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28 de mayo de 2004
Departamento de Recreacin y Deportes
(Unidad 1405)
CONTENIDO
Pgina
INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ............................................................................ 3
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA............................................................................................. 4
ALCANCE Y METODOLOGA .............................................................................................................. 5
OPININ ..................................................................................................................................................... 5
RECOMENDACIONES............................................................................................................................. 6
AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES............................ 6
CARTAS A LA GERENCIA ..................................................................................................................... 7
COMENTARIOS DE LA GERENCIA .................................................................................................... 8
AGRADECIMIENTO ................................................................................................................................ 8
RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS ...................................................................................... 9
CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO ................................................................ 9
HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES ............................. 10
mecanismos que permitan al ser humano desarrollar un balance emocional que le capacite para
hacer frente a los problemas que ha generado el desarrollo socioeconmico.
El DRD es administrado por un Secretario nombrado por el Gobernador de Puerto Rico,
con el consejo y consentimiento del Senado. Para realizar sus funciones el DRD est organizado
en las siguientes secretaras: Administracin, Infraestructura Fsica y Social, Recreacin y
Deportes y Planificacin y Capacitacin. Adems, cuenta con 8 oficinas administrativas a nivel
central, 10 oficinas administrativas regionales y 2 comisiones1. Tambin cuenta con una Junta
Asesora de Recreacin y Deportes que asesora al Secretario del DRD en torno a la formulacin e
implantacin de poltica pblica sobre recreacin y deportes.
Gobernador y a la Legislatura.
En el ANEJO 1 se incluye una lista de los funcionarios principales que actuaron del 1 de
julio de 1997 al 30 de junio de 2002.
En los aos fiscales del 1997-98 al 2001-02 el DRD, segn informacin suministrada por
la agencia, cont con fondos estatales por $151,789,595, de los cuales se efectuaron desembolsos
y obligaciones por $150,935,556, segn se indica:
AO
FISCAL
FONDOS
ESTATALES
DESEMBOLSOS
Y OBLIGACIONES
BALANCE
1997-98
$ 32,180,169
$ 31,649,492
$530,677
1998-99
29,825,926
29,619,297
206,629
1999-00
30,054,229
29,947,089
107,140
2000-01
30,190,000
30,185,000
5,000
2001-02
29,539,271
29,534,678
4,593
TOTAL
$151,789,595
$150,935,556
$854,039
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la
gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de:
1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de
administracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos
2. Mantener una oficina de auditora interna competente
3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras
4. Adoptar un plan estratgico para las operaciones
5. Mantener el control presupuestario
6. Mantenerse al da con los avances tecnolgicos
7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos
8. Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor de
Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos
9. Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya la
evaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo el
personal
10. Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus
disposiciones a todo el personal
ALCANCE Y METODOLOGA
La auditora cubri del 1 de enero de 1995 al 30 de junio de 2002. El examen lo
efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que
concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias.
Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:
RECOMENDACIONES
AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES
1.
2.
3.
b.
c.
Se establezcan controles necesarios para evitar que personal del DRD realice
servicios de mantenimiento de las reas recreativas cuando los mismos han sido
contratados con particulares. [Hallazgo 2-a.4)]
d.
e.
f.
4.
b.
5.
COMENTARIOS DE LA GERENCIA
En cartas del 20 de mayo y 15 de julio de 2003 el Secretario del DRD contest las cartas
de nuestros auditores. En la contestacin de la carta del 15 de julio el Secretario nos indic que
no sometena comentarios de las situaciones informadas por nuestros auditores mediante carta del
7 de julio de 2003.
En carta del 22 de abril de 2003 el secretario nos indic que no sometena comentarios de
las situaciones informadas en el borrador del informe.
El ex Secretario no contest el borrador del informe.
AGRADECIMIENTO
A los funcionarios y empleados del DRD les agradecemos la cooperacin que nos
prestaron durante nuestra auditona.
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incluidos en el borrador del informe que les enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se
consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente
en la seccin de HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES
de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee
evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade
al final del mismo la siguiente aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero
determinamos que el hallazgo prevalece.
HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES
Los hallazgos de este informe se clasifican como principales.
Hallazgo 1 - Desviaciones de los procedimientos relacionados con pagos efectuados
mediante la emisin de reconocimiento de deuda
a.
