INFORMTICA

PRCTICA 18: DOCUMENTOS LARGOS

En este ejercicio se ven herramientas que suelen utilizarse en documentos largos,
tales como: notas a pie de pgina, numeracin de pginas, orientacin del papel, ndices
automticos (adems de otras ya vistas: espaciado interlineal, insertar imagen, bordes,
estilos...).
ACTIVIDAD A REALIZAR
o Copia el texto incluido bajo el ttulo COMUNICACIN EN LA EMPRESA: ENTREVISTAS Y REUNIONES, utilizando las opciones de formato
de fuente, de prrafo, vietas, sombreado, etc. que consideres ms convenientes (a fin de que el resultado final sea lo ms parecido posible al modelo).
o Aplica el estilo Ttulo 1 al ttulo del documento (COMUNICACIN EN
LA EMPRESA: ENTREVISTAS Y REUNIONES). Modifica el estilo Ttulo 1 para que presente el aspecto adecuado.
o Aplica a los apartados La entrevista, Las reuniones y sus tipos el estilo
Ttulo 2, y a los apartados Tipos de entrevista y La entrevista de seleccin, el estilo Ttulo 3 (modificado previamente dichos estilos, si es necesario).
o Inserta imgenes parecidas a las incluidas en el documento y ajusta el texto a la imagen.
o Crea el encabezado y el pie de pgina.
o Numera las pginas.
o La segunda pgina del documento est orientada en horizontal; la tabla est centrada en vertical en la pgina.
o Crea el ndice de contenidos al final del documento (en una pgina aparte).
o Guarda el documento con el nombre Comunicacin en la empresa.

PROCEDIMIENTO:

Cmo insertar una imagen desde un archivo

1.- Sita el cursor en el punto en el que quieras insertar la imagen
2.- Ve a Insertar, Imagen, Desde archivo...Seleccionar la ubicacin de la imagen una
vez descargada.

Pgina

INFORMTICA
Cmo poner a un documento un encabezado y un pie de pgina:
Los encabezados y pies de pgina son textos que se introducen una vez y se repiten en todas las pginas de un documento. Para insertar el encabezado y el pie de pgina
en este ejercicio, sigue los pasos siguientes:
1.- Ve a Ver (men principal) y selecciona Encabezado y pie de pgina.
2.- El cursor se sita al principio del documento, encuadrado por una lnea intermitente.
Establece el formato del texto del encabezado (texto centrado, en cursiva; letra Times
New Roman de 12 ptos.)
3.- Al activar la vista del encabezado, habr aparecido en pantalla una barra de herramientas como sta:

Haz clic en el botn

para llevar el cursor hasta el pie de pgina. Escribe el texto del
pie con el formato correspondiente.
4. Finalmente, pulsa el botn Cerrar de la barra Encabezado y pie de pgina. El encabezado y el pie de pgina han de aparecer (de color gris atenuado) al principio y al final
de cada pgina del documento.
Cmo numerar las pginas:
1.- Ve a Insertar y selecciona Nmeros de pgina.
2.- En el cuadro de dilogo que aparece puedes configurar el lugar, alineacin y formato
de los nmeros de las pginas. En nuestro caso, elegiremos las opciones predefinidas
(nmeros en la parte inferior de la pgina, a la derecha). Haz clic en Aceptar y las pginas se numerarn (los nmeros aparecen tambin en gris atenuado).
Cmo orientar una pgina en horizontal

Por defecto, todas las pginas del documento se orientan en vertical. Aqu hemos
de orientar la pgina 2 en horizontal. Como la orientacin de la pgina afecta en princi-

Pgina

INFORMTICA
pio a todas las pginas, para evitarlo habrs de insertar un salto de seccin (con cambio
de pgina) al final de la pgina 1 1 .
1.- Sita el cursor al final de la pgina 1 (sin contar el pie). Ve a Insertar (men
principal), Salto... En el apartado Saltos de seccin, activa el botn de opcin Pgina
siguiente.
2.- Situado el cursor en la pgina 2, ve a Archivo, Configurar pgina... En el cuadro de dilogo, haz clic en la ficha Tamao de papel. En el apartado Orientacin, selecciona Horizontal. Pulsa en Aceptar.
3.- Una vez hayas creado la tabla, sita el cursor debajo y fuera de la misma e inserta un nuevo salto de seccin con cambio de pgina.
4.- Situado el cursor en la pgina 3, vuelve a cambiar la orientacin de la pgina a
Vertical.

Cmo crear un ndice de contenidos automtico:

1.- Al final del documento inserta un salto de pgina (Insertar, Salto..., Salto de pgina). No confundir este salto (que se limita a pasar el cursor a la pgina siguiente) con el
salto de seccin con cambio de pgina (que permite establecer opciones de formato totalmente nuevas a partir de la siguiente pgina).
2.- Escribe la palabra ndice (con el formato correspondiente). Pulsa INTRO dos o tres
veces y pulsa el botn

para justificar el texto del ndice.

3.- Ve a Insertar, referencia, ndice y tablas... En el cuadro de dilogo, selecciona la

ficha Tabla de contenidos.
4.- En el cuadro de lista Formatos selecciona Elegante (u otro formato, si lo prefieres).
En el apartado Mostrar niveles, deja el n. en 3. Haz clic en Aceptar.
5.- Si haces clic en cualquiera de los apartados o subapartados del ndice, el cursor se
desplaza automticamente a dicho (sub)apartado.

Cmo insertar una nota a pie de pgina:

Determinadas opciones de formato afectan, en principio, a todo un documento (como la orientacin de las

pginas, los mrgenes, encabezados, etc.). Para que no sea as, es necesario dividir el documento en secciones.
Cada seccin de un documento puede tener opciones de formato totalmente distintas: incluyendo mrgenes,
encabezados y pies, columnas, etc.
Los cambios (saltos) de seccin pueden ser con o sin cambio de pgina.

Pgina

INFORMTICA

1.- Sita el cursor en el punto en el que quieres insertar la nota (es decir, no al final de la
pgina sino a la derecha de la palabra donde aparecer la referencia a la nota)
2.- Ve a Insertar, Referencia, Nota al pie. Haz clic en Aceptar.
3.- Al final de la pgina aparecer el nmero de la nota. Escribe el texto de la nota a
continuacin del nmero. Luego, haz clic en el botn Cerrar (si es que aparece), situado
encima de la nota; o bien ve a Ver y haz clic en Notas al pie. El cursor volver al texto
principal.

Pgina

Formas de comunicacin

COMUNICACIN EN LA EMPRESA: ENTREVISTAS Y REUNIONES

La entrevista
Tipos de entrevista
La entrevista es uno de los medios de comunicacin oral de uso ms frecuente en las empresas. En la entrevista, una de las partes, el entrevistador, es el responsable de
la planificacin y preparacin de la entrevista, para obtener de la otra parte, el entrevistado, la
informacin que necesita.
Las entrevistas se clasifican atendiendo a los siguientes criterios:
Por el nmero de participantes:
9 Individuales: un entrevistador y un entrevistado
9 Colectivas: ms de dos participantes
Por la pertenencia a la empresa:
9 Internas: ambas partes son miembros de la empresa. A su vez, stas se clasifican en entrevistas de:

Evaluacin de rendimiento (de los empleados) 2

Problemas de disciplina, etc.

9 Externas: una de las dos partes no pertenece a la empresa. A su vez, podemos distinguir,
por su propsito, los siguientes subtipos:

De ventas o compras

De asesoramiento (con profesionales ajenos a la empresa, sobre diversas cuestiones)

9 Entrevista de seleccin (de personal): tipo intermedio entre la interna y la externa (ya
que se inicia como externa y se concluye, en su caso, como interna).
Por el tipo de preguntas que formula el entrevistador:
9 Dirigidas: las preguntas se disean para obtener del entrevistado una informacin concreta.
9 No dirigidas: las preguntas son ms abiertas, dejando al entrevistado una amplia gama
de respuestas.

