LAS9 S Y EL PLAN DE COLABORACION EN EL PUESTO DE

TRABAJO:PCPT

1.-INTRODUCCIN.El primer paso de la Mejora en cualquier tipo de Empresas es el Orden y la Limpieza, Si

deseamos Mejorar primero tenemos que estandarizar, imagnense un lugar en donde no
podamos encontrar lo que buscamos, que el exceso de material terminado y materia prima
nos impida ver las reas de oportunidad, es hay en donde el Programa de las 5S inicial, la
relacin trabajador-gerencia y que permita que todo el personal participe activamente del
proceso de mejora continua.
Lo anterior se logra con el programa de las 5S. que consiste en actividades de
orden y limpieza en el lugar de trabajo, que por su sencillez permiten la
participacin de pequeos grupos a lo largo y ancho de la compaa, los
cuales con su aporte contribuyen a incrementar la productividad y
mejorar el ambiente de trabajo.
Recomiendo la lectura del post : Procedimiento para la implantacin de las 5S
Desde que empec a trabajar como dirigente de una organizacin empresarial y, por
supuesto, posteriormente como consultor, tuve muy claros las necesidades y beneficios de la
organizacin, orden y limpieza en todas las plantas de produccin y oficinas , esmerndome
en conseguir su implantacin y mantenimiento. Ms adelante surgi la tcnica japonesa de
las 5S junto al concepto de la Mejora Continua. A continuacin, presento dos diapositivas
power point donde trato de exponer las

necesidades

estratgicas

los

beneficios tangibles e intangibles que aporta el programa de aplicacin

de las 5S.

El movimiento de 5 S toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con s:

seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. El movimiento en cuestin ha cobrado un gran auge
en las empresas occidentales a partir del bajsimo costo que implica su puesta en marcha, el
ahorro en costos y recursos, la reduccin de accidentes, el incremento en la motivacin del
personal, y los incrementos en calidad y productividad entre muchos otros. Las 5 S
conjuntamente con la estandarizacin (documentacin de la mejor forma de realizar el trabajo)

y la eliminacin del desperdicio, constituyen los pilares fundamentales para la prctica del
kaizen (mejora continua en el lugar de accin).
A continuacin explicaremos en qu consisten estos cinco conceptos, para seguidamente
exponer los otros cuatro que , no por ser menos conocidos, tambin tienen su importancia en
alcanzar una mejora continua en cada organizacin empresarial, si implantan dichas tcnicas
o conceptos:

1.-Seiri Cuando menos es ms. Organizacin.-Ejecutar el seiri significa diferencias entre

los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos
ltimos. Ello implica una clasificacin de los elementos existentes en el lugar de trabajo entre
necesarios e innecesarios. Para ello se establece un lmite a los que son necesarios. Un
mtodo prctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los
prximos treinta das. El otro mtodo hace uso de una de las herramientas de gestin el
diagrama de Pareto, en funcin de ello habra que separar los pocos vitales de los muchos
triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los
elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80%
y 70% de los restantes elementos slo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces. Ver
diapositiva power point del diagrama de Pareto

Descarga diagrama-Pareto
Poner en prctica el seiri implica otorgar poder a los empleados y obreros (empowerment)
para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o componentes necesarios,
siguiendo los postulados generales dictados por la direccin. La colocacin de etiquetas
rojas de un tamao ostensible ,sobre los elementos innecesarios, permite visualizar luego de
la seleccin la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de
trabajo.

Surge luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentacin deber asignrsela
un cdigo y proceder a su archivo , de tal forma en caso de ser necesario hacer uso de ellos
se podrn encontrar fcilmente los mismos evitando la prdida de tiempo o el extravo de los
mismos .
En el caso de mquinas o herramientas podrn ser destinadas a sectores que necesiten de
ellas o bien ubicarlas en un rea que permita su utilizacin por diversos sectores ; siempre
claro est de que se trate de mquinas y herramientas de muy escaso uso, que no justifique la
prdida de espacio fsico.
En el caso de formularios si estn fuera de uso debern utilizarse de ser posible para otros
fines ,utilizando la cara no impresa, y de no ser posible ello proceder a su destruccin. Es
importante evitar por tal motivo la impresin de formularios en tandas, siendo mejor su
impresin justo a tiempo( Just in Time:JIT) .
Para el caso de las materias primas y materiales existentes en exceso, los mismos debern ir
al sector anterior en el proceso, adoptndose todas las medidas necesarias para dentro de la
filosofa del JIT evitar la recurrencia de excesos de inventarios y sobreproducciones de
materiales y productos en proceso, debido a los ingentes recursos que se ven desperdiciados
por tal motivo : manipulacin de materiales, destruccin, accidentes, uso de espacios, costos
financieros, seguros, prdida de valor.Es fundamental que tanto los empleados, como los
supervisores, analistas y directivos recorran los lugares luego de las colocaciones de las
etiquetas antes mencionadas para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche.

2.-Seiton.Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.Orden.-El seiton implica
disponer en forma ordenada todos los elementos esenciales que quedan luego de practicado
el seiri, de manera que se tenga fcil acceso a stos. Significa tambin suministrar un lugar
conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa all.Clasificar los diversos
elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de bsqueda
y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de una ubicacin, un nombre y un
volumen designados. Debe especificarse no slo la ubicacin, sino tambin el nmero mximo
de artculos que se permite. Los elementos que queden deben colocarse en el rea
designada. Cada pared debe estar numerada.
La colocacin de las diversas herramientas, suministros y trabajos en procesos deben estar
ubicadas de acuerdo a las seales o marcas especiales. Las marcas en el piso o en las
estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas para el trabajo en proceso,

herramientas, etc. Al pintar un rectngulo en el piso para delinear el rea para las cajas que
contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el
volumen mximo de artculos. Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y
deben ser fciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podran pintarse en la
superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cundo se encuentran
en uso. El pasadizo tambin debe sealizarse claramente con pintura, al igual que otros
espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del pasadizo el
de transito no debiendo dejarse nada all.
Es muy comn en reas administrativas el extravo de documentacin, contratos y otro
tipo de documentacin por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado
importante prdida de tiempo, como tambin la ausencia de documentacin de
importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los
ojos de clientes internos o externos.

3.-Seiso . -Limpieza.-El seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas

mquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras reas del lugar de
trabajo. Tambin se la considera como una actividad fundamental a los efectos de
supervisar. Un operador que limpia una mquina puede descubrir muchos defectos de
funcionamiento;

por

tal

razn

el

seiso

es fundamental

los

efectos

del

mantenimiento de mquinas e instalaciones. As pues mientras se procede a la

limpieza de la mquina podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una grieta que
se est formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos
problemas, pueden solucionarse con facilidad.
Es fundamental evitar la emanacin de componentes que produzcan el enrarecimiento del
aire, pero adems contar con sistemas de aireacin propicios. Un aire limpio permitir detectar
a tiempo perdida de gases, qumicos o combustibles.

No slo la limpieza de mquinas, pisos, techos y del aire son importantes, tambin lo es la luz,
el color, el calor y la acstica. As un suministro adecuado de luz debe ser el primer objetivo,
puesto que la luz es el requisito esencial para ver. La luz es el elemento ms importante para
proporcionar un ambiente adecuado.
Los colores claros de las paredes son tan importantes como la luz que refleja, debido a que el
negro y los colores oscuros absorben la luz y tienden a crear un ambiente lbrego y
deprimente. Al seleccionar colores para una industria o cualquier otro lugar de trabajo, se debe
pensar en la seguridad y en el estado de nimo que pueda lograrse en las personas que lo
ocupan, as como en las condiciones de trabajo que conduzcan a incrementar la eficiencia del
trabajo.
Es obvio que sin los requerimientos fundamentales para un alumbrado adecuado no se puede
llevar a cabo ningn trabajo visual en forma fcil, correcta y rpida, ni tampoco en forma
segura. Una exposicin excesiva al ruido causa lesiones al sistema auditivo, causa molestias
y, en ocasiones, interrumpe el curso del dilogo.