De
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conformidad con dicha poltica pblica, y como norma de sana administracin y de control
interno, los jefes de los organismos gubernamentales deben asegurarse de formalizar
contratos por escrito antes de la prestacin de los servicios. El contrato es necesario para
que consten todas las obligaciones de las partes en forma clara y precisa y para resolver
cualquier controversia en caso de incumplimiento de algunas de las partes. Adems, la
prctica de realizar desembolsos mediante resoluciones Nunc Pro Tunc es contraria a
dicha Ley.
En el Artculo 33.2 del Reglamento de Adquisicin del DRD, aprobado por el Secretario
el 22 de abril de 1996 se establece que ser responsabilidad del Secretario velar por que
ninguno de sus empleados solicite de licitador alguno la entrega de bienes, prestacin de
servicios o ejecucin de obra sin haberse emitido previamente una orden de compra.
La situacin comentada no le permiti al DRD mantener un control adecuado de los
servicios requeridos y los pagos efectuados en virtud de los mismos. Adems, de surgir
alguna diferencia de criterio entre las partes podra propender en litigios que consuman
tiempo y recursos del Gobierno. Tambin propicia el ambiente para que se cometan
irregularidades y que stas no se puedan detectar a tiempo.
Permitir la prestacin de servicios sin formalizar contrato impide, adems, el cumplimiento
con la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, que requiere que los
contratos y las enmiendas a stos sean sometidos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico
dentro de los 15 das siguientes a la fecha de su otorgamiento, para los fines dispuestos en
dicha Ley.
b.
El DRD no someti a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de las 89 resoluciones
de reconocimiento de deuda Nunc Pro Tunc emitidas por el Secretario entre el 29 de
octubre de 1996 al 29 de marzo de 2001 para pagos por $2,329,886, mencionadas en el
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Apartado anterior.2 Tampoco incluy las mismas en el Registro de Contratos del DRD.
La Oficina de Asesoramiento Legal tena, entre sus funciones, dicha responsabilidad.
En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975 y en el Artculo 6 del Reglamento
Nm. 33 promulgado por el Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley, se dispone
que los organismos del Gobierno remitirn copia de los contratos a la Oficina del Contralor
de Puerto Rico dentro de los 15 das siguientes a partir de la fecha de otorgamiento.
Adems, se establece que todos los contratos y las enmiendas a stos deben ser anotados en
el Registro de Contratos de cada entidad gubernamental. Por otro lado, en la Carta
Circular Nm. 98-01 del 17 de julio de 1997, emitida por el Director Ejecutivo de la
Oficina de tica Gubernamental, se establece que el incumplimiento con la Ley
Nm. 18 indicada, en cuanto a someter copia de los contratos y de las enmiendas a stos a
la Oficina del Contralor de Puerto Rico, constituye una violacin a los artculos 3.2(a) y
3.2(b) de la Ley Nm. 12 del 24 de junio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn
enmendada.
En la Carta Circular Nm. OC-98-01 del 8 de julio de 1997 emitida por el Contralor de
Puerto Rico se establece que independientemente de lo irregular que son las resoluciones
Nunc Pro Tunc, en aquellos casos donde stas puedan ser otorgadas, los funcionarios
principales tienen la obligacin de cumplir con la anotacin de las mismas en el Registro
de Contratos y someterlas a la Oficina del Contralor de Puerto Rico dentro de los 15 das
siguientes a partir de la fecha de su otorgamiento.
La situacin comentada impidi que esta Oficina incluyera dichas resoluciones en el
sistema computadorizado que mantiene para el registro de los contratos otorgados por las
agencias gubernamentales. Adems, no permiti que las mismas estuvieran disponibles en
sta para examen por cualquier parte interesada en calidad de documentos pblicos.
Se excluyeron las resoluciones que conforme a la cuanta y la naturaleza espordica del servicio no tenan que ser
radicadas en la Oficina del Contralor de Puerto Rico conforme al Reglamento Nm. 33 sobre Registro de
Contratos, Escrituras y Documentos Relacionados y Envo de Copias a la Oficina del Contralor, aprobado por
el Contralor de Puerto Rico el 28 de enero de 1998.
