Correo Electrnico Empresarial

Qu es un correo electrnico empresarial?

Un correo electrnico empresarial es una direccin de e-mail que se puede identificar con un sitio web, una
empresa, organizacin o corporativo.
Por qu es importante tener un correo electrnico empresarial?
Es un elemento de comunicacin indispensable en la red, ya sea de forma personal o para negocios. Brindar un
correo electrnico personalizado a sus colaboradores, clientes y proveedores, es esencial para formalizar un canal
de comunicacin duradero.
El correo electrnico en las organizaciones debera entenderse como un medio de comunicacin fluido, rpido y
eficaz, que permite enviar datos, transmisin de informacin sin obstculos de tiempo. Es una evolucin que ha
cambiado el mundo y ha eliminado tareas de muchas personas, se mire como se mire.
as aplicaciones de mensajera electrnica permiten reducir el impacto de los costes entre sedes as como el
impacto del incremento de datos en los servidores de correo de las organizaciones. Pero muy pocas empresas
saben implementarlos y usarlos. Y ante el desconocimiento, no se aplica. La mensajera entre sedes disminuye el
trfico de correo, reduce el coste de comunicaciones y permite traspasos o validaciones de informacin en tiempo
real. A travs de la mensajera electrnica es posible enviar archivos adjuntos y ello puede representar un agujero
de seguridad en el planteamiento inicial de muchas empresas. Es posible aadir a una red, un equipo que regule,
filtre, controle e imposibilite el envo de archivos adjuntos en la mensajera, existen equipos incluso que controlan
las palabras que usamos al escribir un mensaje, alertando al administrador de posibles fugas de informacin
corporativa.
Guardar mensajes de correo con archivos adjuntos en los que se ha incluido a varios destinatarios de la misma
organizacin es, a estas alturas, un grave error de uso. Existen frmulas que permiten otorgar permisos comunes
en carpetas a usuarios que necesitan compartir el mismo documento sin necesidad de multiplicar la informacin y
repartirla repetida ms de diez veces.
La importancia del e-mail y la Imagen Corporativa
Perfil propio
"El mail es un soporte con caractersticas propias, que est entre lo oral y lo escrito. Se usa tanto para invitar a un
compaero a tomar un caf como para mandar un informe final que llev dos aos de trabajo. A las empresas les
preocupa que se use bien y que tenga el nivel de formalidad que necesita segn el tipo de texto", explica Mara
Masquelet, periodista que dicta cursos sobre redaccin corporativa y relaciones con la prensa.
Un inconveniente comn es errar el registro que el e-mail debe tener. Para evitarlo es necesario tener en claro
quin es el lector. "Los ms jvenes son los que tienen ms problemas en ese sentido porque son los menos
acostumbrados al mundo corporativo. A un directivo que tiene poco tiempo deben mandarle un texto corto y, en
caso de que estn pidiendo algo, no debe parecer que estn dando una orden", ejemplifica Gisela Galimi, que
junto con Anala Alcn dirigen una consultora de escritura corporativa.
Por su parte, Silvina Scheiner, especialista en redaccin corporativa, advierte que el mail no soporta la irona ni
chistes porque puede generar malos entendidos. "Pueden darse situaciones de poca cortesa. Y, adems, se
pierde tiempo", agrega.
Otro error comn es escribir muy rpido y teclear Enviar sin releer. El texto del mail no suele planificarse lo
suficiente. La velocidad de la herramienta a veces se contagia al emisor, con consecuencias negativas.
Mucha gente siente que hay permiso para hacer ms personal la escritura y pierde la estructura y, con eso, afecta
la capacidad de entendimiento del lector. "La estructura gramatical existe por algo -advierte Galimi-. Cierta vez un
participante de un curso dijo que usaba puntos suspensivos al final de una oracin porque poner punto final le
resultaba muy terminante. Esto genera confusin."

Talleres intensivos
En el mercado hay cursos de redaccin corporativa de entre 6 y 12 horas, repartidas en diferentes jornadas, que
brindan un poco de teora y mucha prctica con la modalidad de un taller. Suelen estar adaptados a los textos de
la organizacin que contrata el servicio. Tambin se ofrece consultora de textos corporativos y redaccin de
contenidos.
En general, el objetivo de los cursos es generar conciencia de que los textos que salen de la organizacin o
circulan dentro de ella son estratgicos. Se brindan herramientas para planificar la redaccin y organizar la
informacin, tcnicas de redaccin y consejos para la correccin. Tambin, formatos para diferentes estilos, como
informativo o argumentativo.
No hay un perfil definido de compaas que los contratan, pero hay varias grandes o multinacionales que ya
experimentaron con estos servicios en el extranjero. "Las empresas que tienen oficinas en otras ciudades o pases
se preocupan por este tema. La comunicacin escrita es importante para ellas. La forma en que se establecen
muchos vnculos, ya sea con superiores, pares o clientes, es generalmente por escrito. Una mala comunicacin
puede hacer fracasar esa relacin", explica Masquelet.
Los expertos recomiendan que los cursos no mezclen diferentes jerarquas de la organizacin. Los talleres
permiten tomar ejemplos ajenos de las prcticas buenas y malas. Un gerente que tiene errores de sintaxis no
pierde su capacidad de decisin y liderazgo, pero puede ver herida su autoridad ante algunos miembros del
equipo.
Las expertas consultadas coinciden en que si la gente se comunica bien puede mejorar el clima laboral interno.
Tambin se beneficia el trabajo en equipo, porque la comunicacin fluye de manera clara. Y, en cuanto a lo
comercial, el mejor vnculo con los clientes juega a favor del negocio.
Entre la prevencin y la buena imagen
Coca Cola Femsa usa un modelo de gestin por competencias que incluye la comunicacin en general y la escrita.
Como una accin que promueve una mejora en esta habilidad, la embotelladora contrat un curso de redaccin
corporativa eficaz.
Segn comentan en la firma, el objetivo fue nivelar, y el prximo paso ser poner el foco en las comunicaciones
va e-mail.
"Las poblaciones nuevas tienen deficiencias en la redaccin escrita. Y tambin hay deformaciones corporativas,
como el excesivo uso de maysculas", explica. "Nuestro objetivo era poner el tema sobre la mesa, y se nota que la
gente est ms pendiente", aseguran desde la empresa.
El 90% de quienes ingresan en la empresa son jvenes. "Trabajamos con ellos a modo de accin preventiva.
Algunos ingresan con vicios propios de la escritura informal que se usa en las nuevas redes sociales. No se hace
una traslacin directa al trabajo, pero preferimos prevenir".
"La comunicacin, en particular la escrita, es una competencia central en el desarrollo de nuestro negocio. Mucho
de lo que hacemos tiene que ver con comunicarle al cliente ideas, conclusiones y conceptos. Y stos sern tan
buenos como la forma en que los comuniquemos", dice Ezequiel Conesa, socio de la empresa. Y aade: "Cuando
llega una propuesta mal escrita me queda una mala impresin aunque el contenido sea bueno".
La forma correcta de redactar un email
En la actualidad, el medio de comunicacin ms utilizado en las empresas es el correo electrnico. ste facilita la
interaccin, hace efectivo el mensaje, es de contacto inmediato y sobre todo, emana una interaccin
personalizada. Sin embargo, tambin un existe manual de buenas maneras para poder utilizarlo de manera
adecuada y que sea un reflejo de tu profesionalismo en el trabajo.
De acuerdo con Renata Roa, consultora en Imagen Pblica y Comunicacin Facial, lo primero que debes entender
es que el correo electrnico es una carta, que si bien no tardar dos meses en llegar, s necesita una estructura y

desarrollo adecuada. Como cualquier carta, necesita un ttulo, un saludo, un cuerpo y una despedida. Aqu sus
recomendaciones:
El ttulo
De acuerdo con la experta, el ttulo debe de externar el sentido del correo, debes ser especfico, esto ayudar a
catalogar la importancia de los correos que te llegan. Evita un hola o buenos das en el ttulo.
El cuerpo del mail
Saluda de manera atemporal. Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando
de manera directa, cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo debe ser atemporal, esto ayudar a tener un
contacto personalizado, sin evidenciar cundo se ha enviado, indica la experta. Puedes utilizar los siguientes
saludos: Querido Daniel, Estimado Daniel, Buen da, Daniel.
El cuerpo del mail. Evita hacer declaraciones escritas para un directivo o gerente, quien recibe ms de 300 correos
al da, es imposible leer mensajes tan largos. Utiliza tu capacidad de sntesis y simplifica tu informacin en no ms
de tres prrafos, esto ayudar a que te lean y no a que te manden como pendiente.
La despedida. Siempre despdete en un correo, por ms personal que sea, la despedida es fundamental para
mostrar profesionalismo. Que tengas un buen da, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atencin, etc.
Firma tu mail. Una vez que te hayas despedido, agrega tu firma personalizada. Debes de recordar que utilizas un
mail corporativo y que debes reflejar profesionalismo.
Tu ortografa. Cuida la manera en que escribes, utilizar un lenguaje adecuado, una redaccin y ortografa correcta
es necesario para que exista una buena comunicacin, y sobre todo, legible.
Elimina las conversaciones anteriores. Si la conversacin lleva ms de diez correos, evita agregar las primeras
ocho. Tener correos tan largos es incmodo para la persona que los recibe, slo basta con deja las ltimas dos
para contextualizar la conversacin.
Ten mucho cuidado con las CC y CCO: Los avances tecnolgicos nos permite tener correos inteligentes, cuida que
el autollenado sea el correcto, evita que otras personas se enteren de tus conversaciones o que se lleguen a
incomodar por recibir informacin que no le corresponda.
Contesta en las 24 horas siguientes. Por cortesa, contesta en las 24 horas siguientes a la llegada de un mail, esto
evitar que te reenven la informacin o que haya incertidumbre en la persona que lo envi. Si no hay tiempo para
hacerlo, con un O.k., enterado o recibido bastar, o s ms especfico: por ahora no puedo contestarte pero en
cinco das tienes mi respuesta. El punto es contestar con una certeza.
Evita utilizar simplificaciones o modismos. Si bien ya hemos hablado de la ortografa y la buena redaccin, no est
dems el consejo de evitar utilizar lenguajes simplificados. La K como sinnimo de que, la D sin la e; Thks,
para gracias, entre otras.
Si es urgente, confrmalo con una llamada. Existen formas tecnolgicas de especificar la urgencia de los correos,
sin embargo, trata de que sea lo ms personalizado posible, llama a la persona para confirmar que lo haya
recibido, esto ayudar a que sepa que es urgente.
Si est pesado, llama para autorizarlo. En la actualidad la capacidad de los correos es mucho mayor, sin embargo,
puede haber compaas donde los correos estn limitados, si te urge enviar alguno que est muy pesado, llama
para verificar si lo puedes enviar.
Aprende a utilizar tu correo. Lo ms importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo
electrnico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia
sonoras, respuestas automatizadas, informacin compartida y dems. Saber cmo utilizarlo te ayudar a explotar
sus beneficios.
Qu debes evitar al escribir un correo de trabajo
Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto
demerita tu profesionalismo y adems no es correcto utilizarlo.
Maysculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con maysculas, esto no brinda una
imagen profesional.
Fondos. No existen fondos profesionales, evita utilizarlos.
Enviado desde Los aparatos tecnolgicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi
iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar
presuncin o pose.
Evita contestar enojado. El estado de nimo se transmite hasta en un correo electrnico, evita hacerlo cuando
ests molesto, esto podra perjudicar en conversaciones futuras.