4.-Seiketsu.- Control visual.-Seiketsu

significa mantener la limpieza de la

persona por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y
zapatos de seguridad, as como mantener un entorno de trabajo saludable y
limpio. En relacin a la proteccin de los ojos es posible contar actualmente con lentes para
cada tipo de riesgo posible; pero el problema ms grande es que muchos operarios no
aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es ac donde la
disciplina toma importancia fundamental, brindndole la informacin para que el empleado sea
en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizndolo para actuar conforme a las
normativas de seguridad de la empresa.
Seleccin, proteccin, higiene personal esmerada, buena limpieza en la fbrica y un buen
programa de educacin continua son medidas muy tiles para eliminar los casos de
enfermedades de la piel en cualquier industria.
La gerencia debe disear sistemas y procedimientos que aseguren la
continuidad de seiri, seiton y seiso; lo cual es el otro significado del
seiketsu (sistematizar)

5.-

Shitsuke.- Disciplina.-Shitsuke

implica autodisciplina. Las

pueden

considerarse como una filosofa, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de
las 5 S es seguir lo que se ha acordado. La implantacin de las 5 S en una organizacin
implica quebrar la tendencia a la acumulacin de elementos innecesarios, al no realizar una
limpieza continua y a no mantener en su debido orden los elementos y componentes.; tambin
implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Vencida la
resistencia al cambio, por medio de la informacin, la capacitacin y
brindndole

los

elementos

necesarios,

se

hace

fundamental

la

autodisciplina para mantener y mejorar da a da el nuevo orden

establecido.
A las 5 S clsicas etapas ya mencionadas se pueden aadir otras 4 S que
tratan de involucrar an ms al personal en la consecucin de una mejora
continua que lleve a la organizacin empresarial a la excelencia en la
gestin .a saber:

6.-Shikari . Constancia .-Es la capacidad de una persona para mantenerse

firmemente en una lnea de accin. La voluntad de lograr una meta. Existe una
palabra japonesa konyo que en castellano traduce algo similar a la entereza o el estado
de espritu necesario para continuar en una direccin hasta lograr las
metas. La constancia en una actividad, mente positiva para el desarrollo de hbitos y lucha
por alcanzar un objetivo.

7.- Shitsukoku. Compromiso.- Es cumplir con lo pactado. Los procesos de

conversacin generan compromiso. Cuando se empea la palabra se hace todo el esfuerzo
por cumplir. Es una tica que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de una alta moral
personal. Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes (5 S y 6 S). Sin embargo,
es posible que las personas no estn totalmente comprometidas con la tarea. Shitsukoku
significa perseverancia para el logro de algo, pero esa perseverancia nace del
convencimiento y entendimiento de que el fin buscado es necesario, til y urgente para la
persona

8.-

para

toda

Seishoo. Coordinacin.-

la

Esta

tiene

sociedad.

que

ver

con la

capacidad de realizar un trabajo con mtodo y teniendo en cuenta a las

dems personas que integran el equipo de trabajo. Busca aglutinar los
esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Los equipos deben tener mtodos de
trabajo, de coordinacin y un plan para que no queda en lo posible nada a la suerte o
sorpresa. Los resultados finales sern los mejores para cada actor en el trabajo y para la
empresa.

9.- Seido. Sincronizacin.-Para mantener el ritmo de la interpretacin musical, debe

existir una partitura. En el trabajo debe existir un plan de trabajo, normas especficas
que indiquen lo que cada persona debe realizar. Los procedimientos y
estndares ayudarn a armonizar el trabajo. Seido implica normalizar el trabajo.

2.- FASES DE IMPLANTACIN.Es importante tener en cuenta que en un puesto de trabajo las fases o etapas a
considerar para la aplicacin e implantacin de las tcnicas de las 5 S
son las siguientes:

1. Nominar un grupo de mejora con su lder, estableciendo la normativa de reuniones y la

programacin o cronograma de las etapas a considerar para la implantacin de las tcnicas
5 S en la zona elegida para su estudio.
2. Definir la zona o Puesto de Trabajo a considerar.
3. Dibujar un croquis o alzado de la zona, rea, departamento o puesto de trabajo fijado.
4. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios
5.Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos, segn se trate.
6. Listar todos los materiales o documentos innecesarios.
7. Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicndolos adecuadamente hasta la
toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparacin o desecho.
8. Descubrir y anular las causas de aparicin de los materiales o documentos innecesarios.
9. Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.
10. Anular todos los focos de suciedad encontrados.
11. Ordenar la ubicacin de los materiales y documentos necesarios segn su frecuencia de
uso, tamaos y pesos, rotacin de existencias, sistema de almacenaje,etc.
12. Sealar los materiales o documentos necesarios identificndolos por medio de una
codificacin idnea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su
ubicacin correcta.
13. Definir e incorporar los habitculos, recipientes, contenedores, pallets, estanteras,
baldas, armarios, archivadores, etc.
14. Sealar con letreros y etiquetas los habitculos en donde van a ser ubicados los
materiales o documentos necesarios
15. Estudiar y analizar, si se trata de fabricacin de productos, el lote econmico del producto
ms conflictivo.
16. Considerar y determinar el flujo de materiales ms adecuado durante el proceso de
fabricacin en el rea, departamento o puesto de trabajo de que se trate.
17. Racionalizar la ubicacin de la maquinaria y equipamiento necesario para las
fabricaciones y tambin la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio.
18. Definir y situar los pasillos de paso y zonas de circulacin y descanso
19. Fijar el tamao y sitio para las zonas de espera y almacenes exiliaras de materiales en
proceso y terminados.
20. Pintar los suelos, paredes, estanteras, siguiendo una normativa a definir.
21. Planificar la limpieza peridica ms idnea para el caso en estudio.

22. Establecer los controles visuales ms adecuados para efectuar con mayor facilidad el
seguimiento del grado de orden, organizacin y limpieza alcanzado en el sitio en estudio.
23. Planificar los paseos de seguimiento peridico del progreso en las 5 S
24. Definir los indicadores de control de avance y mtodo de evaluacin a utilizarse
25. Ubicar en la planta u oficinas el panel de seguimiento y control que visualice todos los
formatos, grficos, fotos y documentos que permitan comprobar los progresos realizados.
26. Realizar las reuniones del lder con su grupo de mejora de la zona en estudio, analizando
la situacin y solventando los problemas que surjan con las acciones correctoras adecuadas.

3.-EL PLAN DE COLABORACIN EN EL PUESTO DE TRABAJO : P.C.P.T.

Despus de varias implantaciones de las 5 S en diversas organizaciones empresariales fui

evolucionando en su aplicacin tratando de ampliar su marco de actuacin de manera que
fuera

ms

fcil

el involucrar

al

personal

obtener

su

motivacin

sensibilizndolos en los beneficios de todo tipo que se obtenan con su

implantacin y mantenimiento.
Especialmente cuando dentro de un proceso de cambio se formaban grupos de mejora
continua fui introduciendo variables a la propia implantacin de las 5 S
de tal forma que cree un sistema o mtodo que llame El Plan de
Colaboracin en el Puesto de Trabajo, donde adems de considerarse las
tres

primeras

de

la

Organizacin,

Orden

Limpieza

segu

comprometiendo al personal en los conceptos, dentro de su puesto de

trabajo, relacionados con la Seguridad, la Formacin, la Calidad, la
Productividad y la Logstica.
Estos conceptos pueden ser modificados eligindose otros que se
consideren ms idneos para ser aplicados en la organizacin de que se
trate.
Adjunto una diapositiva power point sobre la organizacin de un proceso de cambio y que
utilice en el post editado en este blog titulado La organizacin del Proceso de Cambio
Descarga Organizacion_cambio

Estas ocho variables actan de manera que se interrelacionan y dan una

idea generalizada y bastante realista de la situacin de cada puesto de
trabajo , haciendo participar al personal obteniendo la opinin sobre las
circunstancias en que se encuentra su propio puesto de trabajo con
respecto a los conceptos mencionados.. Ver diapositiva power point que
adjuntamos.
Descarga esquema_PCPT
Seguidamente definiremos los ocho conceptos y adjuntamos las correspondientes
diapositivas power point para cada uno de ellos, las cuales junto al esquema anterior pueden
ser utilizadas como posters que sirven para sensibilizar y motivar al personal de la
organizacin.

