ou dois participantes (5 minutos, na abertura de cada um dos dias);
O facilitador preparar folhas para a assinatura diria de controlo da presena

dos participantes, para documentar o evento para a instituio organizadora.
5.6 Certificados de Frequncia no Mdulo
muito importante preparar, com antecedncia, os certificados que sero distribudos no fim da capacitao. O facilitador deve mencionar que ser distribudo, no final da capacitao, um certificado para os participantes, como forma
de captar a sua ateno e interesse.
5.7 Materiais necessrios para o evento de capacitao
A lista de materiais depender dos recursos disponveis e das condies existentes no local.
O facilitador dever se preparar para as actividades que devem ocorrer diariamente, e que so:
2. No fim, reflexo dos participantes sobre as actividades do dia, e sobre as

lies profissionais e de vida que foram aprendidas; e a
3. Avaliao sucinta das actividades do dia.
5.9 A preparao fsica do evento
Um dia antes, o facilitador visitar o local do evento e deixar tudo preparado
para comear os trabalhos. Verificar a condio e a limpeza da sala e das casas
de banho. Organizar os materiais nos lugares certos, e orientar a distribuio
das cadeiras / mesas: ou em forma de U, ou no formato de grupos de trabalho.
6.
A conduo do evento de capacitao

O facilitador responsvel por criar um ambiente alegre, interessante e
motivador para a capacitao. Ele dever manter um ambiente agradvel atravs de suas atitudes, mtodos e tcnicas.
O facilitador comea o dia com:

Objectivos das sesses do dia;
Horrio das actividades do dia;
Sntese do dia anterior por um ou dois participantes.
Depois de agradecer aos participantes que fizeram a sntese do dia anterior, e
utilizando a apresentao feita, o facilitador recapitula, e rev com os participantes o caminho que esto tomando na capacitao. Assim, os participantes
ficaro conscientes do que se espera deles todos os dias. Isto um fator de
motivao para o aprendiz que adulto!
Depois da recapitulao, o facilitador pede ao grupo para escolher mais dois
participantes que faro a sntese no dia seguinte, motivando-os com elogios e
com a possibilidade de maior aprendizagem quando se revisa a matria.
O facilitador deve fazer uma gesto sbia do tempo, comear e terminar na
hora combinada. No deve apressar os participantes e no deve propor exerccios muito complicados.
O facilitador prepara-se cuidadosamente lendo as sesses, ensaiando as apresentaes em power-point, fazendo os exerccios propostos e estudando as respostas. Deve referir-se tambm aos materiais de referncia para as sesses que
esto na Biblioteca electrnica.
Ento, bem preparado, mantm as apresentaes breves e interactivas, e encoraja os participantes a fazerem perguntas durante e no fim das apresentaes.
O facilitador segue as instrues propostas nos exerccios, e assim:
usa tcnicas diferentes para cada sesso;
promove a participao activa dos participantes;
aumenta o grau de interesse e o nvel de motivao dos participantes.
O facilitador mantm constante o seu nvel de interesse e de apoio aos participantes, especialmente quando os relatores apresentam os resultados dos
trabalhos de grupo.
O facilitador responsvel pelos resultados (positivos ou negativos) do
evento de aprendizagem.
O facilitador no perde o seu interesse durante o evento e mostra alegria
e prazer em ajudar os participantes a aprender. paciente e tolerante
com as diferenas individuais dos participantes.
O facilitador permanece atento e sabe ouvir bem e dar valor aos apartes
dos participantes.
O facilitador elogia os participantes pelos seus esforos e pelo seu
bom desempenho, assim reconhecendo a contribuio que deram e
aumentando o nvel de participao. O maior factor de motivao da
aprendizagem no adulto o reconhecimento.
De vez em quando, o facilitador pergunta aos participantes como eles se
sentem.
O facilitador acredita no sucesso do seu trabalho.
L com antecedncia e cuidado os documentos do Mdulo e desenvolve
um plano para cada um dos dias.
Reflecte e prepara os contedos e exerccios para se sentir seguro e
tranquilo.
Lembre-se de que os participantes esperam

estas atitudes positivas descritas acima em um
facilitador! Dirija sua ateno ao participante
enquanto este expressa a sua idia, mostrando-lhe respeito e considerao.
O facilitador evita interromper as actividades por falta de tempo. D o tempo

