FUNDICIONES

DE LIMA S.A
SISTEMA DE
GESTION
INTEGRAL

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE REGISTROS

CODIGO : PGI - 02
VERSION : 08
FECHA: MAYO 28 DE
2014

1. PROPOSITO.
Con el control de los registros FUNDICIONES DE LIMA S.A, busca demostrar
la conformidad de las operaciones, con los requisitos especificados y la gestin
eficaz del sistema de gestin integral. Es importante identificar el recorrido de
los documentos para que en caso que sea necesario esta documentacin sirva
de base para el anlisis de problemas o diseo de acciones correctivas/
preventivas, as como servir de prueba demostrativa de la gestin integral en
situaciones contractuales.
Para FUNDELIMA los registros y formatos de Calidad, Seguridad y Salud
Ocupacional y Ambiente, son todos aquellos datos, almacenados en papel o en
otro sistema, que permite demostrar la gestin obtenida en un momento
determinado en el tiempo.

2. ALCANCE.
Los requisitos indicados en el procedimiento se aplican a todos los registros y
formatos de gestin producidos por la aplicacin de las disposiciones del
sistema, incluyendo los registros originados por los subcontratistas como
resultado de actividades subcontratadas.

3. DOCUMENTOS.
3.1 DOCUMENTO PRIMARIO.

Manual de Gestin Integral

3.2 DOCUMENTOS DERIVADOS

Control de Registros. FGI - 12

4. RESPONSABILIDADES.
El Coordinador de Gestin Integral asume la responsabilidad de supervisar que
cada uno de los registros se ajusta a lo establecido en este procedimiento.
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Por otro lado, los departamentos designados en los procedimientos e

instrucciones de trabajo son responsables de la adecuada gestin y custodia
de los registros que se les asignan.

5. DESARROLLO.
Para identificar el recorrido de los registros y formatos que sirven como soporte
del sistema y asi ejercer control sobre los mismos se especifican en un
documento de control de registros la siguiente informacin:

IDENTIFICACION: permite reconocer los registros y relacionarlos con el

producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema de gestin
integral, en FUNDELIMA los registros se identifican por su nombre, y estan
identificados en la tabla de control de registro.

CODIGO: Codificacin alfa numrica establecida en el procedimiento control

de documentos para los casos en que aplique. A los registros generados por
Sistema UNO se colocara en el listado maestro la sigla S.U en la columna
del cdigo.

VERSION: Corresponde al nmero de veces que se ha emitido el

documento.

RESPONSABLE: Persona encargada de la recoleccin, clasificacin,

almacenamiento, y conservacin de los registros.

ACCESO: Medidas establecidas para recuperar los registros y para permitir

su consulta solamente a reas autorizadas. En la empresa la consulta de los
registros ser permitida al personal autorizado, establecido en la tabla de
control de registros.

CONSERVACION: Tiempo durante el cual se retienen los registros, el tiempo

que ha establecido la empresa para la conservacin de los registros es de
acuerdo a lo establecido al Control de Registro FGI-12, a menos que en el
procedimiento, instructivo o por disposiciones legales se indique otro
trmino.
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ALMACENAMIENTO: Condiciones que permiten asegurar el buen estado

de los registros, para garantizar que los registros permanezcan en
adecuadas condiciones se protegen guardndolos en carpetas, archivos o
como lo disponga el responsable del registro. Ver tabla de control de
registro.

DISPOSICION: Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de

conservacin establecido para los registros, la empresa especifica que
cumplido el tiempo de la conservacin los registros se destruyen o van a un
archivo muerto.

CODIGO PROCEDIMIENTO: Corresponde al cdigo del procedimiento del

cual se deriva.

CONTROL DE CAMBIOS: Identificacin de los cambios efectuados sobre el

registro.

Todos los registros de calidad deben ser legibles, recuperables (cuando

aplique) y diligenciados a tinta, en el sistema o mquina.
Cuando amerite cambiar un dato registrado equivocadamente se subrayar y
se anotar el dato correcto en la parte de abajo del formato o en la columna de
observaciones con la firma y nombre de quien corrige, anotando adems el
motivo de la equivocacin.

6. REGISTROS.
El registro original derivado de este procedimiento permanece diligenciado y
actualizado en las oficinas del Coordinador de Gestin Integral y se conserva
segn las disposiciones de este. Se entrega una copia actualizada al
responsable de la recoleccin, almacenamiento y conservacin de los
diferentes registros.

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7. CONTROL DE CAMBIO

Versin

Descripcin del Cambio

Fecha

Edicin del Documento

Enero/99

Noviembre/9
9

Septiembre/1
1

Septiembre/0
4

Enero/06

Febrero/08

Se incluye el item Control de

Cambios en el numeral 5. Desarrollo

Enero/14

Cambio en la codificacin del

documento. Se alinea con la
migracin a un sistema de gestin
integral.

Mayo/2014

Revis:

Cargo: Coordinador de Gestin

Integral

Aprob:

Cargo: Gerente General

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