Siii 2014

ADMINISTRACION DE EMPRESAS S.A.
UNIDAD ISCAYCRUZ
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SISTEMA
INTEGRADO DE
INFORMACION
ISCAYCRUZ
(SIII)
Planeamiento y Control Unidad Iscaycruz
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ISCAYCRUZ 2014
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PRESENTACIN
Con el fin de iniciar con el ordenamiento de la informacin y
establecer controles claros para medir el desempeo de
nuestra gestin ponemos a vuestra consideracin este
proyecto titulado SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN
ISCAYCRUZ 2014.
Este proyecto surgi motivado por el deseo de analizar la
gestin de nuestra unidad minera y a futuro formular un
esquema que se pueda implementar en las diversas
unidades en las que opera AESA, ya que en la actualidad el
control es base fundamental para la obtencin de resultados
cada vez ms favorables.
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INDICE
1. RESUMEN
2. OBJETIVOS DEL SIII
2.1
5
OBJETIVOS GENERALES
2.2
5
OBJETIVOS ESPECIFICOS
6
3. CONCEPTUALIZACION DEL SIII
3.1
6
SEGURIDAD
3.2
7
OPERACIONES, PLANEAMIENTO Y CONTROL
3.3
8
ADMINISTRACION
3.4
3.5
10
MANTENIMIENTO
SERVICIOS AUXILIARES
3.6
12
GEOMECANICA
3.7
3.8
13
LOGISTICA
PERFORACION Y VOLADURA
11
14
15
4. ESQUEMA SIII
16
5. COMENTARIOS FINALES
17
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6. BENEFICIOS DEL SIII

18
7. REQUERIMIENTOS DEL SIII
18
8. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL SIII
19
1. RESUMEN
Este Proyecto surge ante la necesidad de mejorar el desempeo
de la gestin de la Unidad Iscaycruz o de cualquier otra
organizacin.
Actualmente
no
es suficiente
con
el
control
independiente por parte de cada rea que al no ajustarse a un

modelo definido hace que el control integral de los procesos sean
complicados o inexistentes , adems que el SAP no est bien
estructurado para todos los procesos que intervienen en la
Gestin de la Unidad Minera.
Todo esto conlleva a que el generar reportes que puedan mostrar
nuestros indicadores claves de desempeo sea una tarea difcil y
mantiene a cada rea en un estado reactivo pues no se puede
prevenir posibles desviaciones presupuestales ya que no existe un
anlisis de cul es el comportamiento de la organizacin, por lo
tanto el objetivo del presente proyecto es mostrar que al
implementar un Sistema Integrado de Informacin se tendr las
herramientas necesarias para prevenir, controlar y minimizar
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posibles desviaciones tanto en aspectos econmicos como

tcnicos-operacionales de nuestros procesos.
El presente proyecto se enfoca en recopilar informacin necesaria
de parte de todas las reas que intervienen en los procesos de
nuestra organizacin, identificando los indicadores claves de
desempeo y a partir de estos trabajar en optimizar el uso de
nuestros recursos como tambin elaborar un control estricto en
base a objetivos y metas cuantificables los que nos ayudarn a
lograr una mejor gestin de nuestra unidad.
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2. OBJETIVOS DEL SIII

2.1 OBJETIVOS GENERALES
Son los objetivos generales para este proyecto los siguientes:
2.1.1 Control de gastos y uso de recursos.
Es necesario contar con una herramienta para consulta del estado
de ganancias/perdidas en un momento dado del mes, ao,
contrato. Tambin es importante que cada rea mantenga
controlado sus gastos en base al presupuesto o programas
establecidos y no tener que esperar hasta fin de mes para
regularizar los gastos incurridos.
Control adecuado de los recursos con los que contamos: Mano de
Obra, Equipos, Aceros, Combustible, Explosivos, Neumticos, etc.
Es imprescindible el contar con una herramienta capaz de
controlar el adecuado aprovechamiento de lo sealado (Horas
Hombre, Vida til).
2.1.2 Identificar los indicadores claves de desempeo por
reas
Son
necesarios
para
el
conocimiento
de
la
gestin
la
implementacin de KPIs as como identificar cules son los

requeridos por cada rea. Esta es una herramienta fundamental
para el conocimiento de cuan efectivo y de que calidad es nuestro
trabajo.
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2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SIII