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Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. las atribuimos a que los funcionarios
que se desempearon como Secretario del Departamento, Secretario Auxiliar de
Infraestructura Fsica y Social (Secretario Auxiliar de Infraestructura) y Secretario Auxiliar
de Administracin del 16 de julio de 1996 al 30 de junio de 2001 no cumplieron con las
disposiciones citadas. Los funcionarios que se desempearon como Secretario durante el
perodo mencionado no supervisaron adecuadamente al personal a cargo de dichas
operaciones.
Vanse las recomendaciones 1 y 2.
Hallazgo 2 - Desviaciones de ley y de la reglamentacin relacionadas con la limpieza y el
mantenimiento de instalaciones recreativas, e incumplimiento de contrato
a.
uno por
$42,450 mensuales y el otro $153,700 mensuales por el mantenimiento a los 107 parques.
Un proveedor se abstuvo de participar, debido a las malas condiciones en las cuales se
encontraban los parques. La subasta fue adjudicada el 29 de junio de 1999 a la compaa
que ofreci el precio ms bajo. El 8 de julio de 1999 el Secretario del DRD otorg el
Contrato Nm. 2000-039 a la compaa por $42,450 mensuales a razn de $396.73 por el
mantenimiento a cada parque. Dicho Contrato tena vigencia de dos meses, por lo que el
costo total de ste sera de $84,900. Adems, se estipul que ste poda ser renovado
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mensualmente conforme a los fondos recibidos para dicho propsito durante el ao fiscal.
El Contrato fue enmendado en seis ocasiones entre el 1 de septiembre de 1999 y el 13 de
junio de 2000. Cinco de las enmiendas se otorgaron para extender el perodo de limpieza
de los parques desde el 1 de septiembre de 1999 al 30 de junio de 2000. En la sexta
enmienda se aadi, en el mes de junio, la limpieza y el mantenimiento de otros
80 parques a un costo de $31,760, para un total de 187 parques. Mediante dicho Contrato
y las seis enmiendas el DRD efectu 15 pagos a la compaa por $529,256, del 6 de octubre
de 1999 al 30 de agosto de 2000.
Para evidenciar la labor de supervisin de la limpieza y el mantenimiento de los parques el
supervisor utilizaba el Informe de Trabajo Diario.
15
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dispuesto en la reglamentacin aplicable. Adems, a que los secretarios del DRD que
se desempearon del 1 de abril de 1999 al 31 de diciembre de 2000 no supervisaron
adecuadamente dichas operaciones.
2)
Dicha Factura fue recibida el 26 de agosto de 1999 en la oficina del Secretario del DRD, segn el sello de
recibido incluido en la misma.
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Adems, en el
Artculo 9(e) de dicha Ley se establece que el Secretario podr efectuar o autorizar a
los pagadores a efectuar pagos por adelantado de aquellos servicios o suministros que
segn costumbre o prctica comercial se pagaren por anticipado, cuando la necesidad
del servicio as lo requiera. En consonancia con ese principio, y como norma de sana
administracin y de control interno, los jefes de las agencias gubernamentales tienen la
responsabilidad de documentar cualquier delegacin que realicen para formalizar
contratos o enmiendas. Adems, deben dejar constancia escrita de los criterios que se
utilizan para autorizar desembolsos por servicios que an no se han prestado y las
garantas reclamadas a los contratistas para asegurarse que los mismos se presten.
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19
organismos
gubernamentales
deben
adoptar
los
mecanismos
que
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propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que sometan para pago al
Secretario o a un pagador nombrado por el Secretario de Hacienda. Conforme
con dicha disposicin, y como norma de sana administracin y de control
interno, el Secretario Auxiliar de Infraestructura debi asegurarse que los pagos
efectuados a la compaa fueran por servicios prestados.
La situacin comentada dio lugar a que se pagara indebidamente $2,380 a la
compaa por servicios de mantenimiento no prestados.
4)
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comprobantes se indicaba que haban visitados los mencionados parques era porque
haban realizado la limpieza y el mantenimiento en los mismos. Adems, el
Supervisor de Proyecto nos indic que ellos realizaban la limpieza y el
mantenimiento de los parques durante su horario regular de trabajo4 y que nunca
coincidieron en los parques con empleados de la compaa. Por otro lado, mediante
entrevista al Supervisor de la compaa, ste le inform a nuestros auditores que no
poda precisar si en los das en que los empleados del DRD realizaron la limpieza y el
mantenimiento a los cuatro parques, la compaa tambin los realiz. Adems, indic
que pudo haber coincidido brigadas del DRD con las de la compaa, pero que en
dichos casos la compaa proceda a realizar los trabajos en una fecha posterior.
