GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DE SUMINISTROS

Corresponde a la direccin distrital de salud, dirigir, coordinar, orientar y adoptar el rea de suministros
para establecer mtodos de compra que garanticen la adquisicin oportuna de insumos y equipos para
satisfacer las necesidades bsicas de los mismos de cada entidad prestadora de Servicios de Salud y a
su vez reducir las prdidas por obsolescencia y deterioro
La administracin de suministros es el conjunto de acciones que permiten a un organismo cumplir con
sus metas, tambin es el rea de la administracin donde se busca la forma de optimizar los recursos
materiales y equipos que se requieren para producir una actividad o servicio en trminos de oportunidad,
suficiencia y calidad, vigila y controla permanentemente las entradas y salida de los suministros que son
bsicos para la operatividad de un servicio.
Los suministros de salud son todos aquellos medios materiales, productos, equipos y materiales que
necesitan los equipos de salud para la realizacin de las tareas especficas del sector; tales como
medicamentos, alimentos, pastillas de cloracin, mosquiteros, suplementos alimentarios, etc.
La administracin de suministros es una actividad altamente especializada dentro del sistema de salud
con la que se satisfacen las necesidades de la prestacin de los servicios de salud, el sistema de
suministro son las tcnicas y procedimientos que permiten obtener bienes y servicios de calidad
adecuada , en la cantidad y precio justo cuando corresponde para su total almacenamiento, la
administracin de suministros como sistema comprende procesos de programacin, adquisicin,
recepcin, conservacin, distribucin, utilizacin, y control de materiales e insumos.

ORGANIZACIN FUNCIONAL DE LA UNIDAD FUNCIONAL DE SUMINISTROS

Departamento de suministros: es una estructura que sistematiza y adapta las polticas y normas
generales en particulares y especficas que se requieren en la cadena de servicios para cumplir con la
misin y visin de la organizacin.
Dependencia jerrquica: rea administrativa

Objetivo: Estandarizar los procedimientos relacionados con la administracin de suministros para

garantizar la uniformidad con un adecuado apoyo en la disponibilidad de los insumos y materiales
necesarios dentro de una institucin de salud para una mejor prestacin del servicio.
Funciones: disear protocolos de direccin del departamento en lo referente a auditora tcnica y
administrativa, ejecutar el plan de compras de acuerdo al presupuesto, gestionar calidad y precio ante la
subdireccin administrativa de la unidad, controlar el promedio de consumo de servicios y centros de
costos.
En la estructura de administracin de suministro es importante resaltar que la unidad funcional de los
suministros ser mas compleja y organizacionalmente dependiendo del desarrollo de la institucin, esta
unidad no es un departamento en muchas ocasiones sino que la responsabilidad y funcionamiento del
manejo es de una o varias personas; de acuerdo a la complejidad y organizacin empresarial la
estructura recomendada es la lnea y staff, debido a la complejidad de sus responsabilidades ante las
diferentes instancias y de la institucin no solo por la diversidad de artculos a comprar requeridos por
cada una de las dependencias la para evitar equivocaciones, el departamento de suministros est
organizado de la siguiente manera: gerencia, director administrativo, jefe de departamento de
suministros, comit de evaluacin de proveedores, mini junta de compras, analista de compras, almacn,
secretaria, kardista, mensajero bodeguero.
Jefe de departamentos de suministros: dirige y controla el funcionamiento de la unidad, desarrolla y
responde por los planes, programas de suministros, y una permanente asesora a nivel central, cumple y
hace cumplir las normas, etc.
Analista de compras: decepciona y clasifica los pedidos, cuantifica y valoriza las cotizaciones, actualiza
controla precios, etc.
Almacenista: registra y controla la entrada de mercanca al almacn, controla bienes, servicios, e
inventarios.
Mini junta o comit de compras: es aquella que tiene como funcin dar asesora al jefe del
departamento de suministros para ciertas compras que por sus caractersticas implican manejo de
criterios especficos independientes de su costo.

PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES BASICAS

Manejo de proveedores
Planeacin de necesidades
Obtencin de bienes y recursos
Verificacin y distribucin de las adquisicin
Seguimiento al manejo y ejecucin de recursos
Evaluacin y control de la calidad en el uso de los recursos
Manejo de contratos, planeacin de la contratacin
Vigilancia y control del cumplimiento de contratos
Liquidacin, modificacin o renovacin de contratos

ACTIVIDADES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS

Recibir requerimientos y cotizar

Elaborar la orden de compra y solicitar disponibilidad presupuestal
Legalizar la orden de comprar
Emitir orden de compra original
Elaborar los ingresos
Elaborar los comprobantes de egreso
Almacenar, custodiar y distribuir los suministros
Definir y garantizar la entrega de la dotacin de personal acorde a las normas
Establecer los costos
Establecer y aplicar mtodo y procedimientos que permitan mejorar la actualizacin de los
inventarios
Rendir a las estancias competentes, los informes y cuentas establecidos por las normas
administrativas y fiscales vigentes.
Etc.

EL PROCESO DE COMPRAS
INTRODUCCIN
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite
burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente,
en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y
presupuesto y la evaluacin de las mismas para adquirir el producto ms idneo en cada momento.
EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para
estar preparado antes de que surja la necesidad.

Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de

materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan
afectar a la economa de la empresa.

Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas,
compararlas y examinarlas.

Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio,
la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto.

Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de
la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un
documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material
solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han
suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial
centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su
parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la
variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se
necesita informacin o respuesta de otras empresas.

ANLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a travs de su departamento de compras o
aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado boletn de compras; en l se
detalla las caractersticas del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificacin antes de iniciar
los trmites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o informacin de los materiales. El
proceso es el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mnimos.

Comprobar si el artculo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera
vez.

Clasificar los boletines por materiales homogneos o adquiridos del mismo proveedor.

Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de
entrega, las condiciones financieras, etc.

PLAN DE COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La
planificacin anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los
proveedores se pueden encontrar en:

Guas telefnicas, pginas web.

Organismos Oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensa y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones del sector.

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener informacin o,
incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los vendedores de la empresa
suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados
varios proveedores o zonas geogrficas que concentran las fbricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la
moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa ms puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en
una ciudad cuando la empresa est a muchos kilmetros de ella y quiere tener una representacin
en el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca
extranjera a precios razonables.

RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros departamentos con los
materiales que necesitan para realizar las tareas requeridas. Incluso el departamento de recursos
humanos requiere bienes para hacer su trabajo, como lpices, bolgrafos, computadoras y otros bienes.
Cada material que una empresa utiliza, ya sea para producir un producto que vende o para documentar

la venta de ese producto, tiene que pasar por el departamento de compras para recibir primero el material
requerido.