2.2.1 Definir informacin necesaria para SIII por reas
Todas las reas que componen nuestra organizacin generan
informacin la cual no es debidamente administrada en la
mayora de los casos, por lo que es necesario la implementacin
de bases de datos para aprovechar al mximo la informacin
brindada por cada una de nuestras reas, as mismo el contar con
nuestra informacin correctamente administrada aportar a la
mejor generacin de reportes de manera ms clara y confiable.
2.2.2 Unificar y comprometer a todas las reas.
Actualmente la unidad Iscaycruz cuenta con 09 reas: Seguridad,
Operaciones,
Planeamiento
Control,
Mantenimiento,
Administracin, Servicios Auxiliares, Geomecnica, Logstica y

Perforacin - Voladura.
Es necesaria la integracin de estas reas para as poder
identificar problemas claves en el proceso de nuestras operaciones
y poder dar una solucin conjunta logrando atenuar posibles
problemas del da a da. Lo que llevara a generar un clima de
confianza y respeto en nuestra organizacin.
3. SITUACION ACTUAL
Cada rea maneja la informacin de forma independiente, las
cuales no estn estructurados dificultando su procesamiento y
siendo lentos a la entrega de reportes y muy poco anlisis.
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Se tiene casos que el reporte de un rea depende de la

informacin brindada por otra y esta no se encuentra actualizada
brindando un reporte errneo.
Al no contar con la informacin en lnea de indicadores, costos,
rendimientos entre otros la residencia no cuenta con una
herramienta adecuada para tomar decisiones
4. CONCEPTUALIZACION DEL SIII
Esquematizaremos los conceptos bsicos del SIII a implementar,
cabe mencionar que lo mostrado aqu surgi luego de horas de
entrevistas personalizadas con cada una de las reas involucradas
en este proyecto, dando como resultado una serie de
requerimientos y necesidades las cuales mostramos a
continuacin.
4.1
SEGURIDAD
Actualmente el rea de SAS tiene mucha informacin almacenada
en diferentes archivos haciendo tediosa la generacin de
herramientas de control a partir de la informacin que ellos
generan, a continuacin detallaremos la forma en como se viene
trabajando, se comienza del nivel inferior y luego se realiza
anlisis en forma ascendente generando otros archivos hasta
llegar a una BD RAC.
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RAC
Actos alto
potencial
Actos y
condiciones
alto
potencial
Medidas
Correctivas
CPI, Comite
Cenral,
Comite SAS,
Auditoria,
Fiscalizacin
Intervencion
es
Desvios
Accidentes/I
ncidentes
Inspeccion
es
Con la implementacin del SIII este proceso se realizar de la

siguiente forma.
Intervenciones,
Desvios,
Accidentes/Incident
es, Inspecciones
RAC, anlisis
Difusin en
tiempo real
a las reas.
Automaticame
nte genera el
reporte
Se podr hacer lo mismo con toda la informacin generada por el
rea como son: seguimiento a los IPERC, Control de Horas hombre
capacitadas y autorizaciones del personal.
De igual forma se podr hacer para toda la informacin requerida
por CIA o por la gerencia AESA, la demora de brindar informacin
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ser menor, dando mucho ms tiempo para el anlisis y gestin

de la seguridad de nuestros colaboradores.
4.2
OPERACIONES, PLANEAMIENTO Y CONTROL.

La informacin generada por el rea de operaciones es la ms
importante y de inters general, nuestros resultados operativos
tienen que ser los mejor controlados y mostrar da a da nuestro
estado de ganancias/perdidas.
Actualmente se tiene un control sobre los trabajos de Desarrollos,
Minado, Sostenimiento, Alquileres, Mano de obra, etc. Los cuales
generan ingreso. Sin embargo esta descuidado el control de los
costos directos asociados a estos trabajos lo que nos lleva a
asumirlos y no tener la informacin veraz hasta fin de mes, en el
siguiente diagrama se aprecia el modo de trabajo actual.
Reporte
Operacion
al de Mina Repor
te de
Cuaderno equip
s,
os
Trabajos
adicional
es
Informacin
brindada
Anlisis Valorizacin
IndicadoresTrabajos
Estimado
Ingresos,
calidad de
trabajo
Proceso de
informacin
Reportes
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Esta informacin est bien controlada, sin embargo se puede

mejorar para esto es necesario recabar ms informacin y
alinearlo todo hacia un objetivo el cual es el Margen Operativo, la
mejora continua y calidad de nuestros trabajos en mina. Para ello
es necesario integrar la informacin de todas las reas en el SIII.
Egresos por
Areas al da
Ingresos
Reales
segn
reportes
Indicadores
claves de
desempeo
de todas las
Areas
Control, Margen
Operativo, Calidad de
trabajos
4.3
ADMINISTRACIN
Actualmente
la
informacin
manejada
por
el
rea
de
administracin es almacenada en diversos formatos (archivos) y

