Introducción A Access 2007

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA
COMPUTACIN II
Introduccin a Access 2007

El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos ms popular, sobre todo, por estar incluido
dentro del paquete informtico Office.
Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena informacin.
Esta informacin estar almacenada en tablas relacionadas entre s. Podremos acceder a la informacin mediante
formularios, realizar consultas o imprimir informes.
Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefnica. Pero habitualmente se
trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la
informacin de una empresa: trabajadores, clientes, facturacin, pedidos,...
La mayora de personas que empiezan a trabajar con una base de datos parten de un diseo ya realizado, es decir, las
tablas que forman la base de datos ya estn definidas y relacionadas. Entonces, el trabajo que se espera que realicemos
es demanipulacin de la informacin: introducir datos, modificarlos, realizar consultas de la informacin,...
Sin embargo en este curso vamos a partir desde una base de datos en blanco. Disearemos las tablas necesarias y
las relacionaremos, aunque esto en muchas empresas, es labor del departamento de informtica.
Iniciamos el programa y esta es la primera ventana que observamos:
Desde esta ventana tenemos varias opciones:

1.
Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en linea.
2.
Crear una BD en blanco.
3.
Abrir una BD existente.
Nosotros partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opcin debemos elegir el nombre de la base
de datos (nombre del archivo) y su ubicacin. A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar
a trabajar con la base de datos.
A continuacin deberemos crear las tablas que forman nuestra BD.
Crear tablas en Access 2007

Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenar la
informacin. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vaca (tabla1) y espera que aadamos los campos (las
columnas) que definirn nuestra tabla.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
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Para crear una tabla en Access debemos definir los campos que la forman (las columnas). Tenemos varias maneras de
crear tablas. El mtodo que aparece por defecto al iniciar la base de datos es el que se observa en la imagen:
Esta tabla ya dispone de un campo llamado Id de tipo autonumrico (ms adelante hablaremos de este campo).
Podemos agregar tantos campos como deseemos indicando su nombre. Mediante este mtodo no podemos definir el
tipo de dato de los campos (se define automticamente al introducir la informacin) ni determinar sus propiedades.
Despus podemos aadir los registros (las filas) con los datos que seamos almacenar.
Al guardar la tabla esta queda almacenada en el panel de exploracin en la parte izquierda de la ventana. Podemos
acceder a la tabla en cualquier momento pulsando doble clic sobre su nombre.
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Si deseamos agregar ms tablas accedemos al grupo de opciones Tablas de la ficha Crear, .
Existen distintas formas de crear tablas:
Tabla: Se trata del mtodo explicado anteriormente, es decir, el que aparece por defecto al iniciar el programa.
Plantillas de tabla: Existen algunas tablas ya creadas que podemos utilizar en nuestra base de datos.
Diseo de tabla. Explicaremos en otra entrada este mtodo con detenimiento.
Diseo de tablas en Access 2007

El mtodo recomendado para crear nuevas tablas en Access es el Diseo de tabla. Accedemos a l desde el grupo
de opciones Tablas de la ficha Crear.
Desde aqu podremos crear la nueva tabla indicando:
Nombres de campo: Identifica y define a cada campo.
Tipo de datos de cada campo.
Descripcin de los campos: Comentario que podemos aadir para describir el campo, indicar su finalidad,
especificar la informacin que contendr,... o cualquier otra aclaracin que deseemos dejar reflejada.
Propiedades de los campos.
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TIPO DE DATOS:
Definimos qu tipo de informacin se va a aadir en el campo. Tenemos 10 tipos de datos disponibles:
1.
Texto: Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos
(ejemplo: nmeros de telfono). El tamao de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que
indique la propiedad Tamao del campo.
2.
Memo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.
3.
Nmero: Datos numricos utilizados en clculos matemticos.
4.
Fecha/Hora.
5.
Moneda: Valores numricos de moneda utilizados en clculos matemticos.
6.
Auto numrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico. No se puede actualizar.
7.
S/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso,...)
8.
Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de clculo,...) vinculado o incrustado en el campo.
9.
Hipervnculo: Texto utilizado como direccin de hipervnculo. til para almacenar direcciones web o
correos electrnicos.
10.
Datos adjuntos: Para adjuntar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, y otros tipos de
archivos admitidos.
11.
Asistente para bsquedas: Al elegir esta opcin aparece un asistente para bsquedas que nos permite
crear un campo de bsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores.
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PROPIEDADES DE CAMPO:
A cada uno de los campos aadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en
la parte inferior. Hay muchas propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuacin
vamos a describir las propiedades ms relevantes:
Tamao del campo: en campos de tipo texto es el mximo nmero de caracteres que se pueden introducir. En
datos de tipo nmero definimos si el nmero es entero o decimal.
Formato: diseo de presentacin, es decir, cmo se va a visualizar. til en tipo de datos moneda, fecha/hora y
nmero.
Mscara de entrada: un modelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X
Ttulo: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.
Valor predeterminado: valor por defecto.
Regla de Validacin: una condicin que limita los valores que pueden introducirse.
Texto de Validacin: mensaje de error que aparecer si no se cumple la regla de validacin.
Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato.
Indexado: para acelerar bsquedas y ordenacin. Adems podemos prohibir la existencia de duplicados en el
campo.
Lugares decimales: nmero de dgitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo nmero o moneda.
Para crear una tabla es necesario definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en
este apartado son opcionales. Sin embargo tambin es necesario definir uno o ms campos como clave principal.
CLAVE PRINCIPAL:
Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un
campo nico para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podramos definir la matrcula como
clave principal, ya que la matrcula identifica a los automviles y es un dato nico para cada uno.
Para definir un campo como clave principal en la vista diseo nos colocamos sobre el campo y accedemos a la
opcin Clave principal en la ficha Diseo.
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Aparecer una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.
Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el mtodo diseo de tabla. Podemos guardarla y se
almacenar en el panel de exploracin situado a la izquierda de la ventana.
En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este
caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o aadir nuevos registros.
Podemos cambiar la vista a diseo de tabla desde la opcin Ver de la ficha hoja de datos.
De esta manera tan sencilla es posible cambiar entre estas dos vistas para modificar el diseo de la tabla en la Vista
diseo o trabajar con los datos almacenados en la tabla desde Vista hoja de datos.
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Una vez que hemos creado las tablas que necesitamos en nuestra base de datos debemos relacionar estas tablas. Pero
de esto hablaremos en la entrada Relaciones entre las tablas.
Relaciones entre las tablas en Access 2007

Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la
informacin que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberan estar relacionadas. De hecho toda la
informacin que incluiremos en la base de datos, seguramente tendr algn tipo de relacin.
Sin embargo, este punto es el que puede considerarse ms complicado dentro del diseo de bases de datos. Exige un
amplio y profundo estudio para que las relaciones establecidas sean las ms eficaces. En muchos libros de texto y
tutoriales se pasa por alto este punto o se trata mnimamente, pero en este curso deseamos darle la atencin que
merece.
Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lgicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cmo
implementar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access.
Tipos de relaciones:
Uno a uno: relacin en la que UN registro de una tabla est relacionado con UN nico registro de otra tabla.
Ejemplo:
En este ejemplo un registro de la tabla Estudiantes se relaciona con un nico registro de la tabla Padres.
Uno a varios: relacin entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas est relacionado con VARIOS
registros de la otra.
Ejemplo:
En este ejemplo un registro de la tabla Clientes se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos.
Varios a varios: relacin en la que UN registro de una tabla est relacionado con VARIOS registros de la otra y
viceversa (sera como la relacin anterior, pero leda en los dos sentidos)
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Ejemplo:
En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos y, ademas,
cada registro de la tabla Pedidos se relaciona con varios registros de la tabla Productos.
Relaciones en Access
Despus de comentar tericamente los tipos de relaciones existentes veamos cmo las implementaramos en Access.
Para ello accedemos a la opcin Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos. Aadiremos en la ventana
que aparece las tablas que deseamos relacionar. Podemos arrastrar las tablas desde el panel de exploracin o usar el
botn Mostrar tabla de la ficha Diseo.
Uno a uno: este tipo de relacin se realizar uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrn el mismo
tipo de informacin. Sern dos campos que tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas (el nombre
puede ser distinto). Adems estos campos deben ser nicos en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con
el mismo dato en este campo. Podemos utilizar, por tanto, las claves principales si estas contienen el mismo tipo de
informacin en las dos tablas.
Para realizar la unin fsica pulsamos con el ratn sobre uno de los campos y lo arrastramos hasta el otro. Al soltar el
ratn nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Mediante este cuadro de dilogo podemos crear las relaciones. En este caso, al haber seleccionado dos campos que son
nicos en su tabla, el tipo de relacin ser Uno a uno (como indica en la parte inferior del cuadro de dilogo).
Podemos exigir integridad referencial a la relacin. Esto garantiza que cualquier registro siempre se va a relacionar con
otros registros existentes y vlidos. Si pulsamos esta opcin adems podremos Actualizar en cascada los campos
relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados. De esta manera si se modifican los datos en una
tabla se modificarn tambin en la tabla con la que est relacionada.
Cuando pulsamos sobre el botn crear nos aparecen las tablas relacionadas.
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Uno a varios: este tipo de relacin se realizar uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrn el
mismo tipo de informacin. Sern dos campos que tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas (el
nombre puede ser distinto). Adems UNO de estos campo debe ser nico en su tabla, es decir, no pueden haber varios
registros con el mismo dato en este campo. Normalmente se utiliza la clave principal.
Usamos el mismo mtodo comentado anteriormente para unir fsicamente estos dos campos. Observaremos que, en
esta ocasin, en el cuadro de dilogo Modificar relaciones aparece el tipo de relacin Uno a varios.
Varios a varios: este tipo de relacin no puede ser implementada directamente en la base de datos. Por eso,
para que entre dos tablas exista una relacin varios a varios, crearemos una tabla intermedia que nos permita crear
dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, dos campos que contendrn el mismo tipo de
informacin que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrn el mismo tipo de datos y las
mismas caractersticas. Adems estos dos campos sern claves principales de la nueva tabla creada.
Como podemos ver en el ejemplo, esta tabla intermedia, creada a propsito para que exista esta relacin varios a
varios, contiene dos claves principales que son una "copia" de las claves principales de las tablas que queremos
relacionar. Adems puede contener otros campos si lo vemos necesario.
De esta manera, podremos crear dos relaciones uno a varios entre esta tabla intermedia y las dos tablas que
desebamos relacionar originalmente. En definitiva, por tanto, tenemos una relacin varios a varios entre las dos tablas
inciales.
Cmo utilizar las relaciones?
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La verdad es que todo esto puede parecer un poco lioso pero, es cuestin de prctica llegar a controlarlo. Ante un
problema real, disearemos las tablas que creamos necesarias para almacenar toda la informacin.
Posteriormente estudiaremos las relaciones que deseamos que existan entre las tablas. Y, dependiendo del caso,
aplicaremos uno de los tipos de relaciones explicados aqu.
Llegados a este punto es ms que recomendable el practicar lo estudiado mediante algunos ejercicios. Se han planteado
cuatro distintos ejercicios a fin de que quede claro cmo disear las tablas de una base de datos y cmo relacionarlas.
Ejercicio 1: BIBLIOTECA. Objetivo: Crear y relacionar tablas.
Ejercicio 2: VIDEOCLUB. Objetivo: Crear y relacionar tablas.
Ejercicio 3: PEDIDOS CLIENTES. Objetivo: Crear y relacionar tablas.
Ejercicio 4: Distribuir la informacin en tablas y relacionarlas.
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Ejercicio 1 Access: Crear y relacionar tablas

PRACTICA CREAR Y RELACIONAR TABLAS
Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de una biblioteca.
Nombre de la Base de Datos: BIBLIOTECA.

La Base de Datos estar compuesta por tres tablas: socios, libros y prstamos. Las caractersticas de cada una de las
tablas se muestran a continuacin:
Ingresar a cada tabla los siguientes registros:
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Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de un VIDEOCLUB.
Nombre de la Base de Datos: VIDEOCLUB.
La Base de Datos estar compuesta por las tablas que se presentan a continuacin:
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Ingresar a cada tabla algunos registros. Por ejemplo:
Hay algn problema al aadir el segundo alquiler? A qu crees que se debe?

Intenta insertar un nuevo registro en la tabla Dvd con los siguientes datos:
Ident-dvd: AVA-1
Ttulo: Avatar
Por qu no permite su insercin?
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Realizar una Base de Datos que almacene la informacin relativa a los pedidos de productos por parte de los clientes de
una empresa.
Nombre de la Base de Datos: Pedidos de clientes.
La Base de Datos estar compuesta por las tablas: Clientes, Productos, Modos Envo, Pedidos, Productos Pedido,
Proveedores.
Las caractersticas de cada una de las tablas se muestran a continuacin:
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A. Crea una BD que contenga informacin relativa a los empleados de una empresa y sus tareas o proyectos realizados.
Nombre de la Base de Datos: Empleados.
Datos:
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Nombre completo, Direccin y Telfonos de los Empleados.

