1.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Cada da se generan en la empresa centenares de documentos financieros.

Para simplificar la tarea de archivo de los documentos originales, los
documentos debern clasificarse en distintas categoras. Cada vez que se
registra una transaccin de negocio en el sistema, se guarda en una clase de
documento.
Para las distintas operaciones se necesitan distintos datos en los documentos,
aunque algunos datos pueden ser de carcter obligatorio para determinadas
contabilizaciones (fecha, sociedad, clase de documento, etc.)

SAP funciona segn el principio del registro por documentos: para cada
contabilizacin se graba un documento.
Cada documento se identifica de forma univoca por 3 campos:
1. Nmero de documento.
2. Sociedad.
3. Ejercicio.
Los documentos se estructuran en dos partes:
4. Cabecera, que incluye informacin relativa a todo el documento como
fecha de contabilizacin, sociedad, etc.
5. Posiciones, el nmero mximo de posiciones es de 999 por documento.
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En los documentos hay dos claves de control importantes:

-

Clase de documento para la cabecera de documento

Clave de contabilizacin para las posiciones de documento

SAP registra como mnimo un documento por cada operacin. Cada

documento recibe un nmero de documento nico, segn los rangos de
nmeros asignados a la clase de documento.
SAP puede asignar los nmeros de documento (asignacin de nmeros
interna) o el usuario puede asignar el nmero en la entrada de documentos
(asignacin de nmeros externa).
Una operacin contable puede crear uno o ms documentos. Por ejemplo,
cuando la mercanca llega de un acreedor, se crea un documento de material
para registrar los datos importantes para la gestin de stocks y se genera un
documento contable para hacer el seguimiento de informacin financiera,
como cuentas de mayor e importes.
Muchas operaciones ocurren en el sistema para las que se crean documentos,
pero no se crea ningn documento contable, porque no hay ningn efecto para
la contabilidad. Un ejemplo sera un pedido en la Gestin de materiales.
Los documentos relacionados estn enlazados en el sistema para que el
usuario tenga un resumen de todas las operaciones contables del sistema.
Utilizando el informe RFBELJ00, se puede crear un diario resumido de
documentos en el sistema. Contiene una tabla con los datos ms importantes
para los documentos seleccionados de las cabeceras de documento y las
partidas individuales.
Se pueden utilizar los informes RFBUEB00 y RFBUEB01 para buscar
documentos en el sistema.

1.1

Rangos de nmeros:

Antes de definir las clases de documento, hay que parametrizar en cada

sociedad financiera los rangos de nmeros. El rango de nmeros de
documento define el intervalo de nmeros que debe asignarse a los
documentos de una determinada clase. Los rangos de nmeros de documento
no deben solaparse.
El rango permite saber cuantos documentos se han registrado de la clase de
documento al que se le ha asignado el rango.

Los rangos de nmeros se definen en el customizing:

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IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera documento - rangos de numero de documento - definir rangos de nmeros de
documento:

Al definir el rango, hay que indicar si la asignacin de nmeros a los

documentos es interna o externa:
-

Asignacin de nmeros interna: El sistema graba el ltimo nmero de

documento utilizado del rango de nmeros en el campo Nmero actual y
asigna el nmero siguiente a dicho nmero actual como siguiente
nmero de documento.
Asignacin de nmeros externa: El usuario introduce el nmero del
documento original o el nmero se asigna automticamente desde otro
sistema. Los nmeros no suelen asignarse secuencialmente, de ah que
el sistema no pueda almacenar ningn nmero actual (no se actualiza el
campo contador). Los nmeros pueden ser alfanumricos.

El rango de nmeros de documento debe definirse para el ao en el que se

utiliza. Hay dos opciones:
-

Hasta un ejercicio futuro: Al principio de un nuevo ejercicio, el sistema

utiliza el nmero siguiente al nmero actual como nmero siguiente. No
vuelve a empezar con el primer nmero del rango de nmeros.
Para cada ejercicio: Al empezar un nuevo ejercicio, el sistema empieza
de nuevo con el primer nmero del rango de nmeros. Esto ayuda a
garantizar que el rango de nmeros sea suficiente.
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Un mismo rango se puede asignar a varias clases de documentos. Ademas de

definir las clases de documentos es posible copiar los rangos de numeros de
una sociedad a otra:
IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera documento - rangos de numero de documento - copiar a sociedad:

Tambien se pueden copiar los rangos de un ejercicio a otro:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera documento -rangos de numero de documento - copiar a ejercicio:

Si la solucin para ledger se asigna en la nueva Contabilidad principal, los

distintos ledgers pueden utilizar distintas variantes de ejercicio. Esta situacin
es muy poco frecuente. Es necesario realizar parametrizaciones especiales
para estos ledgers en Customizing:

Los rangos de nmeros de documento se almacenan para la vista de

libro mayor.
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Los rangos de nmeros se asignan a los tipos de documento para la

vista de libro mayor.

La asignacin de nmeros interna debe fijarse para estos rangos de nmeros.

Si se utiliza la solucin para ledger en la nueva Contabilidad principal, se debe
asignar rangos de nmeros independientes a los tipos de documentos para la
contabilizacin en un ledger no principal. Esta accin se realiza para garantizar
que no haya una discontinuidad en la asignacin de documentos en la vista
principal.
Se puede utilizar el informe RFBNUM00 para encontrar discontinuidades en la
asignacin de nmeros de documento.

1.2

Clases de documentos:

La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para

diferenciar las operaciones contables a contabilizar, por ejemplo, facturas de
acreedores, pagos de deudores, etc. Las clases de documento se definen a
nivel de mandante y, por lo tanto, son vlidas para todas las sociedades
financieras creadas en el mismo mandante. Las clases de documento
permiten archivar por separado los distintos tipos de operaciones.
En el procedimiento recomendado por SAP para archivar documentos
originales, la clase de documento controla el archivo. Se debe almacenar el
documento original siempre con el nmero del documento del sistema. En
caso de que el documento original tenga un nmero externo: se indica el
nmero externo del documento original en el campo "Nmero de referencia" de
la cabecera del documento.
Las clases de documento suministradas con el sistema estndar se pueden
modificar o copiar (se pueden usar como punto de partida para crear nuevas
clases de documentos adaptadas a las necesidades del cliente).
Para definir clases de documentos la transaccin de Parametrizacin es:
IMG -gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera documento - cabecera de documento - definir clases de documento.
La clase de documento controla:
- El rango de nmeros para nmeros de documento.
- Tipos de cuenta permitidos para contabilizaciones con esa clase de
documento.
Las clases de documento tambin controla el status de campo (obligatorio u
opcional) de los campos "Texto de cabecera de documento" y "Nmero de
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referencia" en la cabecera y tambin si deben contabilizarse las facturas con el

procedimiento neto.
Las principales clases de documentos estndar son:

La clase de documento AB permite contabilizaciones en todas las clases de

cuenta. En todas las dems clases de documento slo se pueden realizar
contabilizaciones en determinadas clases de cuenta. La clase de documento
DG, por ejemplo, slo permite contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de
mayor (S). Las clases de cuentas permitidas se indican al definir cada clase de
documento.

1.3 Claves de contabilizacin:

En cada posicin del documento, el usuario debe indicar la clave de
contabilizacin:

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Como las clases de documento, las claves de contabilizacin se definen a

nivel de mandante. Adems de las funciones de control indicadas en el cuadro
anterior, las claves de contabilizacin indican lo siguiente:
-

Si la partida individual est relacionada con una operacin de pago o no.

Este dato se necesita para analizar el historial de pagos y la creacin de
notificaciones de pago.
Si la contabilizacin es relevante para las ventas y las cifras de ventas de
la cuenta deben actualizarse con la transaccin, por ejemplo, mediante la
contabilizacin de una factura de deudor.

SAP recomienda utilizar las claves de contabilizacin estndar suministradas.

Si stas deben modificarse o si deben definirse nuevas claves de
contabilizacin, deben actualizarse todas las tablas que contienen referencias a
estas claves. Para definir las claves contables:
IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera documento - posicin de documento - control - definir claves contables:

Las claves contables estndar suministradas en el sistema son:

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Las claves contables ms habituales en el estndar de SAP son:

-

Para las contabilizaciones de cuenta de mayor: "Debe" es la clave de

contabilizacin 40, y "Haber" la clave de contabilizacin 50.
Para las facturas de deudor: "Debe" es la clave de contabilizacin 01 y
"Haber" es la clave de contabilizacin 50.
Para las facturas de acreedor: "Haber" es la clave de contabilizacin 31 y
"Debe" es la clave de contabilizacin 40.

Modificando la definicin del status de campo de las claves de contabilizacin y

del grupo de status de campo, se puede hacer que el status de campo dependa
de la transaccin o de la cuenta.
Dado que las cuentas de una contabilidad auxiliar (acreedores, deudores, etc.)
no tienen ningn grupo de status de campo, las diferenciaciones entre
contabilizaciones se realizan principalmente a travs de distintas claves de
contabilizacin. Por este motivo, hay un gran nmero de claves de
contabilizacin para cuentas de contabilidad auxiliar.
En las contabilizaciones en cuentas de mayor, las diferenciaciones se realizan
principalmente mediante distintos grupos de status de campo. Por este motivo,
para las contabilizaciones en cuentas de mayor slo se necesitan dos claves
de contabilizacin.
En los datos de la cabecera del documento, el usuario introduce la fecha de
contabilizacin y el sistema determina automticamente el perodo contable y el
ejercicio basndose en la fecha de contabilizacin introducida.
En el resumen del documento se visualizan la fecha de contabilizacin, el
perodo contable y el ejercicio. El perodo contable se introduce en el

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documento y se actualizan las cifras de operaciones para dicho perodo

contable.
Si se visualiza el saldo de una cuenta, se visualizan las cifras de operaciones
para los perodos contables.

1.4 Registro de un documento en cuentas de mayor

Menu - Finanzas gestin financiera libro mayor contabilizacin
contabilizacin general (F-02)
Datos de cabecera:
-

Fecha del documento: fecha del documento original que se est registrando.
Clase de documento: aparece como un valor propuesto en cada transaccin,
aunque es modificable.
Cdigo de la sociedad en la que se registra el documento.
Fecha de contabilizacin: fecha de entrada del documento en la contabilidad (fecha
de asiento).
Perodo contable: el sistema deriva el perodo de la fecha de contabilizacin.
N de documento: normalmente el nmero de documento es de asignacin interna,
segn el rango de nmeros asociado a la clase de documento.
Referencia: normalmente se suele indicar el numero de documento externo que
estamos registrando, si se pone * el sistema repite el nmero de documento.
Texto de cabecera: aclaracin vlida para todo el documento.
La clase de documento controla si los campos referencia y texto son obligatorios u
opcionales.
En el botn de opciones de tratamiento de la barra de aplicaciones, o el men
opciones- opciones de tratamiento, el usuario puede decidir si aparecen o no ciertos
campos de la cabecera del documento (divisa, divisiones, moneda..).
Datos de las posiciones:
1. Clave contable:. La clave de la primera posicin del documento aparece como
un valor propuesto para cada transaccin y controlan si se trata de un cargo o
un abono, de documentos.
2. Cuenta: cdigo de la cuenta, el tipo de cuenta: mayor (S), acreedor (K), deudor
(D),
depende de la clave contable.
3. Importe: cuanta de la partida. Con * el sistema cuadra el documento.
4. Asignacin: es un campo libre, si se deja en blanco, el sistema al grabar el
documento lo cubre con la fecha de contabilizacin.
5. Texto: aclaracin para cada posicin de documento. Con + el sistema repite el
texto de la posicin anterior.

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Antes de grabar el documento, se puede ver un resumen en el botn resumen del

documento de la barra de aplicaciones (el de la montaita) o men pasar a
resumen del documento.
Para grabar el documento, clicamos en el botn contabilizar de la barra de
herramientas (el del disquette).