1.-Organizacin.- Eliminar los materiales innecesarios.

Material innecesario es aquel que no se utiliza en el puesto de trabajo y que no se prev
utilizar en el futuro.
Material necesario es aquel sobre el que no existe duda de su prxima utilizacin.
Descarga PCPT_organizacion
Las acciones que se deben realizar son:
o

lista e identificacin del material necesarios

lista y separacin del material innecesarios

fijar ubicaciones del material innecesarios

sensibilizar sobre la importancia de la organizacin

clarificar el origen y destino del material.

tirar a la basura lo absolutamente innecesario.

disear un plan de eliminacin de materiales innecesarios

determinar las causas de aparicin de materiales innecesarios

analizar las causas y plantear soluciones para su eliminacin

ejecutar las acciones y seguir su aplicacin y progresos

2.-Orden.- Ordenar los materiales necesarios.

Concepto de ubicacin :un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Concepto de identificacin : un nombre para cada cosa y cada cosa con un solo nombre
Descargar PCPT_orden
Las acciones que se deben realizar son:
o

plano en planta de rea o departamento a cubrir

establecer cmo deben usarse los materiales

identificar a todos les materiales necesarios

ordenar la ubicacin de los materiales necesarios

elegir sistemas de sealizan de materiales

denominar los recipientes y estanteras a usar

sensibilizar sobre la importancia del orden

dibujar el plano de la planta del rea a mejorar

analizar los contenedores ms idneos

definir las estanteras o armarios ms adecuados

elegir etiquetas y letreros de identificacin

3.-Limpieza.- Mantener limpio el puesto y su entorno.

Limpiar es asegurar que todo se encuentre siempre en perfecto estado de uso.
Hay que evitar que se ensucie ms que limpiar. Es una labor de inspeccin.
Descargar PCPT_limpieza
Las acciones que se deben realizar son:
o

visualizar e identificar las fuentes de suciedad

sealar los lugares y rincones difciles de limpia

encontrar las piezas daadas que causan suciedad

buscar operaciones o focos que generen suciedad

descubrir los apaos , chapuzas y soluciones de paso

analizar los tiempos necesarios de limpieza

sensibilizar sobre lo vital de la limpieza

limpieza a fondo de toda el rea a mejorar

pintar paredes y suelos , estanteras ..etc.

arreglar definitivamente los apaos

establecer limpiezas peridicas del rea

4.-Seguridad.-Prevenir los accidentes laborales.

La Seguridad es una gestin de todos y deber considerar los conceptos bsicos de
seguridad y salud en el trabajo , analizando los riesgos para el personal y medio ambiente,
tratando de minimizarlos al mximo.
Descargar PCPT_seguridad
Las acciones que se deben realizar son:
o

lista y evaluacin de riesgos del p. de t. y sus causas

definir medidas preventivas y medios de proteccin

identificar los niveles y focos contaminantes

analizar el grado de confortabilidad y ergonoma

estudiar nivel de formacin en seguridad& higiene

imbuir cultura de prevencin de riesgos laborales

establecer plan de seguridad e higiene del p. de t.

dibujar el plano ergonmico de cada puesto de trabajo (p.de t.)

sealizar todos los puntos de riesgo laboral y perturbaciones

redactar instrucciones y normas de seguridad&higiene en el p.de t.

sensibilizar y formar al personal en seguridad e higiene

5.-Formacin.-Incrementar los conocimientos.

La formacin interna y externa del personal sera continua y orientada a la mejora en aquellos
conocimientos que den valores competitivos en armona con los factores clave para realizar
las estrategias bsicas comprometidas.
Descargar PCPT_formacin
Las acciones que se deben realizar son:
o

establecer funciones, responsabilidades y tareas

fijar el perfil necesario para realizar el trabajo

analizar el nivel de conocimientos del personal

comprobar necesidades de formacin del operario

estudiar las posibilidades de rotacin del personal

obtener informacin sobre la formacin externa

implantar plan de formacin comn e individual

establecer hoja de conocimientos del personal

crear ficha de conocimientos de cada p.de t.

definir organigrama y funciones de cada p. de t.

crear cronograma de rotacin del personal

6.-Calidad.-Incrementar la calidad artesanal.

La Calidad no la determina la empresa, sino que la definen y califican los clientes.
La Calidad interna se centra en controlar los productos, procesos, materiales y el diseo.
Descargar PCPT_calidad
Las acciones que se deben realizar son:
o

identificar las no-conformidades en cada p. de t.

evaluar los costos de la no-calidad originada en p.t

definir y evaluar causas de rechazos y reparaciones

priorizar soluciones mas rentables planificndolas

implantar las soluciones y seguir su evolucin

potenciar el autocontrol y espritu artesanal

establecer un plan de mejora continua en calidad

crear listas de no-conformidades por p.t.

hacer fichas de no-conformidad con su destino y costos

establecer normas de calidad preventiva

organizar grupos de mejora de la calidad

7.-Productividad.-Reducir los costos de produccin.

La productividad, medida en su eficacia y eficiencia, se basa en gran parte en una agresiva
poltica de reduccin de costos basada en disminuir los tiempos de, transporte, preparacin,
espera y fabricacin
Descargar PCPT_productividad
Las acciones que se deben realizar son:
o

estudiar los tiempos de preparacin de maquinas

analizar los mtodos ,tiempos y primas vigentes

establecer diagramas de flujo de las operaciones

comprobar la formacin de clulas de trabajo

definir lotes econmicos de fabricacin

organizar grupos de reduccin de costos

plan de reduccin de costos en fabricacin

crear hoja de escandallo de costos por cada producto

establecer tasas horarias por cada rea de trabajo

dibujar planos de las clulas de trabajo y lay-out de area

identificar indicadores del progreso en costos por p.de t.

8.-Logstica.-Eliminar lo que no aporte valor.

La Logstica estudia el almacenaje, manutencin y transporte interno y externo de los
materiales , productos, y obra en curso, teniendo una gran influencia en el volumen de costos
de los procesos productivos
DescargarPCPT_logistica
Las acciones que se deben realizar son:
o

estudiar racionalizacin en plantas de fabricacin

identificar operaciones sin valor aadido(s.v.a.)

analizar como eliminar operaciones s.v.a. en p. de t.

comprobar la ubicacin de almacenes auxiliares

estudiar los contenedores, cestas, cajas,adecuados

comprobar la eficacia de los medios de manutencin

plan de eliminacin de operaciones sin valor aadido

dibujar lay-out de cada area , con flujo de materiales y productos

ubicar en el plano los almacenes auxiliares

dibujar el lay-out de planta despus de su racionalizan.

establecer lista de operaciones s.v.a.por p.de t.y reas .

Como primera medida, se visualizan las zonas o reas en que se prevee

una posible actuacin de anlisis y estudio del grado de su situacin con

respecto a los ocho conceptos mencionados.

Para ello se proceder a la croquicacin de su alzado para disponer de un primer
balance de su situacin, cuyo formato se adjunta en una diapositiva power point .
Descarga layout_puesto PCPT
El objetivo es conseguir la participacin del personal por medio de unos
cuestionarios que debern cumplimentar para seguidamente poder ser
estudiados y analizados en profundidad e ir sacando conclusiones sobre
la situacin de cada puesto de trabajo de la organizacin.

Seguidamente se incorporan unos modelos de cuestionarios en diapositivas power

point para cada uno de los ocho conceptos.
Descarga cuestionario_PCPT.organizacion
Descarga cuestionario_PCPT.orden
Descargacuestionario_PCPT.limpieza
Descarga cuestionario_PCPT.seguridad
Descarga cuestionario_PCPT.formacion
Descarga cuestionario_PCPT.calidad
Descarga cuestionario_PCPT.logistica
Descargacuestionario_PCPT.productividad
Con cada cuestionario siempre se acompaaba una hoja o formato para
poder cada operario o empleado mencionar las propuestas de mejoras a
realizar en el caso de que las tuviera. Se incorpora , en diapositiva power point ,el
formato que acompaa al cuestionario del concepto orden como ejemplo de los utilizados con
los otros conceptos.
Descarga mejoras-PCPT
En algn caso he utilizado un formato ms abreviado como resumen de los
conceptos mencionados, adjuntando una diapositiva power point como ejemplo de
utilizacin
Descarga resumen-PCPT
En conclusin recomendamos la utilizacin de este procedimiento como
muy adecuado para acompaar a cualquier proceso de cambio con su
correspondiente plan de motivacin, de manera que toda la plantilla se
sienta participe en el progreso de la organizacin empresarial.

IMPLANTACION DE LAS 5 S
1. - OBJETO:
1.1. -El objeto del presente procedimiento es definir la sistemtica a seguir a
la hora de gestionar e implantar la metodologa de las llamadas 5
S, dentro de la estructura organizativa y canales de comunicacin de la empresa.
2. ALCANCE:
2.1.-El presente procedimiento afecta en especial a todas las acciones
de definicin y desarrollo de las fases y documentacin precisa
para la sensibilizacin, formacin, implantacin, seguimiento y
mejoras de los conceptos

de las 5 S: Organizacin, orden y

limpieza y de los otros dos referentes al control visual y disciplina

y habito en la estructura organizativa de la empresa. Ver el documento

soporte : Procedimiento de Implantacin de las 5 S en la diapositiva power point que

adjuntamos.
Descarga implantacion_5S

Los trabajos a realizar pueden estructurarse de la siguiente manera:

Preparacin: Se refiere a la planificacin del trabajo a realizar, aplicando el
concepto de la mejora continua con un PDCA que fije en primera instancia las
prioridades de actuacin en las acciones de planificar, hacer, comprobar y
actualizar segn se refleja en el documento soporte: El PDCA en las 5 Sen la
diapositiva power point .

Descarga PDCA_5S

Implantacin: Se trata de la realizacin de todas las acciones de

implantacin de la metodologa de las 5 S y la aplicacin de las estrategias y
procedimientos adecuados para lograr en cada puesto de trabajo y rea de la
empresa una organizacin, orden y limpieza excelentes.

Seguimiento: Se considera cuando hay que desarrollar el

control y

seguimiento de los resultados obtenidos en cada una de las 5 S y evaluar los

mismos efectuando acciones correctoras si procede, aplicando el concepto del
control visual y utilizando formularios de evaluacin que avalen la disciplina y
buenos hbitos en el desarrollo de las reas y puestos de trabajo de la
organizacin empresarial.
2.2. -Asimismo este procedimiento encierra todo lo concerniente al tratamiento de las
modificaciones que surjan en el mismo.

3. -TERMINOLOGIA:
Seguidamente se especifican diversas abreviaturas empleados en el procedimiento:
3,1-D.C. Director de Calidad
3.2. -D.G. Director Gerente
3.3. -D.T. Director Tcnico
3.4. -C.D. Comit de Direccin
3.6. -L.5 S. Lder responsable de la implantacin de las 5S
3.7N.P.S. Normas de Pintura para las lneas divisorias del Suelo
3.8. F.R.L. Fases y Reglas de Limpieza
3.9. C.M.F. Clasificacin de los Materiales por la Frecuencia de utilizacin
3.10. L.M.N. Listado de los Materiales Necesarios
3.11. L.M.I. Listado de los Materiales Innecesarios
3.12. F.E.I. Formularios para la Evaluacin del grado de Implantacin de las 5S
3.13. -O.M. 5S.Orden de Modificacin del Procedimiento de las 5S
3.14. -R.O.M. Registro de Ordenes de Modificacin del Procedimiento de las 5S
3.15. -H.A.C. Hoja de Acciones Correctivas por Grupo Implantador de las 5S
3.16. -R.M.S. Metodologa de la Reunin Mensual de Seguimiento de las 5S
3.17. P.M.I. Planificacin Mensual de las Inspecciones de los Grupos 5S
3.18. C.E.P. Cuestionarios de Evaluacin y Progreso de la implantacin de las 5S
3.19. C.P.F. Cronograma de la Planificacin de las Fases de Implantacin de las 5S
3.20. M.T.R. Modelo de impreso de Tarjeta Roja de materiales innecesarios
3.21. P.I.5S.Panel Indicador del progreso de las 5S.
3.22. I.P.P. Impreso para croquizar el layout o Plano en Planta del rea o del puesto de
trabajo
3.23. I.H.F. Impreso para recopilar el Histrico de Fotos del antes y despus de la
implantacin
3.24. -E.I.I. Etiqueta de Identificacin del material Innecesario
3.25. -L.A.C. Listado de Apaos y Chapuzas
3.26. -L.P.D. Listado de Piezas Daadas o Deterioradas
3.27. -L.F.S. Listado de Focos de Suciedad
3.28. -L.L.D. Listado de Lugares de Difcil Acceso para limpiar
3.29. -R.P.I. Registro del Progreso en la Implantacin de las 3S
3.30. -L.C.V. Listado de Control Visual
3.31. -D.L.E. Designacin de Lideres y Equipos de Control Visual y paseos de inspeccin 5S
3.32. -M.G.I. Modelo de Grfico Indicador del progreso en la implantacin de las 5S
3.33. -C.A.M. Codificacin del Almacenamiento y la Ubicacin de los Materiales
3.34. -A.C.D. Archivo y Codificacin de la Documentacin

3.35. A.R.M. Convocatoria/Acta de la Reunin Mensual de Seguimiento de las 5S

3.36. -M.L.I. Modelos de Letreros de Identificacin de estanteras, baldas, cajones,
archivadores
3.37. -P.M.L. Programacin Mensual de la Limpieza de plantas, pasillos, zonas descanso y
trabajo.
3.36. -R.A.M. Registro de Acciones de Mejora y correctoras en las 5S
3.37. -I.C.V. Impreso para la descripcin del Control Visual
3.38. -L.O.H. Ejemplo de Layout de Oficina y Habitculos para los Documentos
3.39. -L.U.D. Listado de las Ubicaciones de los Documentos.
3.40. -H.M.D . Hoja Maestra de la Documentacin.
3.41. -M.R.U. Modelo de Relacin de las Ubicaciones de la Documentacin.
3.42.-E.I.5S. Etapas o Fases de la Implantacin de las 5S en el Puesto de Trabajo.

4. -COMPETENCIA:
4.1. -Es responsabilidad del Director de Calidad(D.C.) la elaboracin, modificacin y puesta en
prctica del presente procedimiento.
4.2. -Es competencia de la Gerencia (G) la aprobacin del presente procedimiento, despus
de haber sido analizado y consensuado por el Comit de Direccin(C.D.)
4.3. -Es responsabilidad del D. C. el control de las normas y especificaciones sobre el
tratamiento de la documentacin y su distribucin y archivo
4.4. -Es responsabilidad del D.C. la designacin, si lo cree conveniente, de uno o varios
lderes (L.5S) responsables de la implantacin de las 5 S. La misma, debe ser aprobada por el
C.D.
4.5. -Es competencia de cada L.5 S., la configuracin de sus equipos de implantacin e
inspeccin del progreso en las 5 S, cuya composicin final se reflejara en la hoja de
Designacin de Lideres y Equipos de Control Visual(D.L.E.), que se hacen cargo del
seguimiento del progreso en las implantaciones, evaluando e indicando acciones de mejora.
4.6. -Es funcin de cada L.5 S la supervisin de sus equipos de evaluacin de las 5S ,que le
hayan sido asignadas por el D.C., para sigan las etapas de implantacin(E.I.5S) que
confeccionen las listas de materiales necesarios(L.M.N.) e innecesarios(L.M.I.),usando los
formularios(F.E.I.),cuestionarios de evaluacin(C.E.P.),listas de acciones correctoras(L.A.C.),
y de control visual(L.C.V.).etc. y el resto de los modelos, impresos o etiquetas del
procedimiento. Asimismo cursaran al D.C. cualquier modificacin que surja del procedimiento
de las 5 S. usando las ordenes de modificacin pertinentes(O.M.5S.)

4.7. -Es obligacin de cada L.5 S. la planificacin mensual, as como la supervisin de todas
las implantaciones. asignadas a su equipo, utilizando y cumplimentando las hojas de
planificacin

programacin

de

inspecciones

de

control

visual(P.M.I.)

las

de

limpieza(P.M.L.), as como sus registros de acciones correctoras(R.A.M.), y el de progreso de

las implantaciones(R.P.I.)
4,8. -Es competencia del Director de Calidad la metodologa y ejecucin de una reunin
mensual de coordinacin y seguimiento de las implantaciones de las 5S(R.M.S.)con los L.5S.,
y el Director Tcnico(D.T.) si existe en la organizacin. En las mismas se ponen al da las
planificaciones P.M.L. y P.M.I. y el cronograma del plan de implantacin de las 5S(C.P.F.)

5. -DESCRIPCIN:
5.1. -La definicin del procedimiento de la implantacin de la herramienta de gestin conocida
como la tcnica de las 5 S utilizada para lograr una mayor productividad y mejorar cada
lugar o puesto de trabajo en las organizaciones empresariales de produccin y servicios. La
misma puede resumirse en el concepto siguiente:
Se trata del procedimiento que abarca todo el proceso de implantacin
de las 5S en los talleres y oficinas de la organizacin de forma paulatina y
empezando en aquellos puestos de trabajo y reas de mejora que
mayores ventajas y con mayor facilidad se puedan alcanzar.
El fundamento primordial de la aplicacin de las 5S es potenciar y
clarificar en la corporacin empresarial los conceptos de la organizacin,
el orden y la limpieza, planificando su mejora y estableciendo unos
indicadores visuales que permitan el seguimiento de los resultados y
progreso alcanzado, estableciendo, si procede, acciones correctoras que
permitan la mejora continua en los tres conceptos de organizacin, orden y limpieza
en todos los departamentos y sus puestos de trabajo, logrando con perseverancia
involucrar una adecuada disciplina y habito en el trabajo que alcance la
excelencia en los tres conceptos mencionados
Se trata de evitar todos los problemas inherentes al desorden, suciedad, descoordinacin y
mal clima del personal que implican mayores costos, bajo rendimiento y mal ambiente de
trabajo. En el documento soporte sobre Las 5S: Objetivos, problemas y definiciones, en
diapositiva que adjuntamos, se relacionan los problemas mencionados anteriormente y los
objetivos de mejora que se pueden lograr con la aplicacin de las 5S,definindose tambin

los conceptos de la siguiente manera:

Descarga objetivos_5S

Organizacin: Consiste en identificar, clasificar, separar y eliminar de cada

puesto de trabajo todos los materiales y documentos innecesarios,
conservando todos los necesarios que se utilicen.

Orden: Es establecer la manera de mantener los materiales necesarios

debidamente situados e identificados para que cualquiera pueda encontrarlos,
usarlos y reponerlos de forma fcil y rpida.

Limpieza: Significa que debe mantenerse perfectamente limpio cada

puesto de trabajo, asegurndose que los suelos, equipos y medios de trabajo
se encuentren siempre en perfecto estado de utilizacin.

Tambin se disponen de tres documentos soporte , con diapositivas power point que
adjuntamos, que sirven para recopilar y presentar los conceptos de organizacin, orden y
limpieza enfocados dentro de un plan de colaboracin en el puesto de trabajo, en los cuales
se dan los objetivos o metas ms prioritarios de cada concepto y las operaciones a realizar
para su aplicacin.

Descarga orden_5S
Descargaorganizacion_5s
Descarga limpieza_5S
Descarga planificacin mensual de limpieza 5S
Como ya se expuso en el apartado n 2 sobre el alcance del procedimiento se sigue una
metodologa para la implantacin de las 5S,la cual se representa en el anexo de documentos
soporte por medio de la hoja del Procedimiento de Implantacin de las 5 S y de la del El
PDCA en las 5 S , donde se representa la aplicacin de la metodologa PDCA en el proceso
de mejora continua en la implantacin de las 5S.

Por tanto, se proceder por parte de la Direccin con su Comit de Direccin (C.D.) y bajo la

responsabilidad delDirector de Calidad al visto bueno de la planificacin estratgica

de la implantacin de las 5S,basndose en las etapas para su implantacin en cada
puesto de trabajo mencionadas en el documento E.I.5S. y en el C.P.F.: plan fases
implantacin 5s como Cronograma de la Planificacin de las Fases de Implantacin.
Programando para toda la organizacin las etapas de sensibilizacin, preparacin,
organizacin, orden, limpieza, control visual y disciplina y habito y
estableciendo los lderes y grupos 5S y la planificacin mensual de sus
implantaciones, utilizando los formatos de designacin lderes y grupos
5S Designacin de Lideres y Equipos o Grupos 5S(D.L.E.) y la planificacin mensual de
grupos Planificacin Mensual de los Grupos 5S(P.M.I.)
Asimismo el D. C. pondr en marcha las reuniones de seguimiento utilizando el
documento de modelo reunin mensual seguimiento Metodologa de las Reuniones de
Seguimiento de las 5S(R.M..S.) y el formato de acta reunin mensual seguimiento
5SActa/Convocatoria de Reunin Mensual de Seguimiento (A.R.M.)
El C.D. despus de establecer la organizacin, documentacin a utilizar,
planificacin y metas a lograr, dar la orden de partida para que el D. C .comience la
etapa de sensibilizacin presentando y explicando a la plantilla las
ventajas y objetivos a alcanzar con las 5S. El D. C. proceder de inmediato a la

formacin de la plantilla, nombrando los lideres (L.5S) y grupos 5S y fiscalizando su

coordinacin y objetivos.
Seguidamente cada Lder de Grupo 5S(L.5S., jefe de Grupo dedicado a la implantacin de
una zona, rea o departamento, compuesto por diferentes puestos de trabajo formara con el
vb del D.C. Y C.D. el equipo de cada grupo 5S, programara mensualmente
los proyectos de implantacin de las 5S, desglosando cada proceso en diferentes
fases de ejecucin consensuando sus responsables, dentro de los miembros del grupo a su
cargo, y estableciendo el cronograma del tiempo de trabajo necesario para cada fase,
utilizando el formato de Etapas de las 5 S en un Puesto de Trabajo Planificacin de las
Fases de Implantacin(C.P.F.. Cada L.5S.dirigir todo el proceso de implantacin, hacindose
cargo de su correcta ejecucin en el plazo programado, segn se haya especificado por el
D.C. en la correspondiente hoja de Planificacin Mensual de los Grupos 5S(P.M.I..

Asimismo cada L.5S.se har cargo de la supervisin de los trabajos realizados por su equipo,
ayudando y enseando si procede a los tres miembros de su grupo. Uno actuara siempre de
secretario, cumplimentando todos los listados, croquis y resto de formatos que se utilicen. Otro
deber conocer perfectamente el rea sujeta a estudio y el ultimo ser uno de los empleados
que ocupe el lugar de trabajo de que se trate.
Los L.5S., jefes de Grupo 5S, siempre debern seguir las normativas especificadas para el
procedimiento, las cuales debern ser supervisadas en continuidad por el D.C., informndole
de cualquier modificacin que suceda aplicando el formato de las orden de modificacin
del procedimiento 5s Ordenes de Modificacin del Procedimiento de las 5S(O.M.5S) que se
entregara al D.C. para su aprobacin y cumplimentacin del registro modificaciones
procedimiento 5s Registro de Ordenes de Modificacin del Procedimiento de las 5S(R.O.M.)
5.2. -El procedimiento de implantacin se divide en varias etapas bien
diferenciadas, a saber:
1.-La preparacin y sensibilizacin de la direccin y del personal por parte
de la Gerencia(D.G.)y visto bueno del Comit de Direccin(C.D.), procediendo el Director de
Calidad a su realizacin y nombramiento de los Lideres de Grupo 5S(L.5S).
La implantacin a ser supervisada por el D.C, se realizara aplicando y conformando las hojas
o formatos de Clasificacin de los Materiales(C.M.F.) y la de Fases y Reglas de
Limpieza (F.R.L.), Normas de Pintura para los suelos(N.P.S.), y los impresos de ayuda como
el impreso para planos 5S Impreso para croquizar la distribucin en planta(I.P.P.), el
Impreso para recopilar las fotos testimonio(I.H.F.) y el Impreso para la descripcin del

Control Visual. Seguidamente adjuntamos diversas diapositivas power point sobre los
formatos mencionados:
Descarga etapas_limpieza_5S
Descarga pintura_suelos_5S
Descarga antes-despues_5s

Asimismo se confeccionaran y usaran los siguientes listados de ayuda

a la implantacin: Listado de los Materiales Necesarios(L.M.N.), Listado de los
Materiales Innecesarios(L.M.I.),Listado de Apaos y Chapuzas(L.A.C.), Listado de Piezas
Daadas o Deterioradas(L.P.D.), Listado de Focos de Suciedad(L.F.S.), Listado de Lugares de
Difcil Acceso para ser limpiados(L.L.D.). A continuacin se adjuntan diversas diapositivas
power point con estos formatos:
Descarga organizacion_material_5S
Descarga etiqueta_innnecesario_5s
Descarga materiales_necesarios_innecesarios_5s
Descarga listas_limpieza_5s

Para la correcta identificacin de los materiales, productos o

documentacin de los materiales innecesarios se usaran tarjetas o
etiquetas como el Modelo de impreso de Tarjeta Roja de materiales innecesarios(M.T.R.), y
la Etiqueta de Identificacin del material innecesario(E.I.I.) Ambos formatos se adjuntan
seguidamente en diapositivas power point:
Descarga tarjeta_roja_5s
Descarga etiqueta_innnecesario_5s
Con respecto a las oficinas y la aplicacin de las 5S a la documentacin se
utilizaran los formatos que se indican a continuacin: Hoja Maestra de la
Documentacin(H.M.D.), Archivo y Codificacin de la Documentacin(A.C.D.), Ejemplo de
Layout de Oficina y Habitculos para los Documentos(L.O.H.), Modelo de Relacin de las
Ubicaciones de la Documentacin(M.R.U.), Listado de Ubicaciones Listado de las
Ubicaciones de los Documentos(L.U.D.).Estos formatos se aaden en diapositivas power point
a continuacin:

Descarga layout_despacho_ 5S
Descarga ubicacion_documentos_5s
Descarga maestro_documentacion-5s
Descarga codificacion_documentos_5S

En el caso de tratarse de almacenar los materiales o productos se usaran

los formatos siguientes: Codificacin del Almacenamiento y la Ubicacin de los
Materiales(C.A.M.) y el Modelos de Letreros de Identificacin de estanteras, baldas, cajones,
archivadores,... etc.(M.L.I.), Ver en diapositivas power point que adjuntamos dichos formatos
Descarga codificacion_almacenes_5S
Descarga letreros_estanteria_5S
2.-Tambin se confeccionara por parte del L.5S con su equipo el panel_5 S Panel
Indicador del Progreso de las 5S(P.I.5S) para el seguimiento y control del
progreso en la zona en estudio que le corresponda.

El seguimiento y control visual del progreso y

establecimiento de una disciplina 5S del trabajo, que efectuara el D. C. con la
ayuda de cada L.5S, jefe del Grupo 5S,que se hace cargo de los proyectos de mejora
planificados. Para ello utilizaran la hoja de Planificacin Mensual de las Implantaciones. del
Grupo. (P.M.I.) y recopilara, comprobando su validez y ejecucin, toda la documentacin
utilizada en el proceso de implantacin de la zona y puestos de trabajo de la misma, as como
las normas especficas que se apliquen, las cuales sern suministradas por el D.C. despus
de su debida comprobacin y puesta al da.
Se utilizara para los paseos de inspeccin unos indicadores de control
visual que sern debidamente descritos por el L.5S en los documentos siguientes: Impreso
para la Descripcin del Control Visual(I.C.V.) y el Listado de Control Visual(L.C.V.)
Descarga control_visual_ 5S

En cada reunin mensual de seguimiento se pondr al da la

P.M.I. y la C.P.F., cumplimentndose el Modelo de Grfico Indicador del Progreso en la
implantacin de las 5S(M.G.I.), vindose las evaluaciones obtenidas siguiendo el

documento Formularios para la Evaluacin del grado de Implantacin de las 5S(F.E.I.) y los
Cuestionarios de Evaluacin y Progreso de la Implantacin de las 5S(C.E.P.)
Descarga grafico_ indicador_5S
Descarga formulario_evaluaciones_5s
Descarga cuestionario_evaluacion_5S
Seguidamente El L.5S y su grupo comprobaran los documentos recopilados en el Panel
Indicador del Progreso en las 5S(P.I.5S). y junto al D.C. rellenaran el registro progreso
5SRegistro del Progreso en la Implantacin de las 5S(R.P.I.). El cual se visualiza en la
siguiente diapositiva power point:
Descarga panel_5 S

Todas las Acciones Correctivas que surjan despus de las

evaluaciones realizadas se efectuaran cumplimentando el formato:lista acciones
correctoras 5 S Hoja de Acciones Correctivas por Grupo Implantador de las 5S(H.A.C.)y
posteriormente el D.C. cumplimentara el Registro de AC en 5S Registro de Acciones de
Mejora y correctoras en las 5S(R.A.M.).
Al finalizar cada reunin se confeccionara la anteriormente mencionada acta reunin
mensual seguimiento 5S Acta de la Reunin Mensual de Seguimiento de las 5S(A.R.M.)
Como orden del da se debe considerar la siguiente:
1.Exposicin sobre lo realizado desde la reunin anterior, analizando la ltima hoja de
Planificacin Mensual de Inspecciones 5S y Programacin Mensual de la Limpieza
2.Comprobacin del nivel de progreso en la ejecucin de las implantaciones programadas en
la reunin anterior. Presentacin de cada una de las hojas de Control del Programa con su
situacin para cada rea de mejora , la cual ser realizada por cada uno de los Lideres 5S
responsables del Grupo 5S que le corresponda.
3.Estudio de la situacin actual y resea de los problemas y soluciones que se crean
convenientes.
4. Incorporacin a las hojas de Planificacin y Programacin de todas las nuevas
implantaciones en puestos de trabajo surgidos desde la ltima reunin.
5.Anlisis de la nueva situacin y evaluacin de los problemas y soluciones propuestas,
evalundose las prioridades y tomndose decisiones de planificacin al respecto.
6.Planificacin de las acciones a seguir, fijando responsables, ejecutores y plazos de
realizacin de los proyectos.

Las fases u etapas a considerar para la aplicacin e

implantacin de las tcnicas de las 5 son las siguientes:
1.
Definir la zona o Puesto de Trabajo a considerar.

Dibujar un croquis o alzado de la zona, rea,

departamento o puesto de trabajo fijado.
3.
Identificar y listar todos los materiales o
documentos absolutamente necesarios
4.
Analizar en profundidad el origen y destino de los
materiales o documentos, segn se trate.
5.
Listar todos los materiales o documentos
innecesarios.
6.
Separar los materiales o documentos innecesarios,
ubicndolos adecuadamente hasta la toma de decisiones con
respecto a su destino como venta, reparacin o desecho.
7.
Descubrir y anular las causas de aparicin de los
materiales o documentos innecesarios.
8.
Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo
en estudio.
9.
Anular todos los focos de suciedad encontrados
10.
Ordenar la ubicacin de los materiales y documentos
necesarios segn su frecuencia de uso, tamaos y pesos,
rotacin de existencias, sistema de almacenaje, etc.
11.
Sealar los materiales o documentos
necesarios identificndolos por medio de una
codificacin idnea a desarrollar, que identifique el tipo de
material o documento y su ubicacin correcta.
12.
Definir e incorporar los habitculos, recipientes,
contenedores, pallets, estanteras, baldas, armarios,
archivadores etc.
13.
Sealar con letreros y etiquetas los habitculos en
donde van a ser ubicados los materiales o documentos
necesarios.
14.
Estudiar y analizar, si se trata de fabricacin de
productos, el lote econmico del producto ms conflictivo.
15.
Considerar y determinar el flujo de materiales ms
adecuado durante el proceso de fabricacin en el rea,
departamento o puesto de trabajo de que se trate.
16.
Racionalizar la ubicacin de la maquinaria y
equipamiento necesario para las fabricaciones y tambin
la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a
estudio.
2.

Definir y situar los pasillos de paso y zonas de

circulacin y descanso
18.
Fijar el tamao y sitio para las zonas de espera y
almacenes auxiliares de materiales en proceso y
terminados
19.
Pintar los suelos, paredes, estanteras, siguiendo
una normativa a definir.
20.
Planificar la limpieza peridica ms idnea para el caso
en estudio.
21.
Establecer los controles visuales ms adecuados para
efectuar con mayor facilidad el seguimiento del grado de
orden, organizacin y limpieza alcanzado el sitio en estudio
22.
Planificar los paseos de seguimiento peridico del
progreso en las 5 S .
23.
Definir los indicadores de control de avance y
mtodo de evaluacin a utilizarse.
17.

1.-INTRODUCCIN.El factor crtico de xito es incontestablemente la capacidad de liderazgo, involucracin y

comunicacin. Pero, junto a la capacidad de liderazgo, han de darse unas condiciones
iniciales necesarias: una visin de lo que la organizacin debe ser y la direccin hacia esa
visin, una razn de ser y un sentido de la interdependencia con la sociedad.
Adems de escenarios ntidos y factibles, estructuras organizativas con la suficiente
flexibilidad y un uso efectivo de la tecnologa avanzada, tambin sern necesarios sistemas
de recompensa que reflejen las prioridades, valores y normas de la organizacin y las
necesidades individuales de dignidad y crecimiento.

2.-METODOLOGAS DE GESTIN DEL CAMBIO.Junto a esto, existen metodologas de gestin del cambio que pueden ayudarnos a
involucrar a las personas en el proceso de cambio. Un primer paso es hacer una lista de las
personas o grupos de personas afectados, directa o indirectamente, de acuerdo a sus
percepciones. Seguidamente analizaremos cmo les afecta, atendiendo a sus percepciones
sobre su estatus y trabajo, distinguiendo si es poco o mucho. Tambin, veremos quines
tienen capacidad para impulsar y para bloquear. A partir de esta informacin podemos
confeccionar un mapa en el que las personas y grupos afectados estarn situados en los

siguientes grupos: oposicin, dejar hacer, s condicional y aprobacin. Igualmente, podremos

establecer otro mapa de la posicin en la que queremos que se encuentren para facilitar un
buen funcionamiento del proyecto.
Existen algunas tcnicas que facilitan los cambios de posicionamiento de las personas y
grupos afectados. Se pueden establecer reuniones para identificar los problemas del proyecto;
el mero hecho de hablar del proyecto facilita una cierta aprobacin. Tambin se pueden
programar intervenciones educativas que acerquen a las caractersticas del proyecto. Muy
eficaz, por aquello de predicar con el ejemplo, es conseguir que las personas influyentes
tomen la postura deseada para que el resto de las personas les sigan con el ejemplo.
Igualmente eficaz es modificar el sistema de recompensas de modo acorde con las nuevas
formas de conducta.
Pero, para cambiar este posicionamiento, no hay nada ms efectivo que planificar mejoras
inmediatas en los resultados que den un primer empujn y obliguen a que la gente se ponga
en marcha. Los objetivos a alcanzar tienen que ser urgentes y de autntica necesidad,
alcanzables en un corto periodo (mejor semanas que meses), concretos y medibles, y con un
personal que se sienta preparado y dispuesto.
Es de rigor la necesidad que tienen las organizaciones de adoptar nuevos paradigmas para
enfrentarse exitosamente ante los profundos cambios que se estn generando en el entorno.
Para tal reto, es preciso pasar de estructuras piramidales rgidas y lentas hacia modelos
dinmicos y flexibles, totalmente nuevos, que superen los inconvenientes de las estructuras
verticales y fomenten la innovacin constante y la participacin plena de los empleados.
El camino para lograr tal propsito implica tener una concepcin sistmica del cambio
en s y ver a la organizacin como una totalidad o como sistema que posee a su vez diversos
subsistemas que interactan entre s y con el medio ambiente al que pertenecen. Finalmente,
hay que tener siempre presente que la base para sentar el cambio hacia una cultura de
nuevos valores desde una perspectiva integral o sistmica implica sensibilizar y habilitar a las
personas que conforman la organizacin, ya que ellos son los que pueden impulsar o frenar el
xito ante el proceso de cambio.

3.-PROCESO DE CAMBIO.-

Un Proceso de Cambio es el Plan de Cambio Cultural,

Estratgico, Estructural y Tecnolgico que posibilita a la empresa su puesta al da y
mantenerse en una posicin de liderazgo en el mercado.
Descargar factores_dinamicos

Para ello el proceso de cambio requiere una metodologa que se inicia con la
recopilacin de informacin de los cambios producidos en el entorno, as como
datos sobre el sector en que est ubicada la empresa y su propia organizacin
interna, en cuyo caso se utilizar el anlisis de debilidades y fortalezas, junto a las
amenazas y oportunidades que se estimen( D.A.F.O.). Esta informacin permitir efectuar
una diagnosis de la situacin de la empresa, para seguidamente definir el nivel de
necesidades de cambio y la definicin de los objetivos principales de
cambio, con sus ejes de mejora estratgica y de las mismas establecer un plan de
acciones que faciliten la consecucin de los cambios preestablecidos y el seguimiento de su
aplicacin, efectuando las correcciones peridicas segn sea necesario.

Es muy importante comprobar la armonizacin entre las estrategias

bsicas estipuladas como cambio estratgico a proponer y el cambio cultural en
cuanto al estilo de direccin y misin y visin de la empresa. Una vez comprobado que ambos
cambios son compatibles y que son suficientemente consensuados por la direccin y
representantes del personal es cuando se puede comenzar a implantar el cambio estructural
con perspectivas de xito. Se adjunta una representacin de un cuadro de armonizacin
realizado en una empresa de consultora.
Descargar armonizacion

El anlisis se efectuara basndose en la aplicacin de las 7 S y

el Cuadro de Mando Integral , considerando la organizacin empresarial como un
sistema abierto rodeado por el sistema del entorno y con una fuerte interrelacin con un
sistema de comunicacin utilizando las nuevas tecnologas TIC. Ver los artculos sobre el
sistema empresarial en el siglo XXI y la gestin del cambio.
Seguidamente se realizara la evaluacin E.F.I.G.(Evaluacin de los Factores e
Indicadores de Gestin) que explicaremos en artculo del blog titulado La evaluacin
en la metodologa del cambio

4.-FACTORES CLAVE.El mtodo propuesto para hacer un diagnstico y anlisis posterior de las claves de los
cambios a realizar empieza con la definicin de 20 conceptos clave dentro de los 7 llamados
Factores Dinmicos de Gestin.

Descargar conceptos_clave

La definicin de los 20 conceptos clave se ha realizado tratando

de elegir aquellos actitudes clave que entiendo pueden influir positivamente en la mayor parte
de las empresas sometidas a los cambios de la era actual. Para ello, por cada factor dinmico
del cambio cultural, estratgico y estructural he escogido las siguientes actitudes clave:
o
Cambio Cultural:
1.- Estilo de Direccin:
1.-Liderazgo Situacional
2.-Innovacin Proactiva
2.-Cultura Empresarial:
3.-Rentabilidad
4.-Mejoras
5.-Satisfaccin
6.-Comunicacin
Descargar cambio_cultural
o

Cambio Estratgico:

3.-Competencias Esenciales:
7.-Competencias Personales
8.-Competencias Organizativas
9.-Competencias Tecnolgicas
4.-Estrategia Bsica.
10.-Segmentacin
11.-Internacionalizacin
Descargar cambio_estrategico
o

Cambio Estructural:

5.-Estructura Orgnica
12.- Unidades de Negocio
13.-Equipos de Trabajo
14.-Flexibilidad
6.-Sistemas y Procesos:
15.-Vigilancia
16.- Telemtica
17.-Retroalimentacin
7.-Gestin del Personal:
18.-Formacin

19.-Evaluacin
20.-Empowerment
Descargar cambio_estructural
En las tres representaciones de powerpoint que adjuntamos se especifican y definen todos los
factores y actitudes clave elegidas y que sern debidamente evaluados siguiendo una
metodologa con la utilizacin de ponderaciones y cuestionarios adecuados
que explicaremos en el articulo Evaluacin de los Factores Dinmicos y Ratios
Indicadores de Gestin.

Siempre es interesante analizar los factores o agentes

dinmicos con sus actitudes clave que obtenemos con la utilizacin de la
filosofa EFQM y las 7S comprobando su repercusin con respecto a los resultados u
objetivos que se pretenden alcanzar considerando la metodologa del CMI
(Cuadro de Mando Integral) para plasmar un cambio en continuidad en las empresas.
Para ello recomendamos utilizar un cuadro que resuma todas las relaciones y analice la
importancia de la incidencia de los factores en los objetivos que se propongan como metas a
alcanzar. Seguidamente adjuntamos un cuadro esquemtico que ayuda al anlisis
correspondiente.
Descargar factores_objetivos

5.-GRUPOS DE TRABAJO.Con la evaluacin obtenida se definirn los cambios culturales, estratgicos y

estructurales que se consideren prioritarios, comprobando su armonizacin y
estableciendo la organizacin con la formacin del Comit Coordinador del
Cambio (C.C.C.) y presentando los objetivos y necesidades de cambio para sensibilizar y
movilizar al personal, con lo que poder formar los Grupos de Mejora y Apoyo a la

evaluacin de resultados, a la formacin del personal, al fomento de la comunicacin o a otras

funciones que se juzguen pertinentes. Podemos elegir diversos tipos de Grupos de Mejora
como , por ejemplo, mejoras de procesos, implantacin de las 5S, motivacin del
personal, ideas innovadoras, reduccin de costos, etc. En la representacin que se adjunta
vemos un ejemplo realizado con otros grupos de mejora y apoyo junto a un plan de
colaboracin en el puesto de trabajo creado en su momento para ayudar a la
motivacin del personal de la empresa y que se explicara en algn artculo que hable
sobre la Mejora Continua.
Descarga Organizacion_cambio
La direccin de la empresa definir las grandes orientaciones
estratgicas y el marco de evolucin de la organizacin, definiendo la
misin y especificando la visin , as como montar la estructura y
organizacin necesarias para el proceso de cambio, asignando los
recursos humanos para el C.C.C. y los grupos de Mejora y Apoyo ,
planificando su desarrollo y estipulando las tareas a realizar, ademas de
vigilar de su progreso y reaccionar ante las desviaciones que se
produzcan consensuando las soluciones a las mismas.

El equipo C.C.C. tendr como misin facilitar el desarrollo de la

organizacin durante el proceso de cambio, ayudando a la alta direccin a definir los ejes
de mejora y a poner en marcha el proceso cumpliendo el cronograma establecido,
aportando las Metodologas necesarias y participando en los grupos de trabajo, identificando
y solucionando los problemas planteados. El C.C.C. coordinar los Grupos de Mejora y
Apoyo, consensuando la planificacin del proceso de cambio, fijando su
metodologa y gestin, con las tareas a realizar y sus responsables, programando las
actividades e indicando los ratios de seguimiento y su secuencia de medicin.
Es importante que los miembros del C.C.C. sean ejecutivos de alto nivel que procedan
de las diferentes reas y direcciones de la organizacin para que sean buenos conocedores
de la empresa y gocen de una alta credibilidad ante el resto del personal, adems de tener
una experiencia grande en la gestin de proyectos y resolucin de problemas y disponer de
una clara capacidad de liderazgo. A veces suele ser conveniente incluir en este comit a
un asesor externo especialista en implantar procesos de cambio.
Los Grupos de Apoyo lo formaran personal especializado en las actividades que se
hayan juzgado ms convenientes para apuntalar un desarrollo adecuado del proceso de
cambio facilitando la labor de los Grupos de Mejora que se decidan.
Suele ser importante que est formado por un mnimo de miembros, tal vez nicamente dos, y
es conveniente que uno este dedicado a mantener en vigor un sistema de evaluaciones

del personal segn sean los resultados obtenidos por los ejes de mejora realizados por cada
Grupo de Mejora. Otro Grupo de Apoyo adecuado ser el dedicado al sistema de
formacin en continuidad del personal de la empresa, especialmente orientada hacia la
obtencin de conocimientos que incrementen las competencias esenciales que hayan
decidido para lograr mayor competitividad. Tambin puede ser interesante formar un Grupo de
Apoyo especialista en potenciar la comunicacin interna de la empresa, actuando
como facilitadores de los grupos de mejora ayudndolos a organizar debidamente sus
reuniones e implantacin de los ejes de mejora que dirijan.

La funcin de los equipos de mejora consiste en concebir

las soluciones para aplicar a travs del eje de mejora en cuestin y en
asegurar el seguimiento de su puesta en marcha y progreso. El trabajo en
equipo favorece la apropiacin de las soluciones y los empleados se identifican mucho mejor
con la visin y con sus objetivos si participan en su diseo y desarrollo. La estructura
matricial de los G. de Mejora favorece la implicacin de la direccin y de los empleados,
de manera que una vez la direccin haya definido los ejes de mejora y formado los grupos
pertinentes, estos elaboraran la solucin para cada eje de mejora. Es conveniente no
sobrepasar un mximo de 10 miembros en cada grupo de mejora con un mnimo de 5
miembros. Cada miembro ser elegido en funcin de sus competencias y conocimientos
relativos al eje de mejora estudiado. En cada grupo de mejora se nombrara un lder o
responsable que seleccionara su equipo asistido por el C.C.C. , siendo conveniente elegir
personas capaces de colaborar por su actitud positiva ante el cambio y por su capacidad y su
motivacin para el trabajo en equipo. Al finalizar la ejecucin de cada eje de mejora se
disolvern los equipos implicados.

Cada Grupo de Mejora definir los objetivos de la mejora a realizar, sus

actividades o fases de ejecucin, con los factores clave de xito y los resultados econmicos y
cualitativos esperados, definiendo los indicadores que permitan controlarlos, as como las
funciones y responsabilidades de cada miembro del grupo y un plan de acciones preciso.

6.-FASES DEL PROCESO DE CAMBIO.El Proceso de Cambio debe ser en continuidad y siguiendo unas pautas y
fases que podemos contemplar en las diapositivas powerpoint que a continuacin citamos
En ellas se reconocen unas fases primordiales, a saber:

1.Recopilar informacin sobre la situacin en el entorno, sectores y mercados donde se

relacione la organizacin y datos de la propia empresa
2.Anlisis de la situacin en su entorno y evaluacion de los Factores
Dinmicos de Gestin (F.D.G.) y de los Ratios Indicadores de Gestin
(R.I.G.)
3.Diagnosis del nivel de cambio del sistema del comportamiento, del
estratgico y del estructural necesarios, as como del sistema de direccin y de
comunicacin interna y externa.
4.Descripcin de los objetivos de mejora considerando los cambios culturales,
estratgicos y estructurales
5.Definicin del proceso de cambio estableciendo el comit Coordinador del Cambio
6.Formar los Grupos de Apoyo y Progreso
7.Planificar el Proceso de Cambio y definir sus indicadores de control y
seguimiento
8.Realizar una campaa de sensibilizacin y motivacin del personal
9.Proceder a la implantacion del Proceso de Cambio .
10.Controlar su progreso de implantacion , analizando sus desviaciones y
dirigiendo soluciones consensuadas si procede
Descargar diagrama_ P.Cambio
Descargar Fases_ P.Cambio
En el esquema que trata de la Estructura de Tareas a realizar en un Proceso de
Cambio, se definen las fases ms importantes del proyecto de cambio empresarial, a
saber: definicin del cambio, organizacin de los medios, planificacin de las
mejoras, gestin del proceso y ejecucin y control del mismo. En las mismas se
citan 30 tareas ha realizar durante todo el proceso.