Nmero de la seguridad social de los Empleados.
Cargo y departamento de los Empleados.
Fecha de Contratacin y salario de los Empleados.
Fotografa de los Empleados.
Nombre del Departamento.
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Trabajadores en Departamento.
Responsable de Departamento.
Descripcin de la Tarea.
Fecha de Inicio de la Tarea.
Fecha de Finalizacin de la Tarea.
Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones oportunas para que:
En un departamento puedan haber varios trabajadores.
Un empleado pueda realizar varias tareas.
B. Crea una BD que contenga informacin sobre los cursos realizados por un Centro de Estudios.
Nombre de la Base de Datos: Centro de Estudios.
Datos:
Datos personales de los Alumnos (Nombre, direccin, telfono)

Datos personales de los Profesores (DNI, Nombre, direccin, telfono)
Duracin, Aula de Imparticin, Horario y nombre de los Cursos.
Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones que creas oportunas.
C. Una BD que almacene la informacin sobre la facturacin de proyectos a los clientes de una empresa.
Nombre de la Base de datos: Facturacin Proyectos.
Tablas:
Facturas.
Proyectos.
Clientes.
Crea las tablas con los campos que consideres necesarios.
Relaciona estas tablas como creas ms oportuno.
Buscar, Ordenar y Filtrar datos en las tablas de Access 2007

Ahora que ya hemos explicado cmo crear las tablas de nuestra base de datos y cmo relacionarlas, veamos algunas
opciones que tenemos para trabajar con ellas desde la vista Hoja de datos.
Vista hoja de datos
Desde esta vista (aparece al pulsar doble clic sobre la tabla desde el panel de exploracin) podemos visualizar los datos
almacenados, aadir nuevos registros a la tabla, eliminar los existentes o modificar los datos. Desde el grupo de
opciones Registros en la ficha Inicio encontramos la mayora estas opciones.
Tambin podemos aadir registros escribiendo los datos en la ltima fila de la tabla o eliminar un registro pulsando sobre
l con el botn derecho del ratn.
Para desplazarnos por los registros de la tabla podemos utilizar los botones accesibles desde la parte inferior de la tabla.
Formato de la tabla
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Tenemos algunas opciones para modificar el formato del texto y de la tabla en el grupo de opciones Fuente desde la
ficha Inicio: tipo de letra, tamao, alineacin, negrita, cursiva, subrayado, color de la fuente, lineas de divisin de la tabla
y color de fondo.
Buscar texto
En la misma ficha inicio tenemos una opcin que nos permite buscar rpidamente dentro de la informacin contenida en
la tabla. Al pulsar en el icono Buscar aparece el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Desde este cuadro de dilogo podemos buscar un texto en la tabla o en algn campo en concreto haciendo coincidir
todo el campo con el texto de bsqueda o indicando si este aparece al principio o en cualquier parte del campo.
Ordenar la tabla
Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos ordenar la tabla por el campo que deseemos.
Bastara con colocarnos sobre el campo por el que queremos ordenar y pulsar sobre el botn de orden Ascendente o
Descendente.
Tambin podemos ordenar la tabla si accedemos al men que aparece al pulsar sobre la flecha situada en los nombres
de campo. En este men tambin tenemos opciones para ordenar por el campo seleccionado.
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Filtrar datos
Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos filtrar los datos de la tabla para que se
visualice solo la informacin que deseemos. Tenemos varias opciones para filtrar:
Filtro de Seleccin. Seleccionamos la informacin de la tabla por la que queremos filtrar y accedemos al botn
Seleccin.
Filtro. Al pulsar sobre esta opcin del grupo Ordenar y filtrar nos aparece este men donde tambin tenemos
opciones para filtrar por el campo seleccionado.
Filtro por formulario. Accesible desde el botn Avanzadas.
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Filtro avanzado. Accesible desde el botn Avanzadas.
Ejercicio 5 Access: Practicar la ordenacin, bsqueda y filtrado de datos

PRACTICA ORDENAR, FILTRAR Y BUSCAR REGISTROS EN LAS TABLAS
A partir de la base de datos Videoclub.mdb realizar las siguientes tareas con las tablas en Vista Hoja de Datos:
Ordenar por ...
ao de estreno la tabla Pelculas.
ttulo de pelculas la tabla Dvd.
nombre la tabla de Clientes.
DNI del cliente la tabla Alquiler.
Filtros:
(Antes de aplicar cada filtro elimina el anterior)
Mostrar todas las comedias en la tabla pelculas.
Mostrar los dramas del ao 2000 en la tabla pelculas.
Mostrar las pelculas dirigidas por Vicente Aranda.
Mostrar los alquileres de 4,00 .
Mostrar los alquileres de 3,00 del cliente con DNI 33333333C .
En la tabla pelculas buscar ...

directores que se llamen Pedro.
directores o intrpretes que se llamen Alex.
En la tabla clientes buscar la palabra SE en cualquier campo.
Modificar el formato de la Hoja de Datos:
Cambiar las propiedades del texto y de la cuadrcula de cada una de las tablas.
Consultas de seleccin en Access 2007

Una de las tareas ms habituales que necesitamos realizar en una base de datos en funcionamiento es consultar y
seleccionar la informacin deseada con el fin de visualizarla o imprimirla.
Access tiene disponible un objeto para realizar esta accin: las consultas de seleccin.
Aunque podemos crear consultas mediante un asistente, explicaremos en esta leccin cmo crear consultas desde la
vista Diseo de consulta. Para ello accedemos a la ficha Crear y la opcin Diseo de consulta entre las opciones del
grupo Otros.
Nos aparecer la ventana que se observa en la imagen:
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En primer lugar debemos elegir la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin. En el caso de elegir
ms de una tabla deben de estar relacionadas entre s.
Si posteriormente queremos agregar ms tablas a nuestra consulta podemos hacerlo desde la opcin Mostrar
Tabla desde el grupo Configuracin de consultas de la ficha Diseo.
Las tablas seleccionadas nos aparecern en la parte superior de esta ventana mostrndonos los campos que la forman e
indicndonos con una pequea llave qu campo es la clave principal.
Ahora debemos elegir los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta de seleccin. Para ello podemos dar
doble clic sobre estos campos en la vista superior de la tabla o seleccionarlos desde los apartados Campo y Tabla de la
parte inferior de la vista.
En el ejemplo mostrado se han seleccionado dos campos (AUTOR y AO NACIMIENTO) de la tabla llamada
AUTORES.
Podemos elegir tantos campos como deseemos o necesitemos. Si queremos elegir todos los campos de una tabla
podemos usar el smbolo asterisco (*).
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Si no realizamos ninguna otra accin sobre la consulta visualizaremos todos los datos almacenados en lo/s campo/s
seleccionados de la/s tabla/s. Sin embargo, normalmente desearemos establecer un criterio de seleccin para
visualizar solo aquellos datos deseados.
CRITERIO DE SELECCIN
Colocaremos el criterio de seleccin sobre un campo en el apartado Criterios. Si deseamos establecer varios criterios
sobre el mismo campo podemos hacerlo en las filas inferiores. Estas condiciones se aplicarn con un O lgico, es decir,
se visualizarn los datos que cumplan cualquiera de los criterios establecidos.
Podemos utilizar los habituales smbolos de comparacin:
> (mayor)
<= (menor o igual)
< (menor)
<> (distinto de)
>= (mayor o igual)
Entre -- y --
Si deseamos colocar un criterio que nos permita visualizar los datos cuando un campo est en blanco usamos la
condicin Es Nulo, tal y como se observa en el ejemplo de la imagen.
Una vez establecidos los criterios de seleccin podemos visualizar los resultados en la vista hoja de datos. Para
cambiar a esta vista accedemos al botn Ver del grupo de opciones Resultados en la ficha Diseo. Tambin podemos
ver los resultados si pulsamos el botn Ejecutar.
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Si los resultados son los deseamos podemos guardar la consulta. sta se almacenar en el panel de exploracin en la
parte izquierda de la ventana. En cualquier momento podremos dar doble clic sobre la consulta para observar los
resultados o poder modificar el diseo de la misma. Podemos cambiar fcilmente de la vista hoja de datos a la vista
diseo desde el botn Ver.
Debemos tener en cuenta que las consultas no guardan una copia de los datos almacenados en las tablas. Los datos
siguen estando en las tablas y las consultas slo nos permiten hacer una seleccin de estos datos. De esta forma
cualquier modificacin en las tablas se ver reflejado en las consultas. Y cualquier modificacin de los datos visualizados
en las consultas se almacenar en las tablas.
Comentemos a continuacin algunos otros detalles a tener en cuenta al realizar consultas de seleccin:
Como se ha comentado, si elegimos ms de una tabla en nuestra consulta las tablas seleccionadas deben teneralgn
tipo de relacin entre ellas. Si esta relacin no aparece automticamente deberemos aadir las tablas necesarias para
que exista una relacin indirecta entre las tablas que nos interesan. Aadiremos estas tablas aunque, en principio, no
deseemos visualizar en nuestra consulta ningn campo almacenado en ellas. Para ms informacin sobre la relacin
entre las tablas visitar la seccin Relaciones entre las tablas.
Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos establecer diferentes criterios de seleccin sobre distintos
campos en una misma consulta. Como se puede ver en esta imagen:
En este caso en concreto las condiciones se unen con un Y lgico, es decir, se deben cumplir ambas para que se
presenten los resultados. Si queremos unir las condiciones con un O lgico (se muestren los resultados si se cumple
alguna de las condiciones) escribiremos los criterios en distintas filas.
Como criterios de seleccin podemos hacer uso de algunos caracteres comodn.

* (Asterisco) - Sustituye a un conjunto de caracteres.
? - Sustituye a un carcter.
Ejemplos:
D?? buscar los datos que comiencen por D y luego tengan dos letras ms
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?a?a buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
*/12/13 buscar los datos de cualquier da del mes de diciembre del 13
Na*
buscar los datos que comiencen por Na
En estos casos Access coloca la palabra COMO delante de nuestro criterio.
Ejercicio 6 Access: Consultas de seleccin

PRACTICA CONSULTAS DE SELECCIN
Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribucin de informacin en tablas y las relaciones entre
estas.
A. A partir de la base de datos BIBLIO.mdb que contiene informacin sobre los libros de una biblioteca, realizar las
siguientes consultas:
1.
Nombre, direccin y telfono de las editoriales de Nueva York (New York).
2.
Nombre, direccin y telfono de las editoriales del estado Massachusetts (MA).
3.
Nombre y ao de nacimiento de los escritores nacidos antes de 1950.
4.
Nombre de los escritores de los que no se conoce el ao de nacimiento.
5.
Ttulo de los libros publicados por editoriales de Boston despus de 1990.
6.
Nombre, direccin y telfono de las editoriales con nmero de telfono que empiece por 2.
7.
Nombre completo de los escritores que se llamen Michael.
8.
Ttulo y ao de publicacin de los libros publicados recientemente (desde 1995) y que contengan la
palabra Access en su titulo.
(Resultado en cantidad de registros: 118, 2-6, 3-5, 4-434, 5-28, 6-11, 7-11, 8-38)
B. La BD Neptuno.mdb contiene informacin relativa a los pedidos de una empresa. Realizar las
siguientes consultas sobre los datos all almacenados:
1.
Nombre, apellido y cargo de los empleados que estn trabajando desde antes del 1993 (El campo es de
tipo fecha as que el criterio tambin debe realizarse con una fecha: 1/1/1993).
2.
Nombre de compaa, contacto, direccin y ciudad de los clientes a los que se les envi un pedido (fecha
envo) en 1996. (Cuidado que el campo es de tipo fecha!)
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3.
Nombre de contacto y telfono de los proveedores de los productos con pocas unidades en existencia
(<10). Incluid tambin el nombre del producto en la consulta.
4.
Nombre de los productos con un precio por unidad (tabla productos) de ms de 30 dlares enviados a
Alemania.
5.
Nombre, apellido y cargo de los empleados que han realizado pedidos de ms de 100 unidades (campo
cantidad en la tabla detalles de pedidos).
6.
Nombre de la compaa, contacto y telfono de los clientes que han efectuado un pedido sin descuento
(descuento = 0). Incluid tambin la fecha del pedido en la consulta.
(Resultado en cantidad de registros: 13, 2-143, 3-12, 4-108, 5-13, 6-1317)
C. Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB proporcionada por el profesor:
1.
Ident-Dvd y ttulo de los dvd sin devolver (Fecha devolucin = nulo).
2.
DNI, nombre, direccin, telfono y correo electrnico de los clientes que han alquilado algn dvd el ao
2001. (Cuidado que el campo fecha de alquiler es de tipo fecha).

3.
Ttulo de los dramas del 1999, comedias de 1997 y de todas las pelculas del 2001.
4.
Nombre de los clientes que han alquilado una pelcula que se estren en 1997. Incluid tambin el ttulo
de la pelcula.
(Resultado en cantidad de registros: 16, 2-38, 3-8, 4-4)
Consultas de seleccin con parmetro Access 2007

En ocasiones nos puede interesar crear una consulta de seleccin de datos pero sin especificar el criterio de
seleccinsino definindolo como un parmetro. De este modo, cada vez que ejecutemos la consulta podremos
introducir el criterio deseado.
Por ejemplo, imaginemos que tenemos una base de datos con un listado de libros y de autores (vase el ejercicio 7:
consultas de seleccin con parmetro) y deseamos realizar una consulta para ver los libros que ha escrito cierto autor.
En este caso el nombre del autor sera nuestro criterio de seleccin. Pero podemos definir un parmetro para que cada
vez que ejecutemos la consulta nos pregunte el nombre del autor, tal y como se observa en la imagen. De esta forma,
cada vez que ejecutemos la consulta, podremos definir un criterio de seleccin distinto.
Para realizar este tipo de consultas, las consultas de seleccin con parmetro, realizamos los mismos pasos que con
las consultas de seleccin explicadas anteriormente:
1.
Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.
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2.
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Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas
debe existir una relacin entre ellas).

3.
Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.
4.
Establecemos el criterio de seleccin.
En este ltimo punto encontraremos la diferencia respecto a las consultas de seleccin habituales. En el criterio de
seleccin debemos indicar que nuestra consulta va a solicitar un parmetro cada vez que se ejecute.
Para ello bastara con escribir en el criterio del campo deseado dos corchetes [ ] . De esta manera le indicamos que se
trata de una consulta con parmetro.
Entre los corchetes podemos escribir el texto
que deseamos que aparezca en la ventana
que solicita el parmetro. Por ejemplo:
[Introduce el nombre del autor:]
Si delante de los corchetes escribimos la
palabra COMO permitiremos que se utilicen
los caracteres comodn * ? cuando se
introduzca el parmetro solicitado.
Ejercicio 7 Access: Consultas de seleccin con parmetro

PRACTICA CONSULTA DE SELECCIN CON PARMETRO
estas.
A. A partir de la base de datos BIBLIO.mdb realizar las siguientes consultas con parmetro:
1.
Ttulo y ao de publicacin de los libros escritos por un autor determinado.
2.
Ttulo y ao de publicacin de los libros publicados por una determinada editorial (indicad el nombre de la
compaa).
(Resultado en cantidad de registros: 1Ej: Blanc,Iris 1, 2-Ej: Que Corp 162)
B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos Neptuno.mdb:
1.
Precio y nombre de los productos enviados por una compaa de envos en concreto. Mostrad la fecha
del envo.
2.
Nombre y apellidos de los empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (nombre de
compaa). Mostrad la fecha del pedido.
(Resultado en cantidad de registros: 1Ej: Speedy Express 643, 2-Ej: Que Delcia 9)
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007

1.
COMPUTACIN II
Ident-dvd y ttulo de los dvd alquilados por cliente en concreto (solicitad el DNI). Incluid tambin la fecha
de alquiler y devolucin.
2.
Nombre, direccin y telfono de los clientes que han alquilado cierto Dvd.
3.
Ident-dvd y ttulo de los dvd sin devolver de un cliente concreto (solicitad el DNI). Incluid tambin la fecha
de alquiler.
4.
Ident-dvd y ttulo de los dvd de un gnero determinado.
(Resultado en cantidad de registros: 1Ej: 11111111A 2, 2-Ej: AIR-1 1, 3-Ej:00000000J 1, 4-Ej:drama 25)
Consulta de campos calculados en Access 2007

Mediante este tipo de consultas podemos realizar clculos sobre los datos de las tablas. Aadiremos un campo en la
consulta que nos mostrar el resultado de una operacin realizada con los datos almacenados en otros campos.
En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo. Tenemos un campo en la tabla que nos muestra el ao de nacimiento y
deseamos conocer la edad de la persona. Para ello aadimos un campo en la consulta que nos calcule la edad a partir
del ao actual y el ao de nacimiento.
Para crear la consulta realizamos los pasos habituales:

1.
2.

3.
4.
Finalmente aadiremos el campo calculado en la consulta. Para ello basta con escribir la operacin en el
apartado Campode la parte inferior de la ventana diseo de consulta. Si deseamos que este campo calculado tenga
nombre lo escribiremos antes de la operacin.
Nombre Campo: Operacin
Para facilitar el trabajo de escribir la operacin Access dispone de una herramienta denominada Generador de
expresiones. Podemos acceder a ella desde el botn Generador... del grupo de opciones Configuracin de
consultas en la ficha Diseo.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Mediante esta herramienta podemos escribir la expresin necesaria para realizar el clculo. Podemos acceder a los
datos de las tablas y utilizar funciones y operadores.
Consultas con totales en Access 2007

Las consultas de totales nos permiten realizar clculos de resumen de los registros almacenados en las tablas: contar
registros, obtener sumas, promedios, mximos, mnimos, etc.,..
Para crear la consulta realizamos los pasos habituales:
1.
2.
3.
4.
Establecemos el criterio de seleccin, si es necesario.
Pero necesitaremos una fila nueva en la parte inferior de la ventana diseo de consulta, la fila totales. Para agregarla
accedemos al Botn Totales del grupo de opciones Mostrar u ocultar en la ficha Diseo.
Desde esta fila podemos elegir el clculo que deseamos realizar sobre un campo en concreto: suma, promedio,
mximo, mnimo, cuenta, desviacin estndar,...
Si se ha colocado un criterio de seleccin sobre algn campo, deberemos elegir la opcin Donde en la fila Totales.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Si queremos agrupar los datos por algn campo en concreto elegiremos la opcin Agrupar por en la fila Totales. De
esta manera el resultado sera como el que se muestra en la imagen.
Ejercicio 8 Access: Consultas de Campos Calculados y Totales

PRACTICA CONSULTAS DE CAMPOS CALCULADOS Y TOTALES
estas.
A. A partir de la base de datos BIBLIO.mdb realizar las siguientes consultas:
1.
Cread una consulta con los campos autor y ao de nacimiento de la tabla autores mostrando solo
aquellos que tienen ao de nacimiento. Aadid un campo que calcule la edad actual de los autores.
2.
Realizad una consulta similar para conocer los aos que llevan publicados los libros.
3.
Calculad cul es el ao de publicacin de los libros ms reciente.
4.
Calculad la media de edad de los autores.
5.
Cul es el ao de publicacin ms antiguo? A partir de este dato mostrad los libros ms antiguos.
(Resultado en cantidad de registros: 3-1999, 4-63, 5-World of dBASE)
B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos Neptuno.mdb:
1.
Cread una consulta con los campos producto, precio unidad, cantidad y descuento de la tabla detalles de
pedidos. Aadid un campo que calcule el precio total (precio unidad x cantidad), otro que calcule el descuento y
un tercer campo que calcule el precio final.
2.
Cuntos pedidos se enviaron a Espaa?
3.
Cuntos clientes hicieron un pedido en Octubre de 1996?
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
4.
Cul es la fecha de nacimiento ms reciente de los empleados? A partir de este dato mostrad el nombre
y los apellidos del empleado ms joven.
5.
Calcula la media del precio unidad de los productos de la categora bebidas.
6.
Cuntos productos hay de una categora determinada? (consulta con parmetro)
7.
Suma el precio unidad de los productos valorados en ms de 50 dlares.
8.
Cul es el producto ms caro?
(Resultado en cantidad de registros: 2-23, 3-26, 4-Anne Dodsworth, 5-37,98, 6-Ej: bebidas 12, 7-735,79, 8-Vino
Cte de Blaye)
1.
Cuntos alquileres de 3,00 se han realizado?
2.
Cuntos dvd hay disponibles?
3.
Cuntas pelculas hay de gnero drama estrenadas en el 1998?
4.
Calculad la media del precio de alquiler.
5.
Cread una consulta con los campos Ident-dvd, nombre y apellidos del cliente. Aadid un campo que
muestre los das que el cliente tiene la pelcula en su poder.

(Resultado en cantidad de registros: 1-6, 2-38, 3-5, 4-3,82)
Consultas de accin en Access 2007

CONSULTAS PARA CREAR TABLAS
Este tipo de consultas nos permiten seleccionar datos de las tablas y almacenar estos datos en una nueva tabla.
Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de seleccin:
1.
2.
3.
4.
Para crear una consulta de tipo Crear Tabla pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la
ficha Diseo. Al hacerlo nos aparecer un cuadro de dilogo que nos pedir el nombre de la tabla que se va a crear.
Por ltimo para que la consulta realice la accin deseada debemos ejecutarla. Podemos hacerlo desde la
ficha Diseo en la opcin Ejecutar. Tambin podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploracin
al pulsar doble clic sobre ella.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
CONSULTAS PARA ANEXAR DATOS

Este tipo de consultas nos permiten seleccionar datos de una o varias tablas y aadir estos datos en una tabla ya
existente. Como es evidente, para que se puedan anexar los datos los campos de las tablas de origen y los de la tabla
donde se anexan los datos deben de contener el mismo tipo de informacin.
1.
2.

3.
4.
Para crear una consulta de tipo Anexar Datos pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la
ficha Diseo. Al hacerlo nos aparecer un cuadro de dilogo que nos pedir el nombre de la tabla donde se van a anexar
los datos.
Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la
fila Anexar a. Desde esta fila indicaremos la correspondencia entre los campos de las tablas originales y los de la tabla
donde anexamos.
al pulsar doble clic sobre ella.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
En la consulta mostrada en la imagen se aadirn todos los datos de los productos de proveedores de Francia a la
tabla Reino Unido.
CONSULTAS PARA ACTUALIZAR DATOS
Este tipo de consultas nos permiten modificar los datos seleccionados de una o varias tablas.
1.
2.

3.
4.
Para crear una consulta de tipo Actualizar Datos pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de
consulta de la ficha Diseo.
fila Actualizar a. Desde esta fila indicaremos el nuevo valor para los campos deseados.
Podemos escribir cualquier valor del mismo tipo de datos que contiene el campo.
Si deseamos hacer una operacin matemtica podemos utilizar el generador de expresiones. Podemos
acceder a esta herramienta desde el botn Generador... del grupo de opciones Configuracin de consultas en la ficha
Diseo.
Si en esta frmula queremos hacer referencia al valor que existe en el campo debemos escribir el nombre del
campo entre [ ]. [Nombre Campo]
al pulsar doble clic sobre ella. Debemos tener cuidado por que una vez actualizados los datos no podremos volver atrs.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
En la consulta mostrada en la imagen se actualiza la tabla Productos dejando el campo Unidades En Pedido a 0 y
actualizando el campo Unidades En Existencia sumando las unidades en el pedido a las unidades existentes.
CONSULTAS PARA ELIMINAR REGISTROS

Como indica su nombre este tipo de consultas nos permiten eliminar registros seleccionados de una tabla.
1.
2.

3.
4.
Para crear una consulta de tipo Eliminar Datos pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de consulta de
la ficha Diseo.
fila Eliminar. Desde esta fila podemos elegir dos valores:
1.
Dnde: elegiremos esta opcin en los campos en los que coloquemos criterios de seleccin.
2.
Desde: esta opcin la usaremos en el resto de campos. Normalmente seleccionaremos todos los campos
de una tabla mediante la opcin asterisco (*).

al pulsar doble clic sobre ella. Debemos tener cuidado por que una vez eliminados los datos no podremos recuperarlos.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Mediante la consulta mostrada en la imagen se eliminan todos los clientes que sean de Irlanda.
Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas en Access 2007

Una consulta de tablas de referencias cruzadas es una consulta de tipo resumen que nos permite mostrar los datos
como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.
La verdad es que resulta ms complicado explicar con palabras qu es una consulta de tablas de referencias cruzadas
que verlo con un ejemplo. Por eso explicaremos estas consultas usando el ejemplo de la imagen:

1.
2.

3.
4.
Para crear una consulta de tipo tablas de referencias cruzadas pulsamos sobre la opcin General desde el grupo de
opciones Tipo de consulta de la ficha Diseo. Al hacerlo nos aparecern dos filas nuevas en la parte inferior de la
ventana.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Tab. ref. cruz.: nos permite elegir entre tres valores:

1.
Encabezado de fila. Colocamos esta opcin en el campo cuyas entradas queremos que
aparezcan en la parte izquierda de la tabla de referencias cruzadas. En nuestro ejemplo se ha elegido

el campo Pas.
2.
Encabezado de columna. Colocamos esta opcin en el campo cuyas entradas queremos que
aparezcan en la parte superior de la tabla de referencias cruzadas. En nuestro ejemplo se ha elegido el

campo Nombre Compaa.
3.
Valor. Este ser el campo cuyas entradas aparecern en el centro de la tabla de referencias
cruzadas. En realidad aparecer un resumen (suma, promedio, mximo, mnimo,...) de los valores de
este campo. En el ejemplo el campo elegido ha sido Id Pedido (identificador o nmero de pedido).
Total: nos permite elegir entre varios valores para cada uno de los campos:
o
Agrupar por: elegiremos este valor para los campos encabezado de columna y fila.
o
Dnde: elegiremos este valor para los campos que no sean encabezado y tengan criterio de seleccin.
o
Funciones: Suma, Promedio, Mnimo, Mximo,... Elegiremos la funcin que queremos utilizar para el
resumen de los datos del campo valor. En nuestro ejemplo se ha utilizado la funcin Cuenta.
Por ltimo para ver el resultado final podemos ejecutar la consulta ( ficha Diseo - opcin Ejecutar ) o abrir la consulta
envista hoja de datos (doble clic sobre la consulta almacenada en el panel de exploracin).
Analicemos los resultados obtenidos en el ejemplo planteado:
Como encabezado de fila tenemos el pas, en este caso slo Espaa por que ese era el criterio de seleccin de
la consulta.
Como encabezado de las columnas tenemos las compaas que son clientes de la empresa.
Por tanto, los valores que se observan son una cuenta de los pedidos que se han realizado a los clientes que se
ven como encabezado de columna en el pas que se muestra a la izquierda.
Ejercicio 9 Access: Consultas de accin

PRACTICA CONSULTAS DE ACCIN
estas.
Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB:
1.
Actualizacin del precio de pelculas de 1998: Reduccin del 10%.
2.
Creacin de una tabla con las pelculas vistas por los clientes.
3.
Eliminar todos los datos de un cliente.
4.
Presentar una consulta de tablas de referencias cruzadas que muestre el nmero de pelculas de
cliente por da.
5.
Copiar la tabla alquileres y posteriormente realizar una consulta de datos anexados que anexe esta
copia a la original.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Ejercicio 10 Access: Consultas de accin

PRACTICA CONSULTAS DE ACCIN
Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos Neptuno.mdb:
Suma las unidades pedidas a las unidades en existencia de la tabla Productos. Actualiza las unidades pedidas a
0 (actualizar).
Aumenta un 10 % los precios de los lcteos en la tabla Productos (actualizar).
Elimina a los clientes de Francia.
Elimina los pedidos de Agosto de 1996.
Elimina al empleado Robert King.
Crea una nueva tabla con los siguientes datos: nombre de compaa del cliente, nombre de producto y fecha de
pedido.
Crea una tabla llamada Irlanda con los clientes de este pas.
Crea una tabla llamada Reino Unido con los productos de proveedores de este pas.
Anexa los productos de los proveedores de Francia a la tabla Reino Unido.
Crea las siguientes consultas de referencias cruzadas:

Clientes de Espaa y la cantidad de pedidos realizados por estos:
Cantidad de productos de la categora bebidas y sus proveedores.
Cuenta de los pedidos de cada producto realizado por cada empleado (la tabla de ejemplo no se
muestra completa)
Formularios en Access 2007

Los formularios son unos objetos de la base de datos que nos permiten acceder a la informacin almacenada en las
tablas. Los podremos utilizar para escribir, modificar, eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla o consulta.
Son como ventanas por las que los usuarios visualizan y acceden a las bases de datos.
Podemos crear los formularios desde el grupo de opciones Formularios en la ficha Crear.
Existen diferentes mtodos para crear formularios y distintos tipos de formularios. Veamos algunos.
Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Formulario en la ficha
Crear. Este es el mtodo ms sencillo para crear un formulario. Si adems la tabla estaba relacionada con otra con una
relacin del tipo uno a varios en el formulario creado aparecern los datos de las dos tablas.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Formulario
dividido en la ficha Crear. En este tipo de formulario aparecen los datos de la tabla de dos formas distintas en una
ventana dividida: con vista formulario y vista hoja de datos.
Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Varios elementos en
la ficha Crear.
Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Ms
Formularios/Hojas de datos en la ficha Crear. En este tipo de formulario tiene una forma similar a la vista hoja de datos
de las tablas.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Este es el mtodo recomendado puesto que, a pesar de ser bastante sencillo de utilizar, nos permite controlar qu
datos se van a visualizar en el formulario y modificar algunas opciones de diseo.
Accedemos a la opcin Ms Formularios / Asistente para formularios en la ficha Crear.
Nos aparecer un asistente como el de la imagen. A continuacin describiremos los pasos de este asistente.
1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el formulario. Podemos seleccionar datos de ms
de una consulta o tabla.
En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecern los campos disponibles en la lista de la
izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasndolos a la lista de la derecha usando los botones
con forma de flecha que estn entre ambas listas.
Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botn Siguiente >.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
2. Este paso del asistente slo aparecer si hemos seleccionado campos de ms de una tabla o consulta.
Indicaremos cmo deseamos ver los datos en el formulario.
Elegimos la opcin deseada y continuamos con el paso Siguiente.
3. Elegimos la distribucin de los datos en el formulario. Siguiente.
4. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al formulario. Siguiente.
5. Por ltimo escribimos el nombre para el formulario. Si hemos elegido campos de varias tablas o consultas
aparecern dos objetos: formulario y subformulario.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin,
visualizaremos el formulario resultante. Adems este formulario se habr guardado en el panel de exploracin con el
nombre que le hayamos indicado.
DISEO DEL FORMULARIO
Esta es una vista que tenemos disponible para trabajar con los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un
formulario y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio. Desde esta vista podemos hacer modificaciones en el diseo del
formulario.
Tambin se puede crear un formulario utilizando esta vista. Para ello accedemos a la opcin Diseo del formulario de la
ficha Crear.
Desde la ficha Diseo podemos pulsar al botn Agregar campos existentes para aadir los campos que
deseemos visualizar en nuestro formulario.
Tambin podemos aadir distintos controles desde el grupo de opciones con ese nombre: cuadros de texto,
etiquetas, botones, cuadros combinados, listas,... Al insertarlos aparecer un asistente para definir algunas propiedades
del objeto insertado.
Podemos activar el panel Hoja de propiedades desde la ficha Diseo para visualizar y modificar todas las
propiedades de cada uno de los objetos de nuestro formulario.

Aunque es posible crear formularios usando este mtodo no es recomendable para aquellos que empiezan a trabajar con
el Access.
VISTA PRESENTACIN
Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los formularios ya creados. Accedemos a ella si
abrimos un formulario y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Desde esta vista podemos:
Cambiar de posicin los objetos.

Modificar el tamao de los objetos.
Elegir otro autoformato del formulario.
Modificar las propiedades de la fuente.
Cambiar algunas propiedades de los controles.
Ejercicio 11 Access: Formularios

PRACTICA FORMULARIOS
A. Crear los siguientes formularios sobre la base de datos VIDEOCLUB:
Usando el asistente:
1.
Un formulario que muestre las Pelculas y un subformulario que indique los Dvds que existen de cada
pelcula.
2.
Dvd y sus Alquileres (subformulario).
3.
Clientes y sus Alquileres (subformulario).
4.
Dvds sin devolver de un cliente concreto (formulario de una consulta de seleccin con parmetros:
Ejercicio 7C-3).
En vista diseo:
Crear un formulario similar al siguiente que nos servir de men para acceder al resto de formularios. Este
formulario est formado por 6 botones de comando y 6 etiquetas.
B. Crear los siguientes formularios sobre la base de datos Neptuno.mdb:
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007

1.
COMPUTACIN II
Un formulario que muestre los Clientes y dos subformularios que muestren los Pedidos y los Detalles
de Pedidos.
2.
Un formulario que muestre las Categoras y dos subformularios que muestren los Productos y los
Detalles de Pedidos.
3.
Empleados y los Pedidos realizados por estos (Formulario con subformulario).
4.
Proveedores y los Productos suministrados por estos (Formulario con subformulario).
5.
Crear un formulario que nos sirva como men para acceder a los formularios anteriores. Este
formulario tendr adems dos botones que ejecutarn dos consultas de accin realizadas en el ejercicio 10:
o
Suma las unidades pedidas a las unidades en existencia de la tabla Productos. Actualiza las unidades
pedidas a 0.
o
Crea una nueva tabla con los siguientes datos: nombre de compaa del cliente, nombre de producto y
fecha de pedido.
Informes en Access 2007

Un informe es un objeto de la base de datos que se utiliza para mostrar, imprimir o exportar los datos. Se pueden
hacer informes tanto de tablas como de consultas, aunque suele ser ms habitual realizar informes de este ltimo tipo de
objetos.
Podemos crear informes desde el grupo de opciones Informes de la ficha Crear.
Comentaremos a continuacin dos mtodos distintos para crear informes:
Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos hacer un informe y pulsamos la opcin Informes en la
ficha Crear. Este es el mtodo ms sencillo para crear informes, sin embargo, no tenemos ningn tipo de control sobre
los campos elegidos y sobre el diseo del informe.
Tambin podemos crear informes mediante el asistente para informes disponible en la ficha Crear.
Describimos ahora los pasos de este asistente:
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el informe. Podemos seleccionar datos de ms
de una consulta o tabla.
En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecern los campos disponibles en la lista de la
izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasndolos a la lista de la derecha usando los botones
con forma de flecha que estn entre ambas listas.
Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botn Siguiente >.
2. Este paso del asistente slo aparecer si hemos seleccionado campos de ms de una tabla o consulta.
Indicaremos cmo deseamos ver los datos en el informe.
Elegimos la opcin deseada y continuamos con el paso Siguiente.
3. En este paso podemos agregar algn nivel de agrupamiento. Siguiente.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
4. En este paso podemos indicar algn criterio de ordenacin. Siguiente.
5. Elegimos la distribucin de los datos en el informe y la orientacin de la hoja. Siguiente.
6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. Siguiente.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
5. Por ltimo escribimos el nombre para el informe.

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opcin Vista previa del informe, visualizaremos el informe resultante.
Adems este informe se habr guardado en el panel de exploracin con el nombre que le hayamos indicado.
VISTA PRESENTACIN
Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los informes ya creados. Accedemos a ella si
abrimos un informe y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio.
Cambiar de posicin los objetos.
Modificar el tamao de los objetos.
Elegir otro autoformato del informe.
Modificar las propiedades de la fuente.
Cambiar algunas propiedades de los controles.
VISTA PRELIMINAR
Esta es una vista que tenemos disponible para visualizar e imprimir los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos
un informe y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio.
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007
COMPUTACIN II
Ver cmo va a imprimirse el documento
Configurar el diseo de la pgina de impresin
Exportar los datos en otros formatos
Ejercicio 12 Access: Informes

PRACTICA INFORMES
A. Crear los siguientes informes sobre la base de datos VIDEOCLUB a partir de las consultas ya creadas en ejercicios
anteriores:
1.
Dvds sin devolver (Ejercicio 6C-1).
2.
Alquileres de un cliente en concreto (Ejercicio 7C-1).
3.
Clientes que han alquilado cierto Dvd (Ejercicio 7C-2).
4.
Dvds de un gnero determinado (Ejercicio 7C-4).
5.
Clientes que han alquilado dvds el ao 2001 (Ejercicio 6C-2).
Crear en vista diseo un formulario similar al siguiente que nos servir de men para acceder a los informes recin
creados.
B. Crear los siguientes informes sobre la base de datos Neptuno.mdb:

1.
Productos enviados por una compaa de envos en concreto (Ejercicio 7B-1).
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007

2.
Empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (Ejercicio 7B-2).
3.
Clientes a los que se les envi un pedido en 1996 (Ejercicio 6B-2).
4.
Proveedores de los productos con pocas unidades en existencia (Ejercicio 6B-3).
5.
Empleados que han realizado pedidos de ms de 100 unidades (Ejercicio 6B-5).
COMPUTACIN II
6.
Clientes que han efectuado un pedido sin descuento (Ejercicio 6B-6).
Crear en vista diseo un formulario similar al del ejercicio anterior que nos servir de men para acceder a
los informes recin creados.
Ejercicio 13 Access: Ejercicio de resumen

Disponemos los siguientes datos organizados en estas dos tablas:
1.
Establece la relacin entre ellas para que pueda darse el caso de que tengamos varias grabaciones del
mismo intrprete.
2.
Crea un formulario con subformulario, que muestre todos los datos almacenados en las tablas.
3.
Inserta datos mediante el formulario recin creado (al menos 5 interpretes y 2 grabaciones por cada uno)
4.
Crea las siguientes consultas de seleccin:
Mostrar las grabaciones (ttulo, categora musical, ao de lanzamiento, formato y notas) de un

intrprete en concreto.
Mostrar las grabaciones (ttulo, ao de lanzamiento, formato y notas) de una categora de msica
en concreto y su intrprete.
Mostrar las grabaciones (ttulo, categora musical, formato y notas) de un ao en concreto y su
intrprete.
Mostrar las grabaciones (ttulo, categora musical, ao de lanzamiento y notas) en CD y su
intrprete
Crea un formulario para la consulta a y otro para la consulta b.
Crea un informe para la consulta c y otro para la consulta d.
Realiza en vista Diseo un formulario con botones que nos permita abrir los dos informes.
Crea un formulario que nos sirva de men para los 4 formularios ya creados.
Crea las siguientes consultas de accin:
Eliminar los datos de un intrprete en concreto.
Crear una tabla copia de la tabla Grabaciones (copia de seguridad).

Aade dos botones en el formulario men que nos permitan ejecutar estas consultas
GUA DE APRENDIZAJE
ACCESS 2007

Introducción A Access 2007

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ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Introduccin a Access 2007

Desde esta ventana tenemos varias opciones:

Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en linea.

Crear una BD en blanco.

Abrir una BD existente.

A continuacin deberemos crear las tablas que forman nuestra BD.

Crear tablas en Access 2007

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Si deseamos agregar ms tablas accedemos al grupo de opciones Tablas de la ficha Crear, .

Existen distintas formas de crear tablas:

Diseo de tabla. Explicaremos en otra entrada este mtodo con detenimiento.

Diseo de tablas en Access 2007

Desde aqu podremos crear la nueva tabla indicando:

Nombres de campo: Identifica y define a cada campo.

Tipo de datos de cada campo.

Propiedades de los campos.

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Memo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.

Nmero: Datos numricos utilizados en clculos matemticos.

Moneda: Valores numricos de moneda utilizados en clculos matemticos.

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Ttulo: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.

Valor predeterminado: valor por defecto.

Texto de Validacin: mensaje de error que aparecer si no se cumple la regla de validacin.

Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato.

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Relaciones entre las tablas en Access 2007

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Ejercicio 1 Access: Crear y relacionar tablas

Nombre de la Base de Datos: BIBLIOTECA.

Ingresar a cada tabla los siguientes registros:

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Ejercicio 2 Access: Crear y relacionar tablas

ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA

Ingresar a cada tabla algunos registros. Por ejemplo:

Hay algn problema al aadir el segundo alquiler? A qu crees que se debe?

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Ejercicio 3 Access: Crear y relacionar tablas

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Ejercicio 4 Access: Crear y relacionar tablas

Nombre de la Base de Datos: Empleados.

Nombre completo, Direccin y Telfonos de los Empleados.

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Nombre de la Base de Datos: Centro de Estudios.

Datos personales de los Alumnos (Nombre, direccin, telfono)

Nombre de la Base de datos: Facturacin Proyectos.

Crea las tablas con los campos que consideres necesarios.

Relaciona estas tablas como creas ms oportuno.

Buscar, Ordenar y Filtrar datos en las tablas de Access 2007

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opciones para filtrar por el campo seleccionado.

Filtro por formulario. Accesible desde el botn Avanzadas.

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Filtro avanzado. Accesible desde el botn Avanzadas.

Ejercicio 5 Access: Practicar la ordenacin, bsqueda y filtrado de datos

ao de estreno la tabla Pelculas.