2. Control de documentos
2.1 Visualizacin de documentos:
El usuario tiene diversas opciones para acceder a la visualizacin de los
documentos registrados en el libro mayor. La transaccin directa para buscar un
documento es la siguiente:
Men - Finanzas gestin financiera libro mayor documento visualizar (FB03)
En esta transaccin hemos de anotar el nmero de documento, sociedad y ejercicio
en el que se encuentra. Si desconocemos el nmero se puede abrir la Lista de
Documentos, que es un amplio buscador donde bajo unos criterios de bsqueda
obtenemos el documento que buscamos.
Desde la visualizacin del documento se puede acceder a los datos de la cabecera
en el icono del sombrero de la barra o en el men pasar a cabecera del
documento. Haciendo doble clic o un clic y pinchando en el icono de la lupa (detalle)
se puede ver el detalle de la partida y pinchando en el icono del lpiz (modificar) se
navega a la transaccin de modificacin (solo son modificables los campos que
tienen la etiqueta en azul).
Otra ruta para acceder a los documentos es a travs de los informes. Tenemos las
siguientes opciones:
Informes de saldos
Men - Finanzas gestin financiera libro mayor cuenta Visualizar saldos
(nuevo) (FAGLB03)/ - Visualizar saldos (FS10N).
En esta transaccin accedemos a ver los saldos por periodo de una cuenta de
mayor. En el informe visualizamos el total deudor y acreedor por periodo y su saldo,
as como el acumulado. Para poder ver la composicin del saldo de un periodo, hay
que situar el cursor encima del saldo que queremos visualizar y con un doble clic el
sistema navega al informe de partidas individuales. Por lo tanto este informe solo es
navegable para aquellas cuentas de mayor en que se ha indicado que se pueden
visualizar las Partidas Individuales.
En el nuevo informe podremos hacer bsquedas de varias cuentas y sociedades a
la vez.

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2.2 Control de modificacin

Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin
embargo, segn distintas reglas, slo se pueden modificar campos
determinados. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o ser
especficas de usuario.
La transaccin que permite acceder de forma ms rpida a la modificacin de un
documento es:
Men - Finanzas gestin financiera libro mayor documento modificar (FB02)
La navegacin de esta transaccin es la misma que para la visualizacin de
documentos, solo que podr modificar aquellos campos que estn permitidos.
Tanto en la cabecera del documento como en las partidas individuales es
posible modificar determinados campos:
-

Cabecera del documento: Slo se pueden modificar el nmero de

referencia y los campos de texto.
Posiciones de documento: El sistema no permite ninguna modificacin
del importe, la clave de contabilizacin, la cuenta o de cualquier otro
campo que afecte a la reconciliacin de una contabilizacin.

Los campos con permiso para ser modificados se parametrizan en:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera documento cabecera del documento/posicin del documento - reglas
modificacin de documentos, posicin de documento.
Se puede diferenciar entre reglas de modificacin de documentos en funcin
de los criterios siguientes:

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Clase de cuenta: La clase de cuenta permite que los usuarios puedan

definir reglas para deudores, acreedores o cuentas de mayor.
Clase de operacin: Las clases de operacin slo se utilizan para
operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos.
Sociedad: Si el campo est vaco, se aplica la regla a todas las
sociedades.

En la definicin de los parmetros para que un campo tenga el status de modificable

hay que determinar si el periodo est cerrado, si el documento ha sido compensado,
si tiene un abono, etc.

En SAP todos los registros quedan grabados con la fecha y hora de la

grabacin y que usuario lo realiz, al igual sucede con las modificaciones que
se hagan.
Si se han hecho cambios en un documento, se pueden visualizar las modificaciones
Menu- Finanzas gestin financiera libro mayor documento visualizar
modificaciones (FB04)

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Se puede visualizar las modificaciones de documentos para todos los

documentos con el informe RFBABL00. En este informe, hay opciones de
seleccin que incluyen la sociedad, los nmeros de documento, el ejercicio, la
fecha de modificacin y el nombre de usuario de la persona que realiza la
modificacin.

2.3 Autorizaciones de Contabilizacin

Los usuarios tienen unos permisos para la introduccin de documentos, y estos
permisos se guardan bajo los grupos de tolerancia para usuarios. Determinan
(entre otras cosas) los importes mximos a la hora de registrar documentos.

Los grupos de tolerancia se parametrizan en:

IMG - gestin financiera -parametrizaciones bsicas de Gestin financiera documento - posicin de documento - definir grupos de tolerancia para
empleados
Mediante los grupos de tolerancia se pueden indicar los lmites superiores para:
-

Importe total por documento.

Importe por posicin de documento.
Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este
grupo de tolerancia.

Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como se desee.

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Una vez definido el grupo de tolerancia, se asigna a los usuarios en:

Los grupos de tolerancia se parametrizan en: IMG - gestin financiera parametrizaciones bsicas de Gestin financiera - documento - posicin de
documento - asignar usuarios/grupos de tolerancia.
Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia. Cuando a un usuario
no se le asigna un grupo de tolerancia en concreto, se le aplican las
condiciones del grupo de tolerancia que tiene el cdigo en blanco (es el grupo
de tolerancia por defecto, que, normalmente, contiene valores que pueden
aplicarse a la mayora de los empleados).

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3. TRANSACCIONES ENJOY
En las ltimas versiones de SAP las transacciones tradicionales estn siendo
sustituidas por las transacciones Enjoy, hay transacciones enjoy para:

Contabilizaciones en cuentas de mayor.

Contabilizaciones de facturas y abonos de acreedores.
Contabilizaciones de facturas y abonos de deudores.

La transaccin enjoy que sustituye a la transaccin tradicional de registro de

operaciones en cuenta de mayor es:
Finanzas - gestin financiera - libro mayor - contabilizacin - registrar
documento en cuenta de mayor (FB50)

La cabecera y las posiciones de los documentos se visualizan en la misma

pantalla y se omiten las claves contables, se indica debe/haber.
Slo hay que introducir los datos generales para el documento de
contabilizacin en la pantalla, en la cabecera de documento, por ejemplo, fecha
de contabilizacin, texto, etc. Se puede definir una clase de documento para
cada transaccin, que luego aparece como un valor de propuesta general.
Puede sobrescribir esta clase de documento propuesta en cualquier momento
mientras el campo de clase de documento est listo para la entrada durante la
entrada de documento. Si no define una clase de documento, el sistema

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propone clases de documento estndar; por ejemplo, SA para introducir

documentos en cuentas de mayor.
Los campos de entrada importantes estn en primer plano en una etiqueta
(Datos bsicos) y los campos menos utilizados estn en las etiquetas
subsiguientes. Cuando el documento est cuadrado el status en el apartado de
informacin impte. est en color verde.

4. ANULACIN DEL DOCUMENTO

Se trata de anular y volver a registrar correctamente un documento que se ha
introducido y contabilizado errneamente. Un documento se puede anular
mediante:
-

Contabilizacin de anulacin normal.

Contabilizacin negativa.

Al anular un documento, hay que indicar un motivo de anulacin que explique

la anulacin. El motivo de anulacin tambin controla si la fecha de anulacin
puede diferir de la fecha de contabilizacin original, y si el documento de
anulacin debe crearse mediante contabilizaciones negativas. Los documentos
con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe anularse la
compensacin del documento.
La contabilizacin de anulacin normal hace que el sistema contabilice el
cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. La
contabilizacin de anulaciones normal provoca de este modo un aumento
adicional de las cifras de movimientos.
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La contabilizacin negativa tambin contabiliza el cargo incorrecto como un

abono y el abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes
contabilizados no se aaden a las cifras de movimientos sino que se deducen
de las cifras de movimientos de la otra parte de la cuenta. De esta forma, se
recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilizacin incorrecta.
Generalmente, el sistema utiliza la contabilizacin de anulaciones normal para
anular documentos
Las contabilizaciones negativas tambin pueden utilizarse para realizar
traslados de contabilizacin de partidas individuales incorrectas. La partida se
elimina de la cuenta incorrecta a travs de una contabilizacin negativa (las
cifras de movimientos se reinician) y se contabiliza en la cuenta pertinente
por medio de una contabilizacin normal. Slo puede realizarse con una
clase de documento que permita explcitamente las contabilizaciones
negativas, y si la sociedad permite estas contabilidades.
Para anular un documento la trayectoria de la transaccin es igual para cada
sbmodulo:
Menu - Finanzas gestin financiera libro mayor/acreedores/deudores
documento anular anulacin individual.
Primero anotamos el documento a anular (se puede buscar con el icono lista
documentos). Para llevar a cabo la anulacin es necesario indicar el motivo de
anulacin, que estn en el matchcode y en el estndar ya tenemos varios
motivos definidos, que se parametrizan en la actividad:
IMG gestin financiera contabilidad principal operaciones contables
contabilizacin de correccin/anulacin definir motivos de anulacin.
Se da un cdigo a cada motivo, con un texto, si ese motivo permite la
contabilizacin negativa y si podemos contabilizar el documento de anulacin
en una fecha diferente a la del documento original.

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