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10. Que pontos em comum encontra entre o marketing mix de um evento e o seu
planeamento estratgico e operacional? Explique a relevncia do estreito
relacionamento entre estas 3 reas.
O marketing mix uma ponte entre o planeamento estratgico e o planeamento
operacional. No planeamento estratgico definimos vrios pontos em relao ao
nosso evento, que nos ajudam a programar na parte operacional, uma vez que
definimos os objectivos que queremos atingir. O marketing mix faz a ponte, o que
significa que, quando estamos a entrar na parte do planeamento operacional, o
marketing mix, ajuda-nos a estabelecer vrios parmetros que temos de seguir para
que no planeamento operacional, as nossas aces vo de encontro ao estabelecido
no planeamento estratgico. Ex: Se estamos a organizar um evento para crianas, e
um dos objectivos dar a conhecer um brinquedo e fazer com que este fique
esgotado nos 3 meses a seguir ao evento. No marketing mix podemos estabelecer por
exemplo no ponto da distribuio, distribuir os convites nos centros comerciais aos
casais com filhos, e assim conseguimos encaminhar o nosso evento para o pblicoalvo que queremos atingir, quando formos realizar o planeamento operacional j
conseguimos definir como podemos atingi os objectivos estabelecidos no
planeamento estratgico.
11. Usando a sua imaginao no que diz respeito aos pormenores, escreva uma carta
a uma empresa ou instituio solicitando um patrocnio para o seu evento.
Boa tarde,
Venho por este meio mostrar o meu interesse em t-los como patrocinadores num
evento desportivo, a realizar no Aerdromo da Maia, nos dias 5 e 6 de Setembro de
2009. Desde j aguardo um contacto para detalhes.
Responder para o contacto abaixo indicado:
E-mail: mendes.filipa.89@gmail.com
tel.: 96 850 18 59
Sem outro assunto de momento
Filipa Mendes
12. Usando a sua imaginao no que diz respeito aos pormenores, escreva uma carta
a um fornecedor solicitando a prestao de um servio.
Exmo. Sr. ou Sr.:
Venho por este meio requerer um oramento para passeios em Bales de ar quente,
para um evento desportivo a realizar no dia 5 de Setembro de 2009, no aerdromo da
Maia.
Gostaria de saber se fazem este tipo de servio, pois pretendia 2 Bales por hora a
transportar no mximo 4 pessoas em cada, para a durao mxima de 6 horas.
19. De que forma podem os meios tcnicos (som, luz e audiovisuais) contribuir para a
decorao de um evento?
Os meios tcnicos so uma forma de decorao hoje em dia, pois uma forma
criativa de inovar e alm disso ajudam a reduzir custos em decorao e criam
ambientes diferentes dos habituais, como por exemplo, a luz ajuda a iluminar o
espao, a decorar, a ambientar e a modificar o espao, bem como destacar pontos
de interesse e destacar o ritmo do evento, o som melhora o ambiente, facilita a
delimitao de zonas e melhora a comunicao, assim estas caractersticas ajudam a
personalizar e singularizar o evento.
20. O controlo de custos uma das questes a que se d mais ateno na
organizao e gesto de eventos. Tendo em conta o ciclo de vida de um evento,
apresente algumas propostas para a reduo de custos.
possvel reduzir os custos atravs de vrios factores, tais como:
Antecipar as reservas de equipamentos e os contactos com fornecedores;
Acordar parcerias e fontes de financiamento como por exemplo a venda de
bilhetes, acordos entre patrocnios ou mecenatos;
Realizar um bom planeamento do evento, visto que quanto mais planearmos
mais capacidade temos para alterar as coisas e assim controlar os custos;
Utilizao de recursos humanos voluntrios.
Planeamento dos horrios para reduzir os custos, em relao a horas de
trabalho
Capacidade para negociar preos de poca baixa
21. Imagine que o seu hotel est organizar a Conferncia Anual da Association
Mondiale pour la Formation Htelire et Touristique. Apresente a estrutura do briefing
que dar s equipas de acolhimento e secretariado.
O briefing ter a seguinte estrutura:
o
Apresentao do cliente;
o
Misso/Objectivos;
o
Pblico-alvo;
o
Programa/Estrutura;
o
Responsveis departamentais e suas competncias;
o
Localizao;
o
Numero estimado de participantes e sua origem geogrfica;
o
Data e durao do evento;
o
Job description;
o
Protocolo;
o
Horrios;
o
Entrega de identificao.
22. Quais os aspectos a considerar na gesto de filas, por forma a minimizar o impacto
negativo que estas podem exercer na imagem de um evento?
As filas produzem um impacto negativo na imagem e na qualidade do servio
prestado, de forma a minimizar esse mesmo impacto deve-se considerar a sinalizao
do local informando o tempo mdio de espera e o local propcio a filas, deve-se
minimizar esse tempo com vrias animaes, por exemplo, vdeos, televiso em
directo, animadores, para que as pessoas no notem o tempo passar. Deve-se
considerar os seguintes aspectos:
o Nmero e dimenso das filas
o Material / Infra-estruturas de delimitao
o Staff
o Formao
o Apoio (voluntariado)
o Stewards
o Revisores
o Seguranas e meios de vdeo vigilncia
26. Qual a informao que deve constar num convite para um evento. Explique
porqu.
A informao que deve constar num convite para um evento a seguinte:
O nome da entidade ou da pessoa que convida
O nome do evento
A data, hora e local do evento
Os contactos e a data limite de confirmao
Outras informaes teis (mapas, recomendaes)