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Almacenamiento y Recuperacin de la Informacin

Actualmente, las bibliotecas que han sido automatizadas disponen de bases de datos
donde se encuentran catalogadas las colecciones bibliogrficas. Los sistemas permiten,
a travs de ndices, realizar bsquedas de informacin con base en ciertos criterios. Sin
embargo, el acceso a estos catlogos se realiza, todava en muchos casos, a travs de
interfaces rudimentarias de tipo textual, complejas para aquellos no familiarizados con
estos servicios. Una vez realizada la bsqueda se obtienen las fichas bibliogrficas de
los documentos que cumplen con los parmetros especificados. Posteriormente, ser
necesario desplazarse al edificio en donde se encuentren dichos ejemplares y solicitarlos
al encargado, si tenemos suerte, encontraremos ejemplares disponibles de documento.
Lo importante ahora, es permitir la recuperacin total o parcial de los documentos, es
decir una copia digital del documento deseado, no tan slo su descripcin bibliogrfica
y su posible ubicacin fsica.

Dispositivos de almacenamiento
Los dispositivos de almacenamiento digital son el sustituto de los estantes que
encontramos en los largos pasillos de una biblioteca. Ahora, en lugar de almacenar
libros y otros objetos, almacenamos los archivos que contienen los documentos que
forman la coleccin de la biblioteca digital.
El almacenamiento digital se utiliza para guardar datos y despus procesarlos y usarlos
como programas o informacin de cualquier tipo. Hay dos formas de guardar la
informacin para despus poder leerla, estos son los discos o unidades de
almacenamiento magntico que guardan la informacin en una superficie de metal
dirigido magnticamente y los discos o unidades de almacenamiento ptico que surgen,
algunas dcadas despus, con el descubrimiento del lser.
La tendencia general de todos los dispositivos de almacenamiento masivo de
informacin se dirige, por un lado, al incremento continuo de la capacidad y, por otro, a
obtener dispositivos ms rpidos, ms econmicos, de menor tamao y ms fiable que
los que estn disponibles en la actualidad. De hecho, todo dispositivo que pretenda
llegar a convertirse en un estndar, deber tener un precio razonable, rapidez,
versatilidad y una gran capacidad de almacenamiento.
El espacio de almacenamiento adecuado para nuestro ambiente de produccin puede
proporcionarlo discos duros de alta capacidad, un disco instalado en el servidor de una
red, medios pticos, cintas, dispositivos de bancos de memoria especial, o su
combinacin.
El tipo de formato y el dispositivo de almacenamiento son de fundamental
consideracin; la tecnologa cada vez es ms bondadosa con los medios de
almacenamiento y es posible mantener ms informacin en los medios electrnicos a
ms bajo precio, pero as mismo cada vez existe ms informacin por almacenar. Para la
decisin de nuestros dispositivos de almacenamiento se debe considerar el volumen de
informacin que se tienen de inicio y sus proyecciones de crecimiento a corto, mediano

y largo plazo. Tambin se debe considerar el nmero de accesos que se harn a los
documentos y la rapidez con que stos deben ser recuperados.

Sistemas de bsqueda
Un sistema o motor de bsqueda es el mecanismo por el cul la informacin
almacenada puede ser recuperada por el usuario, mediante una interfaz provista para
comunicarlo con la base de datos y realizar operaciones para extraer la informacin que
se solicita.
En una biblioteca digital no es cuestionable la utilizacin de un motor de bsqueda. El
principal servicio es la consulta de informacin y como no se puede tener toda la
coleccin en lnea al mismo tiempo, por muy pequea que sea, siempre ser necesario
hacer una revisin y extraccin slo de los materiales que cumplen con los intereses del
usuario. En muchos casos se requiere ms de un motor de bsqueda para una coleccin
de cinco documentos grandes, que en una coleccin de 20 documentos pequeos bien
definidos.
Los cientficos de la informacin y los bibliotecarios han estudiado por dcadas los
hbitos de bsqueda de los usuarios. Recientemente, estos estudios se refieren a los
sistemas de informacin tradicionales, tales como encontrar un patrn para encontrar las
necesidades de informacin, o cmo hacer sistemas sencillos para la bsqueda de
informacin en servicios en lnea de catlogos bibliotecarios u otras bases de datos.
Los usuarios de sistemas de informacin de no pertenecen a una misma audiencia que
requiere el mismo tipo de informacin, representada y entregada de la misma manera.
Algunos slo requieren informacin mnima, mientras que otros requieren materiales
detallados de todo lo que se tenga sobre un tema. Algunos quieren slo informacin de
alta calidad, mientras que a otros no les interesa ni siquiera la fuente. Algunos requieren
la informacin de inmediato, y otros no tienen problema en esperar a que la informacin
llegue tiempo despus. Bsqueda concreta. Cuando un usuario sabe claramente lo qu
quiere, que la informacin existe y sabe dnde encontrarla, es el problema de necesidad
de informacin ms simple. Si fuera el nico, el trabajo de la arquitectura de las pginas
de Web sera ms fcil.
Bsqueda de existencia. Algunos usuarios saben qu quieren pero no saben cmo
describirlo o s existe una respuesta al tema. Se tiene slo un concepto o idea abstracta y
no se sabe si existe informacin que empate con su necesidad. El xito de una bsqueda
depende entonces de la habilidad de la pgina de Web para comprender la idea del
usuario y proporcionarle la informacin que tenga sobre dicho contexto.
Bsqueda Exploratoria. Otro tipo de bsqueda se presenta cuando el usuario sabe
identificar su cuestionamiento pero no sabe exactamente que est esperando encontrar,
est solo explorando y tratando de aprender ms. En este caso, no se requiere obtener
todo lo que hay sobre un tema, tal vez slo sea necesario encontrar algunos materiales
con buena informacin.
Bsqueda comprehensiva. Algunos usuarios quieren todo que se est disponible sobre
un tema, esta bsqueda est relacionada con fines de investigacin. Los investigadores y
estudiantes de posgrados quieren encontrar disertaciones nicas y originales o

documentos incluso con menciones ocasionales que tengan cualquier relacin con el
tema.
Las necesidades de los usuarios y sus expectativas varan ampliamente, y por tanto, los
sistemas de informacin deben reconocer, diferenciar y complacer los requerimientos de
sus usuarios. Idealmente, para el desarrollo de sistemas de bsqueda debemos
anticiparnos a los tipos de necesidades ms comunes que se presentarn debido al tipo
de usuarios de nuestra biblioteca y debemos asegurarnos que sus necesidades sern
satisfechas. Al menos, debe tenerse contemplado las posibles variaciones y tratar de
disear una interfaz sencilla para futuras modificaciones.

Bases de datos
Una base de datos es una coleccin de datos relacionados y organizados con una lgica
coherente y con significado inherente. Se disea y se construye con un propsito
especfico. Puede ser utilizada por mltiples usuarios para diversas aplicaciones.
Una biblioteca es una forma de bases de datos de documentos, tradicionalmente es lo
que se conoce como catlogos. Las bases de datos pueden ser tan grandes que es muy
importante considerar que deben ser almacenadas tan eficientemente como sea posible.
Para fines de una biblioteca digital, una base de datos de documentos debe ser capaz de
almacenar ms que texto. Las imgenes, usualmente diagramas o fotografas, son parte
importante de cualquier documento. Una base de datos debe contener el texto completo
y las imgenes, o un campo que indique la referencia para tener acceso a ellos.
Hay muchas opciones de bases de datos, algunos ejemplos incluyen Oracle y MSQL. Si
se tiene una PC, se puede utilizar incluso Microsoft Access debido a su compatibilidad
con NT. Cualquiera de los mencionados al inicio es una buena opcin para bases de
datos en UNIX, ya que son manejadores fiables y tienen cierto grado de flexibilidad.
El diseo de una base de datos no es trivial, debe llevarse a cabo un buen anlisis para
definir adecuadamente los campos necesarios y las relaciones que habr entre los
diferentes elementos. Despus de crear una base de datos, si se necesita agregar un
nuevo campo, la base debe ser creada nuevamente en su totalidad. Incluso, en varios
sistemas, el traslado de una base a otra puede resultar difcil y consumir gran cantidad
de tiempo
En trminos de espacio de almacenamiento es importante almacenar los documentos
eficientemente; pero es igual de importante que al momento de hacer bsquedas, la
ubicacin y recuperacin de informacin, sea gil. Lo mejor es combinar tcnicas de
compresin de textos con tcnicas de indizado para cubrir los dos puntos crticos en la
recuperacin de documentos: el espacio necesario para almacenar grandes cantidades de
texto o imgenes y tiempo necesario para buscarlos.
An cuando la compresin de texto puede ahorrar mucho espacio, no ayuda para las
bsquedas en texto completo ni para la forma en la que la informacin debe ser
organizada. Cuando un texto es comprimido debe dejarse parte del documento sin
compresin, como una referencia para que la informacin pueda ser localizada y
extrada. Esto puede hacerse a travs de la utilizacin de metadatos (explicados en el
siguiente captulo).

La utilizacin de ndices es crucial para la bsqueda eficiente dentro de una base de


datos de documentos. Los ndices pueden hacerse partiendo de un par de palabras o
hasta la inclusin de casi todo el documento. Un trmino puede ser localizado en
microsegundos, el buscador mostrar una lista de referencias hacia los documentos que
contienen la informacin que deseamos. Dependiendo del tipo de disco y del tipo de
comunicacin que tengamos con los servidores, podremos tener el documento en
microsegundos o en algunos segundos.

Seguridad
El problema de la seguridad de la informacin no es nuevo, casi todas las bibliotecas de
todo el mundo, conscientes de la problemtica por los sistemas de prstamo y la
estantera abierta, tienen implementado un sistema de seguridad para proteger
fsicamente el material documental, principalmente los libros, pues al hacer sus
inventarios detectaban que faltaban libros que en su mayora haban sido sustrados por
los usuarios, adems de la mutilacin de materiales, muchas veces con daos
irreparables.
En una biblioteca digital la seguridad de la informacin es an ms crtica: la
inestabilidad en los servicios informticos depende drsticamente de sus sistemas de
seguridad y por la interconexin de redes el nmero de posibles "usuarios infractores"
aumenta potencialmente.
La tecnologa facilita los ataques a los sistemas pero tambin nos permite detener,
ubicar y atrapar al responsable, aunque con la legislacin vigente no se contempla
perseguir los ataques o crmenes cibernticos con la rigidez que realmente se debera
hacer.
Lo ms importante es proteger nuestros sistemas, fortalecer la infraestructura
tecnolgica de cmputo y comunicaciones, capacitar a los usuarios y al personal
responsable de la seguridad para prevenir estos eventos.
Bsicamente, existen dos tipos de seguridad que debe preocuparnos: la seguridad fsica
y la seguridad de datos. Para cada uno, existen esquemas que garantizan la proteccin
contra intrusos en nuestros sistemas.
Seguridad de Datos. Como consecuencia de la apertura que tiene Internet se han tenido
que desarrollar tecnologas, ms all de las contraseas, como firewalls, encriptores,
proxy servers y autenticadores. Todos con la finalidad de mantener el control de quien
tiene acceso a la informacin y quien no; adems permiten mantener a los intrusos fuera
de nuestro sistema con un grado razonable de confianza.
Seguridad Fsica. Representa la proteccin de reas, equipo e instalaciones que pueden
ser violados personas ajenas con fines perjudiciales. Para este efecto, se debe de contar
con sistemas de acceso restringido, en algunos casos, no slo en el rea de cmputo,
sino en otras reas que se consideren importantes. El acceso se puede controlar

mediante personal de vigilancia, tarjetas magnticas, cdigos de acceso, reconocedores


biomtricos, sistemas de circuito cerrado, etc.
Para efecto de una biblioteca digital es fundamental contar con seguridad fsica, pero
ms importante es tener un buen sistema de seguridad de datos. La Integridad de la
informacin es un asunto clave en el factor confianza que el usuario busca al hacer uso
de las colecciones y bases de datos.

DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS:


Archivar los papeles del jefe es una de las tareas ms importantes de una secretaria. Adems,
archivar se est convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte
a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que
archivar es una funcin por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra
persona.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones bsicas:

1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del
archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la
ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizar tanto con el
sistema que podr guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificacin y son los siguientes:
CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestaas numricas o un nombre directo. Hay
carpetas con un sistema interior de sujecin y otras con departamentos que se utiliza como
carpetas varios (carpetas de suspensin).
GUA: Es una cartulina gruesa o cartn prensado de forma rectangular con una pestaa que
sirve para separar.
PESTAAS Y SU POSICIN: Las pestaas son una partes salientes que llevan las carpetas,
guas y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestaas de diferentes tamaos
ocupando posiciones distintas. Tambin se pueden utilizar pestaas postizas.
GUAS FALTAS: Es un sistema prctico cuyas pestaas llevan anotada la palabra FALTA de

forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.
INDICADORES: Son pestaas de tamao reducido y de colores diversos. Tambin reciben el
nombre de sealizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar
la atencin y servir de recordatorio sobre algn asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos,
etc.) utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocacin de las fichas y carpetas en la
parte delantera del cajn. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones
metlicos.
PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarn las pinzas
para separar los documentos.
FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamao ms o menos grande segn
el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestaas) o CIEGAS (sin
pestaas).

MTODOS DE CLASIFICACIN:
Existen varios maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes
ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:

SISTEMA ALFABTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona,
etc., y despus colocar las carpetas en orden alfabtico. La principal ventaja es que
resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningn tipo de formacin
especial. La desventaja de este sistema, es que podran surgir problemas si el archivo
lo maneja mucha gente, y por tanto, la nica solucin a este problema es que se
encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas
adaptadas.

SISTEMA NUMRICO: Consiste en asignar nmeros consecutivos a las personas o


empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus
archivarlas por orden numrico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el
nmero asignado. Las fichas se archivarn en orden alfabtico en un cajn o fichero.
Las ventajas de este sistema son: es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros
de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar
indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas) y las fichas pueden
utilizarse para otros fines.

SISTEMA GEOGRFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geogrfico, por


pases, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. ste es un
sistema prcticamente indispensable en una oficina de exportacin o en un
departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no
siempre se desarrollan en territorios especficos y otro inconveniente sera que se
necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.

SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistira en archivar el material de acuerdo con su


tema o contenido. En algunos casos es un mtodo muy til. Los archivos por temas

son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El


inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un
tema en otra carpeta, especialmente si stos tratan de diversos asuntos.

SISTEMA DE DGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas segn el ltimo


par de dgitos en lugar del estricto orden numrico. Los nmeros se archivan en grupo
de dgitos (385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que terminan en los mismos dos
dgitos (12 ), se archivan juntas detrs de una gua principal. Luego las carpetas se
subdividen de acuerdo con el segundo grupo de dgitos y stas se archivarn juntas.
Finalmente, las carpetas se ordenarn numricamente segn los dgitos al principio
del nmero. La ventaja de este sistema, es que resulta ms fcil recordar dos dgitos
que un nmero largo.

SISTEMA DECIMAL: Se basa en la divisin de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le


asigna un nmero del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10,
cada uno con un nmero de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y
la segunda vara del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en
10 grupos terciarios que se representan por nmeros de tres cifras, y as
sucesivamente.

SISTEMA ALFANUMRICO: Es una combinacin de las clasificaciones alfabtica y


numrica. A cada letra del alfabeto se le da un nmero, por ejemplo, A es 1, B es 2,
C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un nmero se numera consecutivamente:
1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabticamente en el archivo y los
nmeros se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.

ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el mtodo


que elijamos depender de factores como: el tipo de negocio de la compaa en la
que estemos, el tipo y tamao de papeles que archivemos, la cantidad de material a
archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por ltimo, el mtodo de
clasificacin utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema
Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmacin, Archivo Automtico y
Almacenaje de Informacin Computerizado.

DOCUMENTACIN :
Se puede definir como todo conocimiento o hecho fijado en forma material, normalmente
escrita, que puede ser utilizado para consulta o prueba.
Los documentos que se han producido por medio de la imprenta, con objetivo de ahorrar
trabajo y conseguir una mejor presentacin, sern los llamados impresos.
Se clasificarn los documentos mercantiles, que sern aquellos documentos relacionados con
la compraventa, con el movimiento de fondos, con el transporte, los seguros, el personal, la
Seguridad Social, los organismos pblicos, los de rgimen interno y los contratos.

Funciones de un departamento de archivo:


La funcin principal del Departamento de Archivo Central, es mantener y mejorar los
sistemas de almacenamiento y recuperacin de documentos e informacin existentes,
permitiendo su acceso rpido y oportuno, prestando de esta manera un mejor servicio

a la comunidad universitaria en general, as como, a universidades nacionales y


extranjeras y organismos e institutos pblicos y privados, nacionales e internacionales.
Para poder realizar las actividades, el departamento se dividi en dos reas:
o Archivo Activo
o Archivo Histrico

Funciones:
Conservar y preservar la documentacin de inscritos y egresados.
Asistir a los investigadores que soliciten informacin.
Divulgar a travs de publicaciones la memoria histrica de la Universidad.
Custodiar, catalogar y conservar los documentos que constituyen el acervo
Histrico de la Institucin.
o
o
o
o

Funciones

Asesorar a las autoridades universitarias para el desarrollo de proyectos en el rea de


gestin informativa documental y apoyar el proceso de toma de decisiones mediante el
suministro de informacin institucional.
Rescatar, recopilar y procesar la documentacin que por su valor histrico, econmico
y poltico refleje la trayectoria de la universidad.
Elaborar las disposiciones reglamentarias, normativas y procedimentales que requiere
el sistema para su funcionamiento.
Establecer las polticas que rigen los procesos de gestin documental informativa en la
institucin.
Promover, desarrollar y evaluar programas permanentes que garanticen la
preservacin y conservacin de la memoria institucional.
Desarrollar y establecer sistemas y procedimientos que agilicen la recuperacin
oportuna y pertinente de la informacin.
Ofrecer servicios acordes a los requerimientos de informacin, gestin y conocimiento
de los usuarios, soportados mediante el uso de las nuevas tecnologas de informacin.

FUENTES DE INFORMACIN
Elaborado por: Liliana Garca Ruvalcaba

Qu es una fuente de informacin


Una fuente de informacin es una persona u objeto que provee datos.

Tipos de fuentes
Las fuentes de informacin pueden clasificarse de la siguiente forma: :
Tipos de fuentes

Caractersticas

Monografas

Escritos sobre un tema especfico. El tema


es
abordado
de
una
manera
relativamente
completa.
Estas obras son tiles por el anlisis e
intergacinq ue hacen sobre deteminado
tema.
Ejemplos: libros de texto, obras literarias,
tesis, reportes de investigacin.

Obras de consulta o referencia

Su finalidad es proveer colecciones de datos


especficos
que
guardan
relacin
entre
s.
Ejemplos: Diccionarios, enciclopedias,
manuales, directorios.

Publicaciones peridicas

Son
las
revistas
y
peridicos.
Contienen
datos
de
actualidad.
Las revistas acadmicas especializadas
tienen por lo general un alto valor
cientfico.
Los peridicos ofrecen datos sociales,
econmicos,
polticos
y
culturales
principalmente locales.

Imgenes
audiovisuales

Personas

fotogrficas

y Generalmente sirven de complemento a la


informacin escrita.
Las personas tambin pueden proveer datos
a travs de una conversacin, una
entrevista, el envo de un mensaje por
correo electrnico etc.

Pginas Web.

Las pginas que se publican a travs de


Internet. Pueden ser de personas,
instituciones, organizaciones.

Tema 1. Las fuentes de informacin: concepto :


Fuentes de Informacin como instrumento de trabajo de uso indispensable para
poder alcanzar la informacin que necesitan investigadores y usuarios de
bibliotecas y centros de documentacin.
Con el trmino de fuentes de informacin se conocen todos aquellos instrumentos
y recursos que sirven para satisfacer las necesidades informativas de cualquier
persona, se hayan creado o no con ese fin y sean utilizados directamente o por un
profesional de la informacin como intermediario.

Documentacin de las fuentes


Es importante que mientras ests revisando las fuentes de informacin vayas registrando la
informacin que te es til de acuerdo a tus preguntas y la fuente de la que la obtuviste. Es
recomendable tomar pequeas notas sobre las primeras ideas, reflexiones, opiniones que te
surgen al revisar esa informacin y que ms tarde cuando redactes el ensayo, desarrollars ms
ampliamente.
. Cmo se elabora la lista de Bibliografa.
Al final de un trabajo acadmico en el que se hayan consultado fuentes de informacin se incluye
la Bibliografa.
Lo ms comn es que se incluyan slo las fuentes que se citaron o recomendaron a lo largo del
trabajo, sin embargo, en ocasiones algunos autores agregan una lista de bibliografa sugerida
para el lector interesado en temas afines
Deben seguirse ciertas reglas aceptadas internacionalmente para hacer la lista de bibliografa.
Las reglas especifican qu datos incluir y en qu orden. A continuacin se mencionan las reglas
de las principales tipos de fuentes.

APELLIDO AUTOR, Nombre (fecha de publicacin). "Ttulo


de
la
nota
o
artculo", revista o diario, nmero de la revista, lugar,
Fuente
direccin
de
acceso,
electrnica
(vi:fecha
en
que
se
visit)
en
lnea
que Ejemplo: Gonzlez, L.M., MARTN, R. (1996). "La deuda
no
cambia de
Jalisco
crece
(revistas
$ 5 millones por da", Siglo 21, 3 de mayo 1996: portada,
electrnicas,
Guadalajara,
peridicos)
http://mexplaza.edg.mx/cgibin/Hemero?Siglo21/mayo_1996/3-May-96
(vi:7.10.96)
APELLIDO AUTOR, Nombre (fecha de publicacin). Ttulo,
lugar,
direccin de acceso, (vi:fecha en que se visit)
Fuentes
electrnicas
cambiantes
en lnea

* Si no hay un autor identificable se seala la empresa u


organizacin.

CD-ROM

Ttulo. Versin. Fecha. Editor. (Serie o coleccin)

Libros

Revistas
peridicos
(diarios)

Entrevista

Ejemplo: NETSCAPE COMUNICATIONS CO. (1996)


Manual
de
Netscape,
S.I.
http://home.es.netscape.com/es/eng/mozilla/2.02/handbook
(vi:7.10.96)

APELLIDO AUTOR, Nombre. Ttulo y subttulo del libro,


editorial,
ciudad o pas de publicacin, ao de publicacin.
Ejemplo: SCHRAMM,
comunicacin
Grijalbo, Mxico, 1989.

Wilbur.

La

ciencia

de la
humana,

APELLIDO AUTOR, Nombre. "Ttulo del artculo o la nota",


revista
o
diario, nmero de la revista, fecha de publicacin, ciudad o
o pas.
Ejemplo: DAZ MORALES, Ignacio. "Conceptos sobre
arquitectura",
en
Calle Adentro, nm. 6.29 de diciembre de 1989,
Guadalajara.
Nombre de la persona entrevistada. Institucin.
Departamento.
Puesto.
Fecha y localidad en que se efectu la entrevista, nombre
del entrevistador.

Encuesta

Fecha de la encuesta. Nmero de encuestas realizadas.


Lugar
en
el
que
se
realizaron. Mtodo (casa por casa, por telfono, en la calle
al
azar).
Nombre
de la persona o institucin que coordin la realizacin de
las encuestas.

Funciones de los archivos


La funcin genrica de un archivo es reunir, conservar y servir documentos. Estas
funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:

Organizar la documentacin administrativa.


Asegurar la transferencia peridica a archivos donde su uso no es peridico.
Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservacin o
destruccin.
Clasificacion de fondos.
Descripcin para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos
necesarios.
Adecuacin de las instalaciones donde se conservan los documentos.
Los ciudadanos para ofrecer la informacin que soliciten, sobre todo en los archivos
pblicos.
La investigacin y difusin cultural, sobre todo para colocar a disposicin del
solicitante datos del pasado.

Archivo
El trmino archivo (latn archvum) se usa comnmente para designar el local donde se
conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la
realizacin de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polismica que se
refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una


persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades.
El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
La institucin o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivstico del fondo

Etapas del archivo


El fondo documental de un archivo atraviesa diversas etapas en funcin del ciclo de
vida de los documentos que lo componen. Este concepto establece que la informacin
documental tiene una vida similar a la de un organismo biolgico: nace (fase de
creacin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En funcin de
uso y valor a lo largo del tiempo (administrativos, legales, fiscales, evidnciales o
histrico), la documentacin pasa por diferentes estadios:

Archivo de gestin o Archivo de oficina: est compuesto por los documentos en fase
de tramitacin o aquellos que son de uso frecuente. Est gestionado por las propias
unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestin de actividades
corrientes. La documentacin permanece en esta fase un periodo de cinco aos.
Archivo central: recoge aquella documentacin que deja de ser utilizada de forma
frecuente, aunque su uso es hipottico. La permanencia en esta fase es de 10 aos,
aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en funcin de muchos
factores pero teniendo en cuenta la finalizacin de los trmites.
Archivo intermedio: en esta fase la documentacin ha perdido prcticamente en su
totalidad el valor de gestin administrativa. La documentacin se transfiere desde los
archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en
este archivo 15 aos ms, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede
a su valoracin, seleccin y expurgo para conservar los realmente importantes.
Archivo histrico: la documentacin que alcanza este archivo es conservada de forma
permanente por su valor informativo, histrico y cultural.

Documentacin
Documentacin puede entenderse como conjunto de las disciplinas (Ciencias de la
documentacin) relacionadas con el estudio del documento, como fuente de informacin
para obtener nueva informacin o una toma de decisiones, disciplinas o, si se prefiere, el
estudio de los procedimientos netamente informativos subsiguientes al tratamiento
tcnico de los documentos para la eficaz difusin de los mensajes en ellos contenidos.

Funcin
Preservar la informacin del los documentos y, con su interrelacin, obtener una nueva
informacin.

La Recuperacin de la Informacin
La recuperacin de informacin es un campo donde se realiza una actividad
importante de prctica profesional y, tambin, de investigacin cientfica. Por un lado,
dio lugar a la aparicin de la industria de la informacin, con sus bases de datos y
sistemas de informacin, con un marcado componente prctico y profesional centrado
en el uso de las bases de datos para satisfacer las necesidades de informacin de los
usuarios. Por otro lado, la investigacin cientfica ha estado dirigida hacia el diseo de
sistemas de recuperacin de informacin (SRI) ms eficaces, dando lugar a diversas
teoras, modelos y experimentos en los que la evaluacin ha ocupado un papel central.
A lo largo de la historia no ha existido una relacin muy estrecha entre ambos
componentes, cientfico y profesional, al menos hasta en los ltimos aos en los que
parece haberse producido un cierto acercamiento y una implementacin de las teoras
y modelos experimentales en las aplicaciones comerciales.
La investigacin en recuperacin de informacin ha favorecido sobre todo la
estimulacin de ideas; estas ideas, conforme se han ido explorando y comprobando en

sistemas experimentales, se han convertido en teoras o modelos. Por lo tanto, estas


ideas, teoras y modelos desarrollados han estado influenciados en gran parte por la
comprensin y el conocimiento emprico obtenido a partir de experimentos en los que
la evaluacin ha estado omnipresente. Robertson reconoce que no hay una teora
general y global de recuperacin de informacin, y puede que nunca la haya, aunque
el descubrimiento de nuevos modelos y teoras contribuirn a una mejor comprensin.
Contemplaremos la investigacin en recuperacin de la informacin desde una
perspectiva global, teniendo en cuenta tres caractersticas generales que constituyen
la esencia de su evolucin y existencia:
1. La recuperacin de informacin es un campo interdisciplinar. A pesar de que son
muchas las disciplinas directamente relacionadas (Informtica, Ciencia de la
Informacin, Documentacin, Lgica, Lingstica, Psicologa, Inteligencia Artificial, etc.),
todas comparten el mismo objetivo: facilitar la bsqueda y obtencin de informacin
relevante que satisfaga las necesidades de informacin de los usuarios. Es por ello
deseable que la investigacin en este campo sea realizada por grupos
interdisciplinares, o como mnimo, que la comunicacin y la colaboracin entre los
diferentes equipos de investigacin sea fluida, algo que no siempre ha ocurrido y ha
sido motivo de discusin y controversia entre los propios investigadores.
2. La investigacin en recuperacin de la informacin ha estado muy influida por la
evolucin y los avances producidos en las tecnologas de la informacin que,
necesariamente, han introducido nuevos enfoques, procedimientos y mtodos en la
organizacin, almacenamiento y acceso a la informacin, as como en el uso de nuevos
sistemas de recuperacin de informacin.
3. La recuperacin de la informacin ha desempeado un papel esencial en la
evolucin de la Sociedad de la Informacin. Hay que recordar que la recuperacin de
informacin surge para buscar soluciones y dar una respuesta al problema de la
explosin de informacin cientfica; en la actualidad, la World Wide Web, como medio
de acceso a la informacin ms utilizado, juntamente con la facilidad para poder
publicar en l ha provocado que uno de los principales problemas a los que se enfrenta
cualquier persona es cmo localizar informacin pertinente ante el exceso de
informacin existente. Por lo tanto, el problema en s es el mismo que exista hace ms
de 50 aos y la investigacin debe ir dirigida a dar respuesta a este problema, aunque
con los cambios lgicos que supone el uso de este medio, como por ejemplo, (a) que el
acceso a la informacin se ha generalizado y es el propio usuario quien busca la
informacin, por lo que han de disearse interfaces de bsqueda ms amigables; (b) y
que el concepto de informacin se ampla y ya no slo se trata de documentos o texto
sino tambin de imgenes y sonido, por lo que debe de investigarse cmo recuperar
estas formas de informacin (recuperacin multimedia).

La investigacin en recuperacin de informacin va a permitir el desarrollo de nuevas


herramientas que faciliten un acceso ms eficiente a la informacin, en cualquier
formato en que est, y de ello se aprovecharn tanto cientficos, como profesionales
de la documentacin y cualquier usuario que necesiten informacin para sus
investigaciones, su trabajo, la toma de decisiones, etc., y ello, indiscutiblemente,
repercute en que la Sociedad est ms y mejor informada.

Funcin de un Archivo
Conservar documentos no corrientes que se han evaluado formalmente y que
conservan un valor constante o permanente en tanto que prueba o para fines de
investigacin.

Recuperacin de Archivo
La Recuperacin de Archivo es un instrumento de recuperacin de datos para varios naipes de
destello como Medios Elegantes, Destello Compacto, Palo de Memoria, Unidad de disco Micro, xD
Tarjeta de Destello de Carta de Figura, Tarjeta de ordenador personal, Tarjeta Multimedia, Tarjeta
Digital Segura y memoria de cmara digital. La Recuperacin de Archivo con eficacia recupera
datos corrompidos de medios de almacenaje formateados, daados. Las ayudas de Software de
Recuperacin de archivo en recuperar datos de suma importancia perdidos despus de un formato
casual, fallo del sistema de virus, prdida de particin, funcionamiento defectuoso de software,
borraron el archivo/directorio o hasta sabotear. El Software de Recuperacin de Datos de Disco es
uno del mejor software de recuperacin de archivo borrado que examina su disco duro de daos y
segn el estado, le muestra los archivos que estn presentes en los medios de almacenaje.
La recuperacin de archivo borrada, seleccione los archivos o directorios que han sido daados y
los transfieren sin peligro a los medios secundarios. Fallos del sistema de software, el hardware
falla y algunos CDs pueden tener vidas ms corto que una mosca domstica. Es posible recuperar
archivos de desastres. Para recuperar archivos perdidos, usted necesitar un instrumento de
recuperacin.

Funciones de recuperacin de archivos


Kroll Ontrack ofrece varias opciones de servicio y software de uso personal para la
recuperacin de archivos. Sus archivos se pueden recuperar desde:

Cualquier sistema operativo (Windows, Linux, Mac, etc.)


Cualquier tipo o modelo de equipo de sobremesa, equipo porttil, servidor u otro
dispositivo de almacenamiento. De hecho, los servicios Ontrack Recuperacin de Datos
estn recomendados por los principales fabricantes
Cualquier generacin de unidades, desde las ms antiguas a las ms recientes
Cualquier causa que haya provocado la prdida de datos: en cualquier caso de prdida
de datos, desde los ms simples hasta los ms complejos y catastrficos, como virus,
desastres naturales, eliminaciones accidentales, fallos del sistema, datos daados,
fallos de hardware y muchos ms.

Funcin de almacenamiento.
Esta funcin consiste en la custodia de los materiales, con lo que hay que disponer de una organizacin,
clasificacin y disposicin en almacn ptimas para propiciar la salida de los materiales al proceso
productivo de una manera eficaz.

CUAL ES LA MISION Y VISION DE ARCHIVO Y


DOCUMENTACION:

Misin, visin y valores

Misin
Desarrollar las polticas archivsticas e implantar un mtodo de gestin documental para el conjunto de los
documentos municipales; as como recoger, conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundir el
patrimonio documental.
Visin
Alcanzar un sistema archivstico innovador y de referencia para los rganos de la administracin
municipal que asegure la gestin, proteccin y transparencia de los documentos en todo tipo de soporte; y
consolidar una red excelente de centros que garantice la preservacin, el acceso y la difusin del
patrimonio documental, en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de
la sociedad del conocimiento.

Valores

Creatividad: liderar proyectos de innovacin en el rea de la gestin documental


e incorporar las TIC en beneficio del acceso y difusin del patrimonio documental.

Voluntad de servicio pblico: facilitar la transparencia a la informacin para


todos los ciudadanos (con finalidades administrativas o de investigacin), as como a los
propios rganos y dependencias municipales.

Eficacia: conseguir que la gestin de los documentos forme parte de los


procedimientos administrativos desde el inicio, con el objetivo de ser una pieza clave para
el ahorro de recursos y la consecucin de los objetivos corporativos.
Trabajo en equipo: avanzar conjuntamente en redes de trabajo del personal
representantes de los distintos centros de forma transversal, cohesionada y polivalente.

Excelencia y calidad: implantar mecanismos de evaluacin y mejora continua


que garanticen el logro de los objetivos de los diferentes servicios y centros del Sistema
Municipal de Archivos para adaptarse al entorno cambiante.

Valorizacin del patrimonio documental: desarrollar los mecanismos y


fomentar las alianzas internas y externas, con el fin de garantizar la preservacin del
patrimonio documental y su difusin en el contexto amplio de la ciudad del conocimiento.

Qu es una unidad de almacenamiento?


Las unidades de almacenamiento son dispositivos perifricos del sistema, que
actan como medio de soporte para la grabacin de los programas de usuario,
y de los datos y ficheros que son manejados por las aplicaciones que se
ejecutan en estos sistemas.

Objetivo General
Al terminar el curso el estudiante deber ser capaz de manipular archivos con
distintas herramientas y dispositivos, adems deber poder analizar los
mtodos de almacenamiento y recuperacin de informacin que sean los ms
apropiados para distintas operaciones, como es el almacenar, modificar,
consultar y ordenar.

Objetivos Especficos
Que el alumno sea capaz de:
1) Revisar y evaluar los diferentes medios fsicos para el almacenamiento
de datos
2) Estudiar las tcnicas bsicas para el diseo de archivos
3) Analizar, aplicar y evaluar la organizacin de archivos
4) Analizar las tcnicas para ordenamientos y bsquedas externas

Almacenamiento:
Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas
que permiten guardar fsica o virtualmente archivos de datos de todo tipo.
Ms especficamente en la informtica, las unidades de almacenamiento sern todos aquellos
dispositivos, internos o externos, que almacenan la informacin de un sistema dado. Los
dispositivos diferirn entre s en forma, tamao y uso, pero en conjunto todos contribuyen a
la conservacin de datos relevantes para el usuario en formato digital.
Existen mltiples unidades de almacenamiento disponibles. La ms comn de ellas es el
disco duro, aquella unidad que viene incluida en la mayora de las computadoras u
ordenadores y que, entre otras cosas, almacena la informacin que permite iniciar el sistema
y los programas, adems de archivos de texto, imgenes, audio y video del usuario.

Cul es la misin y visin de archivo y documentacin en


la misin sucre: