IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO PARA

CETPRO INCOTEC, TACNA 2015

I.

GENERALIDADES:
1. TITULO DE PROYECTO: IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE
TRAMITE DOCUMENTARIO PARA EL CETPRO INCOTEC, TACNA
2015
2. AUTORES:
ARIAS CUTIPA, JONATHAN
CAI YAJA, JENNIFFER ELIZABETH
MAMANI CALIZAYA, JHONATAN
3. ANTECEDENTES:

La institucin actualmente no cuenta con un sistema de tramite

documentario que le permita llevar un gestin documentaria (cartas,
memos, oficios, solicitudes, entre otros) y una atencin al ciudadano
adecuada, solo llevan un control el archivos en forma manual y adems no
cuentan con el personal con las competencias adecuadas.
Por su parte los ciudadanos y empresas perciben trabas y/o limitaciones al
efectuar diversos trmites administrativos, lo cual no permite seriedad en
las autorizaciones que requieren la Institucin para el desarrollo de sus
actividades e inversiones. Carecen de acceso a la informacin y servicios
va web que facilite el clima de negocios.
II.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

1. DEFINICION DEL PROBLEMA:

Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de trmite

documentario y no contar con un sistema informtico integral que permita
tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega
y fluye dentro de la CETPRO INCOTEC, as como de la que se genera al
interior del mismo.

2. JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD DE DESARROLLO:

JUSTIFICACION SOCIAL, la modernizacin de la gestin documentaria
generar una rpida y oportuna atencin a los usuarios que permita generar
oportunidades de inversin y desarrollo para los usuarios de la Institucin.
JUSTIFICACION ECONOMICA-FINANCIERA, el contar con sistemas informticos
que permitan una adecuada recepcin, atencin, control y archivo de la
documentacin generar un ahorro de costo/tiempo

3. FORMULACION DE OBJETIVOS:
a. OBJETIVOS GENERALES

i. Priorizar la atencin de los usuarios y pblico,

simplificando los procesos administrativos, con la
incorporacin de Tecnologa de Informacin y
Comunicacin que permitir mejorar la calidad del
servicio y transparencia que sustentan los
procesos de modernizacin del Estado.
b. OBJETIVOS ESPECFICOS
i. Disminucin del tiempo promedio en el trmite o
atencin de un documento, debido a que se
eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o
documentos traspapelados.
ii. Ubicacin rpida de un documento en trmite o
cerrado, lgica y fsicamente.
iii. Aumento en la productividad gracias a la
implantacin de procesos lgicos para la atencin
de la documentacin.
iv. Aumento de la efectividad por la disminucin
significativa de la cantidad de actividades
manuales que son las ms susceptibles de
errores.
v. Disminucin del uso de papel, reduciendo
drsticamente los gastos por este concepto.
vi. Ahorro considerable de tiempo al no tener que
sumergirse en voluminosos archivos fsicos para
ubicar un determinado documento pues dispone
de acceso instantneo a la informacin especfica
con funciones de bsqueda.
vii. Estandarizacin de la documentacin emitida
(cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios,
etc.).
4. RECOPILACION DE LA INFORMACION
Los encargados del proyecto han decidido coordinar una entrevista con el
Gerente General de la empresa, la Sra. GUTIERREZ HUAYLLA YEIMY
ELIZABETH, para ello se desarroll previamente la cdula de una entrevista
(el orden de las preguntas es de tipo embudo), herramienta con la cual se
contara para conducir la entrevista que se detalla a continuacin.

CEDULA DE ENTREVISTA AL DIRECTOR DE INCOTEC TACNA

1. DATOS PERSONALES
NOMBRE:
______________________________________________________________________

EDAD: ____________________________

SEXO: __________________________

OCUPACIN: _______________________

DOMICILIO: ______________________________________

TELEFONO: __________________________

2. PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA

1. Considera que es importante priorizar la atencin de los usuarios y
pblico, simplificando los procesos administrativos, con la
incorporacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin que
permitir mejorar la calidad del servicio?
2. Considera que existe una diferencia entre un archivo manual y un
Sistema de trmite documentario?
3. Actualmente cuenta con algn Sistema de trmite documentario en
formato digital?

4. Cree Ud. que un Sistema de trmite documentario mejorara el

control de archivos en su empresa?

5.

Cree Ud. que disminuira del tiempo promedio en el trmite o

atencin de un documento si contar con un Sistema de Tramite
Documentario?

6. considera que implementar un STD hara ms rpida la Ubicacin de

un documento en trmite o cerrado, lgica y fsicamente?
7. Cree Ud. que aumentara productividad gracias a la implantacin de
procesos lgicos para la atencin de la documentacin?
8. Cree Ud. que aumentara la efectividad por la disminucin
significativa de la cantidad de actividades manuales que son las ms
susceptibles de errores?
9. Considera que la implementacin de un STD disminuira del uso de
papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto?
10.Cree Ud. que la implementacin de un STD generara un ahorro
considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone

de acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de

bsqueda?
11.Considera que la implementacin de un STD permitira la
estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.)
12.Sabiendo los beneficios que le podra generar un STD Le gustara
implementar un Sistema de Tramite Documentario en su empresa?
13.Cuenta con un presupuesto promedio para iniciar la implementacin
de STD?
Gracias