necessrio para os participantes executarem os exerccios e para as discusses
interactivas.
7.
Algumas tcnicas de facilitao
Os mdulos trazem os exerccios de todas as sesses bem explicados e preparados, com todos os seus materiais. No entanto, sempre importante que o
facilitador conhea algumas tcnicas para a facilitao de eventos, para conduzir discusses em grupo, ou para estimular o grupo a reflectir e a debater.
7.1 O trabalho em grupos
Enquanto o trabalho na plenria serve mais
adequadamente s concluses, s tempestades
de ideias, aos consensos, o trabalho de grupo
muito mais adequado reflexo aprofundada,
facilitando a participao dos elementos que
no se sentem vontade no grande grupo.
O trabalho de grupo um mtodo, um instrumento didctico, e no um fim
em si mesmo. Deve ser utilizado em condies especficas, dependendo dos
resultados que o facilitador deseja. As sesses dos mdulos sempre indicaro
quando adequado o trabalho em grupos.
O resultado dos trabalhos de grupo devem ser sempre apresentados e discutidos pelo grande grupo.
O tempo um dos aspectos mais importantes no trabalho em grupo. O facilitador deve sempre indicar o tempo destinado aos trabalhos e uma pessoa dentro
do grupo deve ser responsvel pelo controle do tempo.
O facilitador poder:
Dividir os grupos de acordo com os interesses dos participantes
Dividir os grupos de forma arbitrria, mas dever pedir permisso para isto
O facilitador dever:
Buscar o equilbrio de gnero entre os grupos, a no ser que queira resultados especficos para comparao
Explicar aos grupos o que vai ser feito com o resultado dos trabalhos
Estimular o grupo a reflectir sobre a tarefa, em silncio, antes do incio do
trabalho
Visualizar as tarefas dos grupos com letras grandes e num lugar visvel
Verificar se h dvidas quanto s tarefas e sua execuo
Utilizar os resultados dos trabalhos de grupo para a ligao com o tema
das sesses, e nunca ignor-los!
7.2 A discusso dirigida

Em muitos momentos das sesses, o facilitador ser solicitado a facilitar uma
discusso na plenria. Existem algumas tcnicas para isto, e vamos aqui lembrar algumas.
O facilitador tem como maior desafio ser um

bom condutor das discusses, de forma que o
grupo alcance um entendimento comum sobre
o assunto que se est a discutir. O facilitador
d impulsos a uma discusso, de forma a fazer
avanar o entendimento, atravs de concluses
e decises parciais, ligando um passo ao outro,
sem deixar perder o fio da discusso. Vejamos os
instrumentos para conduzir a discusso!
Perguntar:
Motivar o grupo a investigar e a aprofundar o nvel de entendimento colocando perguntas.
Enfatizar:
Perceber pontos importantes da discusso que o grupo nem

sempre capaz de notar, especialmente no que se refere a
ligaes e conexes entre ideias de diferentes membros do
grupo.
Aprofundar:
O facilitador no se satisfaz com explicaes superficiais. Sempre verifica se o significado das palavras e expresses usadas
entendido por todo o grupo.
Provocar:
O facilitador capta, percebe e usa pontos oportunos para

provocar o debate e melhorar o entendimento, muitas vezes
colocando em dvida certas certezas do grupo.
Dar a palavra: As explicaes e as fundamentaes das ideias devem partir

dos membros do grupo, sendo o facilitador o colector e organizador - segundo o contedo dos mdulos - das contribuies dos participantes.
Encorajar:
O facilitador apia todos os membros do grupo a contribuir

com ideias e refora a importncia da colaborao e participao de todos.
Qualidades importantes do facilitador na discusso dirigida
O facilitador nunca desvaloriza a opinio ou os argumentos de um participante, mas utiliza aquela opinio para criar uma ligao com o contedo que quer transmitir, mostrando ao participante que mesmo que ele
no tenha o conhecimento completo, sua ideia pode ser aproveitada!
1. A ateno ao outro
Mostrar interesse pelo assunto e pelas pessoas
Manifestar reaces positivas
Entender o outro, colocar-se no papel do outro quando estiver a explicar
ou a corrigir
Dar ao outro oportunidade de expressar sua ideia at o fim
2. Fazer perguntas

Curtas e que no contenham insinuaes

Simples, que no obriguem a pensar em muitas coisas ao mesmo tempo
Em cujas respostas os outros estejam interessados
Cujas respostas ajudem o fio conductor dos contedos do mdulos a
avanar
3. No fazer perguntas que

Sejam ambguas, com duplo significado
Tragam a resposta j embutida
S permitam um Sim ou um No como resposta (perguntas
inquisitrias)
Que j tm em vista determinada resposta (perguntas sugestivas)
Que sejam muito especficas e demandem um conhecimento
especializado
8.
O seguimento das capacitaes em POEMA Educao
Como j foi explicado, os materiais de capacitao em POEMA Educao

podem ser utilizados em diferentes eventos, por diferentes instituies, com
intenes diversas, por exemplo as capacitaes mas tambm as supervises.
Os livros j publicados so complementados pelo CD POEMA auto-instrucional,
que contm 94 horas de instruo nos vrios temas da gesto descentralizada.
A monitoria da qualidade e do impacto dessas capacitaes e do uso dos materiais s ser possvel com a colaborao de todos os que utilizarem os mdulos
POEMA.
No fim de cada um dos mdulos, ao recolher as fichas de avaliao e os formulrios com os compromissos, o facilitador dever fazer um resumo dos resultados e enviar um relatrio muito sucinto para o Ministrio da Educao - MINED
no endereo L_modulos_poema@mined.gov.mz
O envio voluntrio de relatrios pelos que utilizarem os mdulos de
fundamental importncia para a melhoria do material numa prxima
edio: tanto em relao aos contedos, quando em relao ao material
didctico, nomeadamente os exerccios e as suas respostas. Contamos
com todos!
4. Dar respostas que

Incitem os participantes a se manifestar
Faam a discusso continuar
5. Evitar respostas que

Para facilitar este trabalho, apresentamos aqui um formato que pode ser utilizado pelo facilitador para enviar este relatrio sucinto ao MINED. Encontre este
formato de relatrio tambm na biblioteca electrnica dos Mdulos POEMA:
Manual-do-Facilitador-Relatorio.doc
Sejam contra os princpios culturais e ticos do grupo

Deixem a pessoa que perguntou em situao constrangedora
Salientem a falta de competncia do outro
Sirvam para a prpria demonstrao de conhecimento
3. Continue a avaliao utilizando os critrios dados
Relatrio Sucinto: Capacitao POEMA Educao

Nome do facilitador: ____________________________________________
Local e datas da capacitao: _____________________________________
Mdulo utilizado (por favor, utilize um relatrio por mdulo): ___________
Indique com um crculo em que medida os contedos foram adequados

expectativas dos participantes
Muito adequados
Razoavelmente adequados
Inadequados
Por favor, explique esta avaliao e d sugestes para melhorar:
Nmero de participantes: _______ % de mulheres participantes: _______

1. Objectivos
Em que medida o mdulo alcanou o seu objectivo geral?
Totalmente
Parcialmente
Indique com um crculo em que medida os exerccios foram adequados

para reforar o conhecimento dos participantes
No alcanou
Muito adequados
Por favor, justifique em poucas palavras a sua resposta acima.
Razoavelmente adequados
Inadequados
2. Objectivos das sesses

Indique com um crculo em que medida as respostas ajudaram o grupo a
adquirir as habilidades previstas
Por favor, marque com um x na escala de 1 a 5 para indicar a medida em

que, na sua opinio, os objectivos das sesses foram alcanados.
Ajudaram muito
1 significa que o objectivo NO foi alcanado

5 significa que o objectivo foi MUITO BEM alcanado
Ajudaram um pouco
No ajudaram
Descreva o objectivo de cada uma das sesses. Indique em que medida o

objectivo foi alcanado
Descreva o objectivo de cada uma das
sesses
Indique em que medida o

objectivo foi alcanado
1
1.
2.
....
Por favor, justifique em poucas palavras a sua resposta acima.
Copie aqui o formulrio de avaliao distribudo para os participantes,

fazendo um resumo das avaliaes. Por exemplo, na pergunta:
A.
Objectivo
Geral
Em geral, avaliaria este evento como:

Excelente Bom Regular Pobre
Ruim
Voc diria que o evento atingiu os objectivos?

Sim
Parcialmente
No
Marque o nmero de quantos participantes marcaram excelente, ou

bom, ou regular, etc. Faa a mesma coisa para todas as outras perguntas
do formulrio em relao ao alcance dos objectivos do mdulo.
Para acessar os materiais, siga os seguintes passos:

4. Compromisso de Aco do Participante
Por favor, faa um resumo das ideias dos participantes sobre as aces que
eles pretendem implementar:
Insira o CD no seu computador. O CD vai ser lido automaticamente e uma pgina vai-se abrir, mostrando o seguinte:
4.1 Imediatamente (dentro de 2 meses):
4.2 Logo (entre 2 e 6 meses)
4.3 Mais tarde (mais de 6 meses)
Se o CD, por qualquer razo, no se abrir automaticamente, clique em My

computer, e depois faa um duplo-clique sobre o cone do drive do CD.
O Ministrio da Educao agradece a todos os que esto a colaborar na capacitao e superviso POEMA da Educao em Moambique pelo envio deste
relatrio a L_modulos_poema@mined.gov.mz e pelo empenho e dedicao
melhoria da capacidade das instituies do sector, para promover uma educao de qualidade para todos!
9.
Acesso pgina inicial

Na pgina inicial do CD, pode-se acessar os seguintes elementos:

MDULOS POEMA
Recursos Humanos
Gesto do Patrimnio
Monitoria e Avaliao
Gesto de Empreitada
MANUAL DO FACILITADOR
BIBLIOTECA
SOFTWARE PARA INSTALAO

O software Acrobat Reader
Como utilizar estes materiais de capacitao
Como acessar e utilizar o material electrnico
Cada um dos mdulos POEMA vem acompanhado de um CD, contendo todo o

material das capacitaes mencionados em cada uma das sesses dos mdulos. Estes materiais esto disponveis nos formatos de Microsoft Word e PowerPoint, e no formato pdf, para o qual necessrio ter o leitor Acrobat Reader,
tambm oferecido no CD, e que pode ser instalado no computador do facilitador se este ainda no o possuir.
Para acessar um documento, basta clicar sobre o nome do documento.

Para instalar o Acrobat Reader, faa um duplo-clique sobre o cone do software.
Na seco do Facilitador, vai-se ter acesso ao seu texto completo, e ao formato
do relatrio que o facilitador deve enviar ao Ministrio da Educao (Manualdo-Facilitador-Relatorio.doc).
Ao se clicar na Biblioteca Electrnica, vai-se ter acesso a uma lista dos documentos de referncia citados nos diferentes mdulos. Para abrir um documento, basta fazer um duplo-clique sobre ele.
Acesso a um Mdulo de Capacitao POEMA Educao
Aps ter clicado num cone
de um dos mdulos, e de
ter tido acesso a ele, a pgina inicial do Mdulo vai-se
abrir, e vai aparecer mais ou
menos como na ilustrao
ao lado (dependendo do
Mdulo):
Os documentos de referncia, que tambm podem ser acessados directamente atravs da Biblioteca
Em algumas das sesses 1, encontram-se documentos de apoio apresentao dos participantes
Nas ltimas sesses de cada mdulo, encontram-se:
- formulrio de avaliao do mdulo
- formulrio do Compromisso de Aco do Participante - CAP
- formato do relatrio que o facilitador deve enviar ao Ministrio da
Educao (Manual-do-Facilitador-Relatorio.doc)
Para voltar a pginas anteriores, clique em VOLTAR.
Se houver qualquer dificuldade no uso dos materiais electrnicos, por favor
comunique-se com L_modulos_poema@mined.gov.mz
Os mdulos sempre iniciam

com uma banda desenhada,
e uma lista das sesses
que contm. Assim, na
pgina inicial dos mdulos,
pode-se acessar:
A Introduo ao Mdulo
Os Objectivos
As Sesses do Mdulo
Ao se clicar numa sesso, esta se abre numa nova pgina. Em cada sesso
encontram-se os documentos de apoio capacitao:
As snteses dos contedos
As apresentaes do contedo resumidas em PowerPoint
Os materiais de apoio ao participante para fazer os exerccios
As respostas, que podem ser utilizadas pelo facilitador e/ou copiadas
para os participantes
Sobre os autores
Participantes na testagem
Gregrio Jos Antnio Pililo licenciado em Administrao Pblica pelo Instituto

Superior de Relaes Internacionais, Maputo. Trabalhou como tcnico na Inspeco-Geral de Finanas, no Ministrio das Finanas, e na Inspeco da Administrao Local,
no Ministrio da Administrao Estatal. docente de Administrao Pblica na Universidade Catlica de Moambique, Faculdade de Engenharia em Chimoio. Desde 2009,
trabalha como Assessor de Desenvolvimento Institucional na Direco Provincial de
Educao e Cultura de Manica. autor do mdulo Documentos e Arquivos. (gregorio.
pililao@giz.de)
Alfredo Chavane
Artur Verniz
Castigo Pedro Marizane
Chinai Henriques Zanda
Gito Hilrio Mendes
Grande Moniz
Hlder Monteiro
Jaquecene Antnio
Joo Lzaro
Joaquim Magumbe Manuel
Jos Madeira
Judite Colao Meque
Pedro Domingos Francisco Toms tcnico de Administrao Pblica, possui o

nvel mdio pela Escola Secundria Samora Machel de Chimoio. Desde 2004, trabalha
como tcnico de Secretaria na Direco Provincial de Educao e Cultura de Manica.
Trabalhou como autor na equipa de desenvolvimento do mdulo POEMA Documentos
e Arquivos.
Ana Alcia Lyman licenciada em polticas pblicas pela Brown University (USA),
programadora grfica e empreendedora social. Implementou o desenho grfico dos
mdulos POEMA em formato impresso e a programao dos mdulos no CD POEMA
AUTOINSTRUCIONAL, em programa eXeLearning. uma dos autores do mdulo Recursos Humanos e autora do mdulo Habilidades Informticas. (ana.alecia@gmail.com)
Valria Salles especialista em facilitao de processos de desenvolvimento social.
Gegrafa, com especializao em meio ambiente (Brasil), e mestre em gesto do desenvolvimento social (frica do Sul), uma das autoras do mdulo Recursos Humanos
e do mdulo Monitoria e Avaliao. autora do Manual do Facilitador e coordenadora
geral da produo dos mdulos de capacitao POEMA para o Ministrio da Educao
em Moambique. (valeria.salles@gmail.com)
EQUIPA DE REALIZAO
Lgia Lundo
Luisa LoboTendai Zeca
Marcelino Waite
Otlia Cufasse Macuiana
Pedro David Gaspar
Pedro Domingos
Rajabo Alimo Manjulo
Rosria Roda
Samuel Tobias Mateus
Joaquim Joo Santos
Victor Victorino Nazar
Agradecimentos
Andr Utui
Annelies Merkx
Antonio Tchamo
Armando Rodrigues Hermnio
Artimisa Gonzaga
Carla Sade
Carolina Macanda
Claudia Lange
Cornelia Batchi
Felix Cossa
Gert Flaig
Isabel Gudo
Itai Meque
Iva Gilberto
Jeannette Vogelaar
Jean-Paul Vermeulen
Joo Assale
Joo Foguete Trabuk
Jos Bambo Nhanice
Maria Uamusse
Martha Ostertag
Naima Sau
Richard Ratka
Tarmamade Ismail
Ulrike Nonn
Zeferino Martins
Zenete Frana
Reviso tcnica
Adlio Manguana Gregrio
Adla Lima Barreto
Artimiza Gonzaga
Arlanza Eduardo Sabino Dias
Azlia Baptista
Delfina Vilanculos
Eduardo Buller
166 | DOCUMENTOS E ARQUIVOS
Eva Rux
Fabio Eusbio Nhatsave
Hlder Monteiro
Lgia Lundo
Marta Amone
Samuel Tobias
O Ministrio da Educao
A srie de mdulos de
Capacitao em POEMA Educao
A Educao um direito fundamental de

cada cidado, um instrumento para a afirmao e integrao do indivduo na vida
social e econmica e um meio bsico para
capacitar o pas a enfrentar os desafios do
desenvolvimento.
Neste contexto, o Ministrio da Educao
o organismo do Governo responsvel pela
implementao das polticas da Educao
no pas. So estes alguns dos objectivos
deste Ministrio:
>>
Expandir as oportunidades de acesso a
uma educao de qualidade, buscando
igualdade de oportunidades para todos,
especialmente para os mais vulnerveis e
em risco de no frequentar a escola;
>>
Incentivar parceiros e a sociedade civil
incluindo as instituies religiosas e privadas a envolverem-se na promoo de programas de expanso do acesso a um ensino
de qualidade e para todos;
>>
Oferecer um servio orientado para os
utentes, com uma maior capacidade institucional e tcnica nos diferentes nveis da
administrao educacional.
, pois, no mbito da melhoria da capacidade institucional que o MINED tem priorizado a formao e a capacitao dos planificadores e gestores financeiros a todos os
nveis, com maior prioridade para os distritos e provncias, tendo em conta a descentralizao que est em curso no pas.
Os mdulos de capacitao em planificao, oramentao, execuo, monitoria e

avaliao POEMA do sector da Educao so materiais de referncia nos temas
relacionados gesto descentralizada do
sector. Cada mdulo uma unidade independente, contendo de 6 a 12 sesses de
aprendizagem, incluindo todos os materiais necessrios capacitao de tcnicos
da administrao descentralizada: textos,
apresentaes, exerccios e respostas, alm
de materiais de referncia numa biblioteca
temtica.
Os temas abordados at agora so:
Gesto do Patrimnio
Recursos Humanos
Monitoria e Avaliao
Habilidades Informticas
Gesto de Empreitada
Os mdulos esto apresentados em livros

para uso em eventos facilitados por formadores capacitados e esto ainda disponveis
em um CD auto-instrucional equivalente a 94
horas de formao nos temas da gesto descentralizada da Educao. Dentro de cada
um dos mdulos, encontra-se tambm o
Manual do Facilitador e instrues para o uso
adequado do material.
Administrao Descentralizada
no Sector da Educao
MINISTRIO DA EDUCAO
Av. 24 de Julho, 167 | Telefone 21 480700 | Maputo, Moambique
Repblica de Moambique
Ministrio da Educao

Documentos e Arquivo

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PLANIFICAO

Para contactos, comentrios e

Sobre o uso do gnero masculino

GIZ - Cooperao Alem para o

expressamos aqui a nossa vontade de que o

Augusto Jone Lus

i) a descentralizao da tomada de decises na gesto para melhorar o

ii) a profissionalizao do sistema e dos seus funcionrios;

iii) a transparncia e a responsabilizao na alocao e aplicao dos recursos disponveis.

Os mdulos de capacitao em POEMA

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 3

Os mdulos de capacitao POEMA inserem-se nas prioridades do PEE:

a abordagem didctica voltada para a realidade no terreno;

os gestores distritais participam tanto no desenvolvimento dos materiais

o objectivo principal o da profissionalizao dos gestores do sector da

Para facilitadores e supervisores

Perfil do facilitador do Mdulo POEMA Documentos e Arquivos

4 | INTRODUO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 5

6 | INTRODUO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Orientaes para o facilitador

Compromisso de Aco do Participante

Respostas dos exerccios

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 7

Orientaes para o facilitador

Aqui esto as principais aces necessrias:

Para uma facilitao de sucesso:

Veja l no livro de registo

Quem foi que registou

A carta entrou h duas

Eu? Quando? Deixa ver!...

O livro de protocolo interno no foi

Relacionar a boa gesto de documentos e arquivos

Elaborar tipos de correspondncias utilizadas na

Realizar os procedimentos de envio e recepo de

Utilizar o plano de classificao de documentos e a estrutura dos seus cdigos na gesto de

Utilizar os cdigos do plano de classificao de

Aplicar as regras da organizao dos processos

Produzir pastas de arquivo alternativas s pastas

Temos que melhorar a nossa gesto

10 | INTRODUO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 11

1.1 Objectivos: Apresentao dos objectivos do mdulo e das sesses

1.2 Interaco: Apresentao dos participantes e abertura da sesso

1.3 Contextualizao: A gesto de documentos e arquivos no ciclo

1.4 Sntese: A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

1.5 Encerramento: Reflexo conjunta e concluso

Resumo didctico da sesso

12 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 13

Motivar os participantes a participar

Mensagem de boas vindas

Enquadrar os participantes nos objectivos do mdulo e da

Organizao dos participantes em grupos de 4 a

Preparar os participantes para que

14 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Apresentao dos objectivos do mdulo e das

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 15

Apresentao dos participantes e abertura da

3. O facilitador explica que cada um dos participantes dever caminhar at

Utente do servio pblico

16 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

5. A tarefa de cada um dos grupos consiste em formar uma frase utilizando