de difcil anlisis, para lo cual se sugiere enlazarla con el reporte
de operaciones e implementar reportes a los que todas las reas
tengan acceso
El rea administrativa maneja informacin para el control de un
recurso sumamente importante como es Mano de Obra, para
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controlar esto es imprescindible contar con herramientas capaces

de generar el costo guardia a guardia del personal que labora en
distintas labores o zonas, as como controlarlo por tipo de
actividad que realizan para poder determinar el margen operativo
por rubros.
Es tambin necesario contar con controles del personal en cuanto
a Vacaciones, exmenes peridicos, autorizaciones, descansos
mdicos y tambin conocer el costo por proveedores da a da
para los cortes semanales.
Reporte de
mano de obra
por
zonas(labor) y
por tipo de
trabajo
Fiscalizar
Distribucin
de personal
real y
actualizada
Alimentacin,
Transporte,
Atenciones
mdicas y
Camionetas
Reportes
Egresos,
Programacion
es personal
4.4
MANTENIMIENTO
Al entrevistarnos con este rea encontramos que el trabajo que
realizan se encuentra regularmente controlado, sin embargo, no
es de mucho provecho para las dems reas, la informacin que
ingresan al SAP no puede ser vista por las todos en nuestra
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organizacin y al solicitar reportes a esta rea el tiempo de

respuesta es prolongado debido a la complejidad del manejo del
sistema SAP.
Se debe estructurar toda su informacin en base a los formularios
ya
existentes
actividades
con
la
sean
intencin
de
de
tener
conocimiento
controladas
general
de
sus
nuestra
organizacin. Los controles que planteamos son: el control de

costos por equipos da a da, Control de la vida til de los
componentes de alto costo (perforadoras, motores, etc.), tambin
es necesario apoyar al rea con la gestin de su seguridad,
cumplimiento
de
sus
programas
de
mantenimiento
y con
informacin correcta de uso y paradas de equipos de parte de

operaciones.
Control de vida til de

componentes claves y de
alto costo en equipos
Correcta informacin de
reportes de equipo por
guardia, valoriazdos
Reportes de
Costos e
Indicadores en
tiempo real a toda
la organizacin
Control de costos por
equipo y actualizado da
a da( uso de insumos,
recursos, etc)
Programas de
mantenimiento y Gestin
de seguridad
4.5
SERVICIOS AUXILIARES
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El rea de SSAA est compuesta tambin por el rea de

ventilacin quienes actualmente cuentan con pocas herramientas
capaces de facilitar su trabajo, por consiguiente es muy difcil
difundir la informacin con la que se cuenta o elaborar reportes,
la informacin generada es bsicamente todo lo concerniente a
bombeo de agua, lodos, limpieza de sumideros, monitoreo de
gases en labores y trabajos operativos.
Es
necesario
desempeo
contar
del
rea
con
as
herramientas
como
que
muestren
requerimientos
el
poder
visualizarlos en tiempo real, el rea de SSAA tambin requiere del

apoyo e informacin del rea de logstica, Mantenimiento,
Operaciones y Seguridad. El sistema integrado a implementar
har que el trabajo de todos sea ms productivo.
Informaci
n bien
estructura
da,
programas
y
controles
4.6
Informaci
n en
tiempo
real y
apoyo de
las dems
reas
Control de
valorizacin
de Bombas
y Solucin a
problemas
de mina
GEOMECNICA
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Al ser un rea de vital importancia en nuestras operaciones es

necesario que todos los involucrados conozcamos la informacin
manejada por GEOMECANICA, como es, la caracterizacin y
clasificacin del macizo rocoso en nuestras labores, as como el
sostenimiento recomendado, diseo de malla de sostenimiento y
tambin en conjunto con PERVOL el tipo de malla de perforacin
de frente a usar.
La base de datos de pasivos de sostenimiento, recomendaciones
Geomecnicas y monitoreo de puntos de convergencia deben de
encontrarse en este sistema para que todos los usuarios podamos
consultar y conocer estos temas.
De acuerdo al reporte emitido por la operacin, Geomecnica
deber de evaluar la calidad y cantidad de sostenimiento
instalado en campo y as tener un mejor control de nuestro flujo
de ingresos al da y poder brindar un mejor servicio.
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Control de
Calidad y
Cantidad de
Sostenimien
to
Mejores
herramient
as de
control a
todos
Caracterizaci
n y/o
Clasificacin
del macizo
rocoso
4.7
Recomendacio
nes , Pasivos
de
sostenimiento
y monitoreos
LOGSTICA
El sistema SAP para el rea de logstica actualmente trabaja a un
85%, esto debido a que el rea de logstica depende de otras
reas (RESERVAS) para realizar la descarga de materiales.
Adems el precio de los materiales ingresados en el SAP no es el
facturado por CIA.
Por lo expuesto es necesario generar un control de todo lo
suministrado por logstica y tener registrado el precio de los
materiales de las facturas con el cargado en el SAP mes a mes,
dar la alerta en el momento oportuno para el cambio de precios y
tener controlado estrictamente el stock.
Para realizar el control de los materiales abastecidos por labores
(zonas) es necesario un mejor control desde el rea de
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operaciones- Planeamiento y Control, el cual se tiene pero no es

posible enlazarlo con el sistema con el que actualmente
contamos, esto lleva a dejar de lado este tipo de controles
fundamentales.
Registros
adecuados de
consumos
por zonas y
labores e
Inventarios
4.8
Registro de
materiales
con cdigos
y precios
actuales.
Control de
Stock,
consumos
reales y
Consumos
Valorizados
en tiempo
real
PERFORACIN Y VOLADURA
La informacin que maneja el rea de perforacin y voladura
parte de los reportes de jefe de guardia y del rea de
planeamiento, sin embargo actualmente cada rea tiene que
ingresar informacin a su propia base de datos lo que origina que
se maneje variaciones entre los reportes de cada rea, Con la
implementacin del sistema se manejar una sola informacin
haciendo esta ms confiable y ser validada por las dems reas
que realicen levantamientos en campo.
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A partir del ingreso de la informacin por el rea de logstica,

PERVOL podr mejorar sus controles de consumo de aceros y
explosivos haciendo que se minimicen los costos y controlando el
abastecimiento.
Manejo de
infomacin
de
operaciones
Control de
aceros y
explosivos .
(Stock y
consumo por
operadores)
Eficiencia y
eficacia en
el trabajo de
Perforacin
y voladura
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5. ESQUEMA SIII
6.
7. COMENTARIOS FINALES
Conocimient
o total
temas de
seguridad y
control
herramienta
s de Gestin
Eficiencia y
Eficacia en
los
avances,
indicadores
clave de
avances y
minado
Correcto
control de
trabajos
realizados,
Egresos e
Ingresos,
Operacion
es
Seguras,
rentables
y de
calidad
Consumos
valorizados,
control de
Stock y
requerimient
os
Conocimient
o del macizo
rocoso de
nuestras
labores y
estandares
de
sostenimient
o
Control de
Planillas,
distribuci
de persona
y
requerimie
os
Control de
costos de
equipos e
indicadores
Control de
Servicios
Auxiliares y
Ventilacin
Mina
8. La informacin generada actualmente por las reas requiere de

una buena administracin, para esto es necesario implementar un
sistema integrado de informacin diferente al SAP. Este SIII ser
usado por el 100% de nuestra organizacin
9. Actualmente existen reas que no tienen claros sus indicadores
claves de desempeo, o les falta los recursos necesarios para
poder controlarlos.
10.
El rea de planeamiento y Control tiene buenos controles
para cuantificar los ingresos y mostrar los indicadores claves de
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desempeo del rea operativa sin embargo an as solo se tiene

controlado entre un 70 y 80% de toda nuestra operacin, siendo
los puntos dbiles el control de costos da a da.
11.
La
implementacin
de
un
sistema
integrado
de
informacin permitir dar a conocer a las dems reas y en

tiempo real los requerimientos que tenemos cada uno de nosotros
y poder realizar un seguimiento oportuno, as como poder
consultar informacin de inters para nuestras reas y que nos
ayudar a realizar mejor nuestro trabajo.
12.
El fin supremo es obtener mejores resultados y la
reduccin de los gastos, esto de la mano de la calidad de los

trabajos. Lo lograremos teniendo el tiempo necesario para evaluar
nuestras oportunidades de mejora y el punto de partida es la
implementacin
de
una
plataforma
que
optimice
el
ingreso/requerimiento de informacin para analizarla y optimizar

todos nuestros procesos
13.
BENEFICIOS DEL SIII
13.1 Contar con herramientas de inteligencia empresarial como
sistema de apoyo a las decisiones, sistema de
informacin para ejecutivos, sistema de alerta
temprana, permitiendo a la gente tomar mejores decisiones y
mejorar los procesos de negocio.
13.2 Se Integrar y automatizar la mayora de nuestros procesos y
se compartir la informacin en toda la empresa en tiempo
real.
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13.3 Permitir el centrar a la gente en cuestiones clave como son:

aumento de productividad, servicio al cliente, inventarios,
control de calidad, y cumplimiento de programas.
13.4 Mejora de la confianza, comunicacin interna entre todo el
personal y la alta direccin.
13.5 Abarcar todas las actividades del negocio, estableciendo un
proceso de mejora continua
13.6 Simplifica la documentacin, reportes, indicadores requeridos
ya que es manejado desde una nica fuente.
14.
REQUERIMIENTOS PARA EL SIII
14.1 Contar con un Plan de Implementacin el cual debe estar
debidamente aprobado por las Gerencias pertinentes.
14.2 Contratar una persona especialista en el manejo de
sistemas de informacin (Profesional de informtica)
por un periodo de 04 meses para la puesta en marcha del
proyecto y luego 02 meses para seguimiento.
14.3 Implementar un digitador permanente a cargo del rea de
Planeamiento y Control para garantizar el correcto llenado de la
informacin y consultas de parte de todas las reas, este se
encuentra en los gastos generales el cual es compartido con
mantenimiento.
14.4 Organigrama
de
Empleados/supervisin
completo
que
garantice la adecuada generacin de informacin.

14.5 Coordinar con Centria para autorizar acceder a la informacion
16.
registrada en el SAP y bajarlo a traves del CUBO

15.
CRONIGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL SIII
17.
El tiempo estimado que durar la implementacin del SIII
es 05 meses a partir de la aprobacin de este, tal como se

muestra en el siguiente cronograma.
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18.
19.
Me
s
20.
Me
s
1
25.
Proyecto/V
B
26.
X
33.
X
32. Plan de
Implementacin
39.
46.
Implement
acin
40.
Seguimient
o y Final
21.
Me
s
22.
Me
s
27.
28.
23.
M
24.
M
30.
31.
4
29.
34. 35. 36. 37. 38.

41.
X
42.
X
43.
X
47. 48. 49. 50.
44.
45.
51.
X
52.
X
53.
54.
IMPLEMENTACION
55.
y
Para la implementacin trabajara el Jefe de Planeamiento
costos
en
conjunto
con
el
profesional
de
informtica
estructurando la informacin con cada jefe de rea (usuarios)

56.
Entrevistas con los Jefes de reas (usuarios) para
personalizar y estandarizar la informacin y el registro de la

misma, la implementacin se realizara en la unidad y no en
Lima.
57.
El costo de esta implementacin ser equivalente a los
servicios prestados por el profesional de informtica por un

periodo de seis meses, el cual se recuperara luego por reduccin
de personales administrativos (auxiliares administrativos de 03 a
02) lo cual se podra replicar en las diferentes unidades.
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6. BENEFICIOS DEL SIII

independiente por parte de cada rea que al no ajustarse a un

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posibles desviaciones tanto en aspectos econmicos como

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2. OBJETIVOS DEL SIII

implementacin de KPIs as como identificar cules son los

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2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SIII

Administracin, Servicios Auxiliares, Geomecnica, Logstica y

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Se tiene casos que el reporte de un rea depende de la

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Con la implementacin del SIII este proceso se realizar de la

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ser menor, dando mucho ms tiempo para el anlisis y gestin

OPERACIONES, PLANEAMIENTO Y CONTROL.

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Esta informacin est bien controlada, sin embargo se puede

administracin es almacenada en diversos formatos (archivos) y

ADMINISTRACION DE EMPRESAS S.A.

controlar esto es imprescindible contar con herramientas capaces

Planeamiento y Control Unidad Iscaycruz

ADMINISTRACION DE EMPRESAS S.A.

organizacin y al solicitar reportes a esta rea el tiempo de

organizacin. Los controles que planteamos son: el control de

informacin correcta de uso y paradas de equipos de parte de

Control de vida til de

Planeamiento y Control Unidad Iscaycruz

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El rea de SSAA est compuesta tambin por el rea de

visualizarlos en tiempo real, el rea de SSAA tambin requiere del

Planeamiento y Control Unidad Iscaycruz

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Al ser un rea de vital importancia en nuestras operaciones es

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operaciones- Planeamiento y Control, el cual se tiene pero no es

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A partir del ingreso de la informacin por el rea de logstica,

Planeamiento y Control Unidad Iscaycruz

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8. La informacin generada actualmente por las reas requiere de

El rea de planeamiento y Control tiene buenos controles

para cuantificar los ingresos y mostrar los indicadores claves de

Planeamiento y Control Unidad Iscaycruz

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