Esta evaluacin puede llevar al planteamiento de nuevos objetivos, a revisiones salariales, a la promocin del trabajador, etc.

La comunicacin en la empresa

Formas de comunicacin

La entrevista de seleccin

LA ENTREVISTA DE SELECCIN
Conducta verbal

Fase
1. Preparacin

3. Espera

Saludar al recepcionista
Presentarse
Preguntar por el entrevistador
No hablar mientras se espera, salvo que sea preciso hacerlo

4. Primer contacto

Saludar educadamente

5. Desarrollo

Contestar a lo que se pregunte procurando no hablar demasiado

Ser sincero
Destacar los aspectos ms relevantes y positivos de la vida laboral o
acadmica
No exagerar las cualidades propias
Hablar bien de profesores, compaeros o jefes anteriores
Dejar que sea el entrevistador quien aborde el tema de condiciones laborales (salario, horario, vacaciones, etc.).
Evitar las confidencias con el entrevistador.
No entrar en discusin
No sentirse obligado a llenar los silencios del entrevistador
Recapitular lo acordado
Despedirse cortsmente
Despedirse del recepcionista

2. Llegada

6. Despedida

La comunicacin en la empresa

Conducta no verbal

Cuidar el aspecto externo

Elegir una forma de vestir adecuada a la situacin
Evitar los colores llamativos
Llegar con cinco minutos de antelacin sobre la hora
acordada

Sentarse de forma relajada donde el recepcionista indique

Hojear alguna revista o peridicu
Estrechar la mano del entrevistador con firmeza, sin apretar ni retenerla excesivamente
Sonrer de forma cordial
Mantener una actitud corporal relajada
Sentarse cmodamente con ambos pies apoyados en el
suelo
No tener ningn objeto en las manos
Sonrer de vez en cuando
Mantener las manos a la vista y utilizarlas para reforzar e
mensaje
Mirar a la cara al entrevistador
No realizar movimientos repetitivos (tics)
Observar los movimientos del entrevistador

Estrechar la mano en la forma indicada en el primer contacto

Moverse con soltura y decisin

Formas de comunicacin

Las reuniones y sus tipos

Se denomina reunin a la concurrencia de un determinado nmero
de personas con el fin de aunar sus intereses en un objetivo comn 3 .
Las reuniones ms frecuentes, atendiendo al propsito con que son convocadas, son las
siguientes:
o

Informativas: tienen por objeto que la informacin de que dispone el convocante

sea conocida por todos los asistentes.

Respuestas

Preguntas

Convocante

Informacin

Asistentes

De recogida de informacin: su objetivo es facilitar al convocante la informacin que necesita de los asistentes para proceder a evaluar una situacin, realizar
un estudio, tomar algn tipo de decisin, etc.

Preguntas

Convocante

Respuestas
informativas

Asistentes

Formativas: su finalidad es transmitir a los asistentes unos conocimientos que

posee el convocante. (esquema: en la siguiente pgina).

La comunicacin en la empresa

Formas de comunicacin

Preguntas y
respuestas

Convocante

Conocimientos

Asistentes

De conciliacin: los asistentes se encuentran en una situacin de desacuerdo e,

incluso, de enfrentamiento. El convocante les rene para escuchar las dos posturas actuando de rbitro para conseguir una conciliacin entre ambas.

Convocante

Informacin
Posicin B

Informacin
Posicin B
Conciliacin

Asistentes

Asistentes

Aunque las reuniones deben estar inspiradas por un sentimiento de utilidad, existen algunas aparentemente intiles, lo cual no significa que lo sean, pues el resultado final es el de haber propiciado el contacto personal entre determinados miembros de la empresa.

La comunicacin en la empresa

Formas de comunicacin

NDICE

COMUNICACIN EN LA EMPRESA: ENTREVISTAS Y REUNIONES ______________________1

La entrevista _____________________________________________________________________1
Tipos de entrevista________________________________________________________________1
La entrevista de seleccin __________________________________________________________2
Las reuniones y sus tipos____________________________________________________________3

La comunicacin en la empresa