En el Artculo 2(f) de la Ley Nm. 230 se establece que independientemente del
control previo general que se establezca para todas las operaciones de cada rama del
gobierno, los jefes de las dependencias y entidades corporativas sean en primera
instancia responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de
los gastos que se sometan para pago. En consonancia con esta poltica pblica, y
como norma de sana administracin y de control interno, las entidades
gubernamentales deben establecer los mecanismos de control correspondientes para
evitar que en situaciones como la comentada los servicios contratados sean prestados
por personal de la entidad.
La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre el
proceso de pago por los servicios de mantenimiento de los parques. Adems, puede
dar lugar a que se efecten pagos indebidos. De haberse dado los servicios de
limpieza y mantenimiento a los cuatro parques por los empleados del DRD, ste
hubiera pagado indebidamente a la compaa $1,587 ($396.73 x 4).
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Dos de las enmiendas eran para cambiar las cifras de cuentas para efectuar el pago de los servicios y una para
agrupar los parques en una sola lista.
7
23
Se refiere al DRD
c.
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Tampoco provean espacio para que ste certificara, con su firma, que la
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instalacin de una estructura abovedada de 105 pies de largo por 52 pies de ancho para
techar la cancha de baloncesto localizada en la Antigua Base Naval de Miramar
(Base Naval).
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Para el cobro de dichos servicios, el contratista someti dos facturas con fecha del 3 de
junio de 1997. En la primera factur $100,000 por trabajos de construccin realizados en el
rea del Morro y en la Base Naval. En dicha factura se estableci que los trabajos
realizados consistan en:
rea del Morro:
Realizar demoliciones de losa de pisos en los lugares donde se fundirn los cimientos
Reponer losas de pisos
Efectuar excavaciones y relleno de excavaciones
Construir cimientos y pedestales
Montar estructura metlica usada en el rea del Morro
Fabricar y montar la cancha abovedada de una extensin de 105 pies para cubrir el
largo de la losa de concreto existente
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ANEJO 1
NOMBRE
Hon. Jorge L. Rosario Noriega
Sr. Eric R. Labrador Rosa
Secretario
DESDE
HASTA
3 ene. 01
30 jun. 02
1 jul. 97
31 dic. 00
Subsecretaria
16 ene. 01
30 jun. 02
1 mayo 00
31 dic. 00
Subsecretario
1 jul. 97
30 abr. 00
Ayudante Especial
1 jul. 98
31 dic. 00
1 feb. 01
30 jun. 02
16 dic. 00
31 ene. 01
16 abr. 98
15 dic. 00
1 jul. 97
15 abr. 98
Directora de Asesoramiento
11
Legal
16 ene. 01
30 jun. 02
Vacante
19 abr. 00
15 ene. 01
2 ago. 99
18 abr. 00
Vacante
16 jul. 99
1 ago. 99
1 jul. 97
15 jul. 99
Desde agosto de 1998 al ao 2001 se llamaba Oficina de Asesoramiento Legal y anterior a agosto de 1998 se
llamaba Oficina de Servicios Legales.
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CARGO
Secretario Auxiliar de la Secretara
Auxiliar de Infraestructura Fsica
12
y Social
DESDE
HASTA
16 ene. 00
30 jun. 02
Vacante
1 sep. 00
15 ene. 01
1 mayo 00
31 ago. 00
1 jul. 99
30 abr. 00
Vacante
16 mayo 99
30 jun. 99
1 jul. 97
15 mayo 99
1 ene. 97
30 jun. 00
19 ene. 01
30 jun. 02
17 dic. 00
18 ene. 01
Secretario Auxiliar de
Administracin
Vacante
Secretaria Auxiliar de
Administracin
1 jul. 97
16 dic. 00
Directora de Finanzas
1 jul. 97
30 jun. 02
Directora de la Regin
Metropolitana
2 ene. 01
30 jun. 02
12
13
31
CARGO
14
14
DESDE
HASTA
Directora de la Regin
Metropolitana
1 oct. 98
31 dic. 00
Director de la Regin
Metropolitana
1 jul. 97
30 sep. 98