EJERCICIO 1

CAPTULO 1: AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Instrucciones y enunciado del ejercicio:
Analice el siguiente organigrama y defina cuales son los mandos altos, mandos
medios y Mandos bajos. Asimismo determine cuales son las lneas de mando y de
comunicacin.
MANDOS:
Los mandos altos estn compuestos por, el Director General, Director Tcnico,
Director de Produccin y Director de Admn. y Finanzas.
Los mandos medios estn compuestos por, los Encargados, Jefe de Mantenimiento,
Logstica y Almacenes, Administracin y Finanzas.
Los mandos bajos se componen por, la Oficina Tcnica y Mtodos y Tiempos.
LNEAS DE MANDO Y COMUNICACIN:
La Oficina Tcnica y Mtodos y Tiempos le comunican al Director Tcnico todo lo
relacionado con el rea ya que el acta como Jefe y este a su vez se lo comunica al
Director General.
Los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logstica y Almacenes se comunican con el
Director General a travs de su Director de Produccin el cual es el encargado de
transmitirle todo lo que concierne a su rea al Director General.
El rea de Administracin y Finanzas tiene como Jefe a su Director Admn. y
Finanzas, que este a su vez est en la obligacin de comunicarle al Director General
todo lo que sucede en su departamento.

EJERCICIO 3
CAPITULO 2: PRODUCTIVIDAD
Instrucciones y enunciado del ejercicio.
Realice un listado de los beneficios que implica la automatizacin del proceso
administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del
Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grafica.
BENEFICIOS:

El empleado no tendra que estar solicitando una y otra vez sus vacaciones y
recibiendo muchas veces negativas por parte de Recursos Humanos.
El empleado ya sabra desde el momento en que es confirmado por la
empresa ms o menos cuando seria su salida de vacaciones.
Recursos Humanos ya sabra que en determinado da tienen que otorgarle las
vacaciones al empleado.
El Jefe directo ya no tendra que aprobar las vacaciones sino simplemente
firmar la hoja en donde hace constar que da sale y que da ingresa.
El Jefe directo sabra con anticipacin que empleado seria el ideal para cubrir
la plaza que entrara de vacaciones.

EJERCICIO 5
CAPTULO 3: INFORMACION Y COMUNICACIN
Instrucciones y enunciado del ejercicio:
Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes:
1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco
a) Recopilar todos los gastos hechos durante el mes.
b) Procesar todos los datos en un computador y posteriormente guardarlos.
c) Distribuir el resultado del IVA a pagar a las personas interesadas.
d) Se analizan todos los reportes generados mensualmente para verificar
ganancias y prdidas.
2. Recepcin y Distribucin de documentos en la organizacin
a) Recopilar informacin con la secretaria de todos los documentos recibidos y
enviados en la organizacin
b) Generar un reporte diario de cuanta documentacin entra y sale de la oficina
c) Se distribuye la informacin del reporte a todo el personal involucrado.
d) El personal que solicito la informacin analiza de qu forma se puede archivar
todos los documentos recibidos y al mismo tiempo como puede ser efectiva la
distribucin de documentacin dentro de la organizacin.
3. Generacin de Informes de Inventario
a) Recopilar la clase de productos que se manejan dentro de la organizacin
b) Generar un reporte de la cantidad de productos existentes.
c) Enviar el resultado al personal correspondiente.
d) Verificar cuales son los productos que se venden con mayor facilidad y cules
son los que no tienen una buena rentabilidad.
4. Facturacin para cursos matriculados en lnea
a) Verificar los cursos que se van a impartir.
b) Colocar en la pgina electrnica de la institucin los cursos que van a ser
impartidos, los horarios y el costo de los mismos.
c) Distribuir la direccin de la pgina electrnica para poder accesar y as poder
realizar los pagos.
d) Se enva la factura electrnica por medio del correo electrnico.
5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera
a) Recopilar todos los flujos de dinero en efectivo que recibi la gerencia.
b) Procesar todos los gastos que se realizaron y de cuanto efectivo se dispone
del total obtenido, mediante un reporte general.
c) Distribuir la informacin obtenida al personal que la solicito.
d) Mediante el reporte obtenido se tomaran decisiones para mejoras de la
organizacin.

EJERCICIO 7
CAPTULO 4: SISTEMATIZACIN
Instrucciones y enunciado del ejercicio:
En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes
que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A
continuacin se identifican cinco de los errores tpicos que se cometen con mas
frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Despus de haber ledo la
informacin complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se
cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capitulo.
Error
Carecer de un
plan

Se busca un
sistema de
talla nica

No se documenta
el proceso

La falta de
implementacin

Dejando fuera la
cuantificacin

Definicin
Al sistematizar procesos dentro de un
departamento de atencin al cliente
se desconoce que se est
sistematizando, porque y, hacia
donde llevara dicho proceso.
Se consideran paquetes ya
elaborados de software que apoyen la
sistematizacin del proceso del
departamento de atencin al cliente,
sin considerar si se ajusta a la
empresa, sin adaptarlo a las
particularidades, su visin y sus
necesidades.
Se cuenta con un sistema que apoya
al departamento de atencin al
cliente, que se ha desarrollado con el
tiempo, y que funciona bastante bien
porque las personas lo han estado
haciendo de esa forma durante
mucho tiempo. Sin embargo, dicho
proceso no est documentado.
Se detiene o no se concluye la
implementacin o ejecucin del
proceso de sistematizacin para el
departamento de atencin al cliente.
La documentacin por s sola no es
suficiente.
No se tienen claramente definidos y
cuantificables los resultados que se
esperan de la sistematizacin de los
procesos del departamento de
atencin al cliente. La evaluacin de
sistemas es un paso esencial.
Sin esta informacin se hace casi
imposible llevarla a cabo.

Solucin
Definir los objetivos
que se persiguen
Establecer el plan
de desarrollo en
fases.
Identificacin de las
necesidades del
usuario.
Crear un plan de
trabajo.

Crear manuales
operativos en
borrador.
Plan revisado de
trabajo.

Estrategia revisada de
transicin.
Crear planes
De contingencia.

Crear un reporte de
fallas.
Estadsticas